AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

UNIVERSIDAD
FACULTAD
Y
VERACRUZANA
DE
COMERCIO
ADMINISTRACION
AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR
TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR
PRESENTA
Ricardo Zamorano López
I
UNIVERSIDAD
FACULTAD
Y
VERACRUZANA
DE
COMERCIO
ADMINISTRACION
AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR
TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR
PRESENTA
Ricardo Zamorano López
A l<a mciiioi.'i.i I.UJ mi.n
padres.
A mis hurulemos.
A
Carmela.
PROLOGO.
Una de l a s a c t i v i d a d e s mós i m p o r t a n t e s do.l
C o n t a d o r Fúblieo, es I r de examinar l o s E s t a d o s — •
F i n a n c i e r o s de una empresa, cen e l propósito do e —
m i t i r una opinión i m p a r c i a l a c e r c a de 1 a v e r a c i d a d de e l l o s .
E s t a función se conoce con e l nombre de,Au
ditorír de E s t a d o s F i n a n c i e r o s , y d e b i d o a I n r e l e v a n c i a que t i e n e en e l desempeño p r o f -piona! d e l —
C o n t a d o r Público i n d e p e n d i e n t e , he c o n s i d e r a d o i n t ^
r o s a n t e e l r e f e r i r m e o e l l e en cuanto n uno do s u s a s p o c t o s de mayor interós como es I n A u d i t o r i a denl a s Cuantas por Cobrar.
La Auditoría de Cu. nt- r. por C o b r a r , un uno
de l o s a s p e c t o s más importnr.tr:' d e l exanun que d o —
l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s hace o l Contador Público —
i n d e p e n d i e n t e , d e b i d o a que e s t e r u b r o p r e s e n t a o l a c t i v o de mós i n m e d i a t a d i s p o n i b i l i d a d pnrn l a om—
p r e s a , después d e l e f e c t i v o .
E l o b j e t i v e d .-gtc t r a b a j o , os pr©8«mtnrun panorama g e n e r a l d> ¡as Cuenta o por C o b r a r , n u —
c o n t r o l i n t e r n o , y su i m p o r t a n c i a d e n t r o d u i núcleo
de r e c u r s o s de l a empresa, así como e l examen de
e s t a s p a r t i d a s y de l o s p r o c e d i m i e n t o s n e c e s a r i o s - p a r n v e r i f i c a r su a u t e n t i c i d a d y corrección.
E l p r i m e r capítulo e s t a d i r i g i d o a p r o p o r c i o n a r un c o n c e p t o de l a s Cuentas p o r C o b r a r , su —
clasificación desde d i v e r s o s puntos de v i s t a y su presentación d e n t r o de l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s .
E l c o n t e n i d o d e l segundo capítulo, es e l —
e s t u d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o e s t a b l e c i d o para l.r,a —
Cuentos por C o b r a r , y l a uvaluación i d e l mismo,
E l t e r c e r er.pítulo so r e f i e r e o l o s d:i —
v e r s o s p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ir. a p l i c a b l e s ••>!examen de l ~ s Cuentas p o r C o b r a r .
P o r último, en e l c u a r t o capítulo, fe —
h ? c c n una s e r i e de s u g e r e n c i a s pnr;"¡ m e j o r a r e l con
t r o l i n t e r n o de Iris Cuentas p o r C o b r a r .
Q u i e r o h .cor p n t e n t e mi m a s i n c e r o i ^ r a
d e c i m i e n t o , a t o d a s ^ q u e l l - s p e r s o n a s , que con su
d e s i n t e r e s a d a col-boración me nyudnron en e l de —
s a r r o l l o de e s t a tósis.
A
Xnlrjpn-Ver. , d i c i e m b r e de 1969.
R i c a r d o Zamorano López,
I N D I
CE.
CAPICULO PRBSRO.
GENERALIDADES
1. -Concepto de l o s Cuentas p o r C o b r a r
2. - O r i g e n de l a s Cuentas p o r C o b r a r
3. -Características e s p e c i a l e s de l a s
Cuentas p o r C o b r a r
4. -Manejo y V i g i l a n c i a de l a documentación
que r e s p a l d a l a s Cuentas p o r C o b r a r
5. -Estimación de Cuentas I n c o b r a b l e s
6. - P i n a n c i a m i t n t o de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r
CAPITULO SEGUNDO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL 1.NTUKN0.
1. - F l u j o de formas
a) . - F l u j o de c o b r o s
b) . - F a c t u r a
c) .-Forma de Cuentas p o r O o b r i r
d) .-Estado de cobro
e) . - R e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o b r a r
2. - N i v e l e s de A u t o r i d a d
a) . - J e f e d e l Departamento de Crédito y
Cobranzas
b) . - S u p e r v i s o r de créditos c o n c e d i d o s
c) .-Empleados d e l departamento do crédito
y cobranza
3. -Políticas de cobro e s t a b l e c i d a s
a) .-Por medio de c o b r a d o r e s
b) .-Presentación d e l c l i e n t e en e l d e p a r tamento de crédito.
c) .-Cobros foráneos por c o r r e o
4-. - P a r t i d a s e s p e c i a l e s r e l a c i o n a d a s con l a s
cuentas por cobrar.
a) . - T r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s
en v e n t a s a crédito
b) . - T r a t a m i e n t o do l o s d e v o l u c i o n e s s o b r o
ventas
d) . - T r a t a m i e n t o de l o s d e s c u e n t o s
e) .-Cancelación de l a s c u e n t a s p o r
cobrar incobrables
o
6?
C. ¿Ii-ULO TERCERO.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A
LA REVISION DE L\S CUENTIS POR COBRAR.
1. -Relación de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r para su inspección,
2. -Investigación y revisión de 1-\q v e n t a s
a cródito y s u s a u x i l i a r e s
3. - E f e c t i v o i n g r e s a d o por cobro de l a s —
v e n t a s a crédito.
7
74
'/(
4. -Análisis p o r antigüedad de s a l d o s
JVi
5. - C o n f i r m a c i o n e s
79
_
6. - C o n t r o l l e l a s c o n f i r m a c i o n e s
a ) . - T i p o s de s a l v e d a d d e n t r o d e l
dictamen
7. - T r a t a m i e n t o de l a s cuenta» c i n c e l a das c o b r a d a s .
a ) . - A s p e c t o f i s c a l de l a s c u e n t a s -~
canceladas cobradas.
CAPITULO CUARTO.
Sugerencias a l control
86
9C
°'
97
interno.
1. -Políticas s e g u i d a s para
créditos
autorizar
.
2. - D i s t i n t a s formas p a r a e f o c t i u r c o b r o s
a ) . - C a r t a s sobre c o b r a n z a s
3. - V i g i l a n c i a sobre e l c o n t r o l do l o s —
créditos p e n d i e n t e s .
4. - A c t i t u d do l o s c o b r a d o r e s '.ntc l o o —
clientes
Bibliografía.
9"
r
101
104
119
12]
124
Número y página en que se enciuliáronl a s formas u t i l i z a d a s
en e l d e p a r t a —
mentó.
No.de J.\'i(
F-l
F-2
FACTURAS
NOTA DE CREDITO
25
26
F-3
P-4
F-5
F-6
NOTA DE CARGO
TARJETA A U Q L I A R DE CLIENTES EN CONTAB.
ESTADO DE COBRO
REG. DE DOCTOR POR COBRAR'
27
28
^}
30
F-7
F-8
F-9
F-10
REG. DE CU^NT\S POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR
TALONARIO DE PAGOS PARCIALES
CONTROL DE CUENTAS CANCELADAS
P-ll
F-l2
VALORES RECIBIDOS l'OR CORREO
REPORTE DE COBRANZAS
r-13
F-14-
CONTROL CUENTAS VENCIDAS NO COBRAD\S
LETRAS D i CAMBIO Y PAGARAS
T
31
32
33
3'l
3b
36
36-A
CAPITULO PRIMERO
1 *-CONCEPTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
"Las c u e n t a s por c o b r a r comprenden e n —
g e n e r a l t o d o s l o s derechos de cobro que so p r e - —
s e n t a n en l o s l i b r o s o en e l b a l a n c e b a j o d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologías; se r e f i e r e —
en g e n e r a l a l a representación f i n a n c i e r a p o r l o c u a l se a d q u i e r e e l derecho legítimo de r e c i b i r —
e f e c t i v o u o t r a c l a s e de b i e n e s o s e r v i c i o s " . ( 1 )
" E . L . K o h l e r expone en s u l i b r o do A u d i toría introducción a l a práctica de l a contaduría
pública l o s i g u i e n t e : l a s c u e n t a s p o r c o b r a r r e —
p r e s e n t a n c a n t i d a d e s a c a r g o de c l i e n t e s , a d e l a n t o s a f u n c i o n a r i o s y empleados y o t r o 3 t i p o s d o —
i n t a n g i b l e s que pueden c o n s i d e r a r s e en p r o c e s o do
cobro y que se mantienen imicainonte con ese o b j o ~
t o . L a s c u e n t a s p o r c o b r a r a l c a n z a n muchas f o r
mas como s o n : c u e n t a s a b i e r t a s , documentos, acept a c i o n e s , r e c l a m a c i o n e s , y p l a n e s do pago a p í a —
zos cuyo o r i g e n es un c o n v e n i o o r a l o e s c r i t o ,
o r d e n de compra o c o n t r a t o , v e n t a s en t r u n o ! t o
(C.O.D.),préstamos,devoluciones de m a t e r i a l o s ap r o v e e d o r e s o sobre c a r g o de l o a m i s m o s , o t e . E n —
cada caso se e s p e r a r e c i b i r c v e n t u a l m o n t e o f o c t l
vo o b i e n e s p o r una c a n t i d a d i g u a l a l monto de-l a deuda d e d u c i d a en muchas o p e r a c i o n e s de v e n t a
de un p o s i b l e d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago y a m e —
nudo e x i s t e l a p o s i b i l i d a d de o t r a s c o n c e s i o n e s . "
(2)
" K e s t e r c i t a c i e r t o s t i p o s de opera
c i o n e s que se efectúan en d i v e r s o s n e g o c i o s l o s —
c u a l e s l o s c o n s i d e r a como Cuentas p o r C o b r a r ;
(1) Ruíz y Prieto.Auditoría Práctica.Pág.209.
Q u i n t a Edición.México.Banca y Comercio.1962*
(2) E.L.Kohler.Auditoría. Pág.241.Tercera Edición
México.Editorial Diana S.A. 1964.
1. -Depósitos p a r a r e s p o n d e r a daños y p e r j u i c i o s p a r a g a r a n t i z a r e l pago de g a s t o s a l a buena fé en e l c u m p l i m i e n t o de
un c o n t r a t o .
2. - A n t i c i p o s a compañías s u b s i d i a r i a s y aempleados a c u e n t a de s a l a r i o s y g a s t o s
3. - R e c l a m a c i o n e s a a c r e e d o r e s p o r m e r c a n —
cías dañadas o d e v u e l t a s .
4. - R e c l a m a c i o n e s a p o r t e a d o r e s o a g e n c i a s de t r a n s p o r t e s p o r mercancías p o r d i d a s o averiados.
5. - R e c l a m a c i o n e s o departamentos u o f i o i —
ñas g u b e r n a m e n t a l e s p o r d e s c u o n t o s y —
concesiones percibidas*
6. - R e c l a m a c i o n e s a f u n c i o n a r i o s do l a e m —
preso por d e s f a l c o s o n e g l i g e n c i a s .
7. - R e c l a m a c i o n e s a c l i e n t o s p o r d o v a l u
ciónde envases".(3)
Las a n t e r i o r e s e x p l i c a c i o n e s son l o s —
d i s t i n t o s c o n c e p t o s que v a r i o s a u t o r e s t i e n e n
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r desde s u punto de v i s i ta propio.
P o r l o que se r e f i e r e a l concepto q u e —
t i e n e n de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r Luís Ruíz de Velázco y A l e j a n d r o P r i e t o C.P.T., l o c o n s i d e r o e l más a c e p t a b l e , ya que a l r e f e r i r s e a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r e s p e c i f i c a n que deben p r e s e n t o r s o b a j o
d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologías.
(3)A.Patón U. PH.C.P.T.-Manual d e l Contador.Pág.
#245.Primera Reimpresión.Méxíoo.Uteha.1947.
En cuanto a l concepto que t i e n e n Iíohlor
y K e s t e r de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , después de —
mencionar l a s o p e r a c i o n e s que c o n s i d e r a n como t a l e s , no h a c e n una separación adecuada para s u p r e
sentación en e l b a l a n c e .
Desde mi punto de v i s t a p e r s o n a l , e x p o n go que l a s c u e n t a s p o r c o b r a r son t o d a s a q u o l l n s que r e p r e s e n t a n t o d o s l o s d e r e c h o s de cobro "i
f a v o r de l a e m p r e s a , p r o v e n i e n t e s o no de sus oper a c i o n e s normales y que se e s p e r a serán r e c u p e r a das en e f e c t i v o , b i e n e s o s e r v i c i o s ya seo que —
estén r e p r e s e n t a d a s o no p o r títulos de crédito.
2.-ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
E l o r i g e n de una Cuenta p o r C o b r a r e n —
su forma más común empezará desdé o l momento on que se efectúe una v e n t a a crédito, 30 p r e s t o uns e r v i c i o p e n d i e n t e de c o b r o , e t c .
E l propósito en cuanto a l a e x l o t o n c i a de una cuenta p o r c o b r a r será s u i n m e d i a t a c o n v o r
sión en e f e c t i v o .
"~
"Por l o que se r e f i e r e a l renglón de —
v e n t a s nos i n t e r e s a n l a s e f e c t u a d a s a crédito
que s o n l a s que darán o r i g e n a una cuenta p o r c o brar.
P o r l o g e n e r a l l a mayoría do l o s g r a n —
des n e g o c i o s t i e n e n n e c e s i d a d de vender a crédito
sus p r o d u c t o s , y a s e a p o r f a b r i c a d o s en g r a n o s —
c a l a o p o r encontrarse^bástente c o n c u r r i d o e l mcr
cado de l o s mismos artículos que f a b r i c a n , o r i g i —
nándose también p o r e s t a situación que se p r e s e n t e una c u e n t a p o r c o b r a r .
C l a r o está que con una política de v e n t a s a crédito i m p l a n t a d a , se presentarán sitúa
c i o n e s d i f e r e n t e s ; de e s t a s s i t u a c i o n e s e n c o n t r a mos que unas reportarán v e n t a j a s y o t r a s d e s v o n —
tajas.
las
E n t r e l a s v e n t a j a s podemos m e n c i o n a r
siguientes:
—
a) . - P e r m i t e un mayor volumen de v e n t a s ,
aumentando p o r c o n s i g u i e n t e l a o b —
tención de u t i l i d a d e s ,
b) . - F a c i l i d a d p a r a r o d e a r s e do una
c l i e n t e l a e s t a b l e y nó únicamente c l i e n t e s eventuales.
las
Dentro
siguientes:
de l a s d e s v e n t a j a s podemos c i t a *
o).-Una mala política de crédito o s t a —
b l e c i d a p o r l a Administración do l a
empresa puede a veces r e s p o n s a b i l i z a r l a de un p e l i g r o s o p a d o c l m i o n t o de l o s n e g o c i o s , c o n o c i d o con o l —
nombre de sobre inversión do o u o n —
tas por cobrar,
b) . - E l e f e c t i v o no se o b t i e n e s i n o h a s t a después de consumarse l a v e n t a , dificultando asi l a disponibilidadde f o n d o s .
c) .-Ocasiona pérdida,originada p o r cuen
tas incobrables.
O t r o o r i g e n de una c u e n t a p o r c o b r a r l o
podemos e n c o n t r a r p o r o p e r a c i o n e s p r o v e n i e n t e s de
s e r v i c i o s , aquí l a s cuentas p o r c o b r a r están r e —
presentadas p r i n c i p a l m e n t e por l o s cargos a s u s —
c l i e n t e s c o n m o t i v o d e l s e r v i c i o que p r e s t a n ; e n cuanto a l o s s e r v i c i o s p o r a l q u i l e r e s podemos nion
c i o n a r l o s n e g o c i o s que tengan como p r i n c i p a l obj e t i v o e l a l q u i l e r de b i e n e s mueblas o i n m u e b l e s ,
aquí aparecerán l a s cuentos p o r c o b r a r cuando s e haga e l cargo a l c l i e n i e p o r a l q u i l e r e s v e n c i d o s .
P o r o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d o l —
g i r o d e l n e g o c i o , un o r i g e n de una cuenta p o r c o b r a r aparecerá cuando se f i r m a n títulos de crédit o ( l e t r a de cambio,pagaré)pagaderos a p l a z o s .
También se c o n s i d e r a o t r o o r i g e n de una
c u e n t a p o r c o b r a r a q u e l l o s c a r g o s a f a v o r de l a —
empresa r e p r e s e n t a d o s p o r adeudos no o r i g i n a d o s —
p o r o p e r a c i o n e s de compra-venta o b j e t o d o l nego-tc i o como a .continuación se i n d i c a :
1. -Préstamos a empleados y f u n c i o n a r i o s
2. - A n t i c i p o a p r o v e e d o r e s
3. - A n t i c i p o s a cuenta de c o m i s i o n e s
4-. - R e c l a m a c i o n e s p e n d i e n t e s
5.-Depósito de garantía. (4)
Todos l o s orígenes de l ; i u c u e n t a s p o r —
cobrar explicados anteriormente,los considero
aceptables y por e s t a r correctamente b i e n f u n d a —
dos s u s orígenes, de acuerdo con l o s o p e r a c i o n e s —
r e a l i z a d a s que d i e r o n l u g a r a su aparición c o m o —
una c u e n t a p o r c o b r a r .
También c o n s i d e r o c o r r e c t a l a separación
que se h i z o de l 3 s c u e n t a s p o r c o b r a r dividiéndol a s en g r u p o s , tomando en c u e n t a l a s quo están —
r e s p a l d a d a s p o r títulos de créditos de a q u e l l a s —
(4-)Vela Ramón B a l d o m e r o . T e s i s . B r e v e E s t u d i o de l a
Auditoría de Cuentas p o r C o b r a r . Pág,//s. 8-9-10,
M o n t e r r e y N.L.1965.
que no l o están, separando l a s c u e n t a s que no p r o
v i e n e n de o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d e l g i r o —
d e l n e g o c i o agrupándolas en e l renglón de Deudores
Diversos.
3.-CARACTERISTICAS
COBRAR.
ESPECIALES DE LAS CUENTAS POR
"Por l o que se r e f i e r e a l a s c a r a c t e
rísticas e s p e c i a l e s que t i e n e n l a s c u e n t a s p o r —
c o b r a r se pueden mencionar l a s s i g u i e n t e s ; :
a) .-Las c u e n t a s p o r c o b r a r nparucoránen e l b i l a n c e g e n e r a l d o n t r o d e l —
grupo d e l a c t i v o c i r c u l a n t e ( s i e i a p r e y cuando s u v e n c i m i e n t o sea —
menor o un año), y no c i r c u l a n t e —
(cuando su v e n c i m i e n t o sea m a y o r —
de un año).
b) .-Se c o n s i d e r a i n d i s p e n s a b l e l o p r o —
sentación de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s e p a r a d a s en e l b a l a noo, 1 a a que —
p r o v i e n e n de v e n t a s d o n t r o d e l g i r o
de l a s o p e r a c i o n e s d e l n e g o c i o , doa q u e l l a s c u e n t a s que no t u v i e r o n —
este origen.
c) .-Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r
no p r o v e n i e n t e s de v e n t a s , s o l o
pueden c l a s i f i c a r s e como a c t i v o c i r
c u l a n t e , s i s u recuperación en e f e c t i v o u otros bienes o s e r v i c i o s hade r e a l i z a r s e d e n t r o d e l s i g u i e n t o c i c l o normal de o p e r a c i o n e s d e l neg o c i o , y e s t e no e3 mayor a un año.
d) . - S o l o deben a p a r e c e r en e l b a l a n c e —
l o s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r
7
^Sg>«**
1 ^ qiio
—
v a l u a d o s sobre l a base de ^ ^ ¿ r de
r a z o n a b l e m e n t e se e s p e r a
bienes
e l l o s en e f e c t i v o o en o'troto servicios,
den a e r ~
e ) . - L a s c u e n t a s p o r c o b r a r puo
f i n a n c i a d a s con f a c i l i d a d ,('>)
, , .
A continuación menciono t r e s r e n g l ^ n e s d e l b a l a n c e en l o s c u a l e s a p a r e c e n e n u n c i a d a s l a s
cuentas por c o b r a r .
1. - C l i e n t e s .
2. -Documentos p o r C o b r a r .
3--Deudores D i v e r s o s . •
Las c u e n t a s p o r c o b r a r en l o s r o n ^ U m o u
ae c l i e n t e s y documentos p o r c o b r a r t i e n e n l a
característica e s p a c i a l de que pueden s e r n e g o c i a
b i e s o de f i n a n c i a r s e para l a adquisición de ofuo
t i v o p o r p a r t e de l a emprosn que r e a l i c e l a s oper a c i o n e s de negociación o f inanciomioiitü¡o,
E l f i n a n c i a m i e n t o do l a s c u e n t a s p o r —
c o b r a r se efectuará siempre y cuando estén résped
dadas c o n l a documentación n e c e s a r i a ( como s o n : - f a c t u r a , p a g a r e , l e t r a de cambio) que 30a s o l i c i t a
da p o r l a institución que se dedique en una de -sus a c t i v i d a d e s a f i n a n c i a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r .
Analizando l o s t r e s renglones d e l balan
ce i n d i c a d o s a n t e r i o r m e n t e , en l o s c u a l e s a p a r o - cen l a s c u e n t a s p o r cobrar,puedo d e c i r que:;
( 5 ) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públicos A.C.
Comisión de P r o c e d i m i e n t o s do Auditoría.Bolo-tín No. 6.Pag.108
s
1. - C l i e n t e s , es e l s a l d o que aparece
—
en l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , que —
indicará que p r o v i e n e n de adeudos en cuenta ce
r r i e n t e p o r o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s a crédito,sin—
haber de p o r medio documentos f i r m a d o s p o r d i c h o s c l i e n t e s . D e n t r o de e s t e renglón podemos m e n c i o n a r
l a s v e n t a s a crédito s i n documentos,prestación deservicios.
2. -Documentos por c o b r a r ; e l o r i g e n douno o v a r i o s documentos, será p o r o p e r a c i o n e s ofoe
t u a d a s o crédito que sean d e l g i r o p r o p i o d e l n c —
gocio.
En e s t e renglón d e l b a l a n c e apareceránt o d a s l a s . c u e n t a s p o r c o b r a r r e s p a l d a d a s con títul o s de crédito f i r m a d o s - l e t r a do cambio, pngnrépor l a p e r s o n a o institución que l o tenga que p a —
g a r a su v e n c i m i e n t o .
E s t o s documentos se llevarán c o n t r o l a —
dos en un r e g i s t r o e s p e c i a l l l a m a d o de dooumontoop o r c o b r a r , e n e l c u a l se irán a p r e c i a n d o I o n v e n —
c i m i e n t o s de l o s documentos, para p r e s e n t a r l o s a —
su cobro..
E l s a l d o que aparecerá en e l renglón
de c u e n t a s p o r c o b r a r , indicará que son o p e r a c i o —
nes e f e c t u a d a s a crédito, comprobadas con uno o —
v a r i o s documentos f i r m a d o s .
3. -Deudores D i v e r s o s . - E l s a l d o de cuent a s p o r c o b r a r que aparece
en e s t e renglón, l a
mayor p a r t e de l a s v e c e s estará formado p o r c a n t i dades c a r g a d a s , ya sea p o r préstamo a f u n c i o n a r l o s
y empleados, a n t i c i p o de s u e l d o s , r e c l a m a c i o n e s —
p e n d i e n t e s , e t c . , p e r o que no son o r i g i n a d a s p o r e l g i r o propio d e l negocio.
E l s a l d o que aparece en l o s ^ l i b r o s dec o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , nos indicará que s o n ~ adeudos no o r i g i n a d o s p o r o p e r a c i o n e s nórmalos
del g i r o propio d e l negocio.
MANEJO Y VIGILANCIA LE LA DOCUMENTACION -JUI0 Rl i> Q
PALDAN LAS CUENTAS POR COBRAR.
"Es costumbre y como medida de s e g u r i —
dad p a r a una empresa, g u a r d a r en s u poder h a s t a —
que se efectúen l o s c o b r o s , l a s f a c t u r a s o d o e u —
montos f i r m a d o s p o r l o s c l i e n t e s .
Una buena medida adoptada para e l m a —
n e j o y v i g i l a n c i a de l a documentación que r e s p a l da l a s c u e n t a s p o r robrar, debe p r o v e e r
procedí—
m i e n t e s adecuados, a f i n de que t o d o s y cada unode l o s c a r g o s en l a s c u e n t o s de l o o c l i e n t e s pond i e n t e s p o r c o b r a r , estén r e s p a l d a d o p o r l a documentación que a l mismo tiempo que f a c i l i t o I o n —
a c t i v i d a d e s de c o b r o , pruebe l a e x i s t e n c i a d e l —
adeudo a cargo d e l c l i e n t e .
Generalmente un departamento do crédit o y c o b r a n z a s debe de l l e n a r dos r e q u i s i t o s do l o s más e s e n c i a l e s .
l o . - C u s t o d i a de l o s documentos quo ro£
paldan l o s saldos.
2o.-Empleo de l o s documentos e x p e d i d o s
p a r a r e a l i z a r l a s g e s t i o n e s de c o b r a n z a s en l a s f e c h a s d o v e n c i m i o n t o de l o s r e s p e c t i v o s adeudos.(6)
En cuanto a l a manera más p r e c i s a y —
(6)Ruíz y P r i e t o . Op.'Cit.Auditofía Práctica«Pá/>.-No.20.
•
u
e f e c t i v a p a r a o b t e n e r un buen manejo y v i g i l a n c i a
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , en mi opinión e s t o dependerá d e l grado de e f i c i e n c i a c o n que so h a y a —
establecido e l control interno.
P o r l o t o n t o , c o n s i e r o que d e n t r o deun s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o , l o s
puntos más i m p o r t a n t e s a e f e c t u a r s e serán: un r e g i s t r o de c u e n t a s o documentos p o r c o b r a r para —
e s t a r p e n d i e n t e de l o s documentos a su v e n c i m i e n t o | p a r a p r e s e n t a r l o s a su c o b r o . Debe o p t a r s e —
por i m p l a n t a r un r e g i s + o o a r a e l c o n t r o l de l o s documentos d e s c o n t a d o que -muestre e l p a s i v o de—>c o n t i n g e n c i a . Periódicamente se procederá a r e
v i s a r l o s s a l d o s no cobrados de documentos. P a r a l a cancelación de l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s doberáe x i s t i r un empleado encargado de e s t a a c t i v i d a d . E l empleado encargado d e l manejo de l a s c u e n t a s —
p o r c o b r a r no debe t e n e r a c c e s o a l o s l i b r o s geno
r a l e s de l a empresa n i a l o s r e g i s t r o s de c a j a . """
Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r —
deben de g u a r d a r s e b a j o l l a v e en un a r c h i v e r o por
un empleado de confianza.Deberán e n c o n t r a r s e o n —
poder d e l abogado l a s cuentas p o r c o b r a r que como
r e s u l t a d o de l a m o r o s i d a d de l o o c l i e n t e s so 0111—
prendan j u i c i o s en su c o n t r a . P a r a l a s c u e n t a s —
v e n c i d a s no pagadas p o r l o s c l i e n t e s se r e g i s t r a rán en un c o n t r o l e s p e c i a l . L o s c o b r a d o r e s d e b o —
rán e f e c t u a r s u s cobros mediante r e l a c i o n e s de —
c l i e n t e s que se l e entregarán d i a r i a m e n t e . E n e l —
d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d deberán e x i s t i r I o s empleados n e c e s a r i o s encargados de o p e r a r l a s t a r
j e t a s a u x i l i e r o s de c l i e n t e s para un c o n t r o l máse f e c t i v o , deberán e s t a r c o l o c a d a s en l o s t a r j e t e ros p o r zonas y p o r orden alfabético.
Después de e n u n c i a r e s t o s puntos do —
c o n t r o l i n t e r n o , p a r a l o v i g i l a n c i a y manejo de l a
documentación que r e s p a l d a
se puede d e c i r que s o n l o s
más n e c e s a r i o s a t r a t a r en
s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o
por cebr-¡r.
l a s cuentas por cobrar,
puntos p r i n c i p a l e s y
l a inplantación de un
aplicado a l a s eucntas-
5.-ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES.
En l a a c t u a l i d a d y en v i s t a d e l d e s a —
r r o l l o que han t e n i d o l o s n e g o c i o s , se ha v i s t o —
que es t o t a l m e n t e impráctico t r a t a r de vender a l c o n t a d o , y como c o n s e c u e n c i a de l o a n t e r i o r se ha
c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o v e n d e r a crédito.
Es lógico p e n s a r que de l a s v e n t a s ofoo
t u a d a s do e s t a manera, a l g u n a s c u e n t a s no v a n a , s e r c o b r a d a s d e b i d o a m u l t i t u d de c i r c u n s t a n c i a s como son p o r muerte, mala f ó, desaparición, o t e ,
y, en c o n s e c u e n c i a , l a empresa a l t e n e r o o n o c i
miento de ésto tendrá que i r estimando l a s f u t u —
r a s pérdidas en c o b r o s de crédito.
Desde l u e g o l a s pérdidas en oobro d o —
crédito podrán aumentar o d i s m i n u i r d e p e n d i e n d o —
d e l t i p o o c l a s e de empresa de que se t r a t e .
A p a r t e de p r e v e r l a pérdida en f u t u r o s
c o b r o s de créditos o t r o o b j e t o de e s t a estimación
es e l de no c a n c e l a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r que
se c o n s i d e r a n de dudosa recuperación, ya que s i —
f i n a n c i e r a m e n t e se t i e n e n bases para pensar q u o —
una c u e n t a es de dudoso recuperación, cabe l a pos i b i l i d a d de que no se tengo l a c e r t e z a s u f i c i e n te para c a n c e l a r l a .
E s t a estimación abarcará no s o l a m e n t e —
l a s pérdidas que se e s t i m e n en c u e n t a s de c l i e n t e s
s i n o también do o t r a s cuyo o r i g e n sea d i f e r e n t e a éstas, tomando en cuenta que pueden p e r d e r s e créditos en r e c l a m a c i o n e s por f l o t e s , préstaraosa f u n c i o n a r i o s y empleados, e t c . , y en consecuen
c i a , d i c h a estimación deberá a b a r c a r tedas l a s —
c u e n t a s p o r c o b r a r s u j e t a s a l r i e s g o de p e r d e r s e .
La c u e n t a l l a m a d a Estimación para Cu en
tos i n c o b r a b l e s es de n a t u r a l e z a a c r e e d o r a , y —
a n t e s de 1965 nos v a l i a m o s de e l l a para p r e v e r l a pérdida p o r créditos, r e s p a l d a d o s por dooumen
t o s y c u e n t a s p o r c o b r a r a f a v o r do una empresa.
Se p r e s e n t a en e l b a l a n c e d e d u c i d a —
d e l renglón de Cuentas p o r C o b r a r ; a n t e r i o r m e n t e
se i n c r e m e n t a b a de una manera p e r s o n a l p o r l o s —
f u n c i o n a r i o s de l a empresa, f i j a n d o un p o r c e n t a j e o estimación sobro X base, y c o n s i d e r a n d o
p a r a t a l estimación l a s e x p e r i e n c i a s de años a n t e r i o r e s , o s i se carecía do éstas, l a s o x p o r i o n
c i a s de empresas s i m i l a r e s en e l ramo. Cuando so
f i j a b a n p o r c e n t a j e s , e l e s t u d i o n e c e s a r i o para —
c a l c u l a r l o s , e s t a b a basado en métodos eotadíoti—
eos que permitián d e t e r m i n a r l o s do l a mejor f o r ma p o s i b l e .
También se i n c r e m e n t a b a después de —
haber o b t e n i d o l o s r e s u l t a d o s buscados, habiendo
hecho un e s t u d i o d e t a l l a d o do l a s c u e n t a s que —
forman e l r u b r o de c u e n t a s p o r c o b r a r . Dicho e s t u d i o puede h a c e r s e de todos l a s cuentas que
sean s i g n i f i c a t i v a s en e l s a l d o , o que su i n t i —
guedad a m e r i t e un e s t u d i o e s p e c i a l .
P e r o de acuerdo con l a Ley d e l Impuon_
t o sobre l a Renta que entró en v i g o r e l p r i m o r o de enero de 1965, l o s c o n t r i b u y e n t e s para o f o c —
t o s f i s c a l e s , no deberán c o n s t i t u i r r e s e r v a s
p a r a p e r d i d a s p o r créditos i n c o b r a b l e s , según l o
d i s p o n e e l artículo décimo t r a n s i t o r i o d e l r a e n —
c i c n o d o ordenamiento.
La Ley en su artículo décime. t r a n s i t e ^
r i o e n u n c i a : a p a r t i r de l a f e c h a de v i g e n c i a de
e s t a l e y , nu se constituirán r e s e r v a s para p e r —
d i d o s de cobro en créditos. L a s pérdidas p o r eré
d i t o s i n c o b r a b l e s se aplicarán c o n t r a l a s r e s e r vas c o n s t i t u i d a s con a n t e r i o r i d a d , y cuando é o —
t a s f u e r e n i n s u f i c i e n t e s se observará l o d i s $ u e e
t o en éste ordenamiento.
Como podemos darnos c u e n t a , Ja boy —
d e l Impuesto sobre l a Renta ya no a c e p t a es Limac i o n e s como a n t e r i o r m e n t e se venían e f e c t u a n d o . P a r a una mayor información, en vil capítulo I I se
d e t a l l a en forma más a m p l i a e l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e P o r l o q„.e se r e f i e r e a l a estimación p a r a
cuentas i n c o b r a b l e s .
6.-FINANCIAMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
En n u e s t r o país, e l f i n a n c l n r a l o n t o —
de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r es poco u s u a l , s o b r e todo en a q u e l l a s que no están r e s p a l d a d a s p o r —
títulos de crédito.
E l f i n a n c i a m i e n t o que más so u t i l i z o en l a s empresas e x i s t e n t e s es e l desouento do —
documentos en una institución de crédito; es dec i r , m e d i a n t e l a autorización de l a a u t o r i d a d cora.''
pétente de una institución b a n c a r i a , s e puedo do£
c o n t a r un documento en l a línea de crédito que tengo a u t o r i z a d a un c u e n t a h a b i e n t e de un b a n c o ; se descontará e l documento y e l banco entregaráe l e f e c t i v o a l b e n e f i c i a r i o d e l mismo, deducían-
dolé l o s i n t e r e s e s p o r e l tiempo que l o hayan
a c e p t a d o . E s t a a c t i v i d a d se r e a l i z a p o r l o gener a l , p a r a a l l e g a r s e fondos p a r a h a c e r f r e n t e a —
adeudos exigidos,también para h a c e r depósitos en
l o s bancos y c u b r i r s e b r e g i r o s en una c u e n t a decheques, p o r a p a g a r documentos v e n c i d o s , e t c .
E l f i n a n c i a m i e n t o de un documento des
contado será p o r e l tiempo que l o a u t o r i c e n e n —
e l banco, y a s u v e n c i m i e n t o l o presentará p a r n s u c o b r o a l a p e r s o n a que e s t o cargado d i c h o documento.
..
"Otra forma de f i n a n c i a r l a s c u o n t a s p o r c o b r a r , aunque menos u s u a l que l a a n t e r i o r —
d e s c r i t a , es e l l l a m a d o F i n a n c i a m i e n t o de c u o n —
tas por cobrar abiertas.
C o n s i s t e en f i r m a r un c o n v e n i o con
una compañía f i n a n c i e r a para a d e l a n t a r fondos —
c o n t r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r p o r un período dot e r m i n a d o , g e n e r a l m e n t e un año, con uno cláusula
en que se p r e v i e n e que e l c o n t r a t o puede t e r m i —
n o r s e p r e v i o a v i s o e s c r i t o , ya sea de l a n e g o c i a
c i e n o de l a compañía f i n a n c i e r a con s e i s meneado anticipación o l a f e c h a de terminación e s t a —
b l e c i d a en e l c o n t r a t o . E l c o n t r a t o e s t i p u l a e l p o r c e n t a j e de l a s c u e n t a s que adelantará l a compañía.
La t a s a varía de 75 a 30f dependiendo
de l a c a l i d a d de l a s c u e n t a s y de s u monto medio,
a s i como de l a posición f i n a n c i e r a do l a n e g o c i a
ción, una t a s a de 80$ es l o n o r m a l .
*~
0
E l f i n a n c i a m i e n t o se efectúa sobre l n
base de s i n notificación, e s t o e s , a l c l i e n t e do
l a negociación no se l e i n f o r m a que su c u e n t a ha
s i d o t r a s p a s a d a a una compañía f i n a n c i e r a . La no
gociación efectúa l o s c o b r o s y c o n v i e n e en e n t r e
g a r su i m p o r t e en l a forma o l que l o recibió a l a .
compañía f i n a n c i e r a l a c u a l l o s d e p o s i t a . La com
j-oñía f i n a n c i e r o hace a r r e g l o s c o n e l banco paro
u s a r un endose en c l a v e , de modo, que s i l o s cheques son d e v u e l t o s a l o s c u e n t o s éstos no se en
t e r r a l de que sus ouentas han s i d o f i n a n c i a d a s .
E n v i r t u d de que l a c a n t i d a d r e c i b i d o
de l a compañía f i n a n c i e r a a l a f e c h a d e l f i n a n c i a
miento es i n f e r i o r a l i m p o r t e de l a s c u e n t a s p e r
c o b r a r , l a negociación r e t i e n e c i e r t o derecho oproporción s o b r e l a s c u e n t a s , l a c u a l l e es aero
d i t a d a p o r l a compañía f i n a n c i e r a . C u a l e s q u i e r a d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y descuentos r e d u —
cen e l i m p o r t e de e s t a proporción. S i o s t o so —
e x t i n g u e o reduce a una c a n t i d a d que l a compañía
f i n a n c i e r a c o n s i d e r a como a m o r t i g u a d o r 'protector
i n s u f i c i e n t e , l a negociación envía a fique U n u n cheque p o r una suma bástente para c r e a r una p r o tección a c e p t a b l e .
A causa de l a r e s p o n s a b i l i d a d c o n t i n gente que l a negociación asume en e l f i n a n c i a
miento de l a s c u e n t o s p o r c o b r a r a b i e r t a s , l a —
operación es de n a t u r a l e z a s i m i l a r a l d e s c u e n t o de documentos y puede r e g i s t r a r s e en forma ariál_o
ga. Supongamos p o r e j e m p l o que se f i n a n c i a r o n —
$10,000.00 de c u e n t a s p o r c o b r a r y que se l e —
a d e l a n t a r o n a l a negociación $8,000.00 en e f o c t l
v o ; e l a s i e n t o para r e g i s t r a r e l f i n a n c l a m i e n t o sería;
G A J A
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS.
CUENTAS POR COBRAR
TRASPASADAS
$
S,000.00
2,000.00
10,000.00
Supongamos uno devolución o bonificación
de $1,750,00; serían n e c e s a r i o s l o s s i g u i e n t e s —
asientos s
- o DEVOLUCIONES Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS.
1,750.00
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS
1,750.,=
CUENTAS POR COBRAR TRASPASADAS.
1,750.00
CUENTAS POR COBRAR.
1,750.--
No debe h a c e r s e ningún a s i e n t o en e l l i b r o do c a j a p e r l o s c o b r o s sobre c u e n t a s t r a apa —
s o d a s ; óstos no p e r t e n e c e n a l a negociación,Binoque deben r e m i t i r s e a l a compañía f i n a n c i e r a ; a l n cmbargo deben r e g i s t r a r s e en l o s l i b r o s do l a negociación p o r a m o s t r a r l a reducción en l a s c u e n —
t a s p o r c o b r a r t r a s p a s a d a s y en l a r e s p o n s a b i l i —
dad c o n t i n g e n t e . S i se cobro uno cuenta de :||¡2.000.=
con o s i n deducción por d e s c u e n t o , e l a s i e n t o a c o r r e r debe s e r :
CUENTAS POR COBRAR
TRASPASADAS.
CUENTAS POR COBRAR.
2,000.00
2,000.=
Suponiendo que 30 h i z o un d e s c u e n t o d e —
$ 400.00, se r e q u i e r e e l s i g u i e n t e a s i e n t o a d i —
c i erial;
DESCUENTO SOBRE VENTAS
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS"(7)
400,00
400.00
( 7 ) P i n n e y M i l l e r . C u r s o do C o n t a b i l i d a d
Intermedia.
Tomo I.-Segunda Edición.-1967.-México.Pág.//211'.
21a.UTEHA.
CAPITULO SEGUNDO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
1.-FLUJO DE FORMAS.
En t o d a s l a s empresas se t i e n e n a d a p t a das un s i n número de formas de a c u e r d o a l a s n e c e s i d a d e s d e l g i r o p r o p i o - d e l n e g o c i o a que se d e d i que, éstas p r o p o r c i o n a n a l a v e z un c o n t r o l más —
e x a c t o en c u a n t o a l a s o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s e n —
c u a l q u i e r d e p a r t a m e n t o . Y es de suponerse que e s —
t a s formas t i e n e n un m o v i m i e n t o c o n s t a n t e d e n t r o —
de l a empresa a l c u a l se l e d e s i g n a con e l nombrede FLUJO DE P0R1VI/VS.
E l p r e s e n t e f l u j o de formas a l que m o —
e s t o y r e f i r i e n d o , está adaptado a una empresa c u —
ya p r i n c i p a l a c t i v i d a d está d i r i g i d a a e f e c t u a r —
v e n t o s a crédito, y t i e n e un s u p u e s t o nombre do —
"LA NACIONAL".
P a r a poder o p e r a r c o n c e d i e n d o créditos,
l a empresa t i e n e c r e a d o un d e p a r t a m e n t o de e r é — —
d i t o y c o b r n z a s , en e l c u a l ha e s t a b l e c i d o un —
c o n t r o l i n t e r n o adaptado a sus n e c e s i d a d e s y as.fc u i d a r en e s t a forma l o s a c t i v o s de l a empresa
p r o p o r c i o n a n d o información o p o r t u n o y v o r a z .
a
L a explicación que a continuación v o y a e f e c t u a r t i e n e por objeto dar a conocer e l
f l u j o que t i e n e n l a s formas en l o s d e p a r t a m e n t o s de a c u e r d o con e l número de empleados e x i s t e n t e s .
Comenzará en e l i n s t a n t e en que un
c l i e n t e se p r e s e n t e en e l departamento de v e n t a s a comprar a crédito c u a l q u i e r a r t i c u l o ; en e l dep a r t a m e n t o de v e n t a s formularán una f a c t u r a c o n —
s e i s c o p i a s y enviarán de i n m e d i a t o a l d e p a r t a
mentó de crédito e l o r i g i n a r o n t r e s c o p i a s .
En e l Departamento de crédito p r o c e d e rán a h a c e r una s e r i e de i n v e s t i g a c i o n e s a n t e a
cío a u t o r i z a r un crédito; e s t a s i n v e s t i g a c i o n e s consistirán en r e v i s a r e l e x p e d i e n t e d e l c l i e n t e
si
s que l o hay •', a o r d e n a r que l o i n v s t i g u o n
s i es que no se t i e n e e x p e d i e n t e a l g u n o de él.
En caso de que se a u t o r i z a r ; e l crédito,
se enviará una c u p i a a u t o r i z a d a a l de p a r t a raen bode v e n t a s , o t r a a l departamento de e o n b a b i l i d a d y e l original
y una c o p i a se quedarán en d e l de
p a r t a m e n t o de crédito.
E l departamento de v e n t a s como hará l a f a c t u r o c o n s e i s c o p i a s , enviará una a l almacény dos a l departamento de empaque y embarque, doéste d e p a r t a m e n t o enviarán una c o p i a de 1.a f o c t u
r a a l c l i e n t e a l momento de e n v i a r l a mercancíaT
S i p o r a l g u n a c i r c u n s t a n c i a no oo a u t o r i z o un crédito s o l i c i t a d o , l a f a c t u r a o n v l ida a l departamento de crédito c o n t r e s copias,sorád e v u e l t a a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s con un 30II0que indicará que ha s i d o NEGADO.
A continuación explicaré e l f l u j o de
l a f a c t u r a p o r medio de una gráfica.
—
20.-
Credito
y
íCobranzas
C o n t r i b u i d id
n-r
Ventos
Foct.
31
Almacén
Empaque
y
Embarque
GRAFICA N o . l FLUJO DE LAS FACTURAS.
FLUJO POR COBROS,-Por l o que se r e f i e r e a i f l u j o de formas para e f e c t u a r c o b r o s l o puedoe x p l i c a r en l n forma s i g u i e n t e :
E n e l departamento de crédito e x i s t e n om
p l e o d o s e n c a r g a d o s de l l e v a r a l c o r r i e n t e , l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , y a l —
momento de v e n c e r cada c u e n t o éstos i n f o r m a n
oportunamente e n v i a n d o l o s documentos o c u e n t a s —
próximas a v e n c e r , a un empleado para que haga l o s
r e p o r t e s de c o b r a n z a ( f o r m a #12) paro e n t r e g a r l o s a i o t r o día j u n t o con l a s c u e n t a s y documentos-,—
a l c o b r a d o r encargado de h a c e r l a c o b r a n z a en l a zona que l e c o r r e s p o n d a . Hago mención que para —
e f c t o de l l e v a r a cabo una c o b r a n z a mas rápida—
y e f e c t i v a , l a c i u d a d en que se e n c u e n t r a l a e m p r e s a , l a tenemos d i v i d i d a en c u a t r o zona3; p o r —
l o t a n t o según l a zona en donde c o r r e s p o n d a co
b r a r , serán l a s c u e n t a s e n t r e g a d a s a l c o b r a d o r - —
p a r a que se l a s hagan e f e c t i v a s .
t
Una v e z o b t e n i d o e l c o b r o do l a s c u e n t a s
a l f i n a l i z a r e l día, e l c o b r a d o r , ese mismo día-*en l o t a r d e a n t e s de t e r m i n a r s u s l a b o r e s con una
h o r a de anticipación, entregará a l c a j e r o p r e v i o recuento inspeccionado por e l s u p e r v i s o r d e l d e p a r t a m e n t o , t o d o e l e f e c t i v o cobrado y e l Q a j o r o l e firmará de r e c i b i d o en e l r e p o r t e de oobranzas
( c o p i a ) que se quedará en poder d e l c o b r a d o r ,
E l c a j e r o listará t o d o s l o s c o b r o s i n d i v i d u a l e s , e s p e c i f i c a n d o l o s nombres de l o s c l i e n t e s que p a g a r o n s u c u e n t a ; ( c o n dos c o p i a s ) e n v i a rá una de e s t a s c o p i a s a un empleado d e l d e p a r t a mento de crédito, d e s i g n a d o más a d e l a n t e c o n l a - l e t r a A, e l c u a l procederá a h a c e r nota» de crédi
t o ( ^ - 2 ) c o n t r e s c o p i a s , e l o r i g i n a l será e n v i a do a l c l i e n t e , una c o p i a para e l encargado de
l l e v a r e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s , —
o t r a c o p i a p a r a e l encargado de o p e r a r l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en c o n t a b i l i d a d , y
o t r o a l departamento de C a j a .
E l c a j e r o también comprobará ese i n g r e s o
a l mandar a c o n t a b i l i d a d su póliza de i n g r e s o s de_
t a l l a n d o l o s c l i e n t e s que p a g a r o n , para que en —
c o n t a b i l i d a d cerno l l e v a n s i s t e m a de pólizas, de i n m e d i a t o abonarán en cada t a r j e t a a u x i l i a r q u e —
l e l l e v a n a cada c l i e n t e .
P a r a e f e c t o s de una explicación, más comp l e t a véase l a gráfica deseñoda a continuación:
Crédito
y
Cobranzas
l'V./;^
C .'brad .-res
""Clientes
Caja
JBOfiEDAD D£ LA BIBLIOTECA
GRAFICA No. 2.Cobros
Normales.-
LA
JALAPA. VE».
Crédito
y
Cobranzas
Cobradores
Clientes
GRAFICA No. 3.Cobros no e f e c t u a d o s .
S i se p r e s e n t a r a l a situación de un nuevo c a r g o a un c l i e n t e , e l f l u j o de f i r m a s s e r í a —
e l mismo u t i l i z a d o en l a gráfica No. 1.
En caso de que se p r e s e n t a r a l a situación
de que s u r g i e r a una c u e n t a i n c o b r a b l e , e l f l u j o —
de formas será e l mismo que se presentaría en l a gráfica No,3» únicamente que e l c o b r a d o r a l d o v o l
v e r l a c u e n t a p o r c o b r a r a l Depto. de cródito l e ondrá una n o t a de INCOBRABLE, para que ' l o s inves_
t i g a d o r e s d e l departamento i n v e s t i g u e n y una v o z cerciorándose de s u i n c o b r a b i l i d a d , informarán a l
j e f e d e l departamento para que a u t o r i c e l a b a j a de e s a cuenta y se c o n t r o l e como i n c o b r a b l e .
t
^ _
F-l
LA
N A C I O N A L
I n d e p e n d e n c i a No. 64 T e l
Veraerúa, V e r .
Vendido
a
Factura
No.
Fecha
REG.FED. C \US.
UNIDAD
D E S C R I P C I O N
REG.CAM.COMER
l-'roclo
U n i t a r i o TOTAL
|DEPTO. VENTAS AUTORIZACION DEPTO.CRED.
FIRMA DEL JEFE
I.-ORIGINAL - P a r a e l c l i e n t e cuando pague
Dpto.de Crédito
^1.-COPIA
"
" Contabilidad
"1.-COPIA
1.- "
"
" Almacén
1.- »
"
" Embarque
1.- "
C l i e n t e e n v i a d a con l a mere.
•1.- "
P a r a e l Dpto. de V e n t a s .
LA
N A C I O N A L
Núe.Progresivo
NOTA LE CREDITO
Pecha .
Referencia
Su o r d e n No. N t r a . P a c t . N o .
A PAVOR DE:
CON ESTA PECHA HEMOS ACREDITADO A SU APRZCIABLE CUENTA LO SIGUIENTE:
Precio
UNIDAD
D E S C R I P C I O N
CANTIDAD
IMPORTE
Unitario
P o r c o n c e p t o de devolución
T O T A L
HECHA POR
REVISADA
1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto.
1.-Copia-Almacén
AUTORIZADA
1.-Original-Client e
1.-Copia-Contabilidad
AUXILIARES
1 . - C a p i a empleado
ene. de Re. de
C. X C.
T
T
I"
*"
•
T
j± o -L O it .-i i_/
IOTA DE CARGO
CARGO
CON
¿echa:
Referencia:
DE
ESTA
CANTIDAD
FECH¿
;Núm. P r o g r e s ivc
HT'CS
UNIDAD
CARG.OO
CONCEPTO
Por
Y
A
SU
. ^ R ^ I A B L E
DESCRIPCION
DEL
CUENTA
LO
SIGUIENTE:
CARGO
PARCIaL
IEPOET1
c o n c e p t o de f l e t e s
T O T A L
HECHxj.
POR
REVISADA
1.-Original - Cliente
1 . - C o p i a - Depto. Cont.
AUTORIZADA
1 . - C o p i a - Ene. Reg.
1 . - C o p i a - J e f e Dpto.
AUXILIARES
i
N A C I O
N A L
TARJETA AUXILI.-.R DE CLIENTES
. NOMBRE DEL CLIENTE
DOMICII10
ZONA
EECHA
GOi
C 0 N C E ? T 0
L I M I T E DE CREDITO
VENDEDOR
FOLIO
DEBE
HABER
SALDO
L A
N A C I O N A L
P-5
5ST,_ZX) DE COBRO
Se c a r g a n i n t e r e s e s p o r
cuentas vencidas.
m.
