Eduardo Ruiz Vargas-Acquisitions Department

INFORME FINAL DE GESTION
El suscrito MBA Eduardo Ruiz Vargas, cédula 1-418-441 , en mi calidad de Director de
Proveeduría, presento de conformidad con la Directriz D- 1-2005-CO-DFOE, publicada
en la Gaceta N° 131 del 07 de julio del 2005 “ directrices que deben observar los
funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión”, según lo dispuesto en
el inc e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, el informe final de mi
gestión.
Ingresé al puesto de director en el mes de agosto de 1995, producto de una
reestructuración de la División Administrativa, cuyo objetivo primordial fue la de dotarla
de una estructura organizacional y técnica que le permitiera a su vez, contar con toda la
infraestructura administrativa necesaria para el buen desempeño de sus unidades,
fortaleciendo mediante el otorgamiento del rango de Departamento equiparándola con el
resto del sistema bancario y de tal manera, otorgando mas responsabilidades y facultades
al suscrito
Durante los años 1996/97/98 y 99 las compras de la Proveeduría se registraban en el
sistema Serie A, el cual era un sistema muy limitado que permitía efectuar únicamente la
consulta presupuestaria. Esta herramienta fue sustituida por un nuevo sistema
denominado SISTEMA INTEGRAL PROVEEDURIA –PRESUPUESTO ( SIPP ), el
cual es el que se utiliza actualmente y vino a automatizar algunas actividades propias de
la contratación administrativa, como por ejemplo el Registro de Proveedores,
cotizaciones, catálogo de artículos, consulta en línea con diferentes interfases, elaborar la
orden de compra, etc. Este sistema permitió establecer controles de acceso, perfiles por
empleado y funciones, así como fortalecer el control interno y darle seguimiento
mediante pistas de auditoria, a las acciones que realizaron las personas involucradas en
un determinado trámite. Además, gracias a este sistema, las funciones propias del
Departamento a partir de ese cambio se realizan en forma más ágil y eficiente.
Es importante hacer mención que a partir del 01 de mayo de 1996, entró a regir la Ley de
Contratación Administrativa N° 7494, la cual vino a sustituir el Reglamento a la Ley de
Administración Financiera de la República N° 1279, que data desde el 02 de mayo de
1951, el cual regulaba antes de la entrada en vigencia de la nueva ley, la normativa a
aplicar en materia de contratación administrativa. Esta Ley de Contratación
Administrativa cubre a toda la administración pública y ha permitido realizar las
compras de manera más expedita.
También a partir del año 1998, a solicitud de una recomendación de la Auditoria Interna,
se traslada al Departamento de Proveeduría la responsabilidad de la adquisición de
billetes , monedas, protocolos y especies fiscales, ya que anterior a esta fecha, esas
compras las realizaba el Departamento de Tesorería. Asimismo, en ese año, también se
le asigna a la dirección del departamento la contratación de los bienes y servicios que
requerían la SUPEN y la CONAVA. Posteriormente en el año 1999 por disposiciones
superiores, a la Proveeduría se le asigna realizar el trámite de las compras que requiere
la SUGEF para su normal funcionamiento.
Como consecuencia de la evolución que tuvo la División Administrativa en el periodo
1995-2001, surgieron condiciones que ameritaron el planteamiento de un nuevo orden
organizativo y de puestos derivados del proceso de informatización a que se vio
sometida la división con la finalidad de atender nuevos procesos y reordenar algunos de
los ya existentes. Con base en lo antes señalado, se planteó una nueva reestructuración
organizacional y del recurso humano, que tuvo como finalidad obtener el máximo
aprovechamiento de los recursos físicos, materiales, tecnológicos y humanos, así como,
fortalecer el servicio al cliente y el control interno como un pilar fundamental para el
buen desempeño de las funciones asignadas al departamento. Esta reestructuración se
implementó en al año 2001.
Producto de la citada reestructuración, se crearon dos áreas especializadas en materia de
contratación administrativa, a saber : Área de Términos de Referencia y Carteles y Área
de Compras, así como, la unidad de compras de bienes y servicios de los Órganos de
Desconcentración Máxima, la cual era atendida por personal de dichas superintendencias.
