ficha de descripción de procedimiento proceso gestion

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
TRAMITE DOCUMENTARIO
FECHA:
INGRESO DE DOCUMENTACIÓN DE FUENTE
EXTERNA AL INSTITUTO
CODIGO: 0S-01
Establecer las actividades y tareas para tramitar los documentos procedentes de
PROPÓSITO
personas naturales y jurídicas que son recibidos por el Instituto.
Personas naturales y jurídicas públicas y privadas involucradas con el quehacer
ALCANCE
del Instituto Nacional de Salud del Niño.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
Documentos recibidos
Número de
Registro de
documentos
Oficina de Secretaría
documentos
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
Documentos no derivados
1.
2.
3.
4.
Número de
documentos
Registro de
documentos
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La persona natural o jurídica interesada deberá enviar documentos al Instituto dirigido a la Dirección
General, ingresando por Unidad de Trámite Documentario.
2. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir y verificar que los datos del documento sean
correctos (numero de folios ,páginas de los documentos, sello y firma del remitente), si no es
conforme devolver el documento al interesado, de ser conforme, recibir sellar y firmar el documento y
copiar, entrega la copia (cargo) al interesado o mensajero.
3. La Unidad de Trámite Documentario deberá foliar el documento recibido, y registrar los datos
(remitente, procedencia, destino, asunto, número de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera
necesario tales como: Numero de Ingreso, naturaleza, fecha, remitente y otros si fuera necesario.
4. La Unidad de Trámite Documentario deberá adjuntar hoja de envío y remitir el documento a la Unidad
de Secretaría Administrativa.
5. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar el documento y derivarlo a la Dirección
General.
FIN.
ENTRADAS
NOMBRE
Documento enviado
FUENTE
FRECUENCIA
Personas Naturales y
Diario
Jurídicas
SALIDAS
TIPO
Manual
NOMBRE
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Documento con hoja de
envío
Unidad de Secretaría
Administrativa
Diario
Manual
1
DEFINICIONES:
Documentación fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurídicas
en calidad de administrados.
REGISTROS:
Hoja de Envío.
ANEXOS:
Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentación de Fuente Externa al Instituto.
2
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
Persona Natural o Jurídica
GESTION DOCUMENTARIA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
TRAMITE DOCUMENTARIO
INGRESO DE DOCUMENTACION DE FUENTE EXTERNA AL INSTITUTO
Oficina de Secretarí
Secretaría
Unidad de Trámite Documentario
Recibir y verificar el
destinatario del
documento
Inicio
Enviar documentos a la
Dirección General del
Instituto Especializado
de Salud del Niño
Foliar páginas del
documento
Está dirigido
al INSN?
No
1
Registrar: Número de
ingreso, naturaleza, fecha,
remitente, y otros si fuera
necesario del documento
recibido
Sí
Verificar el número de
folios y páginas de los
documentos
Adjuntar Hoja de Envío
al documento original
Verificar que el documento
tenga el sello o la firma
correspondiente del
remitente
1
No
Unidad de Secretaria Administrativa
No
Envíar documentos a la
Unidad de Secretaría
Administrativa
¿ Conforme?
Registrar y derivar
documentos a la Dirección
General
SI
1
Recibir, sellar y firmar
documento
Devolver el cargo firmado y
sellado al mensajero y / o
interesado
1
Devolver al mensajero
y /o interesado el
documento
Fin
3
CODIGO:
CODIGO: OSOS-01
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
TRAMITE DOCUMENTARIO
FECHA:
INGRESO DE DOCUMENTACIÓN DE FUENTE
INTERNA AL INSTITUTO
CODIGO: 0S-02
Establecer las actividades y tareas para tramitar los documentos procedentes de
PROPÓSITO
unidades orgánicas del Instituto
A todos los órganos de Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional
ALCANCE
de Salud del Niño.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
Documentos recibidos
Número de
Registro de
Oficina de Secretaría
documentos
documentos
Documentos sin datos del remitente
Número de
Registro de
documentos
Oficina de Secretaría
documentos
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
Documentos no derivados
1.
2.
3.
4.
Número de
documentos
Registro de
documentos
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Unidad Orgánica deberá remitir documento a la Dirección General, por la Unidad de Trámite
Documentario.
2. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir los documentos que son enviados a la Dirección
General.
3. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir y verificar que los datos del documento sean
correctos y respete las líneas de autoridad, si no es conforme deberá devolver el documento al
interesado; de ser conforme, recibir ,sellar y firmar el documento y copiar .Entrega la copia (cargo)
al mensajero.
4. La Unidad de Trámite Documentario deberá foliar el documento recibido, y registrar los datos
(remitente, procedencia, destino, asunto, número de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera
necesario).
5. La Unidad de Trámite Documentario deberá adjuntar Hoja de Envío y remitir el documento a la
Unidad de Secretaría Administrativa.
6. La Unidad de Secretaría Administrativa registrar el documento y derivar a la Dirección General.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
FUENTE
FRECUENCIA
TIPO
Documento enviado
Unidades Orgánicas
Diario
Manual
4
SALIDAS
NOMBRE
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Documento con Hoja de
Unidad de Secretaría
Diario
Manual
Envío
Administrativa
DEFINICIONES:
Documentación fuente interna: Documentos remitidos a la Dirección General por las Unidades
Orgánicas del Instituto.
REGISTROS:
Hoja de Envío.
ANEXOS:
Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentación de Fuente Interna al Instituto.
5
PROCESO
SUBPROCESO
PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
TRAMITE DOCUMENTARIO
INGRESO DE DOCUMENTOS FUENTE INTERNA
Oficina de Secretaría
Direcciones,
Direcciones, Oficinas,
Oficinas,
Departamentos y SEP
Unidad de Trámite Documentario
Recibir todos los documentos
que son enviados a la
Dirección General
Inicio
Enviar documentos a la
Dirección General del
Instituto
Unidad de Secretaría Administrativa
Foliar páginas del
documento recibido
Verificar que el documento fue
enviado respetando las líneas
de autoridad
Registrar: Número de
ingreso, naturaleza, fecha,
remitente, y otros si fuera
necesario del documento
recibido
¿Conforme?
Adjuntar Hoja de Envío
al documento original
Sí
Verificar que el documento
tenga el sello o la firma de
remitente
No
Envíar documentos a la
Unidad de Secretaría
Administrativa
¿Conforme?
Si
NO
Registrar y derivar
documentos a la Dirección
General
Recibir el documento original
Firmar ,sellar de recibido en
cargo
2
Devolver el cargo firmado y
sellado al mensajero
Devolver al mensajero para
que proceda con el trámite
correspondiente
6
Fin
CODIGO:
CODIGO: OSOS- 02
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PROPÓSITO
ALCANCE
MARCO LEGAL
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
DESPACHO DE DOCUMENTOS
FECHA:
RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTACIÓN FUENTES EXTERNA
CODIGO: OS-03
Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y
canalizar el flujo de documentos que son recibidos por el Instituto Nacional de
Salud del Niño
Los Órganos de Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de
Salud del Niño
Lineamientos de Política Sectorial
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA
FUENTE
Número de respuestas
Documento
Registro de documentos
Horas / Días
Registro de documentos
Horas / Días
Registro de documentos
Tiempo de respuesta a
documentos recibidos
Tiempo de respuesta a
documentos enviados
por la Dirección General
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Dirección General
Oficina de Secretaría
Dirección General
Oficina de Secretaría
Dirección General
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Viene del Procedimiento de recepción de documentación de fuente externa del Instituto.
2. La Dirección General deberá revisar y analizar los documentos que han sido remitidos al INSN.
3. Si el documento no requiere de respuesta del INSN, deberá derivar el documento indicando el
motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente.
4. Si el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgánica del INSN, la Dirección
General, deberá derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de envío.
5. La Unidad Orgánica deberá elaborar respuesta y derivar según lo indicado por la Dirección
General.
