Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Periodo: Marzo – Junio 2015
“Los logros de una organización son el resultado de los
esfuerzos combinados de cada individuo”
Vince Lombardi
Oficina de Control Interno
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Bogotá, julio 12 de 2015
FUNCIÓN PÚBLICA
Departamento Administrativo de la Función Pública
Informe Pormenorizado de Control Interno
Marzo 2015 – Junio 2015
Ley 1474 de 2011 - artículo 9
Nuestra labor nos exige estar cada vez más preparados pues el servicio público debe
satisfacer las necesidades de una ciudadanía cada vez más participativa y exigente,JUAN
MANUEL SANTOS – PRESIDENTE DE COLOMBIA – Palabras en el día del Servidor Público.
El presente informe, atendiendo a lo dispuesto en el artículo No. 9 de la Ley 1474 de 2011,
reporta en los tres puntos estructurales del modelo estándar de control interno MECI: Control de
Planeación y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y
Comunicación (Decreto 943 de mayo 21 de 2014); una síntesis del estado de control interno de
la Entidad, con corte a junio 30 de 2015.
1. Control de Planeación y Gestión
1.1.
TALENTO HUMANO
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
En la práctica, la gestión del Departamento Administrativo de la Función Pública, se basa en los
lineamientos de las Directivas Institucionales; y tiene inspiración en la estrategia de Buen
Gobierno, y los propósitos del Gobierno Nacional en la construcción de una Colombia en paz,
equitativa y educada.
Las relaciones internas y externas de la Entidad se enmarcan en el Decálogo de Ética y buen
Gobierno, construido colectivamente por los servidores del Departamento con el propósito de
fortalecer la cultura del comportamiento ético en los funcionarios públicos del Dafp, y orientar sus
acciones hacia una conducta digna ética y transparente como miembros de la sociedad
colombiana y orgullosos servidores de Función Pública.
Los recientes resultados del Informe 2013 – 2014, del Índice de Transparencia Nacional - ITN,
reportan para el Departamento una calificación de 75 puntos, que la ubica en un nivel moderado
de riesgo de corrupción, con la siguiente evaluación en forma desagregada: Visibilidad = 78,9;
Institucionalidad = 73,1; y Control y Sanción = 73,6.
Frente a los resultados del Informe ITN 2013 - 2014, se cuenta en la presente vigencia, con una
dinámica de comunicaciones fortalecida, que contribuye a la visibilidad de la Entidad, a través de
la permanente y nutrida entrega de información de toda la gestión institucional, lo mismo que
actividades particulares, como el seguimiento a lo que estratégicamente Función Pública ha
llamado “Azadones de Palo”, cuyo empeño es una Entidad modelo de aplicación juiciosa de
políticas propias, y en general de las políticas gubernamentales y de Administración Pública que
en la gestión, comprometen al Departamento.
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De otra parte, y por cuenta de la Oficina Asesora de Planeación – OAP, se revisa con
detenimiento en la actualidad el documento de resultados ITN 2013 – 2014, para la formulación y
preparación de estrategias específicas a desarrollar, con áreas como Gestión Financiera,
Gestión Contractual, y Oficina de Control Interno, cuyo desempeño, implica en mayor medida, las
consideraciones relacionadas con las directrices específicas en materia de optima publicación, y
disposición para los usuarios de la información relacionada con toda la gestión institucional.
En este sentido es importante señalar, que es evidenciable, particularmente en la página Web de
la Entidad, el fuerte impulso dado durante la presente vigencia, a la entrega permanente y
completa de información a los usuarios; y que en las estrategias a trabajar, el mayor foco está en
las directrices de Gobierno en Línea, disposiciones y normatividad relacionada con la
transparencia y amplia visibilidad institucional.
Desarrollo del Talento Humano
Para la presente vigencia, y bajo el liderazgo de la Secretaría General, se formularon con
enfoque de desarrollo armónico e integral, los distintos planes a desarrollar en la gestión del
talento humano de la Entidad, particularmente los de: Bienestar e Incentivos, Capacitación
Institucional, Seguridad y Salud en el Trabajo, y Plan Estratégico de Talento Humano, para cuya
ejecución, el Área de Gestión del Talento Humano, elaboró los respectivos programas.
La programación para el Desarrollo del Talento Humano, se puede observar en el link de
“Nuestra Entidad” en la página web institucional, dentro de la sección de Recursos Humanos:
http://portal.dafp.gov.co/portal/page/portal/home/NuestraEntidad/RecursosHumanos,
lo
mismo que en la carpeta de Calidad_Dafp, dentro del Sistema de Información institucional.
En cuanto a la ejecución de los Planes y Programas formulados para el Desarrollo de Talento
Humano, son evidenciables la variedad de actividades realizadas durante este periodo. Se
mencionan dinámicas que fortalecen la cultura organizacional basada en valores, y que a la vez
contribuyen al bienestar de los servidores:
Una de las actividades del Dafp, de alto impacto porque trasciende la Entidad, y se
propone extender a todo el ámbito nacional de la administración pública, la filosofía de
servicio público, excelencia en la gestión pública, y sentido compromiso con el desarrollo
del país; es la celebración del Día Nacional del Servidor Público – 27 de Junio Decreto
2865 de 2013.
