Liquidación y cobro de indemnización por despachos

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA LIQUIDACIÓN Y COBRO
DE INDEMNIZACIÓN POR
DESPACHOS EXPOLIADOS O
PERDIDOS A LAS COMPAÑIAS
DE TRANSPORTE
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I.
En Proyecto
OBJETIVO
Establecer los procedimientos a seguir para determinar el cálculo de los montos
indemnizables, así como su cobro a las compañías de transporte aéreo y terrestre por la
avería, expoliación, demora o pérdida de despachos y/o envíos postales.
II.
ALCANCE
A las Gerencias de Administración de Recursos y Gerencia Postal.
III.
BASE LEGAL
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Decreto Legislativo Nº 685 Ley de Creación de SERPOST S.A.
Estatuto Social de SERPOST S.A.
Actas del Convenio Postal Universal
Reglamento relativo a Envíos Postales de Correspondencia
Reglamento relativo a Encomiendas Postales
Convenios Comité de Contacto IATA - UPU
Texto Único Ordenado de la Ley de Protección al Consumidor y s us
modificatorias. Aprobado por D. S. N° 006-2009 -PCM
3.8 Resolución de Contraloría General N° 320 -2006-CG Normas de Control Interno
3.9 Normativa interna.
IV.
DEFINICIONES – Para efectos del presente documento Avería.- Daño o deterioro que pudieran presentar las sacas y o envíos postales cuando
están bajo la responsabilidad de las compañías de transporte .
Beneficiario.- Es la persona que presentando un reclamo ante SERPOST S.A. dentro de
los plazos de la UPU y siempre que dicho envío sea sujeto a indemnizació n, la empresa
una vez analizado y comprobado el reclamo le entregará como indemnización de acuerdo
a la normatividad interna los montos correspondientes por la avería, expoliación, demora
o pérdida de su envío postal, previa firma; posteriormente se le co brará este monto a la
compañía de transporte.
Convenio.- El Convenio al que se hace referencia es el Convenio Postal Universal UPU .
Demora.- Tardanza en el cumplimiento de los plazos de entrega de los envíos postales .
Expoliación.- Acción de violentar con premeditación una saca y/o envío postal.
Indemnización.- Son montos definidos y establecidos por la empresa propuestos por la
Gerencia Postal (los casos no contemplados en el Convenio Postal Universal) tomando
como base el Convenio Postal Universal, que s e le entregará al beneficiario para resarcir
el daño o perjuicio causado por el servicio inadecuado; en este caso posterior a la entrega
de la indemnización se realizará el cobro a la compañía de transporte.
Nota de Crédito.- Son comprobantes de índole contable y tributario, que sirven para
sustentar el otorgamiento de un descuento o bonificación total o parcial, por parte de la
compañía de transporte para modificar el comprobante de pago emitido con anterioridad .
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Nota de Débito.- Son comprobantes de índole contable y tributario que genera SERPOST
S.A, y que sirven para sustentar la recuperación de costos y gastos ocurridos con
posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta otorgada por las empresas de
transporte y excepcionalmente para la aplica ción de penalidades.
Penalidades.- Monto a cobrar a las compañías de transporte por el s ervicio deficiente que
nos prestan, Artículo. 8 de la Ley de Protección al Consumidor, por los envíos
indemnizados al cliente beneficiario, costo de saca, flete por el servicio incumplido y de
ser el caso de las obligaciones y multas que determine INDECOPI.
Pérdida.- Se da cuando las sacas y/o los envíos postales son inubicables.
V.
NORMAS
1.
La Gerencia Postal a través del Área de Atención al Cliente determinará la
responsabilidad por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos
postales por parte de las compañías de transporte aéreo y terrestre.
2.
Para el pago de los gastos de transporte aéreo internacional, se utilizará la tasa
básica máxima calculada por la Oficina Internacional de la UPU expresada en DEG
(Derecho Especial de Giro) por kilogramo de peso bruto y por kilómetro.
3.
El punto anterior se puede obviar en caso se pactara fletes inferiores para el
transporte de los despachos en coordinación con las compañías de transporte aéreo.
4.
El Área de Encaminamiento es responsable de consolidar y mantener actualizada la
tabla de tarifas de las compañías de transporte, indicando la moneda en que
facturaron dichas empresas y si está afecto al IGV.
5.
Cuando se establezcan acuerdos y/o contratos con las compañías de transporte para
el traslado de los despachos, se deberá contemplar que cuando la responsabilidad
por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos y/o envíos postales
recaigan en ellas, éstas se comprometen al pago de PENALIDADES, que devengan
por infracción del Artículo 8 de la Ley de Protección al Consumidor .
