Reglamento Comité Conducta Corporativa
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REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONDUCTA CORPORATIVA DE TECNOCOM 1 HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Rev. Modificaciones Autor Fecha 1 0 Primera versión Consejo de Enero Administración 2000 2 0 Se sustituye la denominación del Comité buzón ético que pasa a ser Conducta [email protected] Corporativa Septiembre 2012 2 ÍNDICE I. EL COMITÉ DE CONDUCTA CORPORATIVA. ...................................................... 6 Art. 1. Funciones básicas. ............................................................................ 6 Art. 2. Composición. .................................................................................... 6 Art. 3. Funciones generales. ........................................................................ 7 Art. 4. Funciones específicas. ....................................................................... 8 Art. 5. Recursos. .......................................................................................... 9 Art. 6. Funcionamiento. ............................................................................... 9 Art. 7. El Presidente del Comité. ................................................................ 10 Art. 8. Delegados de prevención de las personas jurídicas. ........................ 10 Art. 9. Relaciones con el Consejo de Administración. ................................. 11 Art. 10. Relaciones con Auditoría Interna. ................................................. 12 II. DENUNCIAS INTERNAS. ................................................................................ 12 Art. 11. Ámbito de aplicación. ................................................................... 12 Art. 12. Denuncias de buena fe. ................................................................. 12 Art. 12.1 Concepto ............................................................................................................. 12 Art. 12.2. Confidencialidad. ............................................................................................... 13 Art. 12.3. Medidas de protección del denunciante de buena fe. ....................................... 13 Art. 13. Denuncias carentes de buena fe. ................................................... 13 Art. 14. Derechos de la persona denunciada. ............................................. 14 Art. 15. Órgano ante quien debe denunciarse. ........................................... 14 Art. 16. Modo de la denuncia. ................................................................... 14 Art. 17. Registro de denuncias. .................................................................. 15 III. INVESTIGACIONES INTERNAS. ..................................................................... 15 Art. 18. Órganos que pueden realizar las investigaciones internas. ............ 15 Art. 18.1.Tipo de investigación. ......................................................................................... 15 3 Art. 19. Procedimiento para la realización de una investigación interna. .... 16 Art. 19.1.La apertura de la investigación. ......................................................................... 16 Art. 19.2. Indagación preliminar ante una denuncia. ........................................................ 17 Art. 19.3 .Nombramiento del director de la investigación. ............................................... 17 Art. 19.4. Plan de la investigación. .................................................................................... 17 Art. 19.5. Medidas de investigación. ................................................................................. 18 Art. 19.6. Presentación del informe. .................................................................................. 19 Art. 19.7. Archivo y custodia de las investigaciones. ......................................................... 19 Art. 20. Facultades de los investigadores. .................................................. 19 Art. 21. Derechos de los investigados. ....................................................... 20 IV. DISPOSICIÓN FINAL: MODIFICACIÓN Y REVISIÓN DE ESTE REGLAMENTO. .. 21 4 PREÁMBULO 1. La norma básica que recoge las normas de conducta y los principios de actuación de las sociedades del grupo TECNOCOM y de su personal es el Código de Conducta Corporativa. Para desarrollar esta norma y para velar por su cumplimiento se establece un Comité de Conducta Corporativa. Constituye el objeto del presente Reglamento el de regular su composición y sus funciones. 