DERIVACIÓN ELECTRÓNICA Y GENERACIÓN DE EXTRACTÍN

DERIVACIÓN ELECTRÓNICA Y
GENERACIÓN DE EXTRACTÍN
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1. OBJETO.-
1.1. Este procedimiento tiene por objeto establecer como se debe proceder para realizar la
derivación electrónica y la generación de extractín a través del Sistema Informático SUAC.-
2. ALCANCE.-
2.1. El procedimiento se aplica en todo el ámbito del SUME, dentro del SUAC.-
3. ANTECEDENTES.-
3.1. P-ST-7.1.: Procedimiento General de Simple Trámite.4. GLOSARIO.-
4.1. Extractín: Planilla que sirve de recibo para el control del movimiento de los Trámites
cuando se entregan a otras Unidades de Organización.4.2. Extractín electrónico: Se refiere al recibo que se genera a través del Sistema
Informático SUAC.4.3. Extractín físico: Se refiere al extractín “impreso” que surge del generado a través del
Sistema Informático SUAC (o sea, del electrónico).5. DESARROLLO.-
5.1. Derivación electrónica:
Fecha de creación :23/11/2007
Fecha de actualización: 14/10/2014
R:\SUAC\AreaCalidad\Calidad2014\Documen Generado por: C. Loforte (Dir.M.E.)
tos\Cap7\7.1.14.P.DerivacionElectronicaGene Revisado por: V. Loforte (J. A. G Calidad)
racionExtractin.doc
Aprobado por: C. Loforte La Gala (Dir. de
Mesas de Entradas
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5.1.1. Una vez Recibido y Aceptado el Trámite para derivarlo electrónicamente debe
hacer clic sobre la acción
, se despliega una ventana con las opciones de
pases de trámites. Sobre dicha pantalla se debe seleccionar a que unidad/suac
derivaremos el trámite.
5.2. Tipos de Pases: Lista desplegable que muestra los posibles pases habilitados para el
trámite.
5.2.1. Mesa de Otra Repartición: Se utiliza para pasar trámites a otro SUAC.
5.2.2. Unidad de la Misma Mesa de Entrada. Se utiliza para pasar trámites desde una
Mesa de Entrada a una Unidad que atiende la Mesa de Entrada.
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5.2.3. Unidad de otra Mesa de Entrada. Se utiliza para pasar trámites desde una
Mesa de Entrada a una Unidad de otra Mesa de Entrada.
5.2.3.1. En este tipo de pase, el sistema muestra la siguiente confirmación:
5.2.4. Unidad Externa. Se utiliza para pasar trámites a Unidades Externas al
Organigrama.
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5.2.5. Otra posibilidad de búsqueda de la Unidad de destino es a través del Código de
la Unidad. Este dato se carga en el campo Código.
5.3. En todos los tipos de pases mencionados, luego de seleccionar la Unidad/Mesa de
Entrada a donde se envía el Trámite, se pide la confirmación del Nº de Cuerpos y Fojas del
Trámite y la posibilidad de generar en el momento el Extractín de Pase.
5.4. Generación e Impresión de Extractín:
5.4.1. Una vez ingresado lo descripto en el punto 5.3, se pide la confirmación para la
generación del Extractín del pase correspondiente.
5.4.2. Al presionar la acción SI se abre una ventana solicitando ingresar datos propios
del envío del Extractín:
5.4.3. En el caso que el trámite se envíe a una unidad que es atendida por la misma
mesa, estos campos aparecen deshabilitados. Solo se completa el campo
Observación.
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5.4.4. Luego de completarlo cada uno de los campos mencionados, los cuales no son
obligatorios, hacer clic en la acción Aceptar y se muestra en pantalla el Extractín
generado.
6. RESPONSABILIDADES.-
6.1. De los Agentes del SUAC:
6.1.1. Realizar la derivación electrónica del expediente o simple trámite según
corresponda a través del Sistema Informático SUAC.6.1.2. Generar el extractín a través del Sistema Informático SUAC.
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7. ANEXOS.-
7.1. Diagrama de Flujo de Derivación electrónica y generación de extractín.7.2. Información de los Registros.7.3. Historial de Cambios.-
7.1. Anexo 1: Diagrama de Flujo Derivación electrónica y generación de extractín.-
Derivación electrónica y
Generación de Extractín
Realizar la derivación electrónica
del expediente o simple trámite
según corresponda
Generar e imprimir el extractín a
través del sistema
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7.2. ANEXO 2: Información de los Registros.-
Protección
Título
Código
Extractín
electrónico
Sistema
Informático
SUAC
Extractín
físico
Sistema
Informático
SUAC
Tiemp Disposic
o
de ión
Almacenamie
Retenc
nto
Recuperación) ión
Responsable
Medidas de
Desecho
seguridad Backup
del medio
implementa periódicos que
electrónic
das por los se
o
de
hacen
Administrad automáticamen
almacena Dirección
Archivos
miento
electrónicos en ores de la te
en
General
de
Servidores de Red
de Servidores de 10
Modernización
del Estado
Gobierno
Gobierno Gobierno
años
Mantener el
Desecho
lugar
de
alojamiento
del archivo
limpio y en Reimprimir el
condiciones registro
en
de
caso
de
Jefe
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Archivo de los humedad destrucción o
Responsable
SUAC’s
5 años
de SUAC
apropiadas pérdida
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7.3. ANEXO 3: Historial de Cambios.-
HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha de
Modificación
Actualización
26/05/2005
Responsable
Versión Inicial.
Responsable
Versión
de A
la Calidad
06/02/2007
Se creó el apartado Índice – Se agregó la tabla de Historial de Responsable
de B
Cambios (manteniendo la información de las modificaciones la Calidad
efectuadas desde la creación del documento) – Se agregaron
los anexos 7.6. Información de los Registros, 7.7 Historial de
Cambios y el apartado 8. Índice.
26/04/2007
Se agregó una Nota debajo del punto 5.2 - Se eliminó el Responsable
de C
punto 5.3.- Se agregaron las capturas de pantalla de los la Calidad
Anexos 7.5 y 7.7.22/08/2008
Se explicito las Derivaciones Electrónicas.
Area S.G.C
D
Se modificó el Logo de gobierno del encabezado.
23/02/2011
Se modifico en su totalidad el Procedimiento debido a la Área Gestión de E
implementación del Nuevo Sistema Informático SUAC. Se Calidad
modifico el tamaño de fuente de la tabla “Historial de
Cambios” a Arial 9.
14/10/2014
Cambio la palabra “botón” por “acción”
documento.-
en la totalidad del Cristina Loforte
F
Área Gestión de
Calidad.-
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8. ÍNDICE.-
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
8.
OBJETO.-........................................................................................................................... 1
ALCANCE.- ........................................................................................................................ 1
ANTECEDENTES.- ............................................................................................................ 1
GLOSARIO.-....................................................................................................................... 1
DESARROLLO.-................................................................................................................. 1
RESPONSABILIDADES.- ................................................................................................... 5
ANEXOS.- .......................................................................................................................... 6
Anexo 1: Diagrama de Flujo Derivación electrónica y generación de extractín.- ............. 6
ANEXO 2: Información de los Registros.- ....................................................................... 7
ANEXO 3: Historial de Cambios.- ................................................................................... 8
ÍNDICE.- ............................................................................................................................. 9
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