ContabilidadPresupuestaria.stw.pdf (2014-04-14 12:38) 1283KB

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
CAPACITACIÓN
Y
ADIESTRAMIENTO AL USUARIO
Sub- Sistema
Contabilidad Presupuestaria
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Datos Generales:
Número de horas:
Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad General,
Carácter: Obligatorio
Mayo 2008
Introducción
El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitación necesaria a
los usuarios sobre la funcionalidad del sistema SIGA.
En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los procesos que
conforman a cada Sub – Sistema a fin de cumplir con los objetivos establecidos.
Descripción General
En primer lugar definiremos a SIGA como: “ Sistema de Información Automatizado para
la Integración de la Gestión Administrativa, Financiera y Recursos Humanos de Empresas,
Institutos de Educación y Entes Autónomos del Estado “
SIGA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de Datos que integren procedimientos
administrativos, manuales y automatizados, para asegurar, un flujo de información adecuado,
actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de
la organización con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de
Institutos o Entes Autónomos
Está compuesto por los siguientes Sub – Sistemas:
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Definición de Términos.
Es necesario Definir los términos que se manejarán antes de realizar un
recorrido por el funcionamiento de SIGA:
Clasificador Presupuestario:
Aquí están descritos los diferentes tipos de gastos que pueden existir traducidos en
partidas. En la administración pública el Presupuesto se lleva mediante Proyectos y Acciones. Hay
que tener en cuenta que:
∙
∙
∙
Categoría Presupuestaria: Quien Gasta.
Partida Presupuestaria: Tipos de Gastos.
Código Presupuestario: Donde se genera el gasto y cual es el tipo de gasto.
PROYECTOS
ACCIONES CENTRALIZADAS
CATEGORIAS
Momentos Presupuestarios.
ACCIONES ESPECÍFICAS
PARTIDAS
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Precompromisos: Este tipo de documento es generado al realizarse un apartado de dinero
dentro del presupuesto, este apartado de dinero esta basado en “Costos Estimados” (Solicitud de
Compra).
Compromisos: Se realizan luego del precompromiso. Es la Orden de Compra como tal.
El apartado de dinero aquí es en base a “Costos Reales”.
Causados: Se acepta la deuda una vez conforme con lo solicitado. Se origina con una
orden de Pago que refiere a un compromiso. Si se registra un causado en presupuesto, esta acción
o movimiento no genera comprobante contable en la contabilidad financiera.
Pagados: Es la disminución o cancelación de la deuda. Se origina con una Orden de Pago,
la emisión de un cheque, una Nota de debito, etc.
Observaciones:
∙ Se puede comprometer por un monto igual o menor al precompromiso.
∙ Los causados tienen una relación directa con una Orden de Pago.
∙ Se considera que el presupuesto esta ejecutado cuando esta causado.
Se puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar con una fecha menor
a la fecha del compromiso.
Modificaciones Presupuestarias:
Traslados (Positivos o Negativos): Cambio de conceptos de gastos de una cuenta a otra.
Para la realización de Traslados se deben realizar de partidas iguales, es decir, no se pueden
trasladar fondos de partidas distintas en un proyecto. Los traslados pueden ser:
∙ De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas.
∙ De muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma partida.
∙ De muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias partidas.
Créditos Adicionales: Inyección o préstamo de recursos.
Adiciones/ Disminuciones: Son utilizados para reflejar los ingresos extraordinarios
(adiciones) o un recorte de presupuesto (disminuciones).
Ajustes: Se hacen cuando no se termina de pasar por los momentos presupuestarios y ya
no se le dará ejecución a ese presupuesto. Los ajustes se deben realizar en el sentido contrario en
que fue realizado el documento. Se debe ajustar hasta el documento con el que se afectó la
disponibilidad.
Por Ejemplo:
PRECOMPROMISO
COMPROMISO
CAUSADO
PAGADO
Al ajustar:
PAGADO
CAUSADO
COMPROMISO
PRECOMPROMISO
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Sub-Sistema de Contabilidad Presupuestaria
Este sub-sistema mantiene una base de datos actualizada de la distribución institucional
del presupuesto de gastos, clasificando los créditos presupuestarios, de acuerdo con la
responsabilidad de las unidades en el cumplimiento de los objetivos y metas de cada programa o
proyecto. Permite mantener un estricto control en la ejecución y ordenación de los compromisos.
