Manual de Usuario Sistema de Información EDL

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE
INFORMACION EDL
(EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL)
VERSION 1.0
INDICE
Ruta de ingreso a la aplicación
Inicio de sesión
Perfiles de Usuarios
Cambio de clave
Menú Concertación
Modificar una concertación existente
Proceso de Registro de la Nueva Concertación
Consultar e Imprimir Concertación
Menu Evidencias
Menu Resultados
Cambiar concertación a Parcial
Menú del Perfil evaluador
Menú evaluaciones
Manual de Usuario : Sistema de Información EDL
Elaboró: Carolina Cahuana
Revisó: Cesar Mattos
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RUTA DE INGRESO A LA APLICACIÓN
El ingreso a la aplicación se realiza a través de la página web de la Alcaldia Distrital de Barranquilla,
www.barranquilla.gov.co en el menú principal en comunicaciones
Esta la opción contiene un menú donde esta
Evaluación de Desempeño
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Aparece una pantalla que
referencia el decreto adoptado
para
la
evaluación
de
desempeño laboral y un link que
lleva a la aplicación de
evaluación
de
desempeño
laboral EDL.
INICIO DE SESION
Para el inicio de sesión, debe ingresar el
usuario y contraseña asignados por el
administrador del sistema.
PERFILES DE USUARIOS
Al iniciar sesión, aparece el menú correspondiente al perfil del usuario, el menú que le muestra
dependerá de su perfil ya sea Evaluado o Evaluador.
Menú del Perfil de Evaluado
 Inicio
 Concertación
o Registrar
o Consultar /imprimir
 Evidencias
 Resultados
o Consultar/imprimir
 Salir
Menú del Perfil de Evaluador
 Inicio
 Concertación
o Registrar (habilitado para
jefes de carrera)
o Consultar /aprobar /imprimir
 Evidencias (habilitado para jefes de
carrera)
 Resultados
o Consultar/imprimir
 Evaluaciones
o Periodo de prueba
o Semestre I
o Parcial
o Semestre II
o Resultado final
 Salir
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CAMBIO DE CLAVE
Desde el menú inicio se identifica en que sesión se encuentra y puede realizar el cambio de clave,
para hacerlo debe seleccionar Cambiar Contraseña.
Para cambiar la contraseña debe
ingresar la contraseña actual,
registrar una nueva contraseña y
confirmarla.
En el formato de asignación de
usuario y clave entregado por el
administrador del sistema se
encuentran
algunas
recomendaciones.
MENU CONCERTACION
Desde el menú concertación se registran las concertaciones. Este menú tiene dos opciones
Registrar y Consultar.
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Desde la opción registrar se registran las nuevas concertaciones, se modifican las existentes y
también se pueden cambiar a parcial si se requiere.
Para registrar una nueva concertación
seleccione el tipo de concertación que
desea registrar (Anual, Parcial, Periodo
de Prueba) y pulse el botón cargar,
esto lo llevara a la pantalla de
información General.
Si la concertación ya fue registrada
en el sistema y se requiere realizar
alguna modificación sobre la
información guardada seleccione la
concertación a modificar y pulsar el
botón cargar, le mostrara la pantalla
de Información General.
Si su periodo de concertacion es
interrumpido y desea cambiar la
concertacion a parcial puede hacerlo
desde
la
opcion
cambiar
concertacion a parcial, seleccionando
la concertacion que va a cambiar (la
cual quedara como historica y no
podra ser modificada) digite la fecha
de corte o final de la concertacion,
escoja el motivo del cambio y pulse
el boton cambiar. El sistema cambiara el estado de la concertacion seleccionada “Paso a Parcial”
y generara una nueva concertacion con la fecha de inicio de la concertacion seleccionada y fecha
fin la fecha de corte digitada sobre esta se realizaran las modificaciones que se requieran y el jefe
evaluara.
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PROCESO DE REGISTRO DE LA NUEVA CONCERTACION
Al seleccionar el tipo de concertación aparece la siguiente pantalla en la cual se registra la
información correspondiente al propósito del empleo, objeto y las metas del área o dependencia
donde se encuentra el evaluado.
La pantalla trae la información del
evaluado, quien debe seleccionar el
periodo
correspondiente
a
la
evaluación (año) y registrar las fechas
desde y hasta donde define la
concertación dependiendo del tipo de
concertación seleccionada.
 Si la concertación es de Periodo de
Prueba, el sistema le asigna la
fecha fin dependiendo de la fecha
de inicio.
 Si corresponde a una concertación
Anual, el sistema le asigna
automáticamente las fechas según
el año evaluado (teniendo en
cuenta 180 días).
 Si la concertación es parcial, el
usuario registra las fechas en el
sistema.
Además de las fechas, se debe registrar el propósito del empleo, según lo definido en el manual de
funciones y el objetivo del área donde se encuentra asignado. En la parte inferior aparecen las
metas de la dependencia, sobre las cuales el evaluado debe seleccionar la(s) meta(s) que
identifique se relacionan con sus funciones las cuales mas adelante serán relacionadas con sus
compromisos laborales. Al terminar el proceso pulsar el botón Cargar Datos
Aparece una ventana que indica que la concertación fue creada.
