Contabilidad Presupuestaria

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
CAPACITACIÓN
Y
ADIESTRAMIENTO AL USUARIO
Sub- Sistema
Contabilidad Presupuestaria
Datos Generales:
Número de horas:
Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad General,
Carácter: Obligatorio
Mayo 2008
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Introducción
El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitación
necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema PROYECTO
RORAIMA.
En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los
procesos que conforman a cada Sub – Sistema a fin de cumplir con los
objetivos establecidos.
Descripción General
En primer lugar definiremos a PROYECTO RORAIMA como: “ Sistema
de Información Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa,
Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educación y Entes
Autónomos del Estado “
PROYECTO RORAIMA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de
Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y
automatizados, para asegurar, un flujo de información adecuado, actualizado
y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los
niveles de la organización con el fin de mejorar la gestión administrativa,
financiera y no financiera de Institutos o Entes Autónomos
Está compuesto por los siguientes Sub – Sistemas:
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Definición de Términos.
Es necesario Definir los términos que se manejarán antes de realizar un
recorrido por el funcionamiento de PROYECTO RORAIMA:
Clasificador Presupuestario:
Aquí están descritos los diferentes tipos de gastos que pueden existir
traducidos en partidas. En la administración pública el Presupuesto se lleva
mediante Proyectos y Acciones. Hay que tener en cuenta que:
•
•
•
Categoría Presupuestaria: Quien Gasta.
Partida Presupuestaria: Tipos de Gastos.
Código Presupuestario: Donde se genera el gasto y cual es el tipo de
gasto.
PROYECTOS
ACCIONES CENTRALIZADAS
CATEGORIAS
ACCIONES ESPECÍFICAS
PARTIDAS
Momentos Presupuestarios.
Precompromisos: Este tipo de documento es generado al realizarse
un apartado de dinero dentro del presupuesto, este apartado de dinero esta
basado en “Costos Estimados” (Solicitud de Compra).
Compromisos: Se realizan luego del precompromiso. Es la Orden de
Compra como tal. El apartado de dinero aquí es en base a “Costos Reales”.
Causados: Se acepta la deuda una vez conforme con lo solicitado. Se
origina con una orden de Pago que refiere a un compromiso. Si se registra un
causado en presupuesto, esta acción o movimiento no genera comprobante
contable en la contabilidad financiera.
Pagados: Es la disminución o cancelación de la deuda. Se origina con
una Orden de Pago, la emisión de un cheque, una Nota de debito, etc.
Observaciones:
• Se puede comprometer por un monto igual o menor al precompromiso.
• Los causados tienen una relación directa con una Orden de Pago.
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• Se considera que el presupuesto esta ejecutado cuando esta causado.
Se puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar
con una fecha menor a la fecha del compromiso.
Modificaciones Presupuestarias:
Traslados (Positivos o Negativos): Cambio de conceptos de gastos
de una cuenta a otra. Para la realización de Traslados se deben realizar de
partidas iguales, es decir, no se pueden trasladar fondos de partidas distintas
en un proyecto. Los traslados pueden ser:
• De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias
partidas.
• De muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma
partida.
• De muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias
partidas.
Créditos Adicionales: Inyección o préstamo de recursos.
Adiciones/ Disminuciones: Son utilizados para reflejar los ingresos
extraordinarios (adiciones) o un recorte de presupuesto (disminuciones).
Ajustes: Se hacen cuando no se termina de pasar por los momentos
presupuestarios y ya no se le dará ejecución a ese presupuesto. Los ajustes
se deben realizar en el sentido contrario en que fue realizado el documento.
Se debe ajustar hasta el documento con el que se afectó la disponibilidad.
Por Ejemplo:
PRECOMPROMISO
COMPROMISO
CAUSADO
PAGADO
Al ajustar:
PAGADO
CAUSADO
COMPROMISO
PRECOMPROMISO
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Sub-Sistema de Contabilidad Presupuestaria
Este sub-sistema mantiene una base de datos actualizada de la
distribución institucional del presupuesto de gastos, clasificando los créditos
presupuestarios, de acuerdo con la responsabilidad de las unidades en el
cumplimiento de los objetivos y metas de cada programa o proyecto. Permite
mantener un estricto control en la ejecución y ordenación de los
compromisos. Produce información consolidada de la ejecución global,
precompromisos, compromisos, causados, pagados, traslados, adiciones/
disminuciones y ajustes de ejecución, que facilita la toma de decisiones
durante todas las etapas del proceso administrativo.
