Generalidades - Capital Salud

CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD.
INVITACION CONTRATACION ADMINISTRATIVA No. 008/2014- (ENERO)
DISPOSICIONES GENERALES.
A-OBJETO: CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA
DOCUMENTACION FÍSICA QUE SEA ENTREGADA POR CAPITAL SALUD EPS-S SAS.
B-REGIMEN JURIDICO. CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., con naturaleza jurídica de sociedad de economía mixta encaminada en su función
administrativa a la prestación de servicios de salud como administradora del Régimen Subsidiado, la cual opera a través del Decreto 410 de 1971
por medio del cual se expide el Código de Comercio en el Título VII artículos 461 a 468, el Capítulo XIV de la Ley 489 de 1998 artículos 97 a 102,
donde se dictan normas sobre la organización y el funcionamiento de las sociedades de Economía Mixta, dado lo anterior, y con el fin de
garantizar la adecuada y oportuna prestación del servicio a los usuarios, se adelantaron los estudios para la contratación del servicio objeto de
este proceso de contratación con invitación publica a cotizar; de acuerdo al Régimen de Contratación Privada.
C-CONTENIDO Y ALCANCE DE LA INVITACIÓN, COSTOS DE PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA.
a) Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una propuesta por escrito en original y dos copias (foliada).
b) Presentada la propuesta y finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. EL PROPONENTE no podrá retirar ni
modificar los efectos y alcance de la propuesta.
c) Toda información revelada por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., al PROPONENTE, en desarrollo del contrato, ya sea verbalmente, por
escrito, en forma gráfica o electrónica, o mediante cualquier otro medio, será considerada como “información de propiedad o confidencial”,
incluyendo, pero sin limitarse a ello, cualquier información técnica, financiera, comercial, de mercado, estratégica y cualquier otra
relacionada con las operaciones de negocios o productos presentes y futuros de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., de sus socios accionistas
y/ o sus compañías subordinadas, de los clientes de las partes, que haya sido entregada o comunicada por su titular a la otra parte.
d) La Información de Propiedad o Confidencial podrá incluir entre otras cosas: ideas, experiencias, procesos, técnicas, algoritmos, programas,
diseños, dibujos, fórmulas o datos de prueba relacionados con cualquier proyecto de investigación, trabajos en proceso, desarrollos futuros,
ingeniería, fabricación, servicios, financiamiento o asuntos relacionados con el personal de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S..
e) La reproducción por cualquier medio de la información propiedad o confidencial está prohibida, salvo que exista autorización expresa por
escrito de la Parte propietaria de esta información.
D-DOCUMENTOS SOPORTE PRESENTACION DE LA PROPUESTA: La propuesta deberá contener:
PARA PROPUESTAS ASISTENCIALES
PARA PROPUESTAS ADMINISTRATIVAS
Carta de presentación de la propuesta
Carta de presentación de la propuesta
Portafolio de servicios (Propuesta)
Portafolio de servicios (Propuesta)
Oferta mercantil
Oferta mercantil
Autorización De Junta Para Suscribir Contratos, Dependiendo La Autorización para presentar propuesta y celebrar el contrato. (al
Cuantía
representante legal de las personas jurídicas que lo requieran)
Valor de la Propuesta (Tablas de Negociación)
Valor de la Propuesta
Habilitación De Servicios
Carta de condiciones de pago
Resolución y Acta de Nombramiento del Gerente
Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica
proponente, o de todas y cada una de las personas jurídicas
integrantes del consorcio o unión temporal.
Modelo de Prestación de Servicios
Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN
Indicadores de calidad en la prestación del servicio
Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados del
periodo fiscal inmediatamente anterior, debidamente firmado por el
contador público.
Certificación de Representación Legal de la Cámara De Comercio
Fotocopia de Inscripción al RUT
Fotocopia De La Cedula De Ciudadanía Del Representante Legal
Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Contador Público o Revisor fiscal.
1
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
Pago De Tasa Supersalud
Certificado de Antecedentes De La Contraloría
Certificados de pago aportes parafiscales
Dos (2) referencias comerciales
Dos (2) referencias bancarias.
Paz y salvo por concepto del pago de aportes parafiscales de todos
sus empleados.
Soporte de suficiencia para prestación de servicios (Capacidad
Instalada.)
Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal si la
propuesta se presentare bajo cualquiera de estas modalidades.
E-CRONOGRAMA DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN-ACTIVIDADES:
a) Definición de los criterios técnicos, jurídicos, financieros y organizacionales para contratar, así como la Consulta y acceso al proyecto de
términos de referencia definitivos: El día martes 04 de febrero de 2014.
b) Las especificaciones técnicas del requerimiento se preparan por parte solicitante, la consulta y acceso se podrá realizar en la oficina de la
Dirección administrativa, ubicada en Calle 77ª 12ª-35 de la ciudad de Bogotá, una vez publicada la oferta a partir del día jueves 6 de
febrero de 2.014 de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., o en la página de capital salud (www.capitalsalud.gov.co).
c) Observaciones o solicitudes de aclaración a los términos de referencia definitivos: el plazo para solicitar aclaraciones a los términos de
referencia definitivos es el día lunes 10 de febrero de 2014, a partir de las 08:00 a.m., hasta las 04:00 p.m. , la radicación de las
observaciones y solicitudes deberá realizarse en el edificio de la Dirección administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la
calle 77ª No. 12 ª -35, de la ciudad de Bogotá (área contratación), o vía correo electrónico a [email protected],
[email protected],.
d) Visita obligatoria: El proponente tendrá asignado el día martes 11 de febrero de 2014 para realizar esta visita, desde las 10:00 a.m. hasta
las 05:00 p.m. Para mayor información comunicarse a la línea 3265410 Ext. 3409, 3410, 3411.
e) Presentación y lugar de radicación de las propuestas: La radicación de la propuesta se realizará únicamente en el área contratación del
edificio de la Dirección administrativa CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la Calle. 77ª No. 12 A- 35 de la ciudad de Bogotá, desde el
miércoles 12 de Febrero de 2014 hasta el día miércoles 26 febrero de 2014 a partir de las 08:00 a.m., hasta las 04:00 p.m.
f) Periodo de Evaluación: A partir del día hábil siguiente a la fecha de cierre de la presentación de las propuestas desde el jueves 27 de
febrero de 2014 hasta el jueves 06 de marzo de 2014.
g) Adjudicación y Suscripción del Contrato: A partir del día hábil siguiente de la fecha determinada para el periodo de evaluación de las ofertas.
desde viernes 7 de marzo de 2014 hasta el viernes 14 de marzo de 2014.
F- REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN – PARTICIPANTES: Podrán participar en el presente procedimiento
de selección:
a) Personas naturales o personas jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta o privada;
b) Consorcios o Uniones Temporales, con la debida autorización para suscribir contratos por parte de su Junta Directiva.
No podrán participar en el procedimiento de selección ni ser adjudicatarias del contrato las personas que se encuentren incursas en alguna
causal de inhabilidades o incompatibilidades, lo cual será determinado por la Secretaria General y Jurídica de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., o
de participantes con incumplimiento comprobado de las condiciones pactadas de plazos y calidad en negociaciones anteriores; así como las que
hubiesen desencadenado en reclamaciones legales o ante las aseguradoras.
No podrán participar en este proceso de contratación las
personas que presentaron ofertas a invitaciones anteriores de similares características y que una vez adjudicadas cambiaron las propuestas
técnicas o económicas generando perjuicio económico a CAPITAL SALUD E.P.S.- S. S.A.S.
G-ADMISIBILIDAD Y RECHAZO DE LAS PROPUESTAS: Una propuesta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y se halle
ajustada a los términos de referencia, se considera ajustada a los requisitos de la invitación, la propuesta que cumpla todos y cada uno de los
requisitos establecidos en los mismos para participar.
H- DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
1.