6. Si el documento no necesita respuesta de alguna Unidad Orgánica, la Dirección general da
indicaciones para la respuesta y/o resuelve y deberá derivar a la Unidad de Secretaría
Administrativa.
7. La Unidad de Secretaría Administrativa, deberá elaborar respuesta tomando en consideración
los antecedentes del documento y las indicaciones de la Dirección General.
8. La Dirección General deberá revisar y hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta y
firmar el documento.
9. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar y enumerar el documento, derivando a
Unidad de Trámite documentario (mesa de partes), quien registra datos del documentos y
realiza la distribución correspondiente.
10. Finalmente La Unidad de Secretaría Administrativa deberá archivar el cargo
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
FUENTE
FRECUENCIA
7
TIPO
Documento recibido
NOMBRE
Documento remitido
Unidad de Trámite
Documentario
SALIDAS
DESTINO
Personas naturales o
jurídicas.
Diario
Manual
FRECUENCIA
TIPO
Diario
Manual
DEFINICIONES:
Documentación fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurídicas
en calidad de administrados.
REGISTROS:
Hoja de envío.
ANEXOS:
Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribución de Documentación Externa.
8
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUBPROCESO
TRAMITE DOCUMENTARIO
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE EXTERNA
Oficina de Secretaría
Dirección General
Unidad de Secretaría
Administrativa
Unidad de Trámite
Documentario (Mesa de partes)
partes)
Direcciones /Oficinas /
Departamentos / SEP
1
1
Revisar despacho diario de
documentos
Recibir documento
enviado por la Dirección
General
Analizar documentos
Documento requiere
respuesta del Instituto?
No
Indicar en Hoja de Envio
el motivo del pase a la
Unidad Orgánica
correspondiente
Si
¿Respuesta debe ser
elaborada por unidad
orgánica?
NO
Da indicaciones para
respuesta o Resolución
Analizar documento y
preparar respuesta
Elaborar respuesta
tomando en consideración
antecedentes e
indicaciones de la
Dirección General
Remitir respuesta y derivar
según indicaciones de la
Dirección General
si
Indicar en la Hoja de Envío
el motivo y curso que debe
seguir el documento
1
Revisar propuesta de
respuesta, hace
modificaciones si es
necesario
Firmar documento
Recibir documento firmado
por la Dirección General
Registrar tipo, asunto, fecha
y número de documento.
Archivar cargo
Registrar: Numero de salida,
naturaleza, fecha, remitente, y otros
si fuera necesario del documento y
distribuye documentos segun
indicaciones
Envíar el cargo a la Unidad de
Secretaría Administrativa
9
Fin
CODIGO : OSOS- 03
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PROPÓSITO
ALCANCE
MARCO LEGAL
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
DESPACHO DE DOCUMENTOS
FECHA:
RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTACIÓN FUENTES INTERNA
CODIGO: OS-04
Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y
canalizar el flujo de documentos que son recibidos por la Dirección General
Los Órganos Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional
de Salud del Niño
Lineamientos de Política Sectorial
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA
FUENTE
Número de repuestas
Documento
Registro de documentos
Horas / Días
Registro de documentos
Horas / Días
Registro de documentos
Tiempo de respuesta a
documentos recibidos
Tiempo de respuesta a
documentos enviados
por la Dirección General
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Dirección General
Oficina de Secretaría
Dirección General
Oficina de Secretaría
Dirección General
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Viene del Procedimiento de recepción de documentación de fuente interna del Instituto.
2. La Dirección General deberá revisar y analizar los documentos que le han sido remitidos.
3. Si el documento no requiere de respuesta de la Dirección General, deberá derivar el documento
indicado el motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente.
4. Si el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgánica del INSN, la Dirección
General, deberá derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de Envío.
5. La Unidad Orgánica deberá elaborar respuesta y derivar según lo indicado por la Dirección
General.
6. Si el documento no necesita respuesta alguna Unidad Orgánica, la Dirección General da
indicaciones para responder y derivar a la Unidad de Secretaría Administrativa.
7. La Unidad de Secretaría Administrativa, deberá elaborar respuesta tomando en consideración
los antecedentes del documento y las indicaciones de la Dirección General.
8. La Dirección General deberá revisar y/o hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta.
Firmar el documento.
9. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar, enumerar y derivar el documento a
Unidad de Trámite documentario (Mesa de Partes), quien debe registrar datos del documento y
realizar la distribución interna correspondiente.
10. Finalmente La Unidad de Secretaría Administrativa deberá archivar el cargo
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Documento recibido
FUENTE
Unidad de Trámite
Documentario
10
FRECUENCIA
TIPO
Diario
Manual
SALIDAS
NOMBRE
Documento remitido
DESTINO
Personas naturales o
jurídicas.
FRECUENCIA
TIPO
Diario
Manual
DEFINICIONES:
Documentación fuente interna: Documentos remitidos a la Dirección General por las Unidades
Orgánicas del Instituto
REGISTROS:
Hoja de envío.
ANEXOS:
Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribución de Documentación Interna
11
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUBPROCESO
TRAMITE DOCUMENTARIO
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE INTERNA
Oficina de Secretaría
Dirección General
Unidad de Secretaría
Administrativa
Unidad de Trámite
Documentario (Mesa de partes)
partes)
Direcciones /Oficinas /
Departamentos / SEP
2
1
Revisar despacho diario de
documentos
Recibir documento
enviado por la Dirección
General
Analizar documentos
Documento requiere
respuesta de la Dirección
General?
Si
¿Respuesta debe ser
elaborada por unidad
orgánica?
No
si
Indicar en Hoja de Envío
el motivo del pase a la
Unidad Orgánica
correspondiente para
conocimiento
Indicar en la Hoja de Envío
el motivo y curso que debe
seguir el documento
NO
Dar indicaciones para
respuesta
Analizar documento y
preparar respuesta
Elaborar respuesta
tomando en consideración
antecedentes e
indicaciones de la
Dirección General
Remitir respuesta y derivar
segun indicaciones de la
Dirección General
Revisar propuesta de
respuesta, hace
modificaciones si es
necesario
1
Firmar documento
Recibir documento firmado
por la Dirección General
Registrar tipo, asunto, fecha
y número de documento.
Archivar el cargo
12
Registrar: Número de salida,
naturaleza, fecha, remitente, y
otros si fuera necesario del
documento y distribuye
documentos según indicación
Envíar el cargo a la Unidad de
Secretaría Administrativa
Fin
CODIGO OS - 04
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PROPÓSITO
ALCANCE
MARCO LEGAL
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
DESPACHO DE DOCUMENTOS
FECHA:
CODIGO: OS-05
Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para remitir documentos
que se originan sin antecedentes.
A las Unidades Orgánicas del Instituto Nacional de Salud del Niño y personas
naturales y jurídicas.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
Envío de documentos sin antecedentes
INDICADOR
Documento remitido
Tiempo de entrega de
documentos
1.
2.
3.
4.
UNIDAD DE MEDIDA
FUENTE
RESPONSABLE
N°
Horas /días
Registro de documentos
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentari
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño.
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Dirección General deberá analizar situación y/o asunto pendiente, en agenda de trabajo que
genere remitir o solicitar información de las unidades orgánicas.
2. La Dirección General deberá determinar curso y tipo de documento, derivar a la Unidad de
Secretaría Administrativa quien debe recibir, revisar, elaborar documento, presentar propuesta a
la Dirección General.
3. La Dirección General deberá revisar, firmar y devolver documento a la Unidad de Secretaría
Administrativa quien debe recibir, registrar y derivar el documento a la Unidad de Trámite
Documentario.
4. La Unidad de Trámite Documentario debe registrar el número de salida, naturaleza, fecha,
destinatario y otros si fuera necesario.
