Código de Ética y Programa de Cumplimiento Corporativo

Código de Ética
y
Programa de
Cumplimiento Corporativo
Índice
Mensaje del Presidente y Director Ejecutivo.................................................................................................. 3
Resoluciones de la Junta de Síndicos de Atlantic Health System, Inc................................................... 4
Introducción............................................................................................................................................................... 6
Programa de Cumplimiento Corporativo........................................................................................................ 7
Calidad de la atención y los servicios................................................................................................................ 9
Privacidad y confidencialidad.............................................................................................................................. 9
Conducta en el lugar de trabajo y prácticas de empleo............................................................................ 9
Tecnología de la información............................................................................................................................... 9
Consideraciones medioambientales y de seguridad.................................................................................. 10
Codificación y facturación..................................................................................................................................... 10
Adhesión a las leyes y reglamentaciones........................................................................................................ 11
Protección de activos.............................................................................................................................................. 11
Conflictos de interés................................................................................................................................................ 11
2
Mensaje del Presidente y Director Ejecutivo
Junio de 2015
Estimados compañeros:
Es mi privilegio y responsabilidad apoyar nuestro Código de Ética que fue aprobado
inicialmente por nuestra Junta de Directivos en 1998. Se espera que todos los empleados,
proveedores y personal médico sigan nuestro Código en la forma en que tratamos a los
pacientes y sus familias, trabajamos con los compañeros, y en nuestra conducta empresarial.
Estamos comprometidos a proporcionar atención y servicios de salud de la mejor calidad en plena conformidad con
la ley y con nuestras políticas y procedimientos. El Código de Ética nos ayuda a cumplir con la ley y mantener los
más altos estándares de conducta ética. El Código no cubre todos los problemas que puedan surgir, pero establece
los principios básicos que guían nuestro comportamiento.
Uno de nuestros bienes más valiosos es nuestra integridad. La protección de este bien es responsabilidad de
todos. Atlantic Health System ha establecido una reputación positiva en toda la industria de la atención de la salud.
Nuestros pacientes y sus familias confían en nuestra reputación cuando ponen su confianza en nosotros. Nuestros
médicos confían en nuestra reputación cuando practican en nuestras instalaciones. Nuestros empleados confían
en nuestra reputación cuando trabajan aquí. Nuestra reputación se mantiene, mejora o disminuye cada día por las
decisiones, acciones, comportamientos y sentido de la ética de cada persona. Nuestra reputación es esencial para
nuestro éxito. Su desempeño en una manera que sea consistente con los principios contenidos en el Código nos
permitirá mantener y mejorar esa reputación.
Por favor, lean el Código cuidadosamente, entiendan su contenido y apliquen los principios en el transcurso de su
trabajo cada día. Si se encuentran en una situación que ustedes creen que pueda violar o dar lugar a una violación
del Código, sigan los procedimientos descritos en el Código.
Gracias por su ayuda.
Brian Gragnolati
Presidente y Director Ejecutivo
Atlantic Health System
3
Resolución de la Junta de Síndicos
Atlantic Health System, Inc.
VISTO QUE Atlantic Health System, Inc. (la “Corporación”) ha desarrollado un Código de Ética y un programa
de cumplimiento corporativo exhaustivos (el “Programa de Cumplimiento Corporativo) diseñados para (a)
asistir a todos los empleados de la Corporación en el cumplimiento de las reglas y reglamentaciones cada vez
más complejas que rigen a la industria de la atención médica proporcionándoles políticas y procedimientos
uniformes y (b) identificar y corregir cualquier violación actual o percibida de las reglas y reglamentaciones
vigentes, el Código de Ética de la Corporación o cualquier otra política o Procedimiento de la Corporación; y
CONSIDERANDO QUE la Corporación desea adoptar el Código de Ética y el Programa de Cumplimiento
Corporativo, designar los cuerpos y personal de la Corporación responsables por la implementación e
imposición del Código de Ética y el Programa de Cumplimiento Corporativo y delinear las responsabilidades de
los respectivos cuerpos y personal corporativo en el esfuerzo de cumplimiento corporativo.
POR CONSIGUIENTE, SE RESUELVE LO SIGUIENTE:
1.
QUE por el presente la Corporación adopta un Código de Ética, que se adjunta a esta Resolución como Anexo
A, y que dicho Código de Ética regirá sobre todos los síndicos, directores y empleados de la Corporación y
todas sus subsidiarias y filiales;
2.