Esta Celebración en la cual se hizo reconocimiento público al mejor servidor de cada una de las
Entidades de los distintos sectores, se realizó en evento del 30 de junio, presidido por el
Presidente de la República, con la participación de servidores públicos de las 203 entidades de
los 24 sectores de la Rama Ejecutiva Nacional, y la presencia de invitados especiales como el
Embajador de España - Ramón Gandarias. En su mensaje de saludo a todos los servidores,
el Presidente de los Colombianos nos invitó a continuar cambiando la imagen que de
nosotros como funcionarios públicos tiene la ciudadanía. Textualmente el Presidente
Santos dijo: “Esa imagen la tenemos que seguir cambiando y la estamos cambiando, por
un lado dando resultados y por otro lado haciendo eco a todo lo que hacemos todos los
días”.
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El espíritu de la Norma que oficializa esta celebración, busca que el Día del Servidor Público
sea una ocasión especial para que las entidades realicen actividades encaminadas a
fortalecer las capacidades y competencias de los servidores públicos, lo mismo que la
apropiación de los principios y valores de sus organizaciones y el afianzamiento de la
vocación de servicio.
Otras actividades en el campo del desarrollo del Talento Humano, son las siguientes:
Medición de clima laboral – diseño y aplicación de encuesta en el mes de mayo de 2015.
Espacios de bienestar y cuidados de la salud laboral – entre otros: Rumbo terapia sesión con el
apoyo de ARL positiva; pausas activas; Brigada de salud y jornada anti-estrés; y Cine Club.
Actividades como el Concurso
Eco-Jardín, promovido por la
Secretaría
General
de
la
Entidad, a la vez que dan un
espacio para acercarse a la
naturaleza, valorarla y cuidarla;
sirve de paréntesis en la
cotidianidad del desempeño, y
las ocupaciones tras el avance
en los proyectos, hacia el logro
de las metas.
El desarrollo de este concurso, fue oportunidad de integración entre servidores de distintas
Dependencias, trabajo en equipo y logro de productos de especial aporte a la Organización.
Campañas – entre otras: La celebrada conjuntamente con el Ministerio del Interior y apoyo de la
Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, invitando a las entidades del Estado, a
adoptar medidas que eviten la discriminación, en puestos de trabajo, por motivos de raza, color,
sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género, origen nacional, religión, situación de
discapacidad física o metal o de edad; Primera jornada de donación de sangre desarrollada en
compañía de la Cruz Roja Colombiana, con el lema "Dona voluntariamente, dona a menudo.
Donar sangre es importante”; y la invitación a participar en los Juegos de Integración de la
Función Pública 2015.
Programa de Formación y Capacitación – Con la siguiente estructura: Inducción; Reinducción;
Plan Institucional de Capacitación – PIC; y Red Institucional de Capacitación.
De particular mención en el tema de la capacitación, es la continuidad de los Talleres Técnicos
dirigidos a todos los Servidores de la Entidad, sobre las políticas y temas de su competencia.
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Durante este periodo, el tema de mayor desarrollo fue el de Empleo Público - movilidad y la
compensación salarial, y los elementos jurídicos del sistema salarial; para lo cual la Entidad
contó con el consultor español Rafael Jiménez Asensio, experto del Centro Latinoamericano de
Administración para el Desarrollo - Clad, quien en ejecución de uno de estos seminarios, en el
mes de mayo, trató el tema de “Tendencias internacionales en materia de empleo público”.
Uno, dentro de los muchos mensajes de fuerza, que en su conferencia entregó el Doctor
Rafael Jiménez, es el relacionado con las características claves de un buen profesional,
frente a las necesidades y exigencias de la administración en el mundo actual. En este
sentido el experto señaló tres primordiales: Pasión, Innovación, y Creatividad.
El Grupo de Gestión de Talento Humano, viene liderando las actividades de inducción a nuevos
servidores, al igual que la ejecución del Programa de Capacitación, el cual adicional a los temas
de Empleo Público, incluye: SIIF - Administrador del Sistema, Cadena Básica Financiera, Excel
Básico, Excel Avanzado, e Indicadores.
De otra parte durante el periodo, cada área formuló y dio inicio al desarrollo de sus Proyectos de
Aprendizaje en Equipo PAE, 19 proyectos en total. Entre los temas definidos para el desarrollo
de estos, están: Gestión del cambio, institucionalidad para la paz, servicio al ciudadano, y gestión
del conocimiento.
Algunos de los Proyectos formulados son:
Cambio con inteligencia emocional; Código general del proceso Ley Estatutaria del derecho de
Petición y Ley de transparencia; Comunicación efectiva y presentaciones de alto impacto;
Actualización tributaria aplicada a la gestión financiera.
La ejecución de los proyectos PAE, tendrá el correspondiente seguimiento por parte del Área de
Talento Humano, durante el segundo semestre de la presente vigencia.
Celebraciones - mediante actividades varias como
mensajes en protector de pantalla, saludo especial,
sencillos detalles, tarjetas, etc., el Departamento
celebra a sus servidores, en diversidad de ocasiones:
el día de la mujer, del hombre, de la secretaria, de la
madre, del padre, día del servidor público, etc.
1.2.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes, Programas y Proyectos
La Planeación de la Entidad para la vigencia 2015, se elaboró de manera participativa, por
cuenta de todas las áreas, procesos, líderes de proceso, y servidores del Departamento.
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Siguiendo los lineamientos de la Alta dirección, el Departamento consolidó los planes y proyectos
a desarrollar, y al cierre del ejercicio de la planeación, la Directora General de la Entidad,
presentó a toda la Organización, las 20 metas estratégicas de mayor importancia para la gestión
de Función Pública, definidas con base en los objetivos estratégicos de la entidad, y sus
compromisos dentro del Plan Nacional de Desarrollo
1.
2.
3.
4.
5.
Tener el 100% de la información sectorial consolidada y en constante actualización.
Nueve equipos transversales en operación.
Reorganizar y operar una estrategia del servicio al ciudadano de la Función Pública.
Un Conpes de Política Pública de Empleo Público tramitado.
Concursos de carrera administrativa con acuerdo marco de precios y adelantados por el
Icfes.
6. Compilar y concordar el 100% de la normativa de Función Pública.
7. Diseñar una herramienta de Valoración Institucional para entidades nacionales y
territoriales.
8. Articular una estrategia de fortalecimiento institucional territorial con el Programa de
Fortalecimiento de Capacidades Institucionales Territoriales del DNP.
9. Elaborar, unificar y socializar una propuesta y hoja de ruta del Modelo Unificado de
Gestión Pública
10. Certificar a todos los Jefes de Control Interno de las cabezas de sector del orden Nacional
como Auditores Internos Internacionales.
11. Implementar una estrategia de reingeniería para la Función Pública.
12. Fortalecer a la Oficina Asesora de Planeación como oficina sectorial.
13. Ejecutar y hacer seguimiento a la estrategia de visibilización de Función Pública.
14. Implementar una estrategia de publicaciones técnicas de Función Pública.
15. Rediseñar nuestra página web.
16. Implementar un diagnóstico técnico y funcional del Sistema de Información y Gestión del
Empleo Público Sigep.
17. Efectuar un plan de auditorías de control interno de Función Pública.
18. Coordinar desde Control Interno la ejecución de la estrategia contra azadones de palo.
19. Coordinar con el Plan Nacional de Servicio al Ciudadano la racionalización de 5 trámites
de alto impacto y racionalizar trámites internos de la Administración Pública.
20. Institucionalizar el área "Estado-Ciudadano”
En la presente vigencia el Departamento ejecuta a través de la gestión institucional en sus
distintos procesos, tres proyectos de inversión,:
-
Mejoramiento fortalecimiento de la capacidad institucional para el desarrollo de las
políticas públicas nacional
-
Mantenimiento adecuación y dotación del edificio sede Dafp – Bogotá
-
Mejoramiento de la gestión de las políticas públicas a través de las tecnologías de
información TICS.
El siguiente cuadro, presenta el resumen de la ejecución presupuestal, tanto en gastos de
funcionamiento, como de inversión, con corte al 30 de junio de 2015:
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Acumulado al 30 de JUNIO de 2015
(Miles de Pesos)
Objeto de Gasto
Apropiación
Vigente
Gastos de Personal
Compromiso
(Ejecución)
%
Ejecución
13.280.500
6.420.276
48,34
1.978.760
1.460.670
73,82
579.309
86.303
14,90
15.838.569
7.967.249
50,30
Inversión CSF
5.513.069
2.406.231
43,65
Inversión SSF
3.500.000
1.321.789
37,77
Total Presupuesto de INVERSIÓN
9.013.069
3.728.019
41,36
24.851.638
11.695.269
47,06
Gastos Generales
Transferencias Corrientes
Total Presupuesto de Funcionamiento
TOTAL PRESUPUESTO
Fuente: Grupo de Gestión Financiera
Modelo de Operación por Procesos
Para la ejecución de los proyectos, logro de metas y cumplimiento de su Misión, el Departamento
cuenta con una estructura organizacional, en la que los procesos están caracterizados, se
establecen puntualmente los procedimientos, y estos se desarrollan bajo lineamientos de
direccionamiento estratégico, y políticas de operación definidas. Estos aspectos se pueden
apreciar en el Manual de Calidad, dispuesto en la Página Web de la Entidad, en el siguiente link
http://portal.dafp.gov.co/portal/page/portal/home/NuestraEntidad/InformacionGeneral/SistemaCali
dadDAFP/ManualCalidad. Igualmente en la Página web, pestaña “La Entidad”, se encuentra
publicado el Organigrama de la Entidad.
Los avances en la gestión institucional, de los cuales se puede obtener información a través de la
Página Web del Departamento; se basan en ideas fuertes tales como: cultura de servicio,
acercamiento al ciudadano y visibilización de Función Pública, mejoramiento de las
comunicaciones, disponibilidad de información sectorial de forma completa, permanente y
actualizada.
A continuación avances de especial mención en el balance de la gestión del Dafp, concluido el
primer semestre de 2015:
Decreto Único Reglamentario No. 1083 de 2015 - En materia de instrumentalización, el
Departamento compiló en un solo cuerpo normativo los 60 decretos reglamentarios vigentes de
competencia del sector de la Función Pública, en temas como empleo público, situaciones
administrativas, sistema de estímulos, control interno, entre otros. Este trabajo se desarrolló bajo
la coordinación de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República y el Ministro de la
Presidencia, dentro de un proyecto gubernamental de racionalización normativa.
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Decretos Salariales – Función Pública tuvo Activa participación en el acuerdo de la negociación
colectiva, a la que llegó en el mes de mayo el Gobierno Nacional, con las centrales y
federaciones del sector público, sobre el incremento salarial para los servidores públicos,
pertenecientes a todas las entidades y organismos estatales del orden nacional y territorial,
determinado en el 4.66%, para la vigencia de 2015.
Ferias de Servicio al ciudadano – Una de las estrategias con las cuales Función Pública
fortalece en la práctica, su acercamiento a la ciudadanía y su política de visibilización de la
Entidad, es su participación activa en las Ferias de Servicio al Ciudadano del Programan
Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación - DNP. Este
Programa a la fecha ha realizado dos (2) ferias durante la presente vigencia, la primera en Turbo
-Antioquia, y la más reciente en el pasado mes de mayo, en Pitalito – Huila.
Estas Ferias son uno de los espacios de acercamiento del Estado al Territorio, la Función
Pública participa en las mismas ofreciendo orientación a la ciudadanía, en temas de su
competencia, entre otros, el quehacer de la entidad, y situaciones administrativas. Igualmente el
espacio es aprovechado para entregar cartillas de estudio a servidores de los municipios,
ciudadanía en general.
Elijo Saber – Estrategia de capacitación dirigida a aspirantes a cargos de alcaldes y
gobernadores, desarrollada a lo largo del país, bajo liderazgo del Departamento y la Escuela
Superior de Administración Pública ESAP, con el propósito de fortalecer los conocimientos de los
potenciales gobernantes territoriales, en temas como el régimen político electoral, gestión del
desarrollo territorial y gestión pública. En el Programa participaron más de siete mil (7.000)
candidatos.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión – Este tema hace parte de la estrategia transversal
que dentro del capítulo de Buen Gobierno, del Plan Nacional de Desarrollo, lidera Función
Pública.
En balance realizado el pasado mes de abril, por parte del equipo encargado del modelo, con
participación de la Directora del Departamento, directivos de la Presidencia de la República, y
otras entidades ente ellas, Secretaria de Transparencia, y el Departamento Nacional de
Planeación; a la vez que se reconocieron avances importantes del Modelo se puntualizó la
necesidad de pasar de evaluar resultados a identificar un nuevo propósito de medición que
determine qué se quiere medir en relación con impactos más que con el cumplimiento de
requisitos.
La reunión del mes de abril, sobre este modelo, se realizó para observar los resultados del
reporte del Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión, Furag, y en ella se determinó
la importancia de la continuidad en el trabajo conjunto hacia un modelo unificado de la gestión
pública, por parte de los líderes de las políticas de desarrollo administrativo que actualmente
conforman el equipo interinstitucional.
Encuentros Transversales – El Departamento continua liderando esta estrategia, que brinda
espacios para que los grupos transversales (Secretarios Generales, y Jefes de: Talento
Humano, Control Interno, Jurídica, Planeación, y Servicio al Ciudadano) compartan experiencias
relacionadas con el desarrollo de los proyectos propios de sus competencias, realicen análisis
sobre proyectos conjuntos, revisen casos específicos, y en general desarrollen mesas de trabajo
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dentro de una dinámica articulada que contribuye al fortalecimiento de la administración pública
en el país.
Encuentros Transversales
Eventos año 2015 - acumulado a junio 30
Equipo - tema
Secretarios
Generales
Control Interno
Talento Humano
Planeación
Reuniones realizadas
• Encuentro el 25 de febrero de 2015
• Encuentro el 15 de abril de 2015
• Encuentro el 27 de mayo de 2015
• Encuentro el 16 de abril de 2015
• Encuentro el 11 de junio de 2015
• Encuentro el 19 de febrero de 2015
• Encuentro el 15 de abril de 2015
• Encuentro el 27 de mayo de 2015
• Encuentro el 23 de abril de 2015
• Encuentro el 16 de junio de 2015
Servicio al
ciudadano
• Encuentro el 20 de mayo de 2015
Defensa Jurídica
• Encuentro el 18 de junio de 2015
En el marco de encuentros transversales con los jefes de talento humano y secretarios generales
del Gobierno Nacional, uno de los eventos realizados fue la conferencia “Códigos de conducta en
la gerencia pública: la ética institucional como factor de legitimación de la alta dirección en los
sistemas democráticos”, dictada por el experto español en temas de empleo público, Rafael
Jiménez Asensio, consultor del Centro Latinoamericano de Administración y Desarrollo, Clad.
Entre los aspectos de énfasis en esta conferencia, están la importancia del SABER, y de la ÉTICA
en las Organizaciones. En sus mensajes del Dr. Jiménez Asensio, destaca, los valores, el
rendimiento y el talento como ejes vigentes en la gestión pública, e invita a la reflexión sobre la
importancia de las misiones.
Fuente: Subdirección Dafp, Boletines Informativos Dafp
Difusión de la Política – Durante el periodo de marzo a junio, la Entidad ha desarrollado
diversos eventos de capacitación y difusión (Talleres, conferencias, encuentros, chats, jornadas
de capacitación, videoconferencias, riesgos, formación de multiplicadores en control social, etc.)
tanto a nivel nacional como territorial, en los temas de su competencia, entre ellos, sobre el
Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – Sigep; El papel del servidor público en la
construcción de la paz; Sistema Único de Información de Trámites – Suit; Resultados del
Informe Ejecutivo Anual; Plan anual de Vacantes.