El siguiente paso después de guardar la
concertación es registrar los compromisos
laborales, para esto debe pulsar el botón
Insertar Compromiso.
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Aparece una ventana con la información que se debe registrar de los compromisos laborales Para
cargar un nuevo compromiso, pulse nuevamente el botón Insertar compromisos tantas veces o
compromisos desee establecer.
La suma de los porcentajes de cumplimiento pactados de cada compromiso debe ser igual al 100%
Al finalizar de registrar los compromisos pulse el botón cargar datos para que el sistema los
registre.
Luego de registrar los compromisos
laborales el sistema solicita continuar
con
los
compromisos
comportamentales pulsando el botón
siguiente.
Para registrar los compromisos comportamentales, debe pulsar el botón (+) el sistema agrega un
registro con la información que debe seleccionar sobre el tipo de competencia, competencia y
conducta de la concertación comportamental.
Para cargar un nuevo compromiso, pulse
nuevamente el botón
(+) tantos compromisos
desee establecer.
Si
desea
eliminar
un
compromiso pulse el
botón (-) y el sistema
eliminara el último
compromiso registrado.
Para
guardar
información de
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la
los
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compromisos seleccionados, debe pulsar el botón Guardar Compromisos.
El sistema tiene la opción de registrar acciones de mejoramiento según la evaluación realizada por
el jefe inmediato o por iniciativa propia.
Para
realizar
este
proceso registre la
información de solicita
según lo muestra la
pantalla.
Para que
queden
registradas
pulse el botón Guardar
acciones de Mejora.
CONSULTAR E IMPRMIR CONCERTACION
El sistema permite consultar e imprimir las concertaciones registradas según los formatos
definidos por la comisión. Para consultar la información desde la opción consultar, seleccione la
información del evaluado y pulse el botón cargar consulta, en la parte inferior mostrará todas las
concertaciones que tenga registradas en el sistema con su respectivo estado. Descritos a
continuación:
 CREADA, concertación nueva pendiente por revisar por parte del evaluado.
 APROBADO, concertación revisada y aprobada por el evaluado.
 NO APROBADO, concertación revisada por el evaluado y no aprobado, el evaluado debe
consultar las observaciones realizadas por el jefe a la concertación, realizar los ajustes
solicitados para que el jefe la pueda aprobar y posteriormente evaluar.
 EVALUADO, concertación evaluada.
Seleccione
la
concertación que
desea consultar o
imprimir en el
radio que aparece
a la izquierda (al
lado del número de
concertación)
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En la parte inferior aparece una lista con todos los formatos que se pueden consultar para
impresión.
Seleccione el formato que desea consultar/imprimir y pulse el botón cargar formato, en la parte
inferior aparecerá el formato con los datos registrados. Cada vez que requiera cambiar el formato
selecciónelo de la lista y pulse el botón cargar formato.
Si desea imprimir el formato después que lo visualice, pulse el botón Generar pdf o imprimir
ubicado en la parte inferior izquierda del formato.
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El sistema muestra en otra ventana el formato para impresión, el cual debe realizarse desde las
opciones del explorador que esté utilizando.
MENU EVIDENCIAS
El sistema tiene la opción de registrar las evidencias que va a aportar el evaluado como prueba del
cumplimiento de los compromisos pactados.
Desde el menú evidencias el
funcionario edita las evidencias
planteadas inicialmente en la
concertación para registrar las
que está aportando para la
evaluación, seleccionando la
información del evaluado y
pulsando el botón cargar
Aparece la información de las evidencias registradas en la concertación inicial, seleccione la
evidencia del compromiso a editar y pulse el botón Modificar para registrar la información de la
evidencia.
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La siguiente pantalla muestra la información del compromiso y evidencia registrada al concertar,
el funcionario debe registrar la información correspondiente a la fecha en que se aporta la
evidencia y las observaciones que corresponden a una descripción de la evidencia., al igual que los
datos de quien aporta la evidencia.
Al pulsar el botón Guardar Cambios aparece la información registrada en la pantalla de las
evidencias.
El botón agregar se
utiliza para agregar
una
nueva
evidencia que no
haya
sido
contemplada
al
inicio
de
la
concertación
o
para registrar las
aportadas para la
evaluación
del
segundo semestre.
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MENU RESULTADOS
Desde el Menu de Resultados el sistema permite consultar e imprimir la evaluacion final realizada
por el evaluador
Seleccionando el evaluador y
pulsando el botón ver
resultados
muestra
las
concertaciones evaluadas, en
resultados
muestra
los
resultados para imprimir, si
aun no ha sido evaluado,
aparece “Sin resultados para
imprimir”.
Para imprimir el resultado,
seleccione el link imprimir
resultados
El sistema muestra en otra ventana el formato para impresión, el cual debe realizarse desde las
opciones del explorador que esté utilizando.
