Se Elabora diagnostico y - Gobernación del Valle del Cauca

Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle del Cauca
,W
1t
I rt
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
Fecha de Aprobacion:
Página
Gobernación
1.
I
Jei¡l
l.Hnry
:
de 8
OBJETIVO:
Permitir la cofinanciaciÓn y realizaciÓn de proyectos de desarrollo territorial con proyección
estratégica a mediano y
largo plazo mediante un acuerdo de voluntades entre el Gobierno nacional, et obpártamento
y eventualmente otros
actores locales del desarrollo.
2.
RESPONSABLE:
Subdirección de Desarrollo Regional
3.
AICANCE:
lnicia con la
Contrato Plan.
4.
presentación de iniciativas departamentales, regionales
y
municipales
y termina con la firrna
del
DEFINIGIONES:
'
(CP):"acuerdo(s) marco de voluntades entre la Nación y las entidades territoriales, cuyas
cláusulas establecerán los mecanismos específicos para el desarrollo de programas establecidos
en la presente
ley que, por su naturaleza, hacen conveniente que se emprendan manc.-omunadamente con una o varias
Entidades Territoriales".
a
DAPV: Departamento Administrativo de planeación del Valle.
POAI: Plan Operativo Anual de lnversiones
a
GONTRATO PLAN
a
SGR: Sistema Generalde Regalías
SIP: Subdirección de lnversión pública
5.
GONTENIDO:
a
PASO
1
ACTIVIDAD
FLUJOGRAü}A
y
concertación de prioridades: La
Gobernación del Valle junto con los
entes territoriales elaboran
diagnostico
prioridades.
3.
o
REGISTRO
Inicio
Se Elabora diagnostico
2.
RESPONSABLE
y
se
el
concertan
Se define el eje central del contrato
plan: La Gobernación del Valle y los
entes territoriales definen
eje
central para que los proyectos se
articulen al eje evitando la dispersión
de esfuerzos y recursos.
el
ESTE
Diagn< )st¡co y
concert¡ ¡ción de
priorir lades
DAPV,
Representantes
legales ente
territoriales
interesados
Acta
de
concertación y
documento de
diagnostico
Acta
documento con
Definir el r lje central
de contr ato plan
DAPV y Consejo de
gobierno
eje central
de
contrato plan y
prioridades
estratégicas
DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coaenr.¡eclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHlBtDA su REpRoDUcctoN POR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
W
Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle delCauca
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
Página 2 de
PASO
4.
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
Se presenta la iniciativa: El
representante legal o delegado del
ente territorial Departamental
(Gobernador) presenta la iniciativa al
DNP y este a su vez se la presenta a
las entidades nacionales.
I
RESPONSÁBLE
REGISTRO
Representante legal
Se pre senta la
inici ativa
del ente territorial
que tenga la iniciativa
o el que se delegue
como representante
Iniciativa
por
escrito radicada
ante el DNP
Se elabora el perfil de! proyecto:
Los gestores (Dependencias del
orden Departamental y Municipal o
privados) elaboran
5.
el
proyecto
(metodología vigente para
formulación de
proyectos),
diligencian
Se el¡ ¡bora
el per fildel
proye oto
Gestor del proyecto
la ficha perfit det DNp y
Ficha perfil
Presentación
del Proyecto en
diapositivas
prepara una
presentación
sustentando la necesidad.
Se revisa el proyecto: Lol
profesionales coordinadores del
contrato plan encargados de
6.
revisarlos proyectos revisan la ficha
perfily la presentación entregados por
el gestor del proyecto.
Si la
ficha está
Se revisa
>l
proyecto
completamente
diligenciada, €S recibida para
continuar con el trámite, de lo
contrario se devuelve al gestor para
Profesionales del
DAPV
coordinadores de
contrato plan
Oficio
Correo
electrónico
los respectivos aiustes.
Se genera la matriz de proyectos:
Los profesionales coordinadores del
contrato plan alimentan la matriz con
los proyectos que cumplen de
acuerdo con el diligenciamiento de la
ficha perfil y las
prioridades
que se
encuentren dentro del eje central.
Se genr :ra la
matriz c lel
proyect
estratégicas establecidas
7.
L
Se establecen plazos para cierre de
recibo de proyectos: De acuerdo
con los plazos que establezca el
DNP, elcoordinador del DAPV genera
cierre para recibo de fichas perfil y
presentaciones de los proyectos.
