Manual de Funciones

Manual de Funciones
Administración
Aeropuerto El Alto
El manual de funciones de Sabsa brinda
información clara y específica sobre las
responsabilidades, funciones, relaciones de
dependencia y la razón de ser de los puestos.
Este documento, refleja las características
particulares de cada puesto y busca ser una guía
adecuada para las personas en el desempeño de
su trabajo.
Recursos Humanos
2010
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Supervisa a:
Jefe Administrativo Contable
Administración
Gerente de Aeropuerto por jerarquía
Gerente financiero por función
Contador regional
Encargado de ingresos
Encargado de egresos
Encargado de tesorería
Encargado de facturación
Encargado de almacenes y activos fijos
Encargado de adquisiciones
Encargado de manifiestos
2. MISIÓN
Controlar la correcta elaboración de estados financieros y anexos, generación de ingresos
y aplicación de gastos. Por otro lado, realizar la gestión y el control administrativo para
la regional El Alto.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
Frecuencia
media diaria
1
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1
Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos.
1
2
Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así
como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de
cualquier material.
Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas
dependientes del área de Jefatura Administrativa.
Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de
tesorería, para su entrega al encargado de ingresos.
Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el
encargado de facturación.
Revisar apropiación contable de comprobantes de pago, comprobante de
ingreso y comprobante de diario, para su archivo.
Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, llamar a clientes en
mora y elaborar las cartas de requerimiento de pago.
Autorizar pagos y firma de cheques de la cuenta operativa, para autorización
de Gerencia General (gerencia de aeropuerto, cuando corresponda).
Autorizar gastos de caja chica a encargados del área administrativa.
8
3
4
5
6
7
8
9
10 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a
clientes internos como externos.
11 Coordinar los pagos con proveedores locales.
12 Realizar el seguimiento diario de reporte de almacenes, para verificar el
correcto registro de ingresos y salidas los productos.
Continuo
1
1
Continuo
1
1
5
Continuo
1
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
Revisar y aprobar los requerimientos de fondos para enviar a Gerente de
Aeropuerto.
Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes,
realizadas por Facturación.
Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional con el coordinador
contable.
Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la
regional, con el contador regional.
Revisar la ejecución presupuestaria de la regional El Alto, para verificación
de desviaciones presupuestarias.
Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la
regional, para su presentación a AASANA.
2
3
4
5
6
Frecuencia
media
Semanal
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Semestral
2
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
7
8
9
10
11
12
13
14
15
c.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de
seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance.
Revisar estadística de manifiestos y exentos, para aprobar el envío al
encargado de presupuestos y proyectos.
Elaborar matrices y altas de mejoras inmuebles AASSANA y su
contabilización en el Sistema Contable Scala en UFVs, para la emisión de
estados financieros.
Elaborar notas a los estados financieros, explicando saldos de cuentas
relevantes comparados con el mes y la gestión anterior, para presentación a
Gerencia General.
Hacer seguimiento a contratos de servicio de alquiler a concesionarios, para
informar al área comercial el estado de los mismos.
Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la
concesión a AASANA.
Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance
mensual.
Elaborar carta de cobranza a clientes, de acuerdo a procedimiento definido
en la empresa.
Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de
egresos.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Semanal
Semanal
Media de
veces por año
6
1
Atender notificaciones de acuerdo a instrucción del Contador General.
2
Atender y coordinar requerimientos de Auditorías Financieras.
2
3
Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT,
DGAC, etc.)
Realizar el seguimiento a importaciones y coordinación con proveedores de
pagos y logística.
Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto o Gerencia
Financiera.
Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en
el sistema contable Scala.
5
4
5
6
10
Variable
10
5. RELACIONES DE TRABAJO


Relaciones Internas
Gerente de Aeropuerto
Gerente Financiero


Relaciones Externas
Proveedores
Concesionarios y líneas aéreas
3
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO









Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Contador General
Encargado Comercial
Jefe Administrativo La Paz
Encargados del área administrativa contable
Encargado de Sistemas
Jefe y encargados de Mantenimiento
Encargado de RRHH
Jefe de Operaciones y Aeropuerto
Comandante SEI



