manual de uso de ekade2abies

[MANUAL DE USO DE EKADE2ABIES]
Pincel E ADE
Manual de uso de Ekade2Abies
ÍNDICE DE CONTENIDOS:
1.-
INTRODUCCIÓN
3
2.-
INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN
3
3.-
CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN
3
4.-
EJECUCIÓN DE LA IMPORTACIÓN DE DATOS
15
5.-
INFORMACIÓN IMPORTANTE:
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Manual de uso de Ekade2Abies
1.-
Introducción
Ekade2Abies es una aplicación concebida para incoporar como lectores en Abies a los miembros de la comunidad
educativa del Centro que figuran en Pincel eKade, ya se trate de Alumnado, Docentes, Personal no docente o
Responsables del alumnado. Como es obvio, este proceso exige un acceso a los datos que figuran en Pincel
eKade, y es por esto que, como se verá con detalle en el apartado 4.- Ejecución de la importación de datos, sólo
podrá ser realizado por los usuarios autorizados para ello.
Es muy recomendable realizar una lectura detenida de este manual antes de hacer uso de la aplicación.
2.-
Instalación de la aplicación
La instalación de la aplicación está disponible en la dirección web
http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/5/pek/Ekade2Abies.
3.-
Configuración de la aplicación
Para llevar a cabo la exportación de datos de Pincel eKade a Abies haciendo uso de Ekade2Abies es necesario que
se configure adecuadamente esta aplicación, indicando dónde están localizadas las bases de datos de Pincel
eKade y de Abies. Esta tarea se lleva a cabo en el apartado “Configuración” de la aplicación, al que se accede
haciendo click en el icono “Configuración” que se encuentra en el panel principal:
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Una vez se haya accedido al apartado de Configuración de la aplicación, se deberá indicar la localización del
servidor y la base de datos de Pincel eKade. Esto se hará en el apartado “Datos del servidor de eKade”, donde
encontraremos dos campos de texto: Servidor BD y Nombre BD.
Si el servidor de base de datos de Pincel eKade se encuentra ubicado en el servidor Medusa del centro, en el
apartado Servidor BD se deberá escribir la ruta NOMBRE_O_IP_DEL_SERVIDOR_DEL_CENTRO\EKADE, donde
NOMBRE_O_IP_DEL_SERVIDOR_DEL_CENTRO representa el nombre de máquina o la dirección IP del servidor
Medusa del centro. En el apartado Nombre BD deberá figurar PincelCentrosDB:
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Si el servidor de base de datos de Pincel eKade se encuentra ubicado en un ordenador distinto del servidor Medusa
del centro, en el apartado Servidor BD se deberá escribir la ruta NOMBRE_O_IP_DEL_SERVIDOR\SQLEXPRESS,
donde NOMBRE_O_IP_DEL_SERVIDOR representa el nombre de máquina o la dirección IP del ordenador que
tiene instalado el servidor de Base de Datos de Pincel eKade en el centro. En el apartado Nombre BD deberá
figurar PincelCentrosDB:
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El siguiente paso en la configuración de la aplicación será indicar la localización de la base de datos de Abies. Esto
se deberá hacer en el apartado “Ruta de la base de datos de Abies”. Haciendo click en el botón “..” que figura a la
derecha del campo de texto Ruta se abrirá una ventana que permitirá localizar la ubicación de la base de datos de
Abies (Abies.mdb):
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Seleccionando el archivo de la base de datos de Abies (Abies.mdb) y haciendo click en el botón “Abrir”, la ruta
quedará impresa en el campo de texto Ruta:
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Para verificar que la configuración de la aplicación es correcta, sólo es necesario hacer click en el botón
“Comprobar la conexión” de la barra de herramientas:
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Si la configuración es correcta, quedará reflejado en el apartado “Test conexión eKade y Abies” con indicadores
verdes y se mostrará el Centro de Pincel eKade y el centro y la biblioteca de Abies, en los apartados “Datos del
servidor de eKade” y “Ruta de la base de datos de Abies”, respectivamente:
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Una vez verificada que la conexión con las bases de datos funciona correctamente, es recomendable guardar la
configuración para futuras importaciones de datos. Para ello, basta con hacer click en el botón “Guadar” de la barra
de herramientas:
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Una vez guardada la configuración se mostrará siempre en la barra de estado de la aplicación:
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Si al comprobar la conexión existiera algún fallo en la conexión a alguna de las bases de datos, se mostrará con un
indicador rojo en el apartado “Test de conexión eKade y Abies” y no se mostrarán los datos asociados en el
apartado correspondiente. En la siguiente imagen se muestra como ejemplo un error en la conexión con la base de
datos de Abies:
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Para cerrar la ventana de configuración de la aplicación, basta con hacer click en el botón “X” situado en el
vértice superior derecho de la barra de herramientas:
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4.-
Ejecución de la importación de datos
Una vez se haya configurado correctamente la aplicación se estará en condiciones de proceder a la importación de
los datos a Abies desde Pincel eKade. Para iniciar ese proceso se deberá hacer click en el icono “Ejecutar
importación” del panel principal, lo que dará acceso al apartado de la aplicación en que se gestiona el proceso de
importación:
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En el apartado de gestión de la migración se podrán observar información relativa a las importaciones de datos
realizadas a Abies hasta ese momento:
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Para iniciar el proceso de importación a Abies de datos desde Pincel eKade, basta con hacer click en el botón
“Iniciar migración” de la barra de herramientas:
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Al hacer click en el botón “Iniciar migración” se mostrará una ventana que solicita la identificación del usuario a
través de un Usuario y Contraseña, para verificar que se trata de un usuario autorizado para llevar a cabo la
importacion de datos:
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Llevar a cabo la importación de datos supone extraer datos de Pincel eKade, por lo que es preciso garantizar que
se trata de un usuario autorizado. Los usuarios autorizados son aquellos que tengan establecido algún rol de Cargo
Directivo en Pincel eKade: Dirección, Secretaría, Jefatura de Estudios o Vicedirección. También tendrán acceso los
usuarios que figuren en el Grupo del SUA de Soporte de Pincel eKade, por si esta migración la debe llevar a cabo
un técnico de soporte. Los usuarios con rol de Cargo Directivo en Pincel eKade podrán identificarse con el mismo
usuario y contraseña que utilizan habitualmente para acceder a Pincel eKade en el centro. Los técnicos de Soporte
deberán hacerlo introduciendo su NIF en el campo de texto Usuario y su clave de acceso de SUA en el campo de
texto Contraseña. En ambos casos se recomienda escoger la opción <Intentar todos> en el selector Autenticación.