LUGAR Y PECHA
LUGAR:
CON ESTA FECHA L E RECORDAOS EL VENCIMIENTO LE SU ./PRECIABLE CUENTA
en
SALDO MES
ANTERIOR
FECHA DEL
PROX. VEITC.
CANTID J)
SALDO
PENDIENTE
O B S E R V A C I O N E S
P °* jí «•
JEFE DEL DEPARTAMENTO
1.-Original - Cliente
1 . - C o p i a - Empleado B.
1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto
LA
N A c i o :•: a I
p-6
REGISTRO DE 1X3 CEMENTOS POR COBRAR
ZONA
PECHA
No.
PECHA
VENC.
VALOR
No. de CLASE DE . i CARGO DE NOMINAL
DOCTO. DOCUMENTO
GASTOS Y OBSERVA
PRO C.PIN. CIONES 1
\
•i
\
LA
N A C I O N A L
REGISTRO DE"CUENTAS POR COBRAR
AÑO DE I<í
ZONA No:
MES DE
PECHA
NUMS.
N 0 M B R E S
CONCEPTO
CTAS.POR
COBRAR
DEBE
PECHA
DE
COBRO
K
OBSERVA '
CIONES
*
F-8
CUENTAS POR COBRAS
ZONA;
LA NACIONAL
VERACRUZ,VER.
CUENTAS POR COBRAR
PECHA
PEB.6/68
NTJM.
DOMICILIO:
A CARGO DE
RECIBIMOS
[POR LOS CONCEPTOS INDICADOS
ABONESE
FORMULO
.1.1.1.-
A LA
CUENTA
REVISO
NUM.
REGISTRO
Original - Cliente
Copia
- Depto. de S e r v i c i o
Copia
- Contabilidad
AUXILIARES
APROBO
PEOPIEDAD DE LA BIBLIOTECA
OS
FACULTAD
LA
DE COMERCIO
JALAI'A. VE.R.
FORMA
RECIEO
ZONA
No.
DE
DE
PAGO
No:
Z
^
TALONARIO
PARA
EFECTUAR
LÜ NACIONAL.
INDEPENDENCIA
VERACRUZ,VER.
o
ü
#
P.AIOS
PAROLALES
ZONA
„
No.
304
FECHA
No:
X
£
CANTIDAD - PAGADA
i-
NOMBRE
Q
APELLIDOS
f
ü
O
DIRECCION
SI
CaMBIO
DE
DIRECCION
CITE
La
UE
TELEF:
DOMIC:
OFNA:
TENGA ACTUALMENTI
E s t e t a l o n a r i o será u t i l i z a d o p o r l o s c l i e n t e s que se p r e s e n t e n p e — - T Í
rió ¿ticamente a h a c e r pagos p a r c i a l e s en e l d e p a r t a m e n t o de crédito y c o b r a n —
zas.
F-10
N A C I O N A L
CONTROL
BRABLES
ALO DE
A N U A L DE L A S C U E N T a S C A N C E L A D A S P O R
INCOCOMPROBADAS
CON L a DOCUMENTACION
NECESARIA.
19
NOMBRE DEL CLIENTE
No. DE
CUENT A
PECHA DE
EXPEDICION
FECHA
T O T A L
3 COPIAS
1 . . - O r i g i n a l -Anexo a l a declaración f i n a l
1.-Copia- C o n t a b i l i d a d
1.Reg.de C t a s . p o r c o b r a r
1.- "
J e f e d e l departamento.
11
DE
VEN CIMIENTO
^
CANTIDAD
OBSERVACIONES
INCOBRABLE
FIRMA D E AUTORIZACION.
35,
> NACIONAL.
IBA CRUZ, VER.
E- No. 11
E E C H A
MES
D I A
A Ñ C
j
jTxiLORES RECIBIDOS POR CORREO.
RE DEL CLIENTE
No.
CHEQUE
—VARIOS
BANCO
(Proced.) (Giro Post.)
OBSERVA
IMPORTE OTONES.
Vo. Bo.
jfe del Depto. de Crédito
¡BIDO POR
RECIBI DOCUMENTOS
APROBACION DE
• DESCUENTOS
L.-Original - Depto. de Crédito y C o b r a n z a s ,
t.-Copia - C a j e r o p a r a i n g r e s a r f o n d o s
REGISTROS A U X I L I A RES.
SUPERVISOR
36.
H i, C I O N A I
P-#
12
F .E C H
A N 0
M E S
D I A
_____—
.
1TB DE
z o m NO:
F A C T U R A
J
:íBTES
NUM.
DESCUENTO
IMPORTE
COBRADO
IMFDRTE
T O T A L E S ;
3ÜKENTOS
RECIBI IMPORTE
COBRADO
CAJERO
RECIBI DOCUMEN APROBAC.DE
TOS DEVUELTOS. DESCUENTOS
COBRANZA
-Original - Depto. Crédito y C o b r a n z a s .
Copia - Cobrador.
•C:?ia - C o n t a b i l i d a d .
OBSERVACION]:l?Cf
L
CONTROL
i
No.
Cta.
NOMBRE
CLIENTE
DI
_x
N A C I O N
CUENTAS Y
SALDO
L.JA3
DEUDOR
1.30
A
DOCUMENTOS
DE
31-60
L.
POR
COBRAR
VENCIDOS
RETRASO
61-90
1
91-120
121-180
180
•
—4
v
,—_
NO
COERADOS
ULTIMO
FECH.-J.
P
,GO
IMPORTE
OBSERVACIONES
b.-FACTURA. La f a c t u r a es un documento que s i r v e , —
p a r a r e s p a l d a r o g a r a n t i z a r l a legítima p r o p i e d a d
de un b i e n .
E n muchas empresas p a r a o t o r g a r un créd i t o ,acostumbran a que e l c l i e n t e debe de „renar
una s o l i c i t u d i m p r e s a en l a c u a l l e hacen una — .
s e r i e de p r e g u n t a s , o l e p i d e n un número de d a t o s
que l o mayor p a r t e de l a s v e c e s r e s u l t a n m o l e s t o s p o r a e l s o l i c i t a n t e , l o c u a l no es recomendó
b l e en v i r t u d de l a a c t u a l c o m p e t e n c i a que p r e v a l e c e en c u a l q u i e r c l a s e de n e g o c i o s . P o r l o —
t a n t o , tomando en consideración l a s s i t u a c i o n e s d e s f a v o r a b l e s c o n e s t e s i s t e m a de s o l i c i t u d e s do
crédito, l o p r e s e n t e empresa ha optado p o r s e g u i r
uno política más a c e r t a d a p a r a c o n c e d e r créditos,
que c o n s i s t e en que a l p r e s e n t a r s e e l d i e n t o n i
d e p a r t a m e n t o de v e n t a s a s o l i c i t a r un p e d i d o , —
de i n m e d i a t o elaborarán una f a c t u r a con s e i s c o p i a s r e m i t i e n d o e l o r i g i n a l con t r e s c o p i a s a l —
d e p a r t a m e n t o de crédito y c o b r a n z a s .
E n e l departamento de crédito t a n p r o n —
t o r e c i b a n una f a c t u r a s o l i c i t a n d o crédito p r o
cederán, s i ' e l s o l i c i t a n t e ya ha s i d o c l i e n t e a n t e r i o r m e n t e , o i n v e s t i g a r e l e x p e d i e n t e que e x i s
t a de él, a h o r a , s i es un c l i e n t e nuevo que no se e n c u e n t r e e x p e d i e n t e a l g u n o de él, se proced£
rá en e l d e p a r t a m e n t o a o r d e n a r a dos i n v e s t i g a d o r e s empleados de l a empresa, i n v e s t i g u e n a l —
s o l i c i t a n t e s i n que éste t a n g a c o n o c i m i e n t o de t a l a c t i v i d a d r e a l i z a d o p o r l o s empleados e n c a r gados de d e s a r r o l l a r e s a l a b o r . En e s t o c a s o , se
pedirá a l c l i e n t e p o r medio d e l departamento dev e n t a s , que se p r e s e n t e en un término de t r o s —
días, en e l l a p s o de l o s c u a l e s resolverán a u t o -
íizar o no e l crédito s o l i c i t a d o .
S i y a e x i s t i e r a e x p e d i e n t e cono u i e n c i o —
né* a n t e r i o r m e n t e , y se t i e n e un h i s t o r i a l c o m e r —
c i a l a c e p t a b l e , e n t o n c e s se procederá de i n m e d i a t o a o t o r g a r e l crédito s o l i c i t a d o , a u t o r i z a n d o —
1 o r i g i n a l y l a s t r e s copias a l jefe d e l d e p a r —
tamento.
E l o r i g i n a l de l a f a c t u r a y una c o p i a —
quedarán en p o d e r d e l departamento mencionado, yuna v e z que e l c l i e n t e t e r m i n e de pagar t o t a l m e n t e s u c u e n t a , se l e e n t r e g a r a e l o r i g i n a l de l a —
f a c t u r a , uno c o p i a a u t o r i z a d a se enviará a l de
p a r t a m e n t o de v e n t a s , y o t r a pora e l departamento
de c o n t a b i l i d a d . E l departamento de v e n t a s , o n v i a
rá también dos c o p i a s a l departamento de empaque
y embarque,para que ahí se procoda a e n v i a r l a
mercancía acompañada c o n una c o p i o de l a f a c t u r a autorizada a l cliente.
L o s i n v e s t i g a d o r e s que mencioné a n t o r i o r
mente, s o n empleados d e l departamento de créditoy c o b r a n z a s , l o s c u a l e s están encargados oxclus:Lvamente de i n v e s t i g a r a l o s s o l i c i t a n t e s do e r é —
d i t o s p o r l o s medios que t e n g a n a s u a l c a n c e
Cuando y a hayan i n v e s t i g a d o a un c l i e n —
t e y e l i n v e s t i g a d o r c o n s i d e r e que es s u f i c i e n t e l a información o b t e n i d a , se entregará t o d a l a i n formación p o r e s c r i t o a l j e f e d e l departamento—:—
p a r a que conceda o no l a autorización d e l crédito.
S i e l crédito no es concedido, so d e v o l —
verá e l o r i g i n a l de l a f a c t u r a con l a s c o p i a s a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s pero s i n a u t o r i z a r e l créd i t o c o n un s e l l o que-dirá NEGADO i s i el'"crédito-es
c o n c e d i d o se seguirá l a s e c u e n c i a que mencioné —
anteriormente.
GRAFICA No. 4." FLUJO FACTURA
4-0.
*>
ft
naHBíw j K a JET..™
C.-FORMA DE CUENT/.S POR COBRAR.La N a c i o n a l , empresa d e d i c a d a a o p ^ r r u c o n c e d i e n d o créditos, ha diseñado y e s t a b i e c i a e l a forma de c u e n t a s p o r c o b r a r de acuerdo a s u s necesidades.
La forma de una cuenta p o r c o b r a r dobot e n e r t o d o s l o s r e q u i s i t o s n e c e s a r i o s p a r a P^"~~
d e r c u m p l i r s u función c o m p l e t a . E s t a contondráe l nombre d e l n e g o c i o a que c o r r e s p o n d a , e l nomb r e específico de s e r una c u e n t a p o r c o b r a r , o l d o m i c i l i o de l a empresa, e l r e g i s t r o f e d e r a l d e c a u s a n t e s , l a c a n t i d a d a c o b r a r , nombro de 1>°. —
p e r s o n a s q u i ^ h c o r r e s p o n d a l a c u e n t a , minio r o p r o
g r e s i v o , e s p a c i o n e c e s a r i o p a r a a n o t a r o l concep
t o , en l a p a r t e i n f e r i o r so l e pondrá una r e d a c ción en donde se e s p e c i f i q u e h a b e r r e c i b i d o o l —
i m p o r t e anotado en e l cuerpo de l a forma con número y l e t r a ; contendrá l a indicación do l a cuon
t a que se deba abonar y p o r último llevará l a —
f i r m o d e l que formuló, revisó y autorizó e l crédito.
Esoogerenos_como medelo l a forma No.8 — que se e n c u e n t r a en e l grupo de l a s formas d i s e ñadas..
d.-ESTADO DE COBRO.E n cuánto a l o que se r e f i e r e ,a l o s e s t a d o s de c o b r o , puede d e c i r s e que a l g u n a s emprosns t i e n e n i m p l a n t a d o en s u departamento de'créd i t o y c o b r a n z a s como una medida adecuada do con
t r o l i n t e r n o , e l e n v i a r a sus c l i e n t e s e s t a d o s - "
de cobro mensuales p a r a e v i t a r p o s i b l e s e r r o r e s
4-1.
que puedan a f e c t a r a a l g u n a s de l a s p a r t o s ( c o n p r a
d o r y v e n d e d o r ) . Según l a forma #5.
E n l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio de l a
h o j a ( f o r m o ) , a p a r e c e l a mención de s e r E s t a d o de
Cobro m e n s u a l ; seguido- y a b a j o e l nombre de l a —
compañía que está mandando e l e s t a d o de c o b r o , e n l a p a r t e s u p e r i o r i z q u i e r d a aparecerán l o s m i m e —
r o s y c l a v e s de e s t a c u e n t a , en l a p a r t e s u p e r i o r
y a l a derecho a l a a l t u r a de donde se e n c u e n t r a e l nombre d e l n e g o c i o aparecerá una l e y e n d a q u e —
d i c e : "se c a r g a n i n t e r e s e s p o r c u e n t a s v e n c i d a s " .
E n e l d e s a r r o l l o d e l e s t a d o de cobro se encuen
t r a n l a s columnas s i g u i e n t e s : una columna i n d i c a n
do e l s a l d o a n t e r i o r , o t r a para f e c h a d e l próximo
v e n c i m i e n t o , una t e r c e r a columna i n d i c a n d o l a can
t i d a d que deberá e n v i a r e l c l i e n t e ; una c u a r t a —
columna p a r a i n d i c a r e l s a l d o que quedará pendion
t e p a r a e l próximo raes, y una q u i n t a columna másancha p a r a l a s o b s e r v a c i o n e s que sean n e c e s a r i a s a n o t a r p a r a l a consideración d e l c l i e n t e .
e.-REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR.P a r a l l e v a r un c o r r e c t o y adecuado c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , se debo l l e v a r - t
una c u e n t a p o r cada c l i e n t e i n d i v i d u a l (forma #4—
t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s ) a l c u a l se l e c o n — .
cedió un crédito d e t e r m i n a d o .
E s t a forma de t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s s i r v e para c o n t r o l a r en forma i n d i v i d u a l el-*-,
crédito o t o r g a d o , dándose c u e n t a tambión de u n a —
manera más fácil y rápida d e l movimiento que t e n ga l a c u e n t a de cada c l i e n t e . C o n s t o en l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio d e l nombre d e l n e g o c i o ; s e g u i do en l a p a r t e de a b a j o l a mención de s o r t a r j e t a
a u x i l i a r de c l i e n t e s , s e g u i d o a b a j o en l a p a r t e -
izquiErda.-lleva e l rioabre d e l c l i e n t e , su d o m i c i
l i o , e l artículo que l e fué v e n d i d o y e l n o m b r e — d e l vendedor.
E n e l cuerpo de l a t a r j e t a se e n c u e n t r a una p r i m e r a columna p a r a i n d i c a r l a f e c h a en l a —
c u a l t i e n e movimiento deudor o a c r e e d o r l a t a r j e t a , s e g u i d o se e n c u e n t r a una columna más a m p l i a que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a CONCEPTO, en
l a c u a l se a n o t a e l m o t i v o p o r e l c u a l tuvo movim i e n t o d i c h a c u e n t a , seguidamente aparece una c o lumna que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a POLIO,
en l a c u a l se a n o t a e l f o l i o d e l l i b r o a u x i l i a r —
en e l c u a l se ha a s e n t a d o
l a misma operación que
a p a r e c e en l a t a r j e t a ; p o r último a p a r e c e n dos —
columnas que son en l a s que se r e g i s t r a n l a s cant i d a d e s c a r g a d a s o abonadas, e s t a s columnas l i e —
v a n e l encabezado l a p r i m e r a de DEBE y l a oegunda
e l de HABER; y p a r a f i n a l i z a r se e n c u e n t r a una líl
t i m a columna en l a c u a l aparecerá e l s a l d o de l n cuenta a cargo d e l c l i e n t e .
El total
de t o d a s l a s c u e n t a s p o r co
b r a r i n d i v i d u a l e s , se c o n t r o l a n y se chocan con l a
c u e n t a de mayor que c o r r e s p o n d e en e l b a l a n c e a —
una c u e n t a de a c t i v o c i r c u l a n t e ; también podrá.
a d a p t a r s e u n s u b c o n t r o l cuando l a s cuentas p o r —
c o b r a r se c l a s i f i q u e n en v a r i o s grupos, y cada g r u
po s e a l l e v a d o p o r e l empleado encargado de l l e v a r
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s , en e l d e p a r t a
mentó de c o n t a b i l i d a d .
L a c u e n t a de Mayor se cargará'cada f i n —
de mes d e l i m p o r t e t o t a l de l a s v e n t a s a crédito,
y se abonará p o r e l t o t a l de todos l o s pagos quee f e c t u e n l o s c l i e n t e s d u r a n t e e l mes; su s a l d o —
representará e l t o t a l de l a s c u e n t a s p e n d i e n t e s —
por c o b r a r .
P a r a l l e v a r n a m e j o r c o n t r o l de l a s c u c a
t a s iK»r c o b r a r y e s t a r p e n d i e n t e de s u v e n c i m i e n ^
t o p a r a cobrarlas» s e adaptará tai r e g i s t r o do ~ —
c u e n t a s p o r c o b r a r como una medida de c o n t r o l i n t e m o ( f o r m a # ? R e g i s t r o de c u e n t a s p e r c o b r a r ) *
P a r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r amparadas —
e o s título de crédito!'letra de c a m b i o , pagaré) s e
t i e n e e s t a b l e c i d o un. R e g i s t r o de documentos p o r —
c o b r a r ( f o r m a #6} como una medida de c o n t r o l i n —
t e m o e s t a b l e c i d a para e l mejor funcionamiento
—
d e l c o b r o de documentos a s u v e n c i m i e n t o ,
2.-HXVELES DE AUTORIDAD
Como tenemos e n t e n d i d o , a c t u a l m e n t e o n —
t o d a s l a s empresas que o p e r a s o n g r a n e s c a l a , l a implantación de u a s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o a —
deeuado i m p l i c a l a asignación de r e s p o n s a b i l i d a d e s $ y e s e n e l momento de l a asignación de r u s —
p o n s a b i l i d a d e s e n donde s u r g e n l a s jerarquías*
A l a b o r d a r e s t e toma me e s t o y r e f i r i e n d o
a l a s jerarquías e x i s t e n t e s e n e l d e p a r t a m e n t o de
crédito y c o b r a n z a s de l a s u p u e s t a empresa üa, Nac i o n a l , en l a c u a l se ha i m p l a n t a d o un s i s t e m a de
c o n t r o l i n t e r n o adecuado a l d e p a r t a m e n t o c i t a d o .
E l p r e s e n t e d e p a r t a m e n t o o r g a n i z a d o cons
t a de doce empleados l o s c u a l e s están d i s t r i b u i dos en l o forma s i g u i e n t e :
Un J e f e d e l d e p a r t a m e n t o de Crédito y
Cobranza
Un S u p e r v i s o r .
C u a t r o Empleados de O f i c i n a
Cuatro cobradores.
Dos i n v e s t i g a d o r e s .
—
a.-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS.
P a r a que un departamento de Crédito y —
C o b r a n z a s f u n c i o n e adecuadamente es i n d i s p e n s a b l e
que l a dirección d e l mismo se haga a t r a v o s de —
un j e f e , e l c u a l debe de t e n e r una preparación —
muy e s p e c i a l , d e b i d o a que l a l a b o r a d e s a r r o l l a r
p o r ól v i e n e a s e r l a consumación d e l c i c l o e c o —
nómico de l a empresa, además debe de t e n e r una —
e x p e r i e n c i a en e l manejo d e l p e r s o n a l que está —
b a j o sus órdenes,y de e s a manera podrá l l e v a r a —
cabo s u s f u n c i o n e s de acuerdo o l a s n e c e s i d a d e s —
y políticas e s t a b l e c i d a s p o r l a empresa.
También tendrá l a obligación de e s t a r —
v i g i l a n d o constantemente l a s a c t i v i d a d e s d e l p e r s o n a l a s u c a r g o p a r a e s t a r observando e l r e n d i —
m i e n t o en c u a n t o a l d e s a r r o l l o de su t r a b a j o .
E l J e f e d e l departamento,responderá ante
l a administración de l a empresa, en c u a l q u i e r o l —
tuación crítica que s u r g i e r a en c o n t r a do l o s i n t e r e s e s de l a c i t a d a empresa p o r o p e r a c i o n e s e f o c
t u o d a s en e s t e d e p a r t a m e n t o .
Como f u n c i o n e s p r i n c i p a l e s de su t r a b a j o ,
tendrá a s u c a r g o l a de a u t o r i z a r t o d o s l o s e r é —
d i t o s solicitados,después- de h a c e r l o s i n v e s t i g a ciones convenientes a l c l i e n t e .
La delegación de r e s p o n s a b i l i d a d e s y
o b l i g a c i o n e s que haga e l j e f e d e l departamento
a l o s e l e m e n t o s que l o i n t e g r a n , será en forma —
p r e c i s a a cada uno de e l l o s , pues a p e s a r do quet o d o s forman un e q u i p o , no es p o s i b l e r e s p o n s a b i l i z a r .a t o d o s p o r l o mala actuación de uno de l o s
elementos.
4-5.-
b.-SUPERVISOR DE CREDITOS CONCEDIDOS.
P a r a comprobar t o d o s l o s d a t o s o b t e n i d o s
por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l o s c l i e n t e s r e c i e n t e s a l o s c u a l e s l e han a u t o r i z a d o crédito, e x i s t i r a * un s u p e r v i d o r de créditos c o n c e d i d o s , e l c u a l med i a n t e una revisión e f e c t u a d a con d e t e n i m i e n t o do
berá v a l o r a r l o s d a t o s d e l c l i e n t e que l e f u e r o n enviados.
Los medios mas u s u a l e s para o b t e n e r u n a información completo de un c l i e n t e p a r a poder
o t o r g a r l e crédito s o n :
1. -Por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l a n e g o c i a ción.
2. - A g e n t e s de V e n t a s .
Los a g e n t e s de v e n t a s s i r v e n como mediode información ya que en s u t r a b a j o t i e n e n l a f a c i l i d a d de p o d e r o b t e n e r r e f e r e n c i a s s u f i c i u n t o s de un g r a n número de p e r s o n a s .
Departamento de Crédito y
Cobranzas.
Solicitud
de crédito ii
| Investigación
í Referencias
Supervisor
Autorización
( J e f e d e l Dpto.)
Gráfica No. 5- S e c u e n c i a s e g u i d a para
un crédito.
autorizar
c.-EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRAN
ZAS.
Los empleodos que l a b o r a n en e l d e p a r t a mento de crédito,están s i t u a d o s en l u g a r e s adecúa
dos a manera de que s u s a c t i v i d a d e s no se v e a n —
interrumpidas entre e l l o s , y tienen asignadas s u s o b l i g o c i o n e s en cuanto a l t r a b a j o a d e s a r r o l l a r —
p a r a l o g r a r e l mejor f u n c i o n a m i e n t o .
Como ye, expliqué l a s f u n c i o n e s que e j o c u
t a n e l J e f e d e l departamento en e l punto a) y l a s
d e l S u p e r v i s o r de s o l i c i t u d e s de crédito en e l
punto b ) , de éste mismo capítulo, a continunciónme referiré a l o s demás empleados que t r a b a j a n —
ahí mismo y a l a s l a b o r e s que desempeñan.
E x i s t e n c u a t r o empleados que desempeñan
sus l a b o r e s en e l departamento y se d i s p o n o de —
c u a t r o c o b r a d o r e s l o c a l e s para e f e c t u a r l o s co
b r o s d i a r i o s ; se t i e n e n dos i n v e s t i g a d o r e s que se
encargarán de o b t e n e r r e f e r e n c i a s de l o s n u e v o s —
clientes.
P a r a e f e c t o de e x p l i c a r e l t r a b a j o q u e —
d e s a r r o l l o cada empleado en e l departamento de —
crédito y d i s t i n g u i r l o s c o n mayor f a c i l i d a d , l o o d i f e r e n c i a r e m o s uno de o t r o p o r medio de l a s l e —
t r a s A,B,C, y D.
E l empleado A tendrá a s u c a r g o
las actividades siguientes:
efectuar
o).-Elaboración a máquina de l a s n o t a s de cargo (P-2)
b).-Elaboración a máquina de l a s n o t a s —
de crédito (P-3)
j
48.
c).-Elaboración a máquin
por cobrar.
n
de l a a C u e n t a s
Empleado B:
a) . - L i s t a r e l nombre de l o s c l i e n t e s
que e n v i e n v a l o r e s p o r c o r r e o ( P - l l )
b) . - E l a b o r a r un día ante3 de su c o b r o e l r e p o r t e de Cobranzas ( P - 1 2 ) .
c) »-Documentar todos l o s créditos que —
se e x p i d a n a cargo de l o s c l i e n t e s .
A l o s empleados que se l e s t i e n e a 3 i g n n
das l a s l e t r a s C y D desarrollarán e l t r a b a j o aT
guientes
~"
Empleado C:
a) . - R e g i s t r o de Cuentas p o r c o b r a r (P-7)
b) . - C o n t r o l de Cuentas v e n c i d a s ( P - 1 3 )
c) . - C o n t r o l de Cuentas p o r C o b r a r I n c o brables
Empleado D:
a) . - R e g i s t r o de Documentos p o r C o b r a r —
(P-6)
b) . - C o n t r o l de Documentos v e n c i d o s ( E - 1 3 )
tí).- "
"
"
por cobrar —
incobrables
NOTA DE
CARGO
NOTA DE
CREDITO
CTAS.