Profesionales del
DAPV
coordinadores de
Matriz
del
proyecto
contrato plan
Se estable ce plazos
para cierre de recibo
de Pro' /ectos
Correo
electrónico
Profesionales del
DAPV
coordinadores de
contrato plan
avisando plazo
para entrega de
y
presentaciones
de proyectos
fichas perfil
o EsrE DocuMENTo Es
PROPIEDAD DE LA coaenxRclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA su REpRoDuccloN poR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
\-ff
Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle del Cauca
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
PASO
ACTIVIDAD
FLUJOGRAI,IA
Se revisa el POAI y otras fuentes
de financiación del Departamento:
Los profesionales de la DAPV,
8
revisan
el POAI, Dependencias
Departamentales y otras fuentes de
financiación del Departamento con el
9.
SGR para determinar los montos y
fuentes de las contrapartidas en el
Fecha de Aprobación:
ll 1 l,i/,'/ i
RESPONSÁBLE
REGISTRO
Profesionales de las
subdirecciones de
Se revisa el POAI y
otras fuentes de
financiación del
Departamento
desarrollo regionaly
SIP
Contrato Plan.
10.
Se consolida matriz por prioridades
estratégicas: Los profesionales del
DAPV coordinadores del contrato plan
consolidan la matriz por prioridades
estratégicas.
Profesionales de las
subdirecciones de
Se consoli da matriz
por prior idades
estraté gicas
Se remite matr¡z consolidada y
documentación del proyecto al
11.
DNP: El Director del DAPV por medio
de oficio remite la matriz consolidada
de proyectos junto con las respectivas
fichas de perfil y presentaciones al
DNP para
su revisión y
Se remitr ; matriz
consolir lada y
documenti ¡ción del
proyecto al DNP:
desarrollo regionaly
DAPV
coordinadores de
contrato plan
Matriz
de
proyectos
consolidada
Oficio remisorio
de
proyectos
consolidada
Fichas de perfil
Presentaciones
Matriz
Director del DAPV
posterior
qestión con los ministerios.
Se informalas obseruaciones
realizadas por el DNP: El DNP
revisa la información remitida por el
DAPV y conceptualiza respecto a las
observaciones a las que haya lugar
para los
respectivos
ajustes,
priorización o no cumplimiento de
12.
lineamientos del contrato plan. El
equipo del DAPV coordinador del
contrato plan se reúne con los
gestores de los proyectos para
informar las observaciones del DNP
para que hagan los ajustes si hay
Se inforr na las
observa :iones
realizadas por el
DN P
Profesionales de las
subdirecciones de
desarrollo regionaly
DAPV
Acta
observaciones
coordinadores de
contrato plan.
luqar a ellos.
Matriz
13.
@
Se envía los proyectos corregidos
al DNP: Los profesionales del DAPV
coordinadores del contrato plan
envlan nuevamente las fichas de
perfil y presentaciones corregidos por
los gestores para gestión del DNP.
Se envía los
proyectos corregidos
al DNP
Profesionales de las
subdirecciones de
desarrollo regionaly
DAPV
de
proyecto
actualizada
Ficha de perfil
Presentación
ajustados
coordinadores de
contrato plan.
EsrE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coeeRNRclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBIDA su REpRoDUcctoN poR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE,
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Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle delCauca
Versión:01
INSTRUCT¡VO
CONTRATO PLAN
W
14.
¡1
1 ¡¡¡,,/
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Gobernación
PASO
FechadeAprobación:
ACTIV¡DAD
Se coordina participación dé los
gestores e interesados en las
rondas de negociación con los
ministerios: El DNP aprueba las
iniciativas y coordina las rondas de
negociación necesarias con los
ministerios y le informa al DApV para
que coordine con los gestores
e
interesados la participación en estas
rondas.
Se construye el
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
:,
1!,
REGISTRO
l3
Se coordina
participación de los
gestores e
interesados en las
rondas de
negociación con los
ministerios
Profesionales de las
subdirecciones de
desarrollo regionaly
DAPV
coordinadores de
contrato plan.
Correo
electrónico a
los gestores e
interesados
acuerdo
el desarrollo del
territorio: Una vez se reciba la
estratégico para
aceptación de la propuesta por parte
de los representantes de la nación.
15.
entidades territoriales, se surte el
proceso de elaboración de acuerdo
estratégico de desarrollo territorial (el
acuerdo debe contener lo establecido
en el manual operativo del contrato
plan), el cual trata de armonizar los
planes de desarrollo nacional con el
Actores del
desarrollo local
Se conr ;truye el
acuerdo e rstratégico
para el de sarrollo del
terri torio
(firmantes y
facilitadores)
Acta
compromiso
plan departamental v los municioales.
