Manual del Empleador

Manual del
Empleador
Activación de clave empresarial y
Consulta de prestaciones económicas
CONTENIDO
ACTIVACIÓN DE
CLAVE EMPRESARIAL
CONSULTA WEB DE
INCAPACIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Acceso al portal empresarial.
Proceso de asignación de la clave empresarial
Reglamento de uso
Validaciones de seguridad
Alertas del sistema
Aprobación de su solicitud
Manejo seguro de su contraseña
Bloqueo de clave.
1. Acceso al portal empresarial.
2. Ingreso a la consulta de incapacidades
3. Criterios de búsqueda
a. Consulta por cotizante
b. Consulta general de incapacidades y licencias
i. Criterios de búsqueda
ii. Rango de fechas y estado de incapacidad
iii. Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento.
4. Estados en el sistema de una incapacidad.
a.Liquidada
b.Pagada
c. Sin reconocimiento
Activación
clave
empresarial
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PRESENTACIÓN
Apreciado empleador:
Este material está diseñado para apoyar a su equipo
de trabajo en el proceso de creación de la clave
empresarial. Es un proceso sencillo que le permitirá
acceder a la información completa y detallada sobre
el estado de las incapacidades de sus trabajadores,
el proceso y los pagos abonados a nombre de su
empresa de manera segura y confiable.
1. Acceso al portal empresarial
Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione
en el menú la opción de empleadores, luego escoja
el allí consulta de prestaciones económicas;
a través de esta opción en la página web los
aportantes o empleadores podrán crear o usar su
clave empresarial.
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Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya tiene una clave asignada y
podrá usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Ingrese su registro
con las instrucciones que paso a paso
va generando el aplicativo.
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2. Proceso de asignación de la clave empresarial
Una vez ingrese al link para registrarse, será re direccionado al
reglamento de uso del sitio web y activación de clave, léalo
detenidamente. Al seleccionar la casilla de aceptación de
condiciones y términos, usted acepta el reglamento y podrá
continuar diligenciando del formulario para solicitar su clave.
Al efectuar el registro verá esta pantalla.
3. Reglamento de uso
Diligencie todos los campos requeridos. Tenga en
cuenta que la información registrada debe ser real
y confiable para la asignación de su clave empresarial como se ilustra en la figura.
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Es importante tener en cuenta dentro de los datos generales
de contacto registrar adecuadamente el correo electrónico, ya
que es el principal canal de comunicación para dar respuesta
a su solicitud de clave empresarial. Después de completar
los campos, ingrese el texto de validación y haga clic al botón
aceptar.
NOTA: Recuerde que en caso de que este texto no sea legible, puede
refrescar o cambiar los caracteres usando el ícono ubicado al lado
derecho del texto de validación, con ello obtendrá un nuevo código.
4. Validaciones de seguridad
Una vez tenga su clave empresarial e inicie sesión
con su usuario, el sistema generará un mensaje
para cambiar contraseña o recordar clave en caso
que no se identifique el tipo de documento o
número de identificación en la base de datos.
Para los dos casos el portal le presentará las
preguntas de seguridad ingresadas en la creación
de la clave empresarial por primera vez. Con el fin
de validar que el usuario pertenezca a la empresa
que solicita cambio o recordación de la clave.
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5. Alertas del sistema
Si al solicitar la clave el tipo de documento y
número de identificación ya existe en la base
de datos de la EPS, aparecerá el mensaje
en el sistema de que ya ha sido solicitada la
clave.
Como en todos los formularios web, hay
campos que son obligatorios, en caso de que
alguno se haya omitido al hacer su registro,
el sistema le mostrará una alerta y no le permitirá continuar con la solicitud.
La pantalla mostrará el siguiente mensaje en
caso de requerir que alguno de los campos
obligatorios deba completarse.
Si al momento de terminar su registro y
guardar la información el sistema le indica
con una alerta que la transacción no pudo
ser completada, se debe a que el empleador no registra aún en la base de datos de
la EPS. Ante ello uno de los encargados
del proceso se comunicará con usted.
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6. Aprobación de la solicitud
Una vez diligenciada correctamente la
solicitud de clave empresarial y el empleador
ya se encuentre en la base de datos, usted
visualizará el mensaje de solicitud exitosa
indicando el número de solicitud. Además, la
respuesta llegará al correo electrónico
registrado.
Si el usuario permanece inactivo por más
de 20 minutos la aplicación se cerrará
mostrando el siguiente mensaje:
Si se presenta este caso, el usuario
deberá iniciar sesión nuevamente.