OBJETO
Prestar el servicio especializado de administración integral de toda la documentación física que sea entregada por CAPITAL SALUD EPS-S
S.A.S., lo cual incluye recepción, transporte, registro, inventario, organización, custodia, seguridad, vigilancia, conservación, control de inventario
documental servicio de consulta y en general la administración y manejo de toda la documentación física del CAPITAL SALUD EPS-S. La
administración de unidades documentales en custodia incluye la búsqueda y ubicación de las mismas según solicitudes elevadas por los
funcionarios de CAPITAL SALUD EPS-S.
2
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
Para efectos de este documento y en general de la presente negociación entiéndase por unidad documental, todo aquel conjunto de documentos
generados por un área, en la resolución y/o trámite de un mismo asunto, la cual puede ser simple cuando está constituida por un solo documento
(folio), o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente, tales como: Carpetas, libros contables, cuentas médicas, historias
clínicas, afiliaciones y hojas de vida, entre otras.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
Capital salud EPS-S SAS, tiene a su cargo velar por la competencia en los mercados; que los consumidores tengan libre escogencia y acceso a
los mercados de bienes y servicios; que las empresas puedan participar libremente en los mercados de bienes y servicios; que las empresas
puedan participar libremente en los mercados y, que en el mercado, Exista variedad de precios y calidades de bienes y servicios.
En este orden de ideas para que CAPITAL SALUD EPS –S SAS pueda cumplir a cabalidad con las funciones anteriormente señaladas, necesita
contratar el servicio de archivo y custodia de la documentación en físico de capital salud toda vez que no se tiene capacidad de archivo dentro de
sus instalaciones y la cantidad de archivo de Carpetas, libros contables, cuentas médicas, historias clínicas, afiliaciones y hojas de vida, entre
otras.
Además demanda un espacio suficiente para realizar esta actividad, además de contar con un sitio seguro que cuente con las condiciones
específicas de archivo para evitar el deterioro de los documentos soportes y necesarios para cualquier ente que llegue a solicitar. Por lo cual es
necesario contratar el servicio de una empresa especializada en recepción, transporte, registro, inventario, organización, custodia, seguridad,
vigilancia, conservación, control de inventario documental servicio de consulta y en general la administración y manejo de toda la documentación
física del CAPITAL SALUD EPS-S
3.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES
SERVICIOS
CONSUMO
PROMEDIO MENSUAL
ALMACENAMIENTO CAJA X 400
137.390
PRESTAMOS
1706
REARCHIVO
50
CONSULTAS POR IMAGEN
50
PRECIO UNITARIO 2014
ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN: Los servicios relacionados con la recepción, transporte, registro, inventario, organización, custodia,
seguridad, vigilancia, conservación y control de inventario documental de las unidades documentales se deberán regir por las siguientes
condiciones:
TIEMPO se presentaran de manera permanente durante la vigencia del contrato una vez sea firmado.
MODO Para efectos de la documentación que se origine o encuentre ubicada en las sedes de CAPITAL SALUD EPS-S-S situadas en la
ciudad de Bogotá, D.C., las partes de común acuerdo establecerán los horarios de recepción a tenerse en cuenta. Para tales efectos, dentro
de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato, las partes suscribirán la correspondiente acta en la que establecerán las fechas
y horarios de recepción aplicables durante la vigencia del mismo. No obstante lo anterior, cada vez que CAPITAL SALUD EPS-S lo requiera,
se obliga a decepcionar en las diferentes instalaciones del CAPITAL SALUD EPS-S ubicadas en la ciudad de Bogotá, D.C., la
correspondiente documentación.
En relación con la documentación que se origine o encuentre ubicada en las demás sedes o sucursales de CAPITAL SALUD EPS-S diferentes a
la ciudad de Bogotá, D.C., la misma será remitida por carga directamente a las instalaciones del CONTRATISTA ubicadas en Bogotá, D.C., y su
contenido deberá verificarse por parte del CONTRATISTA frente a pre – inventarios entregados por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.
En relación al reporte de inconsistencias si se llegaran a presentar, deberá ser presentado por el CONTRATISTA a CAPITAL SALUD EPS-S en
un plazo máximo de diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la documentación. Una vez transcurrido dicho término se entenderá el
recibo de las unidades documentales a entera satisfacción por parte del CONTRATISTA.
