“Cómo reducir el consumo de papel en la Institución mediante la
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POR FAVOR NO IMPRIMA ESTE DOCUMENTO Versión 2 “Cómo reducir el consumo de papel en la Institución mediante la formación de nuevos hábitos”. La Directiva Presidencial Número 04 de 2012 formula que es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz a favor del ambiente y en virtud del mismo, dispuso la implementación de la Estrategia de Cero Papel, con el objetivo de avanzar en la política de Eficiencia Administrativa. Conforme con las directrices dadas desde el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en Línea y con el fin de promover el buen gobierno, la eficiencia administrativa y contribuir con el desarrollo sostenible del país, las Unidades Tecnológicas de Santander mediante el presente Manual busca promover, el uso racional de los recursos naturales, la prevención y mitigación de los aspectos e impactos ambientales, asociados al desarrollo de las actividades propias en cumplimiento de su misión Institucional. TABLA DE CONTENIDO 1. ¿QUÉ SON OFICINAS SIN PAPEL? ............................................................................................3 2. ¿QUÉ BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR ESTA ESTRATEGIA? .................................................................................................................................3 3. ¿QUÉ DEBEMOS HACER? ............................................................................................................4 Imprimir y fotocopiar a doble cara. ...................................................................................4 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. ............................5 Elegir el tamaño, la fuente ......................................................................................................5 Configuración correcta de las páginas (márgenes / interlineado) .........................6 Revisar y ajustar los formatos ...............................................................................................7 Lectura y corrección en pantalla ..........................................................................................7 Evitar copias e impresiones innecesarias ...................................................................... 14 Reciclar ........................................................................................................................................ 16 Uso de la Intranet .................................................................................................................... 16 Uso del correo electrónico ................................................................................................... 16 Herramientas de colaboración. .......................................................................................... 17 1. ¿QUÉ SON OFICINAS SIN PAPEL? Corresponde a la reducción ordenada del uso del papel, mediante la sustitución de los documentos físicos por almacenamiento de archivos en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 2. ¿QUÉ BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR ESTA ESTRATEGIA? Para la Institución Procesos y servicios más eficaces y eficientes. Buenas prácticas en gestión documental. Disminución de los costos. Mejorar el acceso a la información. Mayor control y seguridad en el manejo de la información. Eliminar la duplicidad de documentos. Disminuir los tiempos de localización de los archivos. Reducir las necesidades de espacio y almacenamiento. En la Atención Institucional Acceso fácil y rápido a la información y a los servicios de la Institución. Mejorar la calidad y la rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta. Disminuir los tiempos de espera y atención. Evitar traslados a otras dependencias, permitiendo ahorrar tiempo en los trámites. Mejorar la información al permitir seguimiento a los trámites realizados. Para el Ambiente Ahorro de papel Reducción de emisión de residuos. Disminuir el consumo de energía para fotocopiar e imprimir entre otros. Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, entre otros. 3. ¿QUÉ DEBEMOS HACER? Las siguientes acciones no constituyen una lista completa y final, así que probablemente en la búsqueda de disminuir el consumo de papel se puedan identificar otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos las áreas de la Institución. Imprimir y fotocopiar a doble cara. Se deberá utilizar siempre la impresión (opción borrador) y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que por disposiciones internas o requerimientos de normatividad externa, exijan el uso de una sola cara de la hoja. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra: papel, espacio de almacenamiento, se reduce el peso y es más cómodo grapar y archivar. Se deben evitar las impresiones y fotocopias innecesarias. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Se recomienda utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, de tal forma que una cara de la hoja contenga dos o más páginas por hoja, lo que para revisión de borradores, consulta de información y archivo de soportes institucionales resulta muy apropiado. Elegir el tamaño, la fuente El tipo de letra más pequeño y legible en la impresión es 10 puntos, ya permite aprovechar mejor el área de las hojas. Así mismo, las fuentes sugeridas para conservar la uniformidad en los documentos son: Arial y Times New Roman. Arial 10 puntos Arial 11 puntos Arial 12 puntos AaBbCcDd 10 puntos AaBbCcDd 11 puntos AaBbCcDd 12 puntos “En las versiones finales de los documentos oficiales, el tamaño no deberá superar los 12 puntos en el tamaño de la fuente”. Configuración correcta de las páginas (márgenes / interlineado) En adelante, los documentos internos que se soliciten de manera impresa deben conservar márgenes asimétricas a 3cm y la distancia vertical entre dos renglones debe ser sencilla para utilizar las dos caras de la hoja. Nota: Se imprimirán solo en los casos requeridos por la Dirección. En los Actos administrativos, documentos oficiales e informes que deban presentarse en papelería Institucional, con el fin de facilitar su encuadernación y reproducción, se deben conservar los siguientes márgenes: Superior 4,5 cm - Izquierdo 3 cm - Derecho 2 cm Inferior 3,5 cm. Para evitar el desperdicio de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa antes de la imprimir para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado. Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores y toma de notas. Lectura y corrección en pantalla Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación. Revisar y ajustar los formatos Se debe mejorar el uso de los espacios en los registros (formatos) usados por las dependencias, con el fin de lograr utilizar menores cantidades de papel. Igualmente es necesario reducir el número de copias elaboradas. R-AM-01 Planilla de control para corrección datos en el sistema. R-AM-04 Solicitud grado Admisiones y matriculas R-AM-06 Reporte diario de inscritos R-AM-08 Relación de los estudiantes merecedores de distinción y estímulo académico R-AM-11 Información académica requerida por otras dependencias al proceso de admisiones R-AM-12 Inscripción curso de nivelación ciclo profesional R-AM-13 Relación de estudiantes que cumplen requisitos para grado (EN RECICLAJE) Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: En reciclaje Registros A doble cara Proceso Normal La impresión de los registros en los que son requeridas firmas para su validación, aprobación y/o autorización (incluidos los que son diligenciados en forma manual), se recomienda realizarlo de la siguiente manera: A doble cara En reciclaje A doble cara En reciclaje Normal Registros Proceso R-BI-01 Solicitud para Auxiliatura R-BI-02 Informe Diario de Enfermería R-BI-03 Informe diario tratamiento Consultas odontológicas R-BI-04 Informe diario Consultas medicas R-BI-05 Registro diario pacientes fisioterapia R-BI-06 Citas Odontológicas-semanales R-BI-07 Citas Odontológicas-jornada sábado R-BI-08 Informe mensual de las actividades de docentes en deportes R-BI-09 Informe mensual de las actividades de docentes en cultura R-BI-10 Control Mantenimiento Equipos de Salud R-BI-11 Relación Auxiliaturas por Semestre R-BI-12 Estudiantes matriculados Asignatura opcional Bienestar R-BI-13 Informe Medicamentos y Materiales Utilizados Institucional R-BI-14 Control de Auxiliatura R-BI-15 Informe diario de atención en Psicología R-BI-17 Autorización para la participación en eventos con la institución R-BI-18 control mensual de asistencia a fisioterapias R-BI-20 Citas Medicas R-BI-21 Certificado de cumplimiento de Auxiliatura R-BI-22 Historia clínica Psicología R-BI-23 Evolución del paciente de Psicología R-BI-24 Cierre del proceso de Intervención Psicológica R-BI-25 Control del área de salud y desarrollo humano R-BI-26 Citas de Psicología R-BI-27 visita domiciliaria R-BI-28 Solicitud y autorización para responder a invitaciones de grupos culturales y/o deportivos Proceso Comunicación Institucional Registros Normal Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-CO-01 Inscripción de propuestas de participación