Pago Proveedores

PROCEDIMIENTO
GESTION DE CONTABILIDAD
CÓDIGO
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Av. Manantiales # 810 - Concón : Chile :: Fonos Fax 56 32 248 12 73 - 248 10 35 :: [email protected] - www.becingenieria.cl
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OBJETIVO Y ALCANCE
Definir la metodología para realizar los pagos a proveedores y las remuneraciones del
personal de Bec Ingeniería y Construcciones Limitada. Este será aplicable a todos los
pagos requeridos por adquisición de servicios, materiales, equipos e insumos utilizados
en la empresa. Así como el de los requerimientos del Jefe de Personal.
2.-
RESPONSABILIDADES
2.1 Adquisiciones: Responsable de controlar semanalmente toda Factura recibida de parte de
nuestros proveedores, registrándola en el formulario Contable BEC-R-A-04.02.
Esta información deberá ser entregada al Dpto. Contabilidad 1 vez por semana.
2.2 Jefe de Personal: Responsable de solicitar el pago de las Remuneraciones y de todos los
pagos relacionados al Dpto. Contabilidad.
2.3 Jefe de Contabilidad: Responsable de registrar y contabilizar toda la documentación
recibida del área de adquisiciones e imputarla a los centros de costos correspondientes,
previa verificación de los respaldos (Órdenes de Compras, Estados de Pago, etc.).
Programar fecha de pago previo chequeo del Flujo de caja.
Responsable de considerar todos los pagos solicitados por el Jefe de Personal en lo
relacionado al pago de Remuneraciones y sus complementos.
2.4 Secretaria Gerencia: Responsable de la comunicación y entrega de cheques a los
proveedores.
2.5 Gerente General: o quien el designe, es el responsable de firmar los documentos de los
pagos autorizados.
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DEFINICIONES
Orden de Compra (O/C): Documento generado para solicitar la adquisición de servicios,
materiales, equipos y/o insumos.
Centro de Costo (CC): Número asignado para identificar a que proyecto se involucra el
gasto asociado a la compra.
4.-
REFERENCIAS
Código de Trabajo – DL3500 – Flujo Caja
5.-
REGISTROS
BEC-R-A-04.01 Recepción de Documentos Contables (En Digital)
BEC-R-A-04.02 Egresos contables
BEC-R-A-04.03 Flujo de caja
Voucher Contable
Instructivos BEC-I-A-04.02; BEC-I-A-04.01.
6.-
INDICADORES DE GESTIÓN
1.- Pago de: Imposiciones ≤ 10 cada mes
Anticipos ≤ 15 cada mes
Sueldos ≤ 30 cada mes
Impuesto ≤ 12 cada mes
Emergencias bancarias ≤ 0
7.-
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7.1 Pago Proveedores
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7.1.1 Recepción de Documentos: El área de adquisiciones será responsable de hacer
llegar semanalmente al Departamento de Contabilidad, todas las facturas recibidas
durante la semana. La factura debe venir acompañada con su correspondiente Orden
de Compra y guía de despacho en caso de existir. A todo documento se le debe
agregar timbre de recepción con fecha y centro de costo a la cual se carga al
momento de la recepción.
La recepción de Documentación Contable, deberá quedar consignada en el registro
para tal efecto, BEC-R-A-04.01 el que debe actualizarse semanalmente.
7.1.2 Ingreso de Datos en Contabilidad: El Jefe de Contabilidad debe verificar que la
documentación entregada este completa, posteriormente ingresará a cada Centro de
Costo según corresponda.
7.2.3 Codificación de las Facturas: El Jefe de Contabilidad procede a realizar las
asignaciones contables obteniendo con esto Voucher Contable, emitido por software
SOFTLAND identificado con numeración correlativa .
7.2.4 Registros de Compromisos al Flujo Caja: El Jefe de Contabilidad deberá registrar
los vencimientos de las facturas en el flujo de caja para su provisión de fondos.
7.2.5 Generación Documentos de Pago: El Jefe de Contabilidad asigna prioridades de
pago de acuerdo al informe de Flujo de Caja. Se procurara en la medida de lo
posible, generar los pagos para los días Jueves o Viernes. Una excepción a esto es
cuando se generan órdenes de compras a proveedores que requieren pago
inmediato, en este caso es el Jefe Dpto. Adquisiciones quien solicita, acompañando
la orden de compra autorizada, el documento (cheque) para realizar la compra. Previo
a la entrega del cheque por parte del Jefe de contabilidad, el encargado de
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adquisiciones deberá dejar una copia de la orden de compra debidamente autorizada,
la cual será archivada junto al voucher contable como respaldo del egreso.
Importante: Para el pago de Servicios o Sub-Contratos, se procesaran previo V°B°
del Estado de Pago, firmado por el Jefe de Operaciones y/o el Administrador
Asignado a cada obra.
