Instructivo de llenado para el cuestionario: “Identificación de intercambio de información digital entre organismos de la Administración Pública” (Interoperabilidad) Gerencia de Atención al Estado Oficina de Servicios Integrados al Estado Caracas, octubre de 2010 Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 1 de 10 Índice de contenido 1. Presentación .........................................................................................................................................3 2. Objetivo del cuestionario.......................................................................................................................3 3. Consideraciones generales para el llenado del cuestionario..................................................................3 4. Descripción de las secciones del Cuestionario.......................................................................................4 Sección 1: Identificación de la institución ...........................................................................................4 Sección 2: Identificación de la persona que suministra la información .............................................4 Sección 3: Descripción de los servicios ofrecidos................................................................................5 3.1 Identificación del servicio...........................................................................................................5 3.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio ...................................................6 3.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio .................................................6 3.4 Identificación de los organismos consumidores del servicio.....................................................7 Sección 4: Descripción de los servicios consumidos............................................................................7 4.1 Identificación del servicio...........................................................................................................7 4.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio ...................................................8 4.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio .................................................8 4.4 Identificación de los organismos que ofrecen el servicio...........................................................8 Sección 5: Información adicional..........................................................................................................9 Sección 6: Identificación de otros contactos.........................................................................................9 Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 2 de 10 1. Presentación El Centro Nacional de Tecnologías de Información (CNTI), a través de la Gerencia de Atención al Estado y su Oficina de Servicios Integrados al Estado ha iniciado una investigación que pretende identificar e inventariar los servicios de información y procesos públicos basados en interoperabilidad que existen en las instituciones del Estado. En este sentido se elaboró un instrumento de tipo Cuestionario, que busca recoger la información necesaria que permita determinar el nivel de interoperabilidad actual en la Administración Pública y generar la propuesta de un Marco de Interoperabilidad adaptado a la situación actual del país. 2. Objetivo del cuestionario El presente documento tiene por objeto orientar al informante en el llenado del instrumento: “Identificación de intercambio de información digital entre organismos”. A lo largo del instructivo el lector encontrará una breve explicación sobre la forma en que debe contestar cada una de las preguntas que conforman el instrumento. La descripciones se realizan de la misma forma como se presenta el cuestionario (organizado por secciones, identificadas con el título correspondiente). A continuación se definen algunas consideraciones de tipo general que deben tener presente al momento del llenado. 3. Consideraciones generales para el llenado del cuestionario • Lea cuidadosamente este instructivo antes de completar el cuestionario. Se sugiere que lea este instructivo con el cuestionario a la vista. • El cuestionario debe ser aplicado directamente por el informante calificado escogido por la institución objeto de estudio, pero podrá estar acompañado por otros informantes si así lo requiere. • Al momento de su aplicación el cuestionario puede ser llenado de manera progresiva. Considerando la disponibilidad de la información solicitada. • El cuestionario debe ser llenado sin abreviaciones. • Si tuviera dudas podrá contactar al siguiente personal designado, a través de los siguientes medios de Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 3 de 10 comunicación: • Odalis Pereira, Correo electrónico: [email protected] • Zuleimar Pérez, Correo electrónico: [email protected] ¡Atención!: Todas sus respuestas son importantes para los resultados de la investigación, en este sentido lo exhortamos a que no deje ninguna pregunta sin responder y que los datos suministrados sean veraces. 4. Descripción de las secciones del Cuestionario En este apartado se detalla el llenado de cada una de las secciones del cuestionario, pero antes de proceder a describir el llenado de las secciones que lo conforman, es necesario conocer el orden en que estas deben ser realizadas. 1.- El funcionario designado debe ingresar al link suministrado, donde encontrará la Sección 1: Identificación de la institución y la Sección 2: Identificación de la persona que suministra la información. Estas secciones deben ser completadas a fin validar los datos de la persona que representa la institución. Una vez corroborada esta información, le será enviado a los correos suministrados en la sección 2, el link de acceso a las siguientes secciones. 2.- La persona responsable ingresará al link con el usuario creado en la sección 2 y procederá al llenado de las tres secciones siguientes, en el orden que así lo desee. Sección 1: Identificación de la institución Esta sección comprende los datos que identifican a la institución a la cual se le aplicará el instrumento. Ministerio de adscripción: Seleccione el Ministerio al cual pertenece, o en su defecto el nombre del Ministerio que representa. Nombre de la institución: En esta pregunta, seleccionará el nombre de la institución a la cual pertenece. Si representa a un ministerio debe dejar este campo en blanco y proceder a responder la siguiente pregunta. Página web: Indicar la dirección del sitio web de la institución a la cual representa. Siguiendo el siguiente ejemplo: http://www.cnti.gob.ve. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 4 de 10 Sección 2: Identificación de la persona que suministra la información Esta sección comprende los datos de identificación de la persona asignada por la institución para realizar el llenado del cuestionario. Nombre y apellido (*): Nombre y apellido de la persona responsable del llenado de la información solicitada en el cuestionario. Cargo (*): Indique el puesto que ocupa en la institución a la cual representa. Correo institucional (*): Indique el correo electrónico asignado por la institución donde se desempeña. Correo personal: Introduzca el correo personal. Teléfono oficina (*): Indique el número de teléfono asignado por la institución donde labora. Teléfono personal: Indique el número de teléfono personal. Gerencia (*): Introduzca el nombre de la gerencia en la cual trabaja. Departamento (*): Indique el nombre del departamento o unidad especifica en la cual labora. Datos de conexión: Conjunto de datos que le permitirán ingresar de forma segura al cuestionario. Usuario (*): Introduzca el nombre del usuario con el cual será identificado durante la aplicación del cuestionario. Contraseña (*): Introduzca la clave a través de la cual podrá acceder al cuestionario. Recuerde que la contraseña seleccionada debe tener como mínimo 8 caracteres. Confirme contraseña (*): A fin de validar, indique nuevamente la contraseña suministrada en el campo anterior. Una vez completado todos los datos requeridos, presione el botón “Guardar” para registrar los datos suministrados. Realizado efectivamente este paso, le será enviado a los correos suministrados la dirección para ingresar a las siguientes secciones del cuestionario. Sección 3: Descripción de los servicios ofrecidos En esta sección se deben describir los servicios de información que su organismo ofrece tanto a los ciudadanos como a organismos públicos y privados, e incluya por favor aquellos servicios que a su opinión podrían ser ofrecidos por su institución, sin importar si estos están siendo o no desarrollados. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 5 de 10 3.1 Identificación del servicio Nombre: Indique el nombre del servicio ofrecido. Tipo: Seleccione el tipo de servicio que provee. Dirigido a: Seleccione el sector demandante del servicio ofrecido. Según se detalla a continuación: Ciudadano: refiriéndose a la población en general, que accede a los servicios desde su hogar, centros de comunicación y otros espacios. Empresa u Organismos: se refiere a las empresas privadas y las organizaciones del Estado Ambas: indica que el servicio puede ser utilizados por empresas y por la población en general. Descripción: Suministre información básica del servicio, funcionalidades, información que intercambia, entre otros aspectos que lo describan. Año de puesta en producción del servicio: Indicar el año en que fue puesto en producción el servicio ofrecido. Si el servicio no se encuentra en producción colocar la palabra “Posible”. Cantidad promedio de uso del servicio: Indique la cantidad de uso del servicio y seleccione la unidad de medida. Magnitud de información intercambiada: Indique cual es la cantidad de información intercambiada a través del mensaje ofrecido y seleccione la unidad de medida a aplicar. Nota: Solo se aceptará que los campos Cantidad promedio de uso del servicio y Magnitud de información intercambiada se encuentren vacíos en el caso de ser un servicio que aún no se encuentre en producción. 3.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio Nombre de aporte: Indique el nombre del aporte normativo asociado al servicio, tales como: acuerdos interinstitucionales, contratos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) entre otros. Descripción del aporte: Describa el objeto del aporte normativo y su función. Nota: Se deben agregar la cantidad de aportes normativos asociados al servicio identificado en la sección 3.1. Presionando el botón “Añadir aporte”. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 6 de 10 3.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio Se asume que un servicio deber ser soportado por al menos un proceso, es decir, la información intercambiada en el servicio es generada aunque sea por un proceso dentro de la institución. Proceso: Liste los procesos que generan (o generarían) la información que se intercambia mediante el servicio de información que la institución ofrece. Nombre: Indique el nombre del proceso. Descripción: Describa el proceso que genera la información intercambiada. Persona contacto: Contempla los datos de la persona responsable del proceso que genera la información intercambiada. Nombre: Indique el nombre de la persona responsable del proceso. Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona responsable del proceso. Correo: Indique el correo electrónico de la persona responsable del proceso. Nota: Se deben agregar la cantidad de procesos asociados al servicio identificado en la sección 3.1.Presionando el botón “Añadir proceso”. 3.4 Identificación de los organismos consumidores del servicio Si el servicio no esta en producción, indicar las instituciones u organismos que se beneficiaría con su implementación. Organismo: Liste los organismos que consumen el servicio ofrecido o en su defecto enuncie los organismos que podrían hacer uso del servicio si este se estuviese en producción. Nombre: Indique el nombre de la institución que consume el servicio ofrecido. Tipo: Seleccione el tipo de sector de la institución que consume el servicio (Público o Privado). Persona contacto: Se refiere a los datos de la persona contacto en la institución que consume el servicio. Nombre: Indique el nombre de la persona contacto en la institución identificada. Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona contacto en la institución identificada. Correo: Indique el correo electrónico de la persona contacto en la institución identificada. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 7 de 10 Nota: Se deben agregar todos los organismos consumidores del servicio identificado en la sección 3.1. Presionando el botón “Añadir organismo”. Importante: Si desea agregar otro servicio ofrecido por la institución, deberá presionar el botón “Añadir otro servicio”, y proceder a agregarlo en la sección 3.1. Sección 4: Descripción de los servicios consumidos Describa a continuación los servicios de información que su organismo consume o recibe de otras instituciones e incluya de ser factible algún servicio de información que usted considera podría ser utilizado por su institución. 4.1 Identificación del servicio Nombre: Indique el nombre del servicio consumido. Tipo: Seleccione el tipo de servicio que consume. Descripción: Suministre información básica del servicio, funcionalidades, información que intercambia, entre otros aspectos que lo describan. Año de puesta en producción del servicio: Indicar el año desde el cual consume el servicio consumido. Si el servicio no esta en producción pero es un servicio que su institución necesita, colocar la palabra “Posible”. Cantidad promedio de uso del servicio: Indique la cantidad de uso del servicio y seleccione la unidad de medida. Magnitud de información intercambiada: Indique cual es la cantidad de información intercambiada a través del mensaje consumido y seleccione la unidad de medida a aplicar. Nota: Solo se aceptará que los campos: Cantidad promedio de uso del servicio y Magnitud de información intercambiada se encuentren vacíos en el caso de ser un servicio que aún no se encuentre en producción. 4.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio Nombre de aporte: Indique el nombre del aporte normativo asociado al servicio, tales como: acuerdos interinstitucionales, contratos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) entre otros. Descripción del aporte: Describa el objeto del aporte normativo y su función. Nota: Se deben agregar la cantidad de aportes normativos asociados al servicio consumido identificado Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 8 de 10 en la sección 4.1. Presionando el botón “Añadir aporte”. 4.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio Se asume que el servicio debe aportar información al menos a un proceso dentro de la institución, es decir, la información intercambiada en el servicio es utilizada aunque sea por un proceso dentro de la institución que lo consume o consumirá. Proceso: Liste los procesos que utilizan la información que se intercambia mediante el servicio de información que su institución consume. Nombre: Indique el nombre del proceso. Descripción: Describa el proceso que utiliza la información intercambiada. Persona contacto: Contempla los datos de la persona responsable del proceso que utiliza la información intercambiada. Nombre: Indique el nombre de la persona responsable del proceso. Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona responsable del proceso. Correo: Indique el correo electrónico de la persona responsable del proceso. Nota: Se deben agregar la cantidad de procesos que utilizan el servicio consumido identificado en la sección 4.1. Presionando el botón “Añadir proceso”. 4.4 Identificación de los organismos que ofrecen el servicio Organismo: Liste los organismos que ofrecen el servicio consumido. Nombre: Indique el nombre de la institución que ofrece el servicio consumido. Tipo: Seleccione el tipo de sector de la institución que ofrece el servicio (Público o Privado). Persona contacto: Se refiere a los datos de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio. Nombre: Indique el nombre de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio. Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio. Correo: Indique el correo electrónico de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 9 de 10 Nota: Se deben agregar todos los organismos que ofrecen el servicio consumido identificado en la sección 4.1. Presionando el botón “Añadir organismo”. Importante: Si desea agregar otro servicio consumido por su institución, deberá presionar el botón “Añadir otro servicio”, y proceder a agregarlo en la sección 4.1. Sección 5: Información adicional Estándares: Describa los estándares tecnológicos utilizados por su organismo en el intercambio de información. Infraestructura: Describa las plataformas tecnológicas utilizadas por su organismo para el intercambio de información. Documentación y referencias: Incluya cualquier otra documentación o referencias sobre los servicios y procesos mencionados en el cuestionario. Sección 6: Identificación de otros contactos Identifique algunos contactos dentro del organismo que pueden brindar información adicional sobre el objeto del cuestionario. Nombre: Indique el nombre de la persona que puede suministrar información adicional sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados. Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona que puede suministrar información adicional sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados. Correo: Indique el correo electrónico de la persona que puede suministrar información adicional sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados. Área funcional: Seleccione el área funcional a la cual pertenece la persona que puede suministrar información adicional sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados. Importante: Una vez completada la información deberá presionar el botón “Cuestionario Completado”, a fin de dar por terminado el cuestionario. Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve página 10 de 10