en la audiencia pública de rendición de cuentas Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: En reciclaje A doble cara Registros Normal Proceso R-CS-01 Reevaluación del proveedor de bienes R-CS-03 Manifestación de cumplimiento e Informe de Supervisión R-CS-06 Solicitudes de compra Compras y suministros R-CS-07 Calificación del proveedor de bienes y servicios-concurso de mérito y obra publica R-CS-08 Reevaluación del proveedor de servicios, concurso de méritos y obra publica R-CS-09 Reporte de entrega de artículos devolutivos del almacén a las diferentes dependencias UTS R-CS-10 Reporte entrega de facturas con acta de ingreso R-CS-11 Ficha Técnica A doble cara En reciclaje En reciclaje Registros A doble cara Proceso Normal Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-EV-01 Programa de Auditorías internas al SIG R-EV-02 Lista verificación auditorias Control de Evaluación R-EV-03 Informe de Auditoria R-EV-05 Seguimientos de Control Interno R-EV-08 Plan de Auditorías internas al SIGUTS R-EV-09Lista de chequeo para la autoevaluación de control del proceso R-EV-10 Seguimiento a las estrategias del plan anual para fortalecer la transparencia, el código, de ética institucional y la atención al ciudadano. Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: Proceso Registros Normal R-EV-04 Plan de Mejoramiento R-EV-06 Matriz de Seguimiento del Plan de Acción R-EV-07 Control de Acciones Correctivas y Preventivas R-IN-09 Instrumento de medición de la percepción de los beneficiarios de la investigación Investigaciones Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-IN-01 Inscripción del semillero R-IN-02 Proyecto en curso R-IN-03 Proyecto terminado R-IN-04 Propuesta de investigación institucional R-IN-05 Evaluación de la propuesta de investigación R-IN-06 Informe avances proyecto investigación R-IN-07 Informe final proyecto investigación R-IN-08 Revisión Requisitos Legales y Reglamentarios A doble cara En reciclaje A doble cara En reciclaje Registros Normal Proceso R-TH-01Registro de ingreso a la institución para servidores públicos R-TH-02 Análisis de conveniencia y oportunidad docentes R-TH-03 Inscripción de aspirantes a Rector R-TH-04 Estudios previos para la contratación de personal por prestación de servicios. R-TH-07 Sugerencias quejas y reclamos R-TH-09 Acta de Inicio contrato prestación de servicios R-TH-10 Acta de liquidación bilateral del contrato prestación de servicios Gestión del Talento Humano R-TH-11 Acuerdos de gestión R-TH-12 Inventario Documental R-TH-13 Inscripción de aspirantes a cuerpos colegiados R-TH-14 Instrumento para medir el clima laboral R-TH-15 Requerimiento de personal R-TH-16 Solicitud de permiso laboral R-TH-17 Estudios previos para la elaboración de contrato adicional de personal por prestación de servicios R-TH-18 Acta de Suspensión R-TH-19 Reinicio de Contrato Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: Proceso Registros Normal R-TH-05 Relación de procesos disciplinarios R-TH-06 Control Estadístico de procesos iniciados y procesos fallados R-TH-08 Control y seguimiento de quejas, reclamos y sugerencias R-SC-01 Informe de seguimiento del plan de acción R-SC-03 cronograma de evaluación al plan de Acción Seguimiento y Control R-SC-04 cronograma seguimiento al plan de acción Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-SC-02 Evaluación a los Procesos R-SC-05 Matriz de resultados del aplicativo –SIPLA R-SC-06 Informe de gestión R-SC-07 Medición de eficacia del sistema integrado de gestión R-SC-08 Medición de la eficiencia del sistema integrado de gestión R-SC-09 Medición de la efectividad del sistema integrado de gestión R-SC-10 Indicadores En reciclaje A doble cara Normal Registros Proceso R-GF-01 Registro para salvaguardar en custodia(caja fuerte) el original de las pólizas de garantía R-GF-02 Solicitud Certificado disponibilidad presupuestal R-GF-03 Legalización caja menor R-GF-04 Recibo caja menor- Bienes - Servicios Adquiridos R-GF-05- 06 -07 listas chequeo compras Gestión Financiera R-GF-08 Informe pagos por conceptos académicos R-GF-10 Solicitud de autorización pago de gastos de viaje R-GF-11 Solicitud de autorización de comisión de servicios, gastos de transporte y pago de viáticos R-GF-13 Autorización de gasto por caja menor R-GF-14 Solicitud de autorización para pago de capacitación. formación y participación en eventos R-GF-15 Informe de ejecución parcial para el pago de un contrato de prestación de servicios. R-GF-16 Comisión de servicios, gastos de transporte y pago de viáticos de rectoría R-GF-17 Solicitud Descuento Valor de Matricula R-GJ-01 