PROCESO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PROCESO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Aclaración: entiéndase por PM al Project Manager, o un miembro del equipo de proyecto nombrado
por el PM.
2 meses antes del evento
1. El PM en base a la agenda de reuniones definida contactará a las empresas/organizaciones
que ceden sus instalaciones para acordar asignación de la fecha. Se solicita a las
organizaciones las facilidades de la sala (pc, sonido, cañón, acceso a Internet, etc.).
2. El PM contactará a los conferencistas para exponer. Podría seleccionar voluntarios que se
postularon como expositores.
3. A más tardar 30 días antes del evento, el PM enviará el pedido de seguro PMI a la asistente
del Capítulo. La asistente completa el documento y lo envía a [email protected]
4. El PM contactará a los conferencistas seleccionados para el evento a fin de recibir un breve
resumen del tema, foto y CV.
5. Se envía a los conferencistas las pautas que deben cumplir las presentaciones y el estándar
de presentación del Capítulo.
6. La asistente del Capítulo ingresará a Eventioz y publicará el evento:
o
Si al momento de realizar esta publicación no se conoce la instalación donde se
realizará el evento se publica “Lugar a consignar”.
o
Se indica un precio para miembros (podría ser $0) y para no miembros (se
recomienda que nunca sea $0).
o
Se comunica en la plataforma que el cierre de inscripciones será 2 días antes del
evento.
7. La asistente envía al Comité de Comunicaciones el código de integración producido al crear
el evento en Eventioz para comunicar en la web, en el e-blast y en la newsletter.
8. La asistente carga el evento en la plataforma de PMI para que luego se puedan descargar
los PDUs.
1 semana antes del evento
9. El PM se debe contactar con lugares que ofrezcan refrigerios a fin de solicitar un
presupuesto. El monto a utilizar lo dispone el VP de la provincia donde se realiza el evento y
lo comunica al Tesorero del Capítulo. Si la empresa que presta salón provee el refrigerio, el
PM debe coordinar la logística.
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10. El PM solicita la presentación al expositor para verificar el cumplimiento con las normas de
presentación del Capítulo.
11. El PM se encarga de comprar algún obsequio para los expositores, con la previa aprobación
presupuestaria del VP de Provincia.
12. 2 días antes del evento la asistente del Capítulo envía la lista de inscriptos el PM.
13. Para el caso de presentaciones en paralelo, el PM debe imprimir encuestas para pasar al
finalizar cada presentación.
Durante el evento
14. El PM coordina la agenda y presentación de los expositores
15. Se proyecta la presentación institucional del Capítulo y el logo de los sponsors antes y
después de cada presentación.
16. El PM le de la bienvenida a todos los nuevos miembros y PMPs, anunciando públicamente
el nombre y apellido de cada uno de los que estén presentes.
17. El PM verifica que haya alguien del equipo de proyectos sacando fotos durante el evento.
18. El PM otorga el obsequio al finalizar cada presentación.
Después del evento
19. El PM deberá volver a enviar la lista de inscriptos con Ausentes y Presentes a la asistente
del Capítulo para enviar la encuesta virtual con el link de descarga de presentaciones,
PDUs y diplomas al final de la encuesta. En caso que alguien abone en efectivo el día del
evento, se deberá aclarar en dicha lista para registrar el ingreso y enviar el correspondiente
diploma, encuesta y PDUs.
20. Si se utilizan encuestas físicas, el PM procesa las mismas y las envía a la asistente dentro
de los 5 días de finalizado el evento.
21. El PM envía al Comité de Comunicaciones el documento cierre del evento a lo sumo 5 días
después de finalizado el mismo. Este documento incluye: expositores, temas presentados,
cantidad de asistentes, fotos, comentarios, etc.
22. El Comité de comunicaciones sube el documento de cierre de proyecto en la web, al inicio
del evento en la sección “eventos realizados”.
23. El PM envía a cada expositor la calificación que obtuvo en la encuesta, y el promedio del
resto de los expositores. No enviar el nombre de todos los expositores con la calificación
individual de cada uno, para no desmotivar al peor calificado.
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PROCESO PARA LA ORGANIZACIÓN DE WEBINARS
2 meses antes del Webinar.
1. El PM buscará y contactará al conferencista que desee exponer. Deberán definir temática,
día y hora a realizarse (teniendo en cuenta el horario en los países de los Capítulos aliados).
Si es necesario podrían establecerse dos horarios distintos el mismo día.
2. Se deberá verificar que el expositor cuente con conexión de banda ancha (mínimo 3 Megas)
el día del evento.
3. Se envía al expositor las pautas que deben cumplir la presentación y el estándar de
presentación del Capítulo.
4. La asistente del Capítulo ingresará a Eventioz y publicará el webinar:
a. Se indica un precio para miembros PMI Nuevo Cuyo y para Capítulos Aliados (podría
ser USD 5) y para no miembros (podría ser USD 10).
b. Importante: indicar en la plataforma que 3 días antes del evento enviaremos el link
de acceso y contraseña para ingresar al Webinar.
c.
Se comunica en la plataforma que el cierre de inscripciones será 3 días antes del
evento. (Esto puede variar de acuerdo al nivel de inscriptos)
5. La asistente envía al Comité de Comunicaciones el código de integración producido al crear
el evento en Eventioz para comunicar en la web, en el e-blast y en la newsletter.
6. La asistente carga el webinar en la plataforma de PMI para que luego se puedan descargar
los PDUs.
1 mes antes del Webinar.
1. Enviar completo el Formulario de autorización “Community Webinar Event Request Form”
para realizar dicho Webinar a [email protected]; y hacer el debido seguimiento en
caso que PMI no responda.
2. La asistente del Capítulo comunicará al resto de los Capítulos aliados dicho Webinar para su
difusión entre los miembros de cada uno.
Es importante aclarar al resto de los Capítulos que en caso que PMI Nuevo Cuyo recaude
más de usd 100 por los miembros inscriptos de algún Capítulo aliado, se girará el 50% de esa
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recaudación al Capítulo en cuestión.
1 semana antes del Webinar.
1. 3 días antes del evento la asistente del Capítulo comunica a los inscriptos pagos un mail
con los siguientes datos:
Fecha: XXXXX
Hora: XXXX (hora Argentina) - (GMT-03:00) Buenos Aires
Expositor: xxxx
Moderador:xxxxx
Link de acceso: Ingrese como invitado colocando su Nombre y Apellido
desde: http://xxxxx
El acceso estará habilitado 15 minutos antes de la hora de inicio al evento.
Para
pruebas
de
conectividad
de
la
plataforma
Adobe
Connect: http://pmi.na6.acrobat.com/common/help/en/support/meeting_test
.htm
Contenidos:xxxxxx
2. 2 días antes del evento el expositor deberá enviar al PM la presentación para subirla a la
plataforma de Adobe Connect.
3. 2 días antes del evento la asistente del Capítulo envía la lista de inscriptos por países al
PM.
Durante el Webinar.
1. El Expositor, moderador y asistente deberán reunirse vía on line 2 horas antes del
Webinar para preparar la plataforma y hacer pruebas de sonido/video.
2. Antes de comenzar se deberá grabar dicho Webinar para luego ofrecerlo a la venta.
3. La asistente irá dando ingreso a los participantes en base a la lista de inscriptos pagos al
día de la fecha.
4. Al finalizar, se completará la encuesta de satisfacción vía on line y se brindará el link
para descargar presentación y diploma
Después del Webinar
1. La asistente deberá enviar (máx. 72 hs) mail de agradecimiento a los asistentes con link
para descargar presentación, diploma e instrucciones para reportar PDUs.
2. El PM envía al Comité de Comunicaciones el documento cierre del evento a lo sumo 5
días después de finalizado el mismo. Este documento incluye: expositor, tema, cantidad
de asistentes, resultados de la encuesta, captura de pantalla durante el webinar,
comentarios, etc.
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