Maquetación 2 - Grupo Conforsa

MODULO III: HABILIDADES PARA TRIUNFAR
TEMA 1. TOMA DE DECISIONES
1.1. Introducción
La habilidad de tomar decisiones es una definitoria del ser humano. Este ha
alcanzado un alto nivel de desarrollo por su capacidad para imaginar formas
alternativas de acción, predecir sus consecuencias y decidir entre ellas.
En la actualidad, en un mundo cada vez más globalizado, es fundamental tomar
decisiones cada vez más efectivas, de forma rápida y en contextos complejos.
Obviamente, no sería apropiado tomas decisiones basadas en la intuición, por
lo que se aconseja disponer de un marco racional que facilite la resolución de
problemas.
1.2. Conceptos básicos
La toma de decisiones genera una gran trascendencia en el ser humano, ya
que en casi todos los ámbitos se nos impone el tener que elegir, basándonos
en actitudes o experiencias previas, entre varias alternativas aquella que nos
parezca más racional.
En las empresas continuamente se han de tomar decisiones de forma
consciente , escogiendo y decidiendo entre las posibilidades que se nos
presenten. Las decisiones van a implicar a seis elementos:
 Agente decisorio: Persona que selecciona la opción entre varias
alternativas.
 Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con
sus acciones.
 Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza para poder
escoger
entre las alternativas posibles.
 Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para
alcanzar
mejor sus metas y/o objetivos. Las estrategias van a
depender de los recursos de los que
de disponga.
 Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio,
muchos van a estar fuera de su control.
 Logros y resultados: Es el resultado de una estrategia.
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.1
1.3. Proceso de la toma de decisiones
El proceso de la toma de decisiones consta de una serie de pasos que nos van
llevando a la elección de una determinada alternativa, dependiendo de diversos
factores como son: la importancia que tenga, complejidad, etc.. el proceso será
más o menos minucioso. Los pasos son los siguientes:
1.-Percepción y captación de la situación en envuelve a un problema.
2.-Análisis y definición del problema en cuestión:
 Debemos contar con un sistema de información de confianza y
actualizado.
 Tendremos que conocer los factores internos formales e informales
de la organización.
 Conocer además los factores externos.
 Elegir adecuadamente las técnicas o herramientas a utilizar.
 Definir las restricciones y limitaciones.
 Especificar los rendimientos y las metas que esperamos obtener.
 Evaluar el costo-beneficio.
 Evaluar las posibles repercusiones
3.4.5.6.-
Definir metas y objetivos.
Buscar las alternativas más adecuadas para el alcance de los objetivos.
Evaluar y comparar las alternativas.
Implementación de esas alternativas.
1.4. Clasificación de las decisiones
Existen numerosas clasificaciones de decisiones, vamos a centrarnos en una
que considera la existencia de seis tipos de decisiones.
 Individuales. Cuando el problema es fácil de resolver. Requiere el esfuerzo
de una sola persona.
 Gerenciales. Decisiones que se toman desde la gerencia. Son importantes
y se buscará orientación, asesoría y evaluación en cada paso del proceso.
 Programables. Son las decisiones que se toman como hábito, regla o
procedimiento. Son aplicables a problemas estructurados, rutinarios y
repetitivos.
1.2
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
 En condiciones de certidumbre. Son las que se toman con certeza de lo
que
va a suceder, se cuenta con información exacta, medible y
confiable y se conocen las relaciones causa-efecto.
 En condiciones de incertidumbre. Estas decisiones se toman con falta de
información, escasez de datos.
Otra clasificación sería considera la existencia de tres tipos:
 Las que tomamos en condiciones de riesgo
 Las que se toman de forma rutinaria
 Las operativas
1.5. Importancia de la toma de decisiones
La toma de decisiones es una responsabilidad fundamental en toda organización
y que implica a gran parte de sus integrantes, incluido el personal menos
cualificado. También es un factor de desarrollo de la propia organización.
La toma de decisiones incluye; la adquisición de información acerca de la
organización y el medio ambiente externo, la detección de limitaciones o
discrepancias en la conducta, el rendimiento, análisis de eventos y alternativas
y la implantación de nuevas acciones. La toma de decisiones tiene estas
implicaciones:
 Racionalidad limitada. Debemos tener la suficiente información del
problema en un determinado ambiente para poder analizarlo y evaluarlo,
la eficiencia va a ser el criterio que orienta la decisión. Esta se va a lograr
obteniendo los máximos resultados con los mínimos recursos.
 Relatividad de las decisiones. Al escoger una determinada alternativa,
implica la renuncia de las demás y la creación de nuevas situaciones y
alternativas en el tiempo.
 Jerarquización de las decisiones. El comportamiento es planeado cuando
es guiado por objetivos y es racional cuando selecciona las alternativas
adecuadas para lograr los objetivos, estos son buscados a través de las
acciones de las personas y obedece entre sí a una jerarquía.
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.3
 Racionalidad administrativa. Implica la utilización de técnicas que faciliten
la aplicación del trabajo organizado, la selección y determinación de las
acciones más adecuados en la comunicación de las personas.
