Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE ACTA DE

Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITE
ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No.
Hora: 5:00 PM
Fecha: 6 de Noviembre
Lugar:
Dirección Regional
Dependencia que Convoca:
Directora Regional
Proceso:
ESTRATEGICO
Definir asuntos por gestionar durante el período de vacaciones de la
Directora Regional
Objetivo:
1. Compromisos por gestionar
La Directora Regional agradece en primera instancia la disposición para asumir el encargo de Dirección por el período
vacacional que se le ha concedido y resalta la importancia de asumir con liderazgo y responsabilidad cada uno de los
asuntos que conllevan al logro del acuerdo de gestión previsto a diciembre de 2014.
Para efectos de dar mayor precisión, se relacionan a continuación los asuntos pendientes por áreas, que son de gran
importancia y a los que se les debe hacer seguimiento prioritario
CENTRO ZONAL VILLANUEVA
AREA
PRIMERA
INFANCIA
PROTECCIÓN
ASUNTOS PENDIENTES
COMPROMISOS
Se está adelantando gestión de firma de convenio para entrega del
CDI, desde la sede nacional GLORIA ROCIO BOTERO informo a la
Alcaldía que para efectos del comodato se debería realizar la solicitud Se requiere estar en
contacto con Beatriz y si
a la Dirección Regional, y así mismo esta a la sede nacional.
se requiere reunión de
Jurídicos
para
la
definición del convenio,
Mi posición es no firmar comodato sino hacer un convenio tripartita, el programarla
modelo del convenio ya lo envió Paola Archila a la Doctora Beatriz
Ya se firmó el acta de compromiso por parte de los defensores de Se requiere hacer
familia, para los restos de este año
seguimiento y estar en
contacto
con
los
equipos
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CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPRO
AREA
ASUNTOS PENDIENTES
COMPROMISOS
FAMILIAS
Y Se firmó contrato de territorios étnicos con Bienestar, el
COMUNIDADES
antropólogo había quedado inicialmente como supervisor
pero presentó sorpresivamente carta de terminación del
contrato, lo que nos obligó a cambiar de supervisor, Maria
Ignacia Neme se postuló para ejercer este reto y ya fue Solicitar acta de inicio y
revisar si ya se dio
designada.
cumplimiento
a
la
contratación
de
personal
El viernes 7 de Noviembre se tiene comité operativo con el
Gobernador y se definirá el acta de inicio.
Se acordó que en esas condiciones Jhonatan desiste de su
liquidación de contrato y estará apoyando la supervisión en la
parte técnica.
Se recomendó por parte de la Dirección Regional articular las
acciones culturales con la oficina de cultura y turismo
departamental y los temas de autosuficiencia con la
Secretaría de agricultura departamental, hacer lo mismo con
la Alcadlía, para procurar que las actividades tengan un
mayor impacto con la participación de estas instituciones
EMPI
PRIMERA
INFANCIA
Ya se contrató la sicóloga para EMPI, se llama JENNY
MELENDEZ SUAREZ, ella se iba a ubicar de manera
inmediata en la zona y presentarse con la coordinadora, no
se le ha creado correo electrónico, ni se le ha hecho ninguna
inducción ni presentación oficial, por lo que es importante
hablar con la Coordinadora para sugerirle que le haga la
respectiva inducción del ICBF y se envíe a Yopal por unos 2
días para capacitación
importante gestionar con Ana
Patricia Ramos y MAFE una
inducción a la atención de
víctimas de abuso
Revisar las funciones de su
contrato para saber cómo se
le puede orientar en su
cumplimiento desde el área
de asistencia técnica.
La contratista YENNY GOMEZ SERRANO solicitó
terminación del contrato, aduciendo que la carga laboral era
muy alta para asumirla en su estado de embarazo y que ella
prefería su salud y bienestar. Al parecer no estaba de
acuerdo en asumir la supervisión del componente financiero
en los contratos y no se estaba realizando el trabajo con el
interés y el esmero requerido, por esta razón la supervisora
decidió aceptar su desistimiento y distribuir las funciones.