POR
COBRAR
A
VALORES
CIBIDOS
CORREO
RE
POR
R E P O R T E DE
COBRANZAS
PAGARK
LETR/iS
DE
A
GRAPICA
NO.
6-
Asignación do l a b o r e s .
C.
REG. DE DOCU
MENTOS POR ÜO
BRAR.
CONTROL DE
DOCUMENTOS
VENCIDOS
CONTROL
CXC INCO
BRABLES.
GRAFICA No. 7-Asignación de l a b o r e s .
3.-POLITICAS DE COBRO ESTABLECIDAS.
L a s políticas de c o b r o e s t a b l e c i d a s e n —
e l departamento de crédito y c o b r a n z a s están e n —
cauzadas
a c o n t r o l a r l a s c u e n t a s , c o b r a r l a s opor
tunamente, u t i l i z a r l o s medios y formas adecuadas
para e l cobro y c o n t r o l a r e l e f e c t i v o cobrado.
E n ouanto. o u t i l i z a r l o s medios y f o r m a s adecuadas p a r a c o b r a r oportunamente l a s c u e n t a s —
p e n d i e n t e s , se t i e n e n e s t a b l e c i d a s dos formas • —
adecuadas a sus n e c e s i d a d e s de c o b r o , que s o n ,
u t i l i z a n d o l o s medios p r o p i o s de l a empresa y l a utilización de t e r c e r a s p e r s o n a s .
E n t r e l o s medios p r o p i o s de c o b r o que —
u t i l i z a e l departamento de crédito mencionaré l o s
siguientes s
a) .-Cobradores empleados d e l departamento
b) .-Presentación d e l c l i e n t e a pagar a l a empresa,
c ^ . - P o r medio d e l c o r r e o
d ) . - P o r medio de l o s e s t a d o s do c o b r o .
a).-POR MEDIO DE COBRADORES.
Los c o b r o s l o c a l e s se efectuarán p o r med i o de l o s c o b r a d o r e s empleados d e l departamentc
que l o s harán en forma d i a r i a p a r a l o c u a l l e s —
será e n t r e g a d o un r e p o r t e d i a r i o de c o b r a n z a s p o r
e l empleado a l que i d e n t i f i c a m o s con l a l e t r a B.
f
E s t o s c o b r a d o r e s , serán l o s encargados —
do l l e v a r a cobo l a recuperación de l o s créditosc o n c e d i d o s a l o s c l i e n t e s con l a ayuda de l o s
e n c a r g a d o s de c o n t r o l a r l o s r e g i s t r o s d i a r i o s del a s c u e n t a s p o r c o b r a r , que son l o s que estarán—
p e n d i e n t e s de l o s v e n c i m i e n t o s de l o s c u e n t o s .
E s t e p r o c e d i m i e n t o de c o b r a r l a s c u e n t a s ,
debe de s e r e f i c a z para c o n s e g u i r que l o s c l i e n —
t o s paguen, y c o n s e r v a r a l mismo tiempo s u r e s p o n
s a b i l i d a d de c u m p l i r con l o s s i g u i e n t e s pagos.
Además l o s c o b r a d o r e s ,tendrán l a consig_
na de p r o p o r c i o n a r l e a l o s c l i e n t e s un t r a t a m i e n t o amable y cortés, ya que en e s t a forma se o b t e n
drán más fácilmente r e s u l t a d o s positivos»y tam
b i e n auxiliarán a l departamento de v e n t a s .
En e l departamento de c o b r a n z a s ésta
función es demasiado i m p o r t a n t e , ya que e l d i n e r o
i n m o b i l i z a d o en formas de c u e n t a s p o r c o b r a r n o —
p r e s t a un s e r v i c i o a c t i v o en e l n e g o c i o .
P o r a que l o p r e s t e , deberá de c o b r a r s e —
en s u o p o r t u n i d a d con o b j e t o de t e n e r una r o t a
ción f a v o r a b l e de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , p a r a —
l o c u a l es n e c e s a r i o c o n t a r con un s i s t e m a e f i
c i e n t e do c o b r a n z a s .
E l departamento de crédito, deberá t a m —
b i e n de p r o t e g e r a l a empresa en e l s e n t i d o do —
b u s c a r l a formo más a p r o p i a d a para l a remunera
ción a l o s c o b r a d o r e s . E n mi concepto c o n s i d e r o —
que l a formo más a p r o p i a d a , será e l de i m p l a n t a r un s i s t e m a de remuneración que no sea n i e l s a l a r i o f i j o n i a base de c o m i s i o n e s , s i n o una combinación de ambos.
Así e l c o b r a d o r recibirá un pequeño s u e l
do,y añadido o éste una comisión basada on l a a n tigüedad de l a s c u e n t a s que c o b r e , proporcionánd£
l e en e s t a forma a l a v e z s e g u r i d a d e i n c e n t i v o .
b).-PRESENTACION DEL CLIENTE EN EL DEPARTAMENTODE CREDITO.
E n o l p r e s e n t o departamento de crédito—
y e o b r o n z o a s e t i e n e e s t a b l e c i d o también como s i s _
temo de cobro,que e l c l i e n t e se p r e s e n t e a l dopar
tomento p e r s o n a l m e n t e y efectúe s u s pagos en e l —
propio establecimiento.
f
E s t a presentación d e l c l i e n t e a l d e p o . r —
tomento p a r a h a c e r sus pagos, t i e n e como o b j e t i —
v o s p r i n c i p a l e s u l que se ponga e l c l i e n t e en
c o n t a c t o c o n l o s mercancías que se t i e n e n en
exhibición y l a n e c e s i d a d de p o s e e r l o l e d e s p i e r t e e l deseo de una nueva compra de artículos;
también se t i e n e o p o r t u n i d a d de c o n o c e r a l c l i e n t e más a m p l i a m e n t e ; o b i e n se pueden o f r e c e r o f e r
t a s de artículos en cada temporada y e l c l i e n t e — *
o b t e n e r l o más cómodamente.
E l c o n t r o l adecuado p a r a poder l l e v a r —
a cabo l o e x p l i c a d o a n t e r i o r m e n t e es e l a l g u i e n —
te? a l momento do e f e c t u a r s e l o v e n t a a crédito f ~
se l e entregará a l c l i e n t e un t a l o n a r i o e o i i t o n i o n
do t a n t o s t a l o n e s como pagos tenga que e f e c t u a r —
e l c l i e n t e posteriormente.
Cada v e z que vence e l p l a z o en que debep a g a r s e una c u e n t a p a r c i a l m e n t e , e l c l i e n t e se
p r e s e n t a a l departamento de caja con s u t a l o n a r i o ,
paga y l e e n t r e g a e l t a l o n a r i o o l c a j e r o e l c u a l s e l l a l a s dos p a r t e s d e l t a l o n a r i o , cuerpo y
talón, y se guarda e l c u e r p o , o sea l o a r r a n c o —
y l e d e v u e l v e o l c l i e n t e de nuevo su t a l o n a r i o , , —
E l cuerpo d e l t a l o n a r i o que l e queda a l c a j e r o —
servirá come comprobantes p a r a abonar l a c u e n t a —
d e l c l i e n t e , ya que c o n t i e n e e l nombre d e l c l i e n -
t e , canti.:ad abonada, c l a v e , f e c h a e t c . , e l
talón quedará s e l l a d o y a d h e r i d o a l t a l o n a r i o
p a r a comprobar s u pago.
Todas l a s v e c e s que vaya e l c l i e n t e a —
p a g a r s u cuenta p a r c i a l m e n t e , se repetirá l a misma
operación h a s t a que t e r m i n e de pagar en su t o t a l i d a d e l crédito a su c a r g o , y e n t o n c e s l e e n t r e
garán l a f a c t u r a d e l o b j e t o pagado.
E l c a j e r o enviará una c o p i a de l a l i s t a d i a r i a de t o d o s l o s pagos e f e c t u a d o s p o r l o s
c l i e n t e s , l a c u a l contendrá e l nombre d e l c l i e n t e ,
c a n t i d a d pagada, número de c u e n t a , c l a v e , e t c . , —
a l empleado en c o n t a b i l i d a d encargado de c a r g a r —
y abonar l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s p a —
r a c o r r e r l e en l a t a r j e t a r¡ su nombre e l abono i n
dicado por e l cajero
También e l c a j e r o enviará a l o s e m p l e a —
dos encargados d e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s de —
c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , una c o p i a do l a l i s t a que l e envió a l encargado do mover l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para que efectúen —
l o s m o v i m i e n t o s d e b i d o s en sus r e g i s t r o s .
E l c a j e r o guardará l a l i s t o o r i g i n a l , y 1c anexará t o d o s l o s cuerpos do l o s t a l o n a r i o s —
a r r a n c a d o s a l t a l o n a r i o para comprobar sus i n g r e sos a c a j a .
En caso de que se p r e s e n t a r a c u a l q u i e r aclaración que algún c l i e n t e s o l i c i t a r a l e h i c i e ran,
en e l a r c h i v o d e l c a j e r o encontrarán t o d o s —
l o s comprobantes s e l l a d o s que deberán c o i n c i d i r —
con e l número de abonos que a p a r e c e n en l a s t a r —
j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s y aparecerá tambiéns u cancelación en e l r e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o —
brar.
DEPTO.
CREDITO
REGISTROS
DE1TO.CONIABI
LIDAD.
TARJETAS A U I I
LIARES.
GRAFICA No. 7.-PRESENTACION DEL CLIENTE A PAGAR A L A CAJA
EN LA EMPRES^.
c).-COBROS FORANEOS POR CORREO.
Como uno político do cobro e s t a b l e c i d o —
p o r e l departamento de crédito a sus c l i e n t e s
foráneos,será e l de e n v i a r l e s c o n c i n c o días de anticipación o l v e n c i m i e n t o de su c u e n t a , un esta_
do de c o b r o ( f o r m a # 5) en e l c u a l se l e m u e s t r a —
a l c l i e n t e e l s a l d o a n t e r i o r y e l pago que deberá
hacer.
E s t a s formas de E s t a d o s de Cobro ya o s —
t a r a n i m p r e s a s , y s o l o se anotará en e l l o s l a s
c a n t i d a d e s que c o r r e s p o n d a n , e l nombre d e l c l i e n te, e l lugar y focha.
Con e s t e s i s t e m a de cóbrelos o b j e l i v o s p r i n c i p a l e s serán e l de r e c o r d a r l e a l c l i e n t e s u deuda p e n d i e n t e , e i n d i c a r l e e l envío de e f e c t i v o que debe h a c e r paro c u b r i r p a r c i a l o t o t a l m e n t e —
su deuda.
E l empleado d e l departamento
encargado—
do e n v i a r e s t o s E s t a d o s de Cobros, será e l Superv i s e r eA l o s créditos c o n c e d i d o s , e l c u a l doberáe s t a r p e n d i e n t e de l a s c u e n t a s que vayan a v e n
c o r c o n c i n c o días de anticipación.
O t r a forma de c o b r o s que t i e n e e s t a b l o —
c i d o e l departamento de crédito c o n l o s c l i e n t e s foráneos, es e l envío de c a r t a s de cobro para quo
r e m i t a n e l e f e c t i v o p o r medio d e l c o r r e o , ya s e a en g i r o p o s t a l o en cheque.
D i c h a s c a r t a s deberán e s t a r r e d a c t a d o s —
en t a l forma,que t e n g a n como p r i n c i p a l e s o b j e t i vos e l c o n s e g u i r que e l c l i e n t e envié e l e f e c t i v o ,
i m p o r t e de l a c u e n t a y a l a v e z d e j a r e s t a b l e
c i d o , e l c o n s e r v a r que en e l c l i e n t e s i g a e x i s t i o n
do l a r e s p o n s a b i l i d a d de pagar.
E s t a s c a r t a s serán f o r m u l a d a s y e n v i a —
das p o r e l J e f e d e l departamento» t o n p r o n t o como
l e s sean p a s a d a s l a s l i s t a s de l o s c l i e n t e s moro
sos que se han r e t r a s a d o en sus pagos.
~*
E s t a s r e l a c i o n e s do c l i e n t e s morosos so_
rán e l a b o r a d a s p o r e l empicado encargado de l l e v a r e l c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r v e n c i —
das.
CONTROL
!DE C.X.C:
iVENCIDAS.
EFPLEM)0
JEFE DEL DEPTC
i'
RELACIONES^ & E I ABOR \ CART\S
Y ENVIA
3
CLI'WES
MOROSOS
GRAFICA No. 9 - SECUENCIA SEGUIDA PARA RECORDARLE
A LOS CLIENTES-PAGUEN SU CUENTA —
VENCIDA.
4.-PARTIDAS ESPECIALES RELACIONADAS CON LAS
CUENTAS POR COBRAR.
r
a).- J r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s en
v e n t o s a crédito.
En a l g u n a s empresas en sus políticas —
de v e n t o s a crédito e s t a b l e c i d a s , u t i l i z a n o i m —
p l a n t a n d i s t i n t a s maneras en c u a n t o a l a a p l i c a ción de l o s gastos o r i g i n a d o s p o r concepto de —
v e n t o s a crédito. E l p r e s e n t e departamento de —
crédito y c o b r a n z a s , t i e n e i m p l a n t a d o en c u a n t o a l o s f l e t e s i n c u r r i d o s p o r v e n t a de mercancíasa crédito l a s i g u i e n t e condición de t r a n s p o r t e : L.o.B. punto de embarque, que s i g n i f i c a que e l vendedor s o p o r t a e l c o s t o de c o l o c a r l a m e r c a n —
cía en l o s medios de t r a n s p o r t e s en l o s c u a l e s —
se enviarán l a s mercancías a l comprador, pero o l
comprador c a r g a con t o d o s l o s g a s t o s de t r a n s p o r
te.
"Muchas v e c e s sucede que l o s g a s t o s dot r a n s p o r t e s son pagados p o r l o persona que so
gún 1 "os c o n d i c i o n e s de vento no l e c o r r e s p o n d e —
p a g a r l o s . Así p o r ejemplo un vendedor que do3
pache l a mercancía L. a B. punto de embarque,
puede p a g a r p o r a d e l a n t a d o l o s g a s t o s de f l e t e s p a r a comodidad de s u c l i e n t e y a g r e g a r t a l e s
g a s t o s en l a f a c t u r a .
P a r a i l u s t r a r e l caso supongamos que —
l o s g a s t o s de t r a n s p o r t e s que i m p o r t a r o n $ 1 7 0 . 0 0
sobre un p e d i d o de $3,000.00 L. a B. punto de —
embarque f u e r o n c u b i e r t o s p o r e l vendedor.
En l o s l i b r o s d e l vendedor se c o r r e r o n los siguientes asientos:
Cuantas p o r c o b r a r
Ventas
Vento de mercancía 1. a b.
punto de embarque.
Cuentas p o r c o b r a r
Caja
Pago de l o s c a r g o s de
t r o n s p . p a r a comodidad
del cliente.
$3,000.00
$3,000.00
$
170.00
$ • 170.00
En l o s l i b r o s d e l comprador se correrán
los siguientes asientos;
Compras
$3,000.00
p l e t e s s/compras
170.00
Cuentas p o r pagar
Recepción de l a F a c t .
p o r mercancía y g a s t o s
de t r a n s p o r t e pagado por adelantado."(8)
$3,170..00
Desde e l punto do v i s t a p a r a l a c o n v o —
n i e n d a de l a empresa que vende a crédito,oonoi—
doro que es e l s i s t e m a más c o n v e n i e n t e que t i e n e
i m p l a n t a d o p a r a e l t r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s , —
p o r que t o d o s l o s g a s t o s p o r concepto de f l o t c s se l e cargarán a l comprador en l a f a c t u r a , y a s i l a empresa no se verá en l a n e c e s i d a d de a u m e n —
t a r l o s p r e c i o s de v e n t o .
b) .-TRATAMIENTO DE LAS DEVOLUCION 13 o OBRE VÍNTAÍ3
A CREDITO•
En e l t r a n s c u r s o de l a s o p e r a c i o n e s p o r
(8) P i n n e y M i l l e r . - C u r s o do C o n t a b i l i d a d - I n t r o d u c
cción Pág.#90 - 2a. Edición - 1967 UTEHA.
~
v e n t a s a crédito que efectúe l a empresa, l a s
d e v o l u c i o n e s que s u r j a n , deberán abonarse a l a c u e n t a d e l c l i e n t e a que c o r r e s p o n d a , m e d i a n t e —
una n o t a de crédito a u t o r i z a d a p o r e l J e f e d e l d e p a r t a m e n t o ; mediante e s t o s n o t a s , se procederá
o h a c e r l o s abonos que c o r r e s p o n d a n p o r l a devolución en l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r , y
en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s .
Desde e l momento en que n i c l i e n t e l e es a c e p t a d a l a devolución p a r c i a l o t o t a l do l a mercancía a d q u i r i d a , e l j e f e d e l departamento
—
ordenará a l empleado encargado de e l a b o r a r l a s n o t a s de crédito ( f - 2 ) , p r o c e d e r a h a c e r l a p a r a l o c u a l l e darán l o s d a t o s c o m p l e t o s d o l c l i e n t e
y e l i m p o r t e de l a devolución.
E l o r i g i n a l será e n t r e g a d o a l o l i e n t e ; una c o p i a será e n v i a d a a l departamento do c o n t a b i l i d a d p a r a que a c r e d i t e n l a t a r j e t a a u x i l i a r —
d e l c l i e n t e p o r l a c a n t i d a d i n d i c a d a en l
notade crédito; o t r a o o p i a será e n v i a d a a l empleadoencargado d e l c o n t r o l d e l r e g i s t r o de l a s c u e n —
t as p o r c o b r a r ; y una c o p i a quedará en poder d e l
j e f e d e l departamento; o t r a c o p i a será e n v i a d a a l
almacén para que sepan que' mercancía t i e n e n quer e c i b i r p o r devolución sobre v e n t a s .
n
E l c l i e n t e cuando vaya a e f e c t u a r su —
pago de l a cuenta p e n d i e n t e se encontrara' con —
que s u c u e n t a estará d i s m i n u i d a p o r l a c a n t i d a d que importó l a devolución que h i z o
En caso de que a l momento de p a g a r , e l c l i e n t e s u c u e n t o , s e e n c o n t r a r a con que no l o —
han hecho l a disminución p o r e l i m p o r t e de l a de_
volución que efectuó, podrá comprobar con l a n o t a de crédito l a disminución que l e c o r r e s p o n d e a su cuenta.
Se tomarán en cuenta y se analizarán —
t o d a s l a s q u e j a s de l o s c l i e n t e s que hayan t e n i do n e c e s i d a d de e f e c t u a r d e v o l u c i o n e s para e v i —
t a r en todo l o p o s i b l e que s i g a n s u r g i e n d o devol u c i o n e s acompañadas de q u e j a s o r e c l a m o s .
Las causas p o r l a s que con más f r e c u e n c i a se r e c i b e n q u e j a s o r e c l a m a c i o n e s son p o r —
mala c a l i d a d d e l artículo, r o t u r a s o d e s p e r f o c —
t o s en tránsito, d e s c o m p o s t u r a s , f a l t a de cum
p l i m i e n t o en l o s e s p e c i f i c a c i o n e s , e r r o r o s en o l
empaque y en e l embarque.
^Desouós de haber c o n s i d e r a d o l o ante
r i o r , expongo l o s a s i e n t o s c o n t a b l e s a c o r r e r en
l o s l i b r o s de l a empresa en coso de habérsele —
c o n c e d i d o a un c l i e n t e una devolución o bonifiC£
ción sobre v e n t a s a crédito.
Con l a c o p i o de l o n o t a de crédito quese manda a l departamento de c o n t a b i l i d a d , s i l a mercancía que d e v u e l v e e l c l i e n t e l a adquirió
a cródito correrán l o s s i g u i e n t e s a s i e n t o s s
Devoluciones y Bonificaciones
Sobre V e n t a s .
Cuentas p o r C o b r a r
XXXXX
XXXXX
S i e l c l i e n t e s o l i c i t a una bonificación
y l e es c o n c e d i d a , en caso de que so envíe e l —
d i n e r o de l a bonificación; (9)
Dev.
y B o n i f i c a c i o n e s s/Ventas
Caja
.
XXXXX
XXXXX
E l s a l d o deudor de l a cuenta de r o s u l t o i
dos D e v o l u c i o n e s y B o n i f i c a c i o n e s sobre v e n t a s , —
se presentará'en e l E s t a d o de Pérdidas y G a n a n —
c i a s como una deducción de l a s v e n t a s t o t a l e s .
De acuerdo con l a s c u e n t a s de B a l a n c e —
y de R e s u l t a d o u t i l i z a d a s en l o s a s i e n t o s que —
correrán en e l departamento de c o n t a b i l i d v i d , con
s i d e r o que s o n l a s más i n d i c a d a s p o r s u c l a r i d a d " ,
especificación para una mejor comprensión en o l aspecto contable.
d).-TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS.
Se acostumbra en muchas empresas conced e r d e s c u e n t o s c o m e r c i a l e s y p o r p r o n t o pago
d e n t r o de sus políticas de V e n t o s ; en l a p r e s e n t e empresa(La N a c i o n a l ) se t i e n e e s t a b l e c i d o e l s i s t e m a de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago,que son r e d u c c i o n e s o l o s p r e c i o s de v e n t a y s i r v e n c o m o —
i n c e n t i v o p a r a que l o s c l i e n t e s paguen más p r o n
t o sus c u e n t o s p e n d i e n t e s .
Los d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago son aquo_
l i a s d e d u c c i o n e s que se o f r e c e n y conceden l o s
n
(9) A . E i n n e y
M i l l e r - Op. Cit.Pág. 91
c l i e n t e s p a r a i n d u c i r l o s a p a g a r sus c u e n t a s
d e n t r o de un p l a z o a n t e r i o r o s u v e n c i m i e n t o .
P a r a que e l c l i e n t e se dé p o r e n t e r a d o en una forma más p r e c i s a de l o s d e s c u e n t o s p o r —
p r o n t o pago que se l e o f r e c e n , e s t o s se i n d i c a —
rán en l o s s i g u i e n t e s términos: 2/10 n / 3 0 s i g n i f i c a que se concederá un d e s c u e n t o s d e l 2 /> s i l a
c u e n t a es pagada d e n t r o de l o s d i e z días s i g u i e n
t e s o p a r t i r de l a f e c h a .íe su expedición, y que
e l comprador r e n u n c i a n d o a l d e s c u e n t o puede apla_
z a r e l pago de l a f a c t u r a h a s t a 30 días despuésde l a f e c h a .
p
Desde e l punto de v i s t o c o n t a b l e e l t r o
t a m i e n t o que l e dará e l vendedor en sus l i b r o s se i l u s t r a en e l s i g u i e n t e ejemplos
Caja
D e s c u e n t o p o r p r o n t o pago
Cuentas p o r C o b r a r
Cobro de F a c t . # X c o n 2#de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago.
XXXXX
XX
XXXXX
E l d i e n t o a l c u a l se l e concede e.L
d e s c u e n t o correrá en sus l i b r o s e l s i g u i e n t e
asiento;
Cuentas p o r p a g a r
D e s c u e n t o s s o b r e compras
Caja
XXXXX
XX
XXXXX
E n e l e s t a d o de Pérdidas y G a n a n c i a s —
como l o s d e s c u e n t o s c o n c e d i d o s p o r o l v e n d e d o r —
r e d u c e n e l i m p o r t e r e c i b i d o p o r l o s v e n t a s so —
presentará como una deducción de l o s mismas,Ejorn.
(10)
( l O ) P i n n e y M i l l e r - Op.Cit.Pág.95.
FBDHEDAD DE LA BlBUffTEC^
DE
Ventas
XXXXX
Menos:
Dev. y B o n i f i c a c i o n e s
sobre v e n t a s .
Descuentos s/v,ntas
XXX
XXX
Ventas Netas
XXX
XXXXX
E s t e s i s t e m a de d e s c u e n t o s p o r p r o n t o —
pago en v e n t a s a crédito, como una políiifa de cobro que se t i e n e e s t a b l e c i d a en e l n e g o c i o , mep a r e c e b a s t a n t e a c e r t a d a y a c e p t a b l e desde e l —
punto de v i s t a en que con e s t e s i s t e m a , l o s co
b r o s se a p r o n t a n t a n t o en" b e n e f i c i o d e l c l i e n t e como también en b e n e f i c i o d e l n e g o c i o p o r r e c i —
b i r i n g r e s o s a n t e s de l o que se había e s t a b l e c i do
CLIENTE
\
' i y?
RSG.
ct>/o
\
i NOTA
í CREDITO
p -1
! JEFE
i DEL
; DEPTO.
i CONTAB.
GRAFICA No.10.-EXPLICACION TRATAMIENTO DE LOS
DESCUENTOS
e).-CANCELACION DE L\S CUENTAS POR COBRAR I N C O —
BRABLES.
Con o l propósito de p r e s e n t a r r a s o n a b l e
mente l o s s a l d o s de l a s c u a n t a s p o r c o b r a r en e l "
B a l a n c e G e n e r a l , es n e c e s a r i o s e h^gan l o s a j u s t e s n e c e s a r i o s p a r a que e s t e renglón d e l B a l a n c e
p r e s e n t e e l s a l d o c o r r e c t o a l a terminación de cada e j e r c i c i o c o n t a b l e .
Los a j u s t e s que su t e n g a n que l u c e r p o r
l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s deberán s e r a u t o r i z a d o s p o r un f u n c i o n a r i o r e s p o n s a b l e , en e s t e c a s o e l J e f e d e l departamento de crédito y c o b r a n z a s , o l
c u a l después de t e n e r comprobada l a i n c o b r a b i l i dad de una c u e n t a , procederá o a u t o r i z a r s u c a n celación en l o s r e g i s t r o s , t a r j e t a s a u x i l i a r e s -de c l i e n t e s y f a c t u r a .
E n t r e l a s c a u s a s m?5s comunes que m o t i v a n l a cancelación de c u e n t o s p o r c o b r a r e n c o n tramos l o s s i g u i e n t e s :
a K - I n s o l v e n c i a d e l deudor
b>.-Prescripción.
c) .-Por i n c o s t e o b i l i d a d d e l c o b r o .
d) .-Por m o r o s i d a d d e l c l i e n t e .
