PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA

PROCESO CONTRATACIÓN
Código : PCO.09
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Revisó:
Dirección de Planeación
Jefe División de Abastecimiento
Coordinador HSEQ
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Fecha de aprobación: Mayo 29 de 2015
Resolución N° 1199
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las directrices para la adquisición de bienes, Servicios u obra pública
por parte de las Unidades Académicas y/o Administrativas mediante órdenes de
Prestación de servicios, órdenes de trabajo, órdenes de compra, órdenes de
suministro, órdenes de consultoría, y/o contratos con formalidades plenas cuyo
monto Sea superior a 200 SMLMV e igual o menor a 500 SMLMV.
Aplica a todas las adquisiciones de bienes, servicios u obra pública realizadas por
Unidades Académicas y/o Administrativas cuyo monto sea Superior a 200
SMLMV e igual o inferior a 500 SMLMV que no se encuentren dentro de las
excepciones enunciadas para la contratación directa.
(Artículo 13 del Acuerdo del Consejo Superior No 071 de 2014 modalidad de
Mínima Cuantía. Literal b del Artículo 19 de la Resolución de Rectoría No. 22
de 2015 y Literal b del Artículo 1 de la Resolución de Rectoría No. 366 de
2015. Artículo 15 del Acuerdo del Consejo Superior No. 071 de 2014)
NORMATIVA INTERNA
Acuerdo No. 166 de 1993, Artículo 21,
Consejo Superior UIS
Literal e
Estatuto General de la Universidad Industrial de
22 de diciembre de 1993
Santander.
Acuerdo No. 057 de 1994
Consejo Superior UIS
Por el cual reforma la estructura organizacional de la
7 de septiembre de 1994
Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo No. 067 de 2003
Consejo Superior UIS
Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la UIS
Acuerdo No. 103 de 2010
Consejo Superior UIS
Por el cual se establecen los requisitos y
procedimientos administrativos para la gestión de 13 de diciembre de 2010
proyectos de la UIS
Resolución No. 016 de 2014
Rector UIS
Fijación de tarifas para la contratación civil de servicios 2 de enero de 2014
Acuerdo No. 071 de 2014
Consejo Superior UIS
Estatuto de Contratación UIS
ResoluciónNo. 2527 de 2014
Rector UIS
Por la cual se realizan delegaciones en personal de
Dirección de la Universidad Industrial de Santander y 10 de diciembre de 2014
se adoptan otras disposiciones
Resolución No. 22 de 2015
Rector UIS
Por la cual se reglamenta el estatuto de Contratación
16 de enero de 2015
de la UIS
Acuerdo No. 006 de 2015
Consejo Superior UIS
Por el cual se modifica la Estructura Organizacional de
13 de febrero de 2015
la UIS
Resolución No. 366 de 2015
Rector UIS
Por la cual se modifica parcialmente la Resolcuión no.
22 del 16 de enero de 2015, que reglamentó el 25 de febrero de 2015
Estatuto de Contratación de la UIS
15 de diciembre de 2014
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NORMATIVA EXTERNA
Constitución Política de Título 7 - De la rama ejecutiva /
5:
De
la función Principios de la función administrativa
Colombia 1991, artículo Capítulo
administrativa / Artículo 209
209
6 de julio de 1991
http://www.constitucioncolombia.
com/indice.php
Título 2 - De los derechos, las
Constitución Política de garantías y los deberes/ Capítulo 2:
Autonomía universitaria
los
derechos
sociales,
Colombia 1991, artículo 69 De
económicos y culturales/ Artículo 69
6 de julio de 1991
http://www.constitucioncolombia.
com/titulo-2/capitulo-2/articulo-69
Código Civil Colombiano,
Artículo 1502
Ley 57 de 1887
http://200.75.47.49/senado/basedo
c/codigo/codigo_civil_pr046.html
Requisitos para obligarse
Decreto 0019 de 2012
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
http://wsp.presidencia.gov.co/Nor
Departamento Administrativo de la
10 de enero de
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
mativa/Decretos/2012/Documents
Función Pública
2012
existentes en la Administración Pública
/Enero/10/Dec1910012012.pdf
Decreto 0723 de 2013
Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de
Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un
Ministerio de Salud y Protección contrato formal de prestación de servicios con entidades o 15 de abril de file:///C:/Users/Contratacion/Dow
Social
instituciones públicas y de los trabajadores independientes 2013
nloads/decreto_0723_de_2013.pdf
que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1510 de 2013
Departamento
Planeación
Decreto 1828 de 2013
http://www.dian.gov.co/descargas/
Ministerio de Hacienda y Crédito Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 27 de agosto de
normatividad/2013/Decretos/Decr
Público
de 2012
2013
eto_1828_27_Agosto_2013.pdf
Decreto 055 de 2015
file:///C:/Users/Contratacion/Dow
Por el cual se reglamenta la afiliación de estudiantes al
Ministerio de Salud y Protección
14 de enero de nloads/DECRETO%20055Sistema General de Riesgos laborales y se dictan otras
Social
2015
14%20DE%20ENERO%20DE%
disposiciones,
202015.pdf
Nacional
http://www.colombiacompra.gov.c
de Por el cual se reglamenta el sistema de compras y 17 de julio de o/sites/default/files/normativas/dec
contratación pública
2013
reto_1510_del_17_de_julio_de_2
013.pdf
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NORMATIVA EXTERNA
Ley 30 de 1992
El Congreso de Colombia
Ley 30 de 1992, Artículo 65 El Congreso de Colombia
Ley 80 de 1993, Artículos
El Congreso de Colombia
8, 9, 10 y 44 a 49
Ley 100 de 1993
El Congreso de Colombia
Ley 223 de 1995; Artículo
El Congreso de Colombia
162.
Ley 527 de 1999
El Congreso de Colombia
Ley 734 de 2002
El Congreso de Colombia
Ley 788 de 2002
El Congreso de Colombia
Ley 1106 de 2006
El Congreso de Colombia
Ley 1122 de 2007
El Congreso de la República
Ley 1150 de 2007
El Congreso de Colombia
http://www.mineducacion.gov.co/1
Por el cual se organiza el servicio público de la Educación 30 de diciembre
621/articlesSuperior
de 1992
86437_Archivo_pdf.pdf
Por el cual se organiza el servicio público de la Educación 30 de diciembre http://www.cna.gov.co/1741/article
Superior
de 1992
s-186370_ley_3092.pdf
http://www.contratacionestatal.co/
Por la cual se expide el Estatuto Geneneral de Contratación
estatuto-general-de-contratacionde la Administración Pública
de-la-administracion-publicacontratacion-estatal/
http://www.secretariasenado.gov.c
Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y 23 de diciembre
o/senado/basedoc/ley_0100_1993.
se dictan otras disposiciones.
de 1993
html
Las entidades de derecho publico estan exentas del pago del 20 de diciembre http://www.alcaldiabogota.gov.co/s
impuesto de timbre nacional
de 1995
isjur/normas/Norma1.jsp?i=6968
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
http://www.archivogeneral.gov.co/
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las 18 de agosto de
sites/all/themes/nevia/PDF/Transp
firmas digitales, y se establecen las entidades de 1999
arencia/LEY_527_DE_1999.pdf
certificación y se dictan otras disposiciones.
http://www.secretariasenado.gov.c
5 de febrero de
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
o/senado/basedoc/ley_0734_2002.
2002
html
Por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal
27 diciembre de http://www.alcaldiabogota.gov.co/s
del orden nacional y territorial y se dictan otras
2002
isjur/normas/Norma1.jsp?i=7260
disposiciones,
http://historico.presidencia.gov.co/
Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 418 de 22 de diciembre
leyes/2006/diciembre/ley1106221
1997. Impuesto Contribución Seguridad Ciudadana.
de 2006
206.pdf
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema
http://www.minsalud.gov.co/Norm
9 de enero de
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
atividad/LEY%201122%20DE%2
2007
disposiciones
02007.pdf
Por medio de la cual se introducen medidas para la
http://www.secretariasenado.gov.c
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993, así como 16 de julio de
o/senado/basedoc/ley_1150_2007.
dictar otras disposiciones generales aplicables a toda 2007
html
contratación de recursos públicos.
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NORMATIVA EXTERNA
Ley 1437 de 2011, Artículo
El Congreso de Colombia
11
Por la cual se expide el Código de Procedimiento
http://www.secretariasenado.gov.c
18 de enero de
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
o/senado/basedoc/ley_1437_2011.
2011
Conflicto de interés y causales de impedimento y recusación
html
Ley 1474 de 2011
El Congreso de Colombia
Por el cual se dictan normas orientadas a fotralecer los
http://wsp.presidencia.gov.co/Nor
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos 12 de julio de
mativa/Leyes/Documents/ley1474
de corrupción y la efectividad del control de la gestión 2011
12072011.pdf
pública.
Ley 1562 de 2012
El Congreso de la República
Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se
11 julio de 2012,
dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional,
Ley 1607 de 2012
El Congreso de Colombia
Ley 1712 de 2014
El Congreso de Colombia
Ley 1739 de 2014
El Congreso de Colombia
file:///C:/Users/Contratacion/Dow
nloads/ley_1562_de_2012_Sistem
a_de_Riesgos_Laborales.pdf
http://www.dian.gov.co/descargas/
Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se 26 de diciembre normatividad/2012/Leyes/Ley_160
dictan otras disposiciones
de 2012
7_2012_Congreso_de_la_Republic
a.pdf
http://wsp.presidencia.gov.co/Nor
Por medio de la cula se crea la Ley de Transparencia y del
mativa/Leyes/Documents/LEY%2
derecho de acceso a la información pública nacional y se 6 marzo de 2014,
01712%20DEL%2006%20DE%
dictan otras disposiciones,
20MARZO%20DE%202014.pdf
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/
Por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, la
normativa/leyes/Documents/LEY
23 de diciembre
ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la
%201739%20DEL%2023%20D
de 2014
evasión, y se dictan otras disposiciiones.
E%20DICIEMBRE%20DE%2020
14.pdf
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DEFINICIONES


Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad.
Asesor: Es el servidor de la Universidad o el profesional contratado que prepare o emita conceptos o recomiende las decisiones que corresponda
adoptar al ordenador. A esta categoría pertenece el Director de Planeación, el Asesor Jurídico, los jefes de división , Coordinadores de sedes,
Coordinadores de programas especiales, el Jefe de la División de Abastecimiento, el Jefe de la División de Servicios de Información, el Jefe de la División
de Mantenimiento tecnológico, los consultores o asesores externos que contrate la Universidad para dicha asesoría.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento, en medio físico o electrónico, que permite garantizar la existencia de
apropiación de recursos suficiente para el eventual contrato, conforme a la regulación presupuestal de la Universidad.

Contrato con formalidades plenas: Es todo contrato cuya cuantía exceda de quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Se
ajustará a las minutas generales que disponga La División de Abastecimiento. Antes de presentarse para firma del ordenador de gasto debe someterse a
revisión o dictamen de la División de Abastecimiento, y posteriormente debe publicarse en el medio impreso o electrónico oficial de divulgación que
adopte la Universidad.
Contratos sin formalidades plenas: Los contratos inferiores o iguales a (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes se diligencian en los
formatos establecidos en el Sistema de Información Financiera de la Universidad. (Orden de consultoría, Orden de trabajo, Orden de Prestación de
Servicios, Orden de Compra, Contrato de suministro según el objeto, Orden de Compra por Importación, Orden de Pago Manual por Importación y
Orden de Prestación de Servicios por Importación). Cuando a juicio del ordenador de gasto se requiera introducir alguna variación a las formas
previstas o alguna cláusula especial, deberá someterse a revisión o dictamen de la División de Abastecimiento. Asimismo, cuando a juicio de ordenador
del gasto, dada la complejidad del objeto, el alcance de las obligaciones y compromisos a cargo del contratista, podrá celebrarse este tipo de contrato,
haciendo uso de las minutas, previstas para los contratos con formalidades plenas. En este caso, antes de presentarse para firma del ordenador de gasto
deberá someterse a revisión o dictamen de la División de Abastecimiento.
Interventor del contrato: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal contratada por la Universidad, para realizar el seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato principal y sus adicionales, cuando dicha labor suponga conocimiento especializado
sobre la materia, o al extensión del mismo lo justifique, a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo hasta su liquidación definitiva.
Ordenador de gasto: Es el Rector de la Universidad, quien lo sustituya en las faltas temporales o absolutas conforme al Estatuto General, y quien
ejerza sus funciones por delegación para abrir o adelantar procesos de selección, celebrar, ejecutar y liquidar los contratos, en los casos autorizados por
el Estatuto General, el estatuto de contratación de la Universidad y el acto de delegación que expida el rector. La delegación podrá hacerse vía general.
Registro presupuestal: (RP) Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean
desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el Art. 38 del Estatuto Presupuestal: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las
disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro
fin .
Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias autorizadas.





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DEFINICIONES





Sondeo de mercado: Son las actividades que por cualquier medio documentado, en copia dura o en registro electrónico, realice la unidad gestora
para verificar la disponibilidad de bienes o servicios, las condiciones en que podrían obtenerse, el valor estimado de referencia y los posibles oferentes.
El sondeo no genera obligación alguna para la Universidad, no requiere CDP ni otorga derecho alguno sobre el futuro proceso de selección o
contratación. Previo el cumplimiento de las normas presupuestales podrán validarse las ofertas para surtir los proceso de selección de acuerdo con las
modalidades de selección del contratista previstas en el Estatuto de Contratación y reglamentadas en la Resolución No. 22 de 2015.
Supervisor del contrato: Es el servidor de la Universidad, que ha sido designado por el ordenador del gasto para realizar el seguimiento técnico,
administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato, con apoyo de las diferentes unidades asesoras de la Universidad. Las labores de supervisión
podrán será adelantadas por el ordenador del gasto o el servidor que éste designe. En aquellos casos en los que el ordenador del gasto y director de la
unidad gestora no coincidan, este último asumirá las funciones de supervisor del contrato. En todos los casos, las funciones de supervisor, serán
adelantadas con el apoyo de las unidades asesoras. Para el caso de los contratos que se celebren en el marco de actividades de extensión, el supervisor
de los contratos, será el responsable directo del proyecto ante la Universidad.
Unidad asesora: Son las dependencias, comités o equipos de trabajo que se conformen en la Universidad para asesorar los aspectos académicos,
técnicos, económicos o jurídicos de la contratación. Podrán tener carácter permanente o constituirse ad-hoc para una contratación específica.
Unidad gestora: Es la unidad académica o administrativa que requiere la adquisición de los bienes o la contratación del servicio. Podrá ser también el
centro de imputación presupuestal del contrato.
Unidades de Soporte: Están encargadas de asesorar a las Unidades Académicas y/o Administrativas que requieran de sus servicios en la adquisición
de bienes, suscripción de contratos, ejecución de obras y otros aspectos relacionados con los procesos de contratación.
ABREVIATURAS










BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
DA: División de Abastecimiento.
DRH: División de Recursos Humanos.
OC: Orden de Compra.
OPA: Orden de Pago Automática.
OPS: Orden de Prestación de Servicios.
OT: Orden de Trabajo.
DC: Contrato con formalidades Plenas .
RP: Registro Presupuestal.
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ABREVIATURAS





SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
SMLMV: Salarios mínimos legales mensuales vigentes.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
SIF: Sistema de Información Financiero.
VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.
CONSIDERACIONES









Cualquier tipo de ejecución contractual será objeto de planeación con la finalidad de identificar y priorizar las necesidades, establecer las posibles
soluciones y sus potenciales proveedores, asignar los recursos y los responsables institucionales de los procesos, valorar los riesgos inherentes a los
procesos y adoptar las mejoras prácticas para eliminarlos, reducirlos o contenerlos adecuadamente.
La planeación de la gestión contractual, se debe ceñir a lo previsto en el Art. 209 de la Constitución Política de Colombia, en procura de su calidad,
eficiencia y eficacia.
La planeación es una responsabilidad de todos los servidores universitarios que intervengan en la etapa precontractual , pero corresponderá al director
o jefe de la unidad gestora del contrato coordinar y controlar las acciones requeridas para ella, en asocio o con apoyo de las unidades asesoras
Los estudios y documentos previos se constituyen en la memoria técnica del proceso contractual y serán el soporte para elaborar el proyecto de
términos de la convocatoria pública, la solicitud de oferta, y el contrato.
El documento generado en el Sistema Financiero conlleva las mismas características y responsabilidades del documento físico, por lo tanto, la inclusión
de datos no acordes a la realidad genera falsedad en documento electrónico público.
Los soportes de la contratación realizada por las UAA deben reposar en el archivo correspondiente de cada ordenador de gasto .
La responsabilidad de la contratación y el pago está a cargo del ordenador de gasto de la unidad gestora.
Cuando deba contratarse mediante un proceso de contratación unificado, la adquisición de bienes o servicios de diferentes UAA, la División de
Abastecimiento actuará directamente como ordenador de gasto.
Quien omita la valoración de riesgos o la oportuna verificación de la existencia, suficiencia y vigencia de las garantías que han debido otorgarse, será
solidariamente responsable frente a la Universidad y frente a terceros, por los daños o perjuicios que se deriven del contrato, hasta concurrencia del
valor que ha debido asegurarse.
Código : PCO.09
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SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.F.
o intranet
Procedimiento
predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. La Unidad Gestora Define necesidad y requerimientos de los
bienes o servicios a contratar.
1. Define la necesidad y
requerimientos
El director o jefe de la Unidad Gestora analiza si el objeto a
contratar se encuentra dentro de uno de los 14 casos
excepcionales a la contratación previstos en el artículo 15 del
Acuerdo del Consejo Superior 071 de 2014, si la respuesta es
si, sin importar la cuantía, debe remitirse al Procedimiento
PCO.13 (Procedimiento para Contratación Directa).
2. El ordenador de gasto deberá consultar a la División de
Abastecimiento si existen o van a realizar procesos de
contratación unificados.
Si
Es contratación
directa?
PCO.13
No
2. Consulta si existen o van
a realizar procesos de
contratación unificados
Proceso de
contratación unificado?
No
Si
3. Efectúa los
requerimientos del objeto a
contratar.
Solicitud de inclusión
NOTA: Cuando se trate de proyectos de inversión o de contratación
de bienes o servicios cuya apropiación presupuestal corresponda a
diferentes fondos con ordenadores de gasto diferentes, que a su vez
deban contratarse mediante un solo proceso de selección en virtud del
objeto o de la conveniencia institucional,
para precaver el
fraccionamiento de la contratación y agilizar los procesos de selección,
por iniciativa de las unidades académico administrativas o del Jefe de
División de Abastecimiento, sin importar que se trate de uno o de
varios contratos, según la modalidad de adjudicación prevista en los
términos de la convocatoria pública o en los términos de la solicitud
de oferta
1
PCO.09, PCO.11,
PCO.12
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Conector
NOTA: Si el monto del proceso unificado es menor o igual a 200
SMLMV se procederá de acuerdo al PCO.08
Si el monto del proceso unificado es superior a 200 SMLMV e
inferior a 500 SMLMV se procederá de acuerdo al PCO.09.
Si el monto es igual o superior a 500 SMLMV e inferior a 4000
SMLMV se procederá de acuerdo al PCO.11.
Si el monto es igual o superior a 4000 SMLMV se efectuará
Convocatoria Pública de acuerdo al PCO.12
Conector de
página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
Acuerdo del Consejo
Superior 071 de 2014
PCO. 13 Procedimiento
para Contratación Directa
Ordenador de gasto de
UAA
3. Si existe un proceso unificado de compra la UAA efectúa los
requerimientos del objeto a contratar y envía solicitud a la
División de Abastecimiento quien actuará directamente como
ordenador de gasto.
4. Realiza el proceso unificado de contratación.
4. Realiza el proceso de
contratación
Versión : 01
Jefe de la División de
Abastecimiento
Carta Solicitud Inclusión
PCO.09 Procedimiento
para contrataciones por
cuantías superiores 200 e
iguales o menores a 500
SMLMV
PCO.11Procedimiento
para Contratación de
menor cuantía ( Contratos
Superiores a 500 SMLMV y
menores a 4000 SMLMV
PCO.12 Procedimiento
para contratación de
mayor cuantía (Contratos
iguales o superiores a
4000 SMLMV )
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR
CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Versión : 01
Página 9 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Si
El director o jefe de la Unidad Gestora se pregunta si el monto a
contratar es mayor a 200 SMLMV e igual o menor 500 SMLMV
Es > 200 y 500
SMLMV?
No
Es > 500 y <4000
SMLMV?
Si
PCO.11
No
Es
4000 SMLMV?
Existe CDP?
Si
PCO.12
No
PFI.01, PFI.03.
Si
Si el monto a contratar es superior a 500 SMLMV e inferior a
4000 SMLMV se remite al PCO.11
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
PCO.11Procedimiento
para Contratación de
menor cuantía ( Contratos
Superiores a 500 SMLMV y
menores a 4000 SMLMV
PCO.12 Procedimiento
para contratación de mayor
cuantía (Contratos iguales
o superiores a 4000
SMLMV )
Si el monto a contratar es igual o mayor a 4000 SMLMV se
remite al PCO.12
PFI.01 Procedimiento
El Director o Jefe de la Unidad Gestora verifica a través del SIF
Modificación Presupuestal
Jefe
o
director
de
la
unidad
que exista CDP. Si el CDP no existe, se remite a la Sección de
gestora
PFI.03 Procedimiento
Presupuesto y continua con el Proceso Financiero para solicitar
Solicitud de Certificado de
un CDP, conforme a los procedimientos PFI.01 y PFI.03.
Disponibilidad
Presupuestal
Considera que se
requiere concepto
técnico?
Si
5. Solicita concepto técnico
CDP
NOTA1: Los conceptos técnicos se solicitaran a las Unidades Soporte
(División Planta Física, División de Mantenimiento tecnológico, División
de Servicios de Información, Planeación, División de Abastecimiento,
Oficina Jurídica) antes de solicitar las propuestas
No
6. Emite concepto técnico
Concepto técnico
2
5. Si se requiere asesoría para definir Especificaciones Técnicas,
el Jefe de la Unidad Gestora solicita concepto técnico a las Jefe o director de la unidad
unidades de soporte.
gestora
NOTA2: Anexo 01. Consulte los tipos de conceptos que pueden
expedir las unidades asesoras.
6. Emite concepto técnico requerido por la UAA
Jefe de la Unidad de
Soporte
Concepto técnico
Código : PCO.09
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SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
2
FCO.25
8. Realiza el análisis,
valoración y mitigación del
riesgo
8. El director o Jefe de la Unidad Gestora realiza el análisis,
valoración y mitigación del riesgo Formato FCO.52
FCO.52
9. Remite solicitud a la
División de Abastecimiento
FCO.29
10. Elabora los términos de
la solicitud privada de
oferta
11. Remite solicitud de
privada de oferta
3
NOTA: El contenido mínimo de los estudios previos son: identificación
de la necesidad, objeto a contratar, modalidad de selección del
contratista, el valor estimado del contrato y la justificación del mismo,
los criterios de selección de la oferta más favorable, el análisis, la
valoración y mitigación del riesgo y las garantías que la Universidad
contempla exigir en el proceso de contratación. (Artículo 17 de la
Resolución No 22 de 2015) e incluya las especificaciones técnicas
proporcionadas por la unidad de soporte, si se solicitó concepto
técnico.
FCO.26
NOTA: Artículo 34 Resolución 22 del 16 de enero de 2015: Quien
omita la valoración de riesgos o la oportuna verificación de la existencia,
suficiencia y vigencia de las garantía que han debido otorgarse, será
solidariamente responsable frente a la Universidad y frente a terceros, por
los daños o perjuicios que se deriven del contrato, hasta concurrencia del
valor que ha debido asegurarse. Para todos los efectos, la omisión de este
deber, se califica como culpa grave en la gestión contractual.
9. El director o jefe de la Unidad Gestora diligencia el formato
FCO.29 y lo envía al ordenador de Gasto para que él solicite a
la División de Abastecimiento el acompañamiento en el
proceso.
10. La División de Abastecimiento Elabora los términos de la
solicitud de oferta con fundamento en los estudios previos
elaborados por la unidad gestora en el formato FCO. 26
NOTA: Literal b, Artículo 1 de la Resolución No. 366 de 2015:
proceso de selección del contratista no debe ser superior a cinco (5) días
hábiles (contados a partir del día siguiente de la remisión de la solicitud de
privada de oferta) .
11. EL ordenador de Gasto con base en los términos elaborados
por la División de Abastecimiento remite solicitud de oferta por
medios electrónicos o escrito al menos a tres (3) proveedores
que se encuentren registrados como proveedores UIS.
NOTA: Entiéndase por medios electrónicos: Correo Electrónico y/o
Fax.
Página 10 de 25
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
FCO.25 Formato para la
elaboración de Estudios
Previos cuantía superior a
200 SMLMV
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
FCO.52 Formato para
análisis, valoración y
mitigación del riesgo
Director o Jefe de la
Unidad Gestora y
Ordenador de Gasto
FCO.29 Formato de
Solicitud de
Acompañamiento y
elaboración de solicitud
Privada de oferta a la
División de
Abastecimiento
División de
Abastecimiento
FCO.26 Formato para
solicitud privada de oferta
Ordenador de Gasto
Correo Electrónico o
comprobante de correo
certificado
7. El director o jefe de la Unidad Gestora Elabora los Estudios
Previos (FCO.22 )
7. Elabora Estudios Previos
Versión : 01
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Página 11 de 25
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Unidad Gestora
Ofertas en sobre cerrado
13. El Jefe o Director de la Unidad Gestora y el Jefe de la
División de Abastecimiento hacen la apertura de las ofertas.
Utilizan el formato FCO.30
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
División de
Abastecimiento
FCO.30 Formato acta de
recepción y apertura de
ofertas TIPO 1
14. La División de Abastecimiento realiza evaluación jurídica de
las ofertas presentadas por medio de su Asesor Jurídico.
Asesor Jurídico de la
DIvision de
Abastecimiento
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 01
3
12. La Unidad Gestora recepciona las ofertas.
NOTA: las ofertas deberán ser presentadas por los proveedores
invitados, por escrito y en sobre cerrado en lugar, fecha y hora
señalados en los términos de la solicitud de oferta. .
12. Recepciona las ofertas
Ofertas en sobre cerrado
NOTA: Únicamente podrán participar del proceso de selección y ser
evaluadas aquellas propuestas que se ajusten a los términos de la
solicitud y que hayan sido entregadas dentro del plazo establecido.
Solo serán evaluadas las ofertas que se presenten en la oportunidad
señalada en los términos de la solicitud de oferta.
No
NOTA: Literal c Artículo 1 Resolución 366 de 2015. Para celebración
de órdenes de prestación de servicios, cuya cuantía sea igual o inferior a
quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 SMMLV), se
adelantaran las siguientes actuaciones:
¿Existen propuestas?
A
Pág.12
Si
Con fundamento en los estudios previos, el Ordenador de Gasto deberá
requerir mínimo dos (2) hojas de vida a proveedores que se encuentran
debidamente registrados ante la Universidad, por el medio más expedito,
de acuerdo con las condiciones o el requerimiento de la contratación,
previamente identificado en los estudios previos (Perfil de la persona a
contratar: Formación académica y experiencia) .
13. Apertura de propuestas
FCO.30
14. Realiza la evaluación
jurídica
Evaluación Jurídica
4
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
4
15. Realiza la evaluación
técnica y económica.
Evaluación Técnica y
económica
16. El jefe de la Unidad Gestora comunica al Ordenador de
Gasto el resultado del proceso de selección
No
A
Si
17. Proyecta y firma el Acta
de declaratoria de desierta.
Acta declaratoria de
desierto
PCO.09
5
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
División de
Abastecimiento
Evaluación Técnica y
Económica de las
propuestas
NOTA: Literal c Artículo 1 Resolución 366 de 2015: Para OPS el
Ordenador de Gasto revisará y seleccionará la hoja de vida más favorable,
teniendo en cuenta la experiencia, nivel de formación académica y /o
cualquier otro criterio de selección previamente definido o identificado en
los estudios previos, sin que en este caso, el valor de los honorarios se
defina como criterio de selección .
16. Comunica evaluación al
ordenador de gasto
¿Propuestas hábiles?
15. Realiza evaluación técnica y económica de las ofertas
recibidas que hayan cumplido la totalidad de los aspectos legales
señalados en los términos.
Evalúa las diferentes propuestas presentadas y de acuerdo a los
parámetros de evaluación establecidos en los estudios previos,
selecciona la más favorable para la Universidad y que satisfaga
plenamente los requisitos establecidos para la adquisición;
teniendo en cuenta los principios rectores de la función
administrativa y fiscal previstos en la Constitución Política y en
la Ley: debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe,
moralidad, participación, responsabilidad, transparencia,
publicidad, coordinación, eficacia, economía, celeridad,
planeación y selección objetiva.
Versión : 01
17. Si no se presentan propuestas, o éstas no cumplen con los
requisitos establecidos, el profesional de la División de
Abastecimiento proyecta el Acta de Declaratoria de Desierta,
el ordenador de gasto firma el Acta y se guarda en el
expediente contractual correspondiente.
Cuando un proceso de selección se declara desierto, y si la
Unidad Gestora considera pertinente puede iniciar un nuevo
proceso de selección del contratista. En éste caso inicia el
mismo procedimiento seguido hasta ahora.
(Literal c del numeral I del artículo 14 del Acuerdo 071 del
Consejo Superior de 2014 ell ordenador de Gasto debe
remitirse al procedimiento PCO.09 )
El Jefe de la Unidad
Gestora
Ordenador de Gasto
Profesional División de
Abastecimiento
Ordenador de Gasto
Acta de Declaratoria de
Desierta
PCO.09 Procedimiento
para contrataciones por
cuantías superiores a 200
SMLMV e iguales o
menores a 500 SMLMV
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
Versión : 01
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 13 de 25
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
La contratación a realizar se hará por medio de Orden de
Prestación de Servicios y/o Consultoría?
No
La contratación es
OPS o Consultoría?
¿Es OC, OT o
Contrato de
Suministros?
Si
NOTA: Las OPS se utilizan para la contratación de servicios que
desarrollen actividades o proyectos específicos no requeridos
permanentemente
No
Si
Ordenador de Gasto
C
Pág.14
B
18. Solicita aprobación a la
DRH
FTH.146
Planta temporal?
No
19. Revisa solicitud y estima
honorarios máximos.
20. Comunica las
observaciones pertinentes
de la solicitud realizada.
21. Realiza ajustes
pertinentes y envía a
aprobación.
6
Si
18. La hoja de vida seleccionada, se radicará ante la División de
Recursos Humanos diligenciando el formato FTH. 146, con el
objeto que emita concepto sobre la modalidad de vinculación y
en caso de ser favorable dicho concepto, se realice por parte de
dicha dependencia la valoración de la hoja de vida, para
determinar el valor de los honorarios a pagar.
Ordenador de Gasto
FTH.146 Solicitud de
Autorización de
Contratos con personas
naturales
La DRH revisa solicitud y analiza la viabilidad: Si la contratación
obedece a planta temporal, remite al Ordenador de Gasto para
que siga el procedimiento de vinculación del personal a planta
temporal establecido dentro del proceso de Talento Humano.
19. Si la contratación no pertenece a planta temporal o
provisional, emite aprobación de contratación mediante OPS,
valora la Hoja de Vida, y estima honorarios máximos que
pueden cancelar por el servicio requerido.
Profesional de la DRH
Jefe DRH
20. Comunica al ordenador de gasto por medio de correo Profesional de la DRH Jefe
DRH
electrónico las observaciones pertinentes de la solicitud
realizada.
21. El ordenador de gasto realiza ajustes pertinentes y envía a la
DRH para su aprobación.
Ordenador de Gasto
Correo Electrónico
PROCESO CONTRATACIÓN
Código : PCO.09
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Versión : 01
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Página 14 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6
Si
¿Honorario mayor
al establecido por la
DRH?
22. Requiere el aval de la
VIE
No
23. Comunica la
aprobación al ordenador de
gasto
22. Para los servicios profesionales requeridos en atención a
proyectos cuya contraparte contemple una tarifa de honorarios
mayor a la establecida por la DRH, las tarifas corresponderán
a la propuesta aprobada por la entidad externa, para lo cual el
ordenador de gasto requerirá el aval de la Vicerrectoría de
Investigación y Extensión.
Ordenador de Gasto
23. La VIE comunica la aprobación al ordenador de gasto.
Vicerrector de
Investigación y Extensión
24. Diligencia el formato FCO.27 aceptando la propuesta para
el oferente que haya sido primero en orden de elegibilidad en
la evaluación. El Ordenador de Gasto firma el documento y es
el Jefe de la Unidad Gestora se encarga de enviar la
comunicación al oferente.
División de
Abastecimiento
Ordenador de Gasto
Jefe o Director de la
Unidad Gestora
Oficio
C
24. Comunica aceptación
de propuesta
FCO.27
¿Contratista acepta
ofrecimiento?
No
B
Pág. 12
Oficio Aval de
Vicerrectoría de
Investigación y Extensión
FCO.27 Formato para
aceptación de oferta
cuantía superior a 200
SMLMVy menor a 500
SMLMV.
NOTA: Si el contratista no acepta el ofrecimiento, el Ordenador de
Gasto podrá llamar al segundo proponente siempre y cuando cumpla
con la totalidad de los requisitos.
Si
25. Asigna el CDP
25. Asigna a través del SIF el CDP correspondiente al proceso
contractual.
26. Solicita al proveedor los
documentos
26.Solicita al proveedor los documentos necesarios para llevar
a cabo el proceso contractual, siguiendo el formato FCO.031
Lista de chequeo para expedientes contractuales cuantía
menor a 4000 SMLMV.
FCO.031
7
NOTA: Es obligación del ordenador de gasto verificar e imprimir
antecedentes disciplinarios y fiscales del proveedor éstos documentos
deben hacer parte del expediente contractual.
Ordenador de Gasto
FCO.031 Lista de
chequeo para expedientes
contractuales cuantía
menor a 4000 SMLMV.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CONTRATACIÓN
Código : PCO.09
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Versión : 01
Página 15 de 25
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
27. Elabora en el SIF la orden de compra, de trabajo, de
prestación de servicios, de consultoría o contrato de
suministros, según las necesidades (Ver Anexo 03) y de
acuerdo a los formatos proforma del sistema, el cual asigna
automáticamente el registro presupuestal correspondiente.
Ordenador de Gasto
Registro Contractual
Ordenador de gasto de
UAA y Contratista
Orden
7
27. Elabora la orden en el
Sistema Financiero
Registro Contractual
NOTA: No se puede iniciar la ejecución del contrato si no se ha
cumplido con el registro presupuestal, perfeccionamiento del
contrato y la aprobación de las garantías.
28. Perfeccionan el
documento de contratación
Orden
28. El ordenador de gasto genera la Orden y con el Contratista
firman la orden dejando una copia para el contratista y una para
el ordenador. El Ordenador de gasto entrega al contratista los
soportes necesarios para que realice la legalización del contrato
NOTA: Recuerde que las pólizas deben corresponder a lo establecido
en el estudio de valoración de riesgos que hayan efectuado el
responsable de la unidad gestora y el ordenador de gasto en la etapa
de planeación del contrato.
29. Abre el expediente
contractual.
29. Abrir el expediente contractual.
30. Notifica al supervisor
MCO.01, GCO.01
30. El ordenador de gasto envía comunicación (escrita o por
correo electrónico) al funcionario encargado como supervisor
del contrato.
Ordenador de Gasto
Ordenador de Gasto
NOTA 2: El ordenador de gasto puede asumir la supervision si lo
considera pertinente.
31. Entrega la
documentación de
legalización del contrato
31. Entrega la documentación de legalización del contrato la cual
debe ser verificada por el Supervisor designado.
Pólizas
8
Documento de
notificación
MCO.01Manual de
Supervisión e
Interventoría (Bienes,
Servicios y Obra Pública),
GCO.01Guía para la
elaboración de Informes
de Supervisión e
Interventoría
NOTA 1: Al supervisor se le debe enviar una copia de: contrato,
pólizas, manual de supervisión e interventoría (MCO.01) y Guía para
elaboración de informes de supervisión (GCO.01)
C
Expediente Contractual
Contratista
Contrato firmado, pólizas,
recibos de pago de la
pólizas, impuestos,
seguridad social.
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Versión : 01
Página 16 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
8
32. Verifica que todos los soportes de legalización y las garantías
requeridas para llevar a cabo el proceso contractual, se
encuentren acordes a lo establecido en la orden de contratación
y procede a dar aprobación a las garantías entregadas.
32. Verifica soportes de
legalización
¿Se cumplen
requisitos?
No
33. Envía los documentos al
contratista para su
modificación
Si
33. Si los documentos y/o las garantías no cumplen los
requisitos necesarios se envían al contratista para su
modificación o cambio
Supervisor del Contrato
Supervisor del contrato
C
34. Aprueba garantías y
archiva expediente
contractual
Pág.15
Pólizas
35. El supervisor del contrato proyecta el acta de inicio del
contrato. Formato FCO.36
35. Proyecta el acta de
inicio del contrato
FCO.36
Acta de Inicio
9
Supervisor del contrato
Pólizas
Supervisor del Contrato
FCO.36 Formato acta
de Inicio
Ordenador de Gasto
Supervisor del contrato
Contratista
Acta de Inicio
NOTA: Recuerde que debe diligenciar el Acta de Inicio dentro de los
tres días hábiles siguientes a la legalización del contrato.
36. El ordenador de gasto, el supervisor y el Representante
Legal del contratista suscriben el acta de inicio.
36. Suscriben el acta de
inicio
37. Ejecuta el objeto de la
orden
34. Si los documentos y/o las garantías cumplen los requisitos
necesarios, el supervisor del contrato da su visto bueno en las
pólizas y archiva en el expediente contractual.
NOTA : El Acta de inicio que repose en el expediente contractual de
la UAA debe tener firmas originales.
37. El contratista ejecuta el objeto de la orden. Elabora
entregables del contrato, en donde se identifiquen las
actividades y productos derivados de la ejecución de la OPS o
Consultoría, adicionalmente debe cumplir, independiente de
la cancelación de los honorarios, con los pagos al servicio de
salud obligatorio, pensiones, cesantías y riesgos profesionales
correspondiente al 40% del IBC por cada uno de los
contratos firmados.
Contratista
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
Versión : 01
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 17 de 25
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
38. Si se requiere adicionar o prorrogar el contrato se diligencia
el Formato FCO.50
Supervisor del contrato
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
9
Si
¿Adición o Prórroga?
38. Realiza solicitud de
adicional
NOTA: Anexo 04. Condiciones para modificación al contrato principal
FCO.50
No
39. Verifica el
cumplimiento del objeto
contractual.
39. Verifica el cumplimiento del objeto del contrato, los pagos y
los requisitos estipulados en la orden.
D
Supervisor del Contrato
NOTA: Si los bienes y/o servicios no Satisfacen los requerimientos
contractuales, se devuelven al Contratista con las observaciones
pertinentes para el cambio o modificación.
No
Cumple Objeto
Contractual?
FCO.50 Formato de
solicitud de adicional a
contratos
40. Realiza las
modificaciones y cambios
pertinentes
40. Realiza las modificaciones y cambios pertinentes, hasta que
se cumpla a cabalidad con el objeto contractual.
Contratista
41. Recibe los bienes y/o suministros despachados por el
contratista o los servicios prestados y los verifica con la factura y
la orden
Supervisor
Factura
Supervisor
Contratista
FCO.37 Acta de
Recibo a Satisfacción
Pólizas Actualizadas si
aplica
No
Si
¿Modificaciones
satisfactorias?
Si
41. Recibe los bienes y/o
suministros despachados
Factura
42. Se firma el Acta de
Recibo a Satisfacción.
FCO.37, Pólizas
actualizadas
10
42. Si los bienes o servicios cumplen las características
estipuladas en la orden, el Supervisor y el Contratista firman el
Acta de Recibo a Satisfacción Formato FCO.37.
NOTA: Recuerde que el contratista debe actualizar las pólizas de
acuerdo a las condiciones del contrato.
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
9
43. Elabora el Informe de
Supervisión
FCO.51, FCO.43, FCO.44,
FCO.45, FCO.46, FCO.47,
ICO.01
44. Si el contrato obedece a una Orden de Compra o un
Contrato de Suministros se realiza el registro en el Sistema de
Información, generando el Comprobante de Salida de Almacén
en donde se establece el Funcionario responsable de los
artículos y cargándolos a su inventario personal
44. Realiza el registro
45. Firman del
Comprobante de Salida de
Almacén
Ordenador de Gasto
Ordenador de Gasto
45. El ordenador de gasto y el responsable firman el
Comprobante de Salida de Almacén para su aceptación, y realiza Funcionario que recibe el
inventario
las actividades contenidas en el procedimiento PFI.25
Procedimiento Ingreso de Elementos al Inventario, del proceso
financiero.
PFI.25
No
43. Elabora Informe de Supervisión en los formatos establecidos Supervisor del Contrato
por la División de Abastecimiento y evalúa al Contratista en el
formato FCO.51
Versión : 01
Página 18 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
FCO.43 Formato Supervisión
e Interventoría para OPS
FCO.44 Formato Supervisión
e Interventoría para contrato
de suministros
FCO.45 Formato Supervisión
e Interventoría para contratos
de Arrendamiento
FCO.46 Formato Supervisión
e Interventoría para contratos
de Obra
FCO.47 Formato Supervisión
e Interventoría para compra
venta
ICO.01Instructivo para la
selección, evaluación y
reevaluación de Proveedores
FCO.51 Formato Evaluación
de Proveedores
Comprobante Salida de
Almacén
PFI. 25 Procedimiento
Ingreso de Elementos al
Inventario
¿El Contrato
Contempla pagos
parciales?
Si
46. Elabora la OPA del
período
47. Avala y firma la OPA
OPA
10
46. Si la forma de pago de los bienes o servicios acordada
contempla Pagos parciales, se elabora la OPA correspondiente
al período conforme a lo estipulado en la orden de contratación .
Ordenador de Gasto
47. Avala y firma la Orden de Pago Automática del periodo.
Ordenador de Gasto
OPA del periodo
OPA
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
48. Si la cancelación de los bienes y/o servicios corresponde a
pago único o se trata del último pago, genera cumplimiento en
el SIF y escribe manualmente el número de la OPA en la orden
de contratación previamente firmada por las partes.
Ordenador de Gasto
49. Si el pago corresponde a una OPS, envía los documentos
soporte de los pagos a salud, pensión, ARL (si se requiere) y la
OPA a la DRH.
Ordenador de gasto de
la UAA
El profesional de la DRH verifica las vigencias y los montos de los
pagos de salud, pensiones y ARL (si se requiere) realizados por el
contratista.
Profesional de la DRH
50. Si se presentan inconsistencias, envía los documentos a la
UAA para que haga la solicitud de modificación de los Soportes
de pago al contratista.
Profesional de la DRH
Versión : 01
Página 19 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
10
48. Elabora la OPA y
genera cumplimiento.
No
¿El pago corresponde
a una OPS?
Si
49. Envía documentos a
DRH
Orden de Pago
Automático, Documentos
Soporte
¿Los soportes
para realizar pago
están completos?
Si
OPS
Soportes de pago
OPA
No
50. Envía documentos a la
UAA
D
Pág.17
51. Envía documentos a
Presupuesto
Orden de Pago
Automático, Documentos
Soporte
11
51. Si los documentos y los pagos están correctos, envía a la
Sección de Presupuesto con su Visto Bueno para el trámite de
pago conforme al procedimiento PFI.08 Procedimiento de
Egresos, establecido en el proceso financiero.
