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Mitos, obstáculos
y realidades
del software para
Configurar, Establecer
precios y Cotizar (CPQ)
Consejo para los
compradores
Todos sabemos que es difícil seleccionar e implementar un software empresarial. Sin
embargo, CPQ tiene una reputación igualmente mala o inclusive aún peor, debido a las
malas experiencias
El mercado CPQ:
1. Está plagado de implementaciones fallidas.
2. Los costos totales para implementar soluciones al final son mucho más altos que los
proyectados.
3. La implementación es mucho más difícil de lo que se muestra en los demos del
proveedor
¿Por qué?
La principal y única razón de que una implementación falle es la arquitectura obsoleta del
software. Consulte esta invaluable guía para los clientes de Salesforce.com que quieren
adquirir el software para configurar, establecer precios y cotizar (Configure Price Quote,
CPQ). En este documento encontrará los mitos del mercado comúnmente generalizados y
cómo identificar los obstáculos antes de comprar su software CPQ.
Cómo evitar
arquitecturas
obsoletas de
software
Muchos productos CPQ fueron diseñados para modelos de software antiguos. La demanda
actual de funcionalidad mejorada requiere que la arquitectura original de los productos sea
capaz de facilitar estas adiciones. Tal como la remodelación de una casa antigua, si descuida
la infraestructura fundamental y elige no renovar los cimientos, las tuberías y solucionar
problemas de termitas que el dueño de casa no puede ver, la remodelación final podría verse
aparentemente atractiva con su nueva y brillante pintura, pero las estructuras y componentes
cruciales debajo de esta superficie pulida traerán problemas para la casa y ocasionarán
reparaciones costosas.
Construir una casa enteramente nueva desde cero con una moderna arquitectura y abordar
todas las necesidades actuales asegurará un entorno eficaz, flexible y confiable. Las
arquitecturas antiguas requieren más que soluciones temporales de código personalizado
debido a una funcionalidad insuficiente, a menudo consumiendo tiempo y recursos cuando
se realizan implementaciones. Esto ocasiona acuerdos de tiempo con extensiones y costos
adicionales. Las arquitecturas antiguas suelen requerir sustancialmente más infraestructura de
TI para hacer funcionar el producto que se vuelve costoso.
Las herramientas para administrar los productos son obsoletas y por lo tanto difíciles de usar,
ocasionando demoras prolongadas. Estas limitaciones hacen que en última instancia la
herramienta sea inútil para el usuario y se abandone la implementación.
Resumen
de los mitos
Mito
Realidad
Las aplicaciones CPQ son
fáciles de usar y simples de
configurar.
La mayoría de aplicaciones CPQ no están
diseñadas para tratar con la complejidad
requerida y la administración de las mismas es
una pesadilla.
Automatizar sólo el proceso de
cotización es suficiente para
alcanzar sus objetivos.
Las cotizaciones usualmente terminan en un
contrato. Las cotizaciones y los contratos están
conectados y usted necesita ambas soluciones
para alcanzar una implementación completa y
exitosa.
No existen costos adicionales
diferentes de los que el
proveedor me cotizó.
Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos
costos “escondidos”. Descúbralos.
Todas las aplicaciones CPQ de
AppExchange funcionan de la
misma manera con Salesforce.
No lo hacen. Las aplicaciones originales de
salesforce.com se comportan de una manera
muy diferente y deben ser su opción preferida si
le gusta usar la plataforma de Salesforce.
Vale la pena pagar altos costos
por el software CPQ.
La mayoría de sistemas le pueden brindar lo que
necesita. Siempre que el sistema pueda cubrir sus
requerimientos y se haya diseñado bien, el costo
será bajo.
Las implementaciones y su
materialización se llevan a cabo
rápidamente.
Como resultado de las arquitecturas defectuosas
y la necesidad de un código personalizado, las
implementaciones pueden ser largas y costosas.
Mito
Las aplicaciones CPQ
son fáciles de usar y
simples de configurar
La mayoría de aplicaciones CPQ no se diseñaron para tratar con la complejidad de los
requisitos de cotizaciones actuales. El resultado: administración difícil y funcionalidad poco
intuitiva.
