Archivo Central - Procedimiento de Eliminación de

Procedimiento de Eliminación de Documentos
INDICE
CAP I: GENERALIDADES DEL MANUAL.
1.1 Finalidad
1.2 Objetivos
1.3 Base Legal
1.4 Alcance
CAP II: NORMAS INTERNAS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
2.1 De la transferencia de documentos de los Archivos Periféricos al Archivo Central.
2.2 De la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central.
CAP III: DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS SEGÚN.
3.1 Denominación.
3.2 Descripción.
3.3 Requisitos.
3.4 Acciones a Seguir.
ANEXO:
* Inventario de Eliminación de Documentos
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Procedimiento de Eliminación de Documentos
CAPITULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL
1.1. FINALIDAD
El presente manual tiene la finalidad de establecer el procedimiento para la
eliminación periódica de aquellos documentos del Archivo Central de la
Universidad, que han perdido su utilidad administrativa y no han sido considerados
para su conservación permanente, con el fin de racionalizar los recursos disponibles
y lograr eficiencia y eficacia en la administración del Archivo Central.
1.2. OBJETIVO
Descongestionar periódicamente los repositorios del Archivo Central de la
Universidad.
Asegurar el control de los documentos a ser eliminados, evitando así la destrucción
de aquellos documentos que posean un valor implícito para la protección de
derechos, la investigación científica o la eficiencia administrativa de la universidad.
Asegurar el máximo aprovechamiento del espacio de los recursos físicos y humanos
del Archivo Central de la Universidad.
Determinar las responsabilidades existentes a lo largo del desarrollo del
procedimiento de eliminación de documentos del Archivo Central de la
Universidad.
1.3. BASE LEGAL
Constitución Política del Estado Peruano.
Estatuto de la Universidad, aprobado por RR. Nº 1258-2001-UNFV.
Reglamento del Estatuto de la Universidad
Resolución R. Nº 1575-2001-UNFV: Aprueba el Reglamento de Comunicaciones
Escritas
La Ley Universitaria Nº 23733 del 18.01.84
Decreto ley 739
Decreto Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Decreto Supremo 008-92-JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos.
Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J Normas del Sistema Nacional de Archivos.
Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J Directivas del Sistema Nacional de
Archivos.
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Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de Documentos en los
Archivos del Sector Público Nacional.
1.4. ALCANCE
El presente Manual de Normas y Procedimientos es de aplicación obligatoria para el
Archivo Central de la Universidad Nacional Federico Villarreal (UNFV).
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CAPITULO II
NORMAS INTERNAS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD
2.1 DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE
LA UNIVERSIDAD.
a) La eliminación de aquella documentación, que perdida su utilidad administrativa y
no haya sido considerada para su conservación permanente, se realizará de acuerdo
a los periodos establecidos en la Tabla de Retención de Documentos aprobada por
el Archivo Central de la Universidad.
b) La eliminación de documentos en el Archivo Central de la UNFV, será aprobada
por el Comité Evaluador de Documentos de la Universidad y refrendada por el
Archivo General de la Nación.
c) El Comité Evaluador de Documentos de la Universidad estará conformado de la
siguiente manera:
▪
▪
▪
▪
▪
Un representante de la Secretaría General el cual cumplirá la función de presidente
del Comité.
El jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o un representante.
El jefe de la unidad orgánica cuya documentación será evaluada.
El Jefe del Archivo Central quién cumplirá la función de Secretario del Comité.
Un historiador.
d) Bajo ninguna circunstancia se podrán eliminar documentos sin la aprobación del
Comité Evaluador de Documentos de la Universidad debiendo ser refrendada dicha
decisión por el Archivo General de la Nación.
e) La eliminación de documentos será formalizada mediante la elaboración de
Inventarios de Eliminación de Documentos por el Archivo Central de la
Universidad, y la aprobación de estos por el Comité Evaluador de Documentos de la
Universidad y del Archivo General de la Nación.
f) El Jefe del Archivo Central de la Universidad elaborará el Cronograma Anual de
Eliminación de Documentos, el cual será enviado al Archivo General de la Nación
antes del 31 de marzo de cada año para su aprobación.
g) La disposición final de los documentos a ser eliminados queda a cargo y bajo la
responsabilidad del Archivo General de la Nación.