2. El Código de Conducta es expresión de la cultura de prevención de todo tipo de daño personal o social que pudiera provenir de su actividad que ha caracterizado al grupo TECNOCOM desde sus orígenes y de la que es expresión su adhesión al Pacto Mundial de Naciones Unidas. Forma parte de tal cultura el escrupuloso respeto a la legalidad y a los derechos e intereses de terceros, y muy singularmente, al medio ambiente y a la seguridad en el trabajo. En ese marco convergen las nuevas obligaciones que el legislador penal dirige a las personas jurídicas: el art. 31 bis del Código Penal obliga a las personas jurídicas a prevenir y detectar los comportamientos delictivos que en su provecho puedan producirse en su seno, ejerciendo el “debido control” sobre el personal sometido a la autoridad de los administradores y representantes. El Código de Conducta, en su papel de norma básica de conducta en TECNOCOM, es ya instrumento inicial de prevención y plasmación del cumplimiento de tales obligaciones penales de control, delegadas por parte del Consejo de Administración de TECNOCOM en los correspondientes responsables sectoriales. El Comité de Conducta tiene también la importante labor de integrar a los principales responsables sectoriales, asesorar a todos ellos y coordinar su actuación. La regulación de tal función de prevención penal, imbricada con su función de Comité del Código, es también objeto de este Reglamento. 3. TECNOCOM protege y apoya firmemente a quienes nos ayudan a prevenir conductas irregulares. Toda persona al servicio de TECNOCOM debe sentirse indemne frente a eventuales consecuencias negativas derivadas de una denuncia de buena fe. Constituyen objetivos prioritarios de este Reglamento, en su segunda parte, los de dar garantías de indemnidad a los denunciantes de buena fe y, a la vez, preservar el honor y de la presunción de inocencia de todos los empleados frente a denuncias maliciosas o infundadas. 4. La última parte del presente Reglamento se destina a la regulación de las investigaciones internas. Distingue entre las destinadas a analizar las deficiencias en el sistema de prevención y las que tienen como objeto irregularidades de las que se tenga noticia a través de una denuncia interna o por cualquier otro medio. Dentro de éstas, se distinguen las disciplinarias y las que se enmarcan en una posible defensa penal de la empresa. 5 Objetivo de esta regulación es delimitar las facultades de los investigadores y las obligaciones al respecto de las personas al servicio de TECNOCOM, y expresar los derechos de los investigados, y singularmente los derechos de defensa de quienes lo son por razones disciplinarias. I. EL COMITÉ DE CONDUCTA CORPORATIVA. Art. 1. Funciones básicas. El Comité de Conducta Corporativa tiene como funciones básicas las de velar por el cumplimiento del Código de Conducta Corporativa y las de coordinar los sistemas de prevención de la empresa, y significativamente los de prevención de hechos delictivos en supuesto provecho de TECNOCOM. Art. 2. Composición. 2.1. Teniendo en cuenta los riesgos principales de irregularidad que entraña la actividad de TECNOCOM, el Comité de Conducta Corporativa estará formado por: - el Director Financiero, - el Director de Personas, - el Director de Desarrollo Corporativo, - el Director General del Sector Administraciones Públicas, - el Director de Asesoría Jurídica, - el Director del Departamento de Calidad, y - el Director de Auditoría Interna. 2.2. A propuesta de estos miembros, el Consejo de Administración podrá nombrar hasta otros tres miembros más cuando resulte necesario para mejorar el sistema de prevención. Estas personas deberán contar con probada experiencia técnica. La revocación de estos tres últimos miembros del Comité de Conducta Corporativa sólo puede hacerse por el Consejo a propuesta de los miembros natos del Comité. La decisión de nombramiento y revocación deberá ser motivada. Se deja constancia que los miembros del Comité de Conducta Corporativo cuando tengan que actuar como órgano de aplicación del presente Reglamento, podrán ser recusados por las siguientes causas: 6 a) Tener el miembro del Comité de Conducta Corporativo parentesco por consaguinidad dentro del cuarto grado y segundo de afinidad con alguna de las partes involucradas en uno de los procedimientos de investigación internas. b) Ser denunciante o acusador del investigado en cuestión. c) Cometer o ser denunciado por una infracción de las normas de conducta corporativas. 2.3. Los miembros mencionados en el apartado precedente podrán ser asesores externos. Asimismo, aunque no sean miembros del Comité, el Comité podrá convocar a asesores externos a sus reuniones. Art. 3. Funciones generales. 3.1. Establecer y desarrollar los procedimientos necesarios para el fiel y completo cumplimiento del Código de Conducta Corporativa. 3.2. Proponer al Consejo de Administración las reformas del Código de Conducta Corporativa que considere necesarias para garantizar un comportamiento ético dentro de TECNOCOM. 