EL ESTRÉS DE INSPECCIONES Y AUDITORÍAS El principio básico

EL ESTRÉS DE INSPECCIONES Y AUDITORÍAS
El principio básico de las organizaciones es "Estar preparado". Este es
también un buen principio cuando está preparándose para una
inspección/auditoría de salubridad o inocuidad alimentaria. La mayoría de
estos eventos incluyen una inspección física de sus instalaciones y una
revisión de documentos (es decir, de las políticas, procedimientos,
instructivos, etc.) y registros (es decir, envío/recepción, control de PCCs,
formación de los trabajadores, etc..) todos estos relacionados con su
programas.
El día antes de la auditoría toda la planta empieza a limpiar, limpiar, limpiar y
organizar, organizar, organizar. Cerca del final del día su equipo de seguridad
de alimentos incluso puede hacer un minucioso análisis para garantizar que
todo está maravillosamente bien. Después de esto se siente preparado para
la “grata” experiencia de la inspección.
Llega el día de la auditoría, la inspección física de la planta termina y ahora
es tiempo para hacer la parte de "auditoría" del proceso. El auditor le pide el
primer documento que él necesita revisar, y………. ¿Dónde está? Sé que
tenemos esa política escrita en algún lugar…….¿Pero dónde? Tal vez esté en el
Manual de calidad. No, creo que esta en el manual de empleados "…. Sube el
nivel de estrés y pasa el resto del día buscando esquivos documentos y
registros. Al final del día, se siente como que ha participado en un maratón
mental.
Una forma de solucionar esto es preparandose con anticipación. Utilizando
una lista de "documentos requeridos para su uso durante la auditoría" que se
los puede obtener ya sea de la empresa de auditoría o generándola uno mismo
luego de un lectura de fondo del estándar con la que la auditoría será
realizada, puede crear una carpeta que contenga una copia de cada uno de los
documentos que el auditor puede revisar. Si la norma contiene clausulas de
auditoría numeradas, puede organizar sus carpetas y archivos en la misma
secuencia. Por supuesto, se puede utilizar este mismo sistema organizacional
para crear el archivo de "auditoría" en un computador y mostrar la versión
electrónica de cada documento al auditor. Si su planta experimenta múltiples
tipos de auditorías de protección de alimentos, usted puede fácilmente
"reorganizar" sus archivos para que coincidan con la secuencia de las diversas
auditorías.
Los registros son un poco más difíciles de preparar. Con frecuencia, el
auditor elegirá elementos aleatorios ya sean estos por períodos de tiempo o
simplemente registros al azar. Es raro que un auditor quede satisfecho con
registros preseleccionados. Tanto los registros como las observaciones
físicas, se usan para confirmar el cumplimiento de su programa de protección
de alimentos y cotejar con los requisitos del estándar de auditoría. El mejor
método de preparación es asegurarse de que usted sabe exactamente donde
se almacenan cada tipo de registro, el tiempo de conservación y cómo
acceder rápidamente a los registros solicitados por el auditor. El
"propietario" de cada tipo de registro también puede ser requerido estar
presente cuando el auditor esté revisando su área
Toda esta preparación pagará grandes dividendos el día de la auditoría. El
proceso fluirá y requerirá menos tiempo, usted y su personal se sentirá más
relajado, y auditor agradecerá tu compromiso y profesionalismo.