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2.2 DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE
LA UNIVERSIDAD SIN LA EXISTENCIA DE LA TABLA GENERAL DE
DOCUMENTOS.
a) La eliminación de documentos sin la existencia de una Tabla de Retención de
Documentos es considerado un caso excepcional, el cual cesará una vez sea
establecida, por el Archivo Central de la Universidad, la referida tabla.
b) Para la eliminación de documentos en este caso, será imperativa la aprobación del
Comité Evaluador de Documentos. Este emitirá un informe en el cual brindará
opinión favorable sobre la eliminación de aquellos documentos considerados por
estos de valor temporal.
c) Para tal fin el Jefe del Archivo Central identificará aquellos documentos que hayan
superado su interés administrativo y cumplido sus requerimientos legales de
custodia.
d) Se elaborarán Inventarios de Eliminación de Documentos y se tomarán muestras de
los documentos, los cuales serán elevados al Comité Evaluador de Documentos para
su opinión.
e) Bajo ninguna circunstancia se podrá eliminar documentos sin la aprobación del
Comité Evaluador de Documentos.
f) La aprobación final y definitiva para la eliminación de documentos, en este caso
particular, será brindada por el Archivo General de la Nación.
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CAPITULO III
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
SUSTENTATIVOS
3.1 Denominación del procedimiento.
3.2 Descripción.
3.3 Requisitos.
3.4 Acciones a Seguir.
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Procedimiento de Eliminación de Documentos
PROCEDIMIENTO Nº 01
DENOMINACION
DEDOCUMENTOS
UNIVERSIDAD.
DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN
DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA
CODIGO :
INTERESADO : ARCHIVO CENTRAL
FECHA:
N° DE PASOS : 12 PASOS
T. E: 48 Días
DESCRIPCION
Es el procedimiento mediante el cual, el Archivo Central de la Universidad eliminará aquella
documentación, que de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Series
Documentales, ha vencido su periodo de retención en dicho nivel de archivo.
REQUISITOS
-Formato de Inventario de Eliminación de Documentos en dos copias debidamente llenado.
-Muestras de los documentos a ser eliminados.
- Los documentos por eliminar deben haber vencido los periodos de retención establecidos
en la Tabla de Retención de Documentos.
-Aprobación por parte del Archivo General de la Nación, para la eliminación de los
documentos.
ACCIONES A SEGUIR
T.E
1er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad verifica en la Tabla de
Retención de Documentos los plazos de retención de las series
documentales custodiadas por este.
2do paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad identifica aquellos
documentos que hayan superado sus periodos de retención establecidos.
3er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad elabora el Cronograma
Anual de Eliminación de Documentos el cual es elevado a la Secretaría
General para su aprobación.
4to paso.- Una vez aprobado el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos,
este es elevado al Archivo General de la Nación para su aprobación.
5to paso.- De acuerdo a lo establecido en el Cronograma de Eliminación de
Documentos, aquellas series documentales que han sido programadas para
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5
Horas
3
Horas
5 Días
15
Días
3 Días
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ser depuradas serán identificadas, procediéndose a extraer aquellos
documentos que hayan superado su plazo de retención.
6to paso.- El Especialista en Archivos responsable elaborará, con apoyo de los
técnicos de archivo necesarios para al fin, los Inventarios de Eliminación
de Documentos.
5 Días
7mo paso.- Los documentos seleccionados para su eliminación serán empaquetados
en bolsas de polietileno de 1.5 metros de alto por 0.4 metros de ancho por
0.20 metros de largo, las cuales serán numeradas, consignando dicho
número dentro de los inventarios de eliminación.
5 Días
8vo paso.- Los Inventarios de Eliminación de Documentos junto con las muestras
tomadas, serán elevados al Comité Evaluador de Documentos para su
aprobación.
