del registro mercantil - Cámara de Comercio de Bogotá

Cómo registrar la apertura deServicios
una Sucursal
de Sociedad
delegados
porExtranjera
el Estado
GUÍA
DEL REGISTRO MERCANTIL
Cómo registrar la apertura de una
Sucursal de Sociedad Extranjera
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INFORMACIÓN GENERAL
¿Qué es una Sociedad Extranjera?
Son aquellas sociedades domiciliadas en el exterior y constituidas conforme a las leyes de otro país.
¿Qué es una Sucursal de Sociedad Extranjera?
Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, cuyo
administrador tiene facultades para representarla legalmente.
La apertura de una sucursal de sociedad ext ranjera, le permite desarrollar negocios permanentes en Colombia.
¿Qué requisitos debe contener la escritura pública donde se crea la Sucursal de Sociedad Extranjera?
Para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia debe protocolizar
en una Notaría, los siguientes documentos:
•
Copias auténticas del documento de fundación y estatutos de la sociedad extranjera.
•
Copia auténtica de los documentos que acreditan la existencia de la sociedad extranjera, expedidos en el
país de origen por el organismo con el correspondiente certificado de “Apostilla”, o autenticados ante los
funcionarios competentes para ello en el respectivo país.
•
Copia auténtica del documento o resolución proferido por la sociedad extranjera, en la cual se acordó el
establecimiento de una sucursal en Colombia, el cual debe contener:
GUÍA de entidades sin ánimo de lucro
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Nombre de la sucursal; Antes de asignar el nombre verifique que no haya sido registrado anteriormente
o que exista unosimilar. (Ver consulta denombre)
•
Los negocios que se proponga desarrollar, indicando claramente las actividades;
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El monto del capital asignado a la sucursal y el originado en otras fuentes, si las hubiere;
•
El lugar escogido como domicilio de la sucursal;
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La duración de los negocios en el país y causales de terminación de los mismos;
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Las facultades de los representantes legales o apoderados, o mandatarios y se entenderán facultados para
realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrán la personería judicial y extrajudicial de
la sociedad para todos los efectos legales;
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La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.
•
La designación de los representantes legales o apoderados o mandatarios. Debe indicarse el
nombre, apellidos e identificación de los representantes legales, revisores fiscales, según el caso. Ej.
Si el cargo creado es gerente debe nombrarse gerente. Cuando las personas designadas no suscriben la
escritura pública o el documento privado debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el
número de identificación y país de origen si es pasaporte .
•
Si los documentos antes relacionados fueron extendidos en idioma distinto al castellano, deben
rotocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio
de elaciones Exteriores. Así mismo, cada documento deben venir con el correspondiente certificado de
“Apostilla”.
¿Qué es la matrícula mercantil de la Sucursal De Sociedad Extranjera?
Es una obligación legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la sucursal en la
Cámara de Comercio de su domicilio principal, a través de un formulario Registro Único Empresarial especial
donde se consignan datos importantes de la sucursal como su dirección, teléfonos, actividad económicay
situación financiera, entre otros. La sucursal de sociedad extranjera debe matricularse a través del formulario
Registro Único Empresarial , que se encuentra en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio.
¿Dónde debe registrarse y matricularse la Sucursal de Sociedad Extranjera?
La solicitud de matrícula y de registro de la sucursal de sociedad extranjera debe formularse en la cámara de
comercio con jurisdicción en el lugar donde va a desarrollar su actividad.
Si la sucursal de sociedad extranjera está localizada en Bogotá o en los municipios de competencia de la Cámara
de Comercio de Bogotá, se matriculará en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá, o a
través del servicio RUE en cualquier Cámara de Comercio del país.
¿Cómo efectuar el registro de la escritura y la matrícula de la Sucursalde Sociedad Extranjera?
•
Presente el documento de constitución
Allegue una copia de la escritura (menos la primera), o una fotocopia debidamente autenticada ante notario
donde se hayan protocolizado los documentos antes enunciados.
Verifique que los documentos que presenta para inscripción estén completos y sean legibles.
Anexe los siguientes formularios al documento de constitución:
Al diligenciar cada formulario, por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.
Cómo registrar la apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera
Formulario Carátula Única Empresarial:
El formulario lo puede adquirir en forma impresa cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara
de Comercio de Bogotá o www.ccb.org. Servicios en línea, Formularios en Línea, en la siguiente dirección
aplica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/matricula.asp. El formulario está compuesto de por una Carátula
Única Empresarial y un anexo de matrícula mercantil o renovación.
En el formulario Carátula Única Empresarial y en el Anexo es necesario lo siguiente:
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Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias.
Que se haya diligenciado el nombre en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el
nombre o razón social debe ser igual al del documento de constitución)
Que se haya incluido la información de la dirección comercial.
Que se haya incluido la información de la dirección de notificación judicial.
Que se haya incluido la información correcta de los códigos CIIU, los cuales deben coincidir con la
información indicada en el formulario para fines tributarios.
