DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS. A

DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS.
A. DOCUMENTACIÓN CONTABLE.
a. PARA DEPURAR EL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL DE ESTA
SECRETARIA DEBERÁ DE OBSERVAR LO QUE DISPONE:
1. LAS
DISPOSICIONES
APLICABLES
AL
ARCHIVO
CONTABLE
GUBERNAMENTAL, EMITIDOS POR LA UNIDAD DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA
SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.
2. INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE Y CONTROL
DOCUMENTACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL.
DE
BAJAS
DE
3. OFICIO NUMERO 48 DE FECHA 18 DE ENERO DEL 2003, GIRADO POR
ESTA DIRECCIÓN GENERAL, EN EL CUAL SE DA A CONOCER LOS
LINEAMIENTOS
QUE
REGULARAN
LA
GUARDA
CUSTODIA,
CONSERVACIÓN Y VIGENCIA DE DICHO ACERVO.
4. ELABORAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
1. EL INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL.
2. FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN.
3. DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN.
B. DOCUMENTACIÓN EN GENERAL.
a. SON MOTIVO DE DEPURACIÓN TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS QUE
DEFINITIVAMENTE CONCLUYERON SU TRÁMITE Y QUE CAREZCAN DE
VALORES ADMINISTRATIVO, LEGAL, FISCAL E HISTÓRICO ASÍ COMO SU
PLAZO PRECAUTORIO DE CONSERVACIÓN, OBSERVÁNDOSE LO
DISPUESTO EN:
1. EL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE ESTA SECRETARÍA.
2. REGLAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO MILITAR.
3. MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS.
4. INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE Y CONTROL
DOCUMENTACIÓN DEL GOBIERNO FEDERAL.
DE
BAJAS
DE
b. PARA LA ELIMINACIÓN DE AQUELLOS DOCUMENTOS QUE CAREZCAN DE
TODO TRAMITE SE EFECTUARÁ UN ANÁLISIS PARA DETERMINAR SU
DESTINO.
c. LA COMISIÓN DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS CONSTITUIDA POR LOS
INTEGRANTES DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO DE CADA UNO DE LOS
ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA ÁREA MEXICANOS, EL JEFE
REGIONAL DEL SERVICIO DE ARCHIVO Y EL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE
CADA UNIDAD, DEPENDENCIA O INSTALACIÓN, ANALIZARAN LA
DOCUMENTACIÓN A FIN DE DETERMINAR CUAL CARECE DE VALOR
JURÍDICO ADMINISTRATIVO, CONTABLE E HISTÓRICO Y ELABORAN LOS
SIGUIENTES DOCUMENTOS:
1. EL ACTA DE JUNTA
DOCUMENTOS.
DE
LA
COMISIÓN
DE
DEPURACIÓN
DE
2. INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL.
3. FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN.
4. EMITIR LA DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN
C. EN LAS ACTAS DE DEPURACIÓN E INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL, SE
DEBERÁ ESPECIFICAR EXACTAMENTE A QUE DOCUMENTOS SE REFIEREN Y
NO SE ANOTE LA DESCRIPCIÓN DE LAS RUBRICAS QUE HACE EL MANUAL DE
ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS.
D. LOS DOCUMENTOS CITADOS SERÁN REMITIDOS A LA DIRECCIÓN GENERAL
DE ARCHIVO E HISTORIA, A EFECTO DE QUE SEA REVISADOS Y TURNARLOS A
LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA
GESTIÓN PÚBLICA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO (EN
EL CASO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE) Y AL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN, PARA QUE SE AUTORICE LA BAJA SOLICITADA.
E. UNA VEZ AUTORIZADO SE PROCEDERÁ A LA DESTRUCCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN POR EL MÉTODO QUE SE CONSIDERE MAS CONVENIENTE
(INCINERACIÓN, TRITURACIÓN, ETC.), EN DONDE QUEDE TOTALMENTE
DESTRUIDA, A FIN DE EVITAR LA FUGA DE INFORMACIÓN; DEBIENDO REMITIR
A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA UN INFORME GRÁFICO
EN DONDE SE OBSERVE LA TOTAL DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DEPURADA.