Con la finalidad de facilitar la gestión de todos los involucrados en el trámite de la
contratación administrativa, el suscrito en coordinación con los ejecutivos de área, se
abocó a la tarea de documentar los procedimientos correspondientes a las diferentes
actividades que lleva a cabo el departamento a mi cargo. A la vez, se establecieron
controles de calidad y oportunidad.
Como política de esta dirección, a partir del año 2001 y hasta la fecha, se institucionalizó
programas de capacitación anual, dirigidos a áreas estratégicas del banco y de los ODM,
con el objetivo de que las mismas conocieran de la normativa vigente que rige el proceso
de adquisición de bienes y servicios y las responsabilidades que ellos asumían como
administradores de de una contratación ( Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, resoluciones y oficios emitidos por la Contraloría General de la República,
Ley de Control Interno, votos de la Sala Constitucional, y demás Leyes Conexas, etc.).
También se implementó la asesoría personalizada a los clientes internos, para lo cual en
algunos casos la misma la brindábamos donde el centro de costo interesado nos la
solicitara.
Adicionalmente a mediados del año 2006 se inició con el registro de los diferentes
procedimientos de contratación en el Sistema Integral de Actividad Contractual ( SIAC )
de la Contraloría General de la República. Asimismo, se han implementado las medidas
pertinentes con la finalidad de corroborar de que los diferentes oferentes que participan
en los distintos procedimientos de contratación, cumplan con sus obligaciones obreros
patronales, para lo cual se verifica en el SICERE que estén al día con el pago de las
cuotas obrero-patronales, ya que de lo contrario , no son considerados como posibles
adjudicatarios. También se atendieron e implementaron todas las recomendaciones
emitidas por la Auditoria Interna.
A solicitud de la gerencia del banco y como consecuencia de una recomendación de la
Auditoria Interna, a partir de septiembre del 2006, la unidad de compras de bienes y
servicios de los ODM se eliminó, absorbiendo las tareas y responsabilidades que ellos
venían desarrollando, el personal de las otras dos áreas, a saber, Términos de Referencia
y Carteles y Compras.
Es importante resaltar que durante mi gestión, se tramitaron todas aquellas solicitudes de
compra de bienes y servicios recibidas en el departamento, tanto del Banco, como de los
ODM. Del año 2000 al 2006 se atendieron solo lo correspondiente a Banco Central
9.989 solicitudes. También deseo señalar que de conformidad con nuestras estadísticas,
de los Recursos de Objeción interpuestos ante la Contraloría General de la República por
los potenciales oferentes, únicamente uno fue fallado en contra de nuestra Institución.
Caso parecido sucedió con los Recursos de Apelación presentados ante el órgano
Contralor, donde prácticamente todos fueron declarados sin lugar.
Entre las principales contrataciones llevadas a cabo durante mi gestión están, entre otras,
el reforzamiento eléctrico del edificio principal, la remodelación interna del edificio
principal, la adquisición del equipo informático para el SINPE, SUPEN y SUGEVAL, la
adquisición de los billetes y monedas, la reparación de la explanada de la Plaza de la
Cultura, la remodelación del Museo de Oro Precolombino, etc.
Actualmente se está gestionando ante la Dirección General de Administración de Bienes
y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, la implementación para Banco
Central del Sistema de Compras Gubernamentales ( COMPRARED ). También se está
en la redacción de un borrador de reglamento interno en materia de contratación
administrativa, así como, la propuesta de formalización ante la Gerencia, del
procedimiento de Licitación con Precalificación para la adquisición de billetes y
monedas.
Adicionalmente a lo señalado en el párrafo anterior, a partir del 04 de enero del año en
curso, estamos realizando las contrataciones de bienes y servicios, aplicando el nuevo
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que rige a partir del 04 de enero
2007, el cual deroga el reglamento anterior que regía desde el 06 de marzo de 1996.
Atentamente,
MBA Eduardo Ruiz Vargas
CÉDULA 1-418-441
San José, 29 de mayo 2007