La finalidad del plan de Control de Proveedores es garantizar el

Reportaje extraído de
PREREQUISITOS (V): Control de proveedores
2009-07-19
Tanto las materias primas como los materiales que se utilicen en una cocina deben cumplir unos
requisitos mínimos que garanticen la seguridad alimentaria. Por esta razón las empresas deben
conocer a sus proveedores y exigirles el cumplimiento de las especificaciones de compra.
La finalidad del plan de Control de Proveedores es
garantizar el origen y la seguridad alimentaria
de los productos y servicios que nos suministran las
empresas que abastecen a la cocina o servicios
anexos a la restauración. Al igual que otros
prerrequisitos, este Plan está compuesto por el
documento principal que nos indica cómo llevarlo a
cabo, así como por los registros que se deben
cumplimentar para dejar registro escrito de los
controles realizados. Este Plan debe aplicarse tanto a
proveedores de alimentos y bebidas como a
proveedores de materiales y utillaje, logística y otros
servicios (laboratorios, empresas de DDD, empresas externas de limpieza…)
En primer lugar la empresa deberá definir los criterios de evaluación y selección
de proveedores, así como las especificaciones de compra. En ninguno de los dos
casos los requisitos estarán por debajo de lo que exige la legislación. Son muchos
los factores que afectan a la hora de seleccionar un proveedor, a continuación
mostramos algunos de los datos que se pueden pedir:
Registro Sanitario o Autorización Sanitaria
Este documento es imprescindible para cualquier
proveedor, por lo que nos deberán facilitar una
fotocopia del documento completo par a comprobar
que el RSI continúa en vigor.
Implantación de APPCC
La implantación del os APPCC es obligatoria y la
empresa debe exigirlos a todos aquellos proveedores
que nos suministren materias primas o productos que
vayan a estar en contacto con ellos. Será necesario
que presenten el documento que acredite su correcta
implantación.
Fichas Técnicas de los Productos
Además de los catálogos, el proveedor puede disponer
de documentos de cada producto en el que se
describan las características de dichos productos. En
caso de que el proveedor disponga de ellos puede ser
un aspecto favorable para su elección.
Certificados de Calidad
En caso de que la empresa proveedora está certificada
por algún sistema de calidad y/o gestión (sea ISO
9001/2000, ISO 22000, BRC, IFS,…) debemos
solicitarles una copia del documento. La implantación
de estos sistemas nos ofrecen más garantías de buen
servicio y cumplimiento del marco legal por parte del
proveedor, así como mayor facilidad a la hora de
incluirlo en nuestro sistema de gestión y/o calidad.
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En las empresas pequeñas es frecuente que el proveedor sea tan sólo un
distribuidor, es decir, un intermediario entre el productor y nosotros. En este caso
debemos exigirle que nos acredite que la empresa que le suministra los productos
cumple los requisitos exigidos.
Además, en cualquiera de los casos, nosotros mismos, como clientes, podemos
exigir que nuestros proveedores acepten auditorías independientes realizadas por
personas cualificadas de nuestra empresa o por una empresa auditora externa.
Este es el sistema que utilizan las grandes superficies, garantizando así que todos
sus productos cumplen el 100% de las exigencias de compra definidas por la
empresa a sus proveedores. La documentación que la empresa debe reunir para
cumplir con el Plan de Proveedores es:
Listado de Proveedores
Lista con los datos de cada proveedor para su rápida
identificación y localización. Deberá incluir: nombre
comercial, datos de contacto, productos que
suministra y número del registro sanitario. También es
conveniente incluir la fecha del vencimiento del
contrato o de la próxima revisión de los requisitos.
Ficha de proveedor
Es el documento que reúne toda la información
necesaria sobre el proveedor. Incluirá todo lo
mencionado para el listado de proveedores, el detalle
de productos o servicios que realiza, además de los
datos fiscales y los datos de la evaluación inicial
realizada para su elección. En esta ficha también se
deben ir reuniendo las incidencias detectadas durante
el periodo de contrato y las medidas adoptadas.
Complementariamente,
será
necesaria la evaluación continua de los
proveedores. Para ello será necesario
realizar el control de las materias
primas (o los controles estipulados
para cada tipo de proveedor de
servicio) y, de forma periódica, volver
a realizar una valoración completa del
cumplimiento de los requisitos.
El control de las materias primas se
realizará a la recepción de cada pedido.
En general, es suficiente con tomar
una muestra-control de temperatura
(para
productos
refrigerados
y
congelados).
Sin
embargo,
es
importante revisar todos los envases
del lote comprobando que no estén
mojados, sucios, rotos o deformados.
También
comprobaremos
que
el
etiquetado es correcto, el aspecto de
los productos y que los datos del
albarán son correctos y corresponden al pedido.
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Cada vez que se recepcione mercancía también se debe comprobar la limpieza
y el correcto almacenamiento dentro del vehículo del transportista, comprobando
además que no se transportan producto son alimentarios junto a alimentos y
bebidas. En resumen, la documentación que debemos reunir para cada lote de
mercancía recibida por proveedor, es la siguiente:
Registro de control de materias primas cumplimentado
Albarán original y copia del pedido (controlar que aparece fecha de entrega,
productos detallados e identificación completa del proveedor)
Informe de incidencias, en caso de que se detecten
En caso de que cualquiera de las exigencias legales o por parte de la empresa
no se cumpliera se debe tomar nota de la incidencia y de la acción correctiva
llevada a cabo (es muy frecuente optar por la devolución del producto).
Periódicamente se comunicará a cada proveedor las incidencia detectadas y las
medidas adoptadas en cada caso. De esta forma disponemos de una prueba
documental de que el proveedor ha sido avisado de las anomalías ocurridas. La
empresa deberá definir cuando un proveedor es dado de baja en función de las
incidencias recogidas.
La parte documental inicial del Plan de Control de Proveedores es sencilla y
viable incluso para empresas pequeñas. Los registros de control de la recepción
exigirán que haya una persona disponible para realizar el control de temperaturas
y el control visual y documental ante el proveedor.
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