APENDICE I. Consolidación de pedidos _Proc_

PROCEDIMIENTO: Consolidación de pedidos
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
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Fecha:
2005
APENDICE I
PROCEDIMIENTO DE CONSOLIDACION DE PEDIDOS
OBJETIVO
Consolidar los pedidos que hacen los clientes, ubicando, seleccionando,
tomando y empacando los productos que estos soliciten.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a las personas que armen los pedidos de los clientes
de las unidades de negocio CONSUMO, FARMACÉUTICA y GENÉRICOS.
DEFINICIONES
Para la utilización de este procedimiento son aplicables las siguientes
definiciones:
Mula hidráulica: Medio de transporte interno que permite movilizar palets
dentro de la bodega.
Carretilla -Bandeja: Medio de transporte interno que permite recoger los
productos farmacéuticos. Consta de 2 bandejas para colocar y empacar los
productos.
SKU: Item o producto de una presentación particular que está ingresado en el
inventario. Está representado por cada código dentro de la base de datos de
productos.
Línea de producto: Grupo de productos de un mismo proveedor, marca y
característica.
Embalaje: Cantidad de producto por presentación que entrega el proveedor.
Egreso/Pedido: Documento interno que registra los productos requeridos para
un pedido y que permite especificar los productos que egresarán de la bodega
durante el despacho.
RESPONSABILIDADES
•
•
•
•
•
Jefe de Logística: Supervisar y estar atento a las dificultades
presentadas durante la operación.
Asistente de Logística: Supervisar la operación.
Supervisor de unidad de negocio: Dirigir al personal que consolidará
los pedidos. Revisar los pedidos consolidados y aprobar su despacho.
Digitador: Emitir las facturas comerciales para que los despachadores
consoliden los pedidos.
Despachador: Consolidar y trasladar los productos a la zona de
despacho.
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POLÍTICAS
• Todos los pedidos deberán ser consolidados el mismo día en el que fue
emitida la factura.
• En la unidad de CONSUMO se deberá transportar los pedidos con la
mula hidráulica. Las cajas deberán colocarse sobre los palets, de tal
manera que no se mezclen los pedidos de distintos clientes.
• En la unidad FARMACÉUTICA se deberán transportar los pedidos sobre
la carretilla-bandeja. En caso de que las cajas no se ocupen totalmente,
se deberán rellenar los espacios vacíos con tiras de papel periódico para
que los productos no se golpeen entre sí y evitar su rompimiento .
• Cualquier daño encontrado en el estado físico de los productos deberá
ser inmediatamente notificado y reportado a través del Registro Reporte
de producto en mal estado (Anexo 1.4. del APENDICE H), para que el
estado del producto sea registrado en el sistema. Este registro lo firmará
el Supervisor de la UN y se lo entregará al Digitador para que ingrese el
estado del producto
• Cualquier caja almacenada en una posición que pueda ocasionar daño a
los productos, a la bodega, al personal o a los equipos deberá ser
inmediatamente movida de tal manera que no ocasione accidentes o
incidentes a la operación.
PROCEDIMIENTO
El diagrama de flujo del procedimiento se detalla en el Anexo 1.
REGISTROS
No hay ningún registro en este procedimiento.
LISTADO DE ANEXOS
Anexo 1.
Diagrama de Flujo Procedimiento de Consolidación de
Pedidos
Anexo 1.1.a.
Instructivo de consolidación de pedido unidad CONSUMO
Anexo 1.1.b.
Instructivo de consolidación de pedido unidad
FARMACEUTICA
Anexo 1.2.
Instructivo de ubicación de pedido
INDICADORES DE GESTION
Los siguientes indicadores controlarán una mejor gestión del procedimiento:
Indicador
% Cumplimiento
del pedido
Número de
Devoluciones
Cálculo
(Unidades despachadas /
Unidades pedidas) * 100
Devoluciones en el período
Frecuencia
Mensual
Objetivo
95 %
Mensual
20
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LISTA DE DISTRIBUCION
Las personas que recibirán una copia de este procedimiento son las
siguientes:
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Gerente Administrativo Financiero
Jefe de Logística
Asistente de Logística
Supervisores de UN
Digitador
Despachador
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