Produce información consolidada de la ejecución global, precompromisos, compromisos,
causados, pagados, traslados, adiciones/ disminuciones y ajustes de ejecución, que facilita la toma
de decisiones durante todas las etapas del proceso administrativo.
•
Este Sub-Sistema involucra los siguientes procesos:
Definiciones Específicas
• Niveles Presupuestarios
• Títulos Presupuestarios
• Asignación Inicial
• Asignar Partidas
• Documentos:
Precompromisos
Compromisos
Causados
Pagados
Ajustes
• Artículos de Ley
●Ejecución Presupuestaria
• Ejecución Global
• Precomprometer
• Comprometer
• Causar
• Pagar
• Solicitud de Traslados
• Aprobación de Solicitud de Traslado
• Traslados
• Adiciones/Disminuciones
• Ajustes Ejecución
● Mantenimiento
●
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Cierre del Período
Cerrar Etapa de Definicón
●Ejecución Presupuestaria
• Reportes
•
•
➔
Descripción de Procesos.
Definiciones Específicas:
1.Niveles Presupuestarios:
Tablas: CPDEFNIV
CPNIVELES
CPPEREJE
-
Proceso que tiene como función Definir la estructura presupuestaria, el ejercicio
presupuestario y el nivel de disponibilidad.
Se define un formato para el código presupuestario para ello:
●
Seleccionamos en el Clasificador de Categorías el número de rupturas que tendrá el centro
de gastos.
●
Seleccionamos en el Clasificador de Partidas el número de rupturas que tendrá la partida
●
Seleccionamos en el Nivel de Disponibilidad el nivel donde se le dará la asignación al
título presupuestario. Los niveles presupuestarios serán definidos una sola vez.
Se deben manejar por lo menos cuatro niveles en las partidas (Partida-GenéricaEspecífica-Sub Específica).
●
En esta pantalla se nos presenta la opción de Asignación Periódica (Si ó No) que se tildará
dependiendo del título presupuestario al que se le vaya a dar asignación inicial. Se
recomienda que se comience con las periódicas.
●
Se debe seleccionar la fecha de Inicio y Fin del Ejercicio así como el Período
correspondiente e ingresar el Inicio de Correlativo AEP y el documento de
Precompromiso Traslado.
●
El Sistema maneja una ejecución presupuestaria global. Por aquí se cierran los Períodos
Presupuestarios.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
2.Títulos Presupuestarios:
Tabla: CPDEFTIT
En dicho proceso se definen todos los títulos o códigos presupuestarios los cuales deben
cumplir con la teoría de la escalera.
En cuanto a los Códigos Presupuestarios deben ser incluidos de acuerdo a su jerarquía y
deben llegar al último nivel; de no existir un determinado nivel debe ser rellenado con un cero
En cuanto a los Títulos Presupuestarios, se pueden crear en cualquier momento del
Ejercicio; aquellos que sean de último nivel se les asigna una cuenta contable.
Ejemplo:
PR-AC-PAR-GE-ES-SE
Donde:
PR: Proyecto
AC: Actividad
PAR: Partida
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
GE: Genérica
ES: Especifica
SE: Sub especifica
01
Programa central de apoyo
01-01
Dirección y coordinación superior
01-01-401
Gasto de Personal
01-01-401-01
Sueldos, Salarios y Otras Retribuciones
01-01-401-01-01
Sueldos básicos personal fijo a tiempo completo
01-01-401-01-01-00
Sueldos básicos personal fijo a tiempo completo
En esta parte es donde sucede la Integración con Contabilidad.
¿
ó
o
se
C
m
integra con el Sub-Sistema de Contabilidad?
En Datos Contables se le asocia a cada código presupuestario de último nivel una cuenta
contable. La mayoría de las veces la asociación se da entre gastos y gastos, sin embargo existen
excepciones como por ejemplo, a una cuenta 4-04 se le puede asociar una cuenta de activo o a una
cuenta 4-11 se le asocian cuentas de pasivo.