3.3. Aprobar cuantas instrucciones internas considere necesarias para el desarrollo de este Reglamento y para el mejor conocimiento y cumplimiento del Código de Conducta Corporativa. 3.4. Procurar la implicación de todos los empleados, y muy especialmente, de los directivos y administradores en el cumplimiento del Código de Conducta Corporativa y de los sistemas de prevención, y en su constante mejora. 3.5. Establecer los planes de formación necesarios para la implementación y modernización del Código de Conducta Corporativa y del sistema de prevención. 3.6. Controlar y vigilar el cumplimiento de los criterios y reglas establecidos en el Código de Conducta Corporativa y de los sistemas de prevención establecidos para evitar los incumplimientos. A tal efecto tramitará las denuncias que se realicen al respecto según las especificaciones de este Reglamento y decidirá la apertura de investigaciones internas al respecto conforme se regula en este Reglamento. 3.7. Realizar la interlocución con la actividad inspectora más relevante de la Administración y con la Administración de Justicia, y cooperar con las mismas cuando pudiesen tener lugar investigaciones en el seno de la empresa, salvo en la medida en que pudiese colisionar con los derechos de defensa de la entidad. 7 3.8. Proponer a la Dirección de Personas la imposición de sanciones disciplinarias a directivos y empleados que hayan infringido el Código de Conducta Corporativa o las normas de conducta previstas en los distintos protocolos de prevención. 3.9. Instar la revisión y corrección de posibles defectos de organización en la prevención penal cuando surjan indicios de defecto, para impedir que a su amparo pudiesen cometerse irregularidades. 3.10. Procurar la reparación y la asistencia a quienes hayan podido verse afectados por alguna actividad irregular de la empresa, especialmente por irregularidades con relevancia penal. 3.11. Configurar y actualizar un diagnóstico de riesgos penales. Este análisis de riesgos tendrá como finalidad señalar los delitos de posible comisión en el interior de la empresa, localizando además las actividades en que éstos pueden producirse con mayor probabilidad. 3.12. Supervisar los ámbitos de riesgo penal establecidos en el diagnóstico de riesgos penales. 3.13. Elaborar e implantar medidas específicas de prevención y detección de comportamientos delictivos de acuerdo con el diagnóstico de riesgos penales. 3.14. Elaborar un informe anual sobre el cumplimiento y desarrollo del Código de Conducta Corporativa, así como de cuantas normas en materia de prevención y detección de delitos cuente la Compañía, que será entregado al Consejo de Administración de TECNOCOM. Elaborar asimismo los informes que le solicite el Comité de Auditoría de TECNOCOM. 3.15. Aprobar otros informes y comunicaciones dirigidos al Consejero Delegado y al Consejo de Administración. 3.16. Instaurar un sistema de gestión documental que permita con rapidez demostrar el funcionamiento del sistema y detectar los errores que puedan producirse. Art. 4. Funciones específicas. 4.1. Realizar las propuestas de autorización a administradores en relación con situaciones de posible conflicto de interés entre las funciones propias de su cargo y las funciones, que directa o indirectamente, realicen en otras empresas competidoras de TECNOCOM. Estas propuestas se dirigirán a la Junta General. 8 4.2. Realizar las propuestas de autorización a directivos en relación con situaciones de posible conflicto de interés entre las funciones propias de su cargo y las funciones, que directa o indirectamente, realicen en otras empresas competidoras de TECNOCOM. Estas propuestas se dirigirán al Consejo de Administración. Art. 5. Recursos. 5.1 El Comité de Conducta Corporativa presentará anualmente al Comité de Auditoría del Consejo de Administración el presupuesto que considere necesario para el desempeño de sus funciones. Si está de acuerdo con este presupuesto, el Comité de Auditoría lo presentará al Consejo para su aprobación. El Consejo sólo podrá rechazar esta propuesta de manera motivada. El Comité de Conducta Corporativa administrará este presupuesto de forma autónoma. 5.2 El Comité de Conducta Corporativa podrá recabar cuanta información y documentación sea precisa para el cumplimiento de sus funciones de cada uno de los departamentos y sociedades de TECNOCOM. 5.3 El Comité de Conducta Corporativa podrá recabar informes de expertos externos cuando así lo estime conveniente para la correcta realización de sus funciones. Art. 6. Funcionamiento. 6.1. El Comité de Conducta Corporativa se reunirá ordinariamente una vez por trimestre. Se reunirá en sesión extraordinaria cuantas veces sea necesario, lo solicite cualquiera de sus miembros y lo estime oportuno su Presidente. 