Pora una mayor s e g u r i d a d en l a v i g i l a n c i a de l a s c u e n t a s c a n c e l a d a s por i n c o b r a b l e s , —
en l a p r e s e n t e 3mpresa se t i e n e i m p l a n t a d o un —
c o n t r o l e s p e c i a l en donde se r e g i s t r a n l a s cuent a s que so d i e r o n de b a j a p o r i n c obra ble; s. E s t e c o n t r o l e s p e c i a l estará b a j o l a r e s p o n s a b i l i d a d d e l empleado encargado de l l e v a r l o s r e g i s t r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r y a l a v e z i n s p e c c i o n a d o —
p o r e l J e f e d e l departamento de crédito.
que
E l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e de l a s e u o n t n a se dan de baña p e r i n c o b r a b l e s es e l s i g s
Supongamos que e x i s t a n l o s s i g u i e n t e s -
saldos:
Cuentas p o r c o b r a r
E s t . p a r a Cuentas I n
cobrables.
$ 32,500.00
2,000.00
Concelamos $1,500.00 p o r i n c o b r a b l e ;
abonamos o c u e n t a s p o r c o b r a r $1,500.00 p i r a
d a r de b a j a l a p a r t e que no se va a c o b r a r y c a r
gamos a l a Estimación p a r a c u e n t a s i n c o b r a b l e s .
Con e s t e a j u s t e e f e c t u a d o , l a s c u e n t a s p o r c o b r a r reflejarán en e l B a l a n c e a f i n de c a da e j e r c i c i o c o n t a b l e e l s a l d o c o r r e c t o p e n d i e n t e de c o b r o .
Ahora refiriéndonos a l a s p e c t o f i s c a l sobre l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , a c t u a l m e n t e l a L e y d e l Impuesto Sobre l a Renta en v i g o r es más prác
t i c o y o b j e t i v a que 1 a n t e r i o r en e l a e n t l d o do
l a d e d u c i b i l i - J ad de pérdidas en c o b r o s de crédit o s . E n e f e c t o l a nu.vu l e y en su artículo 20 —
fracción V I , d i c e que s o n d e d u c i b l e s ; " l a s pérdidas p o r créditos i n c o b r a b l e s " . P o r o t r a p a r t e , e l artículo 24 de l a misma l e y , i n d i c a que se —
c o n s i d e r o p e r d i d a una cuenta cuando se c o n s u m e —
e l p l a z o de prescripción o a n t e s s i f u e r e n o t o r i a
l a i m p o s i b i l i d a d práctico de c o b r o , pero s i a l —
guna cuenta c a n c e l a d a es c o b r a d a , se deberá a c u m u l a r a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o en que so r e g i s t r e e l pago.
E s t e artículo v i e n e a c o n f i r m a r l o onun
c i a d o a l p r i n c i p i o d e l párrafo a c e r c a de que l a -
l e y en v i g o r es más práctica y o b j e t i v a que l a —
a n t e r i o r , d e b i d o a que p e r m i t o l a cancelación de
una c u e n t a con l a comprobación a l a s a u t o r i d a d e s
f i s c a l e s de l a n o t o r i a i m p o s i b i l i d a d príctica de
c o b r o , es d e c i r que e l c a u s a n t e compruebe l i o b o r ne cho l a s g e s t i o n e s n e c e s a r i a s para roe "¡bar o l pago de l a c u e n t a , s i no l o ha hecho, deberá e s p e r a r e l p l a z o de prescripción que c o r r e s p o n d a —
a l documento que s o p o r t a l a cuenta p o r c o b r a r —
y e n t o n c e s podrá c a n c e l a r l a .
La misma l e y en s u artículo décimo t r a n
s i t o r i o , i n d i c a que a p a r t i r de l a f e c h a vio v i —
g e n c i a ( l o . de E n e r o de 1 9 6 5 ) , no se constituirán
r e s e r v a s para pérdidas en c o b r o s de créditos, yque d i c h a s pérdidas se aplicarán coátro l a s r e —
s e r v a s c r e a d a s c o n a n t e r i o r i d a d h a s t a que se ago
t e n , una v e z a g o t a d o s ést^s, se observará l o dis"
p u e s t o p o r l a l e y , que como mencionamos a n t e r i o r
mente se aplicará a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o .
En términos g e n e r a l e s , podemos c o n c l u i r
que e s t e a s p e c t o de l o Ley d e l Impuesto sobre l a
R e n t a , está lógico y b i e n p l a n t e a d o , y que l a s —
autoridades f i s c a l e s reconocieron l a s n e c o s i d a —
des d e l c a u s a n t e a l no poner límite a l a s deducc i o n e s p o r pérdidas en cobros de créditos.
CAPITULO
TERCERO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LA R E V I —
SION DE LAS CUANTAS POR COBRAR.
1.-RELACION DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR—
PARA SU INSPECCION Y REVISION.
P a r a e l buen éxito en l a culminación desu t r a b a j o ( l a opinión sobre l o s e s t a d o s f i n a n
c l e r o s ) , e t A u d i t o r debe p l a n e a r c o n toda a n t i c i pación su t r a b a j o a d e s a r r o l l a r . E s t a planeacióndeberá s e r t a n a m p l i a como se r e q u i e r a , d e p e n d i e n
do d e l c o n o c i m i e n t o que tenga de l a compañía.
C o n s i d e r o que una planeación adecuada —
p a r a l a auditoría de l a s Cuentas p o r C o b r a r , será
a q u e l l a que tome en consideración cuan.ie menos —
l o s siguientes aspectos:
a) . - D i f e r e n t e s t i p o s de c u e n t a s p o r c o —
b r a r e x i s t e n t e s ( C l i e n t e s , Documentos
por c o b r a r , Deudores d i v o r s o s . )
b) . - D e t e r m i n a r p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ría a p l i c a b l e s y f e c h a s o p o r t u n a s
—
de aplicación.
. c).-Separación de t r a b a j o s en revisión—
p r e l i m i n a r y revisión f i n a l .
. d).-Relación de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r paro su inspección.
e).-Investigación y revisión de l a s v e n t a s a crédito y sus a u x i l i a r e s .
. f ) . - E f e c t i v o i n g r e s a d o p o r cobro de l a s v e n t a s a crédito.
g) .-Análisis por antigüedad de s a l d o s
h) . - C o n f i r m a c i o n e s
i ) . - C o n t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s .
La planeación de l a auditoría genoralmer
t e se c o n t r o l a mediante e l programa de t r a b a j o , - e l c u a l ha s i d o d e f i n i d o p o r l a Comisión de P r o —
c e d i m i e n t o s de Auditoría en su boletín No. 4 como;
"En e l s e n t i d o e s t r i c t o e l programa de t r a b a j o —
e n u n c i a d o lógicamente ordenado y c l a s i f i c a d o , dél o s p r o c e d i m i e n t o s de auditoría que h-¡n de emplear
s e , l a extensión que se l o s ha de d a r y l a o p o r —
t u n i d a d en que se han de a p l i c a r . En o c a s i o n e s se
a g r e g a n a éstos a l g u n a s e x p l i c a c i o n e s o d e t a l l e s de información c o m p l e m e n t a r i a , t e n d i e n t e s a i l u s t r a r a l a p e r s o n a que va a a p l i c a r l o s procedí
m i e n t o s de a u d i t o r i a sobre características o p e —
c u l i a r i d a d e s que debe c o n o c e r " . ( 1 1 )
D i c h o programa constará de l a s p r u e b a s —
a efectuar y l o s procedimientos a p l i c a b l e s , d e - —
h i e n d o m o d i f i c a r s e , ya sea ampliándolo o roduci_én
d o l o , en cada coso de acuerdo con l a s c i r c u n s t a n cias.
E l p r e s e n t e capítulo está d i r i g i d a o l a
aplicación de p r o c e d i m i e n t o s de auditoría sobról o s c u e n t a s p o r c o b r a r e x i s t e n t e s en l a p r e s e n t o
empresa a u d i t a d a ; p o r l o t a n t o se deberá s o l i c i —
t a r información n e c e s a r i a t a n t o en e l departament o de crédito y c o b r a n z a s como en e l de c o n t a b i —
l i d o d , v e n t a s , almacén, empaque y embarque, q u e —
son l o s que están r e l a c i o n a d o s con l a s o p e r a c i o —
nes e f e c t u a d a s o crédito.
A p l i c a n d o l o s procedimjemtos p r e l i m i n a —
r e s de auditoría a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r , comenzaremos p o r s o l i c i t a r o l departamento de créditouna relación de i¿odos l o s c l i e n t e s con s a l d o s
(11) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públieos,/\.C,
Boletín No. 4 - Op. C i t . Pág. 68,
p e n d i e n t e s de c o b r o ; con e s t a relación ebtenido.se procede a e f e c t u a r una inspección p o r medio de pruebas s e l e c t i v a s p a r a c e r c i o r a r s e c o n t r a —
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en e l d e p a r tamento de c o n t a b i l i d a d s i es c o r r e c t o e l nombre
de l o s c l i e n t e s que a p a r e c e n en l a relación y en
l a s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r . E l o b j e t i v o
que p e r s i g u e e l a u d i t o r c o n e s t e p r o c e d i m i e n t o es e l de v e r i f i c a r l a e x i s t e n c i a física do l o s documentos y, consecuentemente, que 11 e a p r e s a c u e n t a c o n l o s medios s u f i c i e n t e s de cobro p a r a h a c e r e f e c t i v a c u a l q u i e r c u e n t a . V e r i f i c a r en —
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s t o d a s l a s —
o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s en e l l a s ; c o n t a r e l númer o de t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para c o r —
c l o r a r s e s i c o i n c i d e n con e l número de c l i e n t e s a c t i v o s anotados en l a relación; i n v e s t i g a r en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s s i existen saldos vencidos p o r l o c u a l esas t a r j e t a s hayan t e n i d o pocom o v i m i e n t o ; s i e x i s t e n v a r i o s cargo3 a un niai.ioc l i e n t e , a s e g u r a r s e s i c o r r e s p o n d e n a e l , compro
bándolo c o n t r a l o s f a c t u r a s ; cuando e x i s t a n v a —
r i o s c a r g o s a una misma t a r j e t a a u x i l i a r do c l i e n
t e s en d i f e r e n t e s f e c h a s , y e x i s t a n pocas partí-""
das ahondadas, i n v e s t i g a r a quó se debe osa a i —
tuación e x i s t e n t e y hacércelu n o t a r a l J e f e d o l Departamento de Crédito; i n v e s t i g a r l o s a b o n o s —
l e n t o s y a que se deben; c o n f i r m a r s i e l cargo o c a r g o s que tenga un mismo c l i e n t e s en su t a r —
j e t a están de acuerdo con e l v a l o r d e l artículov e n d i d o comparándolo c o n t r a l a s f a c t u r a s ; r e v i —
s a r s i l o s documentos p e n d i e n t e s de cobro t i e n e n
su f e c h o de v e n c i m i e n t o c o r r e c t a c o n t r a l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s ; i n v e s t i g a r s i t o d o s l o s do cu
montos o f a c t u r a s han s i d o f i r m a d o s p o r e l c l i e n
t e ; en caso de que e l c l i e n t e hoya efectúa, .o pagos p a r c i a l e s , cerciórese de que éstos están anot a d o s a l d o r s o de l o c u e n t a o documento p o r co
b n r y que en l t a r j e t a a u x i l i a r e x i s t a d i c h o - pago p a r c i a l en l a mismo f e c h a anotada en l a cuen
t a ; r e v i s a r l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para compro
b a r s i l o s i n t e r e s e s c a r g a d o s a l c l i e n t e , han s i d o
c a l c u l a d o s c o r r e c t a m e n t e de acuerdo c o n 1 : f e c h a d e l crédito c o n c e d i d o y a l a f e c h a do cobro e s t a b l e c i d a en l a c u e n t a ; a s e g u r a r s e p o r m^dio de l a s
n e t a s de crédito s i todas l a s d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y d e s c u e n t o s han d i d o o p e r t e e s en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i - . n t e s ; v e r i f i c a r en l a s
t a r j e t a s a u x i l i a r e s , r e g i s t r o s de c u e n t a s y d o —
n t o s p o r c o b r a r , l i b r o s de c o n t a b i l i d a d , med i a n t e l a s n o t a s de crédito,si l a s more oicías vio
v u e l t o s f u e r o n dadas de b a j a en l - i s c u e n t a s de l o s c l i e n t e s ; c o n f i r m a r en e l almacén s i l a mercancía d e v u e l t a fué r e c i b i d a de acuerdo c o n l a n o t a de crédito e x i s t e n t e en e l departamento d e crédito y en e l de c o n t a b i l i d a d ; i n s p e c c i o n a r o l
c o n t r o l de l a s c u e n t a s dadas de b a j a p o r i n c o b r a
b l e s i n v e s t i g a n d o l a autorización p o r e l J e f e
d e l departamento; r e v i s a r l a s f a c t u r a s paro comprobar s i l o s f l e t e s f u e r o n cargados a l c u e n t e en caso de h a b e r s e o r i g i n a d o éstos. V e r i f i c a r p o r
medio de pruebas s e l e c t i v a s como a n t e r i o r m e n t e se ha v e n i d o h a c i e n d o , l a s sumas de a l g u n a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c u e n t a s p o r c o b r a r y l o s p a ses de l o s documentos o r i g i n a l e s a l o s a u x i l i a r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r . E x a m i n a r e i n v e s t i g a r l a s
c a n c e l a c i o n e s , a c l a r a r oon algún f u n c i o n a r i o o con e l j e f e d e l departamento l a c o b r a b i l i d a d doc i e r t a s c u e n t a s ; i n v e s t i g a r en l o s r e g i s t r o s dec o b r o de l o s documentos que v e n c i e r o n e n t r e l a —
f e c h o d e l b a l a n c e y l a f e c h a de l a revisión; cl£
s i f i c a r l o s s a l d o s en l a s r e l a c i o n e s de a c u o r d o con: C l i e n t e , Documentos p o r C o b r a r y D e u d o r e s —
Diversos.
n
Todo e s t e t r a b o j o detallado,deberá e f e c
t u a r l o e l a u d i t o r con sus a y u d a n t e s m e d i a n t e l a aplicación de pruebas s e l e c t i v a s como mencionó—
a n t e r i o r m e n t e , y a que se llevaría mucho tiempo yademás sería demasiado c o s t o s o para e l c l i e n t e ? —
r e v i s a r t o d o s l a s c u e n t o s e x i s t e n t e s p o r créditos
concedidos.
S i después de h a b e r r e a l i s a d o e l t r a b a j o
a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a s u g e r e n c i a p a r a m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o en memorándum en formo c l a r a y r a z o n a b l e
dicha sugerencia.
2.-INVESTIGACION Y REVISION DE LAS VENT\S A CRE
DITO Y SUS AUXILIARES.
Los p r o c e d i m i e n t o s de auditoría a p l i c a dos a l a s v e n t a s a crédito p o r medio de l a a p l i cación de pruebas s e l e c t i v a s , tendrá p o r o b j e t i vo c e r c i o r a r s e d e l g r a d o de corrección y e f e c t i v i d a d con que f u e r o n r e g i s t r a d a s e s t a s o p e r a c i o nes.
Se comenzará a d e s a r r o l l a r e l t r a b a j o —
procediendo a r e v i s a r l o s l i b r o s a u x i l i a r e s d o —
v e n t a s en ese departamento,para
comparar t o d a s —
l a s asentadas contra l a s f a c t u r a s expedidas; c o r
c i o r a r s e s i c o i n c i d e n e l número do l a f a c t u r a ycantidJad c o n t r a l o s d a t o s a n o t a d o s en e l l i b r o —
de v e n t a s ; se inspeccionará l a póliza de s a l i d a de almacén c o n t r a l a póliza de d i a r i o e l a b o r a d a en c o n t a b i l i d a d , p a r a comparar l o s c a r g o s i n d i v i d u a l e s que c o r r e s p o n d a n a cada c l i e n t e ; se r e v i sarán l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para comprobar su c o r r e c t a autorización; se confirmará s i c o i n c i d o
l a c a n t i d a d que t i e n e cargada e l c l i e n t e en s u c u e n t a c o n t r a l a que tenga l a f a c t u r a a su nombre;
7 5
MtoEito&u
s
se debe c e r c i o r a r e l a u d i t o r s i a l ° o l i e n t e s
que se l e están r e v i s a n d o sus c u e n t a s f u e r e n debidamente i n v e s t i g a .los,mediante e l i n f o r m e que
r i n d e n l o s i n v e s t i g a d o r e s a l J e f e d e l Departamen
t o ; se verificarán t o d a s l a s o p e r a c i o n e s aritmét i c a s e s c o g i d o s para s u revisión; se i n v e s t i g a r a
s i l o s p r e c i o s de v e n t a anotados en l o s f a c t u r a s
están de acuerdo con los e s t a b l e c i d o s p o r l a emp r e s a ; v e r i f i c a r l o s descu u t o s para c e r c i o r a r s e
de que no e x i s t e n e r r o r e s en l a aplicación en l a
c u e n t o d e l c l i e n t e ; r e v i s a r en l o s r e g i s t r o s d e c u e n t a s p o r c o b r a r s i l o s v e n c i m i e n t o s de l a s —
c u e n t a s e s c o g i d o s no están e q u i v o c a d o s ; c e r c i o r a r
se que l o s a r t i c u l e s que amparan l a s f a c t u r a s son
l o s mismos r e g i s t r a d o s en l a póliza de s a l i d a de
almacén; i n v e s t i g a r s i e l artículo a u t o r i z a d o pn_
r a s e r v e n d i d o a crédito,fué e l mismo que e n t r e gó e l almacén a l departamento de embarque;oompro
b a r s i c o i n c i d e n l o s c a n t i d a d e s cargadas a l e l i e n
t e en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s en e l departamento"
de c o n t a b i l i d a d , c o n t r a l a c a n t i d a d anotada en o l
l i b r o a u x i l i a r de v e n t a s ; a s e g u r a r s e p o r m e d i o —
de l a s n o t a s de crédito,si l a s d e v o l u c i o n e s d o l o s artículos f u e r o n a d m i t i d a s p o r e l J e f o d e l —
departamento; c o n f i r m a r c o n t r a l a s n o t a s de créd i t o que l o s artículos a e v u e l t o s que l e d i e r o n —
e n t r a d a en e l almacén,coinciden con l o s ¡sonto—
dos en l a póliza de e n t r a d a de almacén; r e v i s a r - ,
en que c o n d i c i o n e s f u e r o n r e c i b i d o s en e l a l m a —
cén l o s artículos d e v u e l t o s .
P o r un período s e l e c c i o n a d o , e f e c t u a r —
l a s pruebas s i g u i e n t e s : r e v i s a r l a s e c u e n c i a n u mérica de l a s f a c t u r a s y c o r t o s con e l día a n t e r i o r y p o s t e r i o r ; sumar l a s o p e r a c i o n e s en l a s —
f a c t u r a s y c o n c i l i a r c o n t r a e l crédito a v e n t a s y e l corgo a c u e n t a s p o r c o b r a r ; r e v i s a r que e n e l caso de f a c t u r a s c a n c e l a d a s , s e hayan i n u t i l i -
zado e l o r i g i n a l y l a s c o p i a s de e s t e documento5
i n s p e c c i o n a r l a s e c u e n c i a numérica de t o d a s l a s f a c t u r a s y n e t a s de crédito; comprobar s i c o i n —
c i d e n e l número de l a c o p i o de l a f a c t u r a que se
a r c h i v a en e l departamento de v e n t a s , c o n t r a e l número de l a c o p i a de l a f a c t u r a c o n que se autor i z a l a s a l i d a de l a mercancía en e l almacén; —
comprobar que l o s artículos e n t r e g a d o s en e l a l macén son l o s que ampara l a factura» ésto se com
probará mediante l a p a l i z a de s a l i d a de almacén.
S i después de haber e f e c t u a d o e l t r a b a j o a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a suger e n c i a para m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o p o r medio de memorándum en forma c l a r a
y razonable dicha sugerencia.
3.-EFECTIVO INGRESADO POR COBRO DE LAS VENTAS A
CREDITO.
P a r a e x p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do a u ditoría a p l i c a b l e s a l e f e c t i v o recibí.<o p o r co<—
b r o de c u e n t a s o r i g i n a d a s p o r v e n t a s a crédito,recordaré que e x i s t e n c o b r a d o r e s para e f e c t u a r —
e s t a s o p e r a c i o n e s de c o b r o s loe,¡les, que e l
c l i e n t e se p r e s e n t a a l departamento a pagar y —
que se r e c i b e n p o r c o r r e o f o n d o s p o r p.igo do
cuentos.
E l A u d i t o r , de e n t r e l a s c u e n t a s que c£
c o j a p a r a a u d i t a r , s i a l g u n a s f u e r o n cobradas
—
p o r e l cobrador,deberá c e r c i o r a r s e s i e l e f e c t i vo r e c i b i d o en c a j a p o r esa c u e n t a es l a m i s m a —
c a n t i d a d que amparaba l a c u e n t a a n t e s de c o b r a r l a , s i d i c h a c a n t i d a d es l a misma que aparece en
l e s r e g i s t r o s y en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de —
c l i e n t e s , y además, s i en l a relación de c u e n t a s
p a r a e l cobro aparece l a misma c a n t i d a d ; i n v e s t i g a r en l a póliza de i n g r e s o de c a j a s i c o i n c i d e —
l a c a n t i d a d abonada p o r e l c l i e n t e , c o n l a abonada en l a t a r j e t a a u x i l i a r ; a s e g u r a r s e que l a m i s ma c a n t i d a d que aparece abonada en una t a r j e t a —
de c l i e n t e sea Ir, misma que l a que e l c l i e n t e , l e entregó a l o o b r o d o r ; i n v e s t i g a r s i l a c u e n t a c o —
b r a d a c o i n c i d e con l a c a n t i d a d que entregó e l
c l i e n t e a l c o b r a d o r según s u r e p o r t e d i a r i o de —
cobranza. En caso de que e l c l i e n t e se haya p r o
s e n t a d o a l departamento de c a j a a p a g a r , p o r m e —
d i o de s u t a l o n a r i o , se deberán i n v e s t i g a r l a s —
cuentas escogidas,
asegurándose de que - - - —
c o i n c i d e l a c a n t i d a d anotada en e l cuerpo d e l
talón c o n l a anotada en l a póliza de i n g r e s o , con
l a i n d i c a d a en e l r e g i s t r o y con l a abonada on —
c o n t a b i l i d a d o cada t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s .
S i una c u e n t a l a h u b i e r a n i d o pojj, i n d o —
por c o r r e o , se deberá i n v e s t i g a r s u s abonos i . i e —
d i a n t e l a s r e l a c i o n e s en l a s c u a l e s se l i s t a n l o s
c l i e n t e s que envían f o n d o s p o r e s t e medio, y s e procederá o comparar l a c a n t i d a d anotada on l a l i s t a que c o r r e s p o n d a a l c l i e n t e e s c o g i d o , para c e r c i o r a r s e s i c o i n c i d e e s t a c a n t i d a d con l a i n g r e s a d a a c a j a según l a póliza de i n g r e s o , so
verá s i c o i n c i d e con e l abono operado en l a t a r j e t a a u x i l i a r d e l c l i e n t e en c o n t a b i l i d a d , y deberá c e r c i o r a r s e e l a u d i t o r que l a c a n t i d a d e n —
v i a d a p o r e l c l i e n t e es l a misan anotada en e l E s t a d o de c o b r o , y l a misma a s e n t a d a en l o s rugís
t r o s ; l a documentación e n v i a d a para su cobro s o controlará p o r medio de l a relación de c o b r a n z a s .
4-.- ANALISIS POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS.
E l paso i n i c i a l para l a confirmación, es l a obtención de uno relación de todas l a s Cuen
t a s p o r c o b r a r ( C l i e n t e s , documentos p o r c o b r a r - deudores d i v e r s o s ) , que de s e r p o s i b l e e s t o c í a —
s i f i c a d a por antigued
3 de s a l d o ; una v e z o b t e n i d a ésta, se checará
Lectivamente c o n t r a I o s a u x i l i a r e s y e l mayor
E s t e análisis, p o r antigüedad de s a l d o s ,
es o t r o de l o s p r o c e d i m i e n t o s de auditoría a p l i c a b l e s a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , con e l o b j e t o de comprobar que d i c h o s s a l d o s son c o r r e c t o s y que están amparados c o n l a documentación r e s p e c tiva .
En e l caso de l a s c u e n t a s y documentosp o r c o b r a r , e l análisis de s a l d o s t i e n e Una i m —
p o r t a n c i a t a l , porque se puede comprobar q u i e n e s
son l o s c l i e n t e s que se a t r a s a n en sus pagos, l a
antigüedad de l o s s a l d o s y p r i n c i p a l m e n t e s i n o hay malos manejos p o r p a r t e de l a s p e r s o n a s quomanejan l o s v a l o r e s que amparan l a s c u e n t a s (Pac
t u r a s , L e t r a s de cambio,Pagarés).
~~
Después de h a b e r o b t e n i d o e l análisis p o r antigüedad de s a l d o s , s e procederá a a p l i c a r l a técnica de l a confirmación a todos a q u e l l o s s a l d o s e s c o g i d o s en forma s e l e c t i v a p a r a investí
gar s i estos son c o r r e c t o s .
En e l s i g u i e n t e renglón de éste m i s m o —
capítulo explicaré en términos más a m p l i o s l a —
técnica de l a confirmación.