Todas las comunicaciones relacionadas
con la clave se remitirán a la cuenta registrada desde el siguiente correo:
[email protected]
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7. Manejo seguro de su contraseña
Cambio de su contraseña:
Al ser aprobada la solicitud de clave empresarial del sitio web, el usuario recibirá el link a
través del correo electrónico registrado, donde
se le sugiere realizar el cambio de clave por
primera vez.
El usuario accederá con su número de identificación y contraseña asignada por el sistema,
como se muestra en la imagen.
Al ingresar al inicio de sesión, el aplicativo
valida que es la primera vez que se ingresa
con la clave asignada y debe solicitar el cambio de clave automático.
Para cambios de contraseña posteriores, el
empleador debe acceder a la pantalla de inicio
y seleccionar el link de cambiar contraseña.
Esta contraseña debe estar compuesta por
mínimo 4 y máximo 8 caracteres que deben
incluir 2 números.
Cuando el cambio de contraseña finalice, el
sistema le confirmará, que la transacción ha
sido exitosa como se muestra en la figura
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En el caso de olvidar su contraseña, ingrese
a la opción “Recordar clave”. Automáticamente
el sistema le enviará un correo con el proceso
para recuperar su clave.
El sistema automáticamente generará a través
del correo electrónico de contacto, la
recordación de su clave.
8. Bloqueo de clave
Si el empleador desea realizar el bloqueo de
su clave empresarial, debe solicitarlo al correo
electrónico de la EPS anexando la información
básica de la empresa y la justificación de dicha solicitud,
con ello la EPS podrá proceder con el bloqueo de
la clave y por lo tanto, no le permitirá acceder a los
servicios en línea prestados por la EPS.
De la misma manera, puede solicitar el desbloqueo
de la clave, siguiendo los mismos pasos descritos
en el punto anterior.
Conforme a su solicitud, se enviará un correo de
respuesta de bloqueo y desbloqueo de clave,
informándole la realización del trámite.
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Olvido de usuario y/o contraseña
Cuando un usuario en la pantalla de
inicio, registre tres veces consecutivas
(en el mismo día) la clave de acceso
errada, el sistema bloqueará la contraseña
por seguridad.
La pantalla le mostrará el siguiente mensaje.
Si esta situación se presenta se enviará al correo
registrado un recordatorio de la clave de acceso
asignada a la empresa.
Si requiere soporte o información adicional por favor envíenos sus inquietudes al correo.
[email protected]
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Consulta de
prestaciones
económicas en
la página web
PRESENTACIÓN
Apreciado Aportante:
Nos complace presentar este material como una
herramienta para que usted y sus colaboradores se
familiaricen con la nueva consulta de incapacidades
y licencias a través de la página web de la EPS.
El documento esta diseñado para acompañarlos
en el proceso de esta consulta y si lo desea podrá
descargarlo para hacerlo parte de su material
de apoyo en el proceso de las prestaciones
económicas, según la definición del decreto 4023 de
2011.
1. Acceso al Portal Empresarial.
Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione
en el menú la opción de empleadores, luego escoja
el allí consulta de prestaciones económicas.
Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya
tiene una clave asignada y podrá usarla. De lo
contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su
registro con las instrucciones que paso a paso va
generando el aplicativo.
Por favor remítase a creación de clave empresarial.
en este mismo manual.
2. Ingreso a la Consulta de Incapacidades
Una vez digitado el Nit o cédula del aportante,
la aplicación muestra una lista desplegable
con criterios de búsqueda.
Podrá elegir entre las opciones: consultar
por cotizante o en el caso de los aportantes,
generar un listado de las incapacidades de
sus afiliados por el Nit de la empresa.
3. Criterios de búsqueda.
a.
Por Cotizante:
Al seleccionar “Consulta de incapacidad /
licencia por cotizante”, el usuario debe
ingresar el tipo de documento y el número
de identificación del afiliado y dar clic en
el botón consultar para ver la información
del certificado de la(s) incapacidad(es) o
licencias(s).
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La consulta muestra la información de las incapacidades o
licencias que tenga registradas el afiliado en la EPS.
Esta información es en línea, es decir, el empleador puede
ver a través de la aplicación datos de los certificados que
se han generado a través de las IPS de la red propia o se
han transcrito ante la EPS.
También podrá exportar la información visualizada a diferentes formatos, a través del menú desplegable que se
verá así:
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La consulta de las incapacidades
se visualiza así en el aplicativo.
