PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS PROC-GG

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REGISTROS
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Limitada. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente
controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni
facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General.
FECHA
NOMBRE Y CARGO
05-01-2010
Bárbara Aguirre
Coordinadora de
Calidad
Revisado por
22-02-2012
Matías Carrère
Gerente Comercial
Aprobado por
22-02-2012
François Carrère
Gerente General
Do
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Elaborado por
FIRMA
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
INDICE
OBJETIVO .......................................................................................................... 3
ALCANCE ........................................................................................................... 3
RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 3
3.1
Representante de la Gerencia .................................................................... 3
3.2
Coordinadora de calidad............................................................................. 3
3.3
Gerentes de Área ......................................................................................... 3
3.4
Jefes y Supervisores de Área ..................................................................... 4
3.5
Usuarios ....................................................................................................... 4
4
DEFINICIONES ................................................................................................... 4
5
MODO OPERATIVO............................................................................................ 4
5.1
Creación y Cumplimentación ..................................................................... 4
5.2
Registro Sistemas ....................................................................................... 4
5.3
Registro Digital ............................................................................................ 5
5.4
Registro Papel ............................................................................................. 5
5.5
Identificación ............................................................................................... 5
5.6
Almacenamientos ........................................................................................ 5
5.7
Protección.................................................................................................... 5
5.8
Recuperación............................................................................................... 6
5.9
Retención ..................................................................................................... 6
5.10 Disposición o eliminación .......................................................................... 6
6
INDICADOR ........................................................................................................ 6
7
REGISTROS........................................................................................................ 7
8
REFERENCIAS ................................................................................................... 7
9
ANEXOS ............................................................................................................. 7
10 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 8
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
1 OBJETIVO
El objetivo de este Procedimiento es establecer los parámetros de control sobre la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y
la disposición de los Registros de Calidad de CTS Turismo de manera tal de proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos, así como el funcionamiento
eficaz del Sistema de Gestión de Calidad.
2 ALCANCE
El alcance de este Procedimiento es aplicable a la totalidad de los Registros generados
por el Sistema de Gestión de Calidad en su conjunto.
3
RESPONSABILIDADES
no
3.1 Representante de la Gerencia
Es responsable de:
· Velar por el correcto manejo y uso de los registros que utiliza el personal de CTS
Turismo.
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3.2 Coordinadora de calidad
Es responsable de:
· Establecer y ejecutar instancias de control sobre la correcta identificación,
protección, mantención y almacenamiento de los Registros del Sistema de Gestión
de Calidad.
3.3 Analista de Calidad
Es responsable de:
· Alimentar o incorporar modificaciones dentro del listado maestro de Registros a
solicitud de la Coordinadora de Calidad.
Do
cu
3.4 Gerentes de Área
Son responsables de:
· Analizar e interpretar los resultados de los Registros utilizados en sus respectivas
áreas y aplicar las acciones correctivas que correspondan, con el objeto de cumplir
con los requisitos establecidos. Los análisis realizados deben ser entregados a la
Gerencia General para la toma de decisión final.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
3.5 Jefes y Supervisores de Área
Son responsables de:
· Velar por la correcta cumplimentación de los Registros que les competen, como
también de su efectiva protección, mantención y almacenamiento.
3.6 Usuarios
Son responsables de:
· La correcta utilización de los Registros (Cumplimentación), de su protección,
mantención del almacenamiento de los Registros que le competen.
DEFINICIONES
· REGISTRO DE CALIDAD: Son los Documentos que sirven para demostrar que
los distintos procesos que conducen al producto final, se efectuaron según los
procedimientos establecidos para cada caso. Se utilizan como datos de partida
para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.
· REGISTRO: Documento que presenta los resultados obtenidos y/o proporciona
evidencia de actividades o tareas desempeñadas.
· CUMPLIMENTAR: Efectuar el llenado del registro, o en otras palabras, el registro
completo.
no
4
MODO OPERATIVO
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5
5.1 Creación y Cumplimentación
Cada registro es creado por su usuario y/o responsable del proceso. La modificación
correspondiente a los formatos de los registros, según corresponda, es realizada de
acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos. PROC-GG-SG-001.
Los Registros son emitidos por el responsable, con la frecuencia definida en cada
Procedimiento.
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5.2 Registro Sistemas
Todos los registros que corresponden a la operación de alguna reserva se llevan a través
de los Sistemas SOPTUR, SICON Y SOPSICON.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
5.3 Registro Digital
En caso de emitir un Registro Digital por fuera de los sistemas SOPTUR, SICON O
SOPSICON, se debe especificar el nombre y la ruta dentro del procedimiento
correspondiente. Toda modificación que se realice al formato de los registros, debe
ejecutarse según el punto 5.5 del Procedimiento de Control de Documentos. PROC-GGSG-001
5.4 Registro Papel
En caso de emitir un Registro Papel, el mismo se cumplimenta con lápiz pasta y no se
debe usar líquido corrector en ningún caso. En caso que exista alguna enmienda
(Tachado), debe ser acompañado de una pequeña firma y de la fecha de la realización de
la corrección, dejando de manera clara y legible el dato, palabra o número que reemplaza
al enmendado.