 Influencia organizacional. La organización establece ciertos asuntos sobre
los que los participantes no pueden decidir libremente; como la división
de tareas, desempeño, canales de Comunicación, etc..
1.6. Modelos de decisión
1.6.1 Modelo racional
Este modelo se basa en la observación de ciertas regularidades que se
presentan en la naturaleza. Se trata de un modelo muy criticado, puesto que
considera al ser humano con una racionalidad ilimitada, argumentan los críticos
que solo este modelo se cumpliría si todos tuviéramos una visión homogénea
del mundo y los mismos códigos de valores. A pesar de las críticas, este modelo
es la base de los modelos posteriores.
1.6.2. Modelo organizacional
Este modelo supone que existen niveles de hetereogenidad de valores y por
tanto de preferencias. Las decisiones van a tener visiones distintas del mundo.
Otra característica de este modelo es que los decisores no van a tener las
información completa de la realidad, aunque esta información es recopilada
estableciendo un conjunto de alternativas del comportamiento. No buscan la
decisión optima sino la más satisfactoria. Este nivel de satisfacción está
relacionado con el nivel de aspiración del individuo que toma las decisiones.
1.6.3. Modelo político
La característica principal de este modelo es su contenido empírico y su énfasis
en lo descriptivo. Está basado en el incrementalismo y pretende ser de
aplicación práctica. Exige del decisor un reconocimiento de toda la realizada
que le rodea, parte de la siguiente premisa: Me encuentro en una situación,
haré pequeños cambios y veré si mejora o empeora. También supone que el
decisor conoce su contexto y toma decisiones parcializadas a partir de
situaciones complejas.
1.4
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.6.4 Modelo de la no decisión
Parte de la concepción tradicional de que para el individuo que toma la decisión
nada es imposible. Las decisiones se toman con plena libertad. Este modelo
considera a la decisión como elemento de dominación y reduce al mundo a
una dicotomía donde solo existen; los dominadores y los dominados.
1.6.5. Modelo de los “cestos o botes de basura”
Según este modelo las acciones entran en un universo de interacciones y es
finalmente el ambiente quien toma posesión, en un sentido en que puede
volverse la antípoda de la intención inicial y producirse condiciones de
ambigüedad.
La clave consiste en entender los procesos decisorios a través de situaciones
de decisión, es decir, en aquellos momentos en que se espera de la organización
un comportamiento determinado como si fuesen cestos o cubos de basura
donde los individuos mezclan sus problemas y soluciones, cada cubo será
atendidos por los individuos según el tiempo que tengan y según su capacidad
de negociación.
1.6.6. Modelo del aprendizaje organizacional
La idea fundamental es que el aprendizaje organizacional es un producto
resultante de la combinación de los valores de aprendizaje individual y colectivo.
Hay que enfrentarse a las situaciones a partir de cambios constantes.
1.7. La toma de decisiones en grupo
Nos vamos a referir, al complejo proceso de decisión cuando los intervinientes
son grupos de personas como los que componen los equipos de trabajo.
Dedicaremos una especial atención al consenso como la forma más adecuada
de decidir cuando se trata de compartir responsabilidades e implicar a todos
los miembros del grupo. La toma de la decisión grupal se producirá, en la
mayoría de las ocasiones, en reuniones que deben estar preparadas por
anteriores reuniones, sean deliberativas o consultivas, informes, consultas, etc.
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.5
Formas de tomar decisiones
1. Por votación democrática
El coordinador de la reunión informa y centra el tema objeto de la toma
de decisión: génesis y razones de la necesidad de tomar decisiones sobre
el tema o problema. El grupo analiza, debate y discute alternativas. El
grupo decide por votación la opción mayoritaria. La votación en todo grupo
o equipo de trabajo debe hacerse de forma secreta, a no ser que exista
previo consenso.
Problemas de las decisiones acordadas por votación:
 La decisión adoptada por mayoría implica la división dentro del grupo
entre vencedores y vencidos.
 La decisión que se tome, difícilmente implica a todos los miembros.
A veces estas decisiones, para evitar conflictos, no se suelen llevar a la
práctica ni se hace un control y seguimiento de ellas. Quedan, así,
devaluadas y desprestigiadas.
No se aconseja esta forma de tomar decisiones cuando se trate Si el tema
sobre el que se va a decidir está relacionado directamente con las
personas del grupo, con sus intereses, valores o ideales. La votación puede
tener dos efectos negativos: no servir para nada, ya que no se va a llevar
a la práctica, y generar un mal ambiente o clima en el grupo o equipo de
trabajo.
2. De forma parlamentaria
El coordinador o jefe de equipo en la reunión expone y contextualiza el
tema a tratar. Se plantean y se analizan las diferentes alternativas. El tema
se discute, pero no se llega a votar hasta que se agotan las razones. La
votación se ofrece como solución, pero el grupo se compromete a aceptar
y asumir la decisión de la mayoría.
Como en la forma anterior, la decisión se basa en la votación, pero se hace
un esfuerzo para integrar a las minorías. Con la decisión tomada se intenta
implicar a todos, y se crean mecanismos de seguimiento y control por
parte del grupo.
