baja de bienes de consumo del almacén

BAJA DE BIENES DE CONSUMO DEL
ALMACÉN
Datos de Control
Copia asignada a: Lic. Armando Gallegos
Díaz.
Fecha de implantación: 1 de diciembre de 2004
Puesto: Director General Adjunto de Control
de Bienes.
Versión: 1.0
Procedimiento
Baja de Bienes de Consumo del Almacén
PR-DGACB-08
Fecha: 01/12/2004
Versión: 1.0
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
1.1 Propósito del procedimiento.
Describir en forma ordenada los pasos a seguir por parte del personal del Departamento
de Almacén, así como del personal de las áreas que intervienen en la baja por
caducidad, obsolescencia, deterioro o donación.
1.2 Alcance.
El ámbito de alcance de este procedimiento aplica a la Dirección General de Bienes
Inmuebles y Recursos Materiales, a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes,
a la Subdirección de Inventarios, al Departamento de Almacén, a la unidad
administrativa involucrada, al Comité de Bienes Muebles de la Secretaría de Relaciones
Exteriores y al Órgano Interno de Control.
1.3 Referencia.
− Ley General de Bienes Nacionales.
− Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de
la Administración Pública Federal.
1.4 Responsabilidades.
Es responsabilidad de la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales
la elaboración y vigilancia de este procedimiento a través de la Dirección General
Adjunta de Control de Bienes y del Departamento de Almacén.
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
1.5 Definiciones.
Bienes de consumo: Artículos de oficina, papelería, material de limpieza, material
eléctrico, material de ferretería, consumibles de computo, víveres, etc.
Destino Final: Determinado en función de un dictamen técnico emitido por un área
especialista que propone la destrucción, enajenación o donación de un bien.
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Políticas y Lineamientos
1. El Almacén semestralmente deberá revisar el estado físico de los materiales en
existencia para identificar aquellos que deban someterse a un procedimiento de
baja o distribución.
2. El Almacén deberá recurrir a las áreas especialistas para la elaboración del
dictamen técnico que determine el destino final de un bien de consumo, pudiendo
ser personal de la propia Secretaría o personal externo (Proveedores, Asociaciones
Civiles u otros).
3. El Almacén deberá garantizar que el destino final de los bienes de consumo cumpla
con la Normatividad en Materia Ecológica.
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Descripción de Actividades
Paso
Responsable
Actividad
1
Dirección
General Adjunta
de Control de
Bienes
Solicita semestralmente al Departamento de Almacén
que revise el estado físico de los bienes de consumo.
2
Departamento
de Almacén
Recibe instrucciones y revisa el estado físico de los
bienes de consumo para la aplicación de las Normas, y
Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y
Destino Final.
3
Notifica por oficio firmado por el Director General - Oficio
Adjunto de Control de Bienes a la unidad administrativa
involucrada, para que intervenga en el dictamen del
destino final de los bienes.
Nota: Ejemplo: consumibles de computo se solicita al
área de Informática.
4
Clasifica los bienes de consumo que se encuentren en
los siguientes casos: obsolescencia, deterioro y
caducidad.
Nota: Determina si los bienes de consumo se
encuentran deteriorados, (por situaciones fortuitas).
Determina si los bienes de consumo perecederos, han
rebasado su fecha de caducidad.
5
Documento
de Trabajo
(Clave)
Informa por oficio a la Subdirección de Inventarios para
que se integre y programe el Comité de Bienes
Muebles, para la aplicación de Normas y
Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y
Destino Final.
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Bienes.
Descripción de Actividades
Paso
Responsable
Actividad
.6
Subdirección de
Inventarios
Informa al Departamento de Almacén la fecha y hora,
para que se presente al Comité de Bienes Muebles e
intervenga en todo lo relacionado a la baja y destino
final de los bienes de consumo.
7
Comité de
Bienes Muebles
Aprueba la baja y destino final ya sea por enajenación,
donación o bien por destrucción de los bienes de
consumo.
Documento
de Trabajo
(Clave)
Nota: Si se trata de enajenación, procede la
Subdirección de Inventarios a llevar a cabo el proceso
de Licitación Pública.
Si se trata de donación, la Dirección General de Bienes
Inmuebles y Recursos Materiales elabora propuesta de
donación, para que por conducto del C. Oficial Mayor
sea sometido a consideración del C. Secretario del
Ramo.
Si se trata de destrucción o enajenación, el
Departamento de Almacén solicita la intervención del
Órgano Interno de Control y de la Subdirección de
inventarios para su participación en el acto de
destrucción y destino final de los bienes de consumo.
8
Órgano Interno Informa fecha y hora de cuando se llevará el acto de
de Control
destino final de los bienes de consumo al Departamento
de Almacén.
9
Departamento
de Almacén
10
Levanta el acta de destrucción o enajenación de los - Acta
bienes de consumo, con la intervención del Órgano
Interno de control y de la Subdirección de Inventarios.
Archiva toda documentación en el expediente - Expediente
correspondiente e informa a la Dirección General
Adjunta de Control de Bienes (DGACB) del resultado.
FIN DE PROCEDIMIENTO
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Recursos Materiales
Bienes.
Diagrama de Flujo
INICIO
Solicitar semestralmente al
Departamento de Almacén que
revise el estado físico de los
bienes de consumo.
1
Recibir instrucciones y revisar
el estado físico de los bienes
de consumo.
2
Notificar por oficio a la unidad
administrativa
involucrada,
para que intervenga en el
dictamen del destino final.
Nota: Ejemplo: consumibles de
computo se solicita al área de
informática.
3
Oficio
4
Clasificar
consumo.
los
bienes
de
Nota: Determina si los bienes de consumo se
encuentran deteriorados, (por situaciones
fortuitas).
Determina si los bienes de consumo
perecederos, han rebasado su fecha de
caducidad.
4
4Informar a la Subdirección de
Inventarios para que se integre
y programe el Comité de
Bienes Muebles.
5
6
Procedimiento
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Diagrama de Flujo
Informar
al Departamento de
4
Almacén la fecha y hora para
que se presente el Comité e
intervenga.
6
4
Aprobar la baja y destino final.
7
Informar fecha y hora de
cuando se llevará el acto de
destino final.
8
Levantar el acta de destrucción
o enajenación de los bienes de
consumo.
9
Acta
Archivar
toda
documentación
en
expediente e informar
DGACB del resultado.
10
Expediente
FIN
la
el
al
Nota: Si se trata de enajenación, procede la
subdirección de Inventarios a llevar a cabo el
proceso de Licitación Pública.
Si se trata de donación, la Dirección General
de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales
elabora propuesta de donación para que por
conducto del C. Oficial Mayor se someta a
consideración del C. Secretario del Ramo.
Si se trata de destrucción o enajenación, el
Departamento de Almacén solicita la
intervención del Órgano Interno de Control y
de la Subdirección de inventarios para su
participación en el acto de destrucción y
destino final de los bienes de consumo.