3
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
Los servicios objeto del presente contrato en cuanto a consulta, remisión y entrega de documentos se regirán bajo las siguientes condiciones:

TIEMPO: Serán prestados en días hábiles en el horario de ocho de la mañana (8:00 a.m.) a seis de la tarde (6:00 p.m.), o en el horario
y días que el CAPITAL SALUD EPS-S determine.

MODO: El CONTRATISTA se obligará a garantizar la disponibilidad de las unidades documentales cuando sean requeridas por
CAPITAL SALUD EPS-S ya sea de forma digital o física; así mismo, llevará un control de los préstamos y consultas realizados por los
colaboradores autorizados del CONTRATANTE en un software independiente.
Para la solicitud de las unidades documentales CAPITAL SALUD EPS-S dará aviso telefónico al CONTRATISTA con seis (6) horas de antelación
a la hora en que deben ser entregados a CAPITAL SALUD EPS-S. Cuando se trate de solicitudes urgentes, el CONTRATISTA debe cumplir con
un tiempo de dos (2) horas hábiles. Las unidades documentales serán remitidas vía fax o por correo electrónico según lo solicite CAPITAL
SALUD EPS-S. Con todo, las partes podrán acordar el aumento del número de días y cambio de horarios en que se deban prestar los servicios.
En todos los casos en que se requiere la entrega física del original de las unidades documentales, las partes dejarán la correspondiente
constancia escrita con firma de los funcionarios designados para tal fin por cada una de las partes donde se detalle cantidad y unidades
documentales entregadas.
La devolución de las unidades documentales originales por parte de CAPITAL SALUD EPS-S al CONTRATISTA, se realizará previa
comunicación (telefónica o por correo electrónico) por parte de CAPITAL SALUD EPS-S en la cual indicará qué unidades documentales
procederá a devolver para archivo. La respuesta a dicha solicitud, esto es, la recepción de las unidades documentales por parte del
CONTRATISTA en las instalaciones de CAPITAL SALUD EPS-S deberá efectuarse en un periodo no superior a veinticuatro (24) horas corrientes
después de la comunicación de CAPITAL SALUD EPS-S. Cabe señalar que habrá unidades documentales originales que deban aportarse como
soporte en procesos administrativos o judiciales, que no generarán devolución, razón por la cual, las partes de manera mensual deberán efectuar
las correspondientes constancias de cara a las unidades documentales que serán retiradas de manera definitiva, respecto de las cuales habrá de
efectuarse la correspondiente anotación en inventario.
En el evento en que la unidad documental que se requiera no sea original, el proceso de entrega de la misma se cumplirá con el envío por fax o
vía correo electrónico; cuando el solicitante sea una Sucursal de CAPITAL SALUD EPS-S fuera de Bogotá, el envío de la unidad documental se
hará igualmente por fax o por correo electrónico al Coordinador de Archivo y/o Centro de logística Documental de CAPITAL SALUD EPS-S
situado en la ciudad de Bogotá, D.C. quien se encargará de dar trámite al área correspondiente.
4.
PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DEL OBJETO DEL CONTRATO: El procedimiento para dar cumplimiento al presente
contrato es el siguiente:
CONSUMO
SERVICIOS
PROMEDIO MENSUAL
PRECIO UNITARIO 2014
ALMACENAMIENTO CAJA X 400
137.390
PRESTAMOS
1706
REARCHIVO
50
CONSULTAS POR IMAGEN
50
Cuando CAPITAL SALUD EPS-S requiera realizar una consulta especial caracterizada por un volumen alto de unidades documentales, esto es,
por un número mayor a cien (100) unidades documentales, el CONTRATISTA se obliga a entregarlos en los tiempos que se detallan a
continuación:
RANGO POR UNIDADES DOCUMENTALES
TIEMPO DE RESPUESTA (HORAS)
100-500
6-24 horas hábiles
501-1000
25-48 horas hábiles
1001- 2000
49-60 horas hábiles
2001- 5000
61-90 horas hábiles
5001 – En adelante
Según acuerdo de servicios
4
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
Se obliga a disponer del transporte necesario para entregar y recoger en las instalaciones de CAPITAL SALUD EPS-S los préstamos y
devoluciones de las unidades documentales físicas solicitadas.