Finalmente se deberá hacer click en el botón “Aceptar”.
Una vez que se haya verificado que el usuario indicado está autorizado, se abrirá el asistente para llevar a cabo la
importacion de datos a Abies desde Pincel eKade:
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En primer lugar, es muy importante que se tengan en cuenta los dos avisos que se muestran en la pantalla del
asistente antes de continuar el proceso:
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En relación con el segundo de los avisos, Ekade2Abies permite realizar una copia de seguridad de Abies desde la
propia aplicación, sin tener que acudir a Abies para realizarla. Simplemente deberá hacer click en el botón “...” que
figura a la derecha del campo de texto Ruta para la copia de seguridad de Abies (opcional) y se abrirá una ventana
que permitirá seleccionar la carpeta en la que se desee que se ubique la copia de seguridad:
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Una vez seleccionada la carpeta, la ruta quedará reflejada en campo de texto correspondiente y la copia se
seguridad se llevará a cabo antes de lanzar el proceso de migración de los datos:
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Si en Pincel eKade se llevara a cabo la gestión de más de un centro, se deberá escoger el centro del que se
quieren importar los datos en el selector Centro:
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Seguidamente, se deberá seleccionar en el selector Curso el curso escolar del que se desee importar los datos:
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Haciendo click en el botón “>>” se accederá al segundo paso del asistente de migración: Tipo de migración:
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En futuras versiones de la aplicación Ekade2Abies está previsto que existan dos tipos de migración:
•
Migración completa: en la que se eliminan todos los lectores de la base de datos de Abies y la información
registrada de todos los préstamos y se importan desde Pincel eKade los nuevos lectores para comenzar la
gestión desde cero. No obstante, se conserva toda la información sobre los ejemplares ya registrados en
Abies.
•
Actualización: en la que se conservará toda la información ya registrada en Abies, y solamente se
actualizarán los lectores a partir del alumnado, responsables del alumnado, docentes y personal de
administración y servicios que se haya incorporado a Pincel eKade desde la última importación de datos
realizada en Abies.
Sin embargo, en la versión actual solamente está disponible la opción de Migración completa, por lo que estará
marcada por defecto.
De nuevo, deberá hacerse click en el botón “>>” para pasar al tercer paso del asistente:
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Dado que se ha escogido la opción de “Migracion completa”, la aplicación emite un aviso de que esto supondrá el
borrado de todos los lectores y préstamos actualmente registrados en Abies:
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Si se hace click en el botón “Sí” se accede al tercer paso del asistente, en el que se deberá seleccionar qué
colectivos se desea migrar a Abies como lectores:
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Una vez seleccionados los colectivos deseados marcando la casilla correspondiente, haciendo click en el botón “>>”
se accede al último paso del asistente, que no es más que un resumen de todas las opciones establecidas en los
distintos pasos del asistente:
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Con un click en el botón “Iniciar” se lanzará el proceso que, en primer lugar y siempre que se haya indicado la ruta,
realiza la copia de seguridad de Abies en la carpeta indicada y, posteriormente, comienza la migración de datos de
Pincel eKade a Abies:
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Cuando se haya concluido el proceso de migración con éxito, se mostrará con detalle el listado de tareas
realizadas:
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Si se produjera cualquier tipo de error durante el proceso, la aplicación mostrará en la misma ventana el detalle
del error producido:
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5.-
INFORMACIÓN IMPORTANTE:
Una vez concluida la importación de datos en Abies desde Pincel eKade habiendo escogido la opción de Migración
completa, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
•
Si se especificó durante el proceso una ruta para realizar copia de seguridad de Abies, en la carpeta que se
indicara se podrá encontrar el archivo Abies20.zip, que constituye esta copia de seguridad que puede ser
recuperada como cualquier otra copia desde Abies.
•
La opción de Migración completa, además de borrar la información de Lectores y Préstamos registrados en
Abies, regenera los Tipos de Lectores y las Políticas de Préstamos. Después de la migración completa se
encontrarán en Abies cuatro Tipos de Lectores: Alumnado, Docente, Personal no docente y Responsable
alumnado. El centro podrá después modificar en Abies estos tipos de lectores o establecer otros que desee.
Por otro lado, antes de comenzar la gestión de préstamos, deberá revisarse en Abies la Política de
préstamos, puesto que esta migración completa establece a 0 el número de días de préstamo de cualquier
tipo de ejemplar a cualquier tipo de lector.
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