Informe del oficial de Cumplimiento

Guayaquil, 14 de enero de 2014
Señores miembros del Directorio y
Accionistas del Banco Amazonas S.A.
En calidad de Oficial de Cumplimiento del Banco Amazonas S.A., cumplo en presentarles el
informe de resultados sobre el Programa de Prevención de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, detallando gestión y metas logradas por la
Unidad de Cumplimento durante el año 2013:
1. Estructura Organizacional de Cumplimiento y Prevención que distribuye
funciones específicas a todos los Directores, Funcionarios y empleados:
El Banco Amazonas S.A. tiene una Estructura Organizacional que cuenta con el alto
grado de colaboración y responsabilidad por parte de Directores, Representante Legal,
Miembros del Comité de Cumplimiento, Funcionarios y Colaboradores, dando como
resultado el arraigo de la cultura sobre políticas, procedimientos y controles para
prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
El Comité de Cumplimiento sesiona mensualmente, revisando y pronunciándose sobre
los puntos expuestos por la Oficial de Cumplimiento.
De igual manera, mensualmente en Directorio Ordinario, la Oficial de Cumplimiento
emite y da a conocer el Informe a Directores.
2. Sobre el manual interno de políticas y procedimientos para la prevención de
lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Siendo nuestro manual interno sobre prevención y control de lavado de activos,
financiamiento del terrorismo y otros delitos, una guía para directivos, funcionarios y
personal del Banco, la Unidad de Cumplimiento junto con los miembros del Comité de
Cumplimiento, procedimos a revisar, modificar o confirmar, procedimientos que cuenten
con estos fines, durante los meses de Enero, Abril y Julio del año 2013, cumpliendo con
la debida aprobación del Directorio y posterior envío a la Superintendencia de Bancos y
Seguros S.A.
Adicionalmente, se procedió con la difusión de actualización de Manual de PLAFTyOD
mediante comunicado a todo el personal, vía correo electrónico indicando la publicación
en Intranet.
3. Capacitación sobre procedimientos de prevención a todos los colaboradores.
La Unidad de Cumplimiento, realizó capacitación de manera presencial sobre las políticas
y procedimientos para la PLAFTyOD, señales de alerta, tipologías, políticas “Conozca su
Cliente” “Conozca su Mercado”, “Conozca su Empleado”, “Conozca su Corresponsal”, a
los diferentes niveles, tales como Directores, Funcionarios y Empleado, así como a los
colaboradores que desarrollan labores de limpieza y mensajería, entre otros.
Para profundizar estos conocimientos, y tener constancia de que los temas fueron
entendidos, la Unidad de Cumplimiento elaboró cuestionario compuesto de 40 preguntas
relativas a las políticas y procedimientos establecidos en nuestro manual interno de
PLAFTyOD, alcanzando, en el desarrollo de este cuestionario, un porcentaje alto de
participación del 98%.
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Adicionalmente, se realizó capacitación dirigida específicamente a los colaboradores que
conforman el área de Negocios de las ciudades de Guayaquil y Quito, con la finalidad de
prevenir el ingreso de algún esquema o tipología en nuestra Institución Financiera.
Cabe mencionar que en capacitaciones emitidas al personal nuevo se incluye tema
Anticorrupción (Principio 10 - Pacto Global).
Para fortalecer la aplicación de la política “Conozca a su Empleado” y “Conozca a su
Director”, la Unidad de Cumplimiento, realizó capacitación al personal del área de RRHH.
4. Monitoreo a través del software de prevención
financiamiento del terrorismo y otros delitos.
de
lavado
de
activos,
Nuestra herramienta de monitoreo, según lo definido en la norma y las políticas
internas, cuenta con el análisis de los factores de riesgo y la identificación del perfil del
cliente, permitiendo la aplicación de los procedimientos de debida diligencia en cuanto a
la alertas generadas, dando como resultado los informe sobre las transacciones
inusuales al Comité de Cumplimiento, quienes cumplimos con el reporte (ROII) de 94
clientes a la Unidad de Análisis Financiero-UAF.
Como referencia, debemos mencionar el Oficio No. DNR-SPLA-2013-415, donde la SBS
evidenció que los clientes disponían de un nivel de riesgo y perfiles transaccionales; así
como el cumplimiento de los reportes a la Unidad de Análisis Financiero sobre
operaciones dentro del umbral y de las operaciones inusuales.
Tal como se lo ha venido realizando durante años anteriores, se cumplió con la
renovación del contrato de la Base de Datos CONSEP en el mes de abril de 2013.
5. Cero multas en reportes remitidos a Organismos de Control:
La Unidad de Cumplimiento, procedió con el envío de los reportes mensuales, dentro del
plazo establecido, dando como resultado: Cero multa en reportes remitidos a
Organismos de Control.
6. Auditorías de Cumplimiento estipuladas en el Cronograma 2013.
En lo que respecta a la Política “Conozca a su Cliente”, tal como consta en las Actas
mensuales del Comité de Cumplimiento, la Unidad de Cumplimiento realizó seguimiento
a las áreas de Negocios y Operaciones sobre la digitalización y archivo físico de la
actualización de documentos de nuestros clientes que tienen transaccionalidad igual o
superior a US$10.000,00, así como el registro de información en nuestro sistema
informático base.
Mediante los informes emitidos por la Unidad de Cumplimiento sobre las auditorías
realizadas a las distintas áreas en cuanto a la aplicación de las políticas de PLAFTyOD,
en donde emitimos observaciones, porcentajes de cumplimiento e incumplimiento,
damos fechas de regularización sobre los casos que no han sido atendidos, hemos
logrado mitigar el riesgo por incumplimiento de las mencionadas políticas.
7. Supervisión realizada a través de auditoría interna y auditoría externa.
Tal como lo establece la normativa, trimestralmente Auditoría Interna, procedió con la
comunicación a la Superintendencia de Bancos y Seguros sobre el nivel de cumplimiento
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de la Unidad de Cumplimiento; así como la gestión de la auditoría interna en el mes de
Agosto de 2013, cuyo informe no presentó observaciones que deban considerarse.
En el informe anual de Auditoría Externa contempla un capítulo sobre la gestión de
cumplimiento sobre la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y
otros delitos.
8. Conclusión
A través de este Informe, podemos concluir que debido al compromiso y apoyo por
parte de los Directores, Representante Legal, Miembros del Comité de Cumplimiento,
para impulsar el programa de prevención en todo el Banco Amazonas S.A., ha permitido
realizar una gestión efectiva mediante el cumplimiento de las disposiciones legales y
normativas, minimizando riesgos y salvaguardando los intereses y la imagen de nuestra
Institución Financiera.
Atentamente,
Ing. Com. Nancy León Piedra
Oficial de Cumplimiento