En Pedagogía de Paz, a junio de 2015, y acorde con el
dato de Sinergia – DNP, se han capacitado 300
Servidores públicos, en pedagogía de paz (Estrategia
de formación de servidores públicos en construcción
de paz).
Un tema en el cual se evidencia especial fortalecimiento en la vigencia actual, es el de gestión
internacional, cooperación, y presencia del Departamento en eventos internacionales, en
instancias de su competencia. Esta labor a la vez que permite a la Entidad, dar a conocer su
gestión, y apersonarse de nuevos aportes que acorde con su misión, puede generar en sintonía
9
con las políticas gubernamentales; constituye una oportunidad de importantes alianzas, para
posibilidades de capacitación y aprendizaje en asuntos de empleo público, gestión, diseño
institucional, entre otros. Algunos eventos en los cuales la Función Pública hizo presencia en
este periodo, son:
Panel sobre “Conflicto y Postconflicto, Relaciones Laborales y Derecho Laboral” – Evento en el
que la Directora del Departamento, en compañía de Analistas como la Politóloga Laura Gil
Savastano, y el Consiliario Catedrático de la Universidad del Rosario Víctor Hugo Malagón,
explicó sobre lo que en pedagogía de paz, Función Pública está haciendo con los servidores
públicos, para la comprensión de lo que ocurre en La Habana y de los grandes compromisos a
asumir una vez se firmen los acuerdos.
Como ente encargado de la adopción, y la gerencia del empleo público en el país, el
Departamento participó en el mes de junio, en la Conferencia Internacional del Trabajo de la OITversión 104 celebrada en Ginebra, Suiza, espacio donde se analizan temas como la relación
laboral en diferentes países.
En las jornadas de trabajo de este evento se trataron temas relacionados con las pequeñas y
medianas empresas, la creación de empleo decente y productivo y la discusión sobre la
necesidad de la protección de los trabajadores y el cumplimiento de los diferentes convenios que
el país ha suscrito y ratificado con la OIT; y la Directora de Función Pública participó en calidad
de Consejera Técnica Gubernamental, en mesa sobre “Pyme y creación de empleo”.
Foro "Balance de la Reforma Administrativa y Perspectivas del Desarrollo Institucional para
Bogotá" – En este evento realizado en el mes de mayo, con el propósito de analizar las reformas
que requiere hoy la institucionalidad de la ciudad Capital del país, intervino la Directora de
Función Pública, en el panel denominado "tendencias de la gestión pública en las ciudades".
Foro Mundial de Servicio Público – Este evento se llevó a cabo el pasado mes de junio en la
ciudad de Medellín, la Directora General del Departamento, participó en las distintas reuniones
realizadas durante el mismo, y tuvo ocasión de intercambiar experiencias de nuestra
administración pública, con sus homólogos de otros países, entre ellos la República de
Indonesia, y de Azerbaiyán.
Un espacio de oportunidad constituyó este Foro, para generación de relaciones de cooperación
encaminadas al fortalecimiento de la gestión pública, donde se trataron temas comunes como
trámites, premios de experiencias exitosas, salarios, reformas administrativas, y meritocracia
entre otros.
En Materia de Gestión Documental – En lo pertinente a la correspondencia, el Departamento
reporta un Consolidado de 11979 peticiones recibidas a través de los canales establecidos
(ventanilla de correspondencia, fax institucional, cuenta de correo webmaster y página web), en
el periodo Enero – Junio de la presente vigencia, (dato del Sistema Orfeo – Estadísticas), las
cuales fueron radicadas y direccionadas de forma oportuna al área de competencia, para su
correspondiente atención y respuesta, en su gran mayoría a las áreas misionales de la Entidad.
Según el más reciente informe de seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos de octubre
2014 a abril de 2015; el índice de extemporaneidad de respuesta de Función Pública se
disminuyó en 5,3% con relación al del periodo anteriormente evaluado (del 12% al 6.7%).
10
El Grupo de Gestión Documental, presta constantemente asesoría a todas las áreas y procesos,
para el cumplimiento de la gestión acorde con las disposiciones normativas, particularmente los
lineamientos del Archivo General de la Nación.
Igualmente, mediante este proceso, se brinda asesoría para la ejecución de las transferencias
documentales, conforme al cronograma elaborado para dicho propósito. Adicional a estas
actividades permanentes del Grupo; se mencionan en este periodo, otras como: la capacitación
que han venido dando en forma individual a cada servidor de la entidad, sobre el Gestor de
Documentos Electrónicos OpenKM, y la organización de la historias laborales de los servidores
activos de la Entidad, que en la actualidad este Grupo adelanta, alcanzando al mes de junio, 183
carpetas organizadas, sobre un total de 415.
Indicadores – Este es uno de los temas claves para la gestión institucional, en los cuales el
Departamento tiene un cometido especial. Desde la vigencia anterior, a través de la Oficina
Asesora de Planeación, y particularmente atendiendo recomendaciones de informes anteriores
de la Oficina de Control Interno; la Entidad viene desarrollando una actividad, que inició con un
diagnóstico del estado de los indicadores, para la depuración, y ajuste de los mismos.
En el pasado mes de junio, la Oficina Asesora de Planeación de la Entidad, en coordinación con
el Departamento Nacional de Planeación – DNP, realizó el taller “Ventajas del establecimiento de
indicadores de valor en la gestión institucional”. Esta actividad tuvo acompañamiento de la
Oficina de Control Interno, mediante campaña de “Fomento de la Cultura de Control”
desarrollada con la cooperación del Área de Comunicaciones, entregando a través de las
pantallas de los pasillos de la Entidad, y del ascensor, lo mismo que en el boletín interno,
mensajes relativos al tema, construidos para mostrar la importancia y utilidad de los indicadores,
en algunos casos en forma práctica, con datos de la gestión institucional, que indican avances en
los proyectos, y logros.
1.3.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La Entidad ha identificado sus riesgos por procesos, los cuales se encuentran registrados en el
mapa de riesgos de cada proceso.
Para el seguimiento a los riesgos y aplicación de los correspondientes controles, Función Pública
cuenta en la actualidad, con el registro de los mismos en el Sistema de Gestión – SGI, donde
cada área debe mensualmente reportar las correspondientes actividades de seguimiento. Para el
fortalecimiento de la cultura de seguimiento, control y registro, la entidad aplica a través de la
Oficina Asesora de Planeación, y con el apoyo del Área de Comunicaciones, estrategias de
acompañamiento, como por ejemplo mensajes de recordación en la época del mes en que estos
se deben aplicar.
No obstante lo anterior, se observaron algunos casos en los cuales no se registró el seguimiento
en el aplicativo con periodicidad mensual, por lo que conviene el refuerzo de la cultura de
administración y seguimiento a los riesgos identificados, y el correspondiente registro de esta
actividad en el aplicativo SGI - dispuesto para el tema.
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En la presente vigencia se han actualizado los mapas de riesgos de los Procesos de
Instrumentalización y Gestión Contractual, los cuales se encuentran publicados en el Sistema de
Calidad de la Entidad.
De otra parte en el mes de junio, la Oficina de Control Interno revisó y ajustó en lo pertinente a
los riesgos propios de su quehacer, el Mapa de Riesgos del Proceso de Medición y Análisis, el
cual se encuentra para validación y próxima publicación por parte de la Oficina Asesora de
Planeación.
Igualmente, durante este periodo, se revisaron los riesgos del Proceso de Meritocracia y se
ajustó la política de riesgos, la cual se encuentra para validación
En este tema de la misma manera, la Oficina Asesora de Planeación, realizó el pasado 28 de
abril, un taller de riesgos de corrupción dirigido por la Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República, al cual asistieron profesionales de las distintas áreas y procesos de
la Entidad, y tiene programado para el siguiente periodo, el Taller “Una adecuada identificación y
administración de los riesgos (institucionales, de proceso, de corrupción y de proyecto)”.
A raíz de la materialización del Riesgo de Pérdida de información, en el proceso de Gestión
Documental, se inició el plan de mejoramiento, el cual acorde con el informe de Auditoría de
Calidad al Proceso de Gestión Documental (del 27 de mayo de 2015), cuenta con las acciones
tomadas debidamente y, revisado su estado actual en el plan de mejoramiento de la Entidad, a la
fecha del presente seguimiento, se encuentra en ejecución.
2. Evaluación y Seguimiento
2.1.
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
En cuanto a la autoevaluación de la gestión institucional, Función Pública cuenta con el aplicativo
de Gestión – SGI, implementado para el correspondiente registro de los proyectos
institucionales, y seguimiento y evaluación, por parte de cada área y proceso responsable de las
respectivas metas.
Desde la Alta Dirección se revisan permanentemente en Comités Directivos semanales, los
avances y se direccionan ajustes de ser el caso.
De la misma manera la estrategia de acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de
Planeación, está dispuesta para jalonar el debido cumplimiento de toda la Entidad, en el registro
y autoevaluación de los avances en las metas, en el aplicativo dispuesto para este propósito.
La siguiente gráfica muestra un panorama general de los avances mes a mes, de la gestión del
Departamento, con corte al mes de junio de 2015.
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Para la vigencia 2015, la Función Pública definió sus proyectos de gestión a la luz de estos
objetivos y del cumplimiento de las metas del PND 2014-2018. De manera estratégica se
definieron cuatro áreas de gestión específicas y un enfoque transversal que incluye diversos
temas que vinculan la gestión global de la Entidad. Estos temas son: i) Empleo público; ii)
Desarrollo organizacional y fortalecimiento institucional; iii) Gestión pública integral; y iv) Relación
ciudadano-Estado.
Es así que uno de los grandes logros para esta vigencia de la Función Pública fue el liderazgo en
el desarrollo del Capítulo de Buen Gobierno en el Plan Nacional de Desarrollo y en su posterior
articulado. Adicionalmente, la Función Pública ha venido trabajando activamente en 3 Comités
de la OCDE que son: (i) Comité de Gobernanza Pública, donde hemos venido avanzando en el
mejoramiento del empleo público, control interno, transparencia y rendición de cuentas
respondiendo activamente en el documento internacional “Una mirada al Gobierno 2015”; (ii)
Comité de Política Regulatoria, donde se ha venido trabajando en el Piloto de Análisis de
Impacto Normativo en el tema de racionalización de trámites y generación de competencias para
reguladores; (iii) Comité de Gobernanza Corporativa, en el cual se avanza en las
recomendaciones de la OCDE en cuanto a la conformación de Juntas Directivas de Empresas
del Estado y; en el Grupo de Trabajo en Materia de Cohecho en Transacciones de los Negocios
Internacionales, punto en el que se está trabajando en regulación para el país sobre el tema.
A partir de estos temas cada una de las dependencias de la Función Pública diseñó, durante el
primer trimestre del año, los proyectos de gestión que especifican las actividades, indicadores y
metas de resultado y producto que indican la guía para cada una de estas encaminada a cumplir
las metas de gobierno y cumplir los objetivos de la entidad. En el desarrollo de esta gestión se
diseñaron y aprobaron cuarenta y cuatro (44) proyectos de gestión los cuales iniciaron
actividades en su mayoría durante el primer trimestre y otros están a la espera para dar inicio
durante el segundo trimestre del año.
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2.2.
AUDITORIA INTERNA
Para el desarrollo de los seguimientos a la gestión, el Departamento formuló a comienzos de la
vigencia, el cronograma de auditorías y seguimientos, y a partir del mismo, se han venido
ejecutando los ejercicios correspondientes de seguimiento.
Algunos de los seguimientos realizados en el periodo, son: Informe Trimestral de Austeridad en
el Gasto; Seguimiento Ley de Transparencia (abril 2015); Seguimiento cuatrimestral Estrategia
Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano; Seguimiento Planes de Mejoramiento por Procesos y
suscritos con la C.G.R. (abril 2015).
En el pasado mes de mayo, se realizó bajo la Coordinación de Calidad y por parte del Grupo de
Auditores formados en la entidad, la auditoria interna de Calidad.
Igualmente en el mes de junio, el Departamento tuvo la auditoria externa de calidad, por parte de
la firma Boreau Veritas. Como resultado de este ejercicio, la firma auditoria reconoció la calidad
de Función Pública en sus procesos, y la existencia de una cultura organizacional para
resultados de calidad.
Mención específica al cierre de la auditoria, se hizo por parte de la Dirección General de la
Entidad, de la buena calificación obtenida por los coordinadores de los grupos de apoyo, bajo el
liderazgo de la Secretaria General, y el reconocimiento por la evidente disposición de
permanente mejora en los procesos, al igual que la participación exitosa en esta auditoría, de los
equipos de la Dirección Jurídica y de Desarrollo Organizacional, los cuales demostraron la
eficiencia en el desempeño, con medidas como la revisión, por parte de los especialistas de
rigor, de los documentos o decisiones técnicas que se toman en el Departamento, en forma
previa a la entrega del producto final.
La Directora General de la Entidad, resaltó como aspecto ideal en materia de calidad en la
gestión, el hecho de que ésta, se ha venido convirtiendo, poco a poco, en algo intrínseco a la
manera de trabajar de la Organización.
2.3.
PLANES DE MEJORAMIENTO
Para la presente vigencia, en materia de planes de mejoramiento, la Entidad reporta un operativo
especial orientado a la depuración del tema, con la participación del grupo de auditores de
Calidad de Departamento, bajo el liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación, y la Oficina de
Control Interno, en el cual se efectuaron los cierres de las acciones pendientes en el mes de
mayo de la presente vigencia, aprovechando la Auditoria de Calidad realizada en el mismo mes.
De otra parte, la Oficina Asesora de Planeación, acompañó a las áreas en la formulación de los
planes de mejoramiento derivados de la auditoria interna de calidad No. 10 (mayo de 2015), y
consolidó la información correspondiente en la matriz del plan de mejoramiento institucional, el
cual se puede evidenciar en la carpeta del sistema de calidad del Departamento.
EJE TRANSVERSAL – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El Área de Comunicaciones del Departamento, ha sido fortalecida en los últimos periodos, y este
proceso constituye en su desempeño, uno de los factores de mayor apoyo, soporte y
acompañamiento a la gestión institucional, contribuyendo la visibilidad de la Entidad, su proceder
transparente, y en general a ideales de la misión de Función Pública, entre otros: jalonar una
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gestión pública de óptima calidad, hacer posible el acercamiento del Estado a la ciudadanía, y
acompañar de manera efectiva la materialización de las políticas gubernamentales.
Sobre la gestión de este periodo en materia de comunicaciones, un importante avance,
especialmente de la Oficina de Sistemas de la Entidad, es el relacionado con el Nuevo Portal
Institucional.
En los registros de la Página Web del Departamento, se observa la amplia dinámica de
comunicaciones de Función Pública, mediante la cotidiana entrega de información de la gestión
institucional a sus usuarios y en general a la ciudadanía, lo cual a su vez constituye una
estrategia de permanente rendición de cuentas, por medio de los variados recursos con que
cuenta la Web institucional, entre otros: noticias, difusión de actividades programadas en el
calendario de eventos, publicaciones, informes de gestión y de evaluaciones y seguimientos,
boletines, espacios de interacción y participación ciudadana como los chat, y las redes sociales,
etc.
El rol de Función Pública dentro del contexto de la gestión pública del país es protagónico, y en
este sentido la Entidad viene optimizando el uso de su página web. Se menciona, adicional a los
recursos ya referidos, los videos institucionales que dan a conocer a toda la comunicad,
desempeños y logros de Entidades y Servidores de la Administración Pública, del contexto de
todo el país, actividad en la cual se resalta la campaña “me siento orgulloso de ser servidor
público”, desarrollada por medio de videos que realiza el Dafp a través de su Área de
Comunicaciones, y que permite que servidores públicos cuenten en 5 minutos sus experiencias,
y su agrado con la prestación del servicio público.
