procedimiento de apoyo a eventos

PROCEDIMIENTO DE APOYO A EVENTOS
10-10-2014/V3
PROCEDIMIENTO
DE APOYO A EVENTOS
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN No.
30-09-2013/V1
NUMERAL
1
30-09-2013/V1
3
30-09-2013/V1
5
30-09-2013/V1
6
03-03-2014/V2
3,7,8
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
Se ajusta el objetivo del procedimiento.
Se ajustan los cargos responsables del
procedimiento de acuerdo a la nueva estructura
orgánica, quedando la oficina de Mercado y
Comunicaciones, apoyando la realización de los
eventos y no como responsable.
Se establece como política del procedimiento,
los tiempos anticipados con los que deben
realizarse las solicitudes.
Se incluye la actividad: Disponibilidad
presupuestal para el evento, y Reunión de
cierre; y se eliminan las actividades: atención de
necesidades de diseño gráfico, aprobación del
arte, solicitud de pedido y publicidad del evento,
en razón a que cambia el responsable del
procedimiento.
La responsabilidad de hacer cumplir, y
mantener actualizado este procedimiento es del
Director de Mercadeo y Comunicaciones. Se
incluyen las actividades de Diseño gráfico y
publicidad.
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1. OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la atención de solicitudes de apoyo a eventos
institucionales que requieren las diferentes unidades administrativas y académicas, con
el fin de prestarles un servicio ágil y oportuno para asegurar el éxito del evento.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la realización de todos los eventos académicos y
administrativos de la Institución.
3. RESPONSABLE
El Director de Mercadeo y Comunicaciones es el responsable directo de cumplir, hacer
cumplir, socializar y mantener actualizado este procedimiento.
Los Directores y jefes de dependencias son responsables de solicitar el apoyo para la
realización de los eventos con suficiente anticipación, de acuerdo a los tiempos
establecidos en este procedimiento.
4. DEFINICIONES
4.1 Solicitud de Apoyo a Evento: Es el documento en el que las dependencias
académicas y administrativas de la Institución, manifiestan la necesidad de apoyo para
la realización de un evento.
4.2 Evento: Suceso importante y programado encaminado a promover, informar,
capacitar y relacionar la Institución con la comunidad en general. Puede abarcar el área
administrativa, académica, social y cultural.
4.3 Presupuesto del Evento: Se le llama presupuesto del evento al cálculo anticipado
de los ingresos y gastos de la actividad.
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4.4 Diseño Gráfico: Se entiende como la acción de concebir, programar, proyectar y
realizar comunicaciones visuales, destinadas a transmitir mensajes a grupos sociales
determinados, con un propósito claro y específico.
4.5 Publicidad: Difusión o divulgación de información, de carácter administrativo o
académico con la intención de dar a conocer determinados servicios, eventos y noticias
entre otros.
5. POLITICAS
5.1 Todo evento debe contar con disponibilidad presupuestal y/o con el presupuesto que
avale su viabilidad financiera. El presupuesto debe estar avalado por el Ordenador del
Gasto.
5.2 Todo evento académico debe contar con el visto bueno del Vicerrector Académico.
5.3 No se podrá incluir en una misma solicitud, el apoyo a más de un evento.
5.4 Los eventos contarán con un Staff conformado por un grupo de 10 a 15 estudiantes
debidamente uniformados y entrenados para apoyar todas las actividades del evento.
5.5 Es responsabilidad de los Directores o Jefes de Dependencias tramitar, con el Director
de Mercadeo y Comunicaciones, la solicitud de apoyo para la realización de un evento,
oportunamente. El tiempo con el que debe hacerse la solicitud, va determinado por el
tipo de evento, de la siguiente manera:
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Congreso
TIEMPO ANTICIPADO PARA HACER LA
SOLICITUD
6 Meses
Seminario
4 Meses
Conferencia
De 2 semanas a 1 Mes*
Ferias institucionales
1 Mes
1 pieza publicitaria
8 días hábiles
EVENTO
*Dependiendo de la magnitud del evento.
5.6 Toda corrección, sugerencia o inquietud por parte del responsable del evento debe
ser tramitada con el Coordinador de Comunicaciones y Prensa, a través del correo
institucional.
5.7 Los archivos digitales con los artes diseñados, serán enviados al proveedor por el
Jefe de Compras. Ningún empleado está autorizado para hacer envíos por su
cuenta.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.1 Solicitud de Apoyo a Eventos: Ante la necesidad de la realización de un evento,
los Directores o Jefes de Dependencias diligencian el formato “ Solicitud de Apoyo a
Eventos”, el cual debe estar completamente diligenciado y firmado por el solicitante.
6.2 Verificación de la disponibilidad presupuestal para el evento:
Cuando se trate de eventos contemplados en el plan de acción de la dependencia, y
que no generan ingresos, los Directores o Jefes de Dependencia solicitan al Jefe de
Presupuestos y costos la disponibilidad presupuestal para el evento; y éste, se
ejecutará con cargo a la dependencia correspondiente para su posterior control.