Se obliga a realizar el re-archivo las unidades documentales devueltas y a mantener actualizada la base de préstamos vs. Inventario.
Se obliga a contar con un software de Gestión Documental para el desarrollo de la operación, que esté disponible vía web para CAPITAL SALUD
EPS-S, y con ella se garantice el manejo unificado del inventario documental y permita tener control y seguimiento de los préstamos y
devoluciones de las unidades documentales con la seguridad necesaria para el manejo de la información de CAPITAL SALUD EPS-S.
5.
LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado será ejecutado para las sedes de la sucursal Bogotá, el centro
logístico de gestión documental ubicado en la Carrera 16 No 40ª-42, dentro del año calendario siguiente a la contratación.
6. OBLIGACIONES A CARGO DEL CONTRATISTA: Además de las obligaciones previstas tanto a lo largo del presente contrato como en sus
documentos anexos, se obliga a:
1. Almacenar la documentación en instalaciones físicas construida y óptimamente adecuadas para la preservación custodia y administración de
documentos cumpliendo así mismo con todos los requisitos legales y normas técnicas
2. Garantizar la custodia vigilancia y seguridad de los documentos entregados.
3. Contar con un proceso de organización que garantice la recuperación de cada una de las unidades documentales contenida en el inventario.
4. Garantizar los horarios y tiempos previstos para la prestación del servicio
5. Mantener las documentación objeto del presente contrato en las debidas seguridades estableciendo para el efecto monitores, red de
extintores contra incendio y detectores de humo.
6. Atender oportunamente las consultas y solicitudes del contratante de acuerdo con las condiciones que se prevén en el documento y cuyo
efecto dispondrá en sus instalaciones de un espacio adecuado para tales consultas se pueda llevar a cabo en debida forma
7. En desarrollo del servicio de consultas antes mencionado también efectuara el envió de unidades documentales a la sede del contratante y
regreso del mismo a la bodega de almacenamiento dentro de los tiempos acordados
8. Recibir y transportar la totalidad de la documentación objeto del presente acuerdo a su centro de bodegaje o almacenamiento y ofrecer la
respectiva localización.
9. Revisar el inventario de las unidades documentales entregadas reportando cualquier inconsistencia o imprecisión dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes al recibo de las unidades documentales y/o elementos. Una vez transcurrido dicho término se entenderá el recibo de las
unidades documentales y/o elementos a entera satisfacción por parte del CONTRATISTA.
10. Las instalaciones (edificación) del CONTRATISTA deberán cumplir las condiciones de construcción, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento, que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. El CONTRATISTA se obliga a
garantizar las siguientes condiciones técnicas mínimas en sus instalaciones:
Generalidades:
a. UBICACIÓN: Terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación e inestabilidad. Debe estar situado lejos de
industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetos bélicos.
b. ASPECTOS ESTRUCTURALES: Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos (no inflamables) de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
c.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO Los depósitos deben estar dimensionados teniendo en cuenta:
La manipulación transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación de material documental.
El crecimiento documental de acuerdo a los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
d. DISTRIBUCIÓN DE AREAS: Las áreas técnicas tendrán relación en cuanto a la función desarrollada así como las relaciones de estas con
las zonas de custodia recepción organización y tratamiento de los documentos.
e. AREAS DEPÓSITO: El almacenamiento de la documentación deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes
documentales considerando los siguientes aspectos.

ESTANTERÍA: Diseño acorde con las dimensiones de la unidades que contendrá evitando borde o aristas que produzcan daños sobre
los documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas, sólidas, resistentes y estables, con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado, químicamente estable.
5
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
Los anaqueles deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos,
permitiendo una graduación cada 7 cms o menos.