A menudo las aplicaciones CPQ parecen fáciles de configurar y usar. Desafortunadamente
esta no es la realidad. Las herramientas pueden parecer fáciles de usar, pero terminan
tomando muchos más clics, introducen complejidades en la interfaz del usuario y están mal
estructuradas. Configurar es aún peor. Las herramientas no se diseñaron apropiadamente y
la mayoría de códigos personalizados a menudo deben escribirse, incluso solo para
configurar una plantilla de documento.
La realidad es que la mayoría de aplicaciones CPQ se diseñaron hace muchos años para
casos muy diferentes. Y debido a que los proveedores se han dado cuenta de que sus
herramientas tienen funcionalidades inadecuadas, la corrección se agrega sobre la marcha
sin una arquitectura diseñada para favorecer la nueva funcionalidad. El resultado: la
configuración de la aplicación es altamente compleja.
Los clientes de Salesforce se han acostumbrado a esperar herramientas de administración
accesibles para usuarios sin conocimiento técnico. La realidad es que las herramientas
sencillas de arrastrar y soltar en la interfaz del usuario a menudo no están disponibles, y
algunos proveedores requieren que los ingenieros escriban códigos con el fin de configurar
la aplicación. De hecho, por cada proveedor, se requieren tres lenguajes distintos para
configurar la aplicación. Esto significa que usted necesita tener ingenieros que deben
aprender los lenguajes de programación específicos. El indicador principal de esta deficiencia
es el precio y la duración de la implementación.
Es simple: si los costos son altos y la implementación es larga, la herramienta es una solución
de códigos personalizados que será difícil de mantener y que no ofrece flexibilidad para sus
necesidades.
Consejo
Asegúrese de que las
herramientas de configuración
cuenten con la función de
arrastrar y soltar.
Haga que el proveedor cree una cotización o
propuesta desde cero durante la demostración.
Sin configuraciones previas y sin volver a usar
plantillas antiguas. Esto expondrá el hecho de
que incluso se necesita configurar un código
personalizado para generar una plantilla.
Entregue la plantilla de cotización al momento de
la demostración y pídales que la modelen.
Asegúrese de que su equipo
de TI no deba aprender ningún
nuevo lenguaje de
programación.
Pregunte sobre los lenguajes de software
necesarios C++, Java, Java Script, Perl, Python,
HTML, SOAP, y WSDL o lenguajes únicos
utilizados específicamente para la herramienta
que se deben aprender, por ejemplo, BML,
BMQL.
Pregunte sobre
implementaciones fallidas.
Hay muchas implementaciones fallidas. Haga una
búsqueda en Google sobre el proveedor y
escriba la palabra “demanda”.
Hable con clientes que lo
abandonaron.
Si no comparten voluntariamente uno, haga una
búsqueda en Google y escriba el nombre del
proveedor y la palabra “demanda”.
Mito
Sólo automatizar el proceso
de cotización es suficiente
para alcanzar sus objetivos
Casi todos los procesos de cotización finalizan en un contrato o necesitan consultar la
información del contrato. Asegúrese de contar con la capacidad de contratación completa,
de lo contrario, terminará con soluciones manuales temporales.
Las cotizaciones, una vez aceptadas por su cliente, requieren de un contrato para completar
el proceso. A menudo las cotizaciones por sí mismas necesitan acceder a la información del
contrato, especialmente si se trata de un cliente de base instalada a quien le está vendiendo
más productos o servicios.
Sin un sistema de gestión de contratos, el usuario accederá de forma manual a los datos del
documento y los objetivos de automatización del proyecto serán nulos. Muchos proveedores
de CPQ ofrecen una pantalla con datos del contrato, pero estos no son sistemas verdaderos
de gestión de contratos. Asegúrese de que haya un completo sistema de gestión de
contratos disponible, así será una herramienta integral que no generará problemas.
Consejo
Asegúrese de que la
herramienta CPQ también
tenga la capacidad de gestión
completa del ciclo de vida del
contrato.
Sin contratos usted no tendrá una visión
completa de la base instalada. Así mismo para
clientes nuevos, usted hará el proceso de
cotización más eficaz, pero volverá ineficaz el
proceso de contratación, frustrando el propósito
del proyecto.
Asegúrese de que el proveedor tenga al menos
30 implementaciones de gestión de contratos de
manera que cuente con la suficiente experiencia.