5. Si el documento, es de uso externo, distribuye el documento de acuerdo a lo especificado. Si es
de uso interno, previamente se adjunta Hoja de Envío, el cargo es archivado por la Unidad de
Secretaría Administrativa.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
FUENTE
FRECUENCIA
TIPO
Análisis de agenda de
trabajo
Dirección General
Diario
Manual
SALIDAS
NOMBRE
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Documento remitido
Unidades orgánicas del
Instituto y personas
naturales y jurídicas
Diario
Manual
DEFINICIONES:
REGISTROS: Hoja de Envío
ANEXOS: Flujograma del Procedimiento
13
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
DESPACHO DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO
ENVIO DE DOCUMENTOS SIN ANTECEDENTES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Oficina de Secretarí
Secretaría
Dirección General
Unidad de Secretaría Administrativa
Inicio
Analizar situación y
asunto en agenda de
trabajo
Determinar comunicar
y/o solicitar información
Destinatario
Unidad de Trámite
Documentario
Registrar: Número de
ingreso, naturaleza,
fecha, destinatario, y
otros si fuera necesario
del documento
Revisar ,evaluar y
elaborar documento
segun indicaciones
Documento
interno?
Presentar a la Dirección
General propuesta de
respuesta
Si
Determinar tipo y curso a
seguir del documento
No
Adjuntar Hoja de Envío
Revisar propuesta de
documento, hace
modificaciones si es
necesario
Firmar documento
Distribuir el documento
según lo indicado
Recibir y revisar y
registrar documento
Recibir documento
Derivar documento a la
Unidad de Trámite
Documentario
Sellar y firmar el cargo
correspondiente
Archivar cargo
Devolver cargo sellado
y firmado a la Unidad
de Secretaría
Administrativa
Fin
14
CODIGO : OSOS-05
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
Archivo pasivo
FECHA:
Programación y transferencia interna de
documentos a archivo pasivo
CODIGO: OS-06
Establecer las actividades y tareas para la transferencia de series documentales al
PROPÓSITO
archivo pasivo
A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto
ALCANCE
Nacional de Salud del Niño
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
N°
Registro manual
Series documentales transferidas
Oficina de Secretaría
e informático
N°
Registro manual
Transferencia no cumplida
Oficina de Secretaría
e informático
Avance y cumplimiento de
%
Registro manual
Oficina de Secretaría
programa de transferencia
e informático
NORMAS
1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos administrativos y asistenciales del Sector Salud.
3. R.J N° 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos
4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
6. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Oficina de Secretaría deberá elaborar y remitir programa anual de transferencias internas de
documentos a Comité de Archivos.
2. El Comité de Archivos deberá recibir, revisar; de estar conforme aprobar el programa y la
Dirección General deberá autorizar su ejecución, sino se deriva nuevamente a la Unidad de
Trámite Documentario.
3. Según el programa anual, las Unidades Orgánicas del Instituto deben depurar, foliar, y clasificar
en series documentales, luego deben llenar formatos de transferencias, empacar y elaborar
oficio de transferencias.
4. El Comité deberá revisar las acciones de transferencias
5. La Dirección General deberá autorizar transferencia de series documentales al Archivo Pasivo a
través del de las Unidades Orgánicas.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Series documentales
NOMBRE
Registro de archivo y
ubicación
FUENTE
FRECUENCIA
Unidades Orgánicas del
Mensual
Instituto
SALIDAS
TIPO
Manual y mecanizado
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Oficina de Secretaría
Mensual
Manual y mecanizado
15
DEFINICIONES: Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características comunes; el
mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente son archivados, usados, transferidos
o eliminados como unidad.
REGISTROS:
Formato N° 1 Inventario de transferencia de documentos
Formato N° 2 Inventario de transferencia de documentos
Formato Nº 3 Auxiliar Descriptivo de la Unidad de Archivamiento
ANEXOS: Flujograma de programación y transferencia interna de documentos a archivo pasivo
16
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
ARCHIVO PASIVO
PROCEDIMIENTO
PROGRAMACION Y TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS A ARCHIVO PASIVO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Oficina de Secretarí
Secretaría
Unidad de Trámite Documentario
Dirección General
Comité de Archivos
Unidades Orgánicas
Archivo Pasivo
1
Recibir y revisar
programa, y establecer
plazos de retención y
de transferencia de
documentos
Inicio
Elaborar y remitir
programa anual de
transferencias de
archivos a Comité
No
Aprueba
programa?