Para Modificar un Tìtulo Presupuestario:
●
Seleccionamos del catálogo el Tìtulo Presupuestario a modificar
●
Seguidamente ingresamos la nueva descripción del Tìtulo Presupuestario ya que es el
ùnico campo modificable
●
Presionamos (foto)
●
Podemos consultar nuevamente a través del catálogo el Título Presupuestario para
confirmar que ha sido modificado con éxito
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Para Eliminar un Título Presupuestario, este no debe tener una Asignación Inicial ni
movimientos en la Ejecución Presupuestaria.
3.Asignación Inicial:
Tabla: CPASIINI
En dicho proceso se asigna el Monto inicial a cada Código Presupuestario. Cuando la
etapa de definición está cerrada el Sistema no permitirá guardar información.
Al cargar la asignación Inicial se debe definir:
∙
Datos del Código Presupuestario
∙
Datos de la Asignación
∙
Asignación Periódica
Si la asignación es Periódica se debe seleccionar la Partida, indicar el Año y Monto, y
automáticamente este es distribuido por el Sistema en los doce meses. Por el contrario si es No
Periódica se debe seleccionar la Partida, indicar el Año y se debe dar el monto de la asignación en
el mes o en los meses que se desee.
1.1. Asignar Partidas
●
Seleccionar la Categoría Presupuestaria Origen
●
Seleccionar Categoría Presupuestaria Destino
●
Automáticamente se vacían en la tabla todas las Categorías Presupuestarias Origen
●
Seleccionar la Categoría a asociar
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
4. Documentos:
En este módulo se deben repasar los conceptos de Precompromiso, Compromiso,
Causado, Pagado y Ajustes.
4.1. Precompromisos:
Tabla: CPDOCPRC
Acá se definen los documentos que se utilizarán para realizar precompromisos durante la
Ejecución Presupuestaria. Para definirlos:
●
Se ingresa el Tipo de Documento que hará referencia al Precompromiso
●
Ingresar el Nombre Extendido asociado y Abreviado asociado al Precompromiso
Documentos de Precompromiso más comunes: Solicitudes de adquisición de algo (compra
o servicio).
El Sistema valida la disponibilidad del precompromiso.
Document.
SAE
Precomp.
+
Comp.
Causado
Pagado
Disponib.
-
Para Modificar un Documento de Precompromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron
registrados
Para Eliminar un Documento de Precompromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el documento
●
Aceptamos la confirmación de eliminar el registro
●
Al consultar nuevamente el documento observaremos
registrado.
que śte ya no se encuentra
4.2. Compromisos:
Tabla: CPDOCCOM
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para realizar compromisos
durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al Compromiso
●
Se debe indicar si refiere a un precompromiso y si afecta o no el monto del
precompromiso, del compromiso y de la disponibilidad.
Document.
O/C(S)
OC/D
Precomp.
No Afecta
+
Compr.
+
+
Causado
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Para Modificar un Documento de Compromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron
registrados
Para Eliminar un Documento de Compromiso:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
4.3. Causados:
Tabla: CPDOCCAU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para registrar un causado
durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al Causado
●
Se debe indicar si el documento refiere a un precompromiso, a un compromiso o si no
refiere a ninguno y si afecta o no el monto del precompromiso, del compromiso, del
causado o de la disponibilidad.
Document.
O/P
S/P
OPRP(Ref.
precom)
Precomp.
No Afecta
+
No Afecta
Compr.
+
+
+
Causado
+
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
No Afecta
El documento conocido como Orden de Pago Extrapresupuesto no refiere a ningún
documento presupuestario y no debe afectar ningún momento.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Para Modificar un Documento de Causado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron
registrados
Para Eliminar un Documento de Causado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
4.4. Pagados:
Tabla: CPDOCPAG
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Proceso en el cual se definen los documentos que se utilizarán para registrar un pago
durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento
●
Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificará al Pagado
●
Se debe indicar si refiere a algún otro documento (precompromiso, compromiso, causado)
o no refiere a ninguno y si afecta o no el monto de los documentos anteriores y de la
disponibilidad.
Document.
CHE o ND
NDGB
Precomp.
No Afecta
+
Compr.
No Afecta
+
Causado
No Afecta
+
Pagado
+
+
Para Modificar un Documento de Pagado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
Disponib.