Mito
No existen costos
adicionales diferentes
de los que el proveedor
me cotizó
Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos costos “escondidos”. Asegúrese de
comprenderlos todos.
Pueden haber muchos costos "escondidos" en productos e implementaciones CPQ.
Frecuentemente lo que usted ve en una demostración de producto no es lo que le están
cotizando. Se puede hacer un alcance restringido de las implementaciones, y cuando lo
repasa, comienzan a aparecer todos los "adicionales", aumentando enormemente los costos
de implementación. Y finalmente puede haber muchas otras "opciones" de las que no está al
tanto, que pasan a ser importantes y por las que se deberá pagar. Algunos de los "costos
escondidos" se encuentran a continuación:
Funcionalidad
¿La licencia cotizada refleja lo que usted vio en la demostración? Los proveedores tienen
diferentes "ediciones". Una edición básica tendrá una funcionalidad diferente a una edición
profesional o la edición para empresa. Asegúrese de saber lo que quiere. Si quiere movilidad,
probablemente necesitará una edición corporativa o ilimitada.
Sandboxes
¿Se incluyen el Sandbox? De no ser así, ¿cuánto cuesta? Un "adicional" muy común.
Actualizaciones
¿Vio cómo se aplican las actualizaciones? Si una solución no es nativa de Salesforce, las
actualizaciones afectarán su integración con la plataforma, sin importar lo que le digan.
Pídales que se comprometan mediante un contrato a realizar las actualizaciones sin costo.
Consistencia de los datos
¿Cómo mantengo mis aprobaciones de CPQ y Salesforce
sincronizadas? Si están en sistemas separados, es necesaria una
integración especial, otro costo adicional.
Implementaciones
Asegúrese de que el alcance es exactamente lo que necesita. Adjunte su documento de
requerimientos al Alcance del Proyecto (SOW) para que no haya dudas.
Muchos sistemas no son de multitenencia, lo cual significa que cada instancia de la aplicación
se mantiene por separado, contra una aplicación de una sola instancia con múltiples
tenedores (esto es lo que salesforce.com hace). Debido a que estos sistemas no son de
multitenencia, se deben mantener diferentes infraestructuras de hardware (servidor de
aplicación, servidor de base de datos, servidores web, etc.) para cada instancia del cliente.
Cuando se aplica una actualización a una solución de una sola tenencia, el proceso de
actualización lleva tiempo y es laborioso (tanto para el cliente como para el proveedor).
Usualmente, una vez que se ha implementado una actualización a cada cliente, es hora de
comenzar nuevamente.
Mito
Las aplicaciones CPQ
en AppExchange de
Salesforce trabajan
de la misma manera
que las aplicaciones
nativas
Algunas son aplicaciones integradas y algunas son aplicaciones nativas.
Las aplicaciones CPQ para clientes de Salesforce.com trabajan en muchas formas diferentes.
Fundamentalmente hay dos tipos generales de aplicaciones que trabajan con Salesforce.
1.
2.
Aplicaciones integradas de AppExchange
Aplicaciones NATIVAS de Salesforce.com
Las aplicaciones integradas de AppExchange no son nativas y usan su propia infraestructura
para correr sus aplicaciones. Los datos salen de Salesforce.com y van al centro de datos. Esto
significa:
●
●
●
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●
●
●
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●
Se debe desarrollar y mantener la integración.
Las rutinas de movimiento pueden tener múltiples puntos de falla.
No puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para todo el proceso.
No puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para administración.
No puede usar los perfiles de seguridad de Salesforce.com.
No puede usar los procesos de aprobación de Salesforce.com.
Cualquier personalización debe recibir mantenimiento ya sea por parte del proveedor
y/o el cliente. Cuando Salesforce cambia (nuevas entregas), las personalizaciones
pueden ser una pesadilla.
Sincronizar sus aprobaciones en Salesforce y el sistema CPQ también es una pesadilla.
La infraestructura de hosting puede no ser de la misma calidad que Salesforce, es decir,
SAS 70 TypeII, etc.
Por el contrario, una aplicación NATIVA de Salesforce.com significa:
●
●
●
●
●
●
●
●
Tener disponible el más alto nivel de integración con Salesforce.com, ya que se
encuentra dentro de su instancia, no dejando nunca el entorno.
