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Consultoría especializada en RRHH de la Universidad Católica
Boliviana “San Pablo” regional Cochabamba
TERMINOS DE REFERENCIA
I.
INTRODUCCIÓN
El manejo de información precisa, confiable y oportuna de Recursos Humanos,
es esencial en el proceso de toma de decisiones de la Universidad Católica
Boliviana “San Pablo” Regional Cochabamba, sin embargo se ha identificado
documentación incompleta, con fallas y sin respaldo legal en las carpetas de
los trabajadores de la UCB, además de errores e inconsistencia en el manejo
de la información de los RRHH, respecto a datos físicos que se tienen y datos
del sistema de vacaciones, antigüedad, situaciones de docentes indefinidos de
planilla con cortes fuera de ley que podrían provocar una toma de decisiones
equivocada y hasta un probable daño económico futuro a la institución como
pago de multas a la jefatura de trabajo, reclamos del personal que pueden
derivar en probables juicios contra la institución. Esta situación motiva a
solicitar la contratación de servicios de una empresa, que realice una revisión
especializada en el Departamento de RRHH de la Universidad Católica
Boliviana “San Pablo” Regional Cochabamba, que permita identificar de forma
completa y precisa todo la documentación e información incompleta,
inconsistente, con errores y fallas; y que además se efectúen las correcciones,
reconstrucción de información y otros necesarios para contar con
documentación e información completa, pertinente, legal, precisa, confiable y
oportuna para la toma de decisiones.
II.
OBJETIVO GENERAL
El objetivo general de la especializada, es el identificar documentación e
información incompleta y con errores, plasmado en un informe del consultor
independiente, además de mostrar si la documentación e información es
pertinente, legal, precisa, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Contrastar la información del sistema informático SIAA con la información
física, revisar la legalidad de los contratos laborales y civiles que estén
enmarcados en por la Ley General del trabajo y sus reglamentos, así como por
las normas vigentes en la Institución, el manejo de finiquitos de acuerdo a ley,
pago a las AFPs y condiciones establecidas por la institución para poder contar
con documentación e información completa, pertinente, legal, precisa, confiable
y oportuna para la toma de decisiones.
III.
LOCALIZACION E INFORMACION DISPONIBLE
La consultoría especializada, se realizara en el departamento de RRHH de la
Universidad Católica Boliviana San Pablo regional Cochabamba, ubicada en la calle
M. Márquez esquina Jorge Trigo Andia.
El departamento de RRHH proveerá a la firma Consultora toda la documentación e
información
necesaria para realizar la consultoría como ser:
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Contratos del Personal
Planillas
Finiquitos
Acceso ala información del sistema SIAA
Boletas de vacación
Otra documentación e información requerida por la consultora.
IV.
ALCANCE
El alcance de la Consultoría Especializada, comprende al departamento de RRHH,
con el propósito de emitir una opinión independiente sobre la razonabilidad,
pertinencia, coherencia y confiabilidad de la información contenida en la
documentación y en el sistema SIAA de la Universidad en el periodo comprendido
entre la gestión 2007 hasta la gestión 2015.
Alcances específicos:
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V.
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Revisar la documentación existente en RRHH, como ser a carpetas, planillas,
contratos y otros documentos, haciendo énfasis en las fechas de ingresos,
antigüedad, vacación del personal, etc.
Revisar la información del sistema SIAA, contrastando con los documentos que
originan la información, a fin de satisfacer su veracidad, pertinencia,
autenticidad y confiabilidad de los datos. La revisión hará énfasis en las
contratos, documentación de respaldo, carpetas, planillas, pagos a AFPs,
contratos, instructivas, resoluciones administrativas, aplicación de las leyes y
reglamentos.
Verificar el cumplimiento de instructivas relacionadas a las vacaciones.
Evaluaciones del cumplimiento de la Ley General del Trabajo, Reglamentos y
Normas establecidas por el Ministerio del Trabajo. Haciendo énfasis en la
Contratación del Personal, Vacaciones y Pago de Beneficios Sociales.
Evaluación de las procesos de contratación, desvinculación y de otra
naturaleza, con el propósito de analizar los procedimientos y controles internos
relacionados.
Cumplimiento de las recomendaciones de Auditorias Anteriores.
Reconstrucción de los saldos de vacaciones pendientes del personal,
considerando las vacaciones correspondientes por ley y descontando las
salidas con cargo a vacación, vacación, recesos académicos, prescripciones de
la vacación de acuerdo a ley y otros.
INFORMES Y CALENDARIO DE ACTIVIDADES
De acuerdo a los alcances establecidos en los Términos de Referencia, la
consultora establecerá el plazo en días calendario no mayor a 3 meses en el
cual concluirá el trabajo solicitado, debiendo incluir al menos 2 informes
parciales del avance del trabajo.
Además de reuniones y/o informes de evaluación periódica que se programen,
se deberá tomar en cuenta que el Departamento de RRHH hará un
seguimiento al cumplimiento de los Términos de Referencia y en caso
necesario solicitará la ampliación del trabajo, previo acuerdo de partes.
Se considera concluido el trabajo, con la aceptación escrita por parte del
Departamento de Recursos Humanos del cumplimiento total del contrato y la entrega
del informe de la consultoría especial de acuerdo a los TDR, más la devolución de la
documentación entregada debidamente ordenada, el kardex reconstruido de las
vacaciones del personal y la corrección de todos aquellos errores, fallas,
inconsistencias identificadas en la revisión.
VI. DATOS, SERVICIOS, PERSONAL E INSTALACIONES QUE PRESTARA EL
CONVOCANTE
El departamento de RRHH proporcionara a la consultora el mobiliario necesario, hará
entrega de la documentación requerida y solicitada, a tiempo de la suscripción del
respectivo contrato. Asimismo, la UCB nombrara un supervisor que se constituirá en
la contraparte encargada de coordinar actividades con la firma adjudicataria, desde el
inicio del trabajo hasta la entrega del informe el que deberá contar con su conformidad
y reparos.
El personal que estará a su disposición será:
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Encargada de planillas
Asistente 1
Asistente 2
VII. PLAZO DE REALIZACIÓN DE LA CONSULTORIA
De acuerdo a los alcances establecidos en los Términos de Referencia, la consultora
establecerá el plazo en días calendario en el cual concluirá el trabajo solicitado y no
será mayor a tres meses.
VIII.
RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DELA EMPRESA CONSULTORA
La consultora especializada, es responsable directa por el trabajo a ejecutar, en el
marco de los términos de referencia y el contenido aceptado de la propuesta y
contrato. Así mismo, deberá responder por el trabajo realizado y solicitudes de
aclaración realizados por la UCB por los próximos 3 años, sin que la empresa
consultora solicite una remuneración adicional por esto.
Estos Términos de Referencia proporcionan la información básica que el
consultor necesita para entender suficientemente el trabajo a realizar, preparar
una propuesta de servicios, planear y ejecutar la consultoría. Por lo que:
ESTOS TERMINOS DE REFERENCIA, SON ENUNCIATIVOS Y DE
ORIENTACION, NO LIMITATIVOS, POR LO QUE EL PROPONENTE PUEDE
MEJORARLOS OPTIMIZANDO EL USO DE RECURSOS EN EL MARCO DE
LOS OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA.