Gestión del tiempo: una competencia indispensable para el
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Gestión del tiempo personal y profesional: una competencia directiva Prof. Nuria Chinchilla ICWF – International Center for Work and Family 1 “Grabad esto en vuestros corazones: cada día es el mejor del año”. Ralph W. Emerson 2 Definición de Competencias Comportamientos observables y habituales que permiten a las personas tener éxito en su actividad o función 3 La gestión del tiempo: una competencia directiva INTERPERSONALES NEGOCIO Visión de negocio Visión de la organización Orientación al cliente Gestión de recursos Negociación Networking Trabajo en equipo Coaching Comunicación Gestión de conflictos Carisma Delegación DE EFICACIA PERSONAL INTERNAS EXTERNAS Iniciativa Optimismo Ambición PROACTIVIDAD GESTIÓN PERSONAL Gestión del tiempo Gestión de la información Gestión del estrés Fuente: Prof. P. Cardona MEJORA PERSONAL AUTOGOBIERNO Autocrítica Autoconocimiento Aprendizaje Toma de decisiones Integridad Equilibrio emocional Autocontrol 4 Causas de la ausencia de la competencia GT Externas: – – – – Sobrecarga de trabajo profesional Desorganización del entorno empresarial Horarios laborales Necesidad de mantener el trabajo, dinero… Internas: – – – – – – Ausencia de autoconocimiento y de ritmos personales No tener prioridades claras Poca reflexión personal Ausencia o poca definición de proyecto profesional y personal Poca empatía (falta observación y desarrollo de la sensibilidad Dispersión vs. concentración Prof. Nuria Chinchilla 5 Desarrollo de la competencia “Gestión del tiempo” • • • • • • Reflexióncuestionarios DiálogoCoaching Autoconocimiento • • ¿Qué he conseguido? ¿Qué he de reconducir? Personal Profesional Familiar Social Misión Planificación Evaluación • Corto / medio / largo plazo: Proyecto profesional y personal Acción Toma de decisiones • Motivos • Motivaciones Prof. Nuria Chinchilla 6 Características del tiempo Atípico Equitativo Inelástico Indispensable Insustituible Inexorable Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 7 El círculo del tiempo La rueda del tiempo gira. El círculo representa el tiempo sucesivo cronológico y el centro representa la eternidad, su eje (Platón). El tiempo es cíclico y lineal. El tiempo es objetivo y subjetivo. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 8 Dos formas de ver el tiempo: Kronos Kronos: es cuantitativo, se puede medir: reloj, calendario, estaciones y cosechas. Límites del kronos: Incapacidad de adaptarse a los cambios de la época y de la sociedad (“antes era mejor”) Rechazar la idea de su paso: Peter Pan No admitir que llegan otros detrás de él Apegarse a la vida hasta destruir el entorno: Mr. Scrooge Prof. Nuria Chinchilla 9 Dos formas de ver el tiempo: Kairós Es cualitativo, el tiempo justo, la experiencia en el momento oportuno. Kairos es veloz. Hay que saber: Estar alerta a su paso Atrapar el instante: es la diferencia entre mediocridad y excelencia Escoger una vida que valore el tiempo y ver las múltiples maneras con las que se pierde En su límite lleva a la voracidad por acumular experiencias Prof. Nuria Chinchilla 10 Del tiempo vemos… 1. Agenda, técnicas 2. Desarrollo profesional y personal 3. Motivos y misión Prof. Nuria Chinchilla 11 Trayectoria vital Dispersión Precisión + Dispersión Quién soy tiempo A dónde voy Prof. Nuria Chinchilla 12 Conocer el propio capital Capital humano Virtualidad (De partida) (Se trabaja uno mismo) 1. Físico (Temperamento, aspecto, sexo…) Competencias profesionales Técnicas y conocimientos 2. Afectivo Competencias intrapersonales 3. Social Desarrollo del carácter 4. Intelectual 5. Espiritual Se precisa siempre a otro para desarrollarlas (Desarrollo vertiente social) Motivos y motivaciones Potencial Capital social Competencias interpersonales La calidad del capital social depende de: - la calidad del capital humano - los motivos. Produce confianza, cohesión, cooperación, compromiso y unidad. Libertad Prof. Nuria Chinchilla 13 El éxito: objetivo y subjetivo Éxito objetivo - Modelo Realizada Famosa Fracasada - Éxito