Gestión de Contratos - ChileCompra Formacion

Nueva Aplicación de Gestión de Contratos – Mercado Público
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¿Qué es gestionar un contrato?
• Definir bien las “reglas del juego” entre un
organismo comprador y los proveedores –
minimizando los riesgos del proceso – y manejando
eficaz y eficientemente su cumplimiento
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¿Para qué gestionar los contratos?
• Registro detallado y actualizado
• Seguimiento y control
• Administrar adecuadamente una compra
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Principales Elementos
Levantados en Diagnóstico año 2010
No se cuenta con
alarmas ni
definiciones para
monitoreo
Evaluación de
proveedores
limitada y no
difundida
Roles para gestión
de contratos no
están claramente
definidos
Inexistencia de
modelo general
de contratos para
el sector público.
No hay gestión
del conocimiento
Deficiente
Gestión de
Contratos en
el Mercado
Público
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Existencia de
diversos sistemas o
formas de registro
asociados a la Gestión
de Contratos
¿Qué sucede si no hacemos gestión
de contratos?
Inadecuado control de
condiciones de entrega
de bienes / servicios
Extensiones y
ampliaciones de
contratos sin control.
Deficiente
gestión de
contratos en el
abastecimiento
de bienes y
servicios por
parte de los
SSPP.
Compromiso
de recursos
fiscales
Incapacidad de contar
con información
actualizada de la cartera
de contratos
Riesgo para el
Estado
Incapacidad para
controlar garantías y
aplicar sanciones.
Transparencia
afectada
Procesos manuales para
generar algún nivel de
información
No hay registro ni
incentivos para el buen
desempeño del
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Ineficiencia
en la gestión
Nueva Aplicación de
Gestión de Contratos
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Objetivo de la Nueva Aplicación
de Gestión de Contratos
Proveer a los organismos públicos, a los proveedores y la
ciudadanía en general de una herramienta para gestionar
y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la
transparencia y favoreciendo el ahorro
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¿Qué se puede hacer con la
Aplicación de Gestión de
Contratos?
• Generar una Ficha de Contrato, que tendrá toda
la información asociada al contrato.
• Contar con un sistema que le enviará alertas para
recordar plazos de contratos vencidos, realizar
renovaciones de éstos, entre otras.
• Llevar un registro organizado de las garantías
entregadas por cada uno de sus proveedores.
• Saber oportunamente si es necesario imponer
sanciones o término anticipado a un contrato.
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¿Qué busca ofrecer la
Aplicación?
Información
• Repositorio único de información
• Acceso simple a información de contratos
• Trazabilidad completa de adquisiciones
Gestión
• Registro de cumplimiento de hitos y pagos
• Registro de Modificaciones al contrato
Monitoreo
• Alertas tempranas de hitos de cumplimiento
• Ayuda a la toma de decisiones para próximos contratos
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Ventajas de la Gestión de
Contratos
• Verificar las fechas de cumplimiento
de sus proveedores.
• Verificar si las condiciones del
contrato se cumplen cabalmente.
• Consultar aspectos específicos de
cada uno de los contratos que se
encuentra gestionando.
• Pagar oportunamente a sus
proveedores.
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Mayor eficiencia
Asegura
transparencia y
reduce riesgo
Reduce su
riesgo y
responsabilidad
.
Permite
centrarse en la
gestión y no en
actividades de
bajo valor
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Definición de
alarmas (pagos,
garantías y
vencimiento de
contrato)
Visibilidad del
proceso (estado
del contrato)
Reducción de
riesgo
Ciudadanía
Mejorar visibilidad
y costo de
información
Mejora acceso
a información.
Proveedores
Garantizar
cumplimiento de
condiciones
pactadas
Usuarios
Estado y SSPP
Beneficios y Beneficiarios
Transparencia
Acceso a
información
Control
ciudadano
Características de la Nueva
Gestión de Contratos:
Ambientes
Trabajo Online
La generación y publicación
de la Ficha de Contrato se
realiza en el sitio web
www.mercadopublico.cl
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Trabajo Offline
La gestión de la Ficha de
Contrato se realiza en el
computador del usuario.
Características de la Nueva
Gestión de Contratos: Roles
Se definen dos Nuevos roles:
1. Administrador de Contrato
• Crea la ficha de contrato
• Gestiona la información contenida en la
Ficha de Contrato.
2. Supervisor de Contrato
• Valida las modificaciones realizadas por el
administrador de contrato
• Publica la ficha de contrato actualizada en
Mercado Público.
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Ciclo de la Aplicación de
Gestión de Contratos
1. Crear/Buscar
Ficha de Contrato en
Mercado Público
(Administrador)
6. Publicar Ficha en
Mercado Público
(Supervisor)
2. Descargar Ficha
en Computador
(Administrador)
5. Validar
Información
(Supervisor)
3. Completar
Información
en Computador
(Administrador)
4. Subir Ficha a
Mercado Público
(Administrador)
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¿Cuándo se crea una Ficha de
Contrato?
•
Las fichas se crean sólo cuando se haya firmado el contrato
y cuando se haya firmado la resolución o decreto que lo
aprueba. NO ANTES.
