capítulo ii

CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
11
2.1
¿Qué es la oficina sin papeles?

Es el proceso de transferir archivos de papel manejados en una empresa a
un formato digital.

“Es un modelo moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla
y un ordenador conectado a la red corporativa. Los usuarios almacenan,
recuperan y utilizan solamente documentación digital que se guarda
localmente o se envía a través de la red corporativa o de Internet”7.
El concepto de oficina sin papel resulta novedoso y de difícil comprensión en un
mundo que sigue utilizando el papel como soporte de múltiples actividades sociales,
de comunicación, publicitario, educativo, etc. Este hábito tan arraigado en nuestra
cultura se ha acrecentado en las últimas décadas con la introducción y la mayor
disponibilidad de las nuevas tecnologías, que lejos de disminuir su uso ha disparado
su consumo.
2.2
Conceptos de informática manejo de la información
Sistema de información

“Recopila, almacena y procesa datos para proporcionar información oportuna,
útil y exacta en el contexto de una organización. Un sistema de información es
un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio”.8
Ordenador

Conocido también como computadora, es una máquina electrónica que recibe
y procesa datos para convertirlos en información útil, tal como ha sido indicado
por el usuario o automáticamente por otro programa.

Existen cuatro operaciones básicas que realiza el ordenador:
o Acepta entradas: recibe información del mundo exterior
o Produce salidas: genera información al mundo externo
o Procesa información: lleva a cabo operaciones aritméticas y lógicas.
o Almacena información: mueve y almacena la información de y hacia la
memoria de la computadora y los dispositivos de almacenamientos.9
7
Wikipedia enciclopedia libre; http://es.wikipedia.org/wiki/Oficina_sin_papel [consultada 25/09/2009]
Monografías; http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml [consultada 25/09/2009]
9
Prieto, A. (2006).”Introducción a la informática”. 4ª Edición. Pág. 1.
8
12
Software

Componentes intangibles (programas) de las computadoras. Complemento del
hardware. El software más importante de una computadora es el Sistema
Operativo, es decir las aplicaciones que determinan las tareas que se van a
efectuar dentro del ordenador10.
Periféricos

Es el equipo que puede añadirse al sistema computacional para mejorar su
funcionalidad; son los elementos mediante los cuales el ordenador se
comunica con el exterior. A través de ellos recibe programas y datos, presenta
los resultados obtenidos, almacena información en soportes permanentes (no
volátiles) y se comunica con otros ordenadores: disquetera, reproductora o
grabadora de CD-ROM o DVD, impresora, escáner, cámara digital, etc.11
Herramientas de comunicación

Son herramientas que van a permitir establecer una comunicación tanto
sincrónica como asincrónica, es decir, que emisor y receptor se encuentren
realizando el acto comunicativo en el mismo tiempo o en tiempos diferentes,
Como se puede observar, estas herramientas son de diferente tipología y
permite realizar tanto una comunicación textual, como auditiva y visual,
ejemplo: teléfonos, centrales telefónicas, internet, correo electrónico, sitio web,
intranet y extranet.12.
Php

Es un lenguaje de programación libre para la creación de páginas webs
dinámicas. Permite la creación de aplicaciones con interfaz gráfica, conexión a
servidores de base de datos (Oracle, MySQL) y puede ser ejecutado en
sistemas Unix, Windows, Linux y Mac OS X.

“Lenguaje de programación de licencia libre, embebido dentro del HTML y
ejecutado en el servidor antes de ser enviado al navegador, usado para crear
páginas dinámicas (datos dinámicos)”13.
Drupal
10
Prieto, A. (2006).”Introducción a la informática”. 4ª Edición. Pág. 517.
Prieto, A. (2006).”Introducción a la informática”. 4ª Edición. Pág. 431.
12
Prieto, A. (2006).”Introducción a la informática”. 4ª Edición. Pág. 657.
11
13
AICAD diseño inteligente; www.icad.com.ve/soporte/documentos/glosario [consultada 27/09/009].
13

Es un sistema de gestión de contenido modular multipropósito y muy
configurable que permite publicar artículos, imágenes, u otros archivos y
servicios añadidos como foros, encuestas, votaciones, blogs y administración
de usuarios y permisos. Este es un aplicativo dinámico ya que en lugar de
almacenar sus contenidos en archivos estáticos en el sistema de ficheros del
servidor de forma fija, el contenido textual de las páginas y otras
configuraciones son almacenados en una base de datos como por ejemplo
“MY SQL” y se editan utilizando un entorno Web.

