propuesta para la generación, administración y custodia de copias

PROPUESTA PARA LA GENERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA
DE COPIAS DE SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS: UNA
EXPERIENCIA EN CURSO
Por:
Luis Fernando Sierra Escobar*, [email protected], Profesor Tiempo
Completo del Programa de Sistemas de Información y Documentación de la
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de la Salle
(Bogotá – Colombia). Dirección: Carrera 5 No 59ª-44, Edificio Fundadores,
Teléfono: 3488000 Ext. 1518 -1519, Fax: 2494585.
Alexandra Celis Ávila**, [email protected], Jefe Oficina de Archivo,
Documentación e Información (OADI) de la Universidad de La Salle (Bogotá –
Colombia). Dirección: Calle 11 No. 2-56 – Edificio Carvajal, Teléfono: 3420378,
Fax: 2826818.
Destino:
VI REUNION DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS
Resumen:
Hoy en día, la mayor parte de los archivos de las instituciones de educación
superior, se están viendo fuertemente avocados a la inclusión de las nuevas
tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para su trabajo
cotidiano. Así como de la optimización de todos y cada uno de los recursos
documentales, físicos, tecnológicos, financieros y humanos a su cargo.
Es así como en la actualidad, la dinámica universitaria ha incursionado
progresivamente en formas más estables y adecuadas para la creación,
producción, distribución, trámite, organización y gestión de información en
ambientes informáticos. En tal sentido, la presente ponencia quiere llamar la
atención del público asistente al VIII CAM, sobre los conceptos generales que
se tiene sobre las copias de seguridad (Backup) y la Gestión de Documentos
Electrónicos y Archivos Digitales simultáneamente, pues su objeto es ofrecer
una de las múltiples soluciones y buenas prácticas en el manejo, generación,
administración y custodia de los archivos de respaldo en las universidades
Como conclusión, el texto busca compartir la experiencia obtenida por la
Universidad de la Salle y su Oficina de Archivo en la gestión de las copias de
seguridad y la administración de los depósitos de Tape Backup.
INTRODUCCIÓN
*
CAP Archivista del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística
(Licenciatura). Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos (Postgrado) y Maestrante en Docencia en la Universidad
de la Salle.
**
Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística (Licenciatura). Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de
Documentos (Postgrado) de la Universidad de la Salle y Maestrante en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad
Internacional de Andalucía (España)
Para nadie es una novedad saber que el futuro y éxito de las Instituciones de
Educación Superior (IES) hoy día se relacionad directamente con el buen uso y
manejo de la información electrónica. El siglo XXI, es el denominado siglo de la
información; en tal razón es posible afirmar que persona que no conozca y
maneje los documentos e información electrónica de su institución seguramente
no será competitivo.
En tal sentido, es ideal que directivos, funcionarios, profesores y estudiantes de
las IES, debe ser dueño y conocedor de la información electrónica a la que
accede así como la que genera y controla. Pues debido a que quien mejor
conoce sus funciones, su trabajo y sus necesidades diarias de información es el
mismo individuo. Visto así, ahí esta la clave de la administración electrónica por
cuanto si cada individuo de la Universidad, aprende a utilizar, controlar, manejar y
sacarle provecho a la información en formato electrónico, el nivel de
aprovechamiento de los documentos electrónicos será mayor y mas efectivo.
Por consiguiente, las copias de seguridad de los Archivos Electrónico en la
actualidad cobra igual importancia que el archivo en soporte físico y es por ello
conveniente generar una herramienta que permita a los funcionarios de las
Instituciones de Educación superior (IES) hacer un bueno uso de la tecnología
disponible y mejorar su comunicación e intercambio de información con las
diferentes unidades administrativas, al igual que garantizar la continuidad de
los procesos ante eventuales cambios de personal o perdida de datos
COPIAS DE SEGURIDAD: NEXOS Y DETERMINANTES
La Copia de seguridad (backup) es una copia de los archivos o aplicaciones1,
destinada a evitar la pérdida de los datos y la información que los describe, en
otras palabras es la “copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo” (Acuerdo 027, 2006) y para efectos prácticos de esta ponencia
definiremos el documento, como DEA (Documento Electrónico de Archivo) que
significa “Registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos” (Acuerdo 027, 2006).
Por ello, cuando se piensa en realizar una copia de seguridad, lo que se busca
en realidad es que se puede restaurar la información vital para la compañía 2en
el caso de que los archivos originales resulten dañados o se pierdan por
cualquier eventualidad. Si esta copia no es realizada se puede perder
información valiosa que se guarde en cualquier computador; puede ocurrir que
1
Bajo el concepto de Documento Electrónico de Archivo, se ha encajo los términos archivos y aplicaciones.
Entiéndase por información vital de la compañía (Documento esencial) “Documento necesario para el
funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial,
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional” (Acuerdo 027,
2006)
2
se dañe el disco duro del mismo, exista un virus en el sistema, o que ocurra un
desastre natural.
En este sentido, a Continuación se muestra un gráfico donde se observan los
principales factores por los cuales ocurren pérdida de datos.