Auditores externos
Instituciones del Estado
SIN (santa Cruz)
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública.
Conocimientos tributarios avanzados
4
años en cargos similares.
4
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador Regional
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y
anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de
decisiones.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
1
Descripción
Realizar la contabilidad de los comprobantes de pago por cheques, los
comprobantes de caja chica de mantenimiento y administración y los
comprobantes de diario sobre otras transacciones.
Frecuencia
media diaria
Continuo
5
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EL ALTO
2
3
4
5
6
7
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Asistir con la recepción de llamadas y documentación recibida, en ausencia
de Jefe Administrativa Contable.
Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las
otras regionales, como parte de la contabilidad mensual.
Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras
regionales.
Escanear documentación contable de su competencia de interregionales, para
enviar a los aeropuertos de Santa Cruz y Cochabamba.
Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las
apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén.
Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala.
2
Continuo
1
3
1
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
Frecuencia
media
Quincenal
1
Realizar la conciliación de interregionales, para el balance.
2
Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones
aeronáuticas.
Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el
cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur.
Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance.
Mensual
Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento de
ingresos, para el balance.
Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA.
Mensual
3
4
5
6
7
8
9
Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para
respaldo del balance mensual.
Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la
elaboración de los reportes financieros mensuales.
Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social
Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento.
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Anual
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
Descripción
Reemplazar a Encargados de Contabilidad, en caso de ausencia.
Media de
veces por año
Variable
6
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EL ALTO
2
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
4
Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de
acuerdo a requerimiento de instituciones externas.
Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización
en el sistema contable Scala.
Realizar toda tarea encomendada por la Jefe Administrativa Contable.
5
Apoyar en el inventario físico de almacenes.
3
Variable
Trimestral
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Jefe administrativo Contable Santa
Cruz
Encargados del área administrativa –
contable.
Contadores regionales


Relaciones Externas
Auditores externos
Servicio de Impuestos Nacionales
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública
Conocimientos avanzados en tributación
3 años de experiencia en el manejo contable.
7
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador de Ingresos
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el control de ingresos de la regional Santa Cruz, revisando que los mismos estén
correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con
información fidedigna y en el momento oportuno.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
1
Descripción
Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas
de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas).
Frecuencia
media diaria
1
8
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
2
3
4
5
6
7
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las
operaciones aeronáuticas no regulares.
Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como
testigo.
Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para
entregar a los diferentes puntos de recaudación.
Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos.
Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, bajo instrucción del
Jefe administrativo contable.
Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de
remisión.
5
1
Continuo
1
Continuo
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Descripción
Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo
de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta
administración de los fondos.
Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras
regionales referente a ingresos y a bancos (interregionales).
Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance.
Frecuencia
media
4 veces a la
semana
C/3 días
Semanal
Elaborar Kardex de existencias de valores, para reportar al Jefe
Administrativo.
Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar al
jefe de administración.
Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a reporte
de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe Administrativo.
Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control interno.
Mensual
Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
proyectos (desglose de ingresos)
Apoyar en el arqueo de fondos y cajas chicas del aeropuerto.
Mensual
10 Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar
que se registraron todas las transacciones en ambos sistema.
11 Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de
Proyectos y Presupuestos.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Mensual
Mensual
Mensual
Semanal
Mensual
Mensual
9
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EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Nº
1
2
3
4
5
Media de
veces por año
Descripción
Apoyar en el inventario físico de almacenes.
Variable
Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo a
dosificación y requerimiento previo.
Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario.
Variable
Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de
instituciones externas.
Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable.
Variable
3
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado Tesorería
Encargado Facturación
Encargados Sistemas
Contadores de Ingresos otras
regionales
Adquisiciones
Relaciones Externas
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública o Administración
de Empresas.
Conocimientos avanzados en tributación
3 años en el manejo contable
10
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador de Egresos
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de
cuentas bancarias.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
1
2
Descripción
Contabilizar los comprobantes de pago en el Sistema Contable Scala, como
parte del proceso de elaboración de estados financieros.
Hacer el seguimiento de comprobantes de pago.
Frecuencia
media diaria
1
1
11
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
5
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Controlar y contabilizar servicios básicos y servicios fijos prestados a la
empresa.
Recibir y controlar entradas de almacén, verificando saldos para el
seguimiento respectivo.
Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica.
Continuo
Continuo
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
c.
Nº
Descripción
Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para
complementar información de estados financieros.
Elaborar requerimientos de fondos, con documentación de respaldo, de
acuerdo a obligaciones semanales, para envío a jefe administrativo.
Elaborar cheques y comprobantes de pago de cuenta operativa y cuenta matriz
en el sistema Sigpre, de acuerdo al procedimiento definido.
Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de El Alto y
reportarlo al Jefe Administrativo.
Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da
vinci para la presentación de la Declaración Jurada.
Realizar control de saldos de cuentas corrientes bancarias operativas, en
moneda nacional y extranjera, relacionado a pagos pendientes.
Elaborar informe de control presupuestario, para entrega a Jefe
Administrativo.
Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los
movimientos generados.
Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional con el Contador
Regional.
Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los
movimientos generados.
Realizar el cuadro de Caja Chica, para solicitar reembolso de lo gastado,
mediante documentación de respaldo a Jefe Administrativo.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Descripción
1
Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación)
apoyando al Contador General
2
Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de
instituciones externas.
Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores.
3
Frecuencia
media
Mensual
Semanal
3 veces por
semana
Mensual
Mensual
Semanal
Mensual
Semanal
Semanal
Mensual
Semanal
Media de veces
por año
Variable
3
Variable
12
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
4
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable.
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de Adquisiciones
Encargado de Almacén
Encargado de Tesorería
Mantenimiento
Operaciones