Que se haya incluido la información financiera (Activos, Pasivos más Patrimonio).
Que esté firmado por el Representante Legal o su apoderado que deberá ser abogado titulado, anexando
poder. (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971), debidamente reconocido antenotario o con presentación
personal ante el juez o el secretario de la Cámara de Comercio.
Que el número de teléfono informado (casilla 7) sea el mismo del formulario RUT. (casilla 4)
Que no contenga tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del
formulario antes de diligenciarlo).
Formulario de Registro con otras Entidades:
El formulario contiene información dirigida a la Secretaría de Hacienda Distrital, a la Secretaría Distrital de
Planeación y a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se puede adquirir en forma impresa en
cualquiera las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá o en nuestra página electrónica
www.ccb.org. Servicios en línea, Formularios en Línea, Formularios en Línea o en la dirección electrónica aplica.
ccb.org. co/ccbinternet/formularios/formularios/VJU_F_001.pdf.
Para el diligenciamiento del formulario es importante
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Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias correctamente.
Que se encuentren completos y correctos cada uno de los códigos CIIU. Consulte en www.ccb.org.
Servicios en línea, Clasificación por actividad económica. Así mismo, verifique que ha diligenciado la
casilla correspondiente a la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD cuando fuere obligatoria su marcación.
Que haya marcado la casilla No. 7.
Que haya marcado las casillas correspondientes No. 8.1 y 8.2., o en su defecto, no marque ninguna de ellas.
Que, si diligenció la casilla No. 8.2., haya colocado como fecha de inicio de actividades la del registro de la
constitución en Cámara o anterior, toda vez que no podrá indicarse una fecha posterior a dicho registro.
Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado el cual deberá ser abogado
titulado, anexando poder (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971). El formulario debe estar debidamente
reconocido antenotario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la Cámara de Comercio
por el representante legal o su apoderado.
Formulario RUT:
•
De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular
la constitución de una sucur sal de sociedad extranjera deberá inscribirse previamente en el rgistro Único
Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el formulario que encont rará en ht tp: / /bochica.dian.gov.co/
WebRut/. Para el diligenciamientodel formulario, se debe verificar:
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Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias marcadas.
Que el número de teléfono informado coincida con el indicado en el formulario Carátula Única Empresarial.
Que al imprimir el formulario aparezca la frase “Para Trámite en Cámara”. Si el formulario contiene la frase
“Para Asistir” deberá presentarse personal - mente en las oficinas de la DIAN para la aclarar la información
presentada. Si la empresa ya posee el número del NIT, el formulario saldrá con la leyenda CERTIFICADO.
Que al presentar el formulario, éste se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado,
el cual deberá ser abogado titulado anexando poder. El formulario debe haber realizado la diligencia de
reconocimiento ante notario o la presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de
Comercio por parte del representante legal o del apoderado.
Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios antes mencionados,
consulte con el Asesor Especializado en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio
de Bogotá, quién le guiará.
Realice los siguientes pagos
•
Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acta de constitución, documento privado, la escritura
pública, según el caso, y por la matrícula mercantil de la empresa, los cuales liquidará el cajero, con base en
el activo que se diligencie en el formulario de la empresa.
•
La inscripción del documento de constitución causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del
departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del
capital. Este rubro no se causará si se aportaron bienes inmuebles al capital de la empresa, por lo que en
este caso debe anexar fotocopia del recibo de pago en el cual se acredite la cancelación del impuesto de
registro en laOficina de Instrumentos Públicos.
Tenga en cuenta que
•
La falta del documento de constitución, la falta de uno o más de los formularios o su mal diligenciamiento
impiden la radicación de la solicitud.
•
La falta de uno o más de los requisitos del documento de constitución,es causal que impide la inscripción
de la constitución y ocasiona la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio.
•
La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el
registrode la constitución.
•
La Cámara de Comercio de Bogotá al efectuar la matrícula, remitirá a la DIAN la información para que le
sea asignado el NIT, el cual quedará consignado en el certificado de matrícula. Recuerde que para quedar
formalizado en la DIAN deberá obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad.
•
Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe
presentar el original del documento de identificación o la contraseña certificada por la Registraduría
Nacional del Estado Civil.
Consultas
Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la sucursal de sociedad extranjera. Aunque
no son obligatorias, sí son importantes para brindarle la información adecuada para el buen funcionamiento
de su empresa y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas.
Consulta de nombre
Valide que el nombre de la sucursal de sociedad extranjera que va a crear no haya sido registrado anteriormente,
por lo que le sugerimos consultar:
Cómo registrar la apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera
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En las terminales de autoservicio de las sedes de laCCB de Bogotá.
En www.ccb.org. Servicios en línea Homonimia Nacio nal o escriba nuestra la dirección aplica.ccb.org.co/
ccbinternet/consultas/rue/consulta_empresa.aspx.- A nivel nacional www.rue.com.co.