No Afecta
(-)
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron
registrados
Para Eliminar un Documento de Tipo Pagado:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el Documento
●
Aceptamos eliminar el Documento
●
Al consultar nuevamente el catálogo podremos observar que el ocumento ya ha sido
eliminado.
4.5. Ajustes:
Tabla: CPDOCAJU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarán para registrar un ajuste
durante la Ejecución Presupuestaria.
●
Se ingresa el Tipo de Documento a utilizar para el registro del ajuste
●
Ingresar el Nombre Extendido y Abreviado del Tipo de Documento
●
Se debe indicar a que documento (precompromiso, compromiso, causado, pagado) se le
está realizando el ajuste.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Para Modificar un Documento de tipo Ajuste:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a modificar
●
El sistema mostrará la información registrada
●
Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado
●
Al realizar la modificación se presiona (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados
●
Aceptamos guardar los cambios.
●
Al consultar nuevamente el documento de tipo ajuste podremos observar que los cambios
fueron registrados
Para Eliminar un Documento de Ajuste:
●
Seleccionamos del catálogo el documento a eliminar
●
El sistema mostrará los datos del Documento
●
Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado
●
El sistema verifica si se desea eliminar el documento de ajuste
●
Aceptamos eliminar el ajuste
●
Al consultar nuevamente en el catálogo podremos observar que el ajuste ya fué eliminado.
Ejecución Presupuestaria
1.Ejecución Global:
Tabla: CPASIINI
Proceso que permite consultar la Ejecución Presupuestaria para un período específico ó
global.
Permite realizar un análisis rápido de la Ejecución de una partida presupuestaria en un
determinado período.
Se debe Seleccionar el Código Presupuestario y el Período a consultar, seguidamente el
sistema muestra el valor actual de cada Partida, el cual se genera de la siguiente formula:
Asignación Actual = Asignación Actual - ( Precompromisos + Ajustes)
El período “00” es el período de Ejecución Global, el totaliza la suma desde el período
“01” hasta el período “12”.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
En un período específico se puede dar que un eslabón tenga un monto mayor al padre,
pero en la ejecución global no.
La disponibilidad de una partida, va a depender de si fué afectada por algún momento
presupuestario (Precompromiso, Compromiso, Causado o Pagado.), es genera de la siguiente
fómula:
Disponibilidad = Asig. Inicial + Traslados(+) + Aumentos – Traslados(-) – Disminuciones.
2. Precomprometer:
Tablas: CPPRECOM
CPIMPPRC
Proceso en el cual se realiza el registro de un Precompromiso. Para ello es necesario:
●
Se debe colocar la referencia del Precompromiso
●
Seleccionar del calendario la Fecha en la que se realiza el precompromiso
●
Ingresar la Descripción que haga referencia al Precompromiso
●
Seleccionar el Código del Beneficiario
●
Seleccionar la Referencia del Precompromiso
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Seguidamente en las Imputaciones Presupuestarias se selecciona los códigos
Preupuestarios involucrados en el Precompromiso
●
Se asignan los montos a precomprometer de cada código Presupuestario
3. Comprometer:
Tablas: CPCOMPRO
CPIMPCOM
En el caso de un compromiso que refiera a un Precompromiso, se debe:
●
Ingresar la referencia del Compromiso
●
Seleccionar del calendario la Fecha en la que se realiza el compromiso
●
Ingresar la Descripción que haga referencia al Compromiso
●
Seleccionar el tipo de Compromiso que haga referencia al Precompromiso
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Si se compromete un precompromiso; al momento de seleccionar dicho precompromiso
automáticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias
●
En caso tal de que el monto del Compromiso sea menor que el Monto Precomprometido
se debe ingresar el nuevo monto a comprometer.
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total del Compromiso, los saldos, la disponibilidad
de cada Código Presupuestario y en caso de generarse ajuste muestra los saldos
correspondientes.
4.Causar:
Tablas: CPCAUSAD
CPIMPCAU
Los causados tienen una relación directa con una orden de pago. Los tipos de causado más
comunes son:
●
Ordenes de Pago Directas, son causados directos que precomprometen, causan y afectan
la disponibilidad.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Causados que refieren a un compromiso, únicamente afectan la disponibilidad.
