Informe de cumplimiento de recomendaciones

RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
TIPO
N/A
CUMPLIDA
TEXTO DE RECOMENDACIÓN
PROCESO
NOMBRE
INFORME
No.
RECOM.
FECHA DISPOSICIÓN
NUMERO
INFORME
ESTADO DE RECOMENDACIONES AL 30 DE SEPTIEMBRE 2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
2
AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES
2. DISPONDRÁ AL JEFE NACIONAL DE COMPRA DE BIENES, COORDINAR CON EL JEFE DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL DE LA GERENCIA DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE, LAS ADQUISICIONES DE ELEMENTOS
DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA EL PERSONAL DE LA EP PETROECUADOR, EN BASE A LAS NECESIDADES
QUE CADA GERENCIA DE NEGOCIO, POR LOS ASPECTOS DE RIESGO A LOS QUE ESTÉN POTENCIALMENTE
EXPUESTOS SUS TRABAJADORES.
1
PERMANENTE
1
1. DISPONDRÁ A LOS ADMINISTRADORES DE BODEGA QUE PARA LA PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE
COMPRAS POR REPOSICIÓN DE MATERIALES PARA STOCK DE BODEGAS, LAS CANTIDADES SE
DETERMINEN CON UN ANÁLISIS DE SU ROTACIÓN Y EXISTENCIAS, SE DEJE EVIDENCIA DE LA
COORDINACIÓN FORMAL Y JUSTIFICACIONES NECESARIAS CON LAS ÁREAS USUARIAS Y QUE EN LO
POSIBLE SE PLANIFIQUEN ADQUISICIONES CONSOLIDADAS DE AQUELLOS MATERIALES QUE SON DE
SIMILARES CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
LAB
‐ Normativa de gestión
‐ Manual Orgánico Funcional
‐ Perfil de Cargos
1
LAB
M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
M. 00219‐CGE‐CEM‐2016
5
AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
5.DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS QUE EN COORDINACIÓN CON EL ÁREA DE
PROCESOS, SE DEFINA UN PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y CLASIFICACIÓN QUE SE DARÁ A
LOS MATERIALES DENOMINADOS REPARADOS, A FIN DE QUE SE REGISTRE SU MOVIMIENTO DE
INGRESO Y EGRESO A LAS CUENTAS DE INVENTARIOS, DIFERENCIÁNDOLOS DE LOS NUEVOS QUE
FORMAN PARTE DEL INVENTARIO PRINCIPAL. 6
AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
6. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS PARA
OPTIMIZAR EL MANEJO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO EBS Y SUPERAR LOS INCONVENIENTES EN LA
DESCRIPCIÓN, IDENTIFICACIÓN CODIFICACIÓN, MEDICIÓN, VALORACIÓN DE LOS MATERIALES DEL
STOCK DE BODEGAS. EVENTUAL
FIN
LAB
SUBGERENTE DE LAB Y FIN
EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS, PLANIFICARAN Y EJECUTARAN LA TOMA FÍSICA DE LOS
INVENTARIOS DE LAS BODEGAS Y TOMARAN ACCIONES RESPECTO A
LOS RESULTADOS A BASE DE LO CUAL SE REALIZARÁN LOS AJUSTES DEL
CASO. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
1
EVENTUAL
21/07/2016
21/07/2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
4. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS, REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS PARA
DEPURAR LOS INVENTARIOS DE LOS MATERIALES CONSIDERADOS COMO NO REQUERIDOS PARA LA
OPERACIÓN, PREVIA COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS USUARIAS QUE GENERARON LA NECESIDAD, A FIN
DE DETERMINAR AQUELLOS QUE AÚN SON NECESARIOS PARA LA OPERACIÓN Y SE LOS TRASLADE AL
INVENTARIO PRINCIPAL O SI HAN PERDIDO SU UTILIDAD, SE PROCEDA CON LOS TRÁMITES DE BAJA O
DEFINICIÓN DEL DESTINO FINAL QUE CORRESPONDA. 1
SUBGERENTE DE LAB
LAB
PRESENTARÁ INFORME DE LOS INVENTARIOS DE LOS MATERIALES
DEPURADOS, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS PUNTUALIZADOS EN LA
RECOMENDACIÓN. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
1
EVENTUAL
21/07/2016
21/07/2016
