SVE Actividades 2. Cuestiones internas y administrativas

SVE Actividades
2. Cuestiones internas y administrativas
2.1 Estructura de la organización - Métodos
Organización y reorganización
Los jefes recién nombrados de los organismos de estadística quizás se pregunten si
la organización que han heredado es la más eficiente y eficaz y si deben hacerse
cambios en la estructura. Del mismo modo, los estadísticos en jefe con mucho
tiempo de servicio pueden en algún momento darse cuenta de que las
circunstancias han cambiado tanto con el tiempo, que hay razones para considerar
una posible reorganización.
Antes de que se emprenda cualquier gran reorganización, es conveniente pensar al
menos dos veces, debido a los riesgos y costos involucrados. Además, hay que tener
en cuenta que:
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No es prudente hacer cambios con la idea de darle cabida a cada valiosa
idea nueva; esto crea confusión e incertidumbre;
Las organizaciones no son estructuras mecánicas que se pueda simplemente
reorganizar. Por el contrario, se trata de organismos vivos, y tienden a no
funcionar bien cuando se les reestructura siguiendo líneas totalmente
extrañas;
Las organizaciones no son fines en sí mismos, sino que sirven para facilitar, y
deben integrar las tradiciones y, sobre todo, a la gente con talento;
Los cambios indebidos en la gerencia pueden crear antagonismos entre el
personal y generar facciones;
A pesar de que la eficiencia es una preocupación importante, cierto traslape
de responsabilidades e incluso cierta redundancia no siempre pueden
evitarse por completo sin correr el riesgo de pasar por alto cosas
importantes. Obviamente, el traslape debería reducirse al mínimo;
El organigrama debe ser simple y fácil de explicar a propios y extraños; si se
ve complicado en el papel, probablemente también será complicado en la
práctica;
Es aconsejable limitar el número de niveles jerárquicos (cuatro es
ampliamente reconocido como el máximo), ya que los mensajes tienden a
distorsionarse cuando se comunican de un nivel al siguiente; al mismo
tiempo, sin embargo, el ámbito de control de los supervisores debe seguir
siendo manejable (diez profesionales es probablemente el número máximo
que se puede manejar, aunque tratándose de personal de producción el
número es sensiblemente superior);
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Si resulta inevitable una reorganización, haga que el proceso de
reorganización sea lo más breve posible.
Asegúrese de que las opiniones de todos los miembros del personal sean
escuchadas;
Las razones de cualquier reorganización deben quedar perfectamente
claras, porque a la gente le molesta trabajar en un marco que no se
entiende claramente.
Mientras que estas consideraciones se aplican a la mayoría de las organizaciones,
también hay algunos puntos que se aplican a los organismos de estadística en
particular:
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Gran parte de lo que hacen las oficinas de estadística es afectado por fuertes
fluctuaciones en el flujo de trabajo. Por ejemplo, para las encuestas anuales
de negocios, la mayoría de los datos básicos pueden ser recibidos en el
segundo trimestre del año, la mayor parte de la edición de datos puede
hacerse en el tercer trimestre y el envío de cuestionarios para la próxima
ronda de la encuesta puede suceder en el cuarto trimestre. Igualar el flujo
de trabajo puede ser una buena solución para combinar este trabajo con las
tareas que tienen otro patrón estacional, como las recolecciones de datos
de corto plazo, con el fin de formar una sola unidad organizativa. Un
enfoque más drástico es, por supuesto, la búsqueda de una solución que
implique a toda la organización.
En el caso de ciertas actividades, especialmente las que afectan a la
identidad corporativa, es importante abocarse a una estricta uniformidad de
la organización, y estas actividades deben ser colocadas bajo un control
unificado en una sola unidad de organización. El sello de aprobación de la
organización es importante, ya que confiere calidad y expresa integración.
Por ello, los productos (incluidos los cuestionarios y los productos
electrónicos en Internet) deben tener una apariencia y una percepción
comunes; preferiblemente el control de su diseño debe estar centralizado;
En momentos en que disminuyen los presupuestos, las oficinas de
estadística se enfrentan a veces con la pregunta de si es o no
económicamente eficiente subcontratar determinadas funciones y, en caso
afirmativo, qué servicios pueden ser contratados por fuera en forma
responsable. La alimentación, los servicios de limpieza y seguridad; en
muchos casos, la impresión; y a veces parte de las actividades de difusión
son buenos candidatos para una contratación externa exitosa. Algunos tipos
de formación más general (por ejemplo, conocimientos básicos de
computación) así como algunos altamente especializados (por ejemplo, la
capacitación gerencial) a menudo pueden adquirirse sin problema. Mucho
más controvertido es la subcontratación de las entrevistas; aparte de las
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cuestiones relacionadas con la calidad, que deben tenerse en cuenta, muy
pocas agencias comerciales de encuestas parecen tener la capacidad de
competir, en términos de precio, con el propio personal de trabajo de
campo de la organización. Por último, una cuestión muy controvertida tiene
que ver con la medida en que ciertos servicios informáticos deben ser
adquiridos o producidos por cuenta propia.
Métodos de organización estadística
Las funciones de un organismo de estadística pueden clasificarse en cuatro
categorías generales:
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Las funciones necesarias para determinar las necesidades de los usuarios y
velar por que se satisfagan (lo que implica mantener una constante
comunicación con las personas que están, o que podrían estar interesadas,
en la información estadística);
Las funciones necesarias para asegurar que la información estadística
cumpla las normas de calidad (lo que implica la capacidad de apreciar el
estándar mínimo de fiabilidad necesario para garantizar tanto la calidad
como la credibilidad de los datos estadísticos);
Aquellas que sean necesarias para determinar, junto con los informantes, las
maneras menos intrusivas y más cómodas de reunir información básica
(directamente, así como de otros organismos cuando sea posible);
Aquellas que permiten a la organización estadística analizar sus propias
prácticas y aprender de ellas.
La organización interna más eficiente no es la que clasifica estrictamente al
personal por sus diversos antecedentes y sus maneras de realizar las actividades
estadísticas. Aunque es necesaria cierta organización en grupos de personal por
función y antecedentes profesionales, es inapropiada una separación total. Cuando
no se respetan determinadas actividades o se bloquean carreras sobre la base de la
experiencia anterior, las tensiones que se producen pueden obstaculizar
gravemente el desempeño de un organismo estadístico.
El examen y la evaluación son actividades esenciales que deben ser realizadas por
una parte de la organización dedicada especialmente a ello. El propósito de estas
dos actividades es aprender de los errores del pasado; contribuir a eliminar en la
organización las características que se han vuelto obsoletas o indeseables; y
convencer a los usuarios de que la organización no ha sucumbido a la inercia.
Con el fin de aumentar la credibilidad de la evaluación sistemática de las actividades
de una organización de estadística, introduciendo al mismo tiempo nuevas
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perspectivas, es mejor si se apela a recursos externos tanto para la revisión como
para la evaluación. Esto puede hacerse a través de contratos de consultoría o,
cuando sea pertinente, como parte de las actividades habituales de la red de
comités consultivos.
Funciones internas
1. Oficina del Jefe de estadística
La oficina del jefe de estadística debe desempeñar dos tipos de actividades:
Liderazgo y gestión del organismo de estadística, dando orientación a su administrador
financiero, al director de personal y a los responsables de sus programas sustantivos;
Gestión de las relaciones exteriores, las más importante de las cuales son las relativas al
ministerio responsable de la organización, las principales contrapartes en el gobierno, las
autoridades legislativas del país, los medios de comunicación y los homólogos en el extranjero
del jefe de estadística.
El que el jefe de estadística realice estas actividades directamente o a través de consejeros es
algo que depende de las preferencias personales y de la escala de las operaciones. Hay oficinas
de gran tamaño en las que se delega un cierto número de responsabilidades a los principales
asesores del jefe de estadística, y él/ella sólo es requerido/a cuando se presenta alguna
cuestión que tenga que ver con la integridad de la oficina o de su base de datos, con políticas
relacionadas con lo anterior o con el ministerio responsable de la oficina.