1.6
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
3. Por consenso
Esta forma de tomar decisiones en equipo supone el nivel mayor de
participación y de compromiso por parte del grupo. La decisión se toma
por consenso, no llegándose nunca a la votación. No es aconsejable la
votación, ya que, en ciertos temas, se corre el riesgo de que los resultados
de la misma no sean aceptados y asumidos. Se aconseja el consenso a
través del pacto y de la negociación. Esta forma de trabajo y de decidir es
mucho más lenta, pero más eficaz, ya que todo el grupo participa y se
implica en la decisión. Frente a la votación, crea un buen ambiente de
trabajo y un buen clima de relaciones personales. Esta forma de decidir
se hace imprescindible:
 Si la decisión va a tener mucha importancia en la organización y
funcionamiento del grupo.
 Si el grupo no está de acuerdo con el análisis del problema o tema.
 Si la decisión que se va a tomar afecta directamente a los intereses, a los
valores, o está relacionada directamente con el trabajo y las funciones de
cada uno de los miembros participantes.
 Si la decisión se quiere implantar y llevar a efecto con garantías.
 Para llegar a acuerdos en la elaboración de los Proyectos.
El consenso
 El consenso se produce en la toma de decisiones cuando todas las
personas que intervienen asumen la decisión final como si fuese la suya
propia.
 El consenso requiere poseer estas características:
– Mucha comunicación: a todos los niveles, ya que todas las
opiniones deben ser escuchadas.
– Plena participación: para conseguir un alto grado de compromiso
con la decisión final.
– Implicación: ante cualquier dificultad nadie niega su
colaboración.
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.7
 Para llegar a alcanzar el consenso es preciso:
– Enfocar la tarea de manera lógica.
– No cambiar de opinión para llegar a un acuerdo o evitar el
conflicto.
– Apoyar ideas con las que se puede estar de acuerdo, al menos en
parte.
– Considerar las diferencias de opinión como positivas y
enriquecedoras, no como obstáculos a destruir.
– No discutir para defender opiniones muy particulares.
– No pensar en ganar o perder.
– Asumir la responsabilidad de escuchar y de ser escuchados.
– Lanzar sugerencias creativas e innovadoras.
– No tomar las decisiones muy rápidamente.
– Evitar técnicas para reducir tensiones, como la votación.
– Ser conscientes de que es imprescindible cuidar el proceso.
– No criticar, sí sugerir.
– Pedir argumentos ante críticas o sugerencias.
– Escuchar comprensivamente dichos argumentos.
 Prueba de consenso. Aunque la decisión que estamos a punto de tomar
no sea mi opción ni la mejor para mí, al ser viable recibirá mi apoyo como
si fuera la mejor.
 ¿Qué ocurre cuando no es posible el consenso?. Nunca se debería volver
a la votación como manera de solucionar el problema. Sería un gran error.
Se corre el peligro, como ya se ha señalado, de que el resultado no sea
interiorizado ni asumido y, consecuentemente, no se lleve a la práctica.
1.8. Seguimiento y control de las decisiones adoptadas en grupo
El seguimiento y el control de las decisiones tomadas es una del responsable
del equipo después de, o junto a la planificación, organización y ejecución. Esta
tarea consiste en la comprobación, supervisión y seguimiento de las tareas y
actividades pertinentes para conseguir las metas y objetivos previstos.
El control comprende un conjunto de actuaciones que permiten comprobar la
consecución de los objetivos, la realización de tareas y actividades y realizar
modificaciones durante su ejecución.
1.8
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
Requisitos para un control eficaz:
 Planificación de objetivos claros, asumidos, realistas, operativos y
medibles.
 Establecimiento de indicadores y criterios de observación diseñados en la
fase de planificación, que deben ir implícitos en la formulación de metas y
objetivos.
 Distribución y división de tareas y responsabilidades.
 Distinción clara de las diferentes funciones y roles en la organización del
grupo.
 Cronoprogramación de actividades.
 Existencia del principio de autoridad asumido por los responsables y
aceptado por el grupo.
 En todo grupo es necesario que exista una persona o grupo de personas
que se responsabilicen de hacer el seguimiento y el control para que las
actividades programadas se realicen y se lleven a efecto.
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar
1.9
RESUMEN
Definimos afrontamiento de estrés a un conjunto de respuestas cognitivas o conductuales- ante la situación estresante ejecutadas por el
individuo para manejarla y/o neutralizarla, para reducir de algún modo las
cualidades aversivas de tal situación.
Una vez identificadas estas situaciones o factores que nos producen estrés
debemos tratar de neutralizarlos. Tomando un descanso y aprendiendo
técnicas para ello.
Las técnicas cognitivas tratan de cortar el circuito que se produce entre
pensamiento y situación estresante y el ambiente.
Las técnicas de relajación consisten en la producción bajo control del
propio sujeto de estados de baja activación del sistema nervioso
autónomo.
Los ejercicios de respiración son muy útiles para el estrés, hay que
aprender a respirar profundamente, inspirando por la nariz y expirando
por la boca, el aire debe llegar al diafragma.
1.10
Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar