despacho de jefatura

CODIGO: JEF-003-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
JEFATURA
TITULO:
DESPACHO DE JEFATURA
RUBRO
Formulado por:
NOMBRE
FIRMA
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Aprobado por:
Jefatura del INDECI
VºBº por:
Oficina
de
Presupuesto
Planificación
y
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
1.
DESPACHO DE JEFATURA
COD: JEF-003-05
PAG
FECHA:28/09/2006
2/6
OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento de despacho de los documentos en la Jefatura del
INDECI.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en la Jefatura del INDECI, y está dirigido a
la derivación de documentos que envían las Unidades Orgánicas y Organos
Desconcentrados del INDECI, y Entidades Externas.
Describe las actividades desde la preparación de los documentos para ser
derivados por la Jefatura del INDECI, hasta su despacho a las Unidades
Orgánicas u Organos Desconcentrados del INDECI, o a Entidades Externas,
según corresponda.
3.
BASE LEGAL
3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI),
Decreto Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias
aprobadas por Decretos Legislativos Nos 442, 735, 905, Ley Nº 25414 y el
Decreto de Urgencia Nº 049-2000.
3.2. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del
Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo
Nº 058-2001-PCM.
3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por
Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM, del 06ENE03.
3.4. Resolución Jefatural Nº 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de
Organización y Funciones (MOF) del Instituto Nacional de Defensa Civil.
4.
REQUISITO DEL PROCESO
El envío de documentos, para ser tramitado en la Jefatura del INDECI, por parte
de cualquier miembro de la institución, o de una entidad externa.
5.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Jefatura del INDECI.
6.
SIGLAS
6.1. OD: Organo Desconcentrado del INDECI.
6.2. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional.
6.3. UO: Unidad Orgánica del INDECI.
6.4. V°B°: Visto bueno.
INDECI
Sede Central
7.
PROCEDIMIENTO:
DESPACHO DE JEFATURA
COD: JEF-003-05
PAG
FECHA:28/09/2006
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DEFINICIONES
7.1. Derivar: Encaminar, conducir algo de una parte a otra.
7.2. Despacho: Acción de resolver o tratar un asunto. Determinar algo.
7.3. Documento Visado: Documento que lleva el visto bueno del Jefe, Subjefe,
Director Nacional o Jefe de Unidad Orgánica del INDECI.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
8.
DESPACHO DE JEFATURA
COD: JEF-003-05
PAG
FECHA:28/09/2006
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
ORGANICA
RESPONSABLE
JEFATURA
Secretaria
SUBJEFATURA
SubJefe
JEFATURA
Secretaria
SGII
Secretaría
General
ENTIDAD
EXTERNA
Responsable
JEFATURA
Jefe del INDECI
SGII
Secretaría
General
UO / OD
Responsable
JEFATURA
Secretaria
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Viene del proceso de “Trámite de Documentos en
la Jefatura”, el que concluye con la recepción de
documentos derivados de una Unidad Orgánica o
de un Organo Desconcentrado del INDECI o de
una Entidad Externa.
1. Prepara documento para ser despachado con
el V°B° del Jefe del INDECI.
Documento es para la SubJefatura
2. Envía documento a la SubJefatura.
Se inicia el proceso de “Trámite de Documentos
en la SubJefatura”, el que finaliza con la
recepción de los resultados del seguimiento de
los documentos que se encargó a la SubJefatura.
Documento No es para la SubJefatura
3. Envía documento a la Secretaria General, con
la indicación respectiva para su derivación.
Se inicia el proceso de “Administración del
Proceso de Tramite Documentario”, el que
concluye con la entrega de los documentos
despachados a la Unidad Orgánica u Organo
Desconcentrado del INDECI o a una Entidad
Externa.
Es para una Entidad Externa
Continúa en la actividad 4.
4. Recibe documento, firma cargo y atiende
dando respuesta al documento.
Se inicia el proceso de “Trámite de Documentos
en la Jefatura”, el que concluye con la respuesta
de la Entidad Externa a la solicitud de información
por la Jefatura del INDECI.
No es para una Entidad Externa
5. Entrega documento a la Unidad Orgánica u
Organo
Desconcentrado
del
INDECI
correspondiente.
6. Recibe documento, firma cargo.
Documento tiene observaciones
7. Subsana observaciones.
Luego se inicia el proceso de “Trámite de
Documentos en la Jefatura”.
Documento No tiene observaciones
8. Atiende documento derivado de Jefatura.
Luego ir al proceso de “Tramite de Documentos
en la Jefatura”, el que concluye con el
seguimiento a los documentos derivados por la
Jefatura y el correspondiente envío de
información. Se da fin al proceso.
9. DIAGRAMA DE FLUJO
DESPACHO DE JEFATURA
INDECI
ENTIDAD
EXTERNA
SGII
JEFATURA
SUBJEFATURA
Jefe
UO / OD
SECRETARIA
GENERAL
Secretaria
Inicio
Trámite de
Documentos
en la Jefatura
1
Prepara documento
para ser despachado
1
Da VºBº
No
Es para la
SubJefatura
?
Si
2
Envía documento
a SubJefatura
Trámite de
Documentos en
la SubJefatura
Fin
3
Envía documento con
la indicación respectiva
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
4
Recibe documento,
firma cargo y atiende
Si
Es para una
Entidad Externa
?
No
Trámite
Documentos
en la Jefatura
5
Entrega documento a
la UO o al OD
correspondiente
6
Recibe documento,
firma cargo
Fin
Documento
tiene
observaciones
?
Si
7
Subsana observaciones
Trámite de
Documentos en la
Jefatura
Fin
8
Atiende documento
derivado por la Jefatura
No