Coordinar
actividades según
programa de
transferencias
Si
Depurar documentos
emitidos y recibidos
y eliminar copias
Autorizar
programación anual
de transferencias
Foliar documentos
Difundir programa
Clasificar
documentos en
series documentales
1
Recibir Autorización y
paquetes
Llenar formato N° 1
y N° 2 de
transferencias
Revisar oficios de
transferencias
Verificar contenido
Empaquetar
documentos
Registrar en cuaderno
y/o archivo
Llenar formato N° 3
de transferencias
Elaborar Oficios y
anexos
Autorizar
transferencias
Designar ubicación
física en archivo
Remitir paquete de
documentos
Conservar y custodiar
Fin
17
CODIGO:
CODIGO: OS - 06
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
ARCHIVO PASIVO
Conservación de series documentales temporales y FECHA:
permanentes(mantenimiento preventivo)
CODIGO: OS-07
Establecer las actividades y tareas para el mantenimiento preventivo de
PROPÓSITO
documentos que se encuentran en el Archivo Pasivo.
A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto
ALCANCE
Nacional de Salud del Niño.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
Grado de avance y cumplimiento de Porcentual (%)
Registros manual e
Oficina de Secretaría
programa de mantenimiento
informático
Cambio de embalajes y auxiliares
N°
Registros manual e
Oficina de Secretaría
descriptivos
informático
NORMAS
1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud.
3. R.J N° 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos
4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño.
5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño.
6. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Oficina de Secretaría deberá recibir series documentales transferidas, elaborar programa de
mantenimiento preventivo de documentos.
2. Realizar revisiones periódicas en el archivo según programa.
3. Limpiar, cambiar embalajes de paquetes si es necesario, y de ser necesario cambia de
auxiliares descriptivos.
4. Reubicar paquetes para mejor manejo de los mismos y facilitar su conservación.
5. Limpiar y fumigar instalaciones.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Programa de
mantenimiento
FUENTE
FRECUENCIA
Unidades Orgánicas del
Mensual
Instituto
SALIDAS
TIPO
Manual
NOMBRE
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Mantenimiento
Oficina de Secretaría
Mensual
Manual
preventivo
DEFINICIONES: Auxiliares descriptivos: Formatos que son anexados a los paquetes en donde se
especifican los datos de los paquetes (Unidad Orgánica, Transferencia, año, Unidades de archivamiento,
total de unidades de archivamiento, Oficina de transferencia, serie documental y otros datos que fueran
necesarios.
REGISTROS:
Formato N° 3 Auxiliar descriptivo de la Unidad de Archivamiento
ANEXOS: Flujograma Conservación de series documentales y documentos varios (mantenimiento
preventivo)
18
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
ARCHIVO PASIVO
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CONSERVACION DE SERIES DOCUMENTALES TEMPORALES Y PERMANENTES (MANTENIMIENTO PREVENTIVO)
PREVENTIVO)
Oficina de Secretaria
Unidad de Trámite Documentario
Archivo Pasivo
Inicio
Es necesario cambio
de empaquetado?
Recibir series documentales
transferidas
No
Limpiar paquetes
Si
Elaborar programa de
conservación y
mantenimiento de series y
documentos
Es necesario cambio de
auxiliares descriptivos?
Cambiar empaquetado y
auxiliares descriptivos y continuar
revisión de otros paquetes
Si
Cambiar auxiliares
descriptivos
No
Ejecutar programa
periódicamente
Es necesario reubicar
paquetes?
Realizar revisiones periódicas
de series documentales
Si
No
Reubicar paquetes en lugar
adecuado
Limpiar instalaciones del
archivo
Fumigar instalaciones del
archivo
Fin
19
CODIGO:
CODIGO: OS - 07
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
PROCESO
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO PASIVO
FECHA:
CODIGO: OS-08
Establecer las actividades y tareas para lograr la disposición final de los
PROPÓSITO
documentos institucionales.