No hay movimiento de datos; sus datos permanecen dentro de Salesforce.com.
Puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para todo el proceso CPQ.
Puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para administración.
Puede usar los perfiles de seguridad de Salesforce.com.
Puede usar el proceso de aprobación de Salesforce.com.
Cualquier personalización se configura, no codifica, y por tanto se mantiene como
cualquier otra aplicación de Force.com.
Las aprobaciones están sincronizadas porque usan el mismo motor de aprobación.
Consejo
Utilice una selección NATIVA
de Salesforce si puede elegir.
Estas soluciones son como hechas por Salesforce.
Utilizan la misma instancia, base de datos, etc. Sin
riesgos.
Mito
Vale la pena pagar un
alto costo por el
software CPQ
No, la mayoría de productos tienen la funcionalidad que usted necesita.
Sorprendentemente, hay una amplia incoherencia entre el precio de las soluciones y la
funcionalidad que es casi por completo, la misma. Las arquitecturas cambian ampliamente
pero la funcionalidad van a la par. El precio se basa en dos variables: la estructura de costos
de los proveedores y la competencia.
Así que, ¿por qué hay tanta incoherencia entre los precios de las soluciones? Debido a las
arquitecturas de las aplicaciones y las estructuras de costo de entrega. Las mayores variables
son la infraestructura necesaria para hacer correr las aplicaciones y la implementación (tiempo
de las personas) para configurar o codificar el sistema.
Las soluciones que son de multitenencia tienen un menor costo porque el hardware y
software requeridos para soportar cada instancia (producción/prueba/desarrollo) son usados
por "múltiples tenedores", tal como Salesforce.com. Esto resulta en un costo total de
tecnología mucho menor y por tanto un menor precio para el cliente. Las soluciones con altos
precios tienen una infraestructura costosa de una sola instancia.
Las soluciones que no tienen herramientas simples de navegación como Salesforce, son
mucho más costosas de implementar y mantener. Las soluciones de codificación rígida
toman tiempo y tienden a generar errores, lo cual causa más trabajo. Muchas soluciones
necesitan que el código esté escrito para implementarlo.
Las soluciones que no son NATIVAS de Salesforce.com requieren integración con la
plataforma. El proveedor y/o cliente tiene que mantener la integración, lo cual aumenta el
costo.
Consejo
Las soluciones NATIVAS de
Salesforce.com son más
económicas.
Dado que ya está pagando a Salesforce.com por
infraestructura de hosting, no pague a alguien
más por otra infraestructura informática si no
tiene que hacerlo.
Pregunte si es necesario un
código personalizado para
algo.
Específicamente para crear plantillas de cero,
para establecer flujos de trabajo o para
establecer cualquier cosa.
Asegúrese de que cualquier
integración previamente hecha
funcione para usted.
Es posible que cualquier integración con
Salesforce.com u otro sistema no funcione para
su escenario específico. El proveedor podría
decirle que funcionará para usted, pero usted no
lo sabrá hasta que haya comenzado la
implementación. La mejor recomendación es
probar la integración para asegurarse de que
funciona para su caso.
Tenga cuidado con una
cotización de implementación
barata: puede tener muchos
ajustes sobre la marcha.
Algunos proveedores brindan cotizaciones de
implementación mucho menores a lo que en
realidad es necesario. Usted debe comparar
múltiples soluciones de acuerdo al trabajo a
realizar. Obtenga una cotización fija de ser
posible.
Asegúrese de ser autosuficiente
después de la implementación.
Sin herramientas administrativas de uso simple,
usted dependerá del proveedor para cambios
futuros. Esto aumenta los costos
significativamente en el tiempo. Evite este
escenario investigando concienzudamente las
herramientas de administración y pregunte si el
soporte está incluido con la aplicación.
Mito
Las implementaciones
y su materialización
se llevan a cabo
rápidamente.
La mayoría de implementaciones toman de meses a años y sobrepasan
significativamente los presupuestos originales
Desafortunadamente, el espacio CPQ es por mucho una víctima del paradigma del "Gran
Sistema".
Muchos proveedores de CPQ prometen implementaciones rápidas y de materialización
veloz. Desafortunadamente, esto está muy lejos de la realidad. Nuevamente, las arquitecturas
débiles dan como resultado una configuración del sistema compleja y las deficiencias en los
productos dan como resultado un código personalizado, y por tanto las implementaciones
son costosas y toman largo tiempo.