Se considera que el Presupuesto esta ejecutado cuando esta causado. Se puede causar
varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar con una fecha menor a la fecha del
compromiso.
En caso de un Causado que refiera a un Compromiso:
●
Ingresar la Referencia del Causado
●
Ingresar la Fecha en la que se está registrando el Causado
●
Seleccionar el Tipo de Causado que haga referenvia al Compromiso
●
●
●
Seleccionar el Compromiso al que hace referencia
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total Causado, el saldo y el monto y saldo de los
ajustes en caso de existir
Si se está Causando un Compromiso; al momento de seleccionar dicho Compromiso
automáticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
5. Pagar:
Tablas: CPPAGOS
CPIMPPAG
Emisión de cheque a una orden de pago. Por lo general siempre se cancela el monto de la
orden de pago.
También se pueden hacer pagos directos, por ejemplo una nota de debito por servicios
bancarios.
En caso de un Pagado que refiera a un Causado:
●
Ingresar la Referencia del Pagado
●
Ingresar la Fecha en la que se registra el Pagado
●
Seleccionar el Tipo de Pagado
●
Seleccionar el Compromiso al que hace referencia
●
Si se está Pagando un Causado; al momento de seleccionar dicho Causado
automáticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias.
●
El sistema calcula y muestra el Monto Total Pagado, el Monto Disponible por cada
Código Presupuestario, los saldos y el monto de los ajustes en caso de existir
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
6. Solicitud de Traslado:
Tablas: CPTRASLA
CPMOVTRA
Proceso en el cual se registran los traslados de dinero de una partida a otra durante la
Ejecución Presupuestaria.
•Los
traslados pueden ser:
•De
una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas.
•De
•De
muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma partida.
muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias partidas.
Para registrar un traslado:
●
Asignamos el número de Referencia al traslado
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
Ingresamos la fecha del traslado
●
Se ingresa la Descripción que haga referencia al traslado
●
Seleccionar el artículo de ley a utilizar al momento de autorizar el traslado
●
Seleccionar el Tipo de Traslado
●
Seleccionar el Tipo de Gasto
●
Seleccionar si el traslado es de: una a muchas, de muchas a una ó de muchas a muchas
●
Pestaña Solicitud de Traslado
•Seleccionar
el código Presupuestario Origen
•Seleccionar
el código Presupuestario Destino
•Ingresar
el Monto a trasladar
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
●
En la Pestaña Justificación se registra la justificación por la cual se está realizando la
solicitud de un determinado traslado
La Solicitud de Traslado va a generar un precompromiso en el presupuesto y lo realiza la partida
que cederá el dinero. Una vez elaborado el traslado se anula el Precompromiso. Tomar en cuenta
que:
Monto de traslado < Monto Disponible.
1.
Traslados
Una vez que la solicitud de Traslado ha sido aprobada se procede en este proceso a
registrar el Traslado a realizarce.
Para registrar el Traslado aprobado:
●
Seleccionar del catálogo de solicitudes de traslados aprobadas el traslado a registrar.
●
Automáticamente el sistema muestra los datos correspondientes a la solicitud de traslado
●
Ingresar el periodo correspondiente al traslado
●
Presionar (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar la información
●
Presionamos opción “Aceptar”
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
7. Adiciones/ Disminuciones:
Tablas: CPADIDIS
CPMOVADI
Esta pantalla permite aumentar o disminuir la disponibilidad presupuestaria de una o
varias partidas.
Las Adiciones se usan para reflejar ingresos extraordinarios y las Disminuciones reflejan
un recorte de presupuesto. Para registrar la Adición/Disminución se debe:
●
Ingresar la Referencia de la Adición/Disminución a registrar
●
Seleccionar el número de períodos a registrar
●
Ingresar la Fecha a realizarce la Adición/Disminución
●
Ingresar si el crédito es de Tipo Adición ó Disminución
●
Pestaña Movimientos
•Seleccionar
el Código Presupuestario al cual se va a realizar la Adición/Disminución
según sea el caso
•Ingresar
el período
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
•Ingresar
el Monto de la Adición/Disminución y automáticamente se mostrará el
Monto Disponible del Código Presupuestario
●
En la Pestaña Financiamiento se ingresa los datos del Financiamiento
•
●
En la Pestaña Justificación se ingresa el motivo de justificación por el cual se realiza la
Adición/Disminución
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
8.