QUE por el presente la Corporación adopta un Programa de Cumplimiento Corporativo, cuyo resumen se
adjunta a esta Resolución como Anexo B, y que dicho Programa de Cumplimiento Corporativo regirá sobre
todos los síndicos, directores y empleados de la Corporación y todas sus subsidiarias y filiales;
3.
QUE de conformidad con lo establecido en el Artículo V del Estatuto de la Corporación, por este medio
se crea un Comité de Cumplimiento Gerencial que estará a cargo de supervisar, aconsejar y orientar en
general a la Junta de Síndicos, al Comité Ejecutivo de la Junta o al Comité de Cumplimiento Ejecutivo, según
corresponda, al Director Ejecutivo, Director de Operaciones y la gerencia principal sobre todos los asuntos
relacionados con el cumplimiento corporativo, incluido el cumplimiento con las leyes, reglamentaciones,
políticas y el Código de Ética de la Corporación; dicho Comité de Cumplimiento Ejecutivo operará según las
estipulaciones del Acta del Comité de Cumplimiento Ejecutivo que se adjunta a esta Resolución como Anexo
C y cuyos términos se aprueban por este medio;
4.
QUE el Comité de Cumplimiento Ejecutivo estará compuesto por (a) los dos vicepresidentes de
Cumplimiento Corporativo, que cumplirán con sus funciones según la descripción de las tareas y
responsabilidades adjuntas a esta resolución como Anexo D y cuya descripción se aprueba por el presente y
(b) los dos Coordinadores de Cumplimiento Corporativo, que cumplirán con sus funciones según el Acta del
Coordinador de Cumplimiento Corporativo que se adjunta a esta Resolución como Anexo E y cuyos términos
se aprueban por este medio. Los Vicepresidentes de Cumplimiento Corporativo serán codirectores del
Comité y
5.
QUE, según lo establecido en el Artículo 5 del Estatuto de la Corporación, los poderes del Comité Ejecutivo
de la Junta se expanden por este medio e incluirán (a) revisión de todos los asuntos relacionados con el
Programa de Cumplimiento Corporativo y (b) informar a la Junta completa, siempre que sea necesario, sobre
temas relacionados con el cumplimiento corporativo. En cuestiones de cumplimiento corporativo, el Comité
Ejecutivo actuará como Comité de Cumplimiento Ejecutivo según los términos del Acta del Comité de
Cumplimiento Ejecutivo y adjunta a esta resolución como Anexo F y los términos de la misma se aprueban
por este medio.
6. Esta resolución entrará en vigencia inmediatamente.
Fecha: 24 de marzo de 1998
4
Resolución de la Junta de Síndicos
Atlantic Health System, Inc.
VISTO que de acuerdo con una resolución de esta Junta de Síndicos adoptada el 24 de marzo de 1998, Atlantic
Health System, Inc. (la “Corporación”) adoptó un Código de Ética y un Programa de Cumplimiento Corporativo
que rige a todos los síndicos, directores y empleados de la Corporación y todas sus subsidiarias y filiales; y
CONSIDERANDO QUE es la intención de la Junta de Síndicos que el Código de Ética y el Programa de
Cumplimiento Corporativo no sólo se apliquen a los síndicos, directores y empleados de la Corporación y todas
sus subsidiarias y filiales, sino también a todos sus proveedores, médicos, voluntarios y otros terceros que
proporcionen bienes y servicios a la Corporación y sus subsidiarias y filiales (colectivamente, el “Personal”).
POR CONSIGUIENTE, SE RESUELVE LO SIGUIENTE:
1.
QUE el Código de Ética y el Programa de Cumplimiento Corporativo (llamados colectivamente las “Políticas”, y
siendo cada uno una “Política”) adoptados por la Junta de Síndicos el 24 de marzo de 1998 se modifiquen por
este medio mediante la eliminación de la palabra “empleado” en las Políticas y ésta se sustituya con la palabra
“Personal”, a menos que el contexto lo requiera de otro modo; y
2.
QUE a efectos de las Políticas, el término “Personal” incluirá, sin limitación, a todos los síndicos, directores,
empleados, proveedores, médicos, voluntarios y otros terceros que proporcionen bienes y servicios a la
Corporación y sus subsidiarias y afiliados.
3.
QUE se distribuya una copia de esta resolución entre todo el Personal de AHS que haya recibido o reciba
copia de las Políticas con instrucciones de que las Resoluciones se inserten en la carpeta de Políticas y
Procedimientos de Cumplimiento Corporativo para referencia futura.