A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto
ALCANCE
Nacional de Salud del Niño.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
Documentos transferidos y
Registro informático y
N°
Oficina de Secretaría
disposición final
manual
NORMAS
1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud.
3. R.J N° 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos
4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
6. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Disposición final de documentos institucionales
INICIO
1. La Oficina de Secretaría deberá elaborar y remitir informe de retención y antigüedad de
documentos en el archivo y deberá ser revisado por el Comité de Archivos
2. El Comité de Archivos es quien deberá determinar la disposición final de los documentos, si deben
ser retenidos se conservan y custodian, si deben ser transferidos, La Oficina de Secretaría deberá
elaborar Oficio de transferencia.
3. El Oficio es autorizado por la Dirección General.
4. Transferir los documentos al MINSA a través de la Unidad de Trámite Documentario.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Informe de antigüedad y
retención de documentos
FUENTE
FRECUENCIA
TIPO
Archivo Pasivo
Anual
Manual
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
MINSA
Anual
Manual
SALIDAS
NOMBRE
Documentos transferidos y oficio
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma
20
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
ARCHIVO PASIVO
PROCEDIMIENTO
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Oficina de Secretarí
Secretaría
Unidad de Trámite Documentario
Comité de Archivos
Dirección General
MINSA
Archivo Pasivo
Inicio
Elaborar y remitir informe de
retención y antiguedad de
documentos en el archivo
Recibir autorización,
documentos de
transferencia y paquetes
Depurar y clasificar
documentos
Fin
Mantener documentos en
conservación y custodia
SI
Documentos deben ser
retenidos?
No
Elaborar Oficio de
transferencia
SI
NO
Documentos deben ser
transferidos?
Aprobar transferencia
Autorizar
Remitir documentos de
transferencias y paquetes
21
CODIGO : OS - 08
FECHA:
FECHA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
ARCHIVO PASIVO
FECHA:
Préstamo de documentos a solicitantes internos y
externos
CODIGO: OS-09
Establecer las actividades y tareas para lograr la disposición final de los
PROPÓSITO
documentos institucionales.
A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto
ALCANCE
Nacional de Salud del Niño.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
MARCO LEGAL
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
UNIDAD DE
INDICADOR
FUENTE
RESPONSABLE
MEDIDA
Solicitudes atendidas y
Número
Unidades Orgánicas del
denegadas
Oficina de Secretaría
Instituto
SUB PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
Documentos devueltos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Número
Unidades Orgánicas del
Oficina de Secretaría
Instituto
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria.
Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud.
R.J N° 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Solicitante externo deberá dirigir requerimiento de préstamo de documento institucional a la
Dirección General, el solicitante externo deberá solicitar requerimiento a la Oficina de Secretaría
con documento autorizado por el jefe correspondiente de unidad orgánica.
2. Una vez verificada la autorización correspondiente deberá realizar búsqueda del documento en
las series documentales.
3. Ubicado del documento deberá proceder al préstamo por un lapso de 24 horas si es que es
solicitante interno. Si es solicitante externo, una persona que labora en el área acompaña al
solicitante a la fotocopiadora para que obtenga una copia del documento solicitado, el pago lo
asume el solicitante.
4. Una vez devuelto el documento se deberá registrar el préstamo y se procede a archivar
nuevamente el documento en el lugar correspondiente.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Solicitud de préstamo
FUENTE
FRECUENCIA
Unidades orgánicas y
Semanal
solicitantes externos
SALIDAS
TIPO
Manual y mecanizado
NOMBRE
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Registro de préstamo
Oficina de Secretaría
Mensual
Manual y mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
22
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
ARCHIVO PASIVO
PROCEDIMIENTO
PRESTAMOS DE DOCUMENTOS A SOLICITANTES EXTERNOS E INTERNOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Oficina de Secretarí
Secretaría
Solicitante Externo/
Externo/ Unidad
Orgánica del Instituto
Unidad de Trámite Documentario
Dirección
General
Archivo Pasivo
Inicio
1
Interesado deberá
elaborar documento
solicitando prestamo
Recibir y analizar
¿Solicitante
externo?