6.2. Para que exista quórum deberán estar presentes en la reunión, al menos, la mitad de sus miembros. Las decisiones se tomarán por mayoría de los asistentes, correspondiendo al Presidente el voto de calidad en caso de empate. El Presidente podrá autorizar que excepcionalmente los miembros del Comité de Conducta Corporativa deleguen su asistencia en una persona de su equipo de trabajo o deleguen su voto en otro de los miembros del Comité de Conducta Corporativa. Dicha delegación deberá ser en todo caso por escrito y para la reunión específica a la que no puedan asistir personalmente. A las reuniones del Comité de Conducta Corporativa podrán asistir otros directivos o empleados de la empresa, asesores externos, o representantes de colectivos o instituciones cuya opinión se considere de interés en un determinado asunto. 6.3 De sus reuniones se levantará un acta por el miembro del Comité que hubiere sido designado por los asistentes como Secretario de la reunión, la cual deberá ser firmada por todos los asistentes. 9 Art. 7. El Presidente del Comité. 7.1. El Presidente del Comité de Conducta Corporativa será nombrado por el Consejo de Administración en la persona que estime conveniente dentro de los miembros del mismo. 7.2. Son funciones del Presidente: - convocar las reuniones del Comité de Conducta Corporativa; - entregar un informe anual sobre el cumplimiento y desarrollo del Código de Conducta Corporativa, así como de cuantas normas en materia de prevención y detección de delitos cuente la Compañía, al Consejo de Administración; - mantener informado al Consejero Delegado del grado de cumplimiento del Código de Conducta Corporativa y del desarrollo del sistema de prevención y detección de comportamientos delictivos; - promover que en las distintas áreas de riesgo operen correctamente los planes de formación, la gestión documental, el sistema de denuncias y las investigaciones internas; - mantener una comunicación fluida con los miembros del Comité de Conducta Corporativa y, en su caso, con los delegados de prevención de las diversas personas jurídicas del grupo; - organizar globalmente la documentación relativa al sistema de prevención y detección de hechos delictivos; - recibir informaciones o denuncias relacionadas con infracciones del Código de Conducta Corporativa, y en general con las medidas de prevención de la empresa o con la comisión de hechos delictivos; - ordenar la realización de investigaciones internas conforme a lo previsto en este Reglamento. Art. 8. Delegados de prevención de las personas jurídicas. 8.1. Las personas jurídicas del Grupo TECNOCOM podrán nombrar un Delegado de Prevención entre personas con experiencia en la prevención de aquellos riesgos penales que sean más importantes en la actividad de la persona jurídica. 10 8.2. En coordinación con el Comité, el Delegado procurará la difusión y el cumplimiento del Código y del sistema de prevención en la persona jurídica, coordinará el desarrollo de los mismos, e informará al Presidente de cualquier incidencia relevante al respecto. Art. 9. Relaciones con el Consejo de Administración. 9.1. La delegación de funciones por parte del Consejo de Administración de TECNOCOM exige la instauración de mecanismos que permitan una supervisión razonable. A fin de lograr este objetivo y teniendo en cuenta el volumen considerablemente elevado de información que produce el sistema de prevención, el Consejo atribuirá al Comité de Auditoría la supervisión general y la relación con el Comité de Conducta Corporativa. 9.2. El Comité de Conducta Corporativa, o su Presidente, informarán al Comité de Auditoría, por escrito y a la mayor brevedad posible de: - las denuncias y de la apertura de investigaciones. - los resultados de investigaciones internas de especial relevancia. - la apertura de procedimientos sancionadores administrativos. - las eventuales imputaciones penales de las que pudiese desprenderse responsabilidad penal de administradores, directivos y/o de la propia persona jurídica de TECNOCOM. - los cambios que considere oportuno realizar en el Código de Conducta Corporativa o en los demás instrumentos sistema de prevención y detección de hechos delictivos. 9.3. Por su parte, el Comité de Auditoría informará inmediatamente al Consejo de Administración de todas las investigaciones relevantes. 9.4. El Comité de Conducta Corporativa realizará anualmente un informe para el Consejo de Administración en el que se dará cuenta de: - las actividades realizadas, señalando especialmente las modificaciones en el sistema de prevención y detección de hechos delictivos adoptadas, exponiendo las razones que han motivado estos cambios; - los procedimientos penales y sancionadores administrativos que se han abierto contra la empresa y de su resultado; - cuantas circunstancias considere oportuno señalar. 