pla-01 procedimiento planificacion solicitud y asignacion

Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
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1. Objetivo y Alcance:
Describir las actividades requeridas para la etapa de planificación y asignación de
recursos. (Físicos, humanos, reactivos, insumos y equipos) necesarios para el óptimo
desarrollo de los procedimientos que conllevan a la satisfacción del cliente.
Esta etapa inicia con la recepción de horarios, guías e informes y culmina con la
asignación de recursos a cada uno de los laboratorios de apoyo a la Docencia.
2. Responsable:
El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento de
Planificación y Asignación de Recursos, es el líder del proceso de Gestión e
Infraestructura y Apoyo Logístico de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Líder
Director, jefe o conductor de un grupo social o de otra colectividad.
3.2 Proceso
Prestación del servicio de laboratorios.
3.3 Recepción de Horarios
Acción y resultado de recibir cuadros indicadores de horas de salida y llegada de cada
uno de los laboratorios.
3.4 Guías
Documentos elaborados por los docentes de cada facultad, necesarios para el correcto
desarrollo de cada una de las prácticas de laboratorio.
3.5 Procedimiento
Cada una de las etapas del procedimiento de la prestación de servicio de laboratorios.
3.6 Recursos
Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo
una tarea o conseguir algo.
Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
Firma
Doris Omaira Gelves Rico
Sandra Liliana Vera
Firma
Fredy Solano Ortega
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
21 de Julio de 2008
Fecha
21 de Julio de 2008
Fecha
22 de Julio de 2008
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
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3.7 Óptimo
Muy bueno, que no puede ser mejor.
3.8 Satisfacción del Cliente
Cumplimiento de ciertas condiciones o exigencias de Personas que habitualmente
requieren el servicio de los laboratorios.
3.9 Procedimiento
Documento interno que describe específicamente la forma de llevar a cabo una actividad
ó proceso de la Universidad de Pamplona.
Las demás definiciones que aplican para el siguiente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y vocabulario.
4. Contenido
4.1 Recepción de Horarios, Guías e Informes
Responsable : Líder del Proceso
Una vez recibidos los horarios por parte de Plataforma, las guías de Laboratorio por parte
de cada Director de Programa diligenciadas en el FLA-23 “Guía Unificada de
Laboratorios”, y teniendo en cuenta las indicaciones dadas en el GLA-01 “Elaboración
de Guías de Laboratorio” e informes de existencias por parte del funcionario responsable
(Técnicos Administrativos) de cada uno de los laboratorios, en reunión de grupo de
mejoramiento se inicia la planificación identificando necesidades.
4.2 Identificación y Solicitud de Personal
Responsable: Líder del Proceso
Según la carga académica asignada a cada espacio físico se identifican las necesidades
de talento humano y se registra en FLA-01 “Resultados de la Planificación" y el líder
del proceso hace la solicitud a Gestión del Talento Humano mediante el FGH-06
“Solicitud Vinculación de Personal”.
Cada semestre se hace la solicitud a la Vicerrectoría de Bienestar Universitario de los
alumnos beca trabajo, que sirven de apoyo al personal que labora en cada una de las
unidades de laboratorio, el proceso que se sigue para la solicitud, asignación y manejo de
las becas trabajo es el siguiente:
La Vicerrectoría de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico hace la solicitud a la
Vicerrectoría de Bienestar Universitario de los alumnos beca trabajo para cada una de las
unidades de laboratorio, mediante el FBU-18 “Solicitud de Becas Trabajo para las
Diferentes Dependencias”.
El Vicerrector de Bienestar Universitario mediante comunicación escrita hace saber al
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Recursos
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Vicerrector de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico el número de becas trabajo
que fueron asignadas a su dependencia.
Inmediatamente la Vicerrectoría de Gestión del Recurso Físico procede a seleccionar las
hojas de vida que le fueron entregadas por Bienestar Universitario y se asignan las
personas a cada unidad de laboratorio, esta relación es entregada a la Vicerrectoría de
Bienestar Universitario mediante el FBU-22 “Selección para Becas Trabajo”.