La consulta de nombre también la puede realizar a través de las notarías de la ciudad.
Consulta de actividad económica
Identifique el código que le corresponde a la actividad económica que va a desarrollar, de acuerdo a los
sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios,y puede
ser consultado:
• En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
• En “www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en línea - Clasificación por
actividad económica”.
• En la dirección electrónica “aplica.ccb.org.co/ccbinter net/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx”.
Consulta de uso de suelo
Verifique que la actividad económica se pueda desarrollar en la ubicación (dirección) prevista para la empresa
o el establecimiento comercial.
Esta consulta se puede realizar:
•
En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
•
En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o diríjase a la esta dirección cae.
ccb.org.co/consultas/index.htm o escriba a esta dirección / / 2 0 0 . 6 9 .105.215:7779/sinu/consultas/
consultadireccion.jsf.
Consulta de marca
Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no esté ya registrada. La puede realizar en:
• En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
• En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o diríjase a la esta dirección/cae.ccb.org.
co/consultas/index.htm.
• Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia
• la cual tieneun costo establecido por dicha entidad.
Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios diríjase al abogado de la sede quien le ofrecerá
información sobre este tema.
¿Por qué es importante matricular y registrar la sucursal de sociedad extranjera?
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Matricular e inscribir la sucursal de sociedad extranjera es cumplir con un deber legal y hacer oponible a
terceros la existencia de la persona jurídica. Quiere decir, que si la sucursal de sociedad extranjera no se
matrícula e inscribe el acto de constitución, no existe para los terceros.
Con el certificado expedido por la Cámara e acredita la xistencia de la sucursal de sociedad extranjera y los
nombres de los administradores(representantes legales, revisores fiscales,etc.).
La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer
datos de la sucursal de sociedad extranjera, como actividad económica y patrimonio.
Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
Facilita el proceso de inscripciónen el Registro de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.
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¿Cuándo se debe Renovar la matrícula?
Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de
ella se derivan y evitar sanciones legales.
Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario Carátula Única Empresarial, presentarlo en
una de nuestras sedes de atención y cancelar los derechos respectivos. También lo puede hacer a través de
Internet en www.ccb.org.co, Servicios en línea Renovación de Matrícula Mercantil. Recuerde que la información
financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
¿Cómo modificar la información de la matrícula o la renovación de la sucursal de sociedadextranjera?
Cuando sea necesario modificar alguna de la información contenida en el formulario de matrícula o renovación,
debe solicitarlo por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes, donde debe
cancelar el valor de los derechos autorizados por Ley.
Si lo desea puede utilizar los formatos de modificación de información que gratuitamente le suministra la
Cámara de Comercio de Bogotá, o imprimirlos a través de Internet en www.ccb.org.co, Servicios en línea
Formularios en línea.
Recuerde que una vez constituida la sucursal de sociedad extranjera debe:
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Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para cada tipo societario.
Dirigirse a la DIAN para obtener la resolución de facturación.
Si la sucursal de sociedad extranjera tiene como domicilio un municipio distinto a Bogotá, deberá realizar
la inscripción en el registro local de impuesto de industria y comercio del municipio.
Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial, ante:
Entidades promotoras de Salud.
Cajas de compensación familiar.
Ministerio de Trabajo.
Ministerio de Salud.
Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente
DAMA de Bogotá o ante la Corporación Autónoma Regional - CAR, si se va a desarrollar la actividad en otro
municipio de Cundinamarca.
REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL “RUE”
El registro único empresarial RUE, fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa No. 5 de 2002 de la SIC.
Es la primera red nacional de servicios regístrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las Cámaras
de Comercio de todo el país han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripción y matrícula de su
empresa, evitándole viajar a otras ciudades.
Ahora, desde cualquier Cámara de Comercio del país usted puede:
• Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea único en el país.
• Matricular su empresa, matricularse como comerciante.
• Inscribir las reformas de la sucursal de sociedad extranjera.
• Inscribir las actas de nombramientos de la sucursal de sociedad extranjera.
• Solicitar y recibir certificados en línea, de registro mercantil y registro de proponentes.
• Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes.
• Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes.
• Consultar datos básicos de empresas colombianas.
• Hacer seguimiento a los trámites a nivel nacional por Internet.
• Consulta nacional del nombre comercial, en www.rue.com.co
Cómo registrar la apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera
Servicios
en línea CCB
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La Cámara de Comercio de Bogotá tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros
Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:
Renovación de matrícula mercantil
Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL
Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU)
Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de un chat en línea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara de Comercio de Bogotá
Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo)
CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS
Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá:
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Certificado de Matrícula.
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificado del Registro Único de Proponentes
Certificado Especial Negativo de Libros.
Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica,
tanto el mundo físico como en el electrónico.
Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
“Este documento contiene información y orientaciones de
carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los
actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la
aplicación de la misma“
Fecha de publicación septiembre de 2013.
Código 827-1