Ajustes a Ejecución:
Tablas: CPAJUSTE
CPMOVAJU
En este proceso se registran los ajustes efectuados a los compromisos, causados o pagados
(reconsideraciones, ajustes a contratos, etc.) dque se generan durante la Ejecución Presupuestaria
Ajuste a Compromiso:
Asig. Prec Comp Caus
por el precompromiso.
Pag
1000 300 300
<50> <50>
250 250
250 700
250
DispSe realizan dos ajustes, uno por el compromiso y otro
750
Ajuste a Causado Directo:
Asig. Prec Comp Caus Pag DispEl monto del ajuste es por la diferencia, es decir, por el
monto que se le esta devolviendo a la partida.
1000 300 300
300
<50> <50> <50>
250 250
250
250 700
750
Para registrar un Ajuste:
●
Ingresamos los Datos al Ajuste
•Referencia del Ajuste
•Fecha del Ajuste
•Descripción que hace referencia
al ajuste
●
En Tipo de Ajuste ingresamos el Código del Tipo de Ajuste que se está realizando
●
En Datos del Movimiento:
•Seleccionamos
el momento presupuestario al que se le va a realizar el Ajuste.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
•El
sistema muestra los datos del Movimiento
•Muestra
los Códigos Presupuestarios a los que se les realizará el ajuste
•Ingresamos
el Monto del Ajuste
●
Presionamos (foto)
●
El sistema verifica si se desea guardar los cambios
●
Presionamos (Foto)
●
Para consultar el Ajute registrado podemos seleccionarlo del Catálogo
Mantenimiento
1. Cierre del Período
Se debe seleccionar el período a ser cerrado y el rango de fecha en el cual se desea que se
produzca el cierre (desde-hasta).
Es importante destacar que una vez cerrado un determinado período, no se podrá realizar
inclusiones o actualizaciones que modifiquen el Presupuesto.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
2.
Cierre de la Etapa de Definición:
Proceso en el cual una vez cerrada la Etapa de Definición no se podrán hacer
modificaciones en la Asignación Inicial de los Títulos Presupuestarios.
Reportes:
Explicar del Módulo de Reportes, los más importantes.
Hacer resaltar el uso de los filtros para la búsqueda en los mismos.
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A.
C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara
Teléf. / Fax: (0251) 2549114 – 2547308
Tips para recordar.
1.- Toda orden de pago de retención es extrapresupuesto, es decir que no afecta nada y se puede
definir como O/PE
2.- Las ordenes de pago de nomina y de aportes se definen igual a la orden de pago directa
3.- Si una partida esta sobregirada en el periodo ‘00’ se debe generar el reporte de Consolidado de
Ejecución para esa partida y se ubica el documento que la sobregiró y la fecha, luego se hace un
traslado con fecha menor a la del documento
4.- Los Traslados son realizados por periodos y nunca al periodo ‘00’
5.- Si se Anula un precompromiso, la disponibilidad la va a devolver en la fecha en que se hizo la
anulación y no en la fecha en que se hizo el precompromiso.
6.- La Etapa de Definición debe estar cerrada para poder empezar a imputar presupuestariamente.
7.- El Reporte Consolidado de Ejecución mostrara los movimientos que se realizaron a un código
presupuestario determinado.
8.- Cuando se este reactualizando Maestros en Presupuesto, nadie debe estar haciendo nada en el
Sistema.
9.- Periodo ‘00’: encierra el ejercicio presupuestario completo(los 12 periodos)
10.- Contablemente al registrar un precompromiso no ha pasado nada en cuanto a movimientos.
11.- Los documentos deben relacionarse de uno en uno.
La relación entre documentos debe ser: compromiso-causado-pagado, es decir un causado no
puede hacer referencia a dos compromisos. Para ello existe el Sistema de tesorería que si permite
que una orden de pago (causado) haga referencia a ‘n’ compromisos, igual con emisión de
cheques o ND (pagados) que pueden cancelar 1 o ‘n’ órdenes de pago mediante la modalidad de
pago compuesto.
12.- Cuando se le va a hacer una inyección de dinero a una partida que no tenga asignación inicial,
se le deber dar asignación inicial igual a cero.