Ordenador de gasto o
Profesional de la DRH
OPS
Soportes de pago
OPA
Código : PCO.09
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
Versión : 01
Página 20 de 25
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
11
Remitirse al procedimiento PFI. 08 Procedimiento de Egresos.
Una vez realizado el pago parcial, el contratista continúa
ejecutando el objeto de la orden.
En el caso de Pago Parcial, si es OPS/Consultoría, retomar el
proceso desde la actividad 42 de la página 17; para el caso de
OC, OT o Suministros, retomar el proceso en la actividad 33 de
la página 15.
PFI. 08
52.Autoriza la cuenta a
pagar por medio del SIF. Si
es último pago evalúa el
proveedor.
FCO.51
52. Una vez recibido el correo electrónico de la División
financiera, ingresa al SIF y autoriza la cuenta a pagar. Si se trata
del último pago evalúa al contratista conforme a lo estipulado
por el supervisor en el Formato FCO.51 que debe estar anexo
al informe de supervisión.
53. El Supervisor proyecta el Acta de Liquidación del Contrato
(Anexo 4)
53. Proyecta el Acta de
Liquidación del Contrato
FCO.42, Pólizas
54. Firman el acta de
liquidación
FCO.42
PFI.08 Procedimiento de
Egresos
Ordenador de gasto de
UAA
Supervisor del Contrato
NOTA: Debe verificar que el contratista haya actualizado la vigencia de
las pólizas si así quedo establecido en el contrato.
54. El Representante Legal del Contratista, el Ordenador de
Gasto y el Supervisor del Contrato firman el Acta de
Liquidación.
FCO.51 Formato para
Evaluación a proveedores
FCO.42 Acta de
Liquidación
Pólizas Actualizadas
Supervisor
Ordenador de gasto
Representante Legal del
Contratista
FCO.42 Acta de
Liquidación firmada en
original
Ordenador de gasto de
UAA
FCO.49 Lista de Chequeo
para expedientes
contractuales cuantía
menor a 4000 SMLMV
NOTA: Anexo 05. Sobre la liquidación de los contratos.
55. Finalmente archiva los soportes documentales y diligencia la
Lista de Chequeo de Documentos FCO.49
55. Archiva soportes
documentales
FCO.49
FIN
PROCESO CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES POR CUANTÍA
SUPERIOR A 200 SMLMV E IGUAL O MENOR A 500 SMLMV
Código : PCO.09
Versión : 01
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ANEXO 01. UNIDADES DE APOYO ASESORAS

Las Unidades de apoyo al procedimiento:
- División de Servicios de Información (DSI): Esta unidad Participa como asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes,
|
software y montaje de salas de informática. El responsable del proyecto ponerse en contacto
con la DSI quien analiza la necesidad y elabora el concepto técnico en el cual
presenta detalladamente las características técnicas del equipo, impresora, dispositivo de hardware o software según el caso, las condiciones comerciales existentes con el o
los proveedores, las pólizas que deben ser solicitadas y otras consideraciones especiales que estime necesarias . Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa recibe los
equipos, el grupo de soporte a usuarios de la DSI, colabora confirmando que las características técnicas del equipo recibido correspondan a lo solicitado y elabora la ficha
técnica del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su configuración en red, el mantenimiento de software entre otros.
- División de Mantenimiento Tecnológico (DMT): Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos,
diferentes a los equipos de cómputo y en algunos casos, asesora la compra de repuestos para los mismos. Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa haya surtido el
proceso de conformación de especificaciones técnicas, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico que realice un análisis de las mismas y emita concepto técnico
teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad, las características de los equipos requeridos y sus parámetros técnicos y económicos. La DMT precisa las pólizas que
deben ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de la Universidad. Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de equipos
eléctricos, electrónicos, mecánicos o electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del concepto
técnico respectivo. Cuando el proveedor hace entrega del equipo, la División de Mantenimiento Tecnológico, verifica que este cumpla con las especificaciones establecidas
en la orden de compra o contrato y elabora la ficha técnica del equipo la cual ingresa al sistema de información del programa de mantenimiento de la Universidad.
- Planeación (PLA): Como Unidad Asesora, capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas y /o Administrativas de la Universidad. Los responsables
en las UAA formulan sus proyectos de inversión basados en sus necesidades y en los criterios establecidos anualmente por el Consejo Superior, y Los registran en el sistema
de Planeación para que esta lleve a cabo la evaluación del proyecto y el análisis de su viabilidad. Planeación revisa el cumplimiento de requisitos del proyecto , corrobora si es
compatible con el Plan de Desarrollo Institucional y con las prioridades de inversión de la Universidad , realiza la evaluación técnico-económica e informa al solicitante sobre
la viabilidad del proyecto y su registro en el BPPUIS, para que ingrese en la programación cuando exista disponibilidad presupuestal para su ejecución. En los casos en que lo
considere necesario, sugiere modificaciones al contenido de los proyectos. Por otra parte, presta asesoría en el proceso de elaboración de presupuesto y plan de compras .
Con Planeación también deben consultarse los proyectos de remodelación y adecuación para verificar su correspondencia con los lineamientos y la reglamentación interna
de la Universidad sobre la planeación de las edificaciones y usos de espacios.
- División de Planta Física (DPF): Esta división se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la Universidad. Esta Unidad participa como asesora,
participa en lo relacionado con los servicios de albañilería , plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo asesoría técnica. En el caso en que la obra
requiera un servicio de los mencionados anteriormente, debe ponerse en contacto con esta división e informarle el trabajo que desea realizar por medio del módulo de
Planta Física en la Intranet, si se trata de una solicitud extraordinaria esta se hará verbal o por escrito (las cuales no deben ser subidas al sistema). La División de Planta Física
se encargará de verificar que las obras realizadas correspondan con lo contratado y estén de conformidad con las normas técnicas que apliquen . Al finalizar una obra civil, la
Unidad Académica y/o Administrativa elabora un acta de recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División .
- División de Abastecimiento: Es el responsable de asesorar a las unidades gestoras y ordenadores de gasto, en la adecuada planeación, desarrollo de los procesos de
selección, ejecución y control de los contratos de la Universidad, en los términos previstos en el Acuerdo Superior 006 de 2015 y No. 071 de 2014, por el cual se adopta el
Estatuto de Contratación.
- Oficina Jurídica: Brinda asesoría Jurídica seguimiento y representación en procesos judiciales o extrajudiciales y respuestas a solicitudes de alta connotación legales la
Rectoría, Vicerrectorías y Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander .
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ANEXO 02. GARANTIAS
El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo y presentar para aprobación de la universidad una póliza única de garantías
expedida por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de Entidades Estatales, cuya oficina matriz haya sido aprobada por la
Superintendencia Financiera, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán modificarse de acuerdo a l os cambios
establecidos dentro de todo el proceso contractual.
- Amparo de seriedad de la oferta: Previo estudio del ordenador de gasto, se requerirá esta póliza cuando se establezca en los términos o especificaciones acordadas
como respaldo de las actuaciones precontractuales realizadas dentro de todo proceso, debiendo permanecer válida durante el período especificado en los términos de
referencia o pliegos de condiciones. El monto de esta garantía estará especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones, cubrirá como mínimo el 10%
del valor estimado del contrato y tendrá una vigencia no inferior a sesenta (60) días a partir del cierre de la correspondiente licitación o convocatoria pública . Esta garantía
será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos una vez que se determine que no se les adjudicará el contrato (previa solicitud por parte de ellos), excepto al
segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato.
- Amparo de anticipo: Se solicitará para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiación
indebida de los dineros o bienes entregados al contratista para financiar el cumplimiento de sus obligaciones por un valor equivalente al 100% del contrato u orden, con
una vigencia mínima igual al mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato .
- Amparo de cumplimiento del contrato: Asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas.
Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por un período que incluya la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo
al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio: Ampara a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales de uso, los
elementos, equipos o servicios suministrados por el contratista presenta n una anomalía notable a causa del incumplimiento de los requisitos y especificaciones mínimas
exigidas en los términos de referencia o pliegos de condiciones del proceso contractual. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del
mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de suministro de repuestos y accesorios: Asegura a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los
términos de referencia o pliegos de condiciones. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será
establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales y prestacionales a que
está obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecución del contrato . Amparará mínimo el 10% del valor de la orden o
contrato, por la vigencia del mismo y 3 años más.
- Amparo de estabilidad de la obra: Garantiza a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso , la obra sufra
deterioros imputables al contratista. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más a partir de la entrega y
recibo a satisfacción.
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ANEXO 03. GARANTIAS
- Amparo de responsabilidad civil extracontractual: Cubre a la Universidad contra todos los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del contrato ,
especialmente cuando se ocasionen perjuicios a terceros y que estos involucren una responsabilidad inicial para la Universida d. Su cubrimiento se establece en SMLMV y
no puede ser inferior al 5% del valor del contrato, por una vigencia igual a la del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del
contrato.
Parágrafo: Los anteriores amparos contienen el mínimo básico de garantías a contemplar en los diferentes procesos de contratación, sin reserva de que estos puedan
variar acorde con la naturaleza del contrato.
ANEXO 04. TIPOS DE CONTRATO
Los tipos de contrato son:
- Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o
valor del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación .
- Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recíprocamente a conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el
contratista a pagar por este bien, obra o servicio un precio determinado.
- Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución d e proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos , así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
- Contrato de Compraventa: Adquisición mediante la cual la Universidad transfiera la propiedad de bienes.
- Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
- Contratos de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas c on la
administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal
de planta o requieran conocimientos especializados.
- Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisición de bienes consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada
en el momento de suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de
suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son : papelería, comestibles, aseo y cafetería, medicamentos, materiales
(reparación y mantenimiento de planta física), reactivos y materiales de laboratorio. (Éste tipo de contrato no aplica para servicios).
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ANEXO 05. TIPOS DE CONTRATO
- Orden de compra: Esta modalidad se utilizará para la adquisición de bienes o elementos. Se utilizará orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los
elementos a adquirir. Se realiza Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios centros de costo, siempre y cuando tengan el
mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de ellos se tenga CDP disponible.
- Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras adicionales,
conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV.
ANEXO 06. CONDICIONES PARA MODIFICACIÓN AL CONTRATO PRINCIPAL
Para prorrogar o adicionar un contrato debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- El contrato debe estar vigente.
- La solicitud debe ser presentada por el supervisor y/o interventor al ordenador de gasto, en la cual se debe reflejar la viabilidad y conveniencia para la Universidad.
- Adición de los contratos: Los contratos podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado en salario mínimos legales mensuales vigentes,
siempre y cuando con la adición no se modifique el objeto del contrato. En todo caso, para adicionar un contrato en cuantía superior al 50% de su valor inicial se requeriría
autorización del Consejo Superior previa solicitud motivada. (Articulo 18, Acuerdo Superior N. 071 de 2014)
-Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia . En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a
las obligaciones del objeto de interventoría, sin que sea necesario la justificación y autorización del Consejo Superior, aun cuando su adición supere el 50% del valor del contrato
inicial. (Parágrafo del Articulo 21 del Acuerdo Superior 071 de 2014).
-Las ordenes mínimas de corta duración no pueden ser adicionadas, prorrogadas, ni suspendidas dada su naturaleza.
- Si el contrato principal se perfeccionó con pólizas, cualquier adición, prórroga y/o suspensión requerirán de la correspondiente ampliación de las garantías.
- La justificación de adición podrá ser la misma que originó el contrato principal.
MODIFICACIÓN: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar las condiciones del contrato.(Especificaciones técnicas del producto, obligaciones
del contratista, lugar de entrega, supervisor o interventor)
ADICIONAL: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o valor
del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la
contratación.
PRÓRROGA: Ampliación del plazo del contrato principal por situaciones o variables impredecibles y/o de fuerza mayor.
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ANEXO 07. SOBRE LA LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
Deberá efectuarse la liquidación de los contratos en los siguientes casos , como se describe en los Artículos 26 y 27 del Acuerdo Superior No. 071 de 2014 (Estatuto de
Contratación):
Los contratos que requieran liquidación, se realizará de común acuerdo por las partes dentro del término que fije en el respectivo documento contractual o a más tardar dentro
de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución.
Deberá efectuarse la liquidación de contratos y convenios en los siguientes casos:
a) Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto; En los contratos de ejecución sucesiva, cuya duración exceda de tres (3) meses;
b) En los contratos de ejecución sucesiva con formalidades plenas;
c) En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la constatación periódica del avance de ejecución.
d) Cuando se haya pactado en el contrato o en el convenio.
DE ACUERDO A LOS ARTÍCULOS 41 Y 42 DE LA RESOLUCIÓN N. 22 DE 2015 SE ESTABLECE QUE:
El proyecto de liquidación será preparado por el supervisor o interventor del contrato o convenio , si lo hubiere tenido, o por el jefe de la unidad gestora o por el servidor
de la Universidad que éste delegue en cada caso bajo su responsabilidad . En todos los casos, el jefe de la unidad gestora suscribirá el proyecto de liquidación y, si fuere el
caso, dejará las salvedades que estime necesarias.
En el proceso de liquidación se garantizará la participación del contratista, quien tendrá derecho a conocer las actuaciones y a dejar las salvedades que estime necesarias .
La liquidación será aprobada por el ordenador de gasto delegado que lo suscribió, previo dictamen del Jefe de la División de Abastecimiento cuando en virtud de la cuantía
el contrato sea con formalidades plenas. Cuando la cuantía sea inferior a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá remitirse al jefe de la División de
Abastecimiento copia del acta de liquidación junto con la memoria técnica de lo ejecutado.
No podrá suscribirse acta de liquidación alguna en la que se hagan reconocimientos adicionales a favor del contratista , o se impongan obligaciones adicionales a la
Universidad, sin previa revisión de la División de Abastecimiento , de cuya actuación deberá quedar memoria, en el proceso de liquidación.
Suscrita el acta en legal forma y sin salvedades , tendrá efecto liberatorio definitivo para las partes. A falta de acuerdo, el ordenador de gasto competente adoptará la
liquidación unilateral por resolución motivada.
El acta de liquidación deberá contener un resumen con información de las sumas de dinero entregadas al contratista , de la descripción del desarrollo técnico del contrato,
de la ejecución de las prestaciones que tuvo a su cargo , así como de las obligaciones a cargo de las partes, sanciones, garantías e indemnizaciones y la relación de
documentos que conforman la memoria del contrato y sirven de soporte a la liquidación . El acta prestará mérito ejecutivo contra el contratista y su garante en caso de
resultar obligaciones económicas a su cargo.
El mismo contenido y efectos tendrán el acto administrativo ejecutoriado de liquidación unilateral .
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
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FECHA DE
APROBACIÓN
Mayo 29 de 2015
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento.
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