4. ESTA resolución entrará en vigencia inmediatamente.
Fecha: 27 de enero de 1999
5
Introducción
Atlantic Health System, Inc. (“AHS”) está comprometido a llevar a cabo sus negocios en forma legal, ética y honesta. La reputación de AHS es
la suma de las reputaciones de su personal. Por eso, todo el personal deberá cumplir con los más altos estándares de conducta moral, legal y
ética además de las reglas, leyes y reglamentaciones correspondientes. Para proteger la reputación de AHS y garantizar la uniformidad en los
estándares de conducta, AHS ha establecido este Código de Ética como la base de su Programa de Cumplimiento Corporativo. El Programa de
Cumplimiento Corporativo protege la tradición de AHS de fuertes estándares de conducta morales, éticos y legales.
Todo el personal de AHS, incluido el personal de las subsidiarias y filiales con fines de lucro y sin este, sin importar su puesto, deben
comprender plenamente las reglas y los estándares establecidos en este Código de Ética y Programa de Cumplimiento Corporativo y
cumplir con estos.
Los estándares de conducta que rigen la relación de AHS con el gobierno se aplican a todo el personal de AHS, se trate o no de individuos
vinculados directamente con el desempeño de actividades pertinentes a cualquier contrato estatal, federal o privado.
El Código de Ética demuestra el compromiso de AHS con lo siguiente:
››Cumplir con todos los requisitos de programas de atención médica aplicables, incluidas la preparación y la presentación de reclamos
precisos según estos requisitos.
››Hacer que todo el personal cumpla con los requisitos de los programas de atención médica aplicables y sus normas y procedimientos.
››Hacer que todos los miembros del personal denuncien las sospechas de violaciones de cualquier requisito de programas de atención
médica aplicables y normas y procedimientos en cumplimiento con la Norma de Cumplimiento Corporativo 2, Informe Obligatorio.
››Hacer que todo el personal cumpla con la Norma de Cumplimiento Corporativo 3, Política de No Represalias.
Las normas y los procedimientos contenidos en el Programa de Cumplimiento Corporativo no pretenden cubrir todas las situaciones.
Cualquier duda respecto de una situación en particular, trátese o no de una situación dentro del Programa de Cumplimiento Corporativo,
deberá presentarse al supervisor inmediato o al Director de Cumplimiento Corporativo y Auditoría Interna y Jefe de Cumplimiento.
Cualquier miembro del personal que infrinja una estipulación del Programa de Cumplimiento Corporativo, incluida la participación en
cualquier conducta ilegal, falta de ética o engañosa, será pasible de acción disciplinaria que podría incluir el despido, la cancelación del
contrato o el cese de algún otro modo de cualquier relación o puesto dentro de AHS.
Únicamente el Director de Cumplimiento
Corporativo y Auditoría Interna y Jefe de
Cumplimiento puede tomar decisiones con
respecto a las solicitudes de interpretación
o excepciones de este Código de Ética y del
Programa de Cumplimiento Corporativo. En
la medida en que cualquier norma adicional
sea establecida en cualquier otro manual
de políticas, incluidos los manuales de los
hospitales de AHS y cualquier otra subsidiaria o
filial de AHS, esas políticas deben cumplir con
el Programa de Cumplimiento Corporativo. En
caso de contradicciones, regirán este Código
de Ética y el Programa de Cumplimiento
Corporativo.
6
Programa de Cumplimiento Corporativo
Alcance
El Código de Ética y el Programa de Cumplimiento Corporativo
se aplican a todos los empleados, miembros de la junta,
profesionales de atención médica (incluido el personal médico),
voluntarios, estudiantes, proveedores y todo el personal
autorizado para actuar como representantes de AHS o sus
subsidiarias y filiales (“Personal”). Dentro del Código de Ética y
el Programa de Cumplimiento Corporativo, cualquier referencia
a “Atlantic”, “Atlantic Health”, el “Sistema” o “AHS” incluye a las
siguientes entidades:
››Atlantic Health System, Inc.
››Atlantic Health System Hospital Corp.