Relaciones Externas
Proveedores
SIN
Auditores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Contaduría Pública, Auditoría o Administración de
Empresas.
Conocimientos avanzados en Tributación
3 años de experiencia en el área.
13
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Activos Fijos
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control
minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de
los mismos.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el
seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área.
Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos,
como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos
Frecuencia
media diaria
1
1
14
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
propios y concedidos.
15
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Frecuencia
media
Descripción
1
2
3
4
5
6
c.
Nº
Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa
realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo.
Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones
mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local.
Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del
aeropuerto.
Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y
regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier
devolución realizada a AASANA.
Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
proyectos (desglose activos fijos)
Registrar Estados de Activos Fijos y Activos Diferidos en UFVs, como
respaldo de balance mensual.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
2
3
4
5
6
7
Mensual
c/ 4 meses
Semestral
Mensual
Mensual
Media de
veces por año
Descripción
1
Mensual
Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los
mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos.
Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos
propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado.
Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el
movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA.
Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los
concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe
Administrativo.
Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos,
registrando en el sistema, resguardando los mismos.
Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones.
Variable
Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al
Asistente Administrativo en caso de ausencia.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones Internas
Relaciones Externas
16
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO



Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Jefe Administrativo
Todo el personal
Encargado de almacenes

Encargado de activos fijos de
AASANA
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o
ramas afines.
Conocimientos sólidos en Computación
Conocimiento de normas tributarias para la administración de
activos fijos
2 años de experiencia en puestos similares.
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MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Adquisiciones
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y
precautelando los intereses de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el
sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido,
2 Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de
acuerdo a los requerimientos recibidos.
Frecuencia
media diaria
3
3- 5
18
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación,
presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación.
Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales,
productos e insumos.
3
Continuo
19
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
Descripción
Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la
compra así lo requiera.
Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera,
para entregar a almacenes.
Realizar compras menores con fondos de Caja Chica.
4
Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que
cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
2
Descripción
Apoyar a Jefatura Administrativa en tareas específicas, de acuerdo a
necesidades de su área.
Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica,
contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado
de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500).
Frecuencia
media
3 veces a las
semana
2 - 3veces a la
semana
Semanal
2 - 3veces a la
semana
Media de
veces por año
Variable
Variable
3
Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras
regionales.
Variable
4
Apoyar con tareas de mensajería y cobranzas, para el área de
administración.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
5
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de egresos
Encargado de almacenes
Jefes de área
Encargados de Área

Relaciones Externas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
20
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o
ramas afines.
2 años de experiencia en compras y adquisiciones.
21
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Almacenes
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo
los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas
en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En
caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad
solicitante).
2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios.
Frecuencia
media diaria
Continuo
Continuo
22
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
5
6
7
8
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las
diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación
que corresponda.
Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del
sistema, para su envío a contabilidad.
Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de
los mismos.
Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad.
Continuo
1
Continuo
1
Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales,
productos e insumos.
Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a
centros de gastos y por objeto de gastos.
1
Mensual
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
4
5
c.
Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de
adquisición cuando sea pertinente.
Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs
o en la moneda requerida.
Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de
Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas.
Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno,
verificando que la existencia física coincida con la documentación.
Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de
acuerdo a inventarios.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
2
Frecuencia
media
Descripción
Descripción
Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras
regionales.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Mensual
Mensual
Mensual
Semestral
Trimestral
Media de
veces por año
12
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO


Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de Adquisiciones

Relaciones Externas
Proveedores
23
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO

Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Encargados de las distintas áreas.
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad,
Auditoría o ramas afines.
Sólidos conocimientos en Computación
2 años de experiencia en puestos relacionados.
24
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Manifiestos
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en
manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Recoger Manifiestos de vuelos de las diferentes líneas aéreas (lista y
resumen de pasajeros).
2 Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones,
cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta.
3 Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida,
para después obtener los diferentes cuadros estadísticos.
Frecuencia
media diaria
10
1
1
25
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
4
5
6
7
8
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y
recaudaciones con tesorería, analizando posibles diferencias.
Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están
correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son
correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su
reposición.
Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias
entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa.
Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con
documentación de recaudaciones.
Ordenar y archivar la información de manifiestos.
1
1
1
1
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Frecuencia
media
Mensual
Descripción
1
Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para
enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo.
2 Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al
sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
1
Realizar toda tarea de apoyo designada por la Jefe Administrativa Contable.
Semanal
Media de
veces por año
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de Tesorería (no para LP ni
CBA)
Contador Regional (no para LP ni
CBA)
Encargado de Sistemas
Personal de Informaciones

Relaciones Externas
Líneas aéreas
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Bachiller
Manejo de planillas electrónicas
26
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6 meses de experiencia en el área de servicios aeronáuticos
27
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Facturación
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos,
siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación
Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios
emitidas a las líneas aéreas.
2 Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de
acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar.
3 Entregar las facturas a los clientes.
Frecuencia
media diaria
1
1
1
28
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
4
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas,
instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y
otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería.
25
29
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
Frecuencia
media
Mensual
Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para alquileres
a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato.
2 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis
Mensual
para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y
agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento)
3 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis por
ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de dinero.
4 Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e
Cronograma
internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa
establecido
Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas.
5 Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el
Mensual
sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas.
6 Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para verificar
Mensual
que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas.
7 Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información de
Mensual
ventas de cada concesionario.
8 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
Mensual
proyectos (desglose cuentas por cobrar)
9 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del
Anual
aeropuerto (AASANA y líneas aéreas).
10 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las vigentes.
Anual
11 Hacer el desglose de todo lo facturado y enviarlo a las empresas, con copia a
Contabilidad y archivo, para control mensual.
Mensual
12 Elaborar el Cuadro de Cuentas por Cobrar.
Mensual
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
2
Media de
veces por
año
Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la información De acuerdo
sobre ventas recibida sea la correcta.
a
cronograma
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Descripción
30
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Contador de Ingresos
Encargado de Tesorería
Operador Némesis
Encargado Comercial
Asesoría Legal



Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Consulados
Instituciones del Estado
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico Superior en Contabilidad.
Conocimiento en legislación tributaria
2 años de experiencia en el área.
31
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Encargado de Tesorería
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
Recaudadores Tasa de Aeropuerto
Recaudadores Portazgo
Recaudadores Parqueo Cerrado
2. MISIÓN
Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar
los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los
recaudadores.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega
directa de recaudadores), en presencia de un tercero, para consolidar los
ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks.
2 Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y
el Sistema de Tesorería.
Frecuencia
media diaria
1
1
32
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
5
6
7
8
9
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para el
envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente
Financiero.
Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión
de Jefe Administrativo.
Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y
no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo.
Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de
la remesa a enviar.
Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo.
Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos
para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y
normas establecidos para cada caso.
Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería.
10 Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos
oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados
recaudadores.
11 Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las
firmas autorizadas.
12 Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y
concesionarios.
13 Efectuar y hacer el seguimiento de pago a proveedores
1
1
Continuo
1
1
Continuo
3
1
Continuo
10
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
4
5
c.
Descripción
Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance
(reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex
valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y
otros), para adjuntar al balance general del mes.
Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para
reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas.
Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del
personal.
Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito.
Realizar la revisión el libro de ventas IVA, corrección de errores del sistema
IVA y conciliación con el saldo del sistema contable.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Frecuencia
media
Mensual
Mensual
Semanal
Mensual
Semanal –
Mensual
33
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Nº
1
2
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Descripción
Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal
terciarizado.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Media de
veces por
año
3
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO




Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Recaudadores
Encargados del área administrativa
Contador de Ingresos



Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Empresa Brink's
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o
Auditoría.
2 años de experiencia en el manejo de efectivo.
34
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Recaudador Peaje
Administración
Encargado de Tesorería
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del
aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de
calidad.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto,
brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA.
2 Verificar el fondo de cambio y valores existentes al momento de ingresar al
turno.
Frecuencia
media diaria
Continuo
1
35
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
5
6
7
8
9
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para en
caso de alguna observación, reportar a tesorería.
Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del sistema
de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado de
Tesorería.
Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja
fuerte en caso de ausencia del primero, coordinando con Jefe de Aeropuerto.
Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos
exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante el
código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de
AASANA, movilidades de SABSA, etc.).
Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando
el fondo de cambio y valores.
Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al
aeropuerto.
Mantener en orden y limpieza su lugar de trabajo
Continuo
1
1
Continuo
1
Continuo
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Frecuencia
media
Descripción
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
1
Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería
Media de
veces por
año
Variable
2
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Nº
Descripción
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Encargado de Tesorería
Contador de Ingresos
Personal de Seguridad
Recaudadores
Jefe de Aeropuerto

Relaciones Externas
Usuarios aeropuerto
36
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Bachiller en Humanidades.
Conocimientos de computación
Auxiliar de Contabilidad.
1 año en el manejo de dinero.
37
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Recaudador Parqueo Cerrado
Administración
Encargado de Tesorería
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el cobro por la custodia del vehículo en el parqueo cerrado del aeropuerto, a
través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
38
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Frecuencia
media
diaria
Nº
1 Realizar el registro de cada vehículo que ingresa al área de parqueo cerrado en Continuo
el sistema computarizado.
2 Realizar el cobro a los vehículos que salen del parqueo, de acuerdo al tiempo
Continuo
de permanencia en el mismo.
3 Revisar los vehículos actuales en parqueo, para inventariar y cruzar lo físico
3
con el sistema.
4 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando
1
el fondo de cambio y el listado de vehículos existentes físicamente en el
parqueo.
5 Brindar auxilios básicos a vehículos en parqueo cerrado (servicio de aire y
2
cargar batería)
6 Preparar el dinero recaudado para entregar a tesorería y el parte de ingresos,
1
detallando los vehículos salientes en el turno con el cobro individual y el
monto total cobrado.
7 Mantener en orden y limpieza la oficina.
1
Descripción
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería
2
Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados correspondientes.
Frecuencia
media
2 veces por
semana
2 veces por
semana
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
Media de
veces por
año
Variable
Descripción
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Encargado de Tesorería
Seguridad
Recaudadores

Relaciones Externas
Usuarios aeropuerto
6. REQUISITOS DEL PUESTO
39
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Bachiller en Humanidades.
Conocimientos de computación
Auxiliar de Contabilidad.
1 año de experiencia en el manejo de dinero.
40
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Recaudador Tasa de Aeropuerto
Administración
Encargado de Tesorería
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, brindando a los
usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor imagen de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e
internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el pase
a bordo.
2 Realizar el arqueo diario del Fondo de Cambio, para control y posterior
cambio de turno.
Frecuencia
media diaria
Continuo
1
41
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
3
Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema.
1
4
Preparar y entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término
del turno o depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste, adjuntando
el parte de ingresos
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
2
3
Descripción
Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de
aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos.
Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada con la empresa Brink's.
Frecuencia
media
c/2 días
c/2 días
Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o
errores de impresión.
Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a tesorería.
Variable
Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería
quien envía la información a la contadora general.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Mensual
4
5
Nº
1
2
Descripción
Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna
razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Mensual
Media de
veces por
año
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Encargado de Tesorería
Contador de Ingresos
Jefe de Aeropuerto
Personal Seguridad
Recaudadores
Informaciones

