Procedimiento de inducción para nuevos directores

Procedimiento de Inducción para nuevos Directores
I.
Objetivo:
Contar con un procedimiento formalmente establecido y aprobado para estructurar y asegurar la
entrega de información relevante respecto de la compañía, sus negocios, sus principios, políticas y
procedimientos, riesgos y controles, prácticas y criterios contables y marco jurídico vigente; a cada
nuevo director luego de su nombramiento.
II.
Alcance:
El presente procedimiento aplicará cada vez que se designe un nuevo miembro del Directorio de
Techpack S.A.
III.
Procedimiento – Detalle de actividades:
El procedimiento de inducción para nuevos directores será conducido por el Presidente de la compañía y
el Gerente General, y contempla las siguientes etapas:
a. Reuniones con la administración
b. Entrega de set de información
c. Visita a dependencias e instalaciones
a. Reuniones con la Administración: Como inicio del programa de inducción y durante el primer mes, luego
de su nombramiento, se coordinarán reuniones informativas con las siguientes instancias, las cuales
serán realizadas idealmente en conjunto, con:
-
Presidente de la compañía
Gerente General
Fiscal (quien actúa además como Secretario del Directorio)
Gerente de Administración y Finanzas
Contralor
La información se canalizará a través del Secretario del Directorio, Gerente General o Gerente de
Administración y Finanzas.
b. Entrega de set de información: Se pondrá a disposición de cada nuevo Director, los siguientes
antecedentes de la compañía, sin perjuicio de otros antecedentes que pudiesen ser requeridos:
b.1 Registro documental de la sociedad:
Copia de estatutos sociales vigentes.
Copia de los hechos esenciales enviados a la SVS, durante los 12 meses anteriores a la
fecha de su nombramiento.
Copia de actas Sesión de Directorio de 24 meses anteriores a la fecha de su
nombramiento.
Copia de actas Sesión de Comité de Directores de 24 meses anteriores a la fecha de su
nombramiento.
Copia de acta última Junta Ordinaria de Accionistas.
Copia de acta última Junta Extraordinaria de Accionistas (si corresponde).
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b.2 Información de los negocios:
Memoria anual.
Organigrama gerencial.
Política de remuneraciones y compensaciones de ejecutivos.
Copia de las comunicaciones de prensa y presentaciones del información al mercado del
último año anterior a la fecha de su nombramiento.
Presupuesto de la compañía aprobado por el Directorio para el año en curso.
Política general sobre operaciones habituales con partes relacionadas
Transacciones con partes relacionadas realizadas en los últimos 12 meses anteriores a la
fecha de su nombramiento.
Estados financieros anuales consolidados y dictamen de auditoría externa, y análisis
razonado.
b.3 Políticas, procedimientos y protocolos del Directorio:
Manual de manejo de información de interés para el mercado.
Procedimiento de inducción para nuevos Directores.
Política de contratación de asesores por parte del Directorio.
Informe de servicios de no auditoría prestados simultáneamente a la Compañía por los
auditores externos en los últimos 12 meses anteriores a su nombramiento.
b.4 Información de control interno, riesgo y cumplimiento:
Copia difusión de prácticas de gobierno corporativo informadas a la SVS (NCG N°385)
Política de auditoría interna
Plan anual de auditoría interna
Modelo de gestión integral de riesgos
Mapa de riesgos de la compañía
Sistema integral de ética corporativa (estructura – política de comunicaciones y
capacitación)
Código de conducta ética en los negocios.
Procedimiento de gestión de denuncias (Canal de denuncias anónimo)
Modelo de prevención del delito.
b.5 Marco jurídico vigente más relevante y aplicable a la compañía al Directorio y ejecutivos
principales:
Ley N° 18.046 de Sociedades Anónimas
Reglamento de Sociedades Anónimas (Decreto Ley N°702)
Ley N° 18.045 del Mercado de Valores
Ley N° 20.393 de Responsabilidad Penal de Personas Jurídicas
NCG N° 385 sobre difusión de prácticas de gobierno corporativos
NCG N° 30 sobre normas de inscripción de emisión de valores de oferta pública, difusión,
colocación y obligación de información.
Ejemplos de pronunciamientos relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local,
respecto de los deberes de cuidado, reserva y diligencia de los deberes del Directorio.
c.
IV.
Visita a dependencias e instalaciones: Como parte del programa de inducción se realizarán visitas a las
dependencias de la Compañía, tanto administrativas como productivas, con el objetivo de dar a conocer
el proceso productivo.
Aprobación y Actualización:
El presente procedimiento fue aprobado en sesión de Directorio N° 29, de fecha 21 de julio de 2015,
según consta acta N° XXX. El documento será revisado y actualizado en forma anual, o cada vez que sea
necesario.
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