››Atlantic Home Care & Hospice
››Morristown Medical Center
inadecuadas y la imposición de acciones disciplinarias
adecuadas contra el personal que haya violado las políticas
de cumplimiento, los estatutos o las reglamentaciones de los
requisitos de cualquier programa de atención médica
6.El uso de auditorías u otras técnicas de evaluación para
controlar el cumplimiento y asistir en la reducción de áreas de
problemas identificadas
7.La investigación y la resolución de áreas de problemas
identificadas y el desarrollo de políticas que traten el no
empleo o retención de personas sancionadas
“Los hospitales con una cultura organizativa que valora el
cumplimiento tienen más probabilidades de tener programas
de cumplimiento más eficaces y por lo tanto, tiene más
capacidad para prevenir, detectar y corregir problemas”. (Pautas
complementarias, Reg. Fed. 70, 4874; 31 de enero de 2005)
››Morristown Medical Center Foundation
Jefe de cumplimiento
››Overlook Medical Center
AHS ha designado al Director de Cumplimiento Corporativo y
Auditoría Interna como Jefe de Cumplimiento, que será responsable
de la supervisión del Programa de Cumplimiento Corporativo
de Atlantic Health System. La supervisión del Programa de
Cumplimiento Corporativo consiste en educación respecto del
Programa; investigación, respuesta e informe de problemas de
cumplimiento; evaluación anual de la eficacia del Programa;
informes periódicos (al menos trimestrales) a la Junta de Síndicos
o al Comité correspondiente; la implementación de los siete
elementos mencionados anteriormente y cualquier otra función
necesaria para asegurar que el Programa cumpla con sus objetivos.
››Overlook Medical Center Foundation
››Atlantic Private Care
››Newton Medical Center
››Newton Medical Center Foundation
››Chilton Medical Center
››Chilton Medical Center Foundation
››Atlantic Health System Investment Corp.
››Atlantic Health System Insurance Co., LTD.
››Practice Associates Medical Group d/b/a Atlantic Medical Group
››Atlantic Health Management Corp.
››Atlantic Ambulance Corp.
››Todas las subsidiarias, filiales y unidades comerciales de los
antemencionados actuales, existentes o a futuro
El Programa de Cumplimiento Corporativo incorpora los 7 (siete)
elementos de un programa de cumplimiento eficaz identificado
por la Oficina del Inspector General (“OIG”) en su Programa de
Cumplimiento de Orientación para Hospitales del 23 de febrero de
1998 y la Pauta Complementaria del 31 de enero de 2005. Estos
elementos son los siguientes:
1.El desarrollo y la distribución de un Código de Ética y de
políticas y procedimientos que promuevan el compromiso con
el cumplimiento por parte de AHS
2.La designación de un jefe de cumplimiento y de un comité
de cumplimiento que estén a cargo de la responsabilidad de
operar y controlar el programa de cumplimiento
3.El desarrollo y la implementación de programas de educación y
capacitación regulares y eficaces
4.Un proceso para recibir quejas y procedimientos que proteja el
anonimato de los reclamantes y que proteja a los informantes
de la toma de represalias
5.Un proceso para responder a las alegaciones de faltas
Por la naturaleza de la función, el Jefe de Cumplimiento tendrá
acceso a información delicada sobre el personal y los pacientes. El
Jefe de Cumplimiento deberá respetar el privilegio y la confianza de
su acceso a esta información delicada.
El Programa de Cumplimiento incluye 3 (tres) niveles de Comités de
Cumplimiento:
1. Comité de Cumplimiento de la Junta de Síndicos de AHS
2. Comité de Cumplimiento de la Dirección Adjunta de AHS
3. Comités de Cumplimiento de Servicios Auxiliares y Basados en
el Sitio que consisten en lo siguiente: Comité de Cumplimiento de
Morristown Medical Center, Comité de Cumplimiento de Newton
Medical Center, Comité de Cumplimiento de Overlook Medical
Center, Comité de Cumplimiento y Comité de Cumplimiento de
Servicios Auxiliares de Overlook Medical Center (incluye PAMG,
Atlantic Ambulance, Atlantic Home Care & Hospice, At Home
Medical y Atlantic Private Care Services).
El Comité de Cumplimiento apoyará al Jefe de Cumplimento en el
desempeño de sus responsabilidades y asistirá en el análisis de las
áreas de riesgo de AHS. Estos Comités de Cumplimiento se reunirán
por lo menos trimestralmente.
Informes obligatorios
AHS está comprometido a garantizar el tratamiento adecuado
de las presuntas violaciones de leyes, reglamentaciones, normas,
procedimientos, o del Código de Ética. Atlantic Health System
confía en que su personal informe los posibles problemas para
tomar las acciones correspondientes.
El personal de AHS debe denunciar las violaciones de la ley y de las
7
normas de AHS reales y sospechadas. AHS incluye disposiciones
en todos los contratos que exigen que sus socios comerciales
denuncien las violaciones reales o sospechadas de las leyes o las
normas de AHS.
Se podrá informar una sospecha de violación de alguna de las
siguientes maneras:
1.El personal puede informar una sospecha de violación a su
supervisor, gerente, director o representante de RR. HH. del
sitio. El supervisor, gerente, director o representante de RR. HH.
del sitio deben enviar el informe al Director de Cumplimiento
Corporativo y Auditoría Interna y Jefe de Cumplimiento.
2.El personal puede informar una sospecha de violación
directamente al Director de Cumplimiento Corporativo y
Auditoría Interna y Jefe de Cumplimiento llamando al 973-6603143.
3.El personal puede informar una sospecha de violación
directamente al Gerente de Integridad Corporativa al 973-6603264.
4.El personal puede informar una sospecha de violación
directamente al Gerente de Cumplimiento Corporativo al 973660-3158.
5.El personal puede informar una sospecha de violación
directamente al Gerente de Cumplimiento de Privacidad al 973660-3178.
6.El personal puede informar una sospecha de violación
directamente al Vicepresidente, Director del Departamento de
Asuntos Legales y Director Legal al (973) 660-3169.
7.El personal puede informar cualquier sospecha de violación
llamando a la Línea directa anónima del Programa de
Cumplimiento Corporativo de forma gratuita al 888-213-0837.
8.El personal puede informar una violación presunta de
forma anónima mediante el acceso web directo a https://
atlantichealth.alertline.com.
9.El personal puede informar una sospecha de violación
enviando un correo electrónico al Programa de Cumplimiento
Corporativo a [email protected]. El uso de esta
opción no es anónimo.
10.El personal también puede informar una sospecha de violación
enviando un fax a la máquina de fax segura del Programa de
Cumplimiento Corporativo (ubicada en la oficina del Director
de Cumplimiento Corporativo y Auditoría Interna y Jefe de
Cumplimiento), al 973-660-9059. El uso de esta opción no es
anónimo.
AHS intentará tratar todos los informes en forma confidencial en la
medida de lo posible, imponiendo con justicia y rigor el Código de
Ética y dentro de los límites de cualquier investigación posterior.
AHS no tomará medidas adversas contra ningún miembro del
personal si, de buena fe, informa una sospecha de violación.
Política de No Represalias
AHS tomará acción disciplinaria, que podría incluir el despido,
contra cualquier supervisor, gerente u otro miembro del personal
que lleve a cabo o acepte este tipo de venganza, discriminación,
represalia o acoso.
Si una persona informa una preocupación respecto de sus propias
acciones inadecuadas o inapropiadas, reportarlas no la exime de
las consecuencias de estas, aunque AHS podrá tener en cuenta
dicho
autoinforme al momento de determinar la acción adecuada.
8
Imposición
El Programa de Cumplimiento Corporativo de AHS incorpora una
estrategia integral para promover el cumplimiento con todas las
leyes, las reglamentaciones y los estándares de prácticas aplicables
en todas las actividades comerciales.
Es política de AHS cumplir con la Comisión de Sentencias de los
Estados Unidos y sus “Pautas para Organizaciones” que requieren
la imposición sistemática por medio de mecanismos disciplinarios
adecuados incluida, según corresponda, la acción disciplinaria
contra las personas responsables por no detectar o actuar en caso
de una ofensa. Esto también coincide con la pauta de la OIG del
Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos de
que los programas de cumplimiento deben contener un sistema de
imposición y disciplina.
Algunas leyes establecen la imposición de sanciones contra el
personal que infrinja las políticas obligatorias por ley.
AHS ha desarrollado pautas y prácticas uniformes para disciplinar
al personal que infrinja el Código de Ética, el Programa de
Cumplimiento Corporativo, o las leyes, reglamentaciones o políticas
operativas o de Recursos Humanos. AHS ha adoptado esta política
y los procedimientos de apoyo para asegurar la disponibilidad de
una pauta general para todo el personal, incluidos los supervisores y
ejecutivos. En los múltiples manuales de políticas y procedimientos
de operaciones y Recursos Humanos de AHS, se encuentran
disponibles las pautas específicas respecto de las políticas y los
procedimientos existentes, así como en la Intranet de AHS.
Se tomarán e impondrán acciones disciplinarias sistemáticas
para todas las violaciones de reglas, reglamentos, políticas de
cumplimiento, el Código de Ética y el Programa de Cumplimiento
Corporativo. La Gerencia será responsable de asegurarse de
que todo el personal bajo su supervisión reciba capacitación
adecuada en cuanto al cumplimiento pertinente a sus tareas
y responsabilidades laborales en particular. La Gerencia debe
tomar las medidas razonables para impedir las violaciones del
Código de Ética y el Programa de Cumplimiento Corporativo por
medio de la guía y la supervisión de actividades del personal.
La Gerencia será responsable por los fallos previsibles de sus
subordinados en el cumplimiento de todas las políticas, leyes y
reglamentaciones. Todo miembro del personal que no cumpla con
estas, independientemente de su puesto, será pasible de acción
disciplinaria acorde y pertinente.
Cumplimiento con las investigaciones
AHS coordina los ensayos clínicos por medio de Atlantic Center for
Research.
La Junta de Revisión Institucional (“IRB”) de AHS aprobará todas las
investigaciones llevadas a cabo en ensayos clínicos y se asegurará
del cumplimiento con las reglamentaciones de la FDA, los
protocolos del estudio y los patrocinadores, y todas las leyes, las
reglamentaciones, las políticas y los procedimientos de operación
estándar correspondientes. La responsabilidad principal de
la IRB es proteger los derechos y el bienestar de las personas
participantes en investigaciones.
Calidad de Atención y Servicios
Ofrecemos atención de alta calidad y servicios profesionales
atentos, compasivos y confiables a todos nuestros pacientes,
clientes, visitantes y colegas.
Respetamos la dignidad, comodidad y privacidad de cada persona
y les brindamos consideración, cortesía y respeto.
Proporcionamos atención adecuada y oportuna de manos
de profesionales médicos calificados incluida la atención de
emergencia a todos los pacientes sin importar su raza, religión,
discapacidad, edad, sexo, origen nacional o capacidad de pago de
dicha atención.
Mantenemos archivos completos e integrales de la información de
los pacientes y protegemos la privacidad de los registros médicos
de nuestros pacientes para cumplir con los requisitos establecidos
en las leyes y reglamentaciones federales y estatales, y las políticas
de AHS.
Conducta en el Lugar de
Trabajo y Prácticas de Empleo
Reconocemos que la mayor fortaleza de nuestra organización
se encuentra en los talentos y esfuerzos de nuestro personal,
que crea nuestros éxitos y nuestra reputación. Nos tratamos
mutuamente con respeto, dignidad y cortesía.
Ofrecemos oportunidades de empleo equitativas a empleados
potenciales y actuales solo en base a sus méritos, calificaciones
y capacidades. AHS no tolerará la discriminación ni el acoso de
ningún tipo.
Respaldamos un lugar de trabajo libre de alcohol, drogas, tabaco
y humo.
No empleamos ni contratamos a personal que cuente con
una sanción por parte de una agencia reguladora y no pueda
desempeñar sus responsabilidades designadas.
Mantendremos la privacidad y confidencialidad de la
información que se nos confíe de acuerdo con los estándares
legales y éticos.
No toleramos ninguna forma de represalia o venganza contra
personas que, de buena fe, reporten sospechas de violaciones
de la ley, las normas, las políticas de AHS, nuestro Código de Ética
y nuestro Programa de Cumplimiento Corporativo. Tenemos
un equipo de gerencia que fomenta la “política de puertas
abiertas” y crea un ambiente de trabajo en el que se traten las
preocupaciones éticas.
Respetamos y protegemos la privacidad de nuestros pacientes,
empleados y clientes, y protegemos su información y registros
médicos de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables y las
políticas de AHS.
Todo el personal recibe capacitación y orientación adecuada,
y cuenta con las correspondientes calificaciones, experiencia
y conocimiento para llevar a cabo sus tareas y satisfacer las
necesidades de nuestros clientes.
Mantenemos la documentación médica y comercial en forma
adecuada y cumplimos con nuestra política de retención de
registros de acuerdo con la ley y otras pautas aplicables.
Tecnología de la Información
No hablamos divulgamos información sobre pacientes, empleados
ni clientes en áreas públicas incluidos ascensores, pasillos,
escaleras, baños, recibidores y comedores ni en ningún otro lugar
donde alguien más pueda escuchar la conversación.
Salvaguardamos la tecnología de la información de Atlantic
Health System y la información patentada, y las protegemos
contra el uso y acceso inadecuados.
Privacidad y Confidencialidad
Nos esforzamos por garantizar que la información confidencial
y patentada sea mantenida y gestionada cuidadosamente para
proteger su valor, incluidos la información salarial, de beneficios,
de nómina de pagos; archivos de personal e información
sobre asuntos disciplinarios, como información confidencial, y
mantenemos las contraseñas y códigos de acceso a computadoras
de forma confidencial y responsable.
Ofrecemos oportunidades de empleo equitativas a empleados
potenciales y actuales solo en base a sus méritos, calificaciones
y capacidades. AHS no tolerará la discriminación ni el acoso de
ningún tipo.
Respaldamos un lugar de trabajo libre de alcohol, drogas, tabaco
y humo.
No empleamos ni contratamos a personal que cuente con
una sanción por parte de una agencia reguladora y no pueda
desempeñar sus responsabilidades designadas.
No toleramos ninguna forma de represalia o venganza contra
personas que, de buena fe, reporten sospechas de violaciones
de la ley, las normas, las políticas de AHS, nuestro Código de Ética
y nuestro Programa de Cumplimiento Corporativo. Tenemos
un equipo de gerencia que fomenta la “política de puertas
abiertas” y crea un ambiente de trabajo en el que se traten las
preocupaciones éticas.
Todo el personal recibe capacitación y orientación adecuada,
y cuenta con las correspondientes calificaciones, experiencia
y conocimiento para llevar a cabo sus tareas y satisfacer las
necesidades de nuestros clientes.
9
Consideraciones
Medioambientales y de
Seguridad
Estamos comprometidos a ofrecer un ambiente seguro para el
personal y los pacientes.
Contamos con políticas y procedimientos en cuanto a los aspectos
medioambientales del uso de los edificios de AHS, sus bienes,
procesos de laboratorio y productos médicos de acuerdo con las
normas aplicables.
Cumplimos con las políticas y los procedimientos de control de
seguridad e infecciones, que han sido creados para prevenir los
riesgos relacionados con el trabajo de acuerdo con los estándares
de ergonomía y asegurando un ambiente de trabajo seguro.
Cumplimos con los requisitos de permisos que permiten la
descarga segura de contaminantes en el aire, en los sistemas
de alcantarillado, agua o tierra, y con todas las leyes y
reglamentaciones que rigen la manipulación, el almacenamiento,
el uso y el desecho de materiales peligrosos, otros contaminantes
y desechos infecciosos.
No toleramos violencia ni comportamientos amenazantes por
parte del personal de AHS.
Cada empleado es responsable de mantener un lugar de trabajo
seguro y saludable para todos los empleados cumpliendo con
las reglas y prácticas de seguridad y salud de AHS y denunciando
accidentes, lesiones. equipos, prácticas o condiciones poco seguros.
Codificación y Facturación
Nos aseguramos de que la facturación y codificación sean
llevadas a cabo con precisión según las reglamentaciones de
Medicare, Medicaid y demás programas federales y estatales
y sus requisitos, así como con cualquier otro requisito de
cobertura y facturación de los pagadores. Es responsabilidad
del médico y de los demás profesionales de la atención
médica asegurarse de que la información requerida para
la codificación y facturación adecuadas esté documentada
en los registros médicos y refleje con precisión la atención
proporcionada a nuestros pacientes.
Procesamos y presentamos reclamos precisos y completos
utilizando los formularios adecuados.
Utilizamos los números de identificación para facturación
correctos de los médicos y otros profesionales médicos en todos
los reclamos.
Únicamente facturamos los servicios y la atención proporcionados
de acuerdo con pautas de necesidad médica.
Capacitamos a todos los médicos empleados y otros profesionales
médicos y a su personal.
Nos aseguramos de que todos los pagos y demás transacciones
estén correctamente autorizados por la gerencia y documentados
como corresponde en nuestros archivos, y notificamos al pagador
sobre errores en el pago y procesamos reembolsos según los
requisitos de la ley.
Únicamente se exoneran copagos, coseguros y deducibles según
las reglas, las políticas y los procedimientos establecidos.
Llevamos archivos completos y precisos para cumplir con los
requisitos establecidos en nuestras políticas y procedimientos, y
las leyes y reglamentaciones correspondientes.
Revisamos, actualizamos y mantenemos todos los códigos y
formularios de facturación con regularidad, incluidos, entre otros,
formularios de reunión, de inscripción y de consentimiento/
autorización según las reglamentaciones y leyes aplicables.
Emitimos estados de cuentas y otras comunicaciones precisas,
completas y veraces, y que cumplen con las leyes y normas
correspondientes.
El personal denuncia errores a las autoridades gerenciales
adecuadas para que las corrijan en tiempo y forma.
No empleamos, contratamos ni negociamos a sabiendas
proveedores sancionados por el gobierno federal o estatal.
Ofrecemos asistencia financiera a todos aquellos que la necesitan
según nuestros procedimientos y políticas.
10
Adhesión a las Leyes y
Reglamentos
Cumplimos con las leyes y reglamentaciones que
corresponden, llevamos a cabo nuestra actividad comercial
y clínica con los más altos estándares de ética, integridad,
honestidad y responsabilidad y actuamos oportunamente
de forma de mejorar el posicionamiento de Atlantic Health
System en la comunidad.
Ofrecemos servicios de atención médica coherentes con las
normas y leyes federales, estatales y locales que se aplican a
nuestro negocio.
No daremos ni recibiremos forma alguna de pago, coima o
soborno para inducir la derivación o la compra de un servicio.
No ofrecemos inducciones inadecuadas ni favores a pacientes,
proveedores u otros para fomentar la derivación de pacientes
a nuestras instalaciones ni para usar un producto o servicio en
particular.
Evitamos el diálogo inadecuado con competidores sobre temas
comerciales.
Procuramos, mantenemos, dispensamos y transportamos
fármacos y demás sustancias controladas utilizadas en el
tratamiento de pacientes según las leyes y normas aplicables, y las
políticas y procedimientos de AHS.
No hacemos falsas declaraciones a sabiendas, ni en forma verbal ni
escrita, a agencias gubernamentales u otros pagadores.
Conflictos de Intereses
Evitamos los conflictos de intereses y el surgimiento de
conflictos de intereses entre nuestros intereses individuales y
los de Atlantic Health System.
Evitamos participar en actividades, prácticas o actos que generen
un conflicto real, aparente o potencial con los intereses superiores
de AHS.
Actuamos de acuerdo con los intereses de AHS en nuestras
negociaciones con proveedores, clientes, agencias de gobierno y
terceros. Esto incluye a los actos formalizados mediante contratos
por escrito y las relaciones cotidianas con proveedores, clientes,
oficiales del gobierno y terceros.
Ningún miembro del personal será empleado, actuará como
consultor ni tendrá otra relación comercial con un competidor,
cliente o proveedor ni invertirá en un competidor, cliente o
proveedor a menos que el Director de Cumplimiento Corporativo
y Auditoría Interna y Jefe de Cumplimiento lo autorice con
anticipación después de que el miembro del personal haya
divulgado por completo la naturaleza y el alcance de la relación.
Ningún miembro del personal aceptará obsequios, cortesías
comerciales ni propinas de valor material a menos que sean
reportados al Director de Cumplimiento Corporativo y Auditoría
Interna y Jefe de Cumplimiento, y que se establezca que no
constituye una violación de la Política de Cumplimiento Ético 2,
Obsequios y Cortesías.
Protección de Activos
Protegemos nuestros activos y los de otros confiados a
nosotros, incluyendo la propiedad física e intelectual, y
protegemos la información contra pérdidas, hurtos o usos
indebidos.
Establecemos políticas y prácticas dentro de nuestras áreas de
responsabilidad para asegurarnos de la protección de nuestros
activos, la precisión de los estados financieros y todos los demás
archivos e informes.
Usamos las propiedades de AHS de forma adecuada y con
aprobación. Tomamos medidas para prevenir cualquier pérdida
inesperada de equipos, suministros, materiales o servicios,
y cumplimos con las políticas establecidas respecto de la
aprobación para el traspaso de propiedades de AHS.
Reportamos los horarios y asistencia con precisión.
Reportamos los gastos de forma precisa y coherente con nuestras
responsabilidades laborales y justificados por ellas y por las
políticas, los procedimientos y las necesidades de AHS.
Cumplimos con las políticas y los procedimientos establecidos
que rigen la gestión de archivos, y cumplimos con las políticas y
cronogramas de retención y destrucción de archivos
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CORP-1386-13