Este Sub-Sistema involucra los siguientes procesos:
Definiciones Específicas
•
Niveles Presupuestarios
•
Títulos Presupuestarios
•
Asignación Inicial
•
Asignar Partidas
•
Documentos:
Precompromisos
Compromisos
Causados
Pagados
Ajustes
•
Artículos de Ley
● Ejecución Presupuestaria
•
Ejecución Global
•
Precomprometer
•
Comprometer
•
Causar
•
Pagar
•
Solicitud de Traslados
•
Aprobación de Solicitud de Traslado
•
Traslados
•
Adiciones/Disminuciones
•
Ajustes Ejecución
● Mantenimiento
•
Cierre del Período
•
Cerrar Etapa de Definicón
● Ejecución Presupuestaria
•
Reportes
●
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Descripción de Procesos.
Definiciones Específicas:
1. Niveles Presupuestarios:
Tablas: CPDEFNIV
CPNIVELES
CPPEREJE
Proceso que tiene como función Definir la estructura
presupuestaria, el ejercicio presupuestario y el nivel de disponibilidad.
Se define un formato para el código presupuestario para ello:
●
Seleccionamos en el Clasificador de Categorías el número de rupturas
que tendrá el centro de gastos.
●
Seleccionamos en el Clasificador de Partidas el número de rupturas que
tendrá la partida
●
Seleccionamos en el Nivel de Disponibilidad el nivel donde se le dará la
asignación al título presupuestario. Los niveles presupuestarios serán
definidos una sola vez.
Se deben manejar por lo menos cuatro niveles en las partidas (PartidaGenérica-Específica-Sub Específica).
●
En esta pantalla se nos presenta la opción de Asignación Periódica (Si ó
No) que se tildará dependiendo del título presupuestario al que se le
vaya a dar asignación inicial. Se recomienda que se comience con las
periódicas.
●
Se debe seleccionar la fecha de Inicio y Fin del Ejercicio así como el
Período correspondiente e ingresar el Inicio de Correlativo AEP y el
documento de Precompromiso Traslado.
●
El Sistema maneja una ejecución presupuestaria global. Por aquí se
cierran los Períodos Presupuestarios.
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2. Títulos Presupuestarios:
Tabla: CPDEFTIT
En dicho proceso se definen todos los títulos o códigos presupuestarios
los cuales deben cumplir con la teoría de la escalera.
En cuanto a los Códigos Presupuestarios deben ser incluidos de acuerdo
a su jerarquía y deben llegar al último nivel; de no existir un determinado
nivel debe ser rellenado con un cero
En cuanto a los Títulos Presupuestarios, se pueden crear en cualquier
momento del Ejercicio; aquellos que sean de último nivel se les asigna una
cuenta contable.
Ejemplo:
PR-AC-PAR-GE-ES-SE
Donde:
PR: Proyecto
AC: Actividad
PAR: Partida
GE: Genérica
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ES: Especifica
SE: Sub especifica
01
01-01
01-01-401
01-01-401-01
01-01-401-01-01
01-01-401-01-01-00
Programa central de apoyo
Dirección y coordinación superior
Gasto de Personal
Sueldos, Salarios y Otras Retribuciones
Sueldos básicos personal fijo a tiempo completo
Sueldos básicos personal fijo a tiempo completo
En esta parte es donde sucede la Integración con Contabilidad.
¿Cómo se integra con el Sub-Sistema de Contabilidad?
En Datos Contables se le asocia a cada código presupuestario de último
nivel una cuenta contable. La mayoría de las veces la asociación se da entre
gastos y gastos, sin embargo existen excepciones como por ejemplo, a una
cuenta 4-04 se le puede asociar una cuenta de activo o a una cuenta 4-11 se
le asocian cuentas de pasivo.