7.2.6 Visado y Firma de Documentos: para obtener la VºBº de pago se lleva la
documentación de respaldo junto con el Voucher Contable y el documento de pago
(cheque), al Gerente General para su aprobación (Vº Bº),
Cabe señalar que el documento de pago (cheque), debe ser nominativo y cruzado,
salvo solicitud expresa de lo contrario.
7.2.6 Pagar al Proveedor: Toda vez que
el Jefe de Contabilidad haya generado el
documento (Cheque), la secretaria procede al pago del proveedor, estos pagos se
realizan de la siguiente forma
7.3 Pagos Con Solicitud de Materiales
7.3.1 Quien retire un cheque desde la oficina central de BEC, deberá identificarse,
registrando su nombre, firma y R.U.T. en la factura y Voucher Contable, como
representante del proveedor. La secretaria debe asegurarse de que esto se cumpla
antes de la entrega del cheque. La información de los pagos a proveedores se
almacena en el Voucher Contable.
7.3.2 Depósito Bancario: El Voucher Contable debe tener adjunto la copia del depósito.
7.3.3 En efectivo: los pagos realizados por caja chica deben realizarse conforme al
ingreso contable BEC-R-A-04.02, además del documento que respalde el pago
(Boleta, factura, etc.), si se cuenta con ello.
Ver instructivo Caja Chica BEC-I-A-04.02 en el cual se aclara su utilización y modo
de operar.
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7.3.4 Por Transferencia: El Voucher Contable debe tener adjunto la copia de la
transferencia.
7.4
Otros Pagos: Todos aquellos pagos que resulten de una actividad ajena a una Solicitud
de Materiales, tales como Servicios Básicos, Pago de Impuestos u otros, se respaldaran
con la boleta de servicio y se cancelaran según fecha de vencimiento, sin por ello dejar de
proceder a la asignación contable de dichos pagos.
7.5 Pago de Anticipos y Remuneraciones.
El Jefe de Personal hará entrega al Jefe Dpto. Contabilidad dentro de los primeros días, una
estimación mensual de los pagos en que se incurrirán para esta área a objeto de programar
el flujo de caja con los compromisos adquiridos con el personal.
7.5.1 Requerimiento para el pago de Remuneraciones: El jefe de Personal solicitará al
Jefe de Contabilidad el pago de las Remuneraciones.
Para el caso del anticipo, la solicitud debe ser realizada con 48 hrs. antes de día 15
de cada mes. Si el día 15 cae un día sábado, domingo o festivo, se considerará
dicho plazo el día viernes inmediatamente anterior.
Para el caso de remuneraciones, la solicitud debe ser realizada con 48 hrs. antes
del último día hábil del mes.
7.5.2 Generación Documentos de Pago: El Jefe de Contabilidad generará los pagos de
acuerdo a lo solicitado, registrándolos contablemente en el sistema Softland,
emitiendo el voucher contable como respaldo del egreso.
7.5.3 Visado y Firma de Documentos: Para obtener la VºBº de pago se lleva la
documentación de respaldo junto con el Voucher Contable y el documento de pago
(cheque), al Gerente General para su aprobación (Vº Bº),
7.5.4 Pago al Trabajador: Una vez generado el documento, el Jefe de Contabilidad
procede al pago de las remuneraciones de las siguientes formas;
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 Mediante Cheque nominativo.
 Depósito Bancario.
 En efectivo.
 Por Transferencia.
En cualquiera de los casos el trabajador debe firmar su liquidación de sueldos
correspondiente.
7.6 Requerimiento del Pago de Imposiciones: El jefe de Personal solicitará al Jefe de
Contabilidad el pago de las imposiciones, dentro de los primeros 10 días de cada mes.
7.6.1 Generación Documentos de Pago: El Jefe de Contabilidad generará los pagos de
acuerdo a lo solicitado, registrándolos contablemente en el sistema Softland,
emitiendo el voucher contable como respaldo del egreso.
7.6.2 Visado de Documentos y Firma de Documentos: para obtener la VºBº de pago se
lleva la documentación de respaldo junto con el Voucher Contable y el documento de
pago (cheque), al Gerente General para su aprobación (Vº Bº),
7.6.3 Pago de las imposiciones: Una vez generado el documento el Jefe de Contabilidad
procede al pago de las imposiciones mediante el portal de PREVIRED.
7.6.4 Requerimiento de otros pago: En la eventualidad de un requerimiento distinto a los
antes expuestos, éstos serán solicitados para considerar dentro del flujo de caja, y ver la
disponibilidad de fondos para su cumplimiento.
7.7
Caja chica: Toda la gestión asociada a solicitud de caja chica se indica en instructivo
BEC-I-04.02
7.8
Facturación: Todo el proceso asociado a la emisión de facturas al cliente se le indica en
el instructivo BEC-I-A-04.01.
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ANEXO
BEC-R-A-04.01 Recepción de Documentos Contables (En Digital)
BEC-R-A-04.02 Egresos contables
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