recepción y registro de bienes instrumentales de cancillería

PROCEDIMIENTO
“RECEPCIÓN Y REGISTRO DE BIENES
INSTRUMENTALES DE CANCILLERÍA”
(PR-DGBIRM-06)
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO.
Emb. Patricia Espinosa Cantellano.
Secretaria.
Lic. Julio Camarena Villaseñor.
Oficial Mayor.
Ing. Luis Mariano Hermosillo Sosa.
Director General de Programación, Organización y Presupuesto.
Lic. Bernardo Netzahualcóyotl Alcántara García.
Director General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales.
Lic. Jesús Manuel Ponce Salas.
Director General Adjunto de Adquisiciones y Control de Bienes - DGBIRM.
Lic. Mónica Pérez López.
Directora General Adjunta de Organización, Soporte Operativo y Contabilidad - DGPOP.
Lic. José Arturo Valor Flores.
Director de Control de Bienes Muebles - DGBIRM.
Lic. Victoria Díaz Uribe.
Subdirectora de Inventarios - DGBIRM.
Lic. Carlos Raúl Zepeda Cisneros.
Jefe de Departamento de Inventarios al Exterior - DGBIRM.
Dictaminó:
Lic. Berenice Bonilla Rojas.
Subdirectora de Organización - DGPOP.
Lic. Elizabeth González Díaz.
Enlace de alta responsabilidad - DGPOP.
Enero de 2010.
PR-DGBIRM-06.
Versión 1.0
Procedimiento
PR-DGBIRM-06
Fecha: 15/01/2010
Recepción y Registro de
Bienes Instrumentales de Cancillería
Versión: 1.0
Página: 3 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
1.
Propósito del procedimiento.
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer las actividades necesarias para
la recepción y registro en el Sistema de Administración de Inventarios de los bienes instrumentales de la
Cancillería.
2.
Alcance.
El presente procedimiento aplica a la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales; a la
Dirección General Adjunta de Adquisiciones y Control de Bienes; a la Dirección de Control de Bienes
Muebles; a la Subdirección de Inventarios y Almacenes; y al Departamento de Inventarios y Almacenes;
a las unidades administrativas, y a las delegaciones metropolitanas y foráneas de la Secretaría de
Relaciones Exteriores.
3.
Marco Jurídico.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada.

Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal.

Lineamientos de atribuciones y funciones de las coordinaciones administrativas de la Secretaría de
Relaciones Exteriores.

Políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios para la
Secretaría de Relaciones Exteriores.

Catálogo de Bienes Muebles (CABM).
4.
Responsabilidades.
La Subdirección de Inventarios y Almacenes, y el Departamento de Inventarios y Almacenes son
responsables de la elaboración, actualización y aplicación del presente procedimiento.
La Dirección General Adjunta de Adquisiciones y Control de Bienes y la Dirección de Control de Bienes
Muebles son responsables de la supervisión del cumplimiento del presente procedimiento, así como de
su correcta aplicación.
Procedimiento
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Fecha: 15/01/2010
Recepción y Registro de
Bienes Instrumentales de Cancillería
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
5.
Definiciones.
Almacén de bienes instrumentales: Espacio destinado para el resguardo de bienes instrumentales.
A vistas: Recepción de los bienes instrumentales entregados por el proveedor, a reserva de ser
verificados por el área solicitante y de que ésta dé su visto bueno.
Bienes instrumentales: Se denomina bien instrumental a los considerados como implementos o
medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la
asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad
en el servicio.
CABM: Catálogo de Bienes Muebles de la Secretaría de la Función Pública.
Coordinaciones administrativas: Las señaladas en el punto V. Estructura y Organización de los
Lineamientos de atribuciones y funciones de las coordinaciones administrativas de la Secretaría de
Relaciones Exteriores.
Delegaciones: Órganos administrativos desconcentrados adscritos a la Secretaría de Relaciones
Exteriores dependientes de la Dirección General de Delegaciones.
Pedido-contrato: Documento que utiliza la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones, para formalizar
las adjudicaciones que se realizan a través de los diversos procedimientos de compra.
SAI: Sistema de Administración de Inventarios en el cual se registran los datos de identificación
cualitativa de los bienes instrumentales, número de inventario, unidad administrativa o delegación a la
que está asignado el bien, etc.
Sanción: Pena económica impuesta por la Secretaría al proveedor por atraso en el cumplimiento de las
condiciones pactadas en la entrega de bienes.
Tarjeta de resguardo: Documento que tiene por objeto controlar la asignación individual de los bienes,
su identificación, así como los datos del servidor público responsable del resguardo, quien firmará la
tarjeta respectiva.
Unidades Administrativas (UA): Cualquier unidad responsable u órgano administrativo desconcentrado
que se menciona en el artículo 5º del Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
Valor de adquisición: Costo unitario del bien registrado en la factura, sin considerar el Impuesto al
Valor Agregado (IVA).
DAC: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones.
DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
DCBM: Dirección de Control de Bienes Muebles.
SIA: Subdirección de Inventarios y Almacenes.
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.
Método de trabajo.
6.1. Políticas y lineamientos.
1. Cuando se establezca en el pedido-contrato, la Subdirección de Inventarios y Almacenes será la
responsable de recibir, revisar y resguardar en el Almacén de bienes instrumentales, los bienes
adquiridos por la Secretaría.
2. En casos excepcionales y justificados, la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos
Materiales podrá autorizar la recepción del bien en un lugar distinto al Almacén de bienes
instrumentales, en cuyo caso se liberará la factura hasta que se haya verificado la entrega o el
Coordinador Administrativo de la unidad requirente de manera indelegable asuma por escrito la
responsabilidad de la recepción.
3. En la recepción de bienes informáticos o de comunicación, invariablemente se deberá contar con
el visto bueno de la Dirección General de Tecnologías de Información e Innovación,
independientemente del área requirente.
4. La Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá verificar las características y cantidades
establecidas en el pedido-contrato en el momento de la entrega de los bienes instrumentales
adquiridos por la Secretaría. Para la recepción se deberá contar con el original del pedidocontrato y original de la factura y/o nota de remisión del proveedor, éstas últimas deberán ser
firmadas de visto bueno por la unidad administrativa requirente.
5. El Titular de la Delegación o Coordinador Administrativo será el responsable de la recepción de
los bienes en las delegaciones (quienes en su momento deberán remitir la factura y
documentación correspondiente a la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos
Materiales, y a la Coordinación Administrativa de la Oficialía Mayor).
6. No serán resguardados en el Almacén de bienes instrumentales aquellos bienes que no cumplan
con las características solicitadas en el pedido-contrato, ni se recibirán bienes si no se cuenta
con la copia original del pedido-contrato suscrito.
7. Se deberán registrar y asignar en el Sistema de Administración de Inventarios todos los bienes
instrumentales adquiridos por la Secretaría a fin de asignar el número de inventario y área
responsable de su resguardo.
8. Las coordinaciones administrativas deberán reasignar directamente los bienes al personal
usuario, notificándolo a la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales.
9. Los movimientos internos de bienes instrumentales, así como las bajas deberán ser reportados
por escrito (a través de los formatos autorizados) a la Dirección General de Bienes Inmuebles y
Recursos Materiales a través de las coordinaciones administrativas correspondientes.
10. Los bienes factibles de registrarse en el Sistema de Administración de Inventarios son aquéllos
considerados como bienes instrumentales de acuerdo con el Catálogo de Bienes Muebles
(CABM) emitido por la Secretaría de la Función Pública, que sean propiedad de la Federación y
estén al servicio de la Secretaría de Relaciones Exteriores, independientemente de la forma de
adquisición (compra, donación, transferencia, etcétera).
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
11. No deberán ser registrados en el SAI, aquellos bienes que sin ser propiedad de la Federación,
están bajo la responsabilidad de la Secretaría de Relaciones Exteriores por mérito de convenio o
contrato. Siendo las coordinaciones administrativas las que mantengan el control interno de los
bienes, de acuerdo con las estipulaciones del convenio o contrato respectivo.
12. El registro en el Sistema de Administración de Inventarios se efectúa una sola vez, al adquirirse u
obtener la posesión del bien.
13. A los bienes instrumentales debe asignárseles un número de inventario integrado por los dígitos
del ramo presupuestal, la clave que le corresponda de acuerdo al Catálogo de Bienes Muebles y
el número progresivo correspondiente.
14. El número de inventario será el registro de control y de identificación cuantitativa del bien, que se
señalará de forma documental y en el propio bien, a través de etiquetas con código de barras. La
Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá emitir y asignar dicho número.
15. La Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá emitir la etiqueta con código de barras que
identifica al bien instrumental con su número de inventario. Todos los bienes bajo resguardo de
la Secretaría, inclusive los que se encuentren en el Almacén de bienes instrumentales, sean
nuevos o usados, deberán de contar con su etiqueta adherida correspondiente, que permita su
identificación.
