Sesión 6 Etapas y herramientas para diseñar un plan de

 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O Sesión 6 Etapas y herramientas
para diseñar un plan de
capacitación III
Objetivo
El alumno seleccionará el método ideal para ejecutar satisfactoriamente
el control de los resultados de la capacitación con el fin de estimar los
costes-beneficios derivados de la misma.
En esta sesión
Figura 1. Mapa de la sesión
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 1 D E 1 2 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O Introducción
Después de diseñar e implementar un plan de capacitación, desde el
diagnóstico de necesidades hasta sus ajustes, surge el último y no por
ello menos importante aspecto a considerar.
A nivel de dirección, controlar los resultados y evaluar los costesbeneficios de la capacitación es quizás el paso más significativo. A
continuación veremos por qué.
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de los costes-beneficios
Control de
resultados
Al paso que vigila el proceso de capacitación y mide el alcance de los
objetivos se le denomina control.
El control proporciona la estructura procedimental para el buen
desempeño del plan de capacitación. Consiste en una serie de acciones
sustentadas y un conjunto de herramientas que permiten registrar el
desarrollo del plan de capacitación.
A. Acciones sustentadas.
Se debe llevar un registro de todas las acciones necesarias para llevar a
cabo la capacitación. Son seis principalmente:
1. Requisitos del espacio físico e instalaciones.
Es conveniente hacer visitas al espacio físico donde se piensa llevar a
cabo la capacitación. Si es dentro de la organización, debe reservarse
con antelación, así se trate de una sala, un foro, un laboratorio, un salón,
etc. Si es fuera de la organización, antes de realizar la renta debe
verificarse que cuenta con los elementos necesarios para aplicar el plan.
Los elementos que deben atenderse son:
•
Número de personas que caben cómodamente.
•
La cercanía o lejanía.
•
Acceso con transporte público o privado (estacionamiento).
•
Factores de distracción (cerca de un hospital, aeropuerto, sin
cortinas).
•
Distribución del espacio.
•
Instalaciones de servicio en buen funcionamiento (luz, agua,
enchufes, calefacción y/o ventilación).
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Baños con lo necesario.
•
Bancas o sillas cómodas.
•
Espacio suficiente para el grupo, el equipo material y de servicio.
•
Seguridad del lugar (a quién recurrir en caso de emergencia).
•
Requisitos para entrar al lugar (para ciertas áreas especializadas
como laboratorios, se necesitan cofias, zapato antiderrapante o de
goma, cubrebocas, lavado de cara y/o manos, no introducir metales,
etc.).
•
Para el caso de personas con capacidades diferentes: accesos para
silla de ruedas, elevadores, puertas anchas, rampas, etc.
•
Espacios destinados para dejar pertenencias personales del grupo
con seguridad.
2. Indicaciones generales para el grupo a capacitar.
Hacer un juego de indicaciones para el grupo que recibe el plan de
capacitación con la siguiente información:
•
Nombre del plan, curso, taller, etc.
•
Fechas de inicio y cierre, indicar si son consecutivas o intercaladas.
•
Dirección del lugar.
•
Mapas y/o croquis para llegar.
•
Hora de registro.
•
Hora de inicio.
•
Datos importantes para la llegada: quién los recibirá, por cuál puerta
entrarán, referencias de color y diseño de ser necesario.
•
Horarios de descansos, comidas, recesos, etc.
•
Mapas y/o esquemas del sitio, poniendo referencias importantes
como entradas, salidas, estacionamiento, baños, enfermería,
teléfonos, áreas de descanso, áreas de comida.
•
Cronograma del plan por pláticas, actividades, conferencias, etc.,
incluyendo ponentes y nombre de los temas.
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Cada curso varía dependiendo del tema, organización y objetivos, sin
embargo, hay ciertos recursos que se pueden anticipar pues son de gran
utilidad:
•
Papelería en general que incluye lápices, gomas, plumones,
rotafolios, cartulinas, plumas, gises, acetatos, etiquetas, calculadora,
ligas, clips, sobres, credenciales en blanco, extensiones eléctricas,
papel bond, etc.
•
Equipo eléctrico y electrónico como retroproyector, pantallas,
televisión, cañón, control remoto, baterías, DVD, micrófonos,
videograbadora, cintas en blanco, señaladores láser, etc.
4.
Acciones previas al plan.
Antes de que el plan de capacitación arranque, debe considerarse lo
siguiente:
•
Publicidad del plan entre los asistentes y jefes directos.
•
Confirmación de los capacitadores y/o ponentes.
•
Confirmación del número total de asistentes.