Es un programa de código abierto, escrito en PHP, desarrollado y mantenido
por una activa comunidad de usuarios. Destaca por la calidad de su código y
de las páginas generadas, el respeto de los estándares de la Web, y un
énfasis especial en la usabilidad y consistencia de todo el sistema14.
Ilustración 1. PIRÁMIDE DE PROCESOS PARA UNA OFICINA
SIN PAPEL
Áreas y Procesos
Funcionalidades y
Objetivos
TIC
Comunicación
y participación
2.3
Material
humano
Formación y
Entrenamiento
Áreas y Procesos
Las áreas de actividad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las
funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Estas
comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.
14
H2O drupal hispano: http://drupal.org.es/drupal [consultada 27/09/009].
14
Un proceso se puede definir como el conjunto de actividades relacionadas que se
llevan a cabo de forma secuencial y cuya finalidad es obtener un servicio o
producto15.
2.4
Funcionalidades y objetivos
2.4.1
Funcionalidad
Controlar cada uno de los estadios del ciclo de vida del documento electrónico, es
decir, su creación, gestión, distribución y almacenamiento, independientemente de su
soporte inicial.
2.4.2
Objetivos

Reducir la utilización del papel en el nuevo modelo de trabajo.

Potenciar la conservación del medio ambiente

Ahorrar
documentos.
costes
de
papel,
transporte
y
almacenamiento

Reducir las tareas manuales asociadas al control de documentos.

Eliminar las pérdidas de información.

Mover la información lo más rápido posible
2.5
de
Tecnologías de la información y la comunicación.
Son aquellas herramientas computacionales e informáticas que procesan,
almacenan, sintetizan, recuperan y presentan información representada de la más
variada forma. Es un conjunto de herramientas, soportes y canales para el
tratamiento y acceso a la información. Constituyen nuevos soportes y canales para
dar forma, registrar, almacenar y difundir contenidos informacionales
Características

Son de carácter innovador y creativo, pues dan acceso a nuevas formas de
comunicación.
15
monografías: http://www.monografias.com/trabajos19/areas-de-actividad/areas-de-actividad.shtml
[consultada 27/09/009]
15

Tienen mayor influencia y beneficia en mayor proporción al área educativa ya
que la hace más accesible y dinámica.

Son considerados temas de debate público y político, pues su utilización
implica un futuro prometedor.

Se relacionan con mayor frecuencia con el uso de la Internet y la informática.

Afectan a numerosos ámbitos de las ciencias humanas como la sociología, la
teoría de las organizaciones o la gestión.

Las principales nuevas tecnologías son:
o
Internet
o
Computadoras de propósito específico

Resultan un gran alivio económico a largo plazo aunque en el tiempo de
adquisición resulte una fuerte inversión.

Constituyen medios de comunicación y adquisición de información de toda
variedad, inclusive científica, a los cuales las personas pueden acceder por
sus propios medios, es decir potencian la educación a distancia en la cual es
casi una necesidad del alumno poder llegar a todos los datos posibles
generalmente solo, con una ayuda mínima del profesor16.
2.6
Material Humano
Un buen punto de partida es involucrar a las personas que forman parte de la
organización con los objetivos del proyecto en particular, porque son los que mejor
conocen el funcionamiento de la misma y los problemas que se pueden generar. Así
como las soluciones más adecuadas a aplicar.
Proporcionar información sobre las características básicas del plan y las metas a
conseguir, nos ayudará también a aumentar la participación directa o indirecta de
todas los individuos que forman parte de la organización.
2.7
Comunicación y participación
Este punto se refiere a la difusión, de información o notificación del proyecto que va a
realizar la organización.
Para mejorar los resultados de cualquier plan, es importante que el personal esté
instruido de los planes de desarrollo de la misma. La instrucción se puede hacer por
secciones o áreas implicadas primero y de manera más general el resto de
departamentos.
16
monografías http://www.monografias.com/trabajos37/tecnologias-comunicacion/tecnologiascomunicacion.shtml [consultada 27/09/009]
16
La misma importancia tiene la difusión hacia el exterior de las mejoras introducidas y
sobretodo de los servicios. Se puede diseñar un pequeño plan de difusión con
algunas pautas básicas como:
Determinar quiénes son los usuarios habituales de los estos y los potenciales.
Definir los mejores canales de comunicación para difundir la información: Prensa,
radio, correo electrónico, etc.
Estructurar de manera clara la información que se quiere transmitir. Explicar
brevemente en qué consiste el servicio, como utilizarlo, sus beneficios, etc. De esta
forma se logrará también implicar al personal en el logro del proyecto.
2.8
Formación y Entrenamiento
La formación, es importante para que los individuos desarrollen un conjunto de
actividades encaminadas a la adquisición de conocimientos, prácticas y actitudes
necesarios para ocupar un empleo dentro de una profesión o grupo de profesiones, o
para desempeñar cualquier función dentro de algún sector de la actividad económica.
Este término, de alcance general, abarca toda una serie de subdivisiones y
derivaciones, aplicadas en función de la finalidad que se asigne a la instrucción, su
nivel, la edad o peculiaridades del personal a quien va destinada, el centro docente
donde se imparta, etc.
En el entrenamiento se trata de desarrollar nociones, habilidades, y capacidades
como resultado de la enseñanza de destrezas vocacionales o prácticas y juicios
relacionados con aptitudes que encierran cierta utilidad. Forma el centro del
aprendizaje y proporciona la base de los contenidos en institutos de instrucción
profesional.
17