2. Difusión
Los avances en la tecnología informática y en las comunicaciones han afectado la manera en
que las organizaciones estadísticas difunden los datos. La organización estadística debe evaluar
constantemente las preferencias del mercado en cuanto al contenido, al medio seleccionado
para la difusión y al nivel de detalles explicativos que debe incluirse junto con los datos. Para
ello, debe mantener relaciones con los principales grupos de usuarios. Las necesidades de los
usuarios deben entonces comunicarse a los departamentos de producción, de tal manera que
puedan organizar los datos en la forma más adecuada a las necesidades de los usuarios. Las
preocupaciones respecto al mercadeo deben también tomarse en cuenta, entre ellas el precio
de las publicaciones, con vistas a maximizar su utilidad y garantizar una difusión lo más amplia
posible. Adicionalmente, existe la función de mantener relaciones especiales con los medios,
que son el instrumento principal para difundir la información estadística al público en general.
3. La organización de trabajo de campo
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La organización de trabajo de campo encuentra su mejor organización con una base funcional, y
debería servir a todos los departamentos de objetos temáticos en la organización estadística. Es
difícil imaginar una alternativa mesurada a esta forma de organización. Sin embargo, no es raro
que la organización sobre el terreno tenga una estructura interna que gestiona las encuestas de
hogares y las de negocios por separado.
La organización desempeña las siguientes funciones:
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Mantener contacto con los informantes;
Explicar en forma creíble a los informantes el propósito de una encuesta estadística,
asegurar la cooperación, y conservar la buena disposición de los encuestados en todo el
proceso;
Proporcionar retroalimentación al resto de la organización estadística respecto a lo
siguiente: (a) la calidad del marco después de que haya sido probado en el campo; y (b)
la receptividad de los encuestados a una encuesta estadística particular y a los
instrumentos utilizados para su realización;
Hacerse cargo de la edición inicial de la información recolectada. no hay un límite
establecido entre la responsabilidad de la organización de trabajo de campo y la de los
departamentos de contenido temático. La eficiencia, la capacitación y las percepciones
individuales de los departamentos de contenido temático, entre otras cosas, tienen un
efecto en la forma en que se delega el trabajo;
Investigación de métodos eficaces de recolección de datos, incluyendo las adaptaciones
necesarias del cuestionario y de las normas de clasificación, las técnicas de persuasión,
los incentivos y los elementos disuasorios.
4. Departamentos de contenido temático
Los departamentos de contenido temático desempeñan un conjunto de funciones únicas que
son difíciles de delegar, precisamente porque son especializadas, conciernen a un conjunto de
usuarios bien definido, y con frecuencia a un conjunto bien definido de informantes. En
términos generales, las funciones de los departamentos de contenido temático son las
siguientes:
• Evaluar las necesidades de los usuarios y la manera más económica de satisfacerlas, así
como predecir la dirección en la que estas necesidades evolucionan.
• Contar con un plan de acción sobre el mejor método para recolectar información
pertinente, dadas las restricciones adicionales que imponen los límites en la tramitación
generados por las instituciones gubernamentales;
• Equilibrar los requerimientos especiales ce los usuarios con las restricciones impuestas
por las definiciones normativas, las normas internacionales de clasificación y las
necesidades específicas expresadas por quienes compilan las cuentas
macroeconómicas;
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•
Documentar los atributos de calidad de los datos producidos y permitir el acceso a los
resultados tanto para los investigadores como para el público en general.
Las estadísticas básicas conforman el material en bruto con el que trabaja una organización
estadística. La unidad de contenido temático puede organizarse de diversas maneras. Una es
por fuente (negocio, hogar, instituciones y sector público); este método de organización tiene la
ventaja de coincidir con la estructura sugerida por la organización de trabajo de campo. Otra
alternativa es organizar el área temática por grupos de usuarios. Esta posibilidad tiene la
ventaja de coincidir con la estructura de la sección de la organización responsable de
actividades tales como el mercadeo y la anticipación de las necesidades de los usuarios. La
unitario de contenido temático puede también estructurarse por proceso. Por ejemplo, puede
estar constituido por un departamento que se especializa en encuestas de registros contables
de empresas y otro que se ocupa de encuestas mensuales breves aplicadas por igual a
empresas y hogares.
