RESPONSABLE CUMPLIMIENTO TIPO N/A CUMPLIDA TEXTO DE RECOMENDACIÓN PROCESO NOMBRE INFORME No. RECOM. FECHA DISPOSICIÓN NUMERO INFORME ESTADO DE RECOMENDACIONES AL 30 DE SEPTIEMBRE 2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ 2 AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES 2. DISPONDRÁ AL JEFE NACIONAL DE COMPRA DE BIENES, COORDINAR CON EL JEFE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL DE LA GERENCIA DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE, LAS ADQUISICIONES DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA EL PERSONAL DE LA EP PETROECUADOR, EN BASE A LAS NECESIDADES QUE CADA GERENCIA DE NEGOCIO, POR LOS ASPECTOS DE RIESGO A LOS QUE ESTÉN POTENCIALMENTE EXPUESTOS SUS TRABAJADORES. 1 PERMANENTE 1 1. DISPONDRÁ A LOS ADMINISTRADORES DE BODEGA QUE PARA LA PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE COMPRAS POR REPOSICIÓN DE MATERIALES PARA STOCK DE BODEGAS, LAS CANTIDADES SE DETERMINEN CON UN ANÁLISIS DE SU ROTACIÓN Y EXISTENCIAS, SE DEJE EVIDENCIA DE LA COORDINACIÓN FORMAL Y JUSTIFICACIONES NECESARIAS CON LAS ÁREAS USUARIAS Y QUE EN LO POSIBLE SE PLANIFIQUEN ADQUISICIONES CONSOLIDADAS DE AQUELLOS MATERIALES QUE SON DE SIMILARES CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 LAB ‐ Normativa de gestión ‐ Manual Orgánico Funcional ‐ Perfil de Cargos 1 LAB M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 M. 00219‐CGE‐CEM‐2016 5 AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 5.DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS QUE EN COORDINACIÓN CON EL ÁREA DE PROCESOS, SE DEFINA UN PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y CLASIFICACIÓN QUE SE DARÁ A LOS MATERIALES DENOMINADOS REPARADOS, A FIN DE QUE SE REGISTRE SU MOVIMIENTO DE INGRESO Y EGRESO A LAS CUENTAS DE INVENTARIOS, DIFERENCIÁNDOLOS DE LOS NUEVOS QUE FORMAN PARTE DEL INVENTARIO PRINCIPAL. 6 AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 6. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS PARA OPTIMIZAR EL MANEJO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO EBS Y SUPERAR LOS INCONVENIENTES EN LA DESCRIPCIÓN, IDENTIFICACIÓN CODIFICACIÓN, MEDICIÓN, VALORACIÓN DE LOS MATERIALES DEL STOCK DE BODEGAS. EVENTUAL FIN LAB SUBGERENTE DE LAB Y FIN EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, PLANIFICARAN Y EJECUTARAN LA TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS DE LAS BODEGAS Y TOMARAN ACCIONES RESPECTO A LOS RESULTADOS A BASE DE LO CUAL SE REALIZARÁN LOS AJUSTES DEL CASO. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 1 EVENTUAL 21/07/2016 21/07/2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 4. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS, REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS PARA DEPURAR LOS INVENTARIOS DE LOS MATERIALES CONSIDERADOS COMO NO REQUERIDOS PARA LA OPERACIÓN, PREVIA COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS USUARIAS QUE GENERARON LA NECESIDAD, A FIN DE DETERMINAR AQUELLOS QUE AÚN SON NECESARIOS PARA LA OPERACIÓN Y SE LOS TRASLADE AL INVENTARIO PRINCIPAL O SI HAN PERDIDO SU UTILIDAD, SE PROCEDA CON LOS TRÁMITES DE BAJA O DEFINICIÓN DEL DESTINO FINAL QUE CORRESPONDA. 