Eventos presenciales: una estrategia para atraer

Eventos presenciales: una estrategia para
atraer potenciales clientes
19/02/2013
por Jordi Carrió Jamilà
Estos últimos años una de las actividades que me he dedicado conjuntamente con otros
compañeros formando un equipo, es a organizar y coordinar eventos empresariales en diferentes
ciudades de España, sobre todo en Cataluña, por esta razón me he animado a escribir este
artículo para desvelar y detallar las claves de este tipo de estrategia.
Para empresas B2B y de servicios profesionales, una de las mejores estrategias para llegar a
los clientes potenciales es la de organizar eventos presenciales: presentaciones, conferencias,
seminarios, talleres… que les aporten valor e interés. También son muy efectivos los eventos
para recordar a los clientes y exclientes, de qué tu empresa existe, qué es competente y qué
está al día de las novedades del sector.
El evento y la estrategia serán un éxito si logras que todos estos factores, solos y en conjunto,
funcionen a la perfección:
EL TEMA A TRATAR EN EL EVENTO
El 50 % del éxito de la estrategia es el tema a presentar en el evento, por lo cual hay que ponerle
mucha atención en saber y averiguar qué temas les puede interesar al perfil de asistente que
quieres que asistan a tu evento. El título del evento es otro de los temas importantes que no
puedes olvidar; tiene que ser impactante y que llame la atención adjuntándole una imagen que
describa visualmente el tema a tratar.
Si consigues acertar en este apartado te aseguras poderlo repetir en diferentes ciudades e ir
mejorándolo en cada jornada.
LA ORGANIZACIÓN Y LA LOGÍSTICA DEL EVENTO
Para tener la capacidad de organizar un evento es imprescindible disponer de una base de datos
amplia de las empresas de la zona donde quieres realizarlo, y que esta base de datos la puedas
segmentar al máximo para llegar al perfil de empresa y asistente adecuado al enfoque del
evento. También es necesario revisar en el CRM o base de datos de los clientes que dispones
en la zona para invitarlos.
Una vez tengas la base de datos segmentada, te permitirá realizar una difusión exitosa del
evento siguiendo estos procesos:
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Diseño y confección de la convocatoria digital con todo su sistema de inscripción
automatizado online, que cuelgue en el sitio web de tu empresa. Si el evento es de pago,
la conexión a una pasarela de pago segura
Buscar el lugar y la sala adecuada para realizar el evento
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Preparación y envió de la convocatoria a la base de datos segmentada según los
criterios expuestos anteriormente, mediante una plataforma de envió masivo de emails,
que te permita ver los resultados de apertura e interés de los receptores
Planificación y confección de los e-mails automatizados de las respuestas a las
inscripciones y recordatorios a todos los inscritos al evento
Difusión en todos los medios de comunicación posibles de la zona del evento
Difusión del evento en las redes sociales
Compaginar y coordinar con los colaboradores que tengas en la zona, la difusión del
evento
Preparación de la recepción, cáterin y documentación a entregar en el evento.
Análisis y mejora de las acciones de difusión realizadas
Otros preparativos según el evento
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LA SALA DONDE REALIZAR EL EVENTO Y EL CÁTERIN
El lugar pueden ser hoteles, asociaciones, cámaras de comercio… es mejor que sea céntrico y
agradable, tiene que disponer un aparcamiento, si es posible en el mismo edificio, para todos los
asistentes o uno cerca.
La sala tiene que ser espaciosa y cómoda para que los asistentes y los ponentes se encuentren
a gusto. La pantalla y la megafonía tienen que funcionar a la perfección. El formato de la sala se
tiene que adaptar al tipo de evento, si es conferencia, al formato conferencia; si es más
formativo, al formato escuela y si es más de networking el formato adecuado para realizarlo.
El cáterin tiene que ser atrayente, correcto y abundante, este es un momento clave para realizar
contactos con nuevos clientes potenciales y hay que saberlo administrar correctamente por el
ponente y sus acompañantes.
LA PONENCIA
El ponente, su ponencia y el soporte a su ponencia, son otros de los ingredientes claves del éxito
de todo el proceso estratégico.
El ponente tiene que disponer de estas virtudes:
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Ser un buen comunicador verbal
Dominar la postura no verbal, como el volumen de voz, el tono y el ritmo del evento.
Disponer de credibilidad
Conocedor amplio del tema a tratar en el evento
Saber dirigirse al público de una manera considerada
Respetar las ideas y opiniones de los asistentes y al mismo tiempo mostrar adversidad
para defender las suyas.
…
Quiero recalcar que el evento es para aportar valor y a tratar con profundidad el tema
propuesto a los asistentes. El público nunca aceptara que el evento sea una promoción de
servicios o producto. Hay que tenerlo muy claro este aspecto. Pero si los asistentes al evento
consideran que la organización, el networking y la aportación de valor que se les ha
proporcionado supera sus perspectivas, permitirán al ponente promocionar los servicios de su
empresa unos minutos.
EL SEGUIMIENTO COMERCIAL
Es muy importante realizar un seguimiento comercial de los contactos que han mostrado interés
en ampliar los conocimientos del tema tratado, o que tienen interés en una visita de un técnico
comercial a su empresa, para personalizar el tema tratado a las necesidades de su empresa. El
resto de asistentes, siempre te van a aceptar una llamada telefónica, donde muchas veces se
consiguen visitas, en el que algunas se convierten posibles ventas o ventas.
El seguimiento comercial aumenta su éxito, si lo realiza el ponente del evento, ya que es el que
ha conseguido alcanzar la confianza de los asistentes.
LA RETROALIMENTACIÓN A LOS ASISTENTES DE LOS EVENTOS
A partir de aquí, es muy importante realizar acciones de retroalimentación de marketing para
mantenerlos informados y no perder el contacto:
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Colgar la presentación en la web y enviar un e-mail al asistente para que se la pueda
descargar
Colgar el vídeo o imágenes del evento en tu sitio web
Inscribirlos al newsletter de tu empresa
Contactar con ellos en las redes sociales
Montar un seminario más avanzado online e invitarlos en otro día
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Jordi Carrió Jamilà