La Vicerrectoría de Gestión del Recurso Físico hace llegar a la Vicerrectoría de Bienestar
Universitario el FGH-06 “Solicitud Vinculación de Personal”, en el que se relacionan
los nombres y documentos de identidad de cada uno de los beca trabajo seleccionados,
estos a su vez se encargan de hacerlo llegar a la oficina de Talento Humano.
Mensualmente se hace llegar a Bienestar Universitario el reporte de la constancia de
cumplimiento de los mismos en el FGH-03 “Constancia de Cumplimiento del Personal
Docente de Tiempo Completo Ocasional, por Orden de Prestación de Servicios,
Becas, Pasantes, Horas Cátedra y Tutores”, quienes lo remiten a Talento Humano.
En el caso de que el laboratorio cuente con el servicio de becas trabajo, se lleva un control
de asistencia y cumplimiento por parte de los mismos, cada día al terminar la jornada
laboral del mismo, será diligenciado el FLA-11 “Control Asistencia Becas Trabajo”,
con el fin de reportarlo a la Vicerrectoría de Gestión de Recursos Físicos y Apoyo
Logístico, por medio de comunicación escrita (memorando), para su correspondiente
trámite al proceso de Gestión del Talento Humano.
Los laboratorios llevan un control de asistencia a los auxiliares por periodo, con el objeto
de verificar su cumplimiento, para tal fin se diligencia diariamente el FLA-14 “Control
Jornada Laboral Auxiliares”.
4.3 Identificación y Solicitud de
Responsable: Líder del Proceso
Reactivos, Insumos, Materiales y
Equipos.
Según los horarios y las guías de laboratorio, se determina el número de prácticas por
asignatura y con los informes entregados por los responsables de cada uno de los
laboratorios en el FLA-21 "Informe para el Control de Existencias y Gastos de
Materiales, Reactivos e Insumos”, y el FLA-22 “Informe para el Control de
Existencias y Uso de los Equipos”, y apoyados en los inventarios existentes de cada
uno de los laboratorios, se identifica las necesidades de reactivos, insumos, materiales y
equipos para cada uno de los laboratorios.
Se registra en FLA-01 “Resultados de la Planificación” y se hace la solicitud mediante
el FAD-02 “Solicitud Requerimiento de Bienes y Servicios” al proceso de Adquisición
de Bienes y Servicios.
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4.4 Identificación y Solicitud de
Responsable: Líder del Proceso
Mantenimiento
Según los informes de existencia y el acompañamiento de los responsables de cada
laboratorio se identifica las necesidades de mantenimiento para cada uno de los
laboratorios y se solicita en el FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento” al
proceso de gestión de infraestructura y logística.
4.5 Asignación de Recursos
Responsable: Líder del Proceso
El Vicerrector de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico asigna a cada uno de los
laboratorios el talento humano vinculado y distribuye los horarios y las guías de laboratorio
a seguir durante el semestre.
La asignación de reactivos, insumos y equipos se realiza según la recepción de los
mismos de la oficina de Adquisición bienes y servicios, teniendo en cuenta las
respectivas solicitudes de cada laboratorio que deben ser diligenciadas en el FAD02 “Requerimiento de Bienes y Servicios”.
Estos reactivos son recepcionados en la oficina de la Vicerrectoría de Infraestructura y
apoyo logístico y esta a su vez la entrega en cada una de los laboratorios, dejando esto
registrado en el FLA-02 “Asignación de Reactivos, Equipos e Insumos”.
Cada unidad de laboratorios luego de recibir los materiales, equipos e insumos que le
fueron asignados según sus requerimientos, actualiza el inventario antes de ponerlos a
disposición de los usuarios del laboratorio.