11 9.5. El Consejero Delegado y el Comité de Auditoría podrán impulsar directamente investigaciones en cualquier sector de la actividad de TECNOCOM u ordenar su realización al Comité de Conducta Corporativa. Art. 10. Relaciones con Auditoría Interna. 10.1. Auditoría Interna, de acuerdo con la organización y procedimiento previsto para la misma, revisará los sistemas de prevención de comportamientos irregulares en aquellas áreas que sean de su competencia. Auditoría Interna realizará sus informes por iniciativa propia, o a petición del Consejero Delegado, del Comité de Auditoría, del Comité de Conducta Corporativa o de su Presidente. 10.2. Las auditorías en materia de medio ambiente, prevención de riesgos o en cualquier otro sector de la actividad de TECNOCOM examinarán la idoneidad de las medidas de prevención y detección de hechos delictivos, destacando en su informe, en su caso, los defectos que hayan encontrado y proponiendo las mejoras oportunas. II. DENUNCIAS INTERNAS. Art. 11. Ámbito de aplicación. Además de los directivos y empleados, pueden también ser denunciantes los trabajadores de empresas de trabajo temporal, becarios, empleados de empresas consultoras o cualquier otro trabajador independiente o asalariado que de forma continuada preste sus servicios en nuestra empresa. Art. 12. Denuncias de buena fe. Art. 12.1 Concepto Existe una denuncia de buena fe en estos dos supuestos: Primero: Cuando la denuncia se realiza conforme a lo dispuesto en este Reglamento y está basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse un hecho anómalo o un comportamiento irregular. Segundo: Aunque el denunciante no pueda aportar en el momento documentos u otra clase de soporte material de los indicios, podrá considerarse que existe buena fe si la denuncia la realiza conforme a lo dispuesto en este Reglamento y se efectúa sin manifiesto desprecio hacia la verdad y sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional o de lesionar el honor de la persona denunciada o de un tercero. 12 Art. 12.2. Confidencialidad. 1. No se revelará en ningún momento el nombre de los denunciantes de buena fe, a menos que concurran circunstancias especiales que aconsejen identificarlo, y siempre que exista consentimiento expreso por su parte. 2. El Presidente del Comité de Conducta Corporativa podrá mantener informado al denunciante sobre los resultados de la investigación y de la utilización que se vaya a hacer de la misma. Art. 12.3. Medidas de protección del denunciante de buena fe. 1. Ninguna persona que denuncie de buena fe un hecho anómalo o un comportamiento irregular podrá ser despedida, sancionada disciplinariamente o sufrir cualquier otro tipo de perjuicio en su relación laboral o promoción laboral como consecuencia de la denuncia del hecho. Si por represalia tras una denuncia de buena fe se hubiesen adoptado medidas negativas laborales contra el denunciante, TECNOCOM las revocará a la mayor brevedad, restituyendo al denunciante en sus derechos. 2. La denuncia de buena fe de un hecho o comportamiento efectuada de acuerdo con este Reglamento no constituye ni infracción del principio de buena fe en las relaciones de trabajo ni revelación de un secreto de empresa. 3. El Presidente del Comité de Conducta Corporativa investigará con fines disciplinarios cualquier tipo de amenaza, discriminación o acoso o cualquier otro tipo de medida negativa formal o informal que sufra el denunciante o una persona allegada a él por parte de un directivo o empleado. Cuando estos hechos pudieran ser constitutivos de delito, el Presidente los podrá poner en conocimiento de la autoridad judicial o el Ministerio Fiscal. Art. 13. Denuncias carentes de buena fe. 13.1. Se considera que el denunciante no actúa de buena fe cuando el autor de la denuncia es consciente de la falsedad de los hechos o actúa con manifiesto desprecio a la verdad. Constituye un poderoso indicio de ausencia de buena fe la intención de venganza, de acosar a la persona denunciada, de lesionar su honor o de perjudicarla laboral o profesionalmente. 13.2. El denunciante de mala fe será sancionado disciplinariamente, con independencia de las responsabilidades penales y civiles que pudieran derivarse de su comportamiento. A estos efectos, el Presidente del Comité de Conducta Corporativa dará cuenta de ello al Departamento de Personas y a la persona agraviada con el fin de que, si lo estima conveniente, ejerza las acciones legales oportunas. 13 Art. 14. Derechos de la persona denunciada. 14.1. El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia a la mayor brevedad posible que no ponga en peligro el éxito de su investigación. 