•
Verificación de los recursos materiales.
•
Última revisión del espacio físico con todas sus especificaciones.
•
Lista de asistencia de los participantes.
•
Revisión de los materiales requeridos por los capacitadores.
•
Cuadernos de trabajo o informativos impresos y listos para entregar.
•
Paquetes de primeros auxilios.
•
Espacios para los descansos.
•
Alimentos y bebidas.
•
Logística de bienvenida, desarrollo, diplomas y/o reconocimientos,
brindis, etc.
•
Asegurarse de proporcionar la misma información a los ponentes
invitados y/o capacitadores, ya sean internos o externos.
•
Pagos o anticipos de las rentas, compras y salarios.
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El primer día de la capacitación, los organizadores deberán estar mínimo
una hora antes del inicio para ayudar en las siguientes actividades:
•
Hacer las últimas observaciones en el área de recepción y registro.
•
Tener listas las credenciales.
•
Lista de alumnos y capacitadores a la mano.
•
Hacer el recorrido físico que los participantes e instructores harán
desde su llegada, repasando las indicaciones necesarias para llegar
al salón.
•
Verificar que los alimentos y bebidas sean suficientes y estén en el
lugar solicitado.
•
Ver que la distribución del mobiliario del aula se encuentre como se
requirió.
•
Verificar el sistema de entrega de material de trabajo, como
cuadernillos, esquemas, lápices, etc.
•
Sincronizar relojes.
•
Asegurarse que cada uno de los recursos didácticos estén en su
sitio y funcionando correctamente.
Una vez iniciada la capacitación:
•
Dentro de la apertura, dar la bienvenida a los participantes,
recordándoles el por qué de ese curso de capacitación.
•
Dar inicio al evento presentando al primer instructor, mediante una
síntesis curricular.
•
Recolectar las listas de registro de los participantes, revisando que
se hayan llenado correctamente.
•
Estar pendiente del servicio de alimentos, de las necesidades de los
instructores y de la limpieza de las aulas al término de cada sesión.
•
En caso de ruptura accidental de algún elemento, contar con
repuestos o material alternativo.
•
Para la clausura, aplicar la evaluación final de todo el curso.
•
Hacer la finalización del plan o preparar lo necesario para quien la
lleve a cabo.
•
Entregar diplomas y/o reconocimientos.
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C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O Hacer de conocimiento público futuros programas,
complementarias o cualquier evento relacionado con éste.
pláticas
6. Acciones posteriores al plan.
•
Dejar los espacios físicos tal cual fueron adquiridos (quitar pósters,
anuncios, listones, etc.).
•
Inventario final de los materiales y equipo utilizado, garantizando su
buen estado, o en su defecto, considerar los repuestos. Corroborar
su funcionamiento, posibles daños y condiciones.
•
Guardar los sobrantes que puedan volverse a utilizar.
•
Anotar comentarios de consideración para futuros eventos.
•
Tramitar los pagos finales de rentas, honorarios, compras, etc.
•
Hacer una relación de la evaluación de los alumnos e instructores.
•
Condensar todas las evaluaciones en cuadros o gráficas para
presentar los resultados a los directivos.
•
Realizar un feedback con los capacitadores en cuanto a los
alumnos y a la organización del plan.
B. Herramientas de control.
Para llevar un registro de la evolución del plan de capacitación se
recomienda utilizar dos instrumentos de control:
a. Listas de verificación o checklist.
Estas listas contienen, de manera seccionada y organizada, diferentes
aspectos clave sobre los cuales se debe prestar atención. Son de rápida
aplicación.
b. Registro de quejas y sugerencias.
Puede incluirse en las evaluaciones que se apliquen al final del evento,
ya que de este instrumento se desprende mucha información que servirá
en planes futuros. Al momento de analizarla, es importante descartar la
que sea innecesaria o visceral, ya que en ocasiones, dependiendo de su
estado de ánimo, los participantes parcializan su opinión.
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 7 D E 1 2 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O Evaluación de
coste-beneficio
Para realizar la evaluación del coste-beneficio de los planes y programas
de capacitación, primero se realiza el cálculo del costo total del plan de
capacitación, el cual puede basarse en el presupuesto previamente
hecho, ya que en él se anotaron los costos de los elementos necesarios.
Después se debe hacer el cálculo que la capacitación brindó a la
organización y traducirlo en términos económicos o utilidades. Para ello,
debemos saber de qué manera aumentó la productividad de la
organización por medio de las personas capacitadas.
Productividad
y producción
Regularmente se llega a confundir aumento de productividad con
aumento de producción, cuando se trata de conceptos diferentes.
La producción es el resultado de la actividad de la organización, es un
producto o servicio; mientras que la productividad tiene que ver con
hacer más y mejor el producto: con menos costos, esfuerzos, mayor
calidad, mejores procesos de elaboración, etc.
La productividad es un medio para la producción y durante ese
camino es que se considera el beneficio de los trabajadores.
La falta de desarrollo, producción o expansión de muchas
organizaciones, se debe a la falta de capacitación de sus trabajadores
en todos los niveles, lo cual es equiparable a su falta de productividad.
Para estimar el índice de productividad de la organización en números,
Reza (1998) lo ejemplifica de la siguiente manera:
Producción
1. Productividad =
Insumos
Resultados logrados
2. Productividad =
Recursos empleados
Producción total
3. Productividad =
Insumo total
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4. Productividad =
Recursos totales consumidos
Efectividad
5. Productividad =
Eficiencia
Producto medido en cantidades
físicas
6. Productividad =
Insumo medido en cantidades
físicas
Producto total
7. Productividad =
Un insumo determinado
Cantidades físicas de producto
8. Productividad =
Horas-hombre trabajadas
Las fórmulas anteriores nos proporcionan un cálculo de la productividad
para saber cómo va el incremento de los beneficios en cuestiones
económicas, pues lo que se pretende es producir más con menos
costos, hacer inversiones y no gastos.
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 9 D E 1 2 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O A continuación se presenta un ejemplo propuesto por Reza (1998), en el
que se explica de manera muy sencilla y gráfica, cómo se ven reflejados
los índices de productividad (beneficio para la empresa), así como los
posibles focos rojos.
500
Productividad =
=5
100
Comportamiento de
los factores
Explicación del
suceso
Resultado
Ejemplo
1. Producto
constante,
disminución del
insumo
Misma
producción con
menos recursos
Aumento de la
productividad
500 / 80 =
6.2
2. Incremento en el
producto,
disminución del
insumo
Mayor
producción con
menos recursos
Aumento de la
productividad
600 / 80 =
7.5
3. Incremento en el
producto insumo
constante
Mayor
producción con
los mismos
recursos
Aumento de la
productividad
600 / 100 =
6
4. Disminución del
producto,
insumo
constante
Menor
producción con
más recursos
Decremento
de
productividad
400 / 120 =
3.3
5. Disminución del
producto,
incremento del
insumo
Menor
producción con
los mismos
recursos
Decremento
de
productividad
400 / 100 =
4
6. Incremento del
producto,
incremento del
insumo
Mayor
producción con
más recursos
Productividad
constante
600 / 120 =
5
7. Producto
constante,
insumo
constante
Misma
producción con
mismos recursos
Productividad
constante
500 / 100 =
5
8. Disminución del
producto,
disminución del
insumo
Menor
producción con
menos recursos
Productividad
constante
400 / 80 = 5
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 1 0 D E 1 2 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O En la tabla anterior, el 500÷100=5 representa el punto equilibrio, en el
que no hay ganancias pero tampoco pérdidas, como en los ejemplos 6,
7, 8.
En los ejemplos 1, 2 y 3 se aprecia cómo se da el aumento de la
productividad por diferentes razones, aumentando también el beneficio
de la organización.
Por el contrario, en los ejemplos 4 y 5 se aprecia un decremento de la
productividad.
Así, esta tabla suele ser una buena referencia para ubicar, en términos
coloquiales pero finalmente financieros, el índice de productividad.
Conclusiones
Recordemos que en nuestro país, y en general en Latinoamérica, la
capacitación es percibida como un gasto y no como una inversión.
Es momento de comenzar a cambiar tal percepción, proporcionando
planes estructurados, bien organizados, pero sobre todo, enfocados al
cumplimiento de los objetivos de la organización, logrando al mismo
tiempo elevar la calidad profesional y laboral de los colaboradores, y por
ende, del país.
La capacitación debe convertirse en la principal aliada de la
organización, brindando beneficios cualitativos pero también
cuantitativos.
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 1 1 D E 1 2 C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O Referencias consultadas
•
López, J. (2002). Aprender a planificar la formación. España: Paidós.
•
Mitchell, G. (1993). Manual del capacitador. México: Iberoamericana.
•
Reza, J. (1998). Cómo desarrollar y evaluar programas de capacitación en las
organizaciones. México: Panorama.
•
Solé, F. (1997). Guía para la formación de la empresa. España: Civitas.
D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -­‐ P Á G I N A 1 2 D E 1 2