La estructura más estable y robusta incorpora todas estas consideraciones. En consecuencia, es
típico encontrar estructuras en las que se hace una distinción entre las estadísticas de los
hogares y las de las empresas (fuente de la información), así como entre estadísticas micro y
macroeconómicas (grupos de usuarios). Las proporciones de las combinaciones varían, pero es
poco probable que una estructura pueda basarse en un solo criterio.
Existen alternativas adicionales sobre cómo dividir cada una de las principales subestructuras.
Por ejemplo, una manera de dividir las estadísticas económicas básicas es por industria (con
departamentos encargados de silvicultura, agricultura, minería, manufactura, construcción,
transporte, distribución, comunicación, etc. ). Si bien esa división es atractiva, deja algunas
cuestiones importantes sin resolver. Por ejemplo, los precios al consumo, las exportaciones de
bienes y servicios, la inversión en maquinaria y equipo, el empleo industrial y comercial y los
gastos de investigación y desarrollo son elementos importantes para la explicación de los
cambios en el PIB, pero están presentes transversalmente en todas las industrias.
La dificultad para utilizar un criterio único para crear subestructuras existe también en la
estadística social. Por ejemplo, se podría concebir una división basada en la fuente de
información (instituciones que se ocupan de la educación, la salud y el bienestar). Sin embargo,
esta distinción no funcionaría bien por sí misma. Dentro de la categoría de salud hay
simultáneamente interés por la actividad y por la eficacia del proveedor de servicios de salud
(hospitales y centros de salud); por los resultados de las actividades sanitarias (pacientes en
cuanto parte de los hogares); y por las tecnologías utilizadas (resultados de investigación y
gastos de desarrollo). Es evidente que la manera más eficaz de dividir el trabajo en la esfera de
las estadísticas sociales es tomar en cuenta varios criterios.
Al organizar una oficina, el esfuerzo principal consiste en recalcar la pertinencia, la capacidad de
adaptación y una comprensión demostrable de las necesidades de los usuarios, la división más
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eficaz del trabajo consiste en que los departamentos sean definidos por los grupos de usuarios
(en este caso la división puede reflejar la manera en que está estructurado el gobierno). Una
clasificación semejante es particularmente importante para industrias tales como las que se
ocupan de la energía, el transporte o la agricultura. Sin embargo, en algunos casos apenas hay
margen de elección. Cuando la fuente de información es singular y domina todas las demás
actividades relativas al tema (p.ej., comercio internacional de bienes, en donde la fuente de la
inmensa mayoría de la documentación es la administración nacional de aduanas), hay pocas
posibilidades de combinarlo con otros temas. En otros casos, sí existe la posibilidad; por
ejemplo, los índices de precios en general, y el IPC en particular, se basan en una combinación
del método de compilación y fuente de información.
Para algunas estadísticas que abarcan todos los sectores y todas las industrias, existe cierta
posibilidad de elección en cuanto a la mejor manera de organizarlas. Un ejemplo es la
información estadística sobre la demanda de mano de obra y equipos fijos. La estadística sobre
la demanda de mano de obra proviene de encuestas de negocios y del sector público, pero la
oferta se calcula mediante investigaciones en los hogares. Si las dos están separadas de
acuerdo a la fuente de información, gran parte de la importancia de la división general de las
estadísticas en las esferas económica y social dependerá de la colocación de las encuestas de
hogares sobre fuerza de trabajo.
No hay una manera estándar para organizar las estadísticas macroeconómicas. En muchos
casos, son estimadas por los departamentos de investigación de los bancos centrales o por
departamentos especializados en los ministerios nacionales de hacienda. Sin embargo, poseen
ciertas características únicas que deberían influir en cómo están organizadas, tal como se
explica a continuación:
• Las estadísticas macroeconómicas no son el resultado de una medición directa. Se
derivan más bien conjuntamente de las estadísticas económicas básicas, de las cuentas
públicas y de las identidades contables;
• Entre las principales preocupaciones del contador nacional y del compilador de la
balanza de pagos se encuentran las propiedades de equilibrio del sistema, las
diferencias entre las distintas cuentas y los procedimientos de cálculo de elementos
incompletos;
• El equilibrio entre la oferta y la demanda para cada industria, necesario para la
estimación de la oferta total (PIB), tendrá necesariamente por resultado diferencias y
lagunas inexplicables. El examen de estas diferencias constituye una información
fundamental para los administradores de las estadísticas económicas básicas;
• Los puntos fuertes y débiles relativos de los datos básicos, tal como los revela el
ejercicio de equilibrio, son elementos críticos en la formulación de cualquier programa
de desarrollo de las estadísticas económicas básicas.
Dadas las características anteriores, se establecen las dos premisas siguientes:
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•
•
Compilar las cuentas de la macroeconomía equivale efectivamente a un análisis
completo de la calidad de las estadísticas económicas básicas de las que forman parte
dichas cuentas. . En consecuencia, quien mejor lo administra es un departamento
independiente;
Las preocupaciones de quienes compilan las cuentas nacionales e internacionales son de
carácter tan analítico, que puede que no sea el mejor uso de sus talentos el participar en
la realización de estudios estadísticos o negociar con otros departamentos del gobierno
en cuanto a la puesta a disposición de los registros administrativos.
Dado que hay muchos casos en los que la organización estadística no es responsable de la
compilación de las cuentas nacionales, debe mencionarse las consecuencias de dividir la
responsabilidad de las estadísticas macroeconómicas. El productor de estadísticas básicas está
generalmente menos preocupado por las estimaciones del PIB que por la pérdida de calidad en
las estadísticas económicas. En consecuencia, los coordinadores de los sistemas en que las
responsabilidades se dividen deberían ser especialmente conscientes de la importancia de una
evaluación crítica constante desde la perspectiva de quienes compilan las cuentas nacionales.
El que el servicio de cuentas macroeconómicas deba o no ser responsable también de
estadísticas tales como la tabla de flujo de fondos o la balanza de pagos nacional, es algo que
depende de la capacidad de la organización central de estadística para obtener acceso e
interpretar las transacciones financieras. En muchos casos, la responsabilidad de la balanza de
pagos, o por lo menos de la cuenta de capital de la balanza, sigue siendo del banco central.
En los últimos decenios se ha producido un aumento de interés por una serie de estadísticas no
tradicionales, siendo las más importantes de éstas las relacionadas con el medio ambiente y los
recursos naturales, la difusión del conocimiento científico, y la adquisición y el uso de las
nuevas tecnologías. Además, ha aumentado considerablemente la dependencia de muchas
oficinas en materia de registros administrativos relacionados con los impuestos y las pensiones.
Las estadísticas fiscales y relacionadas con la seguridad social se desarrollaron como un
subproducto de las nuevas estadísticas sobre el comportamiento del consumidor, que fue el
resultado de la vinculación de registros de encuesta y administrativos. En un futuro próximo, al
universalizarse el uso de Internet para las cuestiones relacionadas con las empresas y los
consumidores, así como con la investigación, la educación y otras áreas, es probable que el
ámbito de las estadísticas se ampliará aún más.
Ninguna de estas estadísticas encaja perfectamente en la división tradicional entre temas
económicos y sociales. Algunas entran en ambas categorías. Otras -- particularmente las
relacionadas con la ciencia y el medio ambiente natural -- constituyen un nuevo campo de
investigación. No es posible determinar aún si requieren o no de departamentos propios
(especialmente en las oficinas de menor tamaño). Además, estas estadísticas están todavía en
una fase de desarrollo; hay pocas normas internacionalmente aceptadas para su recolección y
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compilación, y en muchos casos la responsabilidad principal sigue estando en manos de otros
ministerios, y no necesariamente en las divisiones estadísticas de esos ministerios.