14.2. La gestión de las denuncias internas debe realizarse con el máximo respeto al honor y la presunción de inocencia del denunciado. En caso de que la denuncia sea falsa el denunciado tiene derecho a que así conste en el registro de denuncias. Art. 15. Órgano ante quien debe denunciarse. 15.1. Las denuncias deben realizarse ante el Presidente del Comité de Conducta Corporativa a través del Canal Ético: Correo electrónico: [email protected] 15. 2. La denuncia pública de hechos internos de la empresa sobre los que el empleado o directivo deba guardar secreto, o que carezcan de relevancia pública, o que no resulten ciertos, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo y, si así lo estima el Comité de Conducta Corporativa, puede dar lugar a sanciones disciplinarias y a otras consecuencias legales. 15.3. Como garantía añadida de confidencialidad, el Comité de Conducta Corporativa podrá encargar la recepción de todas o parte de las denuncias a un servicio externo. Art. 16. Modo de la denuncia. 16.1. Las denuncias anónimas sólo se admitirán en los siguientes supuestos: - Apropiación o malversación de fondos de la empresa por parte de algún directivo y/o empleado; - Promesa o entrega de ventajas económicas a funcionarios públicos por directivos y/o empleados de la entidad; - Realización de prácticas restrictivas de la competencia; Conductas que supongan un peligro para la vida y salud de trabajadores, de terceras personas o para el medio ambiente. 16.2. Toda denuncia deberá describir: 14 - El hecho o comportamiento denunciado; La razón por la que se le considera anómalo o irregular; - Las fuentes de prueba existentes de que tal hecho o comportamiento se ha producido. Art. 17. Registro de denuncias. 17.1. Las denuncias serán registradas por el Presidente del Comité de Conducta Corporativa. Recibirán un código único de referencia y serán objeto de un cuestionario que recoja y ordene sus aspectos principales. 17.2. Las denuncias serán conservadas únicamente por el tiempo necesario para su investigación; se establecerán las medidas necesarias para que no puedan acceder a ellas terceros no autorizados. A efectos estadísticos y de prevención se conservará el contenido de las denuncias sin referencias personales directas o indirectas. 17.3. La persona denunciada será informada del hecho de la denuncia y de su razón lo antes posible que no perjudique el éxito de la investigación, y en todo caso antes del transcurso de tres meses. III. INVESTIGACIONES INTERNAS. Art. 18. Órganos que pueden iniciar las investigaciones internas. Son competentes para iniciar una investigación interna: - el Comité de Conducta Corporativa, - su Presidente, - el Consejo de Administración, - el Consejero Delegado. - Art. 18.1.Tipo de investigación. 1. Debido a la vinculación de los derechos y obligaciones de los implicados con el tipo de investigación, su objetivo se expresará cuando la misma sea encargada. Este objetivo podrá variar en su transcurso. 15 2. Constituyen tipos de investigación: - - - Investigaciones realizadas con el fin de evaluar el funcionamiento del sistema de prevención; Investigaciones realizadas en la adquisición o fusión de empresas: El objetivo de estas investigaciones es poner en conocimiento de la autoridad administrativa o judicial la comisión de posibles delitos o infracciones realizados por la persona jurídica adquirida o fusionada con el fin de, en su caso, evitar la imposición de sanciones, penales o administrativas, consecuentes a la adquisición o fusión de una persona jurídica (art. 130.2 CP). Investigaciones realizadas por posible hecho anómalo o irregularidad; Investigaciones por posible irregularidad y fines disciplinarios; Investigaciones derivadas de una imputación penal o administrativa existente o previsible contra la empresa, que incluyen entre sus objetivos esenciales los de determinar los hechos acaecidos, los indicios y las pruebas de los mismos y las posibles responsabilidades al respecto, con el fin de establecer la estrategia defensiva de la empresa y, en su caso, de sus directivos y trabajadores. Art. 19. Procedimiento para la realización de una investigación interna. Art. 19.1.La apertura de la investigación. 1. Cuando estimen necesaria la realización de una investigación a las personas a las que se refiere el artículo 18 , los miembros del Comité de Conducta Corporativa lo comunicarán al Presidente del Comité de Conducta Corporativa con el fin de que decida si la misma resulta pertinente. 2. La persona u órgano encargado de decidir la apertura de la investigación adoptará las medidas que estime oportunas con el fin de conservar aquellos documentos o evidencias físicas que puedan ser necesarias en el desarrollo de la investigación y que corran el riesgo de desaparecer o ser alterados. Asimismo, el encargado de decidir la apertura de la investigación adoptará las medidas provisionales que estime oportunas con el fin de evitar que la irregularidad denunciada siga generando daños o pueda hacerlo en el futuro. 