5. Documentos de Referencia
•
•
•
•
NTCISO9001: 2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
GLA-01 Elaboración de Guías de Laboratorios
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
Naturaleza del
Fecha del
Cambio
Cambio
Actualización
26 de Marzo de 2008
Actualización según acta
21 de Julio de 2008
de Grupo de
Mejoramiento No. 014
Aprobación del
Cambio
11 de Abril de 2008
22 de Junio de 2008
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7. Administración de Registros
Cod.
Nombre
Responsable
Ubicación
Vicerrectoría de
Resultados
FLA- 01
Líder del proceso Infraestructura y
Planificación
apoyo logístico
Asignación de
Vicerrectoría de
FLA- 02 Reactivos, Equipos e Líder del proceso Infraestructura y
Insumos
apoyo logístico
FLA- 11
Control Asistencia
Becas Trabajo
FLA -14
Control Jornada
Laboral Auxiliares
Acceso
Tiempo de
Retención
Líder de
proceso
5 Años
Líder de
proceso
5 Años
Líder del
Vicerrectoría de
proceso
Líder del proceso Infraestructura y
Auxiliar de
apoyo logístico
Laboratorio
Líder del
Líder del Proceso y Vicerrectoría de proceso
Auxiliar de
Infraestructura y Auxiliar de
Laboratorio
apoyo logístico Laboratorio
Informe para el
Líder del
Control de Existencias Líder del Proceso y Vicerrectoría de proceso
FLA-21
Auxiliar de
Infraestructura y Auxiliar de
y Gastos de
Materiales, Reactivos
Laboratorio
apoyo logístico Laboratorio
e Insumos
Líder del
Informe para el
Líder del Proceso y Vicerrectoría de
Proceso y
FLA-22 Control de Existencias
Auxiliar de
Infraestructura y
Auxiliar de
y Uso de los Equipos
Laboratorio
apoyo logístico
Laboratorio
Docente
Docente
Laboratorios
Auxiliar de
Auxiliar de
Vicerrectoría de
Guía Unificada de
FLA-23
Laboratorio
Laboratorios
Laboratorio
Infraestructura y
y Líder del
Líder del Proceso Apoyo Logístico
Proceso
Técnico de Nómina
Personas
Técnico de
adscritas a
Solicitud y Vinculación
Liquidación
Oficina Gestión la Oficina
FGH-06
del Personal
Novedades de Talento Humano Gestión del
Talento
Nómina Auxiliar
Humano.
Técnico de Nómina
Constancia de
Cumplimiento del
Personas
Personal Docente de
adscritas a
Tiempo Completo
Oficina Gestión la Oficina
FGH-03 Ocasional, por Orden Técnico Nómina
Talento Humano Gestión del
de Prestación de
Talento
Servicios, Becas,
Humano.
Pasantes, Horas
Cátedra y Tutores
Solicitud de Becas
Archivo
Personal de
Trabajo para las
Responsable de la
FBU-18
Bienestar
Bienestar
Diferentes
Actividad
Universitario Universitario
Dependencias
Archivo
Personal de
Seleccionados para
FBU-22
Líder del Proceso
Bienestar
Bienestar
Beca Trabajo
Universitario Universitario
Personal
Auxiliar
Sección de
Sección de
Requerimientos
FAD-02
Administrativo
Adquisiciones y Adquisicion
Bienes y Servicios
Requerimientos
Almacén
es y
Almacén
Disposición Final
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Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
FGI-02
Cualquier
Funcionario
de la
Universidad,
Coordinador
de
Mantenimie
Jefe de la Sección
nto y Apoyo
Técnico en Obras
Logístico,
Civiles Grado 12 Administración Coordinador
Solicitud de Servicio
Coordinador de
SGC/ Recursos
de
Mantenimiento
Mantenimiento de
Físicos
Infraestructu
Recursos
ra
Tecnológica
Computacionales
y Jefe de
Sección de
Gestión del
Recurso
Físico y
Apoyo
Logístico
8. Anexos
“No Aplica”
Código
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