Una administración de aplicación compleja que requiere codificación en lugar de clics
aumenta los ciclos de implementación. Los sistemas también requieren integración con
sistemas comunes como Single Signon, ERP, Administración de documentos o sistemas
legados. Las aplicaciones NATIVAS de Salesforce.com pueden no requerir estas integraciones
porque usualmente ya existen para el CRM.
Consejo
Revise fuentes de referencia
independientes.
Hay muchas fuentes independientes para
referencias "ocultas" como AppExchange, blogs y
los grupos de usuarios de Salesforce.com que le
permitirán encontrar más referencias confiables.
Pida una sesión práctica en un
entorno sin personalizaciones.
Esto expondrá varios puntos administrativos que
se pueden "cubrir" durante los demos de
administración, como la codificación de plantillas,
aprobaciones, etc.
Pida ver cómo se realizan las
integraciones.
La mayoría de proveedores de CPQ no cuentan
con integradores para sistemas principales como
Salesforce.com. Las integraciones son
usualmente "únicas" porque el proveedor muy
probablemente cobre por un código que ha sido
desarrollado y usado para otros clientes.
Pida una cotización fija.
Si un proveedor no está preparado para ofrecer
una cotización fija, entonces no están
respaldando sus cifras de implementación.
El diablo está en los detalles.
Asegúrese de comparar los entregables de cada
servicio de su proveedor. Resalte las diferencias y
pregunte por qué le cobran más por cada
servicio.
Mito
La cotización
offline es muy
importante
Vivimos en un mundo conectado y la complejidad y gasto en aumento de la cotización offline
muchas veces no vale la pena.
Algunos proveedores tratarán de hacer de esta una "funcionalidad genial", incluso cuando la
funcionalidad no es práctica por muchas razones:
●
●
●
Vivimos en una sociedad conectada.
¿Cómo se asegura un usuario que está usando los precios más recientes?
Mantener una estrategia de tener una solución de escritorio es costoso y complejo.
Esta funcionalidad no es relevante principalmente porque vivimos en una sociedad
conectada. Los usuarios pueden incluso conectarse a Internet en los aviones. La realidad
es que muy pocas compañías no usan la movilidad hoy en día.
Habilitar esta funcionalidad aumenta los costos sustancialmente al tener que mantener
un catálogo de productos y precios en el dispositivo de cotización. ¿Usted emplea una
estrategia para esto? ¿Cómo mantiene los datos sincronizados? Esto haría volar la
mayoría de estrategias de computación en la nube.
Consejo
Compare los pros y contras de
soluciones sin conexión y
asegúrese si es o no requerida.
Encueste a sus usuarios. Sopese las
compensaciones y beneficios. ¿Vale la pena el
costo? ¿Es práctico? Siempre que pueda editar el
documento de cotización sin conexión, debería
estar bien. Mantener un catálogo de productos
completo en cada computador no tiene sentido.
Pida tres referencias que usen
esta tecnología.
Dado que esta tecnología no es práctica, usted
encontrará que muchas compañías no la usan.
Para esas compañías que usan la funcionalidad,
pregúnteles sobre los problemas y costos de
mantenimiento.
Sobre Apttus
Apttus, la compañía Quote-to-Cash que define la
categoría, impulsa el proceso comercial vital entre el
interés del comprador en una compra y la
materialización de los ingresos. Apttus se distribuye y
está disponible en la plataforma Salesforce1, la
infraestructura de distribución en la nube más confiable
e integral. Las aplicaciones incluyen configurar,
establecer precios y cotizar (CPQ), renovaciones,
gestión de contratos y gestión de ingresos. Además, la
tecnología X-Author, permite a Microsoft Office ser una
interfaz de usuario con interacción completa y control
entre Salesforce y Microsoft Office. Apttus tiene oficinas
centrales en San Mateo, California, con oficinas
adicionales en Londres, Reino Unido, Bozeman,
Montana y Ahmedabad, India. Para obtener más
información visite:
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resultado específico si sigue cualquier consejo dentro de este libro electrónico. Puede ser recomendable que consulte con Avanxo y sus
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