Se requiere liquidar el
contrato de YENNY GOMEZ
y confirmar si Sandra estaría
de acuerdo con tener sólo por
tres días a la semana el
Se solicitó entrega del informe final de actividades, Sandra apoyo del contador.
hizo algunas observaciones a dicho informe, pero la
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profesional no lo ha entregado nuevamente manisfestando Hacer seguimiento a la
que necesita tiempo para hacer los cambios.
verificación presupuestal de
Ismael Montoya
Se debe tener la liquidación de ese contrato para poder
contratar un nuevo profesional.
Acordamos con Sandra contratar un Contador en su
reemplazo y Diego recomendó la hoja de vida de ISMAEL
MONTOYA ORTIZ CEL: 3112003099, el profesional
actualmente trabaja en la alcaldía de Yopal y manifiesta que
de ser necesario liquida el contrato de la Alcaldía, pero que le
gustaría que le permitieran por este año trabajar 3 días de las
semana en paz de Ariporo.
El día 5 de Noviembre solicité a Jesús Leonardo, de la
secretaría general, verificación presupuestal para poder
iniciar el proceso de prueba kOMPE., te copie el correo, asi
que hay que volverle a escribir solicitando respuesta porque
hoy no me llegó ninguna información.
PROTECCION
Los defensores y sus equipos ya firmaron acta de
compromiso
Se
requiere
hacer
seguimiento a los avances y
asesorar en lo pertinente
para que no halla ningún
inconveniente al respecto.
CENTRO ZONAL YOPAL
AREA
ASUNTOS PENDIENTES
NUTRICION
Llegaron unos elementos de
Meteorología para nutrición y el centro
zonal Yopal es el único que no ha
enviado relación de los elementos
recibidos al almacén.
COMPROMISOS
A CARGO DEL CENTRO ZONAL:
Entregar relación de equipos
A CARGO DE ALMACEN

Se deben cargar los equipos al inventario
de las coordinadoras y ser registrados en
El día 4 de Noviembre le escribí a
Diana Cataño para solicitarle 
información con copia a las
Coordinadoras y el 5 de Noviembre 
confime correo con Yaqueline Castillo
y Maria del Pilar solicitando la relación
de elementos recibidos pero al día 6

de Noviembre creo que no han dado
respuesta.
ISOLUCION
Se debe proyectar contrato de comodato
para hacer la respectiva entrega a las UDS
Cada centro zonal deberá entregar los
equipos a las UDS y garantizar la firma del
comodato
Se debe remitir la documentación
relacionada en el procedimiento
PR11MPA1-P5 para el respectivo análisis
del comité de bienes de la sede de la
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Dirección General (según lo establece la
resolución 0325 de 2014 )
GESTION
DOCUMENTAL
Tenemos a Daniel apoyando el tema
de gestión Documental, inicialmente
yo le estaba dando el almuerzo para
que estuviera todo el día, pero como
me quitaron el subsidio de
alimentación, no voy a continuar con
ese beneficio asi que le dije a Daniel
que viniera a partir de la 1PM.
Hay que hacer seguimiento de los avances de
los archivos de gestión inventariados
Está pendiente que hagan llegar el inventario en
físico y electrónico, está pendiente la
correspondencia enviada y recibida que la
encargada de este proceso es Jaqueline castillo.
El está muy juicioso apoyando
CAIVAS
Ya se tenían los estudios previos y la
hoja de vida de la sicóloga clínica para
contratar
lo
de
intervención
terapéutica, pero el día de hoy 6 de
Noviembre Margaret me informó que
se equivocó en la revisión y se percató
que la sicóloga no reúne los 5 años de
experiencia que pide el lineamiento.
Así que no se pudo continuar con el
proceso.
Se debe cuanto antes confirmar si la sicóloga
que quedó pendiente de evaluar si aplica y
continuar con el proceso contractual.
Pueden escribir al correo [email protected],
solicitando a Ofelia que nos publique esa
vacante o llamar al teléfono 6356017 ext. 84760
que es la oficina del servicio de empleo y allí nos
hacen el favor.
Hay otra hoja de vida de una sicóloga Nosotros ingresamos a la página del empleo del
que trabaja en acción social que Sena con el usuario del nit sin el digito de
verificación y la contraseña son los últimos 4
estaría pendiente para aplicar
dígitos del NIT.
PROTECCION
Hay una urgencia de adopción de los Hacer seguimiento con Candy Morales frente a
hermanos Ardila Arenas, la doctora la presentación de ese informe, que debería
Nidia ya ejecutorio la declaración de estar para la semana del 10 al 15 de Noviembre.
adaptabilidad y se espera que se
remita el informe integral al comité de
adopciones
Se realizó comité consultivo virtual Se requiere finiquitar el acta
con la Coordinadora de autoridades
administrativas y se dio claridad frente
a algunos temas de PARD
Comité de Adopciones
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PRIMERA
INFANCIA
A finales de Noviembre se entrega
completa la dotación para el CDI
compartir, así que se hace prioritario
definir la firma del convenio tripartita
con la Alcaldía
Se envió al alcalde solicitud de asignación de
recursos, la Dra. Fernanda dice que ya tienen
apropiados los recursos, pero no se ha definido
reunión entre los jurídicos para finiquitar la firma
del convenio.
ADMINISTRATIVAALMACEN
Ingreso al isolucion de artículos de metrología y proyección de contratos de comodato
COMISONES
El
TRASLADO
CENTRO ZONAL
RESTAURANTE
viernes 7 de Noviembre debe salir el informe actualizado de comisiones legalizadas
(administrativa-financiera), enviarse a los responsables por parte de la Directora encargada
invitando a la legalización inmediata y recordando que mi directriz es sólo autorizar
resoluciones de desplazamiento para las personas que no se encuentren al día
Mauricio Montagut tiene pendiente la proyección del acta de la reunión sostenida con la dueña
del inmueble de paz de Ariporo. Ya le envié el audio de la grabación.
Adición del contrato de restaurante
JURIDICA
RESTAURANTE
Pendiente responder frente a la revisión del requerimiento proyectado al
contrato de restaurante por el área administrativa
CONFLICTO DE COMPETENCIA
La Doctora Herli Lucero proyectó respuesta del Conflicto de competencia y
la envió por correo al Doctor Grimaldo para revisión y mayor sustento
jurídico, se requiere de manera URGENTE entregar respuesta para
subsanar esta situación.
REDUCCIONES
Garantizar que todas las reducciones radicadas se hallan gestionado, se
requiere para liberación de CDP
LIQUIDACON DE CONTRATOS
Hay dos contratos que pierden vigencia en este año y se debe garantizar
su liquidación, hasta el momento no me han reportado cuales son, definir
con exactitud esta gestión.
CONVOCATORIA PUBLICA
Comités de evaluación de Nutrición y Primera Infancia
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PLANEACION
PACCO
Registro de ejecución, programación y contratación del
mes de octubre
INDICADORES
Sacar boletín de tablero de indicadores
RECURSOS
Devolución de recursos
Seguimiento a contra créditos
Ajuste SIM cruce SIIF nación y programación SIM
Seguimiento al desarrollo de la agenda
Peinado de rack Regional
Documentar tickets de PC potencializados y de
mantenimientos
Recovery de los swiche del centro zonal villanueva
SISTEMAS
FINANCIERA
CUENTAS
Ejecutar pagos
DIFERENCIAS EN BANCOS
Realizar comunicaciones al nivel nacional requiriendo al
nivel nacional los ajustes respectivos
ASISTENCIA TECNICA
CUENTAME
Carlos linares debe enviar la información de los registros
reales ingresados por cada una de las unidades
El acta y el registro de asistencia se debe enviar también
a los representantes legales de las EAS desde el correo
de la Coordinadora de asistencia Técnica.
VICTIMAS
El 13 y el 14 de Noviembre viene Claudia patricia
Guarnizo a realizar asistencia técnica a los equipos
sicosociales de víctimas, los equipo sicosociales deben
tener preparado un informe y preparar su comisión para
desplazamiento.
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2.
Compromisos
Se requiere el compromiso de los Coordinadores de todas las áreas Regionales, para el cumplimiento de estos
compromisos, debemos apoyar estas gestiones y sacar adelante las que se presenten durante el tiempo de encargo de
la Doctora Soledad, con oportunidad y responsabilidad.
YENNY GRISELA RINCON SERNA
Directora Regional
SOLEDAD CASTELLANOS
Coordinadora de A.T
MARGARET ORTIZ
Coordinadora de A.t
JAIRO MENDEZ
Coordinador Administrativo
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