Relaciones Externas
Usuarios aeropuerto
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Bachiller en Humanidades.
Conocimientos de computación
42
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Contabilidad.
1 año en el manejo de dinero
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Encargado de Sistemas
Administración
Jefe de Sistemas
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las
actividades y operaciones de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
1
Descripción
Realizar el monitoreo de la conectividad y uso de ancho de banda de red en
puntos locales y remotos, para asegurar que el tráfico de datos se encuentre
Frecuencia
media diaria
2
43
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
dentro de los estándares normales y que no exista saturación.
2
3
4
5
6
7
Inspeccionar los monitores de información en todo el aeropuerto, para
verificar que la información desplegada sea la correcta y que los monitores
estén funcionando.
Atender y solucionar consultas y requerimientos simples de los usuarios (vía
teléfono, personalmente, por correo electrónico)
Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión,
coordinando con el área de mantenimiento.
Realizar la importación de datos de control de peaje a la base de datos de
tesorería, para el control de recaudaciones de tesorería.
Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para
llevar un control de sistemas.
Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los
mismos
1
10
1
1
1
1
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
Transferir información de dispositivos externos a las bases de datos de los
servidores (Reloj de Marcación Biométrico, Control de Puertas, entre otros),
para alimentar de información a las aplicaciones de negocios (RRHH,
Seguridad, entre otros)
Realizar reinstalaciones de software, para mantener los equipos en
funcionamiento óptimo.
Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los
recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto
de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y
manifiestos.
Realizar la transferencia de datos de la base de datos de facturación
aeronáutica y no aeronáutica y Tesorería.
Emitir el Registro de libro de venta a ser exportado al sistema Da vinci para
el aeropuerto, entregando al Jefe de Sistemas.
Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto.
2
3
4
5
6
Frecuencia
media
Semanal
3 veces por
semana
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
2
Descripción
Trasladar equipos de computación entre áreas, de acuerdo a necesidades
específicas.
Configurar nuevos perfiles de usuarios a personal entrante, creando su
cuenta de usuario , correo electrónico y la configurar los programas que
Media de
veces por año
15
10
44
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
utilizará
3
6
Realizar el mantenimiento correctivo del Hardware de todo el aeropuerto.
Tres aeropuertos
Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los
usuarios.
Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y
necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas
ubicado en la regional Santa Cruz.
Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información.
7
Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas.
8
Realizar toda tarea encomendada por sus superiores.
4
5
12
Variable
3
13
6
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Jefe Nacional de Sistemas
Jefes y Encargados de área
Encargados de Sistemas

Relaciones Externas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico Superior en programación de sistemas o análisis de
sistemas
 Curso en servidores de Microsoft o sistemas operativos
certificados.
 Ingeniero de sistemas junior.
Inglés intermedio
3 años de experiencia en gestión de servidores y soporte técnico
45
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Supervisa a:
Encargada de Recursos Humanos
Administración
Gerente de Recursos Humanos – por función
Gerente de Aeropuerto – por jerarquía
-
2. MISIÓN
Gestionar los recursos humanos, a través del diseño e implementación de políticas,
procedimientos y normas, orientados al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Dar seguimiento al desempeño respecto a las funciones del personal,
solicitando informes verbales a las diferentes jefaturas.
Mantener contacto con el personal in situ o en oficina, para lograr una
comunicación abierta desde recursos humanos.
Redactar comunicaciones internas, externas o memorandums, para
informar al personal sobre diferentes temas.
Frecuencia
media diaria
1
10
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MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
4
5
6
7
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Archivar toda la documentación del personal, como parte del respaldo
institucional.
Registrar información pertinente al sistema de recursos humanos.
Mantener correspondecia interna y externa, para informar o comunicar
temas relativos a recursos humanos del aeropuerto.
Archivar la documentación del área de Recursos Humanos, para contar con
la información ordenada y oportunamente.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Elaborar planillas salariales (incluyendo el cálculos de horas extra, bajas,
altas, aportes sindicales, días no trabajados sancionados, retenciones
judiciales y otros decuentos), para el pago a personal.
Elaborar reportes de capacitación (tema del curso, tiempo en horas,
instructor, personas que participaron) del personal en la regional, para
informar al Gerente de Recursos Humanos.
Elaborar reportes de bajas médicas del personal, para informar al Gerente
de Recursos Humanos.
Elaborar planillas de incapacidad, de acuerdo a bajas médicas registradas,
para adjuntar a formularios de aportes a la caja petrolera de salud.
Llenar formularios de pago de aportes laborales y patronales, para AFPs.
Llenar formularios de presentación al Ministerio de Trabajo, para dar
cumplimiento a obligaciones patronales.
Calcular y llenar formulario de impuestos RC IVA.
Elaborar planilla de subsidios y retenciones judiciales, para remitir reporte
al área administrativa - contable.
Coordinar con adquisiciones, la compra de EPP para el personal.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
1
2
3
4
Atender requerimientos del personal relativos a compra de pasajes,
préstamos para descuentos por planilla. Asimismo, responder peticiones o
solicitudes desde Sindicato.
Mantener reuniones de negociación con sindicatos en Santa Cruz.
Dar seguimiento y registrar las vacaciones del personal de todas las áreas,
coordinando con las jefaturas de área.
Realizar el llenado de formularios de requerimiento y contratación de
personal, de acuerdo a solicitud de las distintas áreas, para solicitar
autorización de Gerencia General.
Continuo
Continuo
Continuo
Continuo
Frecuencia
media
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
Mensual
Mensual
Semestral
Media de
veces por año
Variable
Variable
Variable
Variable
47
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Realizar los trámites relacionados a accidentes de trabajo, reuniendo la
documentación requerida por las instituciones reguladoras.
Calcular y elaborar la liquidación de beneficios sociales, cuando
corresponda.
Realizar los procesos de altas y bajas de personal.
Contactar a proveedores para servicios relacionados al personal
(transporte, refrigerios), comunicando los requerimientos a administración.
Coordinar con las empresas de terciarización de personal, en suscripción de
contratos, nuevas condiciones de contratos, desempeño del personal y
otros.
Dar seguimiento a procesos y requerimientos de personal retirado,
coordinando con asesoría legal.
Realizar procesos de reclutamiento y selección de personal de planta y
terciarizado, para facilitar la decisión final de Gerencia.
Apoyar en procesos de mejora continua y proyectos de recursos humanos.
Atender requerimientos de auditorías internas y externas.
Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Recursos Humanos.
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
3
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Gerente RRHH
Gerente de Aeropuerto
Jefaturas de área
Encargados de área
Personal




Relaciones Externas
AFP
Caja Petrolera de Salud
Ministerio de Trabajo
Proveedores de servicios
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Administración de Empresas o ramas afines.
Especialización en recursos humanos.
3 años en puestos similares.
48
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Supervisa a:
Encargado Comercial
Administración
Gerente Comercial – por función
Gerente de Aeropuerto – por jerarquía
-
2. MISIÓN
Implementar las estrategias y políticas comerciales definidas, con el fin incrementar los
ingresos para la empresa por conceptos no aeronáuticos. Además, realizar el seguimiento
y control de los clientes en el aeropuerto de Viru Viru.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones contractuales,
mediante inspecciones y recorridos de los locales, verificando calidad de
servicio, atención y tipo de productos a la venta.
Coordinar con operaciones nuevas asignaciones de espacios a
concesionarios, la colocación o el retiro de espacios publicitarios y la
atención de reclamos.
Frecuencia
media diaria
1
2
49
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
3
4
5
6
7
8
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Coordinar con el área de mantenimiento, los trabajos a realizar con clientes:
solicitudes de planos para cotizaciones, entrega y recepción de espacios,
colocado y retiro de publicidad, mantenimiento de espacios, vallas y
letreros, construcción de vallas camineras, atención a reclamos de
mantenimiento de concesionarios.
Realizar la búsqueda de nuevos clientes para el aeropuerto, mediante
contacto telefónico y visitas personales, en base a una identificación previa
de potenciales clientes.
Dar respuesta a correspondencia, correo electrónico o llamadas de clientes
por requerimientos o consultas existentes.
Buscar nuevas opciones en espacios publicitarios para ofrecer a clientes
potenciales y reales.
Mantenerse en contacto con Gerente de Desarrollo de Negocios para
comunicar e informar sobre las actividades, irregularidades comerciales en
el aeropuerto.
Archivar diariamente toda información importante generada en el área
Descripción
2
3
4
5
6
7
8
c.
3
13
Continuo
Continuo
Continuo
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
7
Elaborar la cotización de espacios simples, de acuerdo a tarifa de la tabla
comercial y detallando toda la información sobre ubicación y superficie.
Elaborar la cotización de espacios múltiple, de acuerdo a la tarifa de la tabla
comercial, evaluando las condiciones en cada caso.
Participar de reuniones de coordinación con gerencia y jefaturas de área,
para dar reportes de actividades.
Dar seguimiento a cobranzas y gestión de cuentas en mora por alquileres a
clientes en coordinación con administración.
Dar seguimiento a la elaboración y renovación de contratos, coordinando
con asesoría legal y administración, acerca de las condiciones,
documentación, revisiones, protocolización, garantías y pagos.
Mantener una reunion mensual con los encargados comerciales y el gerente
del área para informar y coordinar actividades y tareas del área.
Evaluar e identificar nuevas opciones de negocio por iniciativa de la
empresa o por solicitud de un cliente, para proponer a gerencia y empezar
a desarrollarla. Realizar investigaciones y desarrollo de nuevos servicios y/o
productos que pueden ser explotados comercialmente.
Apoyar a gerencia de desarrollo de negocios en la estimación de ingresos
proyectados para el área comercial. (Elaboración de presupuestos y CAPEX).
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Frecuencia
media
c/2 días
Semanal
Semanal
Semanal
c/ 2 semanas
Mensual
Mensual
Anual
50
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Nº
Media de
veces por año
Descripción
1
2
3
4
Informar al jefe administrativo el inicio del contrato y los términos de
facturación.
Actualizar la información del cliente sobre espacios alquilados y la base de
datos de clientes, para contar con información correcta.
Realizar viajes a Cochabamba y La Paz, para mantener reuniones de
seguimiento o con los clientes en caso de necesitarse.
Evaluar las solicitudes y/o propuestas para la apertura de nuevos negocios
en el aeropuerto, para presentar a gerencia.
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Administración: Jefe Administrativa y
Facturación, tesorería
Operaciones: JOP, JAP
Mantenimiento: Jefe de
Mantenimiento, Enc. Obras civiles
Enc. Eléctrico
Encargado de Sistemas
Gerente Desarrollo de Negocios




Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Clientes potenciales, actuales e
interesados
Agencias publicitarias - de clientes
Legal
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Ing. Comercial, Marketing o ramas afines
3 años en puestos similares.
51
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Asistente de Gerencia
Administración
Gerente de Aeropuerto
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Asistir de manera eficiente al Gerente de Aeropuerto en todas sus actividades y tareas,
para facilitar su trabajo.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Recibir la correspondencia y registrarla en el libro correspondiente.
Ingresar toda la correspondencia recibida al sistema de correspondencia
(CORMAN) y generar la hoja de ruta (H.R.), para derivarla a donde
corresponda, por órdenes de Gerencia. Posteriormente archivar toda la
documentación ingresada.
Preparar la agenda diaria del Gerente de Aeropuerto, de acuerdo a sus
solicitudes y/ o aprobaciones.
Frecuencia
media diaria
Continuo
12
Continuo
52
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO
4
5
6
7
8
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Preparar y/o redactar la correspondencia generada en Gerencia de
Aeropuerto.
Recibir la documentación interna que requiere aprobación de gerencia.
Atender y realizar las llamadas para el Gerente, tomando datos importantes
cuando sea necesario.
Organizar y administrar los archivos y libros de registro relacionados con
gerencia.
Recibir e imprimir los reportes diarios de Jefatura de Operaciones de las
tres regionales, para respaldo.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
2
3
c.
Nº
Procesar información, imprimir y fotocopiar documentación encomendada
por su superior.
Realizar el seguimiento de documentación pendiente, solicitando
información a las diferentes áreas sobre el estado de la misma.
Realizar la solicitud y control de material de escritorio para el uso en
gerencia de aeropuerto.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Descripción
1
2
Recibir, clasificar y traducir información, para la elaboracióndel Reporte
operacional.
Traducir toda documentación recibida desde la casa matriz.
3
Realizar la compra de pasajes aéreos para todo el personal del aeropuerto.
4
Reservar y confirmar hoteles para ejectuvivos y funcionarios, para sus viajes
al interior o exterior del país.
Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas
correspondientes.
Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas
correspondientes, cuando…
Realizar el seguimiento y actualización de las inspecciones operacionales de
Abertis.
Recibir, clasificar y organizar la información para preparar la memoria
anual.
Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto
5
6
7
8
9
Continuo
Continuo
Continuo
1
3
Frecuencia
media
Semanal
Semanal
Mensual
Media de
veces por año
Variable
Variable
Variable
Variable
3
3
2
1
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO
53
MANUAL DE FUNCIONES
EL ALTO





Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Jefe Administrativo Contable
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Relaciones Internas
Administración
Mantenimiento
Operaciones
Encargada de RRHH
Gerente de Aeropuerto



Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Servicios terciarizados.
Instituciones del estado
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Secretaria ejecutiva bilingüe
2 años en puestos similares.
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