Los acabados de los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
Adicionalmente las estanterías no podrán ir recostadas sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
f.
CONDICIONES AMBIENTALES: Las instalaciones destinadas a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.
a) Temperatura: De 15 a 20ª C con una fluctuación diaria de 2º C.
b) Humedad relativa: Entre el 45% y 60% con fluctuación diaria del 5% entre valores máximos y mínimos.
c) Ventilación: El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una o dos veces por hora. La disposición de las
unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
d) Filtrado de aire: Deberá contar con medios de filtración de aire de ingreso, tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
e) Iluminación de depósitos:
 Para radicación visible lumínica (luz natural), menor o igual a 100 lux.
 Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
 Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
 Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad, utilizando filtros ultravioleta.
g.
SEGURIDAD
a) Extintores: Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de agua
acores al material a conservar.
b) Especificaciones técnicas: Al igual que el número de extintores, las especificaciones técnicas de los mismos dependerán de las
dimensiones del depósito y de la capacidad de almacenamiento.
c) Alarmas: Deben existir alarmas contra incendio y robo.
d) Balastros: No deben estar en el interior de los depósitos.
e) Señalización: La señalización disponible debe permitir ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las
rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.
h. MANTENIMIENTO: Preventivo y correctivo tanto de las instalaciones como del mobiliario y equipos dispuestos para el cumplimiento del
objeto de este contrato.
a) Aseo: Garantizar la limpieza de las instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad.
b) Unidades de conservación: Requieren de un programa de limpieza en seco empleando aspiradoras.
i.
PREVENCION: Se debe partir de una evaluación o valorización de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las
medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas
de reacción necesarias, como:
a) Levantamiento y valoración del Panorama de Riesgos.
b) Medias preventivas: Es necesario que cuenten con un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de
prevención más eficaces. Adicionalmente la edificación debe adoptar además de las ya descritas, medidas contra el fuego como:
 Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencias.
 Personal de vigilancia.
 Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos.
 Puertas cortafuego.
 Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricos y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil
acceso y de apertura desde el interior.
 Tener medidas restrictivas hacia fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y
evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
6
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
 La protección contra los efectos del agua, incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas,
ventanas.
c) Preparación de un Plan de Emergencia: Los responsables de los acervos documentales deberán contar con un plan de medidas de
emergencia en un documento escrito.
j. SUPERVISION:

Permitir a CAPITAL SALUD EPS-S E realizar visitas al centro de almacenamiento de las unidades documentales, en cualquier momento así
como disponer lo necesario para que CAPITAL SALUD EPS-S tome los inventarios que al momento de la visita estime convenientes.

Remitir al área Administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S al cierre de cada mes y previo el envío de las facturas o cuentas de cobro del
período el informe de las actividades realizadas que contenga: No. de unidades documentales recibidas por sucursal, No. de unidades
documentales en Inventario, No. de unidades documentales prestadas por grupo, No. de unidades documentales devueltas por grupo,
transportes realizados, gestión realizada sobre los préstamos y porcentaje de representación de los grupos en cuanto al número de cajas
almacenadas.

Garantizar tanto al momento de la firma del contrato como durante la ejecución del mismo, que cuenta con la autorización expedida por la
autoridad local competente para el uso del suelo en la actividad comercial que desarrolla en las instalaciones en donde estarán
almacenados y custodiados los elementos de propiedad de CAPITAL SALUD EPS-S. En caso contrario y de ocasionarse perjuicios a
CAPITAL SALUD EPS-S por la omisión en la obtención o mantenimiento de autorización, por la negativa en otorgarla o renovarla, así como
el posterior sellamiento del inmueble para el ejercicio de la actividad del CONTRATISTA, este último será responsable frente a CAPITAL
SALUD EPS-S por todos los perjuicios que le sean ocasionados a éste en los términos establecidos en el presente contrato y de todos los
que se pudieren probar.