DAI‐AI‐0172‐2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
4
3. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS, EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE
REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, PLANIFICAR Y EJECUTAR LA TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS
DE LAS BODEGAS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS RESPECTO A
LOS RESULTADOS DE LAS TOMAS FÍSICAS DE LAS BODEGAS EFECTUADAS POR LA ASOCIACIÓN ANDEAN
ECUADOR DATABANK, A BASE DE LO CUAL SE REALIZARÁN LOS AJUSTES QUE CORRESPONDAN. SUBGERENTE DE LAB
LAB
EN COORDINACIÓN CON EL ÁREA DE PROCESOS, DEFINIRÁ UN
PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS
MATERIALES
REPARADOS,
CONSIDERANDO
LOS
ASPECTOS
PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
1
EVENTUAL
DAI‐AI‐0172‐2016
DAI‐AI‐0172‐2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
3
Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la
incorporación de la recomendación permanente, en uno de los
siguientes instrumentos:
‐ Normativa de gestión
‐ Manual Orgánico Funcional
‐ Perfil de Cargos
AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la
incorporación de la recomendación permanente, en uno de los
siguientes instrumentos:
M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
PERMANENTE
21/07/2016
21/07/2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
DAI‐AI‐0172‐2016
DAI‐AI‐0172‐2016
DAI‐AI‐0172‐2016
AL JEFE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS
DISPOSICIÓN
ENTREGABLE
SUBGERENTE DE LAB
LAB
REALIZARÁ LAS ACCIONES NECESARIAS PARA OPTIMIZAR EL MANEJO
DEL SISTEMA AUTOMATIZADO EBS, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS
PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN. RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
TIPO
N/A
7
AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES
7. DISPONDRÁ AL JEFE DE IMPORTACIONES PRESENTE UN INFORME PERIÓDICO DE LOS PROCESOS DE
IMPORTACIÓN PENDIENTES DE LIQUIDACIÓN CON SU ESTADO, A FIN DE DETERMINAR LAS ACCIONES
OPORTUNAS HASTA LA CONCLUSIÓN Y CIERRE DE LOS PROCESOS Y QUE POSIBILITE EL REGISTRO DE LOS
MATERIALES EN LOS INVENTARIOS DE LAS BODEGAS. CUMPLIDA
TEXTO DE RECOMENDACIÓN
PROCESO
No.
RECOM.
FECHA DISPOSICIÓN
NUMERO
INFORME
NOMBRE
INFORME
DISPOSICIÓN
ENTREGABLE
8
PERMANENTE
21/07/2016
21/07/2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
1
LAB
Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la
incorporación de la recomendación permanente, en uno de los
siguientes instrumentos:
‐ Normativa de gestión
‐ Manual Orgánico Funcional
‐ Perfil de Cargos
M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES
8. DISPONDRÁ AL JEFE DE IMPORTACIONES INFORME DE MANERA PERMANENTE LAS ACCIONES
ADOPTADAS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LOS REPUESTOS QUE LLEGARON FUERA DE ESPECIFICACIÓN, DE
LAS REQUISICIONES DE COMPRA 913010 Y 922023, A FIN QUE EL PROVEEDOR PROCEDA AL CAMBIO DE
LOS MISMOS DE MANERA INMEDIATA Y DE SER EL CASO SE GENERE UN PROCEDIMIENTO PARA
APLICARLO EN ESTE TIPO DE SITUACIONES. 1
TOTAL RECOMENDACIONES
7
EVENTUAL
DAI‐AI‐0172‐2016
EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO,
ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y
ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP
PETROECUADOR¿
DAI‐AI‐0172‐2016
M. 00218‐CGE‐CEM‐2016
1
0
LAB
SUBGERENTE DE LAB
DISPONDRÁ
AL
JEFE
DE
IMPORTACIONES
INFORME
PERMANENTEMENTE LAS ACCIONES ADOPTADAS PARA LA
DEVOLUCIÓN DE LOS REPUESTOS FUERA DE ESPECIFICACIÓN,
CONSIDERANDO
LOS
ASPECTOS
PUNTUALIZADOS
EN
LA
RECOMENDACIÓN