3. En su decisión de apertura el órgano o persona competente nombrará al director de la investigación. 16 Art. 19.2. Indagación preliminar ante una denuncia. 1. En el caso en que la apertura de la investigación provenga de una denuncia interna o externa, el Presidente del Comité de Conducta Corporativa valorará si los hechos o comportamientos denunciados justifican ya, por sí solos, la apertura de una investigación, o si resulta necesario hacer algún tipo de indagación preliminar, como recabar ulteriores aclaraciones al denunciante u otro tipo de información. A la vista de esta indagación preliminar, determinará la conveniencia de realizar la investigación o archivará la denuncia, dando cuenta a la Comisión de Auditoría y al Comité de Conducta Corporativa. 2. Si se estima que la denuncia carece de buena fe, dará cuenta a la Comisión de Auditoría y al Comité de Conducta Corporativa. En caso de acuerdo sobre la carencia de buena fe de la denuncia, lo participará al Departamento de Personas, para que decida acerca de la procedencia de un posible expediente disciplinario, y a la persona agraviada con el fin de que si lo considera conveniente ejerza las acciones legales oportunas. 3. Con el fin de que el denunciante colabore con la investigación, el Presidente del Comité de Conducta Corporativa, con la aprobación del mismo, podrá ofrecer al denunciante la renuncia de la empresa a hacerle objeto de medidas disciplinarias. Este compromiso será independiente de las responsabilidades penales o administrativas en que pueda incurrir. Art. 19.3 .Nombramiento del director de la investigación. 1. El director de la investigación podrá ser una persona perteneciente a la empresa o, si se estima conveniente, un investigador externo. La persona u órgano que ha decidido la apertura nombrará al director a partir de consideraciones técnicas y de imparcialidad. 2. En cualquier tipo de investigación podrán participar investigadores externos como directores, codirectores o como miembros del equipo de investigación. El nombramiento de un investigador externo tiene como finalidad reforzar la calidad técnica de la investigación y la objetividad de sus conclusiones, mejorar los derechos de defensa de la entidad, garantizar la confidencialidad de la investigación y evitar conflictos de intereses. Art. 19.4. Plan de la investigación. 1. El plan de investigación será confeccionado por el director de la investigación y constará de los siguientes apartados: 17 - - Tipo de investigación, pudiendo existir investigaciones mixtas, que persigan más de uno de los objetivos antes señalados; Equipo investigador, cuando se considere necesario por la complejidad de la investigación; dicho equipo se constituirá en atención al tipo de investigación, al área de la misma y a la evitación de conflictos de intereses; todos los componentes tienen deber de confidencialidad: sólo podrán comunicar la información obtenida en el marco de la investigación y para los fines de la misma; Medidas de investigación inicialmente previstas. 2. En el transcurso de una investigación se podrá modificar el tipo de investigación y el plan de de la misma. Art. 19.5. Medidas de investigación. 1. Las medidas de investigación podrán consistir en: - Entrevistas con las personas denunciadas o presuntamente responsables de irregularidades o comportamientos ilícitos; - Entrevistas con directivos o empleados de la empresa o con personas externas; - Petición de informes a departamentos de la empresa; - Acceso a todo tipo de registros, archivos o cualquier tipo de documentación de la empresa; - Solicitud de documentación a terceras personas; - Acceso a correos electrónicos de empleados o directivos, con los límites que marca el derecho a la intimidad y conforme a lo dispuesto en el Manual de Uso Aceptable de los Sistemas de Información de TECNOCOM; - Informes periciales de profesionales internos o externos; - Otros medios según la necesidad de la investigación. 2. El procedimiento de recopilación de pruebas, inicial o en fase de investigación, deberá realizarse con la máxima rapidez posible y sin intervención ni participación de los posibles implicados. Este celo en la celeridad de la investigación deberá acentuarse cuando la investigación pudiera repercutir en el honor de las personas o en la reputación de la empresa. 18 Art. 19.6. Presentación del informe. 