•
La Aplicación de gestión de contratos sólo permite la
gestión de contratos generados a través de la plataforma
Mercado Público, incluidos los de trato directo o convenio
marco en donde se emite una orden de compra.
•
Se puede usar la aplicación para crear fichas de contrato
para licitaciones adjudicadas u órdenes de compra
aceptadas por el proveedor. Si se firma un contrato,
entonces se elabora una ficha.
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¿Cuándo se crea una Ficha de
Contrato?
•
El uso de la aplicación se hace obligatorio para las compras
superiores a las 1000 UTM, pero para las que son inferiores a
dicho monto, su uso puede ser optativo dependiendo de cada
caso.
•
Si al momento de crear en el portal las bases para una
licitación entre 100 y 1000 UTM se elige la opción de crear un
contrato, entonces se deberá crear una ficha para ese
contrato.
•
Si en una licitación entre 100 y 1000 UTM se elige la opción de
dejar la Orden de Compra, entonces el uso de la aplicación se
vuelve optativo, al igual que en las compras inferiores a 100
UTM.
•
En caso de que haya más de una oferta adjudicada en una
licitación, se generarán tantas fichas de contratos como
contratos se hayan firmado asociados a esta licitación (por lo
general es un contrato por proveedor).
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¿Qué información contiene la
Ficha de Contrato?
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Unidad de Compra
Objeto del Contrato
Datos del Proveedor
Productos o Servicios adjudicados
Fechas de Vigencia
Monto del Contrato
Renovación de Contrato
Pagos realizados
Garantías entregadas por el proveedor
Sanciones
Término anticipado de Contrato
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Ejemplo de Ficha de Contrato
Publicada
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¿Qué hacemos en el
ambiente Online?
•
•
•
Se crea la ficha de contratos desde una licitación adjudicada o
desde una orden de compra.
Se busca la ficha para consultar sus contenidos y sus alarmas, y
también para poder descargarla o subirla.
Se ingresa información básica, como por ejemplo:
–
–
–
–
–
–
•
•
Nº de Resolución
Fechas de Vigencia y Duración del Contrato
Monto total del Contrato y Moneda
Número de Cuotas de Pago
Número de Garantías
Cláusulas de Renovación, Término Anticipado y/o Modificación del Contrato
Se adjuntan archivos anexos tales como el Contrato o las
Resoluciones o Decretos correspondientes.
Se crean contratos conexos que se adjuntan a las Fichas de
Contrato.
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¿Qué hacemos en el
ambiente Online?
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•
Una vez que se usó el Editor de Fichas de Contrato para
completar la Ficha, se ingresa a Mercado Público para subir
la ficha y almacenarla ahí.
Cuando la Ficha de Contratos ha sido subida a Mercado
Público, el usuario Supervisor puede consultarla para
revisar y validar los datos que ingresó el Administrador.
También el supervisor puede publicar la Ficha para que
pueda ser consultada por cualquier usuario de Mercado
Público.
El usuario que tenga el rol de usuario Administrador o
Supervisor también puede configurar las alarmas
estableciendo una configuración estándar para todas las
fichas que gestiona, que puede ser modificada en cualquier
instante y que es individual para cada usuario.
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Ventana para crear Fichas de
Contrato
527838-4-CL11
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Ventana para Buscar Fichas
de Contrato
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¿Qué hacemos en el
ambiente Offline?
• Se carga la Ficha en el Editor que el usuario
tiene instalado en su computador.
• Con el Editor, el usuario completa la Ficha
ingresando los siguientes datos y adjuntando la
documentación correspondiente:
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Información de Contacto del Proveedor
Registros Contables
Renovación del Contrato
Término Anticipado
Pagos
Información de las Garantías
Sanciones
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Ventana del Editor de Fichas
de Contrato
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¿En qué está hoy la
Aplicación?
• La aplicación actualmente está restringida sólo a 21
organismos públicos, y ChileCompra se encuentra en
fase de liberación de la aplicación a todos los
organismos.
• A fines de Mayo se podrá ejercitar en el sitio de
capacitación, donde podrán generar fichas de
contrato.
• A partir de Junio se dispondrá de un curso de elearning de Gestión de contratos, al cual se pondrán
inscribir desde el sitio de Formación ChileCompra.
• El manual lo podrán descargar también desde el sitio
web: http://foros.chilecompra.cl/mail/Manual_contrat
os_03feb2012.rar
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Resumiendo…
• La Aplicación de Gestión de Contratos permite crear
una ficha digital que cubre toda la información de lo
que ocurre desde la firma de un contrato en adelante.
• Las fichas son de acceso público, y quedan disponibles
al ser publicadas en la página de Mercado Público.
• Para trabajar con la aplicación se usa tanto el Portal a
través de la cuenta de usuario y un software para
editar las fichas de contrato.
• Para usar la Aplicación en su ambiente Online (Portal)
se requiere tener los perfiles de usuario Administrador
o Supervisor de Contratos.
• La aplicación se usa para todos los contratos que se
firmen desde su entrada en vigencia en adelante.
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En conclusión…
Gestionar contratos permite que haya más:
• Eficiencia en el uso de tiempo y
recursos
• Eficacia en la gestión
• Transparencia en los procesos de
compra
• Confianza en el funcionamiento del
sistema
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