1 SUBGERENTE DE LAB LAB PRESENTARÁ INFORME DE LOS INVENTARIOS DE LOS MATERIALES DEPURADOS, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 1 EVENTUAL 21/07/2016 21/07/2016 DAI‐AI‐0172‐2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ 4 3. DISPONDRÁ AL SUBGERENTE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS, EN COORDINACIÓN CON EL JEFE DE REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, PLANIFICAR Y EJECUTAR LA TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS DE LAS BODEGAS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y REALIZAR LAS ACCIONES NECESARIAS RESPECTO A LOS RESULTADOS DE LAS TOMAS FÍSICAS DE LAS BODEGAS EFECTUADAS POR LA ASOCIACIÓN ANDEAN ECUADOR DATABANK, A BASE DE LO CUAL SE REALIZARÁN LOS AJUSTES QUE CORRESPONDAN. SUBGERENTE DE LAB LAB EN COORDINACIÓN CON EL ÁREA DE PROCESOS, DEFINIRÁ UN PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES REPARADOS, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN. M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 1 EVENTUAL DAI‐AI‐0172‐2016 DAI‐AI‐0172‐2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ 3 Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la incorporación de la recomendación permanente, en uno de los siguientes instrumentos: ‐ Normativa de gestión ‐ Manual Orgánico Funcional ‐ Perfil de Cargos AL GERENTE DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la incorporación de la recomendación permanente, en uno de los siguientes instrumentos: M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 PERMANENTE 21/07/2016 21/07/2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ DAI‐AI‐0172‐2016 DAI‐AI‐0172‐2016 DAI‐AI‐0172‐2016 AL JEFE DE LOGÍSTICA Y BODEGAS DISPOSICIÓN ENTREGABLE SUBGERENTE DE LAB LAB REALIZARÁ LAS ACCIONES NECESARIAS PARA OPTIMIZAR EL MANEJO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO EBS, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN. RESPONSABLE CUMPLIMIENTO TIPO N/A 7 AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES 7. DISPONDRÁ AL JEFE DE IMPORTACIONES PRESENTE UN INFORME PERIÓDICO DE LOS PROCESOS DE IMPORTACIÓN PENDIENTES DE LIQUIDACIÓN CON SU ESTADO, A FIN DE DETERMINAR LAS ACCIONES OPORTUNAS HASTA LA CONCLUSIÓN Y CIERRE DE LOS PROCESOS Y QUE POSIBILITE EL REGISTRO DE LOS MATERIALES EN LOS INVENTARIOS DE LAS BODEGAS. CUMPLIDA TEXTO DE RECOMENDACIÓN PROCESO No. RECOM. FECHA DISPOSICIÓN NUMERO INFORME NOMBRE INFORME DISPOSICIÓN ENTREGABLE 8 PERMANENTE 21/07/2016 21/07/2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ 1 LAB Registrar en Sistema Control Recomendaciones (SICOR), la incorporación de la recomendación permanente, en uno de los siguientes instrumentos: ‐ Normativa de gestión ‐ Manual Orgánico Funcional ‐ Perfil de Cargos M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 AL SUBGERENTE DE COMPRAS, CONTRATOS E IMPORTACIONES 8. DISPONDRÁ AL JEFE DE IMPORTACIONES INFORME DE MANERA PERMANENTE LAS ACCIONES ADOPTADAS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LOS REPUESTOS QUE LLEGARON FUERA DE ESPECIFICACIÓN, DE LAS REQUISICIONES DE COMPRA 913010 Y 922023, A FIN QUE EL PROVEEDOR PROCEDA AL CAMBIO DE LOS MISMOS DE MANERA INMEDIATA Y DE SER EL CASO SE GENERE UN PROCEDIMIENTO PARA APLICARLO EN ESTE TIPO DE SITUACIONES. 1 TOTAL RECOMENDACIONES 7 EVENTUAL DAI‐AI‐0172‐2016 EXAMEN ESPECIAL "A LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN Y USO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA GERENCIA DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR GERENCIA DE TRANSPORTE DE EP PETROECUADOR¿ DAI‐AI‐0172‐2016 M. 00218‐CGE‐CEM‐2016 1 0 LAB SUBGERENTE DE LAB DISPONDRÁ AL JEFE DE IMPORTACIONES INFORME PERMANENTEMENTE LAS ACCIONES ADOPTADAS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LOS REPUESTOS FUERA DE ESPECIFICACIÓN, CONSIDERANDO LOS ASPECTOS PUNTUALIZADOS EN LA RECOMENDACIÓN