Para Modificar un Tìtulo Presupuestario:
●
Seleccionamos del catálogo el Tìtulo Presupuestario a modificar
●
Seguidamente
ingresamos
la
nueva
descripción
Presupuestario ya que es el ùnico campo modificable
●
Presionamos (foto)
●
Podemos consultar nuevamente a través del catálogo el Título
Presupuestario para confirmar que ha sido modificado con éxito
del
Tìtulo
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Para Eliminar un Título Presupuestario, este no debe tener una
Asignación Inicial ni movimientos en la Ejecución Presupuestaria.
3. Asignación Inicial:
Tabla: CPASIINI
En dicho proceso se asigna el Monto inicial a cada Código
Presupuestario. Cuando la etapa de definición está cerrada el Sistema no
permitirá guardar información.
Al cargar la asignación Inicial se debe definir:
•
Datos del Código Presupuestario
•
Datos de la Asignación
•
Asignación Periódica
Si la asignación es Periódica se debe seleccionar la Partida, indicar el
Año y Monto, y automáticamente este es distribuido por el Sistema en los
doce meses. Por el contrario si es No Periódica se debe seleccionar la Partida,
indicar el Año y se debe dar el monto de la asignación en el mes o en los
meses que se desee.
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4. Asignar Partidas
●
Seleccionar la Categoría Presupuestaria Origen
●
Seleccionar Categoría Presupuestaria Destino
●
Automáticamente se vacían
Presupuestarias Origen
●
Seleccionar la Categoría a asociar
en
la
tabla
todas
las
Categorías
4. Documentos:
En este módulo se deben repasar los conceptos de Precompromiso,
Compromiso, Causado, Pagado y Ajustes.
4.1. Precompromisos:
Tabla: CPDOCPRC
Acá se definen los documentos que se utilizarán para realizar
precompromisos durante la Ejecución Presupuestaria. Para definirlos:
●
Se ingresa el Tipo de Documento que hará referencia al Precompromiso
●
Ingresar el Nombre Extendido asociado y Abreviado asociado al
Precompromiso
Documentos de Precompromiso
adquisición de algo (compra o servicio).
más
comunes:
Solicitudes
de
El Sistema valida la disponibilidad del precompromiso.
Document.
SAE
Precomp.
+
Comp.
Causado
Pagado
Disponib.
-
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Para Modificar un Documento de Precompromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y
al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los
cambios fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Precompromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el documento
●
Aceptamos la confirmación de eliminar el registro
●
Al consultar nuevamente el documento observaremos que śte ya no
se encuentra registrado.
4.2. Compromisos:
Tabla: CPDOCCOM
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para
realizar compromisos durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al
Compromiso
●
Se debe indicar si refiere a un precompromiso y si afecta o no el monto
del precompromiso, del compromiso y de la disponibilidad.
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Document.
O/C(S)
OC/D
Precomp.
No Afecta
+
Compr.
+
+
Causado
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
Para Modificar un Documento de Compromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y
al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los
cambios fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Compromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
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●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
4.3. Causados:
Tabla: CPDOCCAU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para
registrar un causado durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al Causado
●
Se debe indicar si el documento refiere a un precompromiso, a un
compromiso o si no refiere a ninguno y si afecta o no el monto del
precompromiso, del compromiso, del causado o de la disponibilidad.
Document.
O/P
S/P
OPRP(Ref.
precom)
Precomp.
No Afecta
+
No Afecta
Compr.
+
+
+
Causado
+
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
No Afecta
El documento conocido como Orden de Pago Extrapresupuesto no
refiere a ningún documento presupuestario y no debe afectar ningún
momento.
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Para Modificar un Documento de Causado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y
al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los
cambios fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Causado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
4.4. Pagados:
Tabla: CPDOCPAG
Proceso en el cual se definen los documentos que se utilizarán para
registrar un pago durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al Pagado
●
Se debe indicar si refiere a algún otro documento (precompromiso,
compromiso, causado) o no refiere a ninguno y si afecta o no el monto
de los documentos anteriores y de la disponibilidad.
Document.
CHE o ND
Precomp.
No Afecta
NDGB
+
Compr.
No
Afecta
+
Causado
No Afecta
Pagado
+
Disponib.