Fuente: http://www.terra.es/tecnologia/articulo/html/tec16061.htm
•
•
•
•
•
Anomalías del hardware o del equipo 44%
Error humano 32%
Software dañado o anomalías de programas 14%
Virus informáticos 7%
Desastres naturales 3% -
Para finalizar, podríamos acotar que las Copias de Seguridad son el punto
neurálgico y de partida ante un eventual siniestro informático de la información
documental conservada en los Archivos de las Universidades.
PROPUESTA METODOLOGICA
El documento electrónico de archivo es el registro de información generada,
recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, que permanecen
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los
archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a
la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación
Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser
individualizados, ya que cada uno se refiere al cumplimiento de funciones
manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden que
se han producido0” (Archivo ULS, 2003).
En tal sentido, a continuación se describe una propuesta metodológica para la
generación, administración y custodia de las copias de respaldo de la
información electrónica en Archivos Universitarios.
a. Organización de la información interna en el PC
El primer momento en la generación de una copia de seguridad para cualquier
archivo dentro de la estructura orgánica típica de cualquier universidad (Ej.
Recursos Humanos, Financiera, Servicios Generales, Biblioteca, Bienestar
Universitario, Planeación, Secretaria General entre otros). Se propone la
organización interna de la información electrónica albergada en todos y cada
uno de los equipos de cómputo dispuestos para tal fin en dichas unidades,
independientemente sean estos de mesa y/o portátiles en sus diversas
presentaciones: Notebook y Laptop, entre otros.
Para tal fin, se sugiere seguir el esquema planteado por la tradicional teoría
archivista. En el cual, la información se agrupa por Series y/o Subseries
Documentales, de acuerdo a las siguientes definiciones:
Serie documental: “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” (Acuerdo 027, 2006)
Serie documental digital: “conjunto discreto de datos (ficheros de texto, de datos
o de imagen) almacenado en un ordenador, aplicación o base de datos,
lógicamente interrelacionado, y que sirve a un propósito o función común” (Serra
Jordi, 2005).
Subserie documental: “conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas” (Acuerdo 027, 2006).
A continuación se observa un ejemplo de aplicación (Fuente: Archivo Unisalle, 2009):
b. Denominación o asignación de nombres a los documentos electrónicos
de archivo
Es de vital importancia, identificar o “bautizar” los documentos con
denominaciones que correspondan al asunto (serie y/o subserie) del que tratan,
pero es recomendable, en la medida de lo posible, que se identifiquen de
acuerdo con el tipo documental registrado en la Tabla de Retención
Documental, el siguiente orden:
Recuerde que este mismo sistema de organización de carpetas, lo debe
emplear para manejar el correo electrónico institucional. Además, cualquier otro
sistema de denominación conduce a la pérdida de la información e impide una
consulta eficiente.
c. Generación de Copias de Respaldo
Como metodología propuesta para la generación de dichas copias se prefiere
la autonomía humana y la generación manual en cada uno de los equipos de
cómputo (PC Personal). Pues la generación de respaldos automáticos, no
diferencia entre documentos facilitativos3 y sustantivos4 y mucho menos
reconoce valores primarios y secundarios de los documentos objeto de
conservación permanente en formato electrónico, digital y/o virtual.
Para efectos de una mayor comprensión por parte del lector del presente texto.
Se define Valoración y Selección de Documentos Electrónicos como “el
acto de conservar los documentos electrónicos por períodos de tiempo
determinados en función de su valor” (Serra Jordi, 2005).
En resumen, nuestra propuesta se basa en cinco puntos fundamentales a
saber.
1. Es necesario la definición de la carpeta única al interior de cada PC,
pues su objeto es el albergar los documentos electrónicos de carácter
Entiéndase por Documentos Facilitativos: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones
(Acuerdo 026, 2006).
3
Para el caso de los Documentos Sustantivos el Archivo General de la Nación de Colombia los define como
Documentos Misionales y su definición apunta a: ”Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto
social” (Acuerdo 026, 2006).
4
oficial y que responden a una función sustantiva de la dependencia
productora de la información documental.
2. Mantener la carpeta en forma organizada, respetando los principios
archivistitos de procedencia5 y orden original6 y a su vez, de las
recomendaciones mencionadas en el apartado anterior.
3. Establecer dentro de la arquitectura informática de la Universidad un
Servidor de Red (BD Server), el cual es de carácter exclusivo para
albergar las copias de respaldo de la información institucional. Por
cuanto en dicha ubicación, será el lugar donde cada uno de los usuarios
responsables de los equipos de computo efectuaran la transferencia de
información, de acuerdo a la periodicidad declarara (mensual,
bimensual, trimestral, semestral etc.).
Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. (Acuerdo 026,
2006).
5
Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario
para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. (Acuerdo 026, 2006).
6
4. Crear dentro del servidor habilitado para tal fin (BDServer), una carpeta
virtual que contendrá las copias de seguridad mes a mes de las
diversas unidades administrativas que conforman la Institución y en la
cual los responsables de la gestión documental de cada una de las
dependencias, deberá remitir la información electrónica de su PC al
finalizar el mes y así sucesivamente.
5. Posteriormente al interior de la carpeta Copias de Seguridad se
deberá reflejar la estructura orgánica de la IES, con el animo de
organizar en forma clara y sencilla la información electrónica a ser
conservada por en el mediano y largo plazo.
6. Para finalizar la copia de seguridad, al interior de cada una de las
carpetas virtuales que reflejan la estructura orgánica de la IES. Se
deberá proceder a ubicar la subcarpeta respectiva del mes a generar el
archivo de respaldo y posteriormente efectuar la copia de los
documentos electrónicos del PC (Archivo de Gestión) que esta
efectuando la transferencia documental7
d. Administración y Custodia
En cuanto al caso de la administración y custodia de las copias de seguridad se
han definido tres puntos fundamentales sobre los que descansa su correcta
gestión.
1. Capacitación: Por ser la formación uno de los factores más importantes
en la generación de una cultura organizacional, en materia de gestión de
documentos. Se recomienda la elaboración de un tutorial (demo) que les
permita a los usuarios finales del PC, conocer en todo momento el
procedimiento a seguir para la generación de una copia de raspado de la
información electrónica institucional y a su un mecanismo valido para la
remisión de la información a un sistema de almacenamiento masivo
(servidor).
2.
Base
de
Datos (Inventario): Para efectos de recuperación de la información
electrónica almacenada en todas y cada una de las copias de seguridad
Se define Transferencia Documental como: “Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de
éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes” (Acuerdo 027, 2006).
7
generadas para salvaguardar el patrimonio electrónico de la IES, se
sugiere la elaboración de una base de datos (BD) que permita la
administración de las agrupaciones documentales (Series y Subseries),
la localización física de la información documental (Inventarios8) y los
reportes de seguimiento frente a la generación, capacitación e insumos
para los archivos de respaldo.
3. 3.
Rotulación de CD, DVD,
Cintas, Disquete: Para efectos de tener una visión más exacta de los
contenidos que alberga cada una de las copias de seguridad, se sugiere
la elaboración de un rotulo que permita identificar información pertinente
frente a aspectos particulares tales como: Nombre de la Institución,
Dependencia Generadora, Código de la Dependencia y de la Serie
Documental, soporte utilizado y fecha de realización de la copia, entre
otros.
BIBLIOGRAFIA
El Reglamento General de Archivos para Colombia (2003), define los Inventarios como: “Instrumento de recuperación
de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.”
8
•
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento general
de archivos. 3 ed. Bogotá: el archivo, 2003.
•
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006
“Por medio del cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994” –
Actualización Glosario Reglamento General de Archivos. 12 p.
•
SERRA SERRA, Jordi. Valoración y selección de documentos electrónicos:
principios y aplicaciones. En: Revista Tria, No 12 (2005); pp. 119-255.
•
UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Manual de organización de archivos
electrónicos. Bogota: Oficina de Archivo, Documentación e Información,
2009. 5 p.
•
UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Demo copia de seguridad. Bogota: Centro
de Sistemas e Informática – Archivo, 2003. Archivo Macromedia Flash.
ANEXO No 1
FORMATO DE SEGUIMIENTO COPIAS DE SEGURIDAD
Nombre de la dependencia:
Fecha:
Responsable:
CLASIFICACION PC POR SERIES Y SUBSERIES
1.
(B - R - M)*
2.
3. Documentos En PC desorganizados
(S/N)
(B - R - M)*
4. Documentos Organizados (S/N)
CAPACITACION EN COPIAS DE SEGURIDAD
3. Asistencia a Capacitación (S/N)
4. Demo (S/N)
5. Existe Persona Responsable (S/N)
5. Se dio Capacitación el día de la Visita
(S/N)
SISTEMA DE CORRESPONDENCIA
6. Base de Datos Correspondencia:
7. Planillas de Mensajería (S/N)
ARCHIVO
8. Inventario de Archivo (S/N)
9. Plantilla de Rótulos (S/N)
10.Asistente Secretarial (S/N)
OBSERVACIONES
7. Observaciones:
8. Firma responsable(es):
Firma visitante:
ANEXO No 1
FORMATO DE INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD
INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD
Inventario General de Copias de Seguridad
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD
CODIGO
Dependencia
Serie
Subserie
113
113
113
173,5
113
113
113
113
173,6
252,2
Base de Datos de
Personal
Base de Datos Docencia
Fechas de
Transferencia
28/02/2003
28/02/2003
173,6
Base de Datos Docencia
15/03/2003
173,6
Base de Datos Docencia
28/03/2003
173,5
252,2
173,5
252,2
Sistema Institucional de
Informacion
Base de Datos de
Personal
Página Web Universidad
Sistema Institucional de
Información
Base de Datos de
Personal
Página Web Universidad
Verificación
Soporte Recibido
28/02/2003
Página Web
113
113
113
Nombre de la Base
de Datos
Responsables: Ing. Pedro Pérez
Elaboró: Ing. Pedro Pérez
28/03/2003
Localización
#Módulo
#Entrepaño
14
1
1.C.D
14
1
1 CD
15
4
1 CD
15
5
1.CD
16
1
1, CD
16
1
1.CD
28/03/2003
11/04/2003
11/04/2003
11/04/2003