Presentación de PowerPoint - Instituto Sonorense de Transparencia

HERRAMIENTAS GENERALES PARA LA
DEPURACIÓN DOCUMENTAL
LIC. YIGAL TERAN RIVERA
Objetivo:
Que los participantes identifiquen el concepto
de depuración de documentos públicos para
que puedan implementarlo en sus unidades
administrativas y sea mas eficiente la función
de la administración documental.
Interpretaciones del concepto
Archivo:
1.Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma
y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona
física o moral y por todo servicio y organismo público o privado
en ejercicio de su actividad.
Interpretaciones del concepto
Archivo:
2.Institución responsable de la recepción, producción
tratamiento, inventariado, conservación y servicios de
los documentos.
Interpretaciones del concepto
Archivo:
3.Edificio o parte de edificio donde los documentos son
conservados y servidos.
TIPOS DE ARCHIVO:
Archivo de Trámite:
En cada unidad administrativa de los
sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se
conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para
el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados
por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser
debidamente capacitado para cumplir las funciones inherentes a
sus funciones.
TIPOS DE ARCHIVO:
Archivo de Concentración : Los sujetos obligados
oficiales deberán contar con un archivo de
concentración, en donde se conservará aquella
documentación de uso esporádico que debe
mantenerse por razones administrativas, legales,
fiscales o contables.
TIPOS DE ARCHIVO:
Archivo Histórico: Unidad administrativa
responsable de administrar, organizar describir,
conservar y divulgar la memoria documental
institucional.
La administración de documentos:
Enfatiza la necesidad de prestar constante
atención al ciclo vital de los documentos,
desde su creación inicial hasta su
eliminación final o asignación a los
archivos institucionales.
Enfatiza el método permanente para mejorar
la tramitación de escritos del gobierno.
Vinculación entre la administración de
documentos y un gobierno abierto:
1.- Transparencia: Fomenta y promueve la rendición de
cuentas del gobierno ante la ciudadanía…transparencia
archivos municipales.
2.-Colaboración: compromiso de los ciudadanos a trabajar en
conjunto con el gobierno…consulta fácil, información clara.
3.- Participación: Favorece el derecho a la ciudadanía de una
participación activa… garantía individual de contar con
registros y archivos.
Vinculación entre la administración de
documentos y un gobierno abierto:
*Mejora en los registros públicos.
*Facilidad para tramites y consultas.
*Fomenta estrategias para un mejor gobierno
electrónico, es decir, mejora la disponibilidad de la
información del gobierno mediante el internet.
Fases documentales:
Es el periodo de vida de un documento, el cual
consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es
decir el proceso que sigue la documentación desde
su producción hasta su conservación o eliminación.
Fases documentales:
ACTIVA
SEMIACTIVA
INACTIVA
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN:
VALORES PRIMARIOS
A
L
F
ADMINISTRATIVO
LEGAL O JURIDICO
FISCAL O CONTABLE
VALORES SECUNDARIOS
I
T
E
INFORMATIVO
TESTIMONIAL
EVIDENCIAL
CONSERVACIÓN
P
V
PERMANENTE
VIGENCIA (EN AÑOS)
DEPURACIÓN
H
E
HISTORICO (NO)
ELIMINACIÓN
Valoración Documental:
Son los valores que poseen los documentos
en sus distintas modalidades.
El objetivo de la valoración de documentos es
alcanzar un máximo de eficiencia y
economía en el manejo documental.
Los documentos se clasificarán de acuerdo
a los siguientes valores:
a).- Jurídico o legal
b).- Administrativo
c).- Fiscal, o Contable
Se clasificarán como documentos con valor legal,
aquellos que en función de sus atribuciones se generan,
reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y
obligaciones, regulados por el derecho en la materia
dando testimonios ante la Ley.
Los documentos con valor legal se clasificaran, en los
siguientes tipos:
a) Leyes
b) Reglamentos
c) Interposición de recursos administrativos
d) Actas administrativas o circunstanciales
e) Decretos y Acuerdos
f) Títulos de propiedad
Se clasificarán como documentos con
valor administrativo aquellos elaborados,
recibidos y conservados por la Unidad
Administrativa,
en
función
de
la
organización, procedimientos, actividades
o acciones derivadas de las atribuciones
delegadas a la misma en particular y a la
Dependencia en general, y que además no
tiene valor legal o contable.
Los documentos administrativos están
supeditados a la gestión del trámite, por lo
tanto su conservación en archivos de
trámite o su transferencia al archivo de
concentración depende del desahogo de
asuntos o del uso y consulta en la unidad
administrativa.
Los documentos con valor administrativo se clasificaran,
en los siguientes tipos:
a).- Estudios de proyectos
b).- Informes de labores o reportes de actividades
c).- Actos de reuniones
d).- Invitaciones a reuniones y eventos
e).- Minutarios-correspondencia
f).- Requisiciones de materiales
g).- Bitácoras
Se clasificarán como documentos con valor fiscal o contable los
documentos con información consistente en libros de contabilidad,
registros contables, documentos contabilizadores o de afectación
contable, justificatorios y comprobatorios del ingreso y gasto público.
Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los
siguientes tipos:
a).-Libros de contabilidad: Documentos en los que se asientan las
operaciones financieras (ingresos y egresos) efectuadas en un área
gubernamental.
b).-Registros contables: Documentos que comprueban las
actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores,
proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente.
c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al
Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones
financieras del libro de contabilidad.
d).-Nóminas.
e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales
¿Qué es la depuración?
Es la eliminación física de documentos los cuales
ya cumplieron su función y plazos determinados en
el catálogo de disposición documental, debe de
acompañarse de técnicas de selección y asentarse
en una acta.
Técnicas de selección:
Selección documental preliminar: técnica que permite
identificar y separar los documentos duplicados y/o
de nulo valor administrativo de los expedientes en
archivo de tramite, actividad antes de realizarse la
transferencia a un archivo de concentración.(se hace
en el archivo de trámite)
Técnicas de selección:
Selección documental final: técnica que permite
identificar y separar todo un conjunto de documentos
(series documentales) considerando conservar el
valor de su información de aquellos que deben de
eliminarse por su irrelevancia. (se hace en archivo de
concentración)
Propósito de la depuración:
Que las unidades administrativas de cada dependencia
gubernamental, logren una correcta y oportuna
transferencia, tanto en la conservación de la memoria
documental y/o la eliminación de documentación no
importante.
Tiempos de la depuración:
1.- Se debe de considerar el tiempo estipulado en el Catálogo de disposición
Documental de cada dependencia gubernamental.
2.-Se recomienda sea antes de la saturación del archivo institucional.
3.-Tratandose de documentos administrativos el tiempo de depuración que se
recomienda es entre 1, 3 o 6 años antes de la entrega-recepción.
4.-Tratandose de documentación fiscal o contable se recomienda esperarse
hasta los 12 años que marca la normatividad. (art. 133 Reglamento de la Ley de
presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal.)
5.- La documentación una vez que se ha considerado histórica jamás podrá
ser eliminada.
¿Qué es un catálogo de disposición documental?
Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los
plazos de documentación la vigencia
documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final de los
documentos.
Código
Niveles
Serie y subserie documental
Plazos de Conservación
Técnicas de selección
Eliminación
Valoración
Primaria
A
L
F
Vigencia
AT
AC
T
X
1
5
6
X
1
11
12
X
1
11
12
Conservación
3S SOPORTE ADMINISTRATIVO
3S.1
Viáticos y Gastos de Camino
3S.1.1
Solicitud
3S.1.2
Registro de Pólizas
3S.1.3
Informes de Comisión
3S.2
Fondo Revolvente
3S.2.1
Gastos
X
1
11
12
X
3S.2.2
Comprobaciones
X
1
11
12
X
3S.2.3
Cheques
X
1
11
12
X
3S.3
Pago de Servicios
3S.3.1
Requisiciones
X
1
5
6
X
3S.3.2
Almacén
X
1
5
6
X
3S.3.3
Facturación
1
11
12
X
X
X
X
X
Muestreo
Observaciones
Información
Reservada
Pública
Categorías de documentos depurables
mas usuales:
*Formatos en blanco, no utilizados, en desuso o no actualizados.
*Publicidad impresa(oferta de productos, seminarios, eventos,
revistas, boletines etc.) siempre que no sean comprobatorios de un
contrato.
*Copias de normatividad interna
reglamentos ,acuerdos circulares).
y
externa(leyes,
decretos,
*Documentos de carácter social, tales como invitaciones, tarjetas etc.
*Borradores, papeles de trabajo.
*Correspondencia.
*Minutarios.
*Reporte e informes de actividades ya culminadas
*Bitácoras
¿Quiénes son responsables de depurar
documentos públicos?
Consecuencias de No depurar documentación:
1.-Conservación de documentos que no son importantes.
2.- Acumulación de documentos excesivos.
3.-Carencia de espacios físicos (estantería, archiveros, repisas etc.)
4.-Gastos innecesarios (papelería, carpetas, cajas, folders, plumones etc.)
5.-Falta de gestión y calidad en tramites administrativos.
6.- Manejo y Localización rápido y sencillo.
7.- Falta de acceso a la información publica, transparencia y rendición de
cuentas
Lic. Yigal Terán Rivera [email protected]
Dirección: Dr. Hoffer No. 65 entre Galeana y Bravo colonia Centenario.
Teléfonos: 01 622 213-15-43, 01622 212-43-08 y 01 800 701 65 66
CONTACTO CON LOS VOCALES DEL INSTITUTO:
Lic. Francisco Cuevas Sáenz
[email protected]
Lic. Martha Arely López Navarro [email protected]
Mtro. Andrés Miranda Guerrero [email protected]
Tel: 01 800 701 65 66