1. Concluida la investigación, el investigador responsable expondrá los resultados de la misma y presentará un informe escrito al Presidente del Comité. El informe deberá contener: - Una relación de los hechos acaecidos o de la situación de la actividad investigada, - una explicación de la investigación realizada y de los medios de los que se infieren tales hechos o situación, y - una conclusión acorde con la finalidad de la investigación. 2. Toda investigación deberá contener la evaluación correspondiente del sistema preventivo y, en su caso, recomendaciones para su mejora. Art. 19.7. Resultado de la investigación. En el caso de que de la investigación se derivasen indicios o pruebas que pudiesen apuntar a una posible responsabilidad penal de la propia persona jurídica, se contactará con el abogado externo a la mayor brevedad y se le trasladará el expediente, para la adopción de las pautas necesarias para asegurar el derecho constitucional de defensa de la propia persona jurídica. Art. 19.8. Archivo y custodia de las investigaciones. 1. El expediente de la investigación, sea cual sea el órgano que la haya encargado, será custodiado por el Presidente del Comité de Conducta Corporativa de forma que se garantice que terceros no autorizados no tengan acceso al mismo. 2. Los datos de carácter personal serán cancelados cuando cese su necesidad para la finalidad de la investigación, incluida en su caso una posible tramitación judicial derivada de la misma. Art. 20. Facultades de los investigadores. 20.1. El investigador, ya sea interno o externo, y su equipo tendrán acceso a todos los locales, despachos, archivos y documentos de la empresa, siempre que ello sea necesario para la investigación y proporcional a sus fines. 19 20.2. Si fuera necesario para los fines de la investigación, el investigador podrá ordenar la revisión de los ordenadores y de los correos electrónicos corporativos de las personas investigadas en coherencia con el Manual de Uso Aceptable de los Sistemas de Información de TECNOCOM. Si fuera estrictamente necesario para los fines de la investigación, el investigador podrá revisar asimismo los correos electrónicos corporativos de personas vinculadas al área de investigación. El investigador principal velará por el uso proporcionado de esta facultad. 20.3. Los empleados y directivos estarán obligados a responder de manera diligente, completa y veraz a todas las preguntas que versen sobre el desempeño de sus actividades profesionales dentro de la empresa. La aportación intencionada o manifiestamente negligente de una información no veraz o incompleta será considerada una infracción disciplinaria. 20.4. En aquellos puestos en los que el Comité de Conducta Corporativa considere especialmente sensibles, por los conocimientos que quienes lo desempeñan pudieren tener en relación a irregularidades o hechos delictivos cometidos en la actividad de la empresa, podrá establecerse en el contrato de trabajo una obligación específica y reforzada de colaboración en investigaciones que se correspondan con hechos acaecidos durante el tiempo de desempeño de sus funciones. Art. 21. Derechos de los investigados. 21.1. En el caso de que la investigación requiera el acceso a correos electrónicos de su cuenta empresarial, el mismo podrá estar presente en el acceso y podrá solicitar asimismo la presencia de un representante de los trabajadores o de otro trabajador de la empresa. Estas facultades podrán excepcionarse si ello es estrictamente necesario para la prosecución de la investigación. En este caso, desaparecida esta necesidad, deberá informarse al trabajador investigado del acceso realizado en los mensajes de su cuenta empresarial. Si el investigado alega que se trata de correos de contenido personal o existen indicios claros de que así se trata, el investigador sólo accederá a su contenido con el consentimiento del trabajador afectado. La alegación falsa de contenido privado por parte del trabajador es contraria a la buena fe y dará lugar a responsabilidad disciplinaria. Si tal consentimiento no se produce, el investigador consultará con Asesoría Jurídica acerca del modo de proseguir la investigación. 20 21.2. El investigado en una investigación disciplinaria o de defensa penal tiene derecho a ser informado de la existencia de la investigación y de la razón de la misma lo antes posible que no ponga en riesgo los fines de la investigación y en todo caso antes de tres meses y antes de su finalización. 21.3. El investigado en una investigación disciplinaria o de defensa penal tiene derecho a realizar las alegaciones que consideren oportunas en su defensa y a proponer al respecto medios de prueba. IV. DISPOSICIÓN FINAL: MODIFICACIÓN Y REVISIÓN DE ESTE REGLAMENTO. La aprobación y revisión del presente Reglamento corresponde al Consejo de Administración de TECNOCOM atendiendo a las recomendaciones de modificación que formule el Comité de Conducta Corporativa. 21