5.- CONFIRMACIONES."Dentro de l a s técnicas básicas de a u d i toría más i m p o r t a n t e s que comunmente c o r r e s p o n d e h a c e r a l A u d i t o r , e s l a confirmación de c i e r t o s —
hechos p o r c o r r e s p o n d e n c i a . C o n f i r m a r q u i e r e d e —
c i r o b t e n e r una declaración e s c r i t a , de a l g u i e n —
f u e r a d e l n e g u c i o que se esté a u d i t a n d o , s o b r e —
a l g u n o s hechos de i m p o r t a n c i a p a r a e l A u d i t o r y s o b r e l o s c u a l e s esa p e r s o n a está c a l i f i c a d a p a r a
h a c e r una declaración. L a s c a n t i d a d e s que l o s
c l i e n t e s deben a l n e g o c i o en c u e n t a s c o r r i e n t e s —
o en documentos,se c o n f i r m a n o b t e n i e n d o de e l l o s una declaración d e l monto de sus adeudos. E l p r o c e d i m i e n t o de c o n f i r m a c i o n e s t i e n e una u t i l i d a d —
muy a m p l i a y, g e n e r a l m e n t e su c o n s i d e r a que es e l
método de verificación más i n d i c a d o "(12)
Una v e z que e l A u d i t o r ha e s c o g i d o l a —
forma de c i r c u l a r de confirmación a emplear, d o —
be p r o c e d e r a l a selección de l a s c u e n t a s a c o n —
f i r m a r y a su c o n t r o l .
E l a l c a n c e que va a d a r l e a e s t e procedí
miento,debe e s t a r basado en e l r e s u l t a d o d e l o s t u
d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o que p r e v i a m e n t e habrá c f o c
t u a d o , en s u j u i c i o y madurez p r o f e s i o n a l así c o mo de l a s c o n d i c i o n e s e s p e c i a l e s de la. Empresa.
La f e c h a a l a que se v a n a s o l i c i t a r l a s
c o n f o r m i d a d e s de s a l d o s quedará a j u i c i o d e l A u d i
t o r , pero estará,, i g u a l m e n t e , l i g a d a con o l r o s u T
t a d o de l o evaluación d e l c o n t r o l i n t e r n o ; s i ést e es a c e p t a b l e se podra s o l i c i t a r l a c o n f o r m i d a d
( 1 2 ) - D e b e r e s de l o s C o n t a d o r e s J u n i o r s y u e n i o r —
I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Públicos —
C C . A . - 1 9 6 5 - Pág. 3 1 ,
s o b r e s a l d o s a n t e r i o r e s , o p o s t e r i o r e s en d e t e r minadas c i r c u n s t a n c i a s , a l a f e c h a d e l c i e r r e —
d e l e j e r c i c i o , cuidando de h a c e r p o s t o r i o r m e n t e l a conexión n e c e s a r i o con l o s s a l d o s a l f i n d e l ejercicio.
Sobre l a s r e l a c i o n e s p o r antigüedad dos a l d o s o b t e n i d a s de l a Compañía, e l A u d i t o r oseo
gerá l a s c u e n t a s a c o n f i r m a r , y a n o t a r a e l número
de c l a v e que l e s c o r r e s p o n d a ; l a c l a v o puede s e r
un número o l e t r a , o l a combintción de ambos, —
que l e p e r m i t a a l A u d i t o r i d e n t i f i c a r de manerarápida y e f i c a z a l momento de r e c i b i r l a C o n t e s tación e l t i p o de cuenta y c i r c u l a r que fuó e n —
viada.
"La Comisión de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i toría en su boletín'No. 6 c o n s i d e r a que uno d e —
l a s pruebas más e f e c t i v a s p a r a d e t e r m i n a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s Cuentas y Documentos p o r c o b r a r d e n t r o d e l régimen de p r o p i e d a d d e l n e g o c i o ,
es l a Confirmación p o r c o r r e s p o n d e n c i a d i r e c t u m o n
t e de l o s deudores de l o s s a l d o s a s u c a r g o . Con
secuentemente se c o n s i d e r a que e l A u d i t o r , no
podrá d e c l a r a r haber i r a c t i c a d o e l examen de l o o
e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con l a s normas —
de Auditoría generalmente a c e p t a d a s s i no r e c u —
rrió a l p r o c e d i m i e n t o de confirmación d i r e c t a —
de l o s d e u d o r e s , t a n t o de adeud >s r e p r e s e n t a d o s p o r títulos de crédito, como de adeudos no r e
p r e s e n t a d o s de ésta manera, t a n t o p o r concepto de adeudos p r o v e n i e n t e s de v e n t a s como p o r c u a l q u i e r o t r o c o n c e p t o , c o n excepción de l o s d e r e —
chos c o n o c i d o s comunmente como pagos a n t i c i p a
dos" ( 1 3 ) .
( 1 3 ) - - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos
Boletín No. 10 - Pág. #10.
P o r l o que se r e f i e r e o. l o s d i f e r e n t e s f o r m a s o técnicas de confirmación de s a l d o s ,
cabe h a c e r n o t a r que l a o p o r t u n i d a d o a l c a n c e de
l a s mismas y l o s técnicas a e m p l e a r quedan a j u i
ció d e l A u d i t o r , pero que en l a Auditoría de
Cuentos p o r C o b r a r , l a técnica de l a c o n f i r m a
ción es o b l i g a t o r i o ya que l o s e f e c t o s que p r o d u
cen o l e m i t i r un Dictamen t i e n e n una i m p o r t a n c i a "
demasiado c o n s i d e r a b l e ya que es l a técnica quecomprueba l a e x i s t e n c i a y r e a l i d a d de l o s s a l d o s
a f a v o r de l o empresa a u d i t a d a .
"En c u a n t o a l a forma de c o n f i r m a r I o s s a l d o s se puede o p t r p o r e m i t i r l a s en forma pos i t i v a o negativa.
n
La confirmación p o s i t i v a c o n s i s t e en —
e n v i a r a l deudor l a confirmación pidiéndolo quoc o n t e s t e a l A u d i t o r , t a n t o s i está conformo c o n e l s a l d o a s u cargo como s i no l o está.
E s t o técnica so s u b d i v i d e a s u v e z en:
Confirmación P o s i t i v a D i r e c t a y
Confirmación P o s i t i v o I n d i r e c t a
Lo Confirmación P o s i t i v a es D i r e c t a
cuando en l a s o l i c i t u d de confirmación se suini —
n i s t r a n a l c o n f i r m a n t e l o s d a t o s do l a conpañíay se l e p i d e que se r e c t i f i q u e c e n t r o sus p r o p i o s
datos.
Lo confirmación P o s i t i v a es I n d i r e c t a , cuando no se l e e n t r e g a n a l c o n f i r m a n t e d a t o s , y
s o l a m e n t e se l e p i d e
que p r o p o r c i o n e a l A u d i
t o r l o s d a t o s de l a s o p e r a c i o n e s conforme a s u s propias fuentes
de información o a sus p r o p i o s conocimi cntos.
Confirmación N e g a t i v a ; e s t a técnica con
s i s t e en que en l a s o l i c i t u d se l e p i d e a l c o n —
f i r m a n t e que c o n t e s t e a l A u d i t o r únicamente en e l caso de no e s t a r conforme con l o s d o t , s de —
l a empresa" (14)
Como se mencionó a n t e r i o r m e n t e , lo, técn i c a , l a o p o r t u n i d a d y e l a l c a n c e quedan o. j u i —
ció d e l A u d i t o r , pero cabe h a c e r n o t a r que en —
n u e s t r o país, dada l a f a l t a de cooperación de —
l o s c l i e n t e s , considero p r e f e r i b l e e l procedimion
t o p o s i t i v o , c o n I M S razón, cuando se presuma —
que puedan e x i s t i r i n e x a c t i t u d e s o i r r e g u l a r i d a des en l a s c u e n t a s o cuando l o s c l i e n t e s r e p r e —
s e n t e n una p a r t e i m p o r t a n t e d e l a c t i v o .
D e n t r o d e l p r o c e d i m i e n t o P o s i t i v o acons e j o e l D i r e c t o p a r a l a confirmación de l a s cuon
t a s p o r c o b r a r p o r l a s r a z o n e s a n t e s mencionadas".
Una v e z e s c o g i d o e l p r o c e d i m i e n t o do —
confirmación o u t i l i z a r y l i s t o s l o s s a l d o s de l a s c u e n t o s que voy a ocupar para c o n f i m a r i n a , se procederá* ^ e l a b o r a r l a confirmación ( l a s —
c u a l e s ya estarán i m p r e s a s para p o n e r l e y l e u d a tos n e c e s a r i o s ) .
Una v e z t e r m i n a d a s de f o r m u l a r todas —
l a s c o n f i r m a c i o n e s a e n v i a r , se discutirá con a l gún f u n c i o n a r i o competente s i no t i e n e i n c o n v o —
n i e n t e en e l envío de a l g u n a confirmación. P o r l o
que r e s p e c t a a l o s t i p o s de c o n f i r m a c i o n e s que —
mencioné a n t e r i o r m e n t e , a continuación muestro a l
gunes modelos de confirmación.
( 1 4 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos
Boletín No. 2. -Op..Cit. _Pág. No. 11
Modelo de Confirmación P o s i t i v a
Directa.
MEMBRETE DE LA COMPAÑIA.
Pe olía.
Nombre.
Dirección
Muy señores n u e s t r o s :
P o r e l mutuo interés de u s t e d e s y do —
e s t a Compañía una v e s a l año n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l Despacho
v e r i f i c a n algunas d e —
n u e s t r a s c u e n t a s para a s e g u r a r s e de que l a s h e —
mes manejado c o r r e c t a m e n t e . E s t e año s e l e c c i o n a r o n s u cuenta paro s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u —
observaciones respecto a l saldo a l
do
de
.
P a r a ayudarnos a n o s o t r o s y a n u e s b r o s A u d i t o r e s l e s s u p l i c a m o s c o n f i r m a r l a corrección
de n u e s t r o s r e g i s t r o s , f i r m a n d o e l talón de ésta
c a r t a y regrosándolo d i r e c t a m e n t e a n u e s t r o s
A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l No.
México,D.F. ,
en e l sobre p o r t e a d o que se acompaña.
Agradecemos de antemano su p r o n t a r o o —
p u e s t a y nos r e p e t i n o s sus o t o n t ' s y seguros s e r
vidores.
Nombre de l a Compañía.
F i r m a del_ f u n c i o n a r i o .
DespacHo
Dirección
E l s a l d o de$_
que aparecía a n u e s tro cargo(favor) a l
de_
de
en l o s
l i b r o s de l a Compañía__
oroc o r r e c t o ( i n c o r r e c t o ) con l a s s i g u i e n t e s obsc'rvac i o n e s : ( s i l o s h a y , f a v o r de d a r d e t a l l e de
ollas
Nombre d e l C l i e n t e
Núm. de clave-
Modelo de Confirmación P o s i t i v o
Indirecta.
MEMBRETE DE LA COMPAÑIA.
Pecha
Nombre
Dirección
Muy señores n u e s t r o s :
Con m o t i v o de l a revisión de n u e s t r a s c u e n t a s , que están l l e v a n d o a cabo n u e s t r o s Aud i t o r e s , Despacho
Apartado P o s t a l —
Núm.
México,D.F., s u p l i c a m o s a u s t e d e s
—
e n v i a r d i r e c t a m e n t e a d i c h o s señores una l i s t a de f a c t u r a s o p a r t i d a s de c u a l q u i e r c o n c e p t o que nos adeudaban a l
de
do
;
para e s t e o b j e t o s u p l i c a m o s v a l e r s e d e l anexo-y sobre p o r t e a d o que
panamos.
Agradecemos de antemano su p r o n t o r e s p u e s t a y nos r e p e t i m o s sus a t e n t o s y seguros
—
servidores.
Nombre ele l a Compañía
Firma
d e l Funcionario.
E l anexo a que se hice mención en e s t a
confirmación sería una h o j a s i n membrete dirigí
da a l despacho d e l A u d i t o r y se usarían unas —
columnas que i n d i c a r a n : R e f e r e n c i a , f e c h a , i m —
p o r t e ; en e s t e r^nexo se pondría l a c l a v e de l a circular.
MODELO DE CONFIFuA!\CION NEGATIVA.
Pecha.
Nombre
Dirección
Muy Señores N u e s t r o s ;
P o r mutuo interés Je u s t e d e s y de e s t o
Conpañío una v e z a l año n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l despacho
v e r i f i c a n a l g u n a s de —
n u e s t r a s c u e n t a s ¿ara a s e g u r a r s e que l a s homosn a n e j a d o c o r r e c t a m e n t e . E s t e año s e l e c c i o n a m o s su c u e n t a para s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u o b s e r
vaciónos r e s p e c t o a l s a l d o a l
vio
~
Les s u p l i c a m o s c o n t e s t a r d i r e c t a m e n t e a
n u e s t r o s A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l Núm.
México,D.P., únicamente en e l caso de no os'tnrc c n f o r m e s oon e l s a l d o que aparece en e l talónde l a p r e s e n t e , valiéndose d e l sobre p o r t e a d o —
que se acompaña.
Atentamente.
Nimbre de l a Compañía.
'Firma d e l F u n c i o n a r i o .
Despacho.
Direcciór
4
E l s a l d o de $
que aparecía a
n u e s t r o cargo ( f a v o r ) a l /
de
de
en l o s ^ l i b r o s dé l a Compañía
' .'
,
es i n c o r r e c t o con l a s S i g u i e n t e s o b s e r v a c i o n e s
Nombre d e l C l i e n t e .
Núm. de C l a v e
CONTROL LE LAS CONFIRMACIONES.
"Otro de l o s puntos más i m p o r t a n
t e s que se p r e s e n t a n en e l p r o c e d i m i e n t o de c o n firmación de s a l d o s p a r a e l A u d i t o r , es l a n e c e s i d a d de mantener un c o n t r o l sobre l a s s o l i c i t u des de confirmación y de l a s c o n t e s t a c i o n e s obte
n i d a s . S i en c u a l q u i e r momento hay una o p o r t u n i dad de que l a confirmación c a i g a en manos de
a l g u i e n que pueda f a l s i f i c a r una confirmación —
que h u b i e r a p r o d u c i d o i n f o r m e s que no estén d e —
acuerdo con l o s l i b r o s , o en c u a l q u i e r o t r a f o r ma pueda m a n i p u l a r l a s c o n t e s t a c i o n e s a l a s s o l i
c i t u d e s de confirmación, e l p r o c e d i m i e n t o ha f a l l a d o . S i l a e v i d e n c i a que se obtenga ha de s e r f i d e d i g n a , no debe p e r m i t i r s e violación a l g u n a —
a l o s resultados.
Una confirmación se o b t i e n e en c o n t e s t a
ción a una s o l i c i t u d . E n l o mayoría de l o s casos
l a s o l i c i t u d p r o v i e n e de l a Cía., que se examino.
E n r e a l i d a d no hay razón para que a q u e l a quiénse s o l i c i t a l a confirmación deba m o l e s t a r s e p a r a
c o n t e s t a r a c u a l q u i e r o t r o que nw sea l a C í a . , —
i n t e r e s a d a . P o r l o t o n t o es una práctica g e n e r a l i z a d a que l a s o l i c i t u d de confinunción se hagao cuando menos se f i r m e p o r un f u n c i o n a r i o de l a
compañía, más que p o r e l mismo A u d i t o r .
E s t o q u i e r e d e c i r que l a s c o n f i r m a c i o —
nes una v e z h e c h a s , deben de t u r n a r s e a l a Compa
nía p a r a f i r m a (a menos que sean formas impresas"
con membrete de c l i e n t e ) .
E x i s t e o t r o hecho que d i f i c u l t a e l c o n —
t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s . E n muchos casos l a —
compañía que se está exominando p r e p a r a l a s s o —
l i c i t u d e s de confirmación j u n t o con l o s s o b r e s —
en l o s c u a l e s se envían p o r c o r r e o . E l A u d i t o r —
únicamente señalará que' c u e n t a s p o r c o b r a r s o n —
l a s que deben c o n f i r m a r s e , y l o s f u n c i o n a r i o s —
de l o compañía ordenarán que un emplea .o e s c r i b a
a máquina l a información n e c e s a r i a en l a s formas
que se l e p r o p o r c i o n e n .
S i e l A u d i t o r desea mantener un c o n t r o l
adecuado se hará n e c e s a r i o tomar l a s n e d i d a a
siguientes;
Una v e z que e l c l i e n t e ha p r o p a r a d o l a s
c i r c u l a r e s , se devolverán a l A u d i t o r y ósto l a —
verificará s e l e c t i v a m e n t e en su a s p e c t o do n o m —
b r e , i m p o r t o y dirección c o n t r a l a relación. Y a s a t i s f e c h o e l A u d i t o r de l a v e r a c i d a d y a u t e n —
t i c i d a d de l a s c i r c u l a r e s , pondrá on olías 1.a —
c l a v e que será i g u a l a l a c o n s i g n a d a en l a r e l a ción.
Las c i r c u l a r e s ya v e r i f i c a d a s y con s u c l a v e estarán l i s t a s para su envío, e l c u a l so hará, de p r e f e r e n c i a en un sobre de v e n t a n a y —
anexando un sobre p o r t e a d o para l contestación,
d i r i g i d o precisamente a l A u d i t o r .
n
Ya ensobradas l a s c o n f i r m a c i o n e s se
depositarán p e r s o n a l m e n t e en e l c o r r e o . L o s d o s p u n t o s a n t e r i o r e s (colocación de l a c l a v e y d o —
pósito en e l c o r r e o ) son de v i t a l i m p o r t a n c i a
que l o s haga e l A u d i t o r p e r s o n a l n e n t e , y a que en su
d e f e c t o no podrá t e n e r l o s e g u r i d a d de que l a s —
c i r c u l a r e s l l e g a r o n a s u d e s t i n o y que f u e r o n —
p r e c i s a m e n t e l a s que él seleccionó.
Los s o b r e s en que se envíen l a 3 s o l i c i t u d e s de confirmación p o r c o r r e o deben de l l e v a r
e l menorete con l o dirección d e l A u d i t o r poro que
en coso de devolución pueda e n t e r a r s e de oque
l i a s que no han s i d o e n t r e g a d a s a l d e s t i n a t a r i o .
Con l o mencionado a n t e r i o r m e n t e , e l Aud i t o r ha c o n t r o l a d o e l p r i m e r envío 1c l a s c i r c u
l o r e s y ahora debe empezar a c o n t r o l a r l a s que v a n l l e g a n d o y e l envío de l o segunda c o n f i r m a —
ción."(15)
l a s c i r c u l a r e s que va r e c i b i e n d o e l Aud i t o r pueden s e r :
o ) . - C i r c u l a r e s conformes, es d e c i r , q u e estén de acuerdo con e l s a l d o n o n —
c i o n a -o en l a confirmación.
b) . - C i r c u l a r e s que estén i n c o n f o r r i e o —
con s u s a l d o .
c) . - C i r c u l a r o s d e v u e l t a s por c o r r e o .
La culminación d e l procedimieiil.¡- de
confirmación de s a l d o s , es l o obtención d e l r e —
sumen de verificación, éste se obtendrá en l a —
f e c h a que e l A u d i t o r c o n s i d e r e c o n v e n i e n t e c o n s i
derando l a s c o n f i r m a c i o n e s r e c i b i d a s .
~
E s t e resumen c o n s i s t e en l l e g a r a l a obtención de l a s c i f r a s de verificación p o r óste-p r o c e d i m i e n t o . A continuación n u e s t r o e j e m p l o de
un resumen de verificación.
( 1 5 ) - Deberes de l o s C o n t a d o r e s Júnior y SéniorSuplemento d e l Manual d e l CP.-Publicación
d e l I n s t i t u t o Mexicano de C P . - E . C A . 1 9 6 5 .
Resumen de Verificación £PÜ Cireularización.
P o r c e n t a j ®
Saldo a l 31-XII-68
de Cuentas por C.
Cuentas C i r c u l a r i zadas
a)
Nún.
'
Importe
Ndmoro
fc
Importe
—
—~
;
XX
XX
Circulares conformes r e c i b i d o s .
X
X
Circulares inconformes a c l a r a d a s r e c i b i
dos.
X
X
X
X
- X-
- X -
Circulares
devueltas
por c o r r e o .
C i r c u l a r e s no contes_
tadas..
Los t o t a l e s marcados ( a ) serán i g u a l e s , l o s p o r c e n t a j e s serán o b t e n i d o s de l a s i g u i e n t e forma:
a) E l p o r c e n t a j e marcado "XX" será c o — c i e n t o r e s u l t a n t e de l a división e n t r e l a s cuentas c i r c u l a r i z a d a s y e l saldode l a s cuentas p o r cobrar.
b) . - E l p o r c e n t a j e marcado "X" se o b t e n drá d i v i d i e n d o coda renglón e n t r e l a s cuentas
—
circularizadas.
9 0
-
HomiimAmM
OE LA
FACULTAD OS COM/ii"--JALAPA, Wírt,
TIPOS DE SALVEDAD DENTRO DEL DICTAMEN.
¡Si l a g e r e n c i a de l a empresa no q u i e r e
que se c o n f i r m e algún adeudo, l a razón do ésta
negación se consignará en l o s p a p e l e s de t r a b a j o
y se aplicará algún p r o c e d i m i e n t o s u p l e t o r i o por a c e r c i o r a r s e de s u a u t e n t i c i d a d . E n caso do —
que d i c h o s a l d o s e a de i m p o r t a n c i a , deberá
o r i g i n a r una s a l v e d a d que se mencionará d e n t r o d e l p r i m e r párrafo d e l d i c t a m e n , o sea una s a l v o
dad de a l c a n c e .
La Comisión de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i t o
ría d e l I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s P ú b l i —
e o s , en s u boletín No. 2, ha d e f i n i d o l a s s a l v e dades como " e x c e p c i o n e s p a r c i a l e s a a l g u n a de l a s
a f i r m a c i o n e s genéricas d e l d i c t a m e n o r d i n a r i o " , l o que q u i e r e d e c i r , que e l A u d i t o r va a d e l i m i t a r s u r e s p o n s a b i l i d a d sobre a q u e l l a s c u e n t a s op a r t i d a s de l a s que no se pudo c e r c i o r a r u o b t e n e r e v i d e n c i a s u f i c i e n t e de s u corrección.
" E x i s t e n t r e s c l a s e s de s a l v e d a d e s en cuanto a l a p a r t e d e l d i c t a m e n que a f e c t a n , a sabei
Salvedad a l alcance
S a l v e d a d a l a opinión
S a l v e d a d a l a l c a n c e y o l opinión
en C o n j u n t o .
;
n
Cabe h a c e r mención que una s a l v e d a d oun c o n j u n t o de e l l a s , dependiendo de s u i n p o r t a n
c i a en relación con l a s demás p a r t i d a s de l o a -~
e s t a d o s f i n a n c i e r o s , pueden p r o v o c a r l o negación
de opinión o b i e n un d i c t a m e n n e g a t i v o .
91.
O C U L T A D
En cuanto o l a s s a l v e d a d e s p o r f a l t a de cireularización, e s t a s a l v e d a d nace o so o r i —
g i n a cuando cumpliendo i n d i c a c i o n e s d e l c l i e n t e no se c o n f i r m a n l a s Cuentas p o r C o b r a r , o b i e n —
p o r r a z o n e s de tiempo u o t r a s c i r c u n s t a n c i a s rióse o n f i r m a n éstas.
A l r e s p e c t o de e s t a s a l v e d a d , l a Comisión de P r o c e d i m i e n t o s de Auditoría en s u b o l o —
tín "No. 6, ha expresado "Se c o n s i d e r a que e l Au_
d i t o r no podra d e c l a r a r h a b e r p r a c t i c a d o e l examen de l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con —
normas l e auditoría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s s i no
recurrió a l procedimiento- de confirmación d i r e c t a de l o s deudores.(16)
P o r f a l t a de confirmación d e l s a l d o
pueden s u r g i r t r e s s i t u a c i o n e s :
—
1. -Que no se c o n f i r m e n l a s c u e n t o s po- r o se u t i l i c e algún i.iétodo substítu
t o y mediante éste se c e r c i o r e e l A u d i t o r de l a a u t e n t i c i d a d , r e c u p e r a b i l i d a d y valuación de l a s C u e n —
tos por Cobrar.
2. -Que no se c o n f i r m e n l a s Cuentas p o r
c o b r a r y se a p l i q u e n p r o c e d i m i e n t o s
s u p l e t o r i o s poro que éstos r e s u l t e n
n e g a t i v o s , y en c o n s e c u e n c i a , o l —
A u d i t o r no pueda c e r c i o r a r s e de l a autenticidad, recuperabilidad y valuación de l a s Cuentas p o r C o b r a r .
( 1 6 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s PúblicosA.C. Op. C i t . Pég. #4-7
E n e l p r i m e r o de l o s cosos sefía unos a l v e d a d a l a l c a n c e y e l d i c t a m e n podría e s t a r r e d a o t a d o en l a s i g u i e n t e f o r m a .
A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Henos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e .lo —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s —
p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a —
men se efectuó de acuerdo con normas de a u d i t o —
ría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , —
incluyó l o s pruebas s o b r e l a documentación, l i —
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s p r o c o —
d i m i e n t o s de auditoría que c o n s i d e r a m o s n e c o s a —
r i o s en l o s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r pe t i
ción de l a Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s
d i r e c t o s de l o s s a l d o s de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s i n embargo nos c e r c i o r a m o s de l a r a z o n a b i l i d a d de d i c h o s s a l d o s p o r medio de o t r o s p r o c e d i m i e n tos.
En n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l
y e l e s t a d o de r e s u l t a d o s que se acompañan, p r e s e n t a n r a z o n a b l e m e n t e l a situación f i n a n c i e r a do
l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l año t e r m i n a d o en eso f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a d o s s o b r e bases s e m e j a n t e s o l o s d e l e j e r cicio anterior.
México,D.E.
4 de f e b r e r o de 1969.
En e l segundo de l o s c o s o s ,
A u d i t o r no c o n f i r m a y tampoco u t i l i z a
m i e n t o s s u p l e t o r i o s se podrá r e d a c t a r
men de l a s i g u i e n t e forma; expresando
dad a l a l c a n c e y a l a opinión:
cuando e l
procedí—
e l dictal a salve-
A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Hemos examina l o e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s —
p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a —
men se efectuó de acuerdo c o n normas de a u d i t o —
ría g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , incluyó l a s pruebas s o b r e l o documentación, l i —
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s procedí
m i e n t o s de auditoría que c o n s i d e r a m o s n e c e s a r i o s
en l a s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r peticiónde l a empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s d i —
r e c t a s de l o s s a l d o s de l a s Cuentos p o r C o b r a r —
n i a p l i c a m o s o t r o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a 3U c o n
firmoción.
E x c e p t o p o r e l s a l d o de:$
doCuentas p o r C o b r a r que en v i r t u d de l a s l i m i t a —
c i e n e s a n t e s mencionadas no pudimos c o m p r o b a r , —
en n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l y e l e s —
t a d o de r e s u l t a d o s que se acompañan, p r e s e n t a r —
r a z o n a b l e m e n t e l a situación f i n a n c i e r a do l a Emp r e s a L a N a c i o n a l , a l 31 de D i c i e m b r e de 1968 yl o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l año t o r
minado en esa f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a —
dos s o b r e bases semejantes a l a s d e l e j e r c i c i o —
anterior.
C.P.T.
Móxico,S.E.
4- de f e b r e r o de 1969.
En e l t e r c e r o de l o s c o s o s , cuando n o se c o n f i r m a n l e s s a l d o s y además l o s p r o c e d i m i e n
tos supletorios resultan negativos, l a salvedadpodrá quedar redactáis en l s i g u i e n t e formas
n
A l o s Señores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Hemos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de —
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s p o r e l año t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o examen
se efectuó de acuerdo con normas de auditoría g£
n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en consecuencia,incluyól a s pruebas de l a documentación, l i b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y l o s demás p r o c e d i m i e n t o s de auditoría que consideramos n e c e s a r i o s en l a s c i r a u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r petición de l a —
Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s de Cuentas
por cobrar.
Aún cuando a p l i c a m o s p r o c e d i m i e n t o s —
s u p l e t o r i o s poro v e r i f i c a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s
c u e n t a s p o r c o b r a r , l o s r e s u l t a d o s o b t e n i d o s no
f u e r o n s u f i c i e n t e s para c e r c i o r a r n o s de l o a n t e rior.
En n u e s t r a opinión, e l b a l a n c e g e n e r a l ,
s u j e t o a l o s e f e c t o s que p u d i e r a p r o d u c i r l o men
c i o n o d o en e l párrafo a n t e r i o r , y e l e s t a d o de re
s u l t a d o s que se acompañan p r e s e n t a n razonoblornen
t e l a situación f i n a n c i e r a de l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968, y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s ^ o r e l arlo t e r m i n a d o en
" e s a f e c h a , de acuerdo c o n p r i n c i p i o s de C o n t a b i
l i d a d generalmente a c e p t a d o s a p l i c a d o s sobre b a ses semejantes a l o s d e l e j e r c i c i o a n t e r i o r .
C.P.T.
México,D.P.
4 de f e b r e r o de 1969
7.-TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS CANCELADAS COBRA
DAS.
Una v e z que una c u e n t a se ha c a n c e l a d o
p o r i n c o b r a b l e , c o n l a d e b i d a autorización c o —
r r e s p o n d i e n t e , a l g u n a s v e c e s sucede que un c l i e n
t e después de h a b e r d e j a d o p a s a r b a s t a n t e t i e m p o ,
o c u r r a a l a empresa a pagar una cuenta que lia
bían c a n c e l a d o , y a que h a b i e n d o r e c u r r i d o o t o d o s
l o s medios a s u a l c a n c e para s u cobro n.< l o
hicieran posible.
En cuso de que se p r e s e n t a r a ésta s i tuación en l a empresa, l o más a c o n s e j a b l e os ent r e g a r l e l a c u e n t a o documento que se tenía c a n c e l a d o ya que se podrá d i s p o n e r de e l l a p o r e n —
c e n t r a r s e debidamente a r c h i v a d a .
E l e f e c t i v o ingresado a l a caja repercutirá en e l a s p e c t o o o n t a b l o ^ y a que cuando
e s t a información l l e g u e a l departamento de c o n —
t a b i l i d a d , s e encontrarán c o n que osa c u e n t a ya no e x i s t e p o r h a b e r l a c a n c e l a d o p o r no poder
hacer e f e c t i v o su cobro.
A l e n c o n t r a r s e ante e s t a situación,
desde e l punto de v i s t a c o n t a b l e , se podrán a p l i c a r t r e s s o l u c i o n e s ( se recordará que cuando s c canceló esa cuenta se h i z o e l c írgo a l a e s t i m a ción para c u e n t a s i n c o b r a b l e s y se acreditó o —
Cuentas p o r C o b r a r ) .
l a . - S e cargará l a c a n t i d a d cobrada a —
Cuentas por C o b r a r y se abonará fil a estimación.
2.-Se cargará a Cuentas p o r C o b r a r y se abonará a o t r o s i n g r e s o s .
3a.-Se cargará a Cuentas p o r c o b r a r y
se abonará a Pérdidas p o r Cuentas
Incobr i b l e s .
De e s t a s t r e s s o l u c i o n e s se optará poll a que se c o n s i d e r e nás c o n v e n i e n t e a j u i c i o
d e l Contador encargado de e f e c t u a r l o s a s i e n t o s contables.
A l a p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do A u d i toría e l A u d i t o r deberá i n v e s t i g a r s i l a s c u e n —
tas canceladas fueron a u t o r i z a d a s por l a a u t o r i dad competente, deberá c e r c i o r a r s e s i l o cancela_
ción de una cuenta p o r i n c o b r a b l e e s t a d e b i d a n e n
t e comprobado como l o ordena l o Sría.de Hda. y C P . mediante l a Ley d e l I.S.R., en su artículo24; investigará e l p r o c e d i m i e n t o c o n t a b l e empleri
do p o r e l cobro de una cuenta c a n c e l a d a ; r e v i s a rá s i d i c h o cobro fué i n g r e s a d o a l a c a j a .
a ) . - A s p e c t o F i s c a l de l a s Cuentas c a n c e l a d a s c o bradas.
Dosde e l momento en
debidamente l a i n c o b r a b i l i d a i
cancelación de una c u e n t a p o r
e x i s t i r ese a c t i v o a f a v o r de
que se comprobé
y se outurizó l a —
c o b r a r dejó de
l a empresa.
P o r l o t a n t o en caso de que se p r e s e n tarán i n g r e s o s p o r c u e n t a s c a n c e l a d a s a n t e r i o r —
mente, l o empresa en que se p r e s e n t a r a c 3 t e c a —
so podrá o p t a r p o r e l u d i r i m p u e s t o s por concepto
d e l pago r e c i b i a o ; pero l a Secretaría de H a c i e n da y Crédito P u b l i c o p r e v i e n d o que se p u d i e r a —
p r e s e n t a r e s t a situación, e s t a b l e c e en l a Ley d e l
Impuesto sobre l a Renta en su A r t . 24 que, todos
l o s i n g r e s o s o b t e n i d o s p o r c u e n t a s que ya habían-
s i d o c a n c e l a d a s , se acumularán a l o s r c s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o 6n que se s u s c i t e l a recuperaciónde una c u e n t a i n c o b r a b l e .
E l A u d i t o r procederá a i n v e s t i g a r s i —
por l o s i n g r e s o s obtenidos por cuentas c a n c e l a —
das se acató l o d i s p u e s t o en e l párrafo segundod e l A r t . 24 de l a Ley de. I.S.R.; además deberác e r c i o r a r s e en e l c o n t r o l de c u e n t a s c a n c e l a d a s s i r e a l m e n t e e s t a b a r e g i s t r a d a l a cuenta como i n
cobrable.
CAPITULO CUARTO.
SUGERENCIA AL CONTROL INTERNO.
1.-Políticas s e g u i d a s p a r a a u t o r i z a r —
créditos.-El p r e s e n t e capítulo e s t a encausado —
a h a c e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s que he c o n s i d e rado c o n v e n i e n t e s , no porque l a empresa está mal
o r g a n i z a d a n i porque su c o n t r o l i n t e r n o sen d e f i
cíente, s i n o porque a medida que un n e g o c i o t i o n
de a aumentar, se hace n e c e s a r i o h a c e r s u g e r e n —
c i a s y a c t u a l i z a r a l a empresa a l a s n e c e s i d a d e s
v i g e n t e s y m e j o r a r en ésta forma, t o d a s l a s f u n c i o n e s que se l l e v e n o cabo en e l l a .
P o r c o n s i g u i e n t e , después de haber efcc_
tuado un e s t u d i o y evaluación d e l c o n t r o l i n t e r no de l a empresa, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o expon e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s en t o d o s l o s tomasd e l p r e s e n t e capítulo, con e l propósito di: mejor a r e l s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o y ayudar en e s t a forma a o b t e n e r más fácilmente —
l o s r e s u l t a d o s que se b u s c a n en todo n e g o c i o .
Comenzaré traíanlo e l tema r e f e r i d o a —
l a s políticas que se deben s e g u i r para o t o r g a r —
créditos para m e j o r a r e s t e s i s t e m o .
P o r políticas de crédito se e n t i e n d e —
que s o n e l c o n j u n t o de normas que se d i c t a n c o n e l o b j e t o de h a c e r más ágil y r a z o n a b l e l a a p r o bación de l o s créditos.
S i n embargo, e s t a s normas deben do f o r m u l a r s e tomando en consideración l o s d i v o r s o s —
f a c t o r e s que i n t e r v i e n e n en l a fijación de o s a s políticas, d e n t r o de l a s c u a l e s podernos mencionar
las siguientes:
1. -Merendó d e l p r o d u c t o y l a c o m p e t e n c i a .
2. -Márgenes de r i e s g o sobre l o s t r a n s a c c i o n e s de crédito.
3. - C o n o c i m i e n t o o r e f e r e n c i a a c e r c a d e l clieiite.
4. - I n f l u e n c i a d e l p r o d u c t o desde e l punt o de v i s t a c a l i d a d y p r e c i o de v e n —
ta.
5. - P r e s t i g i o y novedad d e l p r o d u c t o .
6. - C a p a c i d a d do f i n a n c i a m i u n t o d e l c l i e n
te.
7. -Elocución de l a c o b r a n z a tomando e n —
c u e n t a 1-is costumbres d e l medio.
Debemos r e c o n o c e r , que l o s r e c u r s o s f i —
n a n c i c r o s l i m i t a d o s do una empresa en p a r t i c u l a r ,
pueden o b l i g a r a una moderación en cuanto a cuen
t a s p o r c o b r a r mayor que l a que sería i d e a l d e s de e l punto de v i s t a d e l r e n d i m i e n t o sobre l a
inversión; s i l a d i s p o n i b i l i d a d de f o n d o s es l i m i t a d a , su uso en l o s i n v e n t a r i o s , e l e q u i p o y o t r o s r e n g l o n e s d e l a c t i v o que o f r e c e n un r e n d i m i e n t o aún más a l t o , puede d i c t a r una s e v e r a ro_n
tricción en l a administración d e l crédito; o o l l a posición d e l n e g o c i o es t o n p r e c a r i a , que una
pérdida grande en c u e n t a s malas resultaría desas_
t r o s a , puede s e r p r u d e n t e una c a u t e l a extrema orí
l a política c r e d i t i c i a , aunque r e s u l t e c o s t o s a en o p o r t u n i d a d e s d e s a p r o v e c h a d a s de u t i l i d a d e s y
rendimientos.
De acuerdo con l a s políticas de crédito,
que se e n c o n t r a r o n en v i g o r en l a empresa a u d i t a da, se hace s u g e r e n c i a de que p a r a m e j o r a r d i c h a s
polític i s es recomendable m a r c a r l e a cada c l i e n t e
un margen de crédito de acuerdo a su c a p a c i d a d de
pago que se l e haya i n v e s t i g a d o ; también se debe-
de tomar en cuenta para o t o r g a r créditos a f o i á —
n e o s , que éstos c l i e n t e s se e n c u e n t r e n en l u g a r e s
a c c e s i b l e s de t r a s l a d o , para que en caso do q u e —
en a l g u n o s de éstos créditos se A i f i c u l t e su e o —
b r o , t r a s l a d a r s e con f a c i l i d a d a l l u g a r en dondev i v e e l c l i e n t e , s i n que ésto o c a s i o n e g a s t o s ele_
v a d o s y mucho p e r d i d o de t i e m p o ; será e o n v e n i e n —
t e t e n e r un empleado d i s p o n i b l e para que efectuéc o b r o s foráneos de todos a q u e l l o s c l i e n t e s que so
r e t r a s e n en sus pagos, para que su c u e n t a no so vaya
quedando r e z a g a d a ; debe de p r e v e r s e que e n caso de que e x i s t a n c l i e n t e s que v i v a n en .Lugares
en que no liaya s e r v i c i o de c o r r e o , i n d i q u e n e l —
l u g a r más c e r c a n o en que se p r e s t e e s t o s e r v i c i o ,
l a dirección de a l g u n a casa p a r t i c u l a r o un negoc i o p a r a mandarle ahí l o s E s t a d o s de Cobro p a r a —
que l o pasen a r e c o g e r ; será n e c e s a r i o que l a emp r e s a tenga a su disposición vehículos de su p r o p i e d a d p a r a r e p a r t i r l a mercancía v e n d i d a que
ocupa demasiado e s p a c i o .
2 . - D i s t i n t a s formas para e f e c t u a r o o b r o s .
E n t r e l a s d i s t i n t a s formas para e f e c t u a r c o b r o s , voy a mencionar l a s e f e c t u a d a s p o r medio de c a r —
ta
de c o b r a n z a s ; en una c r t a de e s t a n a t u r a l e z a
p a r a c o n s i d e r a r s e e f e c t i v a , debe e s t a r e s c r i t a , —
t e n i e n d o en cuenta p r i n c i p a l m e n t e dos o b j e t i v o s j
n
1. - C o n s e g u i r e l d i n e r o .
2. - C o n s e r v a r l a buena v o l u n t a d d e l
cliente.
Pero a n t e s , de adentrajm.' a l a e x p l i c a —
ción y s u g e r e n c i a s , de l a s d i s t i n t a s formas p a r a e f e c t u a r c o b r o s por medio de c a r t a s , he c o n s i d e r a
do n e c e s a r i o m o s t r a r l o s d i s t i n t o s t i p o s de c l i e n
t e s ( compradores ) que se pueden e n c o n t r a r .
*~
OTIEDADMLA BIBLIOTECA''
D: LA
JALAPA, VEO.
"Desde e l punto de v i s t o de l o s c o b r o . n —
z a s , l o s c o m p n d o r e s pueden d o s i f i c a r s e como s i gue :
1. -Compradores que p a s a n p o r a l t o l a s —
c u e n t a s , s e n c i l l a m e n t e a causa de n e g l i g e n c i a o —
de malos métodos de l l e v a r l o s n e g o c i o s .
2. -Compradores que no t i e n e n p r e s e n t e —
l a s o p o r t u n a s f e c h a s de pago, a causa de l o r o d u
c i l o do sus c u e n t a s .
3. -Compradores que p o d r e n pagar c o n p r o n
t i t u d , pero o l v i d a n l a s f e c h a s de pago, a c a u s a do que suponen, que es mucho más b e n e f i c i o s o p a r a e l l o s u t i l i z a r en sus o p e r a c i o n e s e l d i n e r o —
d e l a c r e e d o r , que e l suyo que t i e n e n d e p o s i t a d o on o l banco.
4. -Compradores que s o n temporalmente —
l e n t o s en l o s pagos pero que u s u a l m o n t e pagan at i e m p o , es d e c i r pagan a tiempo cuando l a s f o c h a s
de v e n c i m i e n t o de l a s f a c t u r a s de l o s a c r o e d o r o o
c o i n c i d e n con l o s p u n t o s e s t a c i o n a l e s c u l m i n a n —
t e s en sus n e g o c i o s .
5. -Compradores que s o n económicamente l e n t o s en l o s pagos.
6 . -Compradores que son temporalmente —
l e n t o s a causa de c i r c u n s t a n c i a s c o m e r c i a l e s docarácter l o c a l .
cia
7. -Compradores que b o r d e a n l a i n s o l v e n o que son en r e a l i d a d i n s o l v e n t e s .
8. -Compradores que son d e l i b e r a d a m e n t c fraudulentos."(17).
(17).-S.M.Brown L. D o r i s - M a n u a l d e l D i r e c t o de Empresas Pág.IO36.-la.Edición 1959 UTHEA.
Después Je h a c e r l o distinción de l o s —
t i p o s d i s t i n t o s de compradores que nos podemos —
e n c o n t r a r y que p o r su r e t r a s o en sus pagos d a n —
o r i g e n a que se l e s p r e s i o n e en l a formo de co
"bro, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o , h a c e r s u g e r e n c i a s —
para l a forma de e s c r i b i r c a r t a s de c o b r a n z a s .
Las s i g u i e n t e s s u g e s t i o n a s pin den u t i l i z a r s e como guía para e s c r i b i r c a r t a s do c o b r a n z a s .
" l . - S e a animoso, o p t i m i s t a y c o n s t r u c t i vo a l c o n s i d e r a r l a situación d e l deudor.
2. - R e p r o s e n t e s e mentalmente o i n d i v i d u a l
mente a l a c r e e d o r , compruebe l a razón de su moros i d a d , sus n e g o c i o s , su ubicación y situación.
3. -Adopte l a a c t i t u d d e l u s t e d , líalo -no s i g n i f i c a que ese pronombre p e r s o n a l p r e c i s o u t i l i z a r l o c o n s t a n t e m e n t e , s i n o que d e t r a s do cn_
da p a l a b r a e x i s t a una consideración de simpa tíah a c i a e l caso d e l i n d i v i d u o en cuestión.
. 4.-Tenga c u i d a d o con l a g r a v e d a d . Una c a r t a de c o b r a n z a s demasiado c o r t a r e o u i t a demas i a d o seca y da una impresión de i n o p o r t u n i d a d y
obscuridad..
5. - E l tono f r e n t e o l a s c a r t a s de c o b r a n
zas debe emplearse cuando e s t o r e s u l t o p o s i b l e , - on términos de j u s t i c i a y buena volunta:!. No de —
be ^ c o n s t i t u i r una señal de i m p a c i e n c i a o i r r i t a - ción. S i n embargo, hay o c a c i o n e s en que se h a c e n o c e s a r i o una c a r t a enérgica.
6. -Fíjese un p l a n d e f i n i d o p a r a e s c r i b i r
c a r t a s de c o b r a n z a s haciéndolo de p r e f e r e n c i a p o r
l a s mañanas, de e s t a manera l e s queda l a t a r d e —
l i b r e p a r a r e a l i z a r o t r a s t a r e a s r e l a t i v a s a créditos.
Además de ésto, l a s c o r t o s pueden así —
d e p o s i t a r s e en e l c o r r e o a l f i n a l de l a j o r n a d a , l o c u a l reduce a l mínimo l a s d i s c r e p a n c i a s en l o s
e s t a d o s de c o b r o , e n t r e e l momento en que l a c a r t a f u e e s c r i t a y a q u e l en que fué d e p o s i t a d a a l correo.
7 . - O m i t i r s e cuando e l l o
sea p o s i b l e , —
p a l a b r a s t a l e s como e x i g i r , i n s i s t i r , demanda, o b l i g a r , manejar, i m p o s i b l e , i n c a p a z y m o l e s t o . E s t a s son p a l a b r a s n e g a t i v a s que sólo s i r v e n p a ra i r r i t a r a l c l i e n t e " ( 1 8 ) .
Como podemos darnos cuenta l a s recomend a c i o n e s dadas, son s u g e r e n c i a s p r o p i c i a s para r e d a c t a r c a r t a s de c o b r a n z a s y o b t e n e r en e s t o forma r e s u l t a d o s p o s i t i v o s en cuanto a c o b r o s .
P o r l o t a n t o es recomendable tomar o n —
consideración l a s a n t e r i o r e s s u g e r e n c i a s p a r a do
e s t a manera m e j o r a r e l s i s t e m a de c o b r o s p o r
correspondencia.
3--CARTAS SOBRE COBRANZAS.
Después de haber expuesto una s e r i e des u g e r e n c i a s para r e d a c t a r c o r t a s sobre c o b r a n z a s ,
he optado p o r h a c e r una explicación más d i r e c t a s o b r e l a s c a r t a s de c o b r a n z a s c o n t o d o s l o s r e —
q u i s i t o s n e c e s a r i o s , de acuerdo a l a s c i r c u n s t a n
cias existentes.
"Aún cuando l a s c i r c u n s t a n c i a s de c a d a caso i n d i v i d u a l m o d i f i c a n n e c e s a r i a m e n t e l o s p r o
(18).-S.M. Brown- L . D o r i s - M a n u o l d e l D i r e c t o r do
Empresas. Op. Cít. Pág. 1037.
c e d i m i e n t o s do c o b r o , l o c o r r e s p o n d e n c i a do c o —
b r a n z a s se basa en g r o n p a r t e , en l o s e f e c t o s —
a u m e n t a t i v o s de l a repetición y de l a v a r i e d a d de l o s l l a m a m i e n t o s . La c u e n t a no pagada pasaráa través de l a s e t a p a s s i g u i e n t e s de c o r r e s p o n d e n
c i a de c o b r a n z a s ;
1. - R e c o r d a t o r i o .
2. -Averiguación.
3. -Llamamiento.
4. -Demanda.
1.-Formas de R e c e r d a t o r i o s . - V a m o s a d a r
p o r s u p u e s t o en l a p r i m e r a e t a p a que e l c l i e n t e no ha pagado s u s c u e n t a s d e b i d o a o l v i lo o d e s —
c u i d o , p o r l o que se hoce n e c e s a r i o l l a m a r l e l a atención a l c l i e n t e sobre l a situación en que so
encuentra su cuenta.
Cuando ésto sucede cabe emplear un r e —
c o r d a t o r i o suave e i n o f e n s i v o , e l c u a l puede adapt a r c u a l q u i e r a de l a s formas s i g u i e n t e s :
A . - D u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o
de cuenta con una f a s e recordótorio 5
un r e c o r d a t o r i o puede c o n s i s t i r e n —
un d u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o de c u e n t a , en l a c u a l f i g u r a —
e s c r i t a a máquina, en forma d e s t a c a da o estampada con un s e l l o , a l g u n a f r a se c orno és t a s ;
Cuenta s o b r e v e n c i d o .
Gírenos p o r f a v o r
Vuenta v e n c i d a , g i r e p o r f a v o r
Le agradecemos s u p r o n t o remisión do
fondos.
Por f a v o r envíenos un choque.
¿Puede u s t e d e n v i a r n o s un
cheque p o r f a v o r ?
Por f a v o r praste usted atención a e s t a c a r t a .
EDO.DE COBRO.
B. - E t i q u e - t a s . -Más f u e r z o _uin que una —
f r a s e e s c r i t a a máquina o estd mpadacon un s e l l o , l a t i e n e ui~n e t i q u e t o pegada a l d u p l i c a d o de una f l e t u r a —
o de un e s t a d o de c u e n t a s d e n t r o dol o f a s e de l o s r e c o r d a t o r i o s
i
Le agradeceremos su p r o n t a remisión do fondo:
E T I Q U E
T i\
C.-Tarje-tas Impresos. -Una de l a s formas
de r e c o r d a t o r i o puede también consi_s
t i r en una t a r j e t a i m p r e s a , s i n s a l do n i f i r m a , en l a c u a l se l l e n a n —
l o s d e t a l l e s r e l a t i v o s a l e s t a d o del a c u e n t a d e l c l i e n t e . A menudo e s —
tas t a r j e t a s son p r e f e r i b l e s a l a s —
c a r t a s p a r a e n v i a r l a s como p r i m o r r e
c o r d a t o r i o , p u e s t o que ¿on i u p e r s o —
n°les y l o s c l i e n t e s comprenden quetambién o t r o s compradores morosos l o s
están r e c i b i e n d o d e n t r o do 1 'S mis —
mas c i r c u n s t a n c i a s . Deben e s t . i r r e —
d a c t a d i s en términos c o r t e s e s p a r a —
mostrar equidad, recordar l a s condic i o n e s de crédito c o n v e n i d l a o impre
s i o n o r o l c l i e n t e p o r s u carácter —
impersonal o i n p a r c i a l . S i e l p r i v i l e g i o de l a c u e n t a a b i e r t o ha de r e s
ponderse t e m p o r a l m e n t e , e n t o n c e s l a t a r j e t a debe c o n s t i t u i r s e una a d v e r t e n c i a a l c l i e n t e pero s i n que o l i o sea causa de o f e n s a .
A continuación se p r e s e n t a n a l g u n o s b r e
ves e j e m p l o s que pu den u t i l i z a r s e en l i s tarj_e
t a s de ésta c l a s e ;
Respetuosamente s o l i c i t a m o s l a i n —
mediata atención de Ud., a su c u e n t a
ya s o b r e v e n c i d a .
E s t e es un n u i v o r e c o r d a t o r i o a m i s t o s o de que n u e s t r a s c o n d i c i o n a s de
v e n t a s s o n o r d i n a r i a m e n t e de p ig° t o t a l a f i n de mes.
Quizá u s t e d ha d e j a d o que e s t a cuen
t a l e p a s a r a i n a d v e r t i d a . Le' r o g a mos que l e p r e s t o atención a h o r a .
Le enviamos e s t e e s t a d o de c u e n t a —
a l o s f i n e s c o m p a r a t i v o s y como r e c o r d a t o r i o d e l c o n v e n i o mutuo en —
cuanto a l a s c o n d i c i o n e s do v e n t a s .
LA NACIONAL
VERACRUZ,VER.
Respetuosamente s o l i c i t a m o s l o i n
m e d i a t a atención de Ud., a su
cuenta s o b r e v e n c i d a .
1
•
T A R J E T A
:
•
I M P R E S A
D.-Combinación de un e s t a d o de cuento y
un mensaje r e c o r d a t o r i o . - L a c o r r e s —
p e n d e n c i a de r e c o r d a t o r i o s paro l a p r i m e r a etapa de una s e r i e de c a r t a s
de c o b r a n z a s puede combinarse c o n —
un e s t a d o de c u e n t a , o b i e n puede —
c o n s i s t i r en una breve c a r t a - f o r m a e
modelo impreso conforme a p a r e c e a —
continuación:
Muy señores n u e s t r o s :
S i u s t e d e s no l o han hecho a u n —
¿tendrían l o a m a b i l i d a d de e n v i a r n o s
un cheque con e l f i n de c u b r i r s u —
c u e n t a s o b r e v e n c i d a p o r v a l o r de;
$
.?