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CAMBIO DE CONCERTACION A PARCIAL
Para cambiar una concertacion a parcial, seleccione la concertacion que va a cambiar digite la
fecha de corte o final de la concertacion, escoja el motivo del cambio y pulse el boton cambiar.
El sistema cambiara el estado de la concertacion seleccionada “Paso a Parcial” y generara una
nueva concertacion con la fecha de inicio de la concertacion seleccionada y fecha fin la fecha de
corte digitada sobre esta se realizaran las modificaciones que se requieran y el jefe evaluara.
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MENU DEL PERFIL EVALUADOR
El
evaluador
no
tiene
habilitado el registro de la
concertación, ya que este
proceso está a cargo del
evaluado.
El evaluador de carrera tiene
acceso a las opciones del menú
evaluado y evaluador, sin
embargo no tiene acceso a
realizar su evaluación, solo
evaluara al personal a cargo.
El evaluador solo revisa las concertaciones en estado CREADA y solicita los ajustes o cambios en
los compromisos que considere necesarios desde el link “Aprobar Concertación”.
El evaluado podrá revisar las observaciones realizadas por su superior para realizar los ajustes
desde la opción Modificar una Concertación Existente en el registro de la misma.
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Luego de aprobar la concertación, el superior procede a realizar la evaluación desde el menú
Evaluaciones
MENU EVALUACIONES
Desde el menú evaluaciones se registran los porcentajes alcanzados por el evaluado, en este
aparecen cinco opciones de evaluación: Periodo de Prueba, Evaluación Semestre I, Evaluación
Parcial, Evaluación Semestre II y Evaluación Final. El procedimiento para realizar las evaluaciones
es similar para todos, la diferencia radica en los periodos que se evalúan, así:
 La evaluación de Periodo de Prueba, solo permite realizar una única evaluación
correspondiente al periodo de ciento ochenta días (180).
 La evaluación Semestre I y II, corresponde a la concertación anual que se parte en dos
periodos de evaluación correspondiente a dos semestres de ciento ochenta (180) días
cada uno. La suma de los porcentajes de ambos semestres arroja el resultado final de la
concertación anual.
 La Evaluación Parcial, solo permite realizar una evaluación por un periodo definido por el
usuario, los cuales dependen de los cambios de jefes de cargo, etc.
 La evaluación Final, consolida la información de los periodos evaluados, correspondientes
a un año.
Para realizar la evaluación, el superior debe seleccionar el tipo de evaluación, en cada tipo
aparecerán los evaluados según se hayan registrado las concertaciones en el sistema, posterior a
esto aparecerá un listado con los nombres de los evaluados, seleccione la persona a evaluar
dando clik sobre el radio ubicado a la izquierda del nombre.
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En la parte inferior aparece un listado con las concertaciones que tiene pendientes por evaluar,
seleccione la concertación a evaluar y el tipo de compromiso
 Compromisos Laborales, permite registrar información cuantitativa de los resultados
alcanzados durante el periodo evaluado.
 Compromisos comportamentales, permite registrar información cualitativa de las
conductas del evaluado durante el periodo evaluado.
A continuación se ilustra
la evaluación de los
compromisos laborares
definidos
en
la
concertación inicial.
Para
guardar
la
información
digitada
sobre la evaluación
debe pulsar el botón
guardar
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A continuación se
ilustra la evaluación de
los
compromisos
comportamentales
definidos
en
la
concertación inicial
Para
guardar
la
información digitada
sobre la evaluación
debe pulsar el botón
guardar
Para el caso de la evaluación anual, la evaluación del primer y segundo semestre se realiza de igual
forma, sin embargo se recomienda tener en cuenta los valores registrados en la evaluación de
compromisos laborales del primer semestre para evaluar el segundo semestre. .
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Luego de realizar la evaluación de los
compromisos
laborales
y
comportamentales
para
la
concertación anual y periodo de
prueba, se debe realizar la
evaluación final del evaluado, en la
cual se selecciona la persona a
evaluar.
En la parte inferior aparecen las concertaciones del funcionario seleccionado y los resultados. Las
concertaciones que fueron evaluadas aparece “Imprimir Resultados” en el campo Resultados. Las
que no han sido evaluadas totalmente aparece “Sin resultados para Imprimir” y habilita el radio a
la izquierda de la concertación para que el jefe pueda registrar si el funcionario alcanzo los
criterios del nivel sobresaliente.
Al seleccionar el radio, aparece una pantalla con la consolidación de la evaluación para ambos
semestres para que el evaluador seleccione si el evaluado cumplió con los criterios definidos para
alcanzar el nivel sobresaliente.
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Si no fueron pactados se
debe
seleccionar
“no
pactado”,
si
fueron
pactados y los cumplió
debe seleccionar “Cumple”
de lo contrario “no cumple”
Al finalizar debe pulsar el
botón
guardar para
registrar los cambios en el
sistema.
Nota: los criterios se
habilitaran si la calificación
es igual o superior al 95%
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