subjetivo + + Prof. Nuria Chinchilla 14 — “¿Me podría decir cuál es el camino que debo seguir?” preguntó Alicia. — “Eso depende de dónde quieras ir”, respondió el gato. — “Es que no sé donde quiero ir”. — “Entonces da igual el camino que cojas". Lewis Carrol. "Alicia en el País de las Maravillas" Prof. Nuria Chinchilla 15 El tiempo siempre está maduro. La pregunta es para qué. François Mauriac 16 Tiempo de calidad: ¿para qué vivimos? El tiempo y los motivos que nos mueven: – Extrínsecos: búsqueda de experiencias, consumidor, … – Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir bien, o reto – Trascendentes: satisfacer necesidades de otros, dejar un legado y ayudar a que otros se desarrollen La calidad de nuestro tiempo depende de nuestra vitalidad interna “La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia”. John Ruskin Prof. Nuria Chinchilla 17 “El futuro nos tortura y el pasado nos encadena. He aquí por qué se nos escapa el presente”. Flaubert 18 Inteligencia existencial La ausencia de sentido fragmenta el tiempo vital y pueden interpretarse de forma separada: pueden dar crisis de identidad Crisis de identidad: – La vida está compuesta por segmentos discontinuos – No se pueden unir, porque cada uno de ellos responde a proyectos incompatibles. El tiempo y el espacio son los instrumentos que tenemos para nuestro desarrollo integral y para la construcción identitaria El sentido que dé será según los motivos Fuente: ARREGUI, J. V. y CHOZA, J. Filosofía del hombre, Eunsa, 2002. Prof. Nuria Chinchilla 19 Proyecto profesional y personal Se inspira en la misión personal: “alcanzar el máximo nivel de excelencia a través de la toma de decisiones privadas y públicas en cada dimensión (física, afectiva, social, intelectual y espiritual)”. Alcanzar el máximo desarrollo: – A nivel individual – En la relación con otros Persona: individual y social Prof. Nuria Chinchilla 20 Turbulencias Edad 14 20 26 - 29 31 - 34 40 45 50 55 Prof. Nuria Chinchilla 60 21 Resultados de la turbulencia Naufragio Continuidad Cambio interno: crecimiento Prof. Nuria Chinchilla 22 No puede impedirse el viento. Pero pueden construirse molinos. Proverbio holandés Prof. Nuria Chinchilla 23 Cada mañana me pregunto: “Si hoy fuese el último día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer hoy?” Y si la respuesta es NO durante demasiados días seguidos, sé que tengo que cambiar algo. Steve Jobs Prof. Nuria Chinchilla 24 La Gestión del Tiempo Directivo “Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo” Peter Drucker Tiempo = recurso escaso, absolutamente inelástico e imposible de reemplazar. Se nos entrega a diario una cantidad fija igual para todos Æ 24 horas Es el único recurso perfectamente socializado: Mientras estamos vivos todos tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unos tienen grandes éxitos y otros nunca tienen tiempo. La diferencia es su empleo. Dado que no se puede almacenar ni recuperar, debe invertirse de modo constante a un ritmo de 60 segundos por minuto. “... llenar cada minuto con 60 intensos segundos ...” Rudyard Kipling 25 La Gestión del Tiempo Directivo Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con nuestros objetivos vitales y empresariales. “No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo, que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger) Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces darse cuenta de que no sirve para nada... Prof. Nuria Chinchilla 26 El principio de Pareto La regla del 80/20 “Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría” Tiempo Resultados 20% Una expresión común de la regla 80% 80/20 es que “el 80% de nuestro negocio proviene 80% del 20% de 20% nuestros clientes”. Prof. Nuria Chinchilla 27 La ley de Parkinson “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización” 4 Prof. Nuria Chinchilla 28 Otras leyes sobre el Tiempo 1. «El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado» 2. «Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta» 3. «El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S» V T Prof. Nuria Chinchilla 29 Corolario Es fácil ser, a la vez, chapuzas en unos temas y perfeccionista en otros. La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario. No es mal ejercicio el establecer un valor, siquiera aproximado, de cada hora de trabajo propia. Prof. Nuria Chinchilla 30 Flapsi Hapsi* Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto. Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí. Es imposible distinguir lo importante de lo trivial. * Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado. Prof. Nuria Chinchilla 31 La organización del tiempo Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no hacer nada frente al desorden. Visión global: influye en el control de la situación Æ nivel de energía y actividad Evita las cabezas llenas de cabos sueltos. Algunas sugerencias: – Escribe tus ideas en el momento que se te ocurran. – Ten un plan preparado para el próximo período de planificación antes de que termine el anterior: dormir sobre él produce nuevas ideas. Prof. Nuria Chinchilla 32 “Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban lo más preciado: el tiempo” Napoleón Bonaparte Prof. Nuria Chinchilla 33 Ladrones del Tiempo Causas de su pérdida ± Falta de información ± Comunicaciones lentas y absurdas ± Interrupciones constantes ± Desorganización de los colaboradores más próximos ± Exceso de urgencias ± Llamadas telefónicas Prof. Nuria Chinchilla 34 Ladrones del Tiempo (2) Causas de su pérdida ± Exceso de burocracia ± Errores de terceros ± Visitas al exterior y salidas para resolver problemas ± Exceso de reuniones ± Incompetencia de los jefes ± Correo electrónico Prof. Nuria Chinchilla 35 Otras causas, Yo ±Falta de organización personal ±Confusión de las prioridades ±Escasa delegación en los colaboradores ±Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo ±Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio ±Poca puntualidad y control del horario ±Dilación de las decisiones importantes ±Precipitación en las decisiones Prof. Nuria Chinchilla 36 ¿Te interrumpes a ti mismo? Sí No Cuestionario 1. ¿Tienes desordenada la mesa? 2. ¿Prolongas a veces el rato para tomar café o para comer? 3. ¿Das largas a las cosas? 4. ¿Te detienes frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas? 5. ¿Lees artículos que te han tentado cuando deberías estar trabajando en otras cosas? 6. ¿Realizas llamadas particulares durante las horas de trabajo? 7. Internet: ¿Navegas sin rumbo, chateas, cadenas de e-mails…? Prof. Nuria Chinchilla 37 Otras causas Æ La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante todo, nosotros mismos con nuestros hábitos y forma de utilizarlo. Æ A veces el directivo se parece más a una “marioneta” (Directivo reactivo) que a lo que debe ser, es decir, un director de orquesta. Æ Muy frecuentemente se confunde dirección con improvisación y las consecuencias pueden ser nefastas. Æ No hay que esperar a que el reloj vaya regulando y controlando mi vida profesional, sino que yo debo ser su controlador (Directivo proactivo). Profs. Nuria Chinchilla 38 Si un directivo no puede administrar correctamente su propio tiempo, ¿Qué otras cosas podrá administrar? En USA, el directivo medio utiliza mal el 45% de su tiempo de trabajo. No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas idóneas Æ reducir el agobio producido por el exceso de trabajo pendiente. Es este trabajo pendiente - y no el ya realizado- el que cansa y origina estrés. Prof. Nuria Chinchilla 39 Matriz de Actividades Urgente Importante Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen No Importante Interrupciones, llamadas Correo, algunos informes Reuniones Cuestiones inmediatas y acuciantes Actividades populares No urgente Prevención, actividades CP (capacidad de producir) Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, re-creación Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdidas de tiempo Actividades agradables Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Prof. Nuria Chinchilla 40 Los 7 hábitos I. Resultados (BOMBERO) II. IV. Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios III. Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Prof. Nuria Chinchilla 41 Los 7 hábitos I. III. Resultados (AUTOENGAÑO) II. IV. Concentración en los plazos cortos Administración de crisis Carácter de camaleón, atento a la reputación Considera que las metas y planes no valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Prof. Nuria Chinchilla 42 Los 7 hábitos I. II. III. IV. Resultados (FRIVOLO) Total irresponsabilidad Despido de los empleos Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Prof. Nuria Chinchilla 43 Los 7 hábitos II. Resultados (REALISTA) I. Visión, perspectiva Equilibrio Pocas crisis Mayor calidad de vida Condiciones sine qua non III. Disciplina Autocontrol Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Prof. Nuria Chinchilla 44 Visión global ¿Has tratado de planificar tu vida como un todo? ¿Has tratado de escribir los objetivos de tu vida? ¿Los has visualizado? ¿Has tratado de imaginar qué sucedería si los alcanzabas? ¿Cómo emplear tus recursos escasos? Es necesario fijar prioridades La eficacia de una persona y el sentirse bien dependen mucho de la forma en la que esta tarea esté resuelta. Prof. Nuria Chinchilla 45 Cómo operativizar nuestra trayectoria A hacer (con fecha y hora) Enunciado de la misión Roles Objetivos Tareas A delegar Fuente: S. Covey Prof. Nuria Chinchilla 46 Gerente Investigación Individuo Desarrollo personal 9Borrador enunciado de la misión 9Inscribirse en el Seminario 9Visitar a Frank en el Hospital Gerente Desarrollo colaboradores 9Estudiar resultado útimo test 9Trabajar en el problema de Conexión de red con Ken y Peter 9Revisión del rendimiento con Janie 9Visita a Samuels Esposo y Padre 9Cuidado hogar/clase de Karla 9Proyecto científico de Tim 9Bicicleta de Sarah Gerente Administración 9Comprobar parámetros mercado Gerente Nuevos Prod. 9Entrevistar candidatos asistentes 9Estudiar encuesta consumidores Presidente Organización benéfica 9Informe de fin de mes 9Informe salarial 9Preparar agenda 9Visita relaciones Públicas con Conklin 9Iniciar el Plan del año 47 próximo DOMINGO LUNES MARTES INFORME SALARIAL PRESENTAR INSCRIPCION SEMINARIO MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO 8 9 ENUNCIADO DE MISION COMPROBAR PARAMETRO S MERCADO 10 11 12 PROBLEMA CONEXION ENTREVISTAS CANDIDATOS ASISTENTES 1 CUIDADO HOGAR CLASE KARLA CONKLIN ESTUDIAR ENCUESTA CONSUMIDORES 2 3 4 RESULTADO TEST VISITA SAMUELS VI RESEÑA RENDIMIENTO FRANK-HOSPITAL INFORME FIN DE MES JANIE 5 6 7 8 PROYECTO TIM BICICLETA SARAH AGENDA ONG A PLAN PROXIMO AÑO TEATRO 48 48 Tramitación de papeles / mails 5 etapas 1. Clasifique los papeles entrantes según el sistema “TRAA”: | e-mails Receptáculo 1.1 Tirar ¿Tiene este papel valor para usted ahora o en el futuro? Si no es así, tírelo Papelera* 1.2. Remitir Entregue los papeles a su secretaria o subordinados cuando puedan hacerse cargo de ellos, o envíelos a un colega que pueda estar más o menos interesado Carpetas de referencia Bandeja de salida 1.3. Actuar Papel que requiera tener una respuesta por su parte: carta, análisis, revisión, etc. Bandeja de actuación Bandeja de lectura 1.4. Archivar Papeles que puedan tener para usted un valor futuro. Siempre que sea posible, asígneles fecha de caducidad Bandeja de archivo Bandeja de salida * La papelera es una herramienta para triunfar Prof. Nuria Chinchilla 50 Delegar, Delegar, Delegar Dirigir es delegar Delegar es acotar ... Delegar es acompañar ... Hacer que otros hagan Delegar es corregir ... Delegar es educar ... Prof. Nuria Chinchilla 51 “Decidiré mañana” El indeciso suele invocar razones poco válidas para justificar su comportamiento: Falta de información Perfeccionismo Temor a equivocarse, ... ... Pero, el mañana no arregla la situación ... “Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar” Robert Schuller Prof. Nuria Chinchilla 52 Cuida tus pensamientos porque se volverán palabras. Cuida tus palabras porque se volverán actos. Cuida tus actos porque se harán costumbre. Cuida tus costumbres porque forjarán tu carácter. Cuida tu carácter porque formará tu destino. Y tu destino será tu vida. Mahatma Gandhi Prof. Nuria Chinchilla 53