Les quedamos muy a g r a d e c i d o s
p o r s u p r o n t a atención.
De u s t e d e s a t e n t a m e n t e .
LA
NACIONAL.
TERCER ESTr.DO DE COBRO
E.-Análisis de l a antigüedad de l a deuda y r e c o r d a t o r i o . - Un e s t a d o a n a l i zando e l s a l d o s o b r e v e n c i d o , do a c u e r
do con l o s compras mensuales p i \ s e n t e s , ha demostrado s e r una forma o —
f e c t i v a paro i n i c i a r l a s campañas de
cobranza c o n t r a cuentas s o b r o v o n c i —
das.
E . - C a r t a s basadas en e l d e s c u i d o . - S i e l
departamento de c o b r a n z a s desea u t i l i z a r e l r e c u r s o d e l d e s c u i d o en una
c a r t a de r e c o r d a t o r i o , e n t o n c e s puede emplearse l a s i g u i e n t e c a r t a como
guía:
A p r e c i a d o señor:
Su cuenta con n o s o t r o s p r e s e n t a
un s a l d o de $
que a c t u a l m e n t e
está s o b r e v e n c i d o . P o s i b l e m e n t e s o —
t r a t a de un d e s c u i d o ; p o r l o t a n t o , llamamos su atención sobre e l l o .
Después de h a b e r e x p u e s t o una s e r i e deformas y modelos de r e c o r d a t o r i o s , yo me i n c l i n o
por s u g e r i r se u t i l i c e l a t a r j e t a i m p r e s a p o r
c o n s i d e r a r l a mas c o n v e n i e n t e a l o empresa, por s e r más económica e s t a forma de r e c o r d a t o r i o , —
l l a m a r más l o atención y p e r s u a d i r con más f u e r za a l c l i e n t e para que pague.
Segunda etapa de c o b r a n z a s . - L a segundaetapa de c o b r a n z a s procederá en e l caso de q u e —
después de h^ber e n v i a d o uno o dos r e c o r d a t o r i o s ,
no se hoya l o g r a d o r e s p u e s t a p o r p a r t e d e l c l i e n
t e ; - a n t e e s t a situación d i r e c t a r e s p e c t o a l p o r quería cuenta ne ha s i d o pagada. ¿Existe a l g u n a razón legítima para l a demora? o b i e n , ¿ Lo queestá h a c i e n d o e l deudor es d a r l a r g o a l a s u n t o —
todo cuanto puede?. S i e l a c r e e d o r no t i e n e u n —
r e p r e s e n t a n t e que se t r a s l a d e h a s t a l a región d e l
deudor, entonces se verá o b l i g a d o o e s c r i b i r y —
a v e r i g u a r l o c a u s a . ¿Tiene relación con l a m o r —
cancía o con l o s s e r v i c i o s d e l a c r e e d o r ? ¿ L o s —
c o b r o s d e l deudor son l e n t o s ? ¿Los c i r c u n s t a n c i a s
l o c a l e s son difíciles?. S i e l deudor c o n t e s t a —
dando una explicación, e n t o n c e s e l a c r e e d o r debe
o f r e c e r l e todo l o ayuda que pueda para c o n t r i
b u i r a que r e s u e l v a sus d i f i c u l t a d e s .
Ante ésta c i r c u n s t a n c i o será n e c e s a r i a g i r a r una s e r i e de c a r t a s a l g o i n s i s t e n t e s p a r a v e r s i es p o s i b l e l o g r a r c o b r a r l a cuenta pon
d i e n t e ; p o r l o t a n t o a continuación f i g u r a n ojom
píos de c a r t a s que pueden u t i l i z a r s e oñ l a ÜQ-~
gunda etapa de l o s e r i e de c o b r a n z a s " ( 1 9 ) .
E l modelo de c a r t a que a continuación—
expongo, puede s e r a p l i c a d o en caso de h a b e r l o
mandado v a r i o s r e c o r d a t o r i o s o l c l i e n t e , y que
no haya pagado n i c o n t e s t a d o .
( 1 9 ) . -S.M.Brown - L. D o r i s . - M a n u a l d e l l)ir,;t,,.„
de empresas. Op. Cít. Págs. 1035-1039-104-1
1043-1045..
0
r
V e r a c r u s , V e r . , a 14 de enero do 1969-
Mancera Hermanos, S.A.
Av. Juárez #354.
G-uadala j a r a , J a l .
Muy señores n u e s t r o s :
Son n u e s t r o s nuevos c l i e n t e s
y ésta es o t r a forma de comunicación c o n u s t e d e s .
N u e s t r o s t r e s e s t a d o s de cobro y n u e s t r a o a r t a —
d e l 3 de d i c i e m b r e , que l e s enviamos no hnn r e c i
b i d o todavía contestación.
~"
¿0, es que no l l e g a m o s a u n acuerdo sobre e l crédito que l e s e r o n e c e s a r i o ? ¿Hemos cometido algún e r r o r a l h a c e r e l c a r g o ? —
¿Como q u i e r e n u s t e d e s que t r a m i t e m o s s u c u e n t a ? .
Les rogamos que sobre t o d o —
sean f r a n c o s y nos d i g a n s i hemos cometido a l g u na alteración en s u c u e n t a , pues u s t e d e s nos encontrarán enteramente d i s p u e s t o s a r e c t i f i c a r l o .
Quedamos suyos
afectísimos
E l o b j e t i v o de e s t a c a r t a . e s e l de p e r s u a d i r a un buen c l i e n t e a que pague, en caso do
haberse r e t r a s a d o .
V e r a c r u z j V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.
Campos Hermanos,S.A.
Av. V. C a r r a n z a #2798.
Col I n d u s t r i a l .
México 12,D.P.
Muy a p r e c i a d o señor n u e s t r o s
Es más b i e n una novedad para n o s o t r o s , e l que hoy tengamos que e s c r i b i r l e a u s t e d en —
relación con s u o p r e c i a b l e c u e n t a , con o t r o ob—j e t o que no sea e l a g r a d e c e r l e e l que cubra u u —
c u e n t a , pues un c l i e n t e como u s t e d , c o n s t i t u y e una bendición p a r a una casa c o m e r c i a l .
Pero, t a l parece, a
r e g i s t r o s estén e q u i v o c a d o s ,
por i m p o r t e de $2,786.50, no
e l tiempo p r e c i s o que u s t e d
no s e r que n u e s t r o s
su c u e n t a do j u n i o ,
ha s i d o pagado o n —
acostumbra.
¿Hemos cometido a l g u n a alteración a s u c u e n t a , o e x i s t e n c i r c u n s t a n c i a s e s p e c i a l e s quehan impedido e l pago de e s t a c u e n t a . ?
Le saludamos muy
atentamente.
PROPIEDAD DELABIBUOEC*
O.
F A C U L T A D
DL
LA
C O M £
JALAPA. VER.
R
(
M
E s t a c a r t a procederá, s i se p r e s e n t a r a l a situación de que un c l i e n t e no q u i s i e r a pagar
su c u e n t a , argumentando e l no h a b e r r e c i b i d o l a mercancía en buenas c o n d i c i o n e s .
V e r a c r u z , V e r . , a 10 de enero do 1969.
Jiménez y CÍa.,S.A.
Av. 20 de noviembre # 329
Veracruz Ver.
f
Muy señores n u e s t r o s :
¿Existe algún problema en relación c e n i a s mercancías que l e s f u e r o n e n v i a d a s ? ¿ponen—
u s t e d e s en duda l a c a l i d a d do l o s artículos?
S i es así, l o único que u s t e d e s t i e n e n que h a c e r es comunicárnoslo s i así l o desean, yn o s o t r o s tendremos mucho g u s t o en r e v i s a r l a f a c
t u r a d e t a l l a d a m e n t e con u s t e d e s .
A h o r a , s i todo está a satisfacción de u s t e d e s , pero no han p r o c e d i d o a e n v i a r n o s e l i n .
p o r t e de s u c u e n t a , a buen seguro que desearán h a c e r l o hoy mismo.
Somos de u s t e d e s A t t o s . y S s . Se,
"Tercero etopo de c o b r a n z a - C a r t a eonl l a m a m i e n t o s . - L a t e r c e r a etapa de una s e r i e - de c o b r a n z a s dependerá en g r a n p a r t e de l a r e s p u e s t a r e c i b i d a a l a segunda. S i e l deudor r e s p o n d e con a l g u n a q u e j a legítima, o s i l a s c i r c u n s t a n —
c i a s a l margen de su d o m i c i l i o hacen i m p o s i b l e —
e l pago, l a nueva c o r t a d e l a c r e e d o r adoptará un
carácter p e r s o n a l adecuado. S i n embargo, s i n o —
ha h a b i d o una r e s p u e s t a , e n t o n c e s es que o b v i a —
mente e l deudor está t r o t a n d o de r e h u i r e l pago,
y en ese caso, es p r e c i s o de h a c e r l e una l l a m a d a
de atención más enérgica. Envíesele a ese
—
cobro dudoso - , ya sea una l e t r a de c a m b i o — o b i e n una c a r t a muy f u e r t e ; procúrese i n d u c i r l o
a l pago de s u deuda, apelando a m o t i v o s t a l e s —
como e l o r g u l l o p e r s o n a l , a l d e b e r , l a j u s t i o l a y l a r e s p o n s a b i l i d a d , i n c l u s i v e e n t e r a r l o de que
en caso de no pagar se hará una mala recomen la —
ción do él.
Un l l a m a m i e n t o de o r g u l l o d i r i g i d o a —
un nuevo c l i e n t e . - La s i g u i e n t e c a r t a e n v i a d a en
t e r c e r l u g a r en una s e r i e de c o b r a n z a s a un nuevo c l i e n t e , hoce un l l a m a m i e n t o a l o r g u l l o por l a p r o p i a reputación e n t r e sus a s o c i a d o s " ( 2 0 ) .
(20) .-S.M.Brown L. D o r i s . -Manual d e l . D i r e c t o r do
Empresas 0p. Cít. Pág. 1046-1047.
V e r a c r u z , V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.
S r . Rosendo Martínez 0.
Av. San J u a n de Letrán #746.
Coatzocoalcos,Ver.
Apreciado
señor Martínez:
Lamentamos mucho comprobar que su cuenta so
v a h a c i e n d o gradualmente mayor y que sus compras
d u r a n t e e l c o r r i e n t e mes han e x c e d i d o con nuchoa sus pagos.
Siempre hemos c o n s i d e r a d o l a f i r m a de uotod
como uno de n u e s t r o s c l i e n t e s e j e m p l a r e s , y estn_
nos seguros de que e x i s t e a l g u n a razón j u s t i f i c a ^
da p o r l a c u a l se está r e t r a s a n d o ahora on l o s pagos. S i t a l es e l caso ¿quiero u s t e d c o m u n i c a r
n o s l o ? . 0 b i e n , mejor aún, pase u s t o d p o r nuos-t r a s o f i c i n a s y t r a t e e l asunto) con n o a o t r o s , do
forma que podamos a j u s t a r l o o satisfacción de —
ambas p r t e s .
a
Queremos que u s t e d sep'' jue a p r e c i a m o s g r a n
demente s u f a v o r y que dése irnos c o n t i n u a r n u e s t r a s r e l a c i o n e s c o m e r c i a l e s . E s t a cuenta ya está
s o b r e v e n c i d a a c t u a l m e n t e en 60 días, y sabemos que u s t e d no querrá que t a l situación p e r s i s t a .
S i no f u e s e cómodo para u s t e d e l v e n i r a —
n u e s t r a s o f i c i n a s , entonces b a s t a con que l l a m e a i s u s c r i t o p o r teléfono y así podremos a j u s t a r su cuenta.
A t e n t a m e n t e .
V e r a c r u z , V e r . , a 23 do marzo do 1969.
A l b e r t o Rodríguez A.
Av. I n s u r g e n t e s #345
Coatzacoolcos,Ver.
Estimado
señor:
Recordará u s t e d que cuando nos h i z o s u
p e d i d o en enero último, nos proporcionó a l g u n a a r e f e r e n c i a s a l a s c u a l e s l e s e s c r i b i n i o s c on o b j e
t o de a b r i r una cuenta a nombre de u s t e d . N o s o —
t r o s no l o conocíamos, pues nunca habíamos hecho
n e g o c i o con u s t e d en l o que esas p e r s o n a s y u s —
t e d mismo nos d i j e r a n ; y una v e z que nos comunic a r o n que acostumbraba a s a l d a r sus c u e n t a s conp r o n t i t u d , ya confiamos en u s t e d s i n ningún geno
r o de duda.
~"
S i n embargo, en l u g a r de pagar sus
c u e n t a s prontamente a c o n s e n t i d o en d e j a r l a s s i n
s a l d a r , de forma que a e s t a s f e c h a s comprobai,lasque hay p e n d i e n t e s p o r su p a r t e dos f a c t u r a s doenero p o r e l i m p o r t e de $1,866.40 y de $2,134.55
r e s p e c t i v a m e n t e , L e hemos e s c r i t o t r e s veces sobre
esas f a c t u r a s s i n éxito a l g u n o . Más, n a t u r a l m e n t e ,
quizá haya a l g u n a razón p o r l a c u a l no ha p o d i d o
s a t i s f a c e r esas c u e n t a s ; pero creemos que s i
t a l es e l caso u s t e d d e b i e r a e s c r i b i r n o s y no —
p e r m i t i r que nos formemos o su respecte; un j u i —
ció erróneo sobre l o forma en l a c u a l u s t e d a
t i e n d e sus o b l i g a c i o n e s .
¿Quiere h a c e r n o s e l f a v o r de e n v i a r n o s
un cheque p o r $4,000.95 de forma que no nos v e a mos o b l i g a d o s a marcar su cuenta como do ^ago rao
roso?,
~"
Atentamente
suyos.
C u a r t a etapa de c o b r a n z a . - Después doh a b e r r e c u r r i d o a todos l o s medies p o s i b l e s p a r a
c o b r a r una c u e n t a , y no habiéndose o b t e n i d o n i n gún r e s u l t a d o , s a t i s f a c t o r i o p o r p a r t e d e l c l i e n t e , y dándonos cuenta que a q u e l es n e g l i g e n t e en
extremo, i r r e s p o n s a b l e o que no t i e n e intonciónde p a g a r , no habrá o t r a medida más c o n v e n i e n t e que l a de e n t r e g a r l e l o cuenta a un abogado para
que proceda a demandarlo, c l a r o está, siempre ycuando e l monto de l
cuenta sea de consideración,
t e n i e n d o en cuenta que muchos o l i e n t e s t r a t a n de
e v i t a r e l c u m p l i m i e n t o de sus o b l i g a c i o n e s l e g a l e s , s u e l e n poner en un p l a z o de j u i c i o , cantida_
des o c a l i d a d e s de artículos i n v o l u c r a d o s y d e —
i n t e n t a r , c u a l q u i e r o t r a cosa p o s i b l e , a f i n deh a c e r e l e s f u e r z o de cobranza t a n f a t i g o s o q u o —
e s t e seo abandonado.
n
En caso de no s e r c o s t e a b l e , h a c e r una.
demanda en c o n t r a de un c l i e n t e moroso porque s u
cuento no seode mucha consideración, l o más i n d i
codo s e r a e n t r e g a r l a a una A g e n c i a de C o b r a n z a s p a r a que p r e s i o n e a l c l i e n t e y l o g r e h a c e r e f e c t i v a l a cuenta.
E s t a s a g e n c i a s actúan característica—
mente c o n g r a n energía y están o r g a n i z a d a s p a r a r e a l i z a r d i c h a s o p e r a c i o n e s con un mínimo de
g a s t o s , l o que no sucede cuando e l v e n d e d o r o p l i
ca l a acción d i r e c t a en e l caso de l a s c u e n t a s pequeñas que i n c l u y e n g a s t o s l e g a l e s y e s f u e r z o s
a d m i n i s t r a t i v o s que no van en proporción con l a s
c a n t i d a d e s que se están cobrando.
C l a r o está, que cuando se proceda como
a n t e r i o r m e n t e se menciona, se tendrá e n t e n d i d o —
de antemano, que a l c l i e n t e que se t r a t e c o n e s t o s medidos t a n enérgicas, será un c l i e n t e p o r d i
do, o seo que ya no nos volverá o comprar, n i l a empresa l e volverá a d a r crédito.
C u a l q u i e r a de e s t a s dos medidas t o n a d a s
p a r a e l cobro de una cuenta difícil, serán conven i e n t e s en última i n s t a n c i a para r e c u p e r a r crédit o s difíciles de h a c e r e f e c t i v o s .
3.-VIGILANCIA SOBRE EL CONTROL DE J.OSCREDITOS PENDIENTES.
Una de l a s l a b o r e s i m p o r t a n t e s que también debe de t e n e r e l Departamento de Crédito o —
s u c a r g o , es l a de v i g i l a r o s u p e r v i s a r l a s cuent a s p a r a poder t e n e r l a s e g u r i d a d de que l o s c o —
b r o s son p r e s e n t a d o s rápidamente a l o s c l i e n t e s ,
y que se r e c u e r d e n a éstos sus adeudos cuando son
l e n t o s en e l pago a n t e s de que su m o r o s i d a d se —
c o n v i e r t a en s e r i a .
Se ha e s c r i t o , mucho sobre i i formo de
convencer efectivai.lente o l o s c l i e n t e s m o r o s o s , —
p a r a que puedan o b t e n e r una liquidación rápida,—
s i n o f e n d e r a l c l i e n t e s i n poner en p e l i g r o l o o —
negocios futuros.
Sería una buena medida para b e n e f i c i e de l a empresa, e s t a b l e c e r e l s i s t e m a de d e s c u e n t o s
p o r p r o n t o pago, así de e s t a manera e l c l i e n t e —
podría b u s c a r l a m n e r a de pagar más p r o n t o s u —
c u e n t a para o b t e n e r de e s t a formo,una disminución
en s u deudo a d q u i r i d a .
n
Otra s u g e r e n c i a que he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i a exponer e s , l a de c r e a r un nuevo p u e s t o , designando a l nuevo empleado como s u p e r v i s o r d o —
créditos v e n c i d o s ; éste empleado se encargará do-
su t a r d a n z a p o r l o s c u a l e s no ha c u b i e r t o su cuenta
qu
se encu n r r a v e n c i d a .
Además, e l departamento .lo eré l i t o t i e n e —
un arma más e f e c t i v a a su disposición, para o b l i g a r
a pagar a l o s c l i e n t e s f i j o s , o sean ->quellos q u e —
están comprando constantemente; esta, arma c o n s i s t e en suspender a l c l i e n t e l o s créditos s o l i c i t a d o s s i
no concede l a atención n e c e s a r i a a l o s créditos pon
dientes.
En e l caso le c l i e n t e s i m p o r t a n t e s que —
e s t 'n r e c o n o c i e n d o su deuda pero que están en l i f i cultsd.es f i n a n c i e r a s que l e s es .ifíeil h a c - r o
c u b r i r su adeudo, se deben de a p l i c a r tácticas
i f e - r e n t e s . Lo más c o n v e n i e n t e será no i n s i s t i r
de una minera muv enérgica a l c l i e n t e ' , y
^ue p U e —
de r e s u l t a r que él se .leel .ro i n s o l v e n t e .
Muchas veces r e s u l t a más conveníanfeop a r a o l a c r e e d o r b u s c a r un compromiso de liquida-ion con
e l c l i e n t e en a p r i e t o s que p r o d u z c a n COÚIO *v"suntado
e l pago de una p o r t e de l a deuda m i e n t r a s se p e r m i te a l c l i e n t e c o n t i n u a r sus n g o c i o s en e-so ío que
e j e r c i e r a e l comercio.
Pero pue e s u c e d e r en caso de que e l c l i e n
te tenga o t r a s muchas deudas como sucede g e n e r a l
mente,un acomodo de liquidación puede no s e r f a c t i b l e a menos que l o s lemas a c r e e d o r e s que no h a y a n —
recibí lo a satisfacción su pago pu le e x i g i r e l
c u m p l i m i e n t o de sus derechos l e g a l e s y l l e v a r a l
deudor ante l o s t r i b u n a l e s ; como cuestión prácti—
ca no es fácil .hacer que a c r e e d o r e s l i s p e r s o s o c o i n c i - o n en posponer o l l e g a r a un a r r e g l o sobro oun demandas de p j g o . En l a r e a l i d a d l a e x p e r i e n c i a
e x i g e qur l a p o s i b i l i d a d l e un a r r e g l o dé l i q u i d a —
ción sea b i e n i n v e s t i g a d o a n t e s de r e c u r r i r a l ueor.as drástico e l o s medios légalos completos que —
suele-s demostrar s e r remdios s o l o lo nombres"
ACTITUD DE LOS COBRADORES ANTE LOS CLIENTES.
P a r a l l e v a r a cabo l a s c o b r a n z a s , l e —
be l e e x i s t i r un p l a n s i s t e m a t i c e , cuyo f u n d a r o n
t o esté d e t e r m i n a d o en >jron - a r t e por l o s p l a z o s
le c . b r . s e s t i ; . u l a .es, ..or e l e s t a b l e c i m i e n t o .
Debe ,:e e x i s t i r , un ::étu.-.:> uniíAno l e
enví s Le Esta.:os l e Cobros, y t( Las l a s f a s e s —
leí p r o c e s e l e l a cobranza .'o-ben l e e s t . i r c e o r l i
nados e n ^ f o r n a t a i ,que e l t r a b a j o p r o s i g o s i n — congestiónj aún en poniólos l e g r a n a c t i v i d a d .
Pero ^ r e s c i n d i e n d o l e l a manera en que
se o r g a n i z a y a p l i c a e l p l a n g e n e r a l , es i m p o s i b l e l o g r a r éxito en l a s c o b r a n z a s , s i i
que od
m i n i s t r a n d i c h o p l a n c a r e c e n de c i e r t a , ^ u u i i d a l e s i m p o r t a n t e s , s i e n d o una de e l l a s l a e x p e r l e n
cia.
"~
o
a
En cuanto o l o s c o b r o r e s , señuelo dec i r , que l a l a b o r i o s i d a d , l a i n t e l i g e n c i a , l a —
p e r s e v e r a n c i a son c u a l i d a d e s para l o g r a r un buen
t r a b a j o .Le c o b r a n z a . Más e l c o b r a d o r e f i c i e n t e , debe d e m o s t r a r o t r a s a p t i t u d e s que por r a z o n e s —
de c o n v e n i e n c i a s , se expresarán con l a p a l a b r a —
diplomacia.
Las costumbres y l a s e x p e r i e n c i a s comer
cióles de l o s c l i e n t e s d i f i e r e n muchísimo e n t r o -
s i , y también sus características i e r s e n a l e s ; —
s o l o un agente de c o b r a n z a s i n e r t e utilizaría e l
mis o métooc varo t o d o s .
Cada cuenta v e n c i d a , es un problema
d i s t i n t o y e l c o b r a d o r que q u i e r e t e n e r éxito, es e l que posee s u f i c i e n t e c r i t e r i o , paro tr."
t a r cada case cor.o s i f u e r a e l único.
1
E l c o b r a d o r debe de d e m o s t r a r f i r m o z n s i n s e r r u d o , su mejor a m a no es l a alteracións i n o l a persuación. S i e l deudor t i e n e l a v o l u n t a d de pagar pero
carece de medios, se acudirés i s e r v i c i o c o m e r c i a l para a y u d a r l o a l a r e h a b i litación; s i se toaede pagar, pero no q u i e r e h a —
c e r l o , deberá l e e j e r c e r c i e r t a presión sobre —
él, pero e s t o se hará en l o p o s i b l e de nodo d e —
c o n s e g u i r e l d i n e r o y a l mis .o t i e n d o c o n s e r v a r l a cuenta.
Es recomendable que se ponga en p r á c —
t i c a , l a rotación de c o b r a d o r e s en l a s d i s t i n t a s
zonas de cobranza» para e f e c t u a r c o b r o s ; ya eune s t a medida se c o r r i g e e l d e f e c t o a l o o Cobradores e n e l aasc de que se c o n s i d e r e n i n d i s ^ o n s a —
!J 1 O S •
También sería recomendable, toman lo —
ésto como una s u g e r e n c i a , que se e s t a b l e z c a para
l o s c o b r a d o r e s , e l ae o t o r g a r l e seriestraímente—
. r e r i o s , d i p l o m a s , una comida, unos v a c a c i o n e s —
con g a s t o s pagados a l c o b r a d o r que l o g r a r a co
b r a r l a mayor c a n t i d a d en e l tiempo e s t a b l e c i d o ,
ya que en e s t a forma se logrará aumentar l o s
i n g r e s o s p o r concepto de c o b r o s .
PROFIEDAD DE LA BIBLIOTECA
DE LA
F A C U L T A D
DE
COMESCI»
JALAfA.VEfi.
123v
Todas l a s s u g e r e n c i a s a n t e r i o r e s e x —
p u e s t a s , l a s hago con e l f i n le m e j o r a r e l s i s t e n a de cobranzas y a c t i t u d de l o s c o b r a d o r e s , p a r a o b t e n e r en e s t a f o r n a , r e s u l t a d o s p o s i t i v o s
y l o g r a r c o n nás f a c i l i d a d l a consumación d e l c i c l o económico.
R u i s y Prieto.-Auditoría Práctica.-México 1962.
E.L.Kohler.-Auditoría.-México 1962
C.P.T. A. Patón U.-Manual d e l C o n t a d o r . R e i m p r e sión. -México 1947.
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Holmes W. A r t h u r C. P. A.-Auditoría . -b\\ .unda lídiición.-México 1965.
r
I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Públicos!
a) .-Normas y Proc - d i m i t n t o s de A u d i t o r i a
México.1965.
b) .-Deberes de l o s C o n t a d o r e s Públicos Júnior
y Sénior". P r i m e r o Edición.-México.1965.
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Ley d e l Impuesto
Sobre l a R e n t a .
Tesis.
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