Tema 1
EL ARCHIVO
Necesidad de conservar la
documentación
Por el propio interés de la
organización
Por exigencias legales
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Por el propio interés de la
organización
Es necesario conservar o guardar
los documentos debidamente
organizados y clasificados.
Son la memoria o información de
la empresa
Por exigencias legales
El Código de Comercio dice:
Los empresarios conservarán los
libros...debidamente ordenados
durante seis años a partir del último
asiento...
El cese del empresario en el ejercicio de
sus actividades no le exime del deber a
que se refiere el párrafo anterior...
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Definición de archivo
Es tanto el conjunto de
documentos como el lugar
donde se almacenan los
documentos debidamente
ordenados y clasificados.
Archivo de documentos
Datos
La elaboración de
datos sigue las
siguientes fases:
Registro / Anotación
Clasificación / Ordenación
Codificación / Denominación
Tratamiento / Manipulación
Cálculo / Estadística
Archivo / Custodia
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Organización del Archivo
Podemos clasificar los archivos
según:
El grado de utilización
El grado de autonomía
Grado de utilización
Activos: Se guardan o custodian
mientras dure su vida o su utilización sea
frecuente.
Semi-activos: Pasan a este los que
aunque reflejan operaciones recientes se
consultan esporádicamente.
Inactivo: Rara vez serán consultados.
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Por el grado de autonomía
Centralizado: Convergen todos los
documentos de la empresa por lo que se
encuentran en un mismo lugar.
Descentralizado: Persiguen que
cada departamento sea independiente,
pero sin perder el nexo de unión y
funcionalidad con el resto.
Ventajas e Inconvenientes
Tipo de Archivo
Centralizado
Descentralizado
Ventajas
Inconvenientes
El espacio o superficie que ocupa es
mejor aprovechado.
Se unifican los criterios de clasificació
clasificación u
ordenació
ordenación.
Se elimina el riesgo de la posible pé
pérdida
o extraví
extravío de papeles, al haber un
responsable del archivo.
Aumenta el control sobre la
documentació
documentación archivada.
No es necesario establecer unas normas
para coordinar la labor de archivo que
afecten a dos o má
más departamentos.
Pérdida de tiempo en acudir al archivo
(suelen estar en los só
sótanos o alejados
del centro neurá
neurálgico de la empresa).
Se tiende a burocratizar las labores
archiví
archivísticas.
Aumento de los gastos en los
presupuestos de la empresa (medidas
de seguridad, higiene,…
higiene,…).
Mayor rapidez a la hora de archivar un
documento.
Prontitud en la localizació
localización de la
documentació
documentación.
Menor coste de mantenimiento.
Se reduce espacio a los dptos.,
dptos., pues
han de ubicar el archivo en la superficie.
Pudieran surgir diferencias de criterios
en las normas de clasificació
clasificación entre un
departamento y otro.
No hay ningú
ningún responsable que
controle o supervise las tareas
archiví
archivísticas.
Posibilidad de interpretar
arbitrariamente o subjetivamente las
normas que se fijen para establecer una
coordinació
coordinación entre los diferentes dptos.
dptos.
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Sistemas de archivo
Un sistema de archivo lo que
busca es la colocación y
localización rápida de un
documento.
CONVENCIONALES
TECNOLÓGICOS
Convencionales
Carpetas
Carpetas
Archivador
Mobiliario
Clasificadoras
Simples
Colgantes
Tipo A-Z
Con anillas
Estanterías modulares
Armarios con carpetas
suspendidas
Estanterías sobre raíles
De seguridad
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Tipos de Archivos Convencionales
a) carpeta simple, b) carpeta colgante, c) carpeta de fuelle o clasificadora,
clasificadora, d) archivador
A-Z, e) capeta archivador con anillas, f) estanterí
estanterías, g) armario con carpetas suspendidas
y archivadores sobre baldas y h) armario sobre raí
raíles.
Tecnológicos
Microfilm: fotografiar documentos a
través de la microfilmación.
Mecánicos: Armarios y estanterías
sobre raíles.
Informáticos: programas de
contabilidad, nóminas, paquetes
integrados,…
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Normas de utilización
del archivo
Cada empresa adoptará aquellas
reglas que le sean útiles,
adaptándolas a sus necesidades.
Una de las normas que nos
ayudará a organizar el archivo es
la del sentido común.
Confidencialidad de la
información
La dirección de la empresa establecerá
los controles y filtros de acceso a la
información.
El control de acceso a la información
aumenta a medida que ésta va siendo
más confidencial y disminuirá a medida
que su contenido sea menos relevante.
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CASOS PRÁCTICOS:
•
Observa y Analiza los Casos Prácticos
de las páginas 211 y 213 del libro.
EJERCICIOS:
Realiza los siguientes ejercicios (pág. 215):
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