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Cuando se trate de eventos certificables y que generan ingresos (Venta de Servicios),
los Directores o Jefes de Dependencias solicitan al Jefe de Presupuestos y costos, la
elaboración del presupuesto específico para el evento, teniendo en cuenta que éste sea
como mínimo autofinanciable. Este tipo de eventos requiere la apertura de un centro de
costos, al cual se cargará la ejecución del evento, para su posterior control.
6.3 Recepción de la solicitud: La “Solicitud de Apoyo a Eventos” con las firmas que
avalan la realización del evento y el presupuesto aprobado por el ordenador del gasto,
son entregadas al Coordinador de Comunicaciones y Prensa para que inicie el proceso
de coordinación del evento.
Como constancia de recibido, el Coordinador de Comunicaciones y Prensa firma el
formato, y anota la fecha en que recibe.
6.4 Identificación de las necesidades de apoyo para el evento: El Coordinador de
Comunicaciones y Prensa realiza una reunión para identificar las necesidades de apoyo
para el evento; en ella participan, el solicitante o responsable del evento, el diseñador
gráfico, el jefe de logística y mantenimiento, el jefe de compras, el director de bienestar
universitario y los demás involucrados que sean necesarios para asegurar el éxito del
evento.
De esta reunión se deja un “Acta de Reunión de Apoyo a Eventos” donde se
relacionan las actividades necesarias para el evento, los responsables de las
actividades y los tiempos en que deben realizarse; todo, para asegurar el éxito del
evento.
Es el solicitante o responsable del evento, quien se encarga de realizar las diferentes
solicitudes que se generen para el desarrollo y el éxito del evento; tales como
“Solicitud de apoyo a eventos, Solicitud de apoyo logístico a eventos”, “Solicitud
de pedido” y “Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos, entre otros; las cuales debe
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hacer llegar con suficiente anticipación a los procesos responsables de la prestación de
estos servicios.
7. Diseño Gráfico:
7.1 Aprobación del Diseño: Una vez realizado el trabajo, el diseñador gráfico envía al
solicitante, por correo electrónico, la pieza publicitaria para su revisión y aprobación. El
solicitante tiene como máximo 24 horas para contestar el mensaje informando la
aprobación o desaprobación del arte.
7.2 Manejo del Archivo Digital: Una vez aprobado el arte, el solicitante procede a
formalizar la “Solicitud de pedido”, a la que le anexa una copia impresa de la pieza,
para que el jefe de compras inicie el proceso de compras.
Nota: El Jefe de compras es la única persona autorizada para enviar el archivo digital
correspondiente, al proveedor seleccionado.
8. Publicidad a través de medios de comunicación internos y externos: Para las
necesidades
de
publicación
de
eventos
y/o
noticias
el
Coordinador
de
Comunicaciones y Prensa, redacta los textos, actualiza los contenidos, escoge las
imágenes y coordina con el Administrador de la página web de CECAR y los
auxiliares de Mercadeo y Comunicaciones para que sea emitida la noticia por los
canales de comunicación internas (correo electrónico, página web, circuito de tv
interno, circuito de audio y carteleras) o realiza los contactos que sean necesarios
con los medio de comunicación externos (Radio, Prensa, Televisión, Redes
Sociales), para la publicación de la información a la comunidad en general.
9. Seguimiento a las actividades para el desarrollo del evento: De acuerdo a la
magnitud del evento, el Coordinador de Comunicaciones y Prensa realizará las
reuniones, llamadas telefónicas o enviará los correos electrónicos que sean
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necesarias para hacer seguimiento a las actividades programadas y realizar los
cambios o ajustes que sean necesarios para asegurar el éxito del evento.
10. Reunión de Cierre: Finalizado el evento, de acuerdo a la magnitud del mismo, el
Coordinador de Comunicaciones y Prensa se reúne con el solicitante del evento y
los jefes de las dependencias que intervinieron en su realización, para evaluar la
calidad del servicio prestado y detectar oportunidades de mejora del proceso para
asegurar la satisfacción del cliente.
Las conclusiones de la reunión de cierre, quedan consignadas en el “Acta de reunión
de apoyo a eventos” en la que se habían consignado las necesidades para el evento.
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
N/A
12. REGISTROS
12.1 Solicitud de apoyo a eventos
12.2 Acta de Reunión de Apoyo a Eventos
12.3 Solicitud de apoyo logístico a eventos
12.4 Solicitud de pedido
12.5 Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos
Nombre
Cargo
Firma
Elaborado por
Aprobado por
Yidio Alvarez Ayazo
Piedad Martínez Carazo
Director de Mercadeo y
Comunicaciones
Original Firmado
Rectora
Original Firmado
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