Se suscribe acta de compromiso:
Una vez se constituye el acuerdo
estratégico para el desarrollo del
territorio se suscribe el acta de
compromiso (el acta debe contener
los cinco numerales establecidos en
16.
el manualoperativo del contrato plan),
El Departamento coordina mesas de
trabajo para identificar y priorizar las
necesidades
de los actores del
Director del DAPV
Profesionales de las
subdirecciones de
desarrollo regionaly
Se suscril p acta de
DAPV
compf omiso
Acta
compromiso
coordinadores de
contrato plan
desarrollo local del departamento que
presentaron la iniciativa y suscribir
esta acta.
Se firma elContrato Plan: De acuerdo
a los resultados de las rondas de
negociación el DNP saca el listado
final de iniciativas a ser financiados y
17.
lo remite al
DAPV y establece
cronograma para firma del contrato
plan.
Se firma el
Contrato Plan
Actores del
desarrollo local
participantes
Contrato
Plan
firmado
del
Dentro
contrato plan se
establecen las fuentes de financiación
@ ESTE
DocUMENTo ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA SU REpRoDUcctoN poR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
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Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle delCauca
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
y
los tiempos de ejecución
Fecha de Aprobación:
it 1
f,f
/iy
y €u-
sistema de administración y Gobierno
De acuerdo con las fuentes de
financiación de los proyectos se
ajustará el proyecto
y
se inscribirá en
el banco de proyectos de
inversión
PR-M1-P1-05.
Profesionales de las
subdirecciones de
Se hace seguimiento a la ejecución
del CP: El DAPV hace seguimiento al
desarrollo
y
desarrollo regionaly
Se hace seguimiento
a la ejecución del CP
SIP
Coordinadores de
ejecución del Contrato
Actas
Contrato Plan
Plan.
de
ejecución
Gerencia Contrato
Plan
Fin del procedimiento
SOPORTE NORMATIVO Y/O DOCUMENTOS DE REFERENGIA:
Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal.
Manualoperativo Contrato Plan del DNp.
a
a
a
Ficha Perfildel DNP
7.
REGISTROS:
Código
1.
Nombrc
Respgnsable
Acta
de
concertación
y documento
DAPV,
Representantes
ente
territoriales
interesados
Representante
legal
ente
que
tenga la iniciativa
se
de
diagnostico
Acta
v
documento
eje
central de
contrato plan
y prioridades
estratéqicas
con
2.
@
legales
del
territorial
o el que
delegue
Lugarde
álmacenamiento
Recuperación
Protección
TRD
Archivador
Archivos de la
Subdirección
Tiempode
rctencióñ
Carpetas
líder
Proceso
del
del
esy
carpetas
uso
exclusivo
EI
establecido
Archivos de la
Subdirección
Carpetas
líder
del
del
carpetas
uso
exclusivo
Proceso
como
Archivo
Central
En
las
tablas de
retención
Archivador
esy
Dlsposición
final
Archivo
EI
Central
establecido
En
las
tablas de
retención
representante
poR
REeRESENTANTE.
EsrE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coeER|,¡RclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA su REpRoDUcctoN
CUALQUIER MEDto, stN AUToRrzAcroN DEL GoBERNADoR y/o
su
¡v
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Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle delCauca
Versión:
W
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
Fecha de Aprobaciontft
Nombre
lniciativa por
escrito
radicada
ante el DNP
3.
Ficha perfil
Presentació
del
4.
n
Proyecto en
diapositivas
Matriz
desarrollo
del
local
y
(firmantes
facilitadores)
Director del
DAPV
Profesionales
Subdirección
del
Carpetas
líder
del
del
Archivador
esy
carpetas
Archivos de la
Carpetas
líder
del
del
Proceso
coordinadores de
contrato plan
del
ftotección
uso
exclusivo
Subdirección
Carpetas
lfder
del
del
Proceso
proyecto
DAPV
Archivos de la
Subdirección
Carpetas
líder
Proceso
Subdirección
Carpetas
l4ili
?n
/,
establecido
En las tablas
de retención
Archivador
esy
Archivador
esy
lfder
Proceso
Archivador
esy
carpetas
Profesionales del
uso
exclusivo
DAPV
coordinadores de
contrato plan
Disposición
final
Archivo
Central
Archivo
Central
carpetas
uso
exclusivo
carpetas
del
del
establecido
En las tablas
de retención
EI
uso
exclusivo
Archivos de la
EI
esy
carpetas
del
del
rcüencién
TRD
Archivador
uso
exclusivo
coordinadores de
contrato plan
Gorreo
electrónico
avisando
plazo para
entrega de
fichas perfil
v
presentacion
de
Tiempode
Recuperaclúr
Proceso
Subdirección
Profesionales del
proyecto
7.
Lqgarde
almacenamienúo
Archivos de la
Actores
Gestor
Correo
electrónico
6.
Responsable
Archivos de la
Oficio
5.
|
Página 6 de 8
Gobernación
Código
01
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
es
Drovectos
Matriz
L
de
proyectos
consolidada
Profesionales del
DAPV
de
proyectos
consolidada
Fichas de
perfil
Presentacio
nes
9.
@
Subdirección
Subdirección
Profesionales del
coordinadores de
contrato plan
lfder
del
del
Archivador
esy
carpetas
uso
exclusivo
Archivos de la
DAPV
Carpetas
Proceso
coordinadores de
contrato plan
Oficio
remisorio
Matriz
Archivos de la
Carpetas
llder
Proceso
del
del
Archivador
Archivo
EI
establecido
En
tablas
Central
las
de
retención
EI
esy
establecido
carpetas
uso
exclusivo
tablas
En
Archivo
Central
las
de
retención
ESTE DocUMENTo ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA
SU REpRoDUcctoN
cUALQUIER MEDto, srN AUToRrzAcroN DEL GoBERNADoR y/o su nepnesemrÁñ?t
"----"
poR
sr
X* Qt
Departamento
Código: lN-M1-P1-07
delValle del Cauca
INSTRUCTIVO
CONTRATO PLAN
Fecha de
Aprobacion:l
I
ltlAy
1
Página 7 de 8
Código
10.
11.
12.
Nombre
Reaporcable
Archivos de la
Acta
con
observacion
es
Matriz de
proyecto
actualizada
de
perfil
Presentació
n aiustados
Correo
Ficha
electrónico a
los
gestores
e
interesados
13.
14.
Director
Subdirección
del
Acta
de
compromiso
Carpetas
líder
Profesionales del
Subdirección
DAPV
Carpetas
líder
Proceso
DAPV
Archivos de la
Subdirección
del
del
desarrollo
Carpetas
líder
del
del
Subdirección
Carpetas
líder
Proceso
tablas
retención
esy
Archivador
esy
carpetas
del
del
Archivador
esy
carpetas
uso
exclusivo
Archivos de la
Subdirección
Carpetas
líder
Proceso
participantes
del
del
establecido
En
Archivador
esy
carpetas
uso
exclusivo
de
Archivo
EI
tablas
Central
las
establecido
En
Disposición
final
Archivo
EI
uso
uso
exclusivo
Archivos de la
relencién
exclusivo
Archivador
carpetas
Proceso
coordinadores de
contrato plan.
del
local
esy
uso
exclusivo
coordinadores de
contrato plan.
DAPV
Archivador
carpetas
coordinadores de
contrato plan.
Profesionales del
Prcteccién
TRD
del
del
Proceso
Archivos de la
Actores
Contrato
fiempode
Reoupgnción
DAPV
Profesionales del
Plan firmado
8.
Lqgarde
almacenamiento
Central
las
de
retención
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
EI
establecido
En
tablas
Archivo
Central
las
de
retención
CONTROL DE GAMBIOS:
Versión
01
Razón de la Actualización y/o Oescripción del
Cambio
Creación del documento de
2012
acueffi
Fecha
17t12t2013
9. ANEXOS:
No aplica.
@
ESTE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA GOBERNACIóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA
sU REpRoDUcctoN
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
poR
\-tt
Código: PR-Mtr-F1-14
PROGEDIMIENTO
CONTRATO PLA¡ü
Fecha de
Aprobación:
ry
1
?m4
Fágina 8 de 8
Gobernación
10. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Elaboracién
Élabo¡'ado por: i-ina f/larcela Mejía
Ríos, Mellemberg Carcjona
Hau Caicedo
Cargo: Subdirectorpqsarroilo
Cargo: Contratista - Profesicrnal
tJniversitario
ffffi:,
subo
i:e\\versiói:
"-
\
é I
Fecha: 1711212013
O
Aprobación
Revisión
pcr: Jorge Enrique
Almario García * Diego Fernando
Revisado
X$lt: DOüUMENTO É$ PRüP|EDAD nE
Aprobado por: Comité
Coordinador dei Sistema Integrado
de Gestión
t''Hnfio
W,1ffiW'f"$'ffif'
Ai'ü1'r*A*'i"m
:cha: 1711212.018X
Fecha: f4 1
[{
,r
SIS
,,, .:\11,
LA GOBERNACION DFL VALLE DIL CAUCA PROHISID.C SU RÉPRODUCCION POR
CUALQUIER MÉDIO. SIN AUTORIZACION DEL GOBNRNADOR YIO SU REPRñSINTANTE.
wy