Informe de estudios y documentos previos R-GJ-02 Acta de Liquidación Bilateral de Contrato R-GJ-04 Acta de Ejecución y Recibo parcial R-GJ-08 Paz y Salvo aportes parafiscales convenios R-GJ-09 Lista de chequeo convenios cooperación practica R-GJ-10 Análisis conveniencia oportunidad convenios cooperación practicas R-GJ-11 Acta de Iniciación Gestión Jurídica R-GJ-12 Acta de Terminación Final y Recibo a satisfacción R-GJ-13 Autorización Inicio de Proceso R-GJ-14 Lista de chequeo Licitación Publica R-GJ-15 Lista de chequeo Selección Abreviada Subasta R-GJ-16 Lista de chequeo Contratación Directa R-GJ-17 Radicación, seguimiento y control de los derechos de petición Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-GJ-03 Seguimiento a convenios R-GJ-05 Relación convenios vigentes R-GJ-06 Relación convenios vencidos R-GJ-07 Relación de convenios Prácticas Profesionales por Programa Académico En reciclaje Registros A doble cara Proceso Normal Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: En reciclaje A doble cara Normal Registros Proceso R-PS-01 Registro de egresados R-PS-02 Evaluación actividad R-PS-03 Cuestionario para egresados R-PS-04 Cuestionario empleadores Proyección Social R-PS-09 Registro de Asistencia Proyectos Sociales R-PS-10 Seguimiento y control de proyectos de emprendimiento y practica social comunitaria R-PS-15 Evaluación de Proyectos Sociales Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-SS-02 Distribución de Documentos R-SS-03 Formato cambios documentos R-SS-04 Registro de Asistencia R-SS-06 control evaluación capacitación R-SS-07 Evaluación capacitaciones R-SS-08 Acta reunión R-SS-09 Agenda reunión Soporte al SIGUTS R-SS-15 Instrumento para medir la coherencia en el desarrollo de la evaluación académica con el programa de asignatura R-SS-16 control de correspondencia en tramite R-SS-17 Registro correspondencia externa recibida R-SS-18 Control correspondencia despachada R-SS-25 Instrumento para medir el cumplimiento y coherencia plan de aula Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-SS-01 Listado maestro documentos internos R-SS-05 listado documentos externos R-SS-10 Circular R-SS-12 Cronograma de actividades del SIGUTS R-SS-19 Caracterización de Procesos R-SS-23 Formato de producto no conforme R-SS-24 Mapa de Controles del proceso En reciclaje Registros A doble cara Proceso Normal R-PS-05 Inscripción egresados a actividades promocionadas R-PS-06 Formulario Oportunidad Laboral R-PS-07 Estadísticas Oportunidades Laborales R-PS-08 Revisión de Requisitos Legales y Reglamentarios R-PS-11 Propuesta de Proyecto Social R-PS-12 Revisión - Verificación y Validación de los Proyectos Sociales R-PS-13 Informe avances proyecto social R-PS-14 Presentación de Informe Final de Proyectos Comunitarios A doble cara En reciclaje A doble cara En reciclaje Registros Normal Proceso R-PL-03 Plan seguimiento del comité de Planeación Institucional R-PL-06 Inscripción banco de proyectos R-PL-07 Relación ideas de proyecto R-PL-08 Proyecto de Inversión Planeación R-PL-10 Relación de proyectos de inversión aprobados R-PL-14 Cronograma de Trabajo del Comité Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: Proceso Registros Normal R-PL-01 Plan de Acción por procesos R-PL-05 Plan de Acción Indicativo R-PL-09 Cronograma de actividades de nivel táctico R-PL-11 Cronograma actividades de nivel operacional R-PL-12 Mapa de Indicadores R-PL-13 Mapa de riesgos R-PL-15 Seguimiento a los proyectos de inversión R-IL-02 Programación de préstamo de las salas de informática R-IL-03 Asignación de turnos a estudiantes en las salas de informática R-IL-04 Solicitud de mantenimiento R-IL-05 Préstamo de medios audiovisuales R-IL-07 Entrega al Área de colección R-IL-08 Registro por perdida, hurto, deterioro o mutilación de material R-IL-09 Material bibliográfico entregado a circulación y préstamo R-IL-10 Sistema de Información Bibliográfica - Hoja de entrada de datos R-IL-11 Reporte Estado Planta física Infraestructura y Logística R-IL-12 Informe de Novedades en Seguridad R-IL-13 Seguimiento y control para el aseo de la planta física R-IL-14 Autorización para la Salida de Activos de las UTS R-IL-15 Solicitud de compra de materiales o Elementos R-IL-16 Traslado, reintegro, asignación activos Fijos dentro de la Institución R-IL-17 Activos fijos en custodia R-IL-18 Plan diario de ejecución de actividades de mantenimiento R-IL-19 Control para el préstamo de equipos de la sala multipropósito R-IL-20 Solicitud para el préstamo de la sala multipropósito R-IL-21Programación semanal de la sala multipropósito R-IL-22 Hoja de entrada de datos para trabajos de grado Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-IL-01 Asignación horarios de clase en los laboratorios de informática. R-DC-03 Recuperación de clases R-DC-08 Cuestionario a estudiantes para la autoevaluación y autorregulación de los programas académicos R-DC-09 Cuestionario a docentes para la autoevaluación y autorregulación R-DC-10 Cuestionario a personal administrativo para la autoevaluación y autorregulación de programas académicos R-DC-11 Cuestionario a egresados para la autoevaluación y autorregulación de programas académicos R-DC-12 Cuestionario a empleadores para la autoevaluación y autorregulación de programas académicos R-DC-13 Autorización examen autosuficiencia R-DC-14 Solicitud revisión de nota R-DC-15 Solicitud de recalificación nota R-DC-16 Solicitud trabajo de grado R-DC-17 Evaluación Modalidad de grado Docencia R-DC-26 Hoja de vida del docente vinculado a la institución R-DC-36 Seguimiento y control tutoría grupal R-DC-37 Seguimiento y control de tutoría individual o pequeño grupo R-DC-39 Modificación matricula académica R-DC-40 Solicitud de Transferencia externa R-DC-41 Horario docente dedicación institucional R-DC-42 Estudio homologación para transferencia externa R-DC-44 Reporte de Inasistencia Docentes con dedicación Tutorías R-DC-45 Revisión de los Requisitos Legales y Reglamentarios R-DC-50 Control de horarios e inasistencia Docente R-DC-52 Inscripción Curso Vacaciones R-DC-53 Recepción hoja de vida – Convocatoria docente Se debe promover el diligenciamiento y consulta digital de los siguientes registros: R-DC-07 Caracterización programas académicos R-DC-46 Registros Controlados para la creación de Programas Académicos R-DC-47 Planeación del control y seguimiento a la prestación del Servicio de Educativo R-DC-48 Lista de Verificación del control en la prestación del servicio educativo R-DC-49 Planificación de las Actividades Académicas R-DC-51 Horario del aula de clases Evitar copias e impresiones innecesarias Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet o carpetas compartidas. En reciclaje A doble cara Registros Normal Proceso Un ejemplo de impresiones innecesarias son aquellos correos electrónicos que pueden ser leídos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración del personal adscrito a la Oficina de Recursos Informáticos de la Institución. Es importante que defina claramente la forma de nombrar, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. Se recomienda no imprimir los Procedimientos e Instructivos que se encuentran en la Base Documental (Acceso directo al Sistema de Gestión de Calidad que se encuentra en el Escritorio de cada PC de la Institución), se debe promover su consulta digital. Reciclar Guarde las hojas de papel usadas por un solo lado, ya que las mismas pueden ser reutilizadas por el otro lado para documentos no oficiales o cortadas para tomar notas y mensajes. Reutilice los sobres de mensajería, manila y carta. No bote los cartuchos de tinta, estos se pueden reciclar y recargar. PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Uso de la Intranet Se debe aprovechar al máximo el servicio de red interna y el portal de Intranet Institucional. Haciendo uso de esta herramienta se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, ya que pueden ser publicados o compartidos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. Uso del correo electrónico El correo electrónico se debe constituir como la principal herramienta para compartir información evitando el uso de papel, siendo necesario identificar y clasificar la información recibida y envida con el fin de evitar que se llenen de basura digital. En adelante este medio deberá utilizarse para el envío de: - Las comunicaciones internas, Circulares, e Invitaciones Institucionales. Herramientas de colaboración. Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, ofrecen oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. En la Institución se cuenta con algunas de estas herramientas, recuerde utilizarlas y promover su uso, ejemplo: La Base Documental del Sistema de Gestión de Calidad está disponible para su consulta a través de la herramienta virtual “Dropbox”, como una nueva alternativa para acceder a los procedimientos y registros en el siguiente enlace: https://www.dropbox.com/sh/op8bmnpioxnutkq/jd6Sq2DyKB?n=82761859 Si es la primera vez en ingresar a Dropbox, se debe registrar con un correo electrónico en siguiente link: https://www.dropbox.com/register?signup_tag=shmodel y de esta tendrá acceso a la carpeta compartida de la Base Documental Institucional.