6.
Es responsabilidad del Área de Encaminamiento que las compañías de transporte
tengan un compromiso por el servicio de transporte de los despa chos de manera
que se minimice la pérdida económica de SERPOST S.A. ante la avería,
expoliación, demora o pérdida de los despachos postales nacionales y despachos
postales internacionales.
7.
La Gerencia Postal aprobará las políticas de administración de las penalidades, las
mismas que serán propuestas y actualizadas de ser necesario por el Área de
Encaminamiento, debiendo contemplar los montos por los envíos indemni zados al
cliente, costo de saca, flete por el servi cio incumplido y de ser el caso de las
obligaciones y multas que determine INDECOPI .
8.
El Área de Encaminamiento es responsable del manejo de las políticas de
penalidades y del trámite para el cobro de las mismas.
9.
Las penalidades previo acuerdo de las partes podrán hacerse a través de Nota de
Crédito o Nota de Débito para compañías de transporte cuya facturación sea
mensual, quincenal o semanal o pago en efectivo.
10. En el caso de compañías cuyo pago sea en efectivo , las penalidades se realizarán,
previo acuerdo de las partes, pudiendo ejecutarse a través del pago:
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•
En efectivo.- se les indicará la cuenta en la cual se deberá realizar el depósito
del mismo.
•
Servicio de transporte.- Compromiso de dar el servicio de transporte a través de
una Nota de Crédito; es responsabilidad del Área de Encaminamiento verificar
que la Nota de Crédito y el servicio que se d é sea por el monto correspondiente
a la penalidad.
11. Cuando la avería, expoliación o pérdida de los despachos y o envíos comunes sea
responsabilidad de la compañía transportista, se efectuará el descuent o de la
penalidad por el monto del valor del flete por el servicio incumplido y el valor de
la saca(s) de lo facturado.
12. Cuando la avería, expoliación, demora o pérdida de envíos postales registrados
sea responsabilidad de la compañía transportista, será cobrada al transportista, sólo
las indemnizaciones pagadas a los reclamantes de acuerdo a lo siguiente: Artículo
RL 163 del Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y el Artículo RC
157 del Reglamento Relativo a Encomiendas Postales; (previo acuerd o de las
partes) adicionalmente se les descontará el valor del flete por el servicio
incumplido y el valor de la saca(s).
13. Cuando la compañía transportista sea responsable de la demora en la entrega de
envíos postales que hayan sido sujeto a reclamos, ésta pagará el monto de la tarifa
pagada por el beneficiario de acuerdo al Artículo 8 de la Ley de Protección al
Consumidor; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de entrega
a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo ofr ecido por el
servicio y la normatividad vigente .
14. El Área de Atención al Cliente será responsable de calcular los montos a cobrar a
las compañías de transportes por la avería, expoliación, demora o pérdida de los
despachos postales nacionales y despachos po stales internacionales de salida en
orden cronológico y de acuerdo al pago de las indemnizaciones a los beneficiarios.
15. La Gerencia Postal ha determinado que por el inadecuado servicio de transporte que
nos brinden las empresas de transporte se les cobrará y/o descontará de sus facturas
previo acuerdo de las partes las siguientes penalidades :
•
Por el mal servicio de las empresas de Transporte:
o
Por no cumplir con los plazos con SERPOST S.A. y que implican un
deterioro en la imagen de la Empresa:
Monto a cobrar a la
=
Compañía de transporte
•
Valor
de la saca
+
Flete
Por la demora en los plazos imputables al transportista:
o
En el caso que los envíos postales lleguen a destiempo y el usuario reclame
de acuerdo con el Art. 8 (idoneidad) de La Ley de Protección al
Consumidor, se le indemnizará con la devolución de la tarifa pagada por el
usuario; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de
entrega a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo
ofrecido por el servicio y la normatividad vigente.
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Monto a cobrar a la
Compañía de transporte
•
=
La suma de las tarifas pagadas por los
envíos entregados fuera del plazo
Por la avería, expoliación o pérdida de los despachos y / o envíos postales
que han sido causales de reclamos y pagados por SERPOST S.A.
Flete
Monto a cobrar
Valor + proporcional
a la Compañía = de la
al peso no
de transporte
saca
entregado a
destino
•
+
Monto indemnizado
por envíos
averiados,
expoliados o
perdidos
Por multas de INDECOPI. - En el caso que un Cliente presente una
denuncia a INDECOPI y sea demostrado que la responsabilidad recae en
la compañía de transporte se trasladará la multa a esta última con el cobro
de todos los perjuicios económicos que impliquen.
Monto a cobrar
a la Compañía
de transporte
=
Valor
de la
saca
Monto
+ indicado por
INDECOPI
+
Flete
proporcional al
peso no
entregado a
destino
16. El Área de Canje Aéreo remitirá diariamente los documentos UPU que amparan los
despachos de salida a las áreas de Central de Boletines y Encaminamiento y los
documentos de los despachos de llegada a la Central de Boletines; de no ingresar la
documentación, estas últimas tendrán cinco (05) días hábiles para coordinar con
Canje Aéreo vía correo elec trónico o por teléfono, luego de los cuales enviarán una
Hoja de Coordinación solicitando dichos documentos a la brevedad.
17. El Área de Encaminamiento coordinará con la compañía de transporte vía correo
electrónico los primeros cinco (05) días calendario de tomar conocimiento de la
irregularidad y de no obtener respuesta, al día siguiente, comunicará mediante carta
vía e- mail que tiene para dar respuesta a la consulta quince (15) días calendario –
EMS- y treinta y cinco (35) días calendario -envíos postales- luego del cual se dará
por aceptada la responsabilidad de la compañía de transporte procediendo al
trámite de descuento.
18. El Área de Encaminamiento realizará el seguimiento de los despachos terrestres y
de los envíos EMS.
19. El Área de Atención al Cliente a t ravés de la Central de Boletines realizará el
seguimiento de los despachos aéreos.
20. El Área de Atención al Cliente tendrá como máximo sesenta (60) días calendario
para dar respuesta (solución) al reclamo formulado por los usuarios contados a
partir de la fecha que fue formulado (administración) el mismo.
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21. El Área de Atención al Cliente elaborará la Solicitud de Cheque para la
Indemnización a los Clientes; el pago al cliente no debe exceder de tres (03) meses
de formulado el reclamo de acuerdo al Convenio Post al Universal.
22. El Área de Encaminamiento coordinará con las compañías de transporte, la forma y
el período de pago de los montos a cobrar por la avería, expoliación, demora o
pérdida de los envíos postales y la demora en el caso de los envíos EMS.
23. El Área de Encaminamiento será responsable de la formulación de la “Solicitud de
la Nota de Débito” para el descuento de los montos a cobrar a la compañía de
transporte por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales,
de la facturación mensual.
24. Para efectos de descuento a través de la “Nota de Débito”, esta no deberá de
exceder del 50% del monto facturado mensual.
25. El Departamento de Contabilidad verificará y contabilizará las solicitudes de
Cheque, teniendo en consideración lo estipulado en los artículos: RL 163 del
Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y. RC 157 del Reglamento
Relativo a Encomiendas Postales.
26. La Gerencia de Administración de Recursos a través de la Sub Gerencia de
Finanzas será responsable de contabilizar los gasto s por concepto de pago por
indemnización y las penalidades a cobrar a la compañía de transporte por la avería,
expoliación, demora o pérdida de los despachos pos tales (nota de débito, crédito o
pago en efectivo).
27. La Gerencia de Administración de Recursos a través de la Sub Gerencia de
Finanzas, Departamento de Contabilidad, elaborará las “Notas de Débito” y
realizará el descuento de los montos a cobrar a las compañías de transporte (previo
acuerdo de las partes) por la avería, expoliación, demora o pérdida de los
despachos postales, de los fletes facturados, elaborando los cheques de acuerdo al
trámite regular.
28. La Gerencia Postal a través del Área de Encaminamiento recibirá de las compañías
de transporte (previo acuerdo de las partes) el original de las “Notas de Crédito”,
verificará que estén de acuerdo a los montos a pagar a la compañía de transporte
por la avería, expoliación, demora o pérdida de los despachos postales, de los fletes
facturados.
29. El Área de Encaminamiento enviará al Departamento de Contabilidad el original
de la “Nota de Crédito” con un informe sustentatorio para el trámite
correspondiente.
VI.
PROCEDIMIENTOS
Área de Atención al Cliente
1. Recibirá los reclamos de los clientes directamente y/o por medio de las
Administraciones Postales a ni vel nacional.
2. Efectuará las investigaciones a fin de determinar la responsabilidad , pudiendo esta
recaer en SERPOST S.A., las Administraciones Postales Extranjeras o Compañías
de Transporte, siendo esta última el objetivo del presente documento.
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3. A través de la Central de Boletines verificará que los documentos que amparan los
despachos de llegada y salida sigan el orden correlativo.
4. De no ingresar un despacho de llegada se elaborarán los boletines de verificación
correspondientes de acuerdo a los plazos e stipulados en el convenio.
5. Comunicará al Área de Encaminamiento mediante correo electrónico de acuerdo al
“Reporte de Envío Expoliado o Perdido” Anexo Nº 1 para que realice las
averiguaciones y coordinaciones con las compañías de transporte.
6. En caso que la Central de Boletines recibiera de las Administraciones Postales un
boletín por la falta de un despacho o despacho incompleto, informará con el
“Reporte de Envío Expoliado o Perdido” Anexo Nº 1 al Área de Encaminamiento
para las averiguaciones del caso.
7. Determinará los montos a cobrar a las compañías de transporte por la avería,
pérdida o expoliación de los despachos y por la avería, demora, pérdida o
expoliación de envíos postales reclamados cuya responsabilidad recaiga sobre éstas
teniendo en cuenta el servicio al que pertenecían los envíos de acuerdo al Anexo Nº
2. “Cuadro de Montos a Indemnizar”.
8. El Área de encaminamiento realizará el trámite para el cobro de las penalidades a
las compañías de transporte.
9. Recibirá a través de la Central de Boletines la c omunicación del Área de
Encaminamiento para la elaboración de la “Carta de Descuento” a las compañías de
transporte teniendo como modelo el Anexo Nº 3 -a ó 3-b.
10. La Central de Boletines formulará la “Carta de Descuento” a las compañías de
transporte, la misma que tendrá como sustento el informe del Área de Atención al
Cliente, (de acuerdo a la normatividad vigente) en el cual se indicará las anomalías
ocurridas en la entrega de los envíos y/o despachos y las coordinaciones, vía correo
electrónico, con copia del voucher por indemnización en el caso de pago al contado
o copia del Comprobante de Pago con la firma del beneficiario y la “Carta Consulta
referente a despachos y/o envíos” modelo Anexo Nº 4 efectuada por el Responsable
de Encaminamiento ante dicha compañía.
11. Enviará a la Gerencia Postal la Carta de Descuento adjuntando el sustento
correspondiente para las firmas y posterior envío a la compañía de transporte.
12. En el caso de reclamos de envíos postales que lleguen a destiempo y sea
responsabilidad de la compañía de transporte, el Área de Encaminamiento
gestionará (nota: débito, crédito, efectivo, prestación del servicio) el cobro de la
indemnización otorgada al cliente; en este caso , el monto corresponderá a la tarifa
pagada por el usuario y se descontará el monto que pagó al usuario como
indemnización; salvo los envíos que por su naturaleza garanticen el plazo de entrega
a estos últimos se les tendrá que indemnizar de acuerdo con lo ofrecido por el
servicio y la normatividad vigente .
13. En el caso que se haya enviado la Carta de Descuento a la compañía de transporte y
el envío o despacho apareciera, el Área de Encaminamiento a través de la Gerencia
Postal enviará otra carta informándole lo acontecido y el nuevo monto a descontar
por la demora en el servicio.
14. En el caso de compañías de transporte cuyo pago de indemnización sea un proceso
separado de la facturación mensual, se les comunicara por medio de una carta se
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indicará la cuenta de SERPOST
depósito.
S. A. en la cual se deberá hacer efectivo el
15. Elaborará el “Cuadro Cálculo Indemnizatorio Compañías” Anexo Nº 5 y lo enviará
al Área de Encaminamiento para que proceda al débito de los montos
indemnizables, cumplido el plazo para la confirmación de la llegada de los
despachos.
16. Emitirá y enviará al Área de Encaminamiento mensualmente el cuadro con la
“Relación de compañías y los montos a descontar” Anexo N° 6 por concepto de
penalidades de cada una de las compañías de transporte, detallando:
•
Número de Carta. : “Carta de Descuento”
•
•
Número de despacho.
Oficina de Cambio
•
•
Fecha de expedición.
Cantidad de sacas, certificados, encomiendas y kilos correspondientes.
•
Montos de las penalidades (indemnización a los clientes, flete, costo de
sacas, obligaciones y multas que determine INDECOPI , de ser el caso).
17. Recibirá de las Administraciones Postales a nivel nacional copias de los
comprobantes de pago firmados por los usuarios indemnizados para completar el
expediente y correspondiente archivo.
18. Recibirá de las Administraciones Postales a nivel nacional copias de los voucher
emitidos por entidades bancarias por el depósito de las penalidades pagadas por las
compañías de transporte.
Área de Encaminamiento
19. El Área de Encaminamiento coordinará con los representantes de las compañías de
transporte la forma de pago por concepto de los montos indemnizables pudiendo ser
estas:
Compañías que facturan por períodos:
• Las Notas de Débito se generarán por el incumplimiento del servicio de
transporte y corresponderán a las penalidades, reembolso de la tarifa pagada
a los beneficiarios por la demora en la entrega de los envíos y por el
reembolso por las indemnizaciones pagadas a los usuarios por la avería,
expoliación, demora o pérdida de sus envíos. descontando de su factura.
•
Las Notas de Crédito o pagos en efectivo en la cuenta de SERPO ST S.A que
la Sub Gerencia de Finanzas indique serán por el que se generen por el
incumplimiento del servicio de transporte
y corresponderán a las
penalidades, reembolso de la tarifa pagada a los beneficiarios por la demora
en la entrega de los envíos y p or el reembolso por las indemnizaciones
pagadas a los usuarios por la avería, expoliación, demora o pérdida de sus
envíos.
20. En el caso que la Central de Boletines le informara de la aparición de un despacho
y/o saca o envío del cual se esté manteniendo coor dinaciones con la empresas de
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transporte, se le comunicará a esta última; de existir algún reclamo se tratará como
mal servicio.
21. Recibirá del Área de Atención al Cliente vía correo electrónico, el Anexo Nº 1
“Reportes de despachos y/o envíos expoliados o p erdidos” generado por:
•
•
•
Reclamo por parte del usuario
El seguimiento por parte de la Central de Boletines.
La recepción de boletines de verificación por la anomalía o la falta de
ingreso de algún despacho de las Administraciones Postales Extranjeras.
22. Realizará el seguimiento de los despachos terrestres a través del Sistema de Salida
Nacional y coordinará con las administraciones la llegada de los despachos
Nacionales de acuerdo a la secuencia del numerador de los mismos y las posibles
irregularidades que se hubiesen presentado.
23. Realizará el seguimiento de los envíos EMS de acuerdo al plazo de entrega al
cliente, comunicando vía correo electrónico, al Área de Atención al Cliente cuando
se presenten demora en el servicio.
24. Iniciará coordinaciones vía correo ele ctrónico con las empresas de transporte
cuando tome conocimiento de alguna irregularidad como:
•
Los “Reportes de despachos y/o envíos expoliados o perdidos” (Boletín de
Verificación , seguimiento de la Central de Boletines, Reclamo de Cliente)
•
La falta de ingreso de un despacho o despacho incompleto (seguimiento
encaminamiento)
•
La demora en el ingreso de los envíos EMS (seguimiento encaminamiento)
Estas coordinaciones las realizará durante cinco (05) días calendario.
25. De no obtener respuesta de las coordinac iones realizadas vía correo electrónico,
enviará a la compañía de transporte por la misma vía la “Carta Consulta Referente a
Despachos y/o Envíos” de acuerdo al Modelo Anexo Nº 4 en la cual se reitera la
consulta y se le da un plazo máximo dependiendo del tipo del servicio numeral
V.17; con copia a la Gerencia Postal y al Área de Atención al Cliente.
26. En los casos que la compañía de transporte acepte la pérdida parcial o total del
despacho, comunicará al Área de Atención al Cliente para que establezca el mon to
de indemnización.
27. De no tener respuesta y culminado el plazo vía correo electrónico comunicará al
Área de Atención al Cliente – Central de Boletines para la elaboración de la Carta
de Descuento.
28. Elaborará y actualizará el Cuadro de Montos por Concepto de Flete, indicando la
moneda en que éstas se facturan y si el IGV se debe incluir, remitiendo dicha
información al Área de Atención al Cliente.
29. Recibirá del Área de Atención al Cliente el Cuadro Montos a Descontar por
Indemnizaciones a las Compañías de Tr ansporte.
30. Elaborará la “Solicitud de la Nota de Débito” para la deducción de las penalidades
de las facturas correspondientes por el servicio de transporte de los despachos
postales; enviará la solicitud al Departamento de Contabilidad adjuntando las carta s
emitidas por SERPOST S.A. a las compañías de transporte como sustento .
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31. El Área de Encaminamiento recibirá el original de la “Nota de Crédito” de la
compañía de transporte y verificará que esta corresponda al monto de la penalidad
(previo acuerdo de las partes).
32. El Área de Encaminamiento enviará al Departamento de Contabilidad la “Nota de
Crédito” con un informe que sustente que la factura de la compañía de transporte
sea rebajada por el monto del servicio no recibido anteriormente .
33. La deducción de las penalidades serán de acuerdo al orden cronológico del servicio
prestado y del pago de las indemnizaciones al beneficiario.
34. Verificará a través del “Sistema de Facturación Internacional” la salida de los
despachos con los reportes de las compañías de transport e, de no coincidir,
coordinará con las compañías de transporte para la emisión de un nuevo reporte de
la facturación mensual.
35. Recibida la confirmación por parte de la compañía de transporte elaborará la
Solicitud de Cheque por los servicios de transporte d e acuerdo a la normatividad
vigente y acompañará como sustento la “Solicitud de la Nota de Débito/ Crédito” y
el Voucher o Comprobante de Pago según corresponda firmado por el beneficiario
por el pago de su indemnización.
36. El responsable del área visará la documentación y la enviará a la Gerencia Postal
para su firma.
37. Enviará a la Sub Gerencia de Finanzas – Departamento de Contabilidad - la
Solicitud de Cheque con el sustento correspondiente para el tratamiento con las
respectivas visaciones.
38. La documentación será distribuida de la siguiente manera:
Original
Departamento de Contabilidad
1era Copia
SUNAT
2da Copia
Área de Encaminamiento
39. Las administraciones Postales de destino cuyos despachos nacionales no ingresen o
que lo hagan en forma parcial deb erán consultar con las compañías de transporte
sobre sus despacho; de no obtener respuesta, se comunicará con el Área de
Encaminamiento por la vía m ás rápida correo electrónico, rpm o por teléfono; de no
ser posible la comunicación, se realizará mediante c arta siempre y cuando no exista
ningún problema de conocimiento público o por factores climatológicos.
Subgerencia de Finanzas
Departamento de Contabilidad
Relativo al pago de Indemnización al Usuario de acuerdo a normatividad vigente
1. Recibirá del Área de Atención al Cliente la “Solicitud de Cheque” con la
Indemnizaciones a pagar al usuario con la documentación sustentatoria, Art. RL
163 del Reglamento Relativo a Envíos de Correspondencia y Art. RC 156 del
Reglamento Relativo a Encomiendas Postales “Cuando la pérdida, el robo o la
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avería se produjeran en el servicio de un transportista aéreo, el importe de la
indemnización pagada al expedidor será cobrado al transportista.
2. Verificará y contabilizará la documentación sustentatoria.
3. Enviará la “Solicitud de Cheque” con la documentación sustentatoria al
Departamento de Tesorería de acuerdo a la normatividad vigente.
Relativo a la liquidación y cobro de indemnización a las compañías de transporte
4. Recibirá del Área de Encaminamiento la Solicitud de Cheque por el servicio de
transporte y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” por la avería, expoliación,
demora o pérdida de los despachos postales para el trámite correspondiente,
adjuntando la Carta de Descuento como sustento por el pago o comunicará que el
pago fue depositado en la cuenta de la E mpresa indicada previamente.
5. Verificará y contabilizará la documentación sustentatoria.
6. Enviará la Solicitud de Cheque y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” o el
voucher por el depósito en la cuenta de la Empresa con la documentación
sustentatoria al Departamento de Tesorería de acuerdo a la normatividad vigente.
Departamento de Tesorería
Relativo al pago de Indemnización al Usuario de acuerdo a normatividad vigente
7. De acuerdo a su política emitirá el cheque por la indemnización o esta la cancelará
en efectivo a través del fondo fijo asignado al Departamento de Tesorería .
8. Comunicará al Área de Atención al Cliente para que informe al usuario la fecha de
recojo de su indemnización.
9. Entregará al beneficiario el dinero e n efectivo o cheque según corresponda previa
firma del comprobante de egreso de caja o voucher correspondiente de acuerdo a la
política de la Sub Gerencia de Finanzas.
10. Enviará copias del comprobante de egreso de caja o voucher correspondiente al
Área de Atención al Cliente, dado que formará parte del expediente para el
descuento por concepto de indemnización de las compañías de transporte y al Área
de Encaminamiento para que forme parte del expediente para el pago a la
compañía de transporte.
En el caso del pago o cancelación en Provincias las Administraciones Postales
deberán remitir el expediente cancelado o en calidad de devolución al
Departamento de Contabilidad para la rebaja de la provisión y una copia al Área de
Atención al Cliente
11. Con relación de programación de pago a proveedores que remite semanalmente el
Departamento de Tesorería al Área de Atención al Cliente procederá a emitir la
Carta de notificación a las personas para que se acerquen a realizar el cobro
correspondiente.
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Relativo a la liquidación y cobro de indemnización a las compañías de transporte
12. Recibirá del Departamento de Contabilidad la “Solicitud de Cheque” por el
servicio de transporte y la “Solicitud de Nota de Débito/ Crédito” o el voucher por
el depósito en la cuenta de la Empresa por la avería, expoliación, demora o pérdida
de los despachos postales para el trámite correspondiente, adjuntando el sustento
correspondiente.
13. Recibirá del Área de Atención al Cliente el cuadro resumen de la relación de
“Abonos a las cuentas de SERPOST S.A. por concepto de montos indemnizables a
través de Administraciones a Nivel Nacional” Anexo N° 7, para el trámite
correspondiente.
14. Mensualmente enviará al Área de Atención al Cliente – Central de Boletines el
Reporte de las Indemnizaciones Pagadas en el cual se indicará el Banco, Monto de
Indemnización, Número de Expediente (solicitud de reclamo) .
15. En el caso de las compañías de transporte en las que su proceso de indemnización
sea separado de la facturación mensual, se entregará a estas la “Nota de Débit o” en
contrapartida de la entrega del voucher original del depósito en la entidad bancaria.
VII.
DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA
1. Cualquier caso no previsto en el presente documento, será resuelto por el Gerente
Postal.
2. El presente documento deroga a las Normas y Procedimientos para la liquidación y
cobro de indemnización por despachos expoliados o perdidos a las compañías de
transporte (SO-NP-023.00) aprobada con fecha 18/07/01
VIII. AUTORIZACIÓN
El presente documento queda aprobado por Gerencia General y entrará en vigencia a
partir de la fecha de su suscripción.
Lima, 20/04/10
Original firmado por Gabriel Rojas Aspilcueta
Gerente General (e)
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ANEXO N° 1
REPORTE DE ENVÍO EXPOLIADO O PERDIDO
REPORTE
DE
ENVÍO
EXPOLIADO
Nº DEL REPORTE
O PERDIDO
SERVICIO
Al : Área de Encaminamiento
De : Central de Boletines
COMPAÑÍA AÉREA /TERRESTRE
RECLAMO
BOLETÍN
NÚMERO DEL
NÚMERO DEL DESPACHO
FECHA DE ENTREGA A LA COMPAÑÍA
NÚMERO DE PRECINTO
VUELO /SALIDA
NÚMERO DE ENVÍOS
PESO
FECHA DE SOLICITUD
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ANEXO - N° 2
CUADRO DE MONTOS A INDEMNIZAR
Nacional
Internacional
Tipo de Envío
Postal
Monto a indemnizar por despachos
averiados, expoliados o perdidos
Certificado
30 DEG por envío
Encomiendas
40 DEG por encomienda + 4.5 DEG por Kg.
EMS
Documento
30 DEG por envío
Mercadería
130 por envío
Certificado
3 veces el porte pagado por el expedidor
Encomiendas
3 veces el porte pagado por el expedidor
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ANEXO N° 3 - a
MODELO “CARTA DE DESCUENTO – COMPAÑÍA DIO RESPUESTA”
Los Olivos,
de _________ del 20___
CARTA Nº
___________
Señores:
XXXXXXXXXXX.
Att. ZZZZZZZZZZZZZ
Agente de Carga
De mi consideración:
Me dirijo a usted, para hace r de su conocimiento que la oficina Postal de ___________,
mediante boletín de verificación Nº _________________ nos ha comunicado que el despacho
_________________ saca Nº ______ con un peso de _______ Kg. en la cual estaban incluidos
_______ envíos, ent regado a su representada con fecha _________ y encaminado en el vuelo
____________________, ha ingresado a su oficina incompleto, faltando el envío Nº
________________ con un peso de ___________ Kgs..
En tal sentido, y de acuerdo a su correo electrón ico confirmando la pérdida del envío,
SERPOST S.A. procederá a deducir del pago de vuestras facturas, el monto de
__________________, que se señala en el siguiente cuadro:
CUADRO DE INDEMNIZACIONES PARA ENVIOS
Nº
DESP
FECHA
OFICINA
EXPEDIC DESTINO
CANTIDAD
SACA
DOC MERCAN
PESO
Kgr
RECOMENDACIÓN 11,2 BEIJING 99
SACA
FLETE
INDEMNIZACION
TOTAL
Al respecto, adjuntamos copias del boletín _______ lista de envíos CP87, y f actura de entrega
(CN41), que detallan la cantidad de envíos, sacas y pesos que conforman nuestro despacho.
Es preciso señalar que de acuerdo a los acuerdos vigentes (UPU /IATA) nuestros clientes
pueden establecer un reclamo hasta 6 meses luego de haber admitido el envío, por lo que de
presentarse dentro de este plazo trasladaremos este a su representada para la indemnización
correspondiente.
Atentamente
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ANEXO N° 3 - b
MODELO “CARTA DE DESCUENTO – COMPAÑÍA NO DIO RESPUESTA”
Los Olivos,
de _________ del 20___
CARTA Nº
-.
Señora:
ZZZZZZZZZZZZZZZ
XXXXXXXXXXXXXl
Compañía de Transporte_______________
Me dirijo a usted para comunicarle que, habiéndose cumplido el plazo establecido y
al no haber obtenido respuesta a nuestras cartas vía correo electrónico que se
indican a continuación, lame ntamos comunicarle que se está procediendo a
descontar de sus facturas pendientes de pago, el monto que se detalla en cada caso,
toda vez que su Representada hasta la fecha no ha podido demostrar
documentadamente la entrega de nuestros despachos.
N° DE CARTA
FECHA DE
LA CARTA
N° DE
DESPACHO
FECHA
EXPEDICIÓN
DESTINO
MONTO
DSCTO.
TOTAL :
Sin embargo, si a la fecha cuenta con la documentación solicitada, sírvase remitirla
a la brevedad posible, a fin de proce der con la devolución del importe descontado.
Sin otro particular, se suscribe de usted.
Atentamente.
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ANEXO N° 4
“CARTA CONSULTA REFERENTE A DESPACHOS Y/O ENVÍOS” – vía correo electrónico
Los Olivos,
de _________ del 20___
CARTA Nº
___________
Señores:
XXXXXXXXXXX.
Att. ZZZZZZZZZZZZZ
Agente de Carga
De mi consideración:
Me dirijo a usted, para reiterar la información enviada por correo electrónico en la cual se le
indicaba que la oficina Postal de ___________, mediante boletín de verificación Nº
_________________ nos ha comun icado que el despacho _________________ saca Nº ______
con un peso de _______ Kg. en la cual estaban incluidos _______ envíos, entregado a su
representada con fecha _________ y encaminado en el vuelo ____________________, ha
ingresado a su oficina incom pleto, faltando el envío Nº ________________ con un peso de
___________ Kgs..
En tal sentido, solicitamos nos haga llegar en un plazo no mayor de treinta y cinco (35) días
calendarios en caso de envíos postales o quince (15) días calendarios en caso de envíos EMS el
sustento que corrobore la entrega a destino de dicho envío, de no ser así, pasado el período
antes indicado, SERPOST S.A. procederá a deducir del pago de vuestras facturas, el monto de
__________________, que se señala en el siguiente cuadro :
CUADRO DE INDEMNIZACIONES PARA ENVIOS
Nº
DESP
FECHA
OFICINA
EXPEDIC DESTINO
CANTIDAD
SACA
DOC
MERCAN
PESO
Kgr
RECOMENDACIÓN 11,2 BEIJING 99
SACA
FLETE
INDEMNIZACION
TOTAL
Es preciso señalar que de acuerdo a los acuerdos vigentes (UPU /IATA) nuestros clientes
pueden establecer un reclamo hasta 6 meses luego de haber admitido el envío, por lo que de
presentarse dentro de este plazo trasladaremos este a su representad a para la indemnización
correspondiente.
Atentamente
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ANEXO N° 5
Cuadro Cálculo Indemnizatorio Compañías Terrestres
Registro N°
Oficina
de
Origen
Oficina
de
Destino
Valor del
Porte
Monto
Indemnizatorio
Sub
Total
Envíos
EMS
Envíos
Internacionales
Envíos
OVERNIGHT
Envíos SEN
Envíos
Nacionales
Tipo
de
Envío
Indemnización por sacas
Flete
TOTAL
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TOTAL GENERAL
INDEMNIZACIO N
KGR.
SACA
FLETE
MONTOS INDEMNIZATORIOS
EXPEDICION
DESTINO
SACA
ENCOM./
CERTIF
CANTIDAD
FECHA
OFICINA
CARTA
N°
DESPACHO
N°
Relación de compañías aéreas y los montos a descontar
TOTAL
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ANEXO N° 7
“Abonos a la cuenta de SERPOST S. A. por concepto de
montos indemnizables a través de Administraciones a nivel nacional”
OFICINA DESTINO
DESPACHO
N°
FECHA
EXPEDICION
FECHA
DE
DEPOSITO
N° DE
VOUCHER
MONTO DEL
ABONO
TOTAL
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