Llevar a cabo la destrucción de las unidades documentales y/o elementos que reposen en el archivo previa aprobación y solicitud escrita y
firmada por parte del CAPITAL SALUD EPS-S. Una vez verificada la destrucción de archivos se deberá realizar la disminución del precio
por concepto de almacenamiento a que hubiere lugar en forma proporcional y a los precios pactados.

Guardar la debida reserva en relación con la información confidencial que le ha sido confiada por el CONTRATANTE en los términos
descritos en este contrato.

En caso de terminación del contrato por cualquier causa deberá surtirse la entrega de las unidades documentales y/o elementos dados en
custodia mediante un acta que conste en un documento separado y que hará parte integral de este contrato, de conformidad con el
inventario que se levante y que se debe estar actualizando siempre que haya algún movimiento de las unidades documentales y/o
elementos custodiados.

Atender en debida forma los reclamos que presente el CONTRATANTE a más tardar dentro de los tres (3) días calendarios siguientes y
adoptar las medidas correctivas de manera inmediata.
k. RIESGOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Desde la entrega de la documentación por parte del CONTRATANTE al CONTRATISTA y
en adelante en todas las actividades objeto del presente contrato, estarán a cargo del CONTRATISTA los riesgos que gravitan sobre los
mismos, obligándose este último el suministro e instalación de señalización e imagen corporativa de capital salud a garantizar que la
documentación que el CONTRATANTE le entregue en custodia en desarrollo de este contrato cuente con las medidas pertinentes que
garanticen la confidencialidad, integralidad y seguridad de la información
7.
FORMA DE PAGO: deberá seleccionar la forma de pago de acuerdo con las políticas establecidas por Capital salud, una de las siguientes
opciones para el pago de sus facturas:
30 días 3% descuento
60 días 2% descuento
90 días 0% descuento
8.
DOCUMENTOS TÉCNICOS: Solo se admitirán las propuestas que cumplan los siguientes requisitos:

Experiencia Mínima del Proponente: Con el fin de acreditar experiencia en la ejecución de contratos–, el proponente deberá acreditar
experiencia mínima a través de un máximo de tres (3) contratos cuyo objeto sea igual o similar al de la presente contratación, suscritos
y ejecutados durante los últimos cinco (5) años contados hacia atrás desde la fecha de cierre del presente proceso, cuya sumatoria sea
por un valor igual o superior al valor $300.000.000las certificaciones deben contener :
7
CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Invitación Pública a Cotizar en la Contratación 008/2014
PRESTACION DEL SERVICIO ESPECIALIZADO DE ADMINISTRACION INTEGRAL DE TODA LA DOCUMENTACION FÍSICA
• Nombre o razón social del contratista
• Objeto del contrato
• Valor del contrato
• Fecha de inicio ó suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año)
• Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular)
NOTA: Es importante aclara que las cantidades relacionadas en el listado anterior corresponde al suministro aproximado de un (1) año
y las mismas pueden varias.
Es necesario y obligatorio que el oferente diligencie el anexo correspondiente a la propuesta económica, indicando el producto ofrecido, en pesos
colombianos, sin decimales, el precio unitario sin IVA, tarifa de IVA, valor del IVA por precio unitario, valor precio unitario incluido IVA y valor total
por ítem incluido el IVA. La no cotización de la totalidad de elementos no es subsanable y será causal de rechazo.
9.
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: A partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación de las garantías
pactadas y cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, hasta agotar los recursos asignados. (12 Meses)
10. PRESUPUESTO: El presupuesto total estimado para este proceso es hasta la suma de sesenta MILLONES DE PESOS MCTE
($60.000,00).
11. SUPERVISIÓN: La supervisión del contrato será ejercida por la Dirección Administrativa o quien delegue para tal fin.
PROYECTO:
REVISO:
APROBO:
-MARÍA PAULA RIAÑO GOMEZ
-Dra. ALBA NELLY RODRIGUEZ
-Dra. SONIA CETARE SPUENTES
-Doc. CARLOS ALBERTO CUBILLOS GARCÍA
Abogada de Judicante.
Profesional de Compras.
Abogada de Contratación.
Secretario General y Jurídico.
8