No
Solicitar a la Oficina
de Secretaría
Recibir y buscar
documento
Autoriza?
Si
Si
No
Acompañar a
solicitante a
fotocopiadora
Remitir solicitud a
Dirección General
No
Solicitante
interno?
Comunicar a
interesado
Si
Entregar
documento
1
Pagar servicio por
fotocopia
Fin
Registrar en
cuaderno de cargos
Devolver el
documento
Verificar entregar
de documentos
Empaquetar
,archivar y registrar
23
Fin
CODIGO : OS - 09
FECHA :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PROPÓSITO
ALCANCE
MARCO LEGAL
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTARIA
FECHA:
CODIGO: OS-10
Establecer las actividades y tareas para autenticar copias de documentos
presentados a la vista de interés Institucional
Usuarios internos y externos del Instituto Nacional de Salud del Niño, que solicitan
autenticar fotocopias para trámites de interés institucional.
Ley Nº 27657 del Ministerio de Salud
Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General
INDICES DE PERFORMANCE
AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS
INDICADOR
Fotocopias autenticadas
Tiempo para
autenticación
1.
2.
3.
4.
UNIDAD DE MEDIDA
N° de fotocopias
autenticadas
Minutos / Horas/ Días
FUENTE
RESPONSABLE
Registro de documentos
Oficina de Secretaría
Registro de documentos
Oficina de Secretaría
NORMAS
Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño
Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaría
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Interesado deberá solicitar autenticación de fotocopias simples en forma verbal, presentando
documentos originales al fedatario, autorizado por la Institución.
2. Fedatario deberá recibir y verificar documentos si son de interés institucional para
procedimientos internos, si no lo son, devolver al interesado y finalizar el procedimiento.
3. En caso de complejidad para autenticar por el volumen de los documentos, se consulta al
interesado la posibilidad de retener los documentos originales, si procede, se deberá entregar
constancia de retención de documentos originales.
4. Fedatario deberá verificar fidelidad de fotocopias con documentos originales presentados a la
vista, sellar y firmar fotocopias, acreditando que es copia fiel del original, además de la fecha y
número de registro.
5. Fedatario deberá devolver documentos originales y fotocopias autenticadas al interesado quien
firma cuaderno de registros.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE
Documentos originales
y fotocopias simples
FUENTE
Interesado interno y/o
externo
FRECUENCIA
TIPO
Diario
Manual
SALIDAS
DESTINO
FRECUENCIA
TIPO
Interesado interno y/o
Documento autenticado
Diario
Manual
externo
DEFINICIONES: Autenticar: Dar fe de que una fotocopia es fiel al documento original presentado a la
vista.
REGISTROS:
ANEXOS:
Flujograma del Procedimiento de autenticación de documentos
NOMBRE
24
PROCESO
GESTION DOCUMENTARIA
SUB PROCESO
TRAMITE DOCUMENTARIO
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
AUNTENTICACION DE DOCUMENTOS
Oficina de Secretaria
Interesado
Fedatario autorizado por el Instituto
Recibir documento original
y copia simple
Inicio
Solicitar trámite de
fedateo de documentos
Documentos de interes
institucional para
procedimeitnos internos?
Presentar documento
original y copia simple
Devolver documentos
al interesado
NO
Fin
SI
Verificar que documentos
originales tengan su
respectiva fotocopia
simple
¿Autenticación es
compleja?
Si
consultar a interesado
retención de
documentos originales
¿Procede
retención?
Si
1
Firmar cuaderno de
registros
Obtener documentos
autenticados
Fin
Cotejar la autenticidad de
documento original con las
fotocopias que exhibe el
interesado
Entregar constancia
de retención de
documentos originales
No
Dar fe del contenido de la
fotocopia
1
Sellar y firmar fotocopia que
acredita que es copia fiel del
original , además de la fecha
y número de registro
Devolver documentos
originales y fotocopias
fedateadas al interesado
25
CODIGO : OSOS-10
FECHA:
FECHA:
No
1