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Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y
fortalecimiento
Estadísticas Institucionales - Función Pública ha incrementado en los últimos tiempos,
de manera notoria su actuar en el contexto de la Administración Pública del país. Entre
muchos ejemplos de esta realidad, esta su activa participación en las Ferias de Servicio
al Ciudadano; la presencia institucional en eventos nacionales e internacionales de su
competencia; los Talleres técnicos sobre las políticas y temas institucionales para
fortalecer las competencias de los servidores; los Videos Institucionales que dan a
conocer gestiones destacadas, y procederes ejemplares dentro de la Administración
Pública, a nivel de todo el país; y los Encuentros Transversales con Secretarios
Generales, y Jefes de Talento Humano, Jefes de Planeación, Jefes de Control Interno,
etc. La entidad debe estar en condiciones de llevar un seguimiento objetivo a este
proceder, de poder obtener para decisiones y proyecciones, datos cuantitativos, e
información cualitativa de esta gestión, y un instrumento por excelencia de soporte en
mediciones y toma de decisiones, es un robusto Sistema de Estadísticas.
En este sentido es recomendable revisar la herramienta con que actualmente cuenta la
Entidad, y encaminar el fortalecimiento de este tema, de manera que Institucionalmente,
se pueda contar con un centro de acopio de información, de cifras y datos, y en general
con un Efectivo Sistema de Estadística Institucional.
Indicadores – Se Recomienda especial énfasis en la gestión iniciada con los
indicadores de la entidad. En el seguimiento a la gestión los indicadores son relevantes,
este punto se enlaza directamente con el anterior, y si bien la gestión del primer periodo
reporta avances, es conveniente que a partir de la capacitación recibida en el mes de
junio, por parte del DNP; se haga revisión, depuración y ajuste del tema, teniendo en
cuenta la pertinencia sobre la base del objetivo de cada proceso, las metas que en su
desarrollo se pretende lograr, los productos del mismo, y lo que a la Entidad conviene
medir.
Al nivel de intervención que la Entidad viene alcanzando en la gestión pública del país,
es clave que pueda contar con mediciones sobre el impacto de sus políticas y en general
sobre algunas de sus estrategias aplicadas.
Los indicadores para medir el comportamiento de la gestión continúan sin consolidarse
como herramientas claves para mediciones oportunas y alarmas tempranas, que en la
práctica ayuden a la toma de decisiones. Es recomendable continuar fortalecer la
asesoría y acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, a todas las
áreas y procesos para la formulación seguimiento y para que la información
correspondiente se mantenga actualizada y publicada en el Sistema de Calidad de la
Entidad.
Riesgos – Al igual que en el tema de indicadores, la recomendación es en el sentido de
fortalecer el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, a toda la Entidad, de
manera especial en materia de identificación de los mismos y de sus controles, dando
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énfasis al objetivo del proceso; lo mismo que a los seguimientos, para garantizar la
operatividad de los controles, y evitar la materialización de los riesgos.
Se sugiere para próximos talleres, ejemplo el programado sobre “Una adecuada
identificación y administración de los riesgos (institucionales, de proceso, de corrupción y
de proyecto)” tener en cuenta experiencias de la Entidad sobre el tema, entre otros la
materialización de algún riesgo, de darse el caso.
Rendición de cuentas – Es importante tener presente los compromisos adquiridos por
la Entidad en esta materia, para la vigencia 2015. Teniendo en cuenta la pasada reunión
con la Oficina de Control Interno; Se recomienda la gestión pertinente, de forma
oportuna.
Procesos y procedimientos institucionales - Se recomienda la revisión de tareas que
vienen pendientes desde periodos anteriores, como es el caso de la revisión de los
Procesos de la Entidad, y de ser el caso aplicar estrategias alternativas que permitan el
logro de las metas propuestas.
Recomendación General – Continuar con la línea de amplia gestión y presencia
Institucional, que viene implementando el Departamento, con la cual puede jalonar
fortalecimiento de la cultura de servicio público y compromiso con el país.
Respecto de estas posibilidades, se menciona uno de los mensajes del Presidente de la
República, en el evento de celebración del día del Servidor Público, en el cual llamó a los
servidores del Estado, sus coequiperos, hizo reconocimiento expreso del mérito del
servicio público, y manifestó que los Servidores Públicos en Colombia somos más de un
millón, y conformamos una gran fuerza en la construcción de un Nuevo País.
En la elaboración de este documento, además de la información suministrada por los
profesionales de las distintas áreas y procesos de la Entidad, y las evidencia soporte de
los avances; se contó con la amplia información difundida por el Proceso de
Comunicaciones a través de los distintos medios, con que para este propósito cuenta la
Entidad.
A manera de cierre del informe, se cita la siguiente reflexión:
“La innovación, la sostenibilidad y la actitud de servicio son los pilares de Buen
Gobierno”, LILIANA CABALLERO DURÁN - Directora Función Pública, en el acto de
instalación del Foro Mundial del Servicio Público – 23 DE JUNIO DE 2015, Medellín
Antioquia
LUZ STELLA PATIÑO JURADO
Jefe Oficina de Control Interno
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