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no
5.5 Identificación
Los registros son identificados de la siguiente manera, cuando corresponden a registro
digital o papel.
Se utiliza el código FORM, seguido del código de Área y luego el código del
Departamento o del Staff, según corresponda finalizando con el número de registro por el
cual se le identifica en la Lista Maestra de Registros, Ej. FORM-GG-SG-001, empezando
con el 001 y así sucesivamente siguiendo el orden correlativo.
Dicha codificación se utiliza sólo para control dentro del listado maestro de Registros o
para referencias dentro de la documentación del S.G.C.
Los registros que se emiten por sistema de SOPTUR, SICON, SOPSICON, SIGAV,
AMADEUS y otros, no cuentan con esta codificación, sin embargo son igualmente
identificados dentro del listado maestro de registros.
cu
5.6 Almacenamientos
El almacenamiento de cada registro es responsabilidad del propio usuario quedando
especificado el cargo de este en la Lista Maestra de Documentos, como así también el
lugar donde debe estar disponible el Registro cumplimentado. En el caso de los Registros
Papel se organizan en archivadores con sus respectivos lomos, de manera de poder
identificarlos rápidamente.
Do
5.7 Protección
Es responsabilidad de cada dueño de proceso controlar lo accesos.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
Los registros que se llevan en los sistemas operativos de CTS, se encuentran
respaldados automáticamente, a cargo de Informática. Ésta operación se realiza con una
frecuencia diaria. Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROC-GC-IN-005).
Todos los documentos impresos que componen los registros de calidad se encuentran en
zonas protegidas contra la humedad, el calor o cualquier otra causa ambiental que pueda
ocasionarles algún grado de deterioro.
5.8 Recuperación
Los Registros de Calidad están disponibles para todo el personal de CTS Turismo previa
solicitud al responsable del área afectada.
Cuando un cliente o proveedor en particular solicita algún registro de calidad, puede tener
acceso a éste previa autorización del Gerente General.
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no
5.9 Retención
Los Registros Papel son almacenados en un lugar específico de cada área de la
organización, el almacenamiento de cada uno.
Los Registros exigidos por Ley, son resguardados por al menos 6 años contables.
Los registros de sistema y los digitales son respaldados automáticamente, con o sin un
límite de tiempo dependiendo del contenido del registro.
En estos tres casos se especifica la retención al interior de la tabla de registros de cada
procedimiento.
5.10 Disposición o eliminación
La eliminación de la Documentación esta definida dentro del Listado maestro de
Documentos y es decisión del dueño de proceso. La eliminación de registros por
sistemas es almacenada en los discos virtuales dentro de una carpeta debidamente
identificada y sin límite de tiempo. Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROCGC-IN-005).
6
INDICADOR
Indicador
Rango de aceptación
Cantidad de Errores/ Total
revisados*100
0%
Do
cu
Proceso Clave
Control de Listado
Maestro de
Registros
Frecuencia de Medición
Trimestral
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REGISTROS
Identificación
del Registro
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
Almacenamiento
Código
Responsable
LIST-GGSG-002
Coordinadora
calidad
Lista maestra
de
Documentos
LIST-GGSG-001
Coordinadora
calidad
Recuperación
Retención
C:\Documents
and
Se Guarda en Settings\receptiv Permanente
PC de
o\Escritorio\S.G.
y
Coordinadora
C\Sistema
actualizado
de Calidad
Gestion y
Calidad\Listados
C:\Documents
and
Se Guarda en
Settings\receptiv Permanente
PC de
o\Escritorio\S.G.
y
Coordinadora
C\Sistema
actualizado
de Calidad
Gestion y
Calidad\Listados
no
Lista Maestra
de Registros
Protección
REFERENCIAS
· Norma ISO 9001: 2008 Sección 4.2.4
· Norma NCH 3067 Sección 4.1
· Manual de Calidad MANU-GG- SG-001
· Procedimiento de Control de Documentos (PROC-GG-SG-001).
· Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROC-GC-IN-005).
9
ANEXOS
I. Lista Maestra de Registros (LIST-GG-SG-002).
II. Lista Maestra de Documentos (LIST-GG-SG-001).
Do
cu
me
nto
8
Disposición
final
Soporte
No aplica
Digital
No aplica
Digital
PROC-GG-SG-002
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
V1
FECHA
16-06-011
·
·
·
22-02-2012
·
MODIFICACIONES
Se modifica en el punto 5.5 el uso de la codificación de
los registros
Se modifica el punto 5.10 modificando
responsabilidades de la eliminación.
Se agregó a responsabilidades a la Analista de
Calidad.
Se agrega Indicador al punto 6 de Control de registros.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
PROC-GG-SG-002
ANEXOS
Lista Maestra de Registros
LIST-GG-SG-002
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I.
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REGISTROS
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REGISTROS
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II. Lista Maestra de Documentos
LIST-GG-DG-001