3 Días
9no paso.- Una vez aprobados los Inventarios de Eliminación de Documentos, el Jefe
del Archivo Central de la Universidad, elaborará una solicitud de
eliminación de documentos, la cual será elevada al Archivo General de la
Nación junto con los Inventarios de Eliminación de Documentos y las
muestras tomadas en su elaboración.
1 Día
10mo paso.- El Archivo General de la Nación determinará la procedencia o
improcedencia de la solicitud de eliminación.
15 Días
11vo paso.- De determinarse la procedencia del pedido de eliminación, el Archivo
General de la Nación verificará la concordancia de los Inventarios de
Eliminación con los paquetes existentes, los cuales de no mediar
inconveniente serán recogidos por este para su disposición final.
1 Día
12vo paso.- El Archivo General de la Nación remitirá al Archivo Central de la
Universidad una Resolución de Eliminación de Documentos mediante la
cual dejará constancia de la conformidad del procedimiento.
5 Días
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Procedimiento de Eliminación de Documentos
PROCEDIMIENTO Nº 02
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN
DEDOCUMENTOS
DEL
ARCHIVO
CENTRAL
DE
LA
UNIVERSIDAD SIN UNA TABLA DE RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS.
INTERESADO : ARCHIVOS CENTRAL
N° DE PASOS : 10 PASOS
CODIGO :
FECHA:
T.E. 27 DIAS
DESCRIPCION
Es el procedimiento mediante el cual, el Archivo Central de la Universidad eliminará aquella
documentación, que habiendo perdido su valor primario, y no existiendo una Tabla de
Retención de Documentos, sea imperativa su eliminación.
REQUISITOS
-Formato de Inventario de Eliminación de Documentos en dos copias debidamente llenado.
-Muestras de los documentos a ser eliminados.
- Informe favorable por parte del Comité Evaluador de Documentos de la Universidad.
-Aprobación de parte del Archivo General de la Nación, para la eliminación de los
documentos.
ACCIONES A SEGUIR
T.E
1er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad identifica aquellos
documentos que hayan superado su valor administrativo y sus
requerimientos legales de custodia.
1 Día
2do paso.- El especialista en Archivos, junto con los técnicos de archivo
necesarios para tal fin, extraen los documentos identificados
previamente
3 Días
3er paso.- Se elaborarán los Inventarios de Eliminación correspondientes
extrayendo una muestra por cada Serie Documental a ser
seleccionada.
4to paso.- Los documentos seleccionados para ser eliminados serán
empaquetados en bolsas de polietileno de 1.5 metros de alto por 0.4
metros de ancho por 0.20 metros de largo, las cuales serán numeradas,
consignando dicho número dentro de los inventarios de eliminación.
5to paso.- Dichos Inventarios serán elevados al Comité Evaluador de
Documentos de la Universidad, el cual se pronunciará acerca de la
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5 Días
5 Días
5 Días
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Procedimiento de Eliminación de Documentos
procedencia o improcedencia del procedimiento.
6to paso.- De ser procedente la eliminación de los documentos, el Comité
Evaluador de Documentos de la Universidad elaborará un informe en
el cual expondrá los criterios utilizados para tal decisión, y justificará
la procedencia de la eliminación.
5 Días
7mo paso.- Una vez aprobados los Inventarios de Eliminación de Documentos,
el Jefe del Archivo Central de la Universidad, elaborará una solicitud
de eliminación de documentos, la cual será elevada al Archivo General
de la Nación junto con los Inventarios de Eliminación de Documentos,
las muestras tomadas en su elaboración y el Informe elaborado por el
Comité Evaluador de Documentos de la Universidad.
1 Día
8vo paso.- El Archivo General de la Nación determinará la procedencia o
improcedencia de la solicitud de eliminación.
15 Días
9no paso.- De determinarse la procedencia del pedido de eliminación, el Archivo
General de la Nación verificará la concordancia de los Inventarios de
Eliminación con los paquetes existentes, los cuales de no mediar
inconveniente serán recogidos por este para su disposición final.
1 Días
10mo paso.- El Archivo General de la Nación remitirá al Archivo Central de la
Universidad una Resolución de Eliminación de Documentos mediante
la cual dejara constancia de la conformidad del procedimiento.
5 Días
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