5. Infraestructura estadística
Los departamentos responsables de la infraestructura estadística tienen las tres siguientes
funciones principales, que se reflejan en la organización de la organización de estadística:
• Desarrollar métodos científicos y aplicarlos en la medición de las variables características de
los procesos sociales y económicos;
• Elaborar códigos que garanticen tanto la coherencia interna en la forma en que se definen y
clasifican las variables como una cierta cantidad de comparabilidad entre países (asumiendo
que los códigos se cumplan en todo el sistema estadístico nacional);
• Crear y mantener las bases de datos necesarias para hacer muestreos de las empresas, los
hogares y las instalaciones físicas.
El departamento encargado de la elaboración y aplicación de métodos científicos también actúa
como la conciencia profesional del sistema estadístico. Como tal, debe ajustarse a las más
estrictas normas de calidad.
El departamento encargado de las normas y clasificaciones debe tener suficiente autoridad
para establecer normas jurídicas contra las cuales haya poca posibilidad de apelación. En
general, debería efectuarse un examen de la corrección y solidez de una determinada norma o
método previo a su ejecución.
El departamento encargado de los marcos de muestreo de la oficina de estadística debe
preservar la integridad física y funcional de los registros y mantenerlos actualizados;
proporcionar extractos del marco para quienes llevan a cabo las encuestas por muestreo o los
censos; y asegurarse de que todas las partes de la organización de estadística utilizan marcos
muestrales oficiales en lugar de sustitutos no autorizados. Estas responsabilidades suponen una
convicción presente en toda la organización de que lo mejor es tener un único y amplio marco
de muestreo para cada aplicación importante (por ejemplo, todas las encuestas de negocios),
en lugar de marcos separados para cada encuesta, y que los departamentos encargados de
realizar encuestas deben unificar sus conocimientos y actualizar un marco colectivo en lugar de
mantener marcos individuales.
6. Infraestructura técnica
La evolución de la tecnología ha ampliado en forma importante la capacidad de una
organización de estadística en las cuatro áreas siguientes:
(a) En muchas oficinas de estadística todos los miembros del personal tienen ahora acceso a
equipos informáticos potentes, relativamente poco costosos;
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(b) El software de aplicaciones de uso fácil ha dado a los funcionarios control sobre una serie de
importantes funciones estadísticas que van desde el diseño del cuestionario hasta la
recolección, la edición, la tabulación, el mapeo y la publicación. los componentes fácilmente
disponibles han hecho más fácil la programación de aplicaciones y la reutilización de
componentes dentro de la organización se ha vuelto más común;
(c) La creación de redes de computadoras ha facilitado el acceso interno a los datos y
metadatos a través de entornos de cliente/servidor establecidos en niveles .
(d) La tecnología de la Información ha hecho posible para los miembros del personal el acceso
oportuno a las fuentes externas de información, lo que hace posible realizar investigaciones,
reunir información general y realizar otras tareas pertinentes en todos los niveles de la
organización, en lugar de hacerlo únicamente a través de los niveles administrativos superiores.
Como resultado de estos y otros cambios, han surgido nuevas preocupaciones con respecto a la
gestión del entorno de tecnologías de la información.
7. La función analítica
La función analítica debe ser verdaderamente omnipresente, y ocurrir en todas las áreas de un
organismo de estadística. Sin embargo, una organización lleva una pesada carga operacional, de
tal manera que su personal no puede dedicarse al puro análisis todo el tiempo. Sin duda, el
enfoque analítico de los problemas es una necesidad y debe ser omnipresente, pero en este
contexto el análisis tiene una connotación diferente.
Existen dos tipos principales de actividades analíticas a considerar. Uno, que puede clasificarse
como actividades de investigación, pretende mejorar la eficiencia de las operaciones; afinar los
conceptos subyacentes en las actividades de medición; e innovar con métodos que minimicen
los errores. La otra actividad analítica pretende dar sentido a los resultados obtenidos; para
colocarlos en contextos significativos sociales o económicos; relacionarlos con otros
acontecimientos y procesos; y en general hacerlos más valiosos para los usuarios.
Naturalmente, la retroalimentación sobre cualquier inadecuación o ambigüedad en los
resultados numéricos es un subproducto de esta actividad analítica.
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