No Afecta
+
+
(-)
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Para Modificar un Documento de Pagado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y
al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los
cambios fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Tipo Pagado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el Documento
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●
Aceptamos eliminar el Documento
●
Al consultar nuevamente el catálogo podremos observar que el
ocumento ya ha sido eliminado.
4.5. Ajustes:
Tabla: CPDOCAJU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para
registrar un ajuste durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento a utilizar para el registro del ajuste
●
Ingresar el Nombre Extendido y Abreviado del Tipo de Documento
●
Se debe indicar a que documento (precompromiso, compromiso,
causado, pagado) se le está realizando el ajuste.
Para Modificar un Documento de tipo Ajuste:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y
al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
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●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento de tipo ajuste podremos
observar que los cambios fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Ajuste:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el documento de ajuste
●
Aceptamos eliminar el ajuste
●
Al consultar nuevamente en el catálogo podremos observar que el
ajuste ya fué eliminado.
Ejecución Presupuestaria
1. Ejecución Global:
Tabla: CPASIINI
Proceso que permite consultar la Ejecución Presupuestaria para un
período específico ó global.
Permite realizar un análisis rápido de la Ejecución de una partida
presupuestaria en un determinado período.
Se debe Seleccionar el Código Presupuestario y el Período a consultar,
seguidamente el sistema muestra el valor actual de cada Partida, el cual se
genera de la siguiente formula:
Asignación Actual = Asignación Actual - ( Precompromisos + Ajustes)
El período “00” es el período de Ejecución Global, el totaliza la suma
desde el período “01” hasta el período “12”.
En un período específico se puede dar que un eslabón tenga un monto
mayor al padre, pero en la ejecución global no.
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La disponibilidad de una partida, va a depender de si fué afectada por
algún momento presupuestario (Precompromiso, Compromiso, Causado o
Pagado.), es genera de la siguiente fómula:
Disponibilidad = Asig. Inicial + Traslados(+) + Aumentos – Traslados(-) –
Disminuciones.
2. Precomprometer:
Tablas: CPPRECOM
CPIMPPRC
Proceso en el cual se realiza el registro de un Precompromiso. Para ello
es necesario:
●
Se debe colocar la referencia del Precompromiso
●
Seleccionar del
precompromiso
●
Ingresar la Descripción que haga referencia al Precompromiso
●
Seleccionar el Código del Beneficiario
●
Seleccionar la Referencia del Precompromiso
calendario
la
Fecha
en
la
que
se
realiza
el
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●
Seguidamente en las Imputaciones Presupuestarias se selecciona los
códigos Preupuestarios involucrados en el Precompromiso
●
Se asignan los
Presupuestario
montos
a
precomprometer
de
cada
código
3. Comprometer:
Tablas: CPCOMPRO
CPIMPCOM
En el caso de un compromiso que refiera a un Precompromiso, se debe:
●
Ingresar la referencia del Compromiso
●
Seleccionar del calendario la Fecha en la que se realiza el compromiso
●
Ingresar la Descripción que haga referencia al Compromiso
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●
Seleccionar el
Precompromiso
tipo
de
Compromiso
que
haga
referencia
al
●
Si se compromete un precompromiso; al momento de seleccionar dicho
precompromiso automáticamente se cargan las Imputaciones
Presupuestarias
●
En caso tal de que el monto del Compromiso sea menor que el Monto
Precomprometido se debe ingresar el nuevo monto a comprometer.
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total del Compromiso, los saldos,
la disponibilidad de cada Código Presupuestario y en caso de generarse
ajuste muestra los saldos correspondientes.
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4. Causar:
Tablas: CPCAUSAD
CPIMPCAU
Los causados tienen una relación directa con una orden de pago. Los
tipos de causado más comunes son:
●
Ordenes de Pago Directas, son causados directos que precomprometen,
causan y afectan la disponibilidad.
●
Causados que refieren a un compromiso, únicamente afectan la
disponibilidad.
Se considera que el Presupuesto esta ejecutado cuando esta causado.
Se puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar
con una fecha menor a la fecha del compromiso .
En caso de un Causado que refiera a un Compromiso:
●
Ingresar la Referencia del Causado
●
Ingresar la Fecha en la que se está registrando el Causado
●
Seleccionar el Tipo de Causado que haga referenvia al Compromiso
●
Seleccionar el Compromiso al que hace referencia
●
Si se está Causando un Compromiso; al momento de seleccionar dicho
Compromiso
automáticamente
se
cargan
las
Imputaciones
Presupuestarias.
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total Causado, el saldo y el
monto y saldo de los ajustes en caso de existir
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5. Pagar:
Tablas: CPPAGOS
CPIMPPAG
Emisión de cheque a una orden de pago. Por lo general siempre se
cancela el monto de la orden de pago.
También se pueden hacer pagos directos, por ejemplo una nota de
debito por servicios bancarios.
En caso de un Pagado que refiera a un Causado:
●
Ingresar la Referencia del Pagado
●
Ingresar la Fecha en la que se registra el Pagado
●
Seleccionar el Tipo de Pagado
●
Seleccionar el Compromiso al que hace referencia
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●
Si se está Pagando un Causado; al momento de seleccionar dicho
Causado automáticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias.
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total Pagado, el Monto
Disponible por cada Código Presupuestario, los saldos y el monto de los
ajustes en caso de existir
6. Solicitud de Traslado:
Tablas: CPTRASLA
CPMOVTRA
Proceso en el cual se registran los traslados de dinero de una partida a
otra durante la Ejecución Presupuestaria.
Los traslados pueden ser:
•
De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas.
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•
•
De muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma
partida.
De muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias
partidas.
Para registrar un traslado:
●
Asignamos el número de Referencia al traslado
●
Ingresamos la fecha del traslado
●
Se ingresa la Descripción que haga referencia al traslado
●
Seleccionar el artículo de ley a utilizar al momento de autorizar el
traslado
●
Seleccionar el Tipo de Traslado
●
Seleccionar el Tipo de Gasto
●
Seleccionar si el traslado es de: una a muchas, de muchas a una ó de
muchas a muchas
●
Pestaña Solicitud de Traslado
•
Seleccionar el código Presupuestario Origen
•
Seleccionar el código Presupuestario Destino
•
Ingresar el Monto a trasladar
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Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
En la Pestaña Justificación se registra la justificación por la cual se está
realizando la solicitud de un determinado traslado
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La Solicitud de Traslado va a generar un precompromiso en el
presupuesto y lo realiza la partida que cederá el dinero. Una vez elaborado el
traslado se anula el Precompromiso. Tomar en cuenta que:
Monto de traslado < Monto Disponible.
7. Traslados
Una vez que la solicitud de Traslado ha sido aprobada se procede en
este proceso a registrar el Traslado a realizarce.
Para registrar el Traslado aprobado:
●
Seleccionar del catálogo de solicitudes de traslados aprobadas el
traslado a registrar.
●
Automáticamente el sistema muestra los datos correspondientes a la
solicitud de traslado
●
Ingresar el periodo correspondiente al traslado
●
Presionar (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar la información
●
Presionamos opción “Aceptar”
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7. Adiciones/ Disminuciones:
Tablas: CPADIDIS
CPMOVADI
Esta pantalla permite aumentar
presupuestaria de una o varias partidas.
o
disminuir
la
disponibilidad
Las Adiciones se usan para reflejar ingresos extraordinarios y las
Disminuciones reflejan un recorte de presupuesto. Para registrar la
Adición/Disminución se debe:
●
Ingresar la Referencia de la Adición/Disminución a registrar
●
Seleccionar el número de períodos a registrar
●
Ingresar la Fecha a realizarce la Adición/Disminución
●
Ingresar si el crédito es de Tipo Adición ó Disminución
●
Pestaña Movimientos
•
Seleccionar el Código Presupuestario al cual se va a realizar la
Adición/Disminución según sea el caso
•
Ingresar el período
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•
●
Ingresar el Monto de la Adición/Disminución y automáticamente se
mostrará el Monto Disponible del Código Presupuestario
En la Pestaña Financiamiento se ingresa los datos del Financiamiento
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●
En la Pestaña Justificación se ingresa el motivo de justificación por el
cual se realiza la Adición/Disminución
8. Ajustes a Ejecución:
Tablas: CPAJUSTE
CPMOVAJU
En este proceso se registran los ajustes efectuados a los compromisos,
causados o pagados (reconsideraciones, ajustes a contratos, etc.) dque se
generan durante la Ejecución Presupuestaria
Ajuste a Compromiso:
Asig.