16. Los bienes deben ser registrados en el Sistema de Administración de Inventarios a valor de
adquisición. En caso de no conocerse el registro del valor de adquisición de algún bien, éste
podrá ser asignado para fines administrativos de inventario por el responsable de la Dirección
General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales, considerando el valor de otros bienes con
características similares o el que se obtenga a través de otros mecanismos que se juzguen
pertinentes. Cuando la posesión del bien se obtiene por otro procedimiento que no es la
adquisición, el registro se realiza de acuerdo con lo estipulado en el acta o contrato suscrito.
17. El valor del bien se registra para efectos contables y no necesariamente representa su valuación
para efectos de recuperación o reposición.
18. Los bienes instrumentales que se localicen en el Almacén de bienes instrumentales no tendrán
tarjetas de resguardo.
19. Es responsabilidad del Subdirector de Inventarios y Almacenes llevar a cabo muestreos
aleatorios de las existencias de los bienes instrumentales que se localicen en el Almacén de
bienes instrumentales.
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.2. Descripción de actividades.
Documento
de trabajo
(Clave)
- Pedido-contrato.
Paso
Responsable
Actividad
1.
Dirección
de
Control
de
Bienes Muebles
Recibe de la Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones el pedido-contrato y lo turna a la
Subdirección de Inventarios y Almacenes para que
reciba los bienes de acuerdo al pedido-contrato.
2.
Subdirección
Inventarios
Almacenes
Recibe el pedido-contrato y programa la fecha de
entrega del bien con el proveedor y la unidad
administrativa requirente para que acudan al Almacén
de bienes instrumentales para la recepción dentro del
plazo establecido en el pedido-contrato.
- Pedido-contrato.
Recibe los bienes instrumentales, solicitando al
proveedor la entrega de la nota de remisión o factura
para la recepción.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
3.
de
y
Nota: En caso de que el responsable de la unidad
administrativa requirente, no se presente el día de la
entrega para que proporcione el visto bueno, la
Subdirección de Inventarios y Almacenes recibirá los
bienes con sello “A vistas”.
4.
Verifica que las cantidades, especificaciones técnicas y
estado físico en el que se reciben los bienes, sean
conforme al pedido-contrato y en su caso con las
muestras presentadas.
5.
¿Los bienes cumplen con las especificaciones
establecidas en el pedido-contrato?
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
No: Continúa con la actividad número 6.
Sí: Continúa con la actividad número 7.
6.
Rechaza la recepción de los bienes, elabora nota o
correo electrónico indicando los motivos de su rechazo y
lo envía a las Direcciones de Adquisiciones y
Contrataciones; y de Control de Bienes Muebles, a fin
de que el proveedor realice las modificaciones
necesarias.
Regresa a la actividad número 3.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Nota o correo
electrónico.
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
Paso
7.
Responsable
Subdirección
Inventarios
Almacenes
de
y
Actividad
Verifica que la nota de remisión o factura cumpla con la
siguiente información:
Documento
de trabajo
(Clave)
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Descripción del bien,
- Cantidad,
- Precio unitario,
- Valor total de los bienes,
- Números de serie,
- Datos fiscales de la Secretaría.
8.
¿Cumple la nota de remisión o factura con las
especificaciones requeridas?
No: Continúa con la actividad número 9.
Sí: Continúa con la actividad número 10.
9.
Informa mediante correo electrónico el incumplimiento de
las especificaciones a las Direcciones de Adquisiciones y
Contrataciones; y de Control de Bienes Muebles.
Nota: Los bienes quedan en resguardo y se envía la
factura con las especificaciones correspondientes al
proveedor para su corrección.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Correo
electrónico.
Regresa a la actividad número 7.
10.
Verifica que el proveedor haya entregado los bienes
dentro del plazo establecido en el pedido-contrato.
11.
¿Los bienes fueron entregados a tiempo?
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
No: Continúa con la actividad número 12.
Sí: Continúa con la actividad número 13.
12.
Sella la nota de remisión o factura con la leyenda
“Sanción” y entrega al proveedor copia del documento.
Continúa con la actividad número 14.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
Paso
13.
Responsable
Subdirección
Inventarios
Almacenes
de
y
Actividad
Sella la nota de remisión o factura con la leyenda
“Recibido” y entrega al proveedor copia del documento.
Nota: Si el proveedor entrega los bienes instrumentales
con la factura original una vez sellada y con visto bueno
del requirente, se gestionará el pago correspondiente.
14.
Remite el original de la factura mediante atenta nota a la
Dirección de Adquisiciones y Contrataciones.
Documento
de trabajo
(Clave)
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
Nota: En caso de que el proveedor presente nota de
remisión, éste deberá emitir la factura correspondiente.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Atenta nota.
15.
Registra el bien en el Sistema de Administración de
Inventarios asignando el número de inventario de
acuerdo con el Catálogo de Bienes Muebles.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
16.
Imprime la etiqueta con código de barras para que sea
colocada en el bien, o en su caso, la remite a la
Delegación Foránea para su colocación.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Etiquetas.
17.
Genera el reporte de bienes registrados en el Sistema de
Administración de Inventarios por factura.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
18.
Remite mediante atenta nota el pedido-contrato a la
Dirección General de Programación, Organización y
Presupuesto.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Atenta nota.
19.
Archiva
documentación
correspondiente.
- Pedido-contrato.
- Nota de remisión
o factura.
- Atenta nota.
Fin de procedimiento.
en
el
expediente
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Fecha: 15/01/2010
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.3. Diagrama de flujo (continúa).
INICIO
Recibir de la DAC el pedidocontrato, turnar a la SIA para
recibir los bienes de acuerdo
al pedido-contrato.
1
Pedido-contrato.
Recibir el pedido-contrato y
programar la fecha de
entrega del bien con el
proveedor y la UA requirente
para acudir al almacén.
2
Pedido-contrato.
Nota: En caso de que el responsable de la
unidad administrativa requirente, no se
presente el día de la entrega para que
proporcione el visto bueno, la Subdirección
de Inventarios y Almacenes recibirá los
bienes con sello “A vistas”.
Recibir
los
bienes
instrumentales, solicitar al
proveedor la entrega de la
nota de remisión o factura
para la recepción.
3
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Verificar que las cantidades,
especificaciones técnicas y
estado físico en el que se
reciben los bienes, sean
conforme al pedido-contrato.
4
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
¿Los bienes cumplen
con las
especificaciones
establecidas en el
pedido -contrato?
NO
Rechazar la recepción de los
bienes, elaborar nota o correo
electrónico indicar los motivos
de su rechazo y enviar a las
DAC y DCBM.
6
5
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
SÍ
3
7
Nota o correo
electrónico.
Procedimiento
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.3. Diagrama de flujo (continúa).
Verificar que la nota de
remisión o factura cumpla con
los requisitos.
7
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
¿Cumple la factura o
nota remisión con las
especificaciones
requeridas?
NO
Informar mediante correo
electrónico el incumplimiento
de las especificaciones a la
DAC y DCBM.
Nota: Los bienes quedan en resguardo y
se
envía
la
factura
con
las
especificaciones
correspondientes
al
proveedor para su corrección.
9
8
Pedido-contrato.
SÍ
Nota de remisión
o factura.
Correo
electrónico.
7
Verificar que el proveedor
haya entregado los bienes
dentro del plazo establecido
en el pedido-contrato.
10
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
NO
¿Los bienes fueron
entregados a tiempo?
Sellar la nota de remisión o
factura
con
la
leyenda
“Sanción”
y
entregar
al
proveedor
copia
del
documento.
12
11
Pedido-contrato.
SÍ
Nota de remisión
o factura.
14
Sellar la nota de remisión o
factura
con
la
leyenda
“recibido”
y
entregar
al
proveedor
copia
del
documento.
13
Nota: Si el proveedor entrega los bienes
instrumentales con la factura original una
vez sellada y con visto bueno del
requirente, se gestionará el
pago
correspondiente.
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
14
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Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.3. Diagrama de flujo.
Remitir el original de la
factura mediante atenta nota
a la DAC.
Nota: En caso de que el
proveedor presente nota de
remisión, éste deberá emitir la
factura correspondiente.
14
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Atenta nota.
Registrar el bien en SAI,
asignar
el
número
de
inventario de acuerdo con el
CABM.
15
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Imprimir la etiqueta con código
de barras para ser colocada
en el bien, o en su caso, la
remite a la Delegación Foránea
para su colocación.
16
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Etiquetas.
Generar el reporte de bienes
registrados en el SAI por
factura.
17
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
18
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
Remitir mediante atenta
nota el pedido-contrato a la
DGPOP.
18
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Atenta nota.
Archivar documentación en el
expediente correspondiente.
19
Pedido-contrato.
Nota de remisión
o factura.
Atenta nota.
FIN
Procedimiento
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Fecha: 15/01/2010
Recepción y Registro de
Bienes Instrumentales de Cancillería
Versión: 1.0
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
6.4. Anexo.
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Versión: 1.0
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Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Adquisiciones
Recursos Materiales
y Control de Bienes.
Pedido - contrato
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y Control de Bienes.