Una vez seleccionado el formato en el cual se
quiere visualizar el reporte, el aportante debe dar
clic en el ícono Export (Exportar, descargar) esta
acción generará un archivo en el formato elegido por
el usuario que está consultando el aplicativo.
En la parte inferior de la pantalla encontrará el botón
“limpiar” que le permitirá consultar nuevos afiliados
y generar reportes. También le permite ver qué
cantidad de incapacidades y licencias tiene el
afiliado registradas en la EPS.
De igual forma existe la opción de imprimir el certificado
de incapacidad.
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b.
Consulta general de incapacidades y licencias
i.
Criterios de búsqueda
Se puede generar el listado de las incapacidades de un empleador seleccionando la Consulta
general de incapacidades/ licencias. El número
del Nit debe ser ingresado sin el dígito de verificación.
II.
Rango de fechas y estado de incapacidad
Deberá definir un rango de fechas del mes anterior al cual está consultando, puesto que se trata
de pagos ya efectuados.
En los listados que despliega la consulta se
podrán encontrar las incapacidades de los afiliados
en diferentes estados definidos por el proceso
de liquidación y pago.
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III.
Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento.
Pagadas
Las incapacidades serán listadas con una marca
de color que le indicará si ya ha sido pagada o
está en proceso de giro en la EPS.
Las convenciones de color están en la parte inferior de la
pantalla.
Incapacidad en proceso de pago por tesorería.
Incapacidad pagada mediante abono a su cuenta.
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Liquidadas
La consulta le mostrará las incapacidades que están listas
para ser cobradas a la EPS, y que pueden ser radicadas en
el formato definido, tan pronto termine el mes.
NOTA: El Número Autorizador es el dato más importante que usted debe suministrar al momento de radicar su formato solicitud de pago.
Número
Autorizador
Activo para solicitud de pago mes vencido
Autorizador podrá ser solicitado a partir del mes siguiente de
su periodo
Sin reconocimiento
Le mostrará una columna en la que se resumen
los motivos de ley que generan el No pago por
parte de la EPS.
Motivo de negación por
parámetros de ley
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4. Estados en el sistema de una incapacidad.
En los listados que despliega la consulta podrán encontrar
las incapacidades de los afiliados en diferentes estados
definidos por el proceso de liquidación y pago.
Estado liquidada
Permite visualizar las liquidaciones que tiene el aportante
habilitadas para realizar la solicitud de pago ante la EPS
según el proceso establecido por el decreto 4023. En los
siguientes enlaces podrá ampliar la información sobre este
proceso.
Consulte en el Manual Empleador de esta página web.
Consulte en el Manual Afiliado Independientede esta página
web.
Esta consulta la debe realizar con rango de fechas inferiores al mes actual que se esté consultado, es decir: Si
consulta en el mes de abril de 2013 tendrá que seleccionar
rango de fechas inferiores a este mes, como por ejemplo
enero, febrero o marzo.
Al definir los rangos de fechas para los cuales está realizando
la consulta en el sistema, se debe tener en cuenta la fecha
de expedición de la incapacidad (es decir el día en que el
profesional de la salud definió que iniciaba la incapacidad).
Si la incapacidad fue expedida por una entidad que no
está conectada en red con la EPS, el documento debe ser
transcrito por la EPS, de este modo ingresará a nuestro
sistema.
Todas las incapacidades que queden en estado “liquidada”
se podrán visualizar en la web EL PRIMER DÍA DEL MES
SIGUIENTE.
Ejemplo. Las incapacidades y licencias que se expidan o se
transcriban en el mes de enero, se visualiza su liquidación
a partir del 1 de febrero.
Cuando se selecciona el estado “liquidadas”, la fecha inicial
debe ser mayor o igual al 19 de enero de 2011, debido a la
ley 1438 de 2011 art.28 “prescripción al derecho de solicitar
reembolso de prestaciones económicas”.
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Estado pagada
Muestra la información de las incapacidades y licencias
que se pagaron durante el rango de fechas consultado.
La aplicación muestra la información de la(s) prestación(es)
económica(s) que tengan registradas la aplicación en estado pagado de acuerdo a la fecha reportada en la columna
Fecha de descuento/Fecha de giro y de igual manera informa el modo de pago.
Estado sin reconocimiento
Muestra la información de las incapacidades y licencias
que se han expedido o transcrito en el rango de fechas
seleccionados por el usuario y que por motivos de aplicación de normas, decretos o leyes no tienen reconocimiento económico. En la columna del archivo marcada como
“Motivo de negación por parámetros de ley” se encontrará
la explicación y la norma que documenta la razón del no
pago.
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