1000
Prec
Comp
Caus
300
300
<50> <50>
250
250
250
Pag
Disp
250 700
Se realizan dos ajustes, uno por el
compromiso y otro por el
precompromiso.
750
Ajuste a Causado Directo:
Asig.
1000
Prec
Comp
300
300
<50> <50>
250
250
Caus
Pag
Disp
300
<50>
250
250
700
750
Para registrar un Ajuste:
●
Ingresamos los Datos al Ajuste
•
•
Referencia del Ajuste
Fecha del Ajuste
El monto del ajuste es por la
diferencia, es decir, por el monto
que se le esta devolviendo a la
partida.
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•
Descripción que hace referencia al ajuste
●
En Tipo de Ajuste ingresamos el Código del Tipo de Ajuste que se está
realizando
●
En Datos del Movimiento:
•
Seleccionamos el momento presupuestario al que se le va a realizar
el Ajuste.
•
El sistema muestra los datos del Movimiento
•
Muestra los Códigos Presupuestarios a los que se les realizará el
ajuste
•
Ingresamos el Monto del Ajuste
●
Presionamos (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios
●
Presionamos (Foto)
●
Para consultar el Ajute registrado podemos seleccionarlo del Catálogo
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Mantenimiento
1. Cierre del Período
Se debe seleccionar el período a ser cerrado y el rango de fecha en el
cual se desea que se produzca el cierre (desde-hasta).
Es importante destacar que una vez cerrado un determinado período,
no se podrá realizar inclusiones o actualizaciones que modifiquen el
Presupuesto.
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2. Cierre de la Etapa de Definición:
Proceso en el cual una vez cerrada la Etapa de Definición no se podrán
hacer modificaciones en la Asignación Inicial de los Títulos Presupuestarios.
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Reportes:
Explicar del Módulo de Reportes, los más importantes.
Hacer resaltar el uso de los filtros para la búsqueda en los mismos.
Tips para recordar.
1.- Toda orden de pago de retención es extrapresupuesto, es decir que no
afecta nada y se puede definir como O/PE
2.- Las ordenes de pago de nomina y de aportes se definen igual a la orden de
pago directa
3.- Si una partida esta sobregirada en el periodo ‘00’ se debe generar el
reporte de Consolidado de Ejecución para esa partida y se ubica el documento
que la sobregiró y la fecha, luego se hace un traslado con fecha menor a la
del documento
4.- Los Traslados son realizados por periodos y nunca al periodo ‘00’
5.- Si se Anula un precompromiso, la disponibilidad la va a devolver en la
fecha en que se hizo la anulación y no en la fecha en que se hizo el
precompromiso.
6.- La Etapa de Definición debe estar cerrada para poder empezar a imputar
presupuestariamente.
7.- El Reporte Consolidado de Ejecución mostrara los movimientos que se
realizaron a un código presupuestario determinado.
8.- Cuando se este reactualizando Maestros en Presupuesto, nadie debe estar
haciendo nada en el Sistema.
9.- Periodo ‘00’: encierra el ejercicio presupuestario completo(los 12 periodos)
10.- Contablemente al registrar un precompromiso no ha pasado nada en
cuanto a movimientos.
11.- Los documentos deben relacionarse de uno en uno.
La relación entre documentos debe ser: compromiso-causado-pagado, es
decir un causado no puede hacer referencia a dos compromisos. Para ello
existe el Sistema de tesorería que si permite que una orden de pago
(causado) haga referencia a ‘n’ compromisos, igual con emisión de cheques o
ND (pagados) que pueden cancelar 1 o ‘n’ órdenes de pago mediante la
modalidad de pago compuesto.
12.- Cuando se le va a hacer una inyección de dinero a una partida que no
tenga asignación inicial, se le deber dar asignación inicial igual a cero.
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