3.- Estructura de una carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un
receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del
sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el
caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas
sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por
olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
3.- Estructura de una carta
La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras
necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.
Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes
principales:
1. Inicio.
2. Cuerpo de la carta.
3. Cierre
Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del
destinatario y del remitente.
1.- El inicio de las cartas
Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en
gran medida, su tono y estilo.
Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir
de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial
antiguo.
El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se
encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos
seguir unas pautas generales.
Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para
facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la
fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no
existe una norma al respecto.
Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en
todos los escritos.
A continuación damos algunas indicaciones:
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•
Los meses se escriben en minúscula.
Los años se escriben sin punto.
Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14
de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole,
debemos hacerlo todo con letra.
Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo
de 2001).
No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por
considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en
lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).
2.- El saludo o encabezamiento
El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y
del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por
ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y
comenzar la carta directamente.
Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de
redactar los encabezamientos:
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•
•
Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado
Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).
Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que
elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos;
Estimados usuarios).
Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra.
Nuestra; Muy Sres. Nuestros).
Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el
femenino (Estimado/a Sr./Sra.).
A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más
comunes, que escogeremos según el contexto:
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Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos
Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos
Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados
colaboradores
Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores
Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres.
González
Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes
El cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que
esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla
su función.
En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello
puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones:
Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje
administrativo, como las siguientes:
•
•
•
•
•
En relación con el asunto de referencia...
Adjunto remito...
Para su conocimiento...
En motivo de la presente...
Al recibo de la presente...
Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta
del día...).
Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos):
•
•
Nos ponemos en contacto con usted para informarle...
Tenemos el gusto de comunicarle...
Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el
cuerpo del texto:
•
Con un mensaje neutro:
o Mediante esta carta...
o Con este escrito...
o Nos dirigimos a usted con el fin de...
o Nos dirigimos a vosotros con el fin de...
o Nos complace comunicarles...
o Nos ponemos en contacto con usted a fin de ...
o Queremos darles a conocer...
o Tal y como acordamos por teléfono...
o De acuerdo con la conversación que mantuvimos con el Sr.
Gómez, les enviamos...
o Les comunicamos que...
o Les anunciamos que...
o A continuación, les detallamos...
o Como ya sabrán...
o Tal y como acordamos...
o Debido a...
o En lo referente a...
o En lo concerniente a...
o A propósito de ...
o Con motivo de ...
o A raíz de...
•
Con un mensaje positivo:
o Nos complace comunicarle que ...
o Es un placer para nosotros comunicarle ...
o Nos complace comunicarle que...
o Es un placer anunciarle que...
o Es una gran satisfacción para nosotros comunicarle ...
o Es un placer comunicarles que...
•
Para hacer referencia a un envío:
o Le enviamos su pedido...
o Le enviamos...
o Les tramitamos...
o Nos complace enviarle...
o Adjuntamos la documentación correspondiente a...
o Junto a esta carta le enviamos...
•
Para expresar agradecimiento:
o Queremos darles las gracias por...
o Queremos agradecerles sinceramente la atención...
o Les damos las gracias por...
o Quiero darles las gracias por...
o Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido
durante...
o Deseo agradecerles...
o Reciba mi mas sincero agradecimiento por...
o Gracias por tu amable gestión al frente de...
El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que queramos transmitir
y ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de nuestros lectores.
El cierre de las cartas
No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre
debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o
encabezamiento empleado.
1.- La despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta:
•
Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del
lenguaje administrativo, como las siguientes:
o Sin otro particular...
o Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente.
Quedo a su disposición...
A la espera de...
Atte.
Las cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales:
o Un saludo,
o Reciba un cordial saludo,
o Atentamente,
o Les saluda atentamente,
Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que
estas aclaraciones... en lugar de Esperando que estas aclaraciones
hayan sido de utilidad...).
Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas
cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un
acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus
noticias...;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda
surgirles...).
Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios
(Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta
entonces... en lugar de Esperando que en el futuro podamos de nuevo
colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar
una relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria,
me despido...).
Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una
carta:
o Con un mensaje neutro:
Cordialmente,
Atentamente,
Muy cordialmente,
Un cordial saludo,
Saludos cordiales,
Reciba un cordial saludo,
Reciba un atento saludo,
Le saludamos cordialmente,
Con afecto,
Un abrazo,
Muy atentamente,
Le saludo atentamente,
o Para mostrar disponibilidad:
Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en
contacto con nosotros...
Estamos a su disposición para todo aquello que
necesiten...
No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaración;
estaremos encantados de atenderle...
Si precisan alguna aclaración, póngase en contacto con
nosotros...
Si desean mas información, les atenderemos con mucho
gusto...
Estamos a su disposición en el teléfono...
o Para indicar que estamos esperando respuesta:
o
o
o
•
•
•
•
•
Confiamos en que...
Esperamos que...
Nos gustaría contar con...
Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en
breve...
En espera de su respuesta, reciba un atento saludo...
A la espera de su respuesta, les saluda atentamente...
Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible...
2.- La firma
En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los
apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el
siguiente:
1.
2.
3.
4.
Firma
Nombre
Cargo
La posdata
La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la
firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las
iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o
recordatorio.
Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos
mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo
que queramos destacar por algún motivo.
Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas
ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a
ser posible que no ocupe mas de una línea.
Epístola
Una epístola es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas
que habitualmente toma la forma de carta; tras el Humanismo del Renacimiento la
epístola se transformó en un texto casi ensayístico dignificado por un estilo exigente y
formal, muy a menudo provisto de intención didáctica o moral, pero otras veces
consagrado a una mera función distractiva.
Las cartas de Apóstoles a Cristianos en el Nuevo Testamento son a menudo
denominadas epístolas. Por otra parte, se entiende también como epístola una
composición poética en la que el autor se dirige a un receptor bien determinado, real o
imaginario, que se considera ausente; la forma métrica habitual de este tipo de poemas
es el terceto encadenado o el verso blanco. En el contexto de una liturgia, "la epístola"
puede referirse más expresamente a un paso particular de una epístola del Nuevo
Testamento que es programada para ser leído durante un cierto día o en una cierta
ocasión.
Las cartas o epístolas suelen reunirse en colecciones llamadas epistolarios; estos pueden
ser de distintos tipos, según agrupen las cartas por autores, corresponsales, temas o
fechas; los epistolarios más completos deben recoger también las epístolas que escriben
los corresponsales, personajes que son habitualmente excluidos a causa de no ser tan
famosos como el autor a quien están consagradas estas colecciones, aunque también
porque es muy difícil que se conserve este tipo de literatura efímera; también puede
utilizarse la epístola como mecanismo narrativo que enfoca un determinado punto de
vista y escribir novelas en forma de cartas/epístolas, las novelas epistolares, como por
ejemplo Proceso de cartas de amoresde Juan de Segura, Pamela, o La virtud
recompensada de Samuel Richardson, Las amistades peligrosas de Pierre Choderlos de
Laclos o la primera parte de Pepita Jiménez de Juan Valera.
El Humanismo del Renacimiento prodigó las epístolas en prosa y en verso, en línea con
el afán comunicativo y abierto que tenía el género y era afín a los ideales de esta
estética, y no siempre tenían por qué tener un destinatario, éste podía ser muchas veces
ficticio o un mero pretexto para el desahogo personal. Petrarca, aislado en los siglos
oscuros, escribió cartas a escritores paganos y cristianos ya fallecidos para sentirse
menos solo: a Cicerón y a San Agustín, otro ciceroniano, por ejemplo; Erasmo compuso
asimismo cientos de epístolas; los humanistas españoles Hernando del Pulgar (con
sus Letras) y fray Antonio de Guevara, con sus Epístolas familiares, contribuyeron
también al género, que permitía libertades próximas al Ensayo; tal forma toman también
ya en el siglo XVII las Cartas filológicas de Francisco Cascales. En el siglo XVIII fue
un género muy cultivado; destan en especial las humorísticas (y un poco escabrosas y
escatológicas) Cartas de Juan del Encina de José Francisco de Isla, o
el Epistolario de Leandro Fernández de Moratín. En el siglo XIX el maestro
indiscutible del género es Juan Valera, y Rafael Díez de la Cortina hizo una famosa gran
colección, Modelos para cartas (1899) que ya iba por la vigésimo sexta impresión en
1908.
Estructura de la epístola
Según estudiosos del tema podemos distinguir una estructura que se encuentra en varias
epistolas en las cuales se incluyen las siguientes partes:
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Introducción